《Excel 2021基礎(chǔ)與應(yīng)用》課件 項目三 數(shù)據(jù)輸入與編輯管理

數(shù)據(jù)輸入與編輯管理1071任務(wù)1輸入樣品檢測數(shù)據(jù)2任務(wù)2

利用快速輸入方法

輸入產(chǎn)品數(shù)據(jù)3任務(wù)3

編輯個人通訊錄目錄CONTENTS108任務(wù)1

輸入樣品檢測數(shù)據(jù)109學習目標1.能描述單元格的選定在數(shù)據(jù)輸入中的作用。2.能描述數(shù)據(jù)輸入在Excel中的基礎(chǔ)作用。3.能在Excel中完成各類型數(shù)據(jù)的輸入。4.能在Excel中完成各種選中單元格的操作。110任務(wù)描述本任務(wù)是在Excel2021中輸入下表的內(nèi)容。通過觀察可以看到此表中包含幾種不同類型的數(shù)據(jù)，需采用不同的輸入方法。輸入數(shù)據(jù)的過程中需要選定單元格。所謂選定單元格，就是選定一個或者多個單元格作為活動單元格，使其可以進行數(shù)據(jù)的輸入。本任務(wù)將著重練習輸入數(shù)據(jù)時幾種單元格的選定及操作方法。111

檢測數(shù)據(jù)記錄表112相關(guān)知識Excel中數(shù)據(jù)的類型主要包括文本、數(shù)值、日期等。Excel對文本型數(shù)據(jù)的限制很少，一般直接顯示所輸入的內(nèi)容。對于數(shù)值型數(shù)據(jù)，每個單元格在默認情況下只能顯示11位的數(shù)值，如果大于此值，將會用科學記數(shù)法來表示。對于日期型數(shù)據(jù)，Excel中有幾種不同的顯示方式，可以有不同的表示方法，如“2022-3-14”“2022年3月14日”等，用戶可以自己選擇。113實踐操作1.單個單元格的選定方法1：單擊需要選擇的單元格。選定后名稱框中出現(xiàn)該單元格的名稱，即列標和行號，同時單元格的邊框會變成綠粗框。方法2：使用鍵盤。方法3：在名稱框里輸入要選擇的單元格或者區(qū)域的名稱，按Enter鍵，即完成單元格的選定。1142.連續(xù)單元格的選定方法1：選中第一個單元格后，按住Shift鍵，再選中最后一個單元格，松開鼠標即完成選定。右圖所示為選定的單元格區(qū)域B3:D9。方法2：選中第一個單元格，按住鼠標左鍵直接拖動到要選定的最后一個單元格，松開鼠標即完成選定。方法3：在名稱框里直接輸入要選定的區(qū)域，按Enter鍵。115單元格區(qū)域B3:D9的選定3.整行或整列單元格的選定將鼠標指針放置在要選擇的行號或列標處，當鼠標指針顯示為粗箭頭“

”或“”時，單擊完成選定，如圖所示。116第2行單元格的選定4.不連續(xù)單元格的選定選中一個所需的單元格，按住Ctrl鍵，并用鼠標依次選中所需的其他單元格，如圖所示。117不連續(xù)單元格的選定5.文本型數(shù)據(jù)的輸入（1）打開空白工作簿后，選中單元格C1，輸入“檢測數(shù)據(jù)記錄表”，按Enter鍵，即完成此文本的輸入，同時將活動單元格移到單元格C2，如圖所示。118文本“檢測數(shù)據(jù)記錄表”的輸入（2）用同樣的方法在對應(yīng)位置輸入其他無特殊格式的文本內(nèi)容，如圖所示。119普通格式文本的輸入（3）在單元格C3中需要輸入多行數(shù)據(jù)。這種情況應(yīng)首先單擊單元格C3，輸入“樣品質(zhì)量

m”，然后同時按Alt+Enter鍵，再輸入“（g）”。按照此方法輸入單元格D3的內(nèi)容，如圖所示。120同一單元格多行數(shù)據(jù)的輸入（4）在單元格E3、F3中涉及了上標的輸入。具體操作方法為輸入“cm3”后，選中“3”，單擊“開始”|“字體”組中的擴展按鈕，在“設(shè)置單元格格式”對話框中的“特殊效果”中勾選“上標”復(fù)選框，如圖所示，單擊“確定”按鈕。121設(shè)置上標6.數(shù)值型數(shù)據(jù)的輸入（1）輸入正數(shù)、小數(shù)等普通的數(shù)值型數(shù)據(jù)時，如在單元格C4中輸入，要選中單元格C4，直接輸入其內(nèi)容。122普通數(shù)值型數(shù)據(jù)輸入完成后的效果（2）如果直接輸入單元格B4至B6中的內(nèi)容，會發(fā)現(xiàn)最前面的“00”在Excel中不能顯示。（3）對于單元格D5中負數(shù)的輸入，在選中單元格D5后，輸入“（0.8）”或“-0.8”，按Enter鍵，則完成了負數(shù)的輸入，如圖所示。123負數(shù)輸入完成后的效果（4）輸入單元格F4至F6的分數(shù)時，為了避免與日期的輸入混淆，Excel采用“整數(shù)+空格+真分數(shù)”的形式輸入和顯示，故下表中的假分數(shù)須轉(zhuǎn)換為帶分數(shù)形式再輸入，如輸入表中的“513/307”，應(yīng)選中單元格F4，在其中輸入“1206/307”，按Enter鍵，若分數(shù)類型設(shè)為“分母為三位數(shù)（312/943）”，則顯示為“1206/307”，而編輯欄里則顯示其小數(shù)形式，如圖所示。124

檢測數(shù)據(jù)記錄表125

實驗員：王鴻儒

實驗日期：2021-12-12輸入分數(shù)1267.日期型數(shù)據(jù)的輸入選中單元格F2，單擊“開始”|“數(shù)字”組中的擴展按鈕，彈出“設(shè)置單元格格式”對話框，如圖所示；或者單擊“開始”|“單元格”|“格式”下拉按鈕，在其下拉菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”。127選擇日期類型任務(wù)2利用快速輸入方法輸入產(chǎn)品數(shù)據(jù)128學習目標1.能描述快速輸入數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)輸入中的作用。2.能描述快速輸入數(shù)據(jù)的種類。3.能完成快速輸入數(shù)據(jù)的操作。129任務(wù)描述在本任務(wù)中，需要在Excel2021中輸入下表的內(nèi)容。下表中的數(shù)據(jù)存在一定規(guī)律，如“月份”列的數(shù)據(jù)為連續(xù)的12個月，“產(chǎn)量（萬噸）”列的前5行數(shù)據(jù)為連續(xù)的相同內(nèi)容，此列其余數(shù)據(jù)也是連續(xù)的相同內(nèi)容，“合格率”列的數(shù)據(jù)是不連續(xù)的相同內(nèi)容，“市場占有率”列的數(shù)據(jù)是一個公差為2%的序列，最后一列的數(shù)據(jù)則只包含兩種。本任務(wù)主要練習上述類型數(shù)據(jù)的快速輸入。130

某產(chǎn)品一年的產(chǎn)量、質(zhì)量以及市場占有率記錄表131相關(guān)知識快速輸入數(shù)據(jù)表示在不逐個輸入單元格內(nèi)容的情況下，采用快速輸入的方法完成工作表內(nèi)容的輸入。其主要包括自動編輯相同的內(nèi)容、自動編輯序列、編輯自定義序列、選擇列表快速填充數(shù)據(jù)。132133實踐操作首先創(chuàng)建空白工作簿，通過任務(wù)1所學的知識，在工作表中輸入下表的標題、表頭部分，如圖所示。標題、表頭部分輸入完成后的效果1341.自動編輯相同的內(nèi)容（1）在“產(chǎn)量（萬噸）”列，可以看到單元格B3至B7及單元格B8至B14中相鄰單元格的數(shù)據(jù)相同，則可以采用以下操作方法。方法1：選中第一個需要輸入數(shù)據(jù)的單元格B3，輸入“2”。將鼠標指針移到該單元格邊框的右下角，鼠標指針形狀變?yōu)椤癌铩?，在Excel中稱之為填充柄。按住鼠標左鍵，使鼠標指針形狀保持為“╋”，拖動至最后一個需要輸入數(shù)據(jù)的單元格B7，松開鼠標，即完成了單元格B3至B7的輸入，如圖所示。135單元格B3至B7輸入完成后的效果136輸入完成后，可以看到在數(shù)據(jù)的右下角有“”圖標，單擊后出現(xiàn)如圖所示的下拉菜單，Excel默認的選項為第一個?！啊眻D標的下拉菜單137方法2：選中單元格B8至B14，直接輸入數(shù)據(jù)“2.5”，如圖所示。輸入“2.5”后的效果138按Ctrl+Enter鍵，即可完成此部分的輸入，如圖所示。單元格B8至B14輸入完成后的效果139（2）在單元格C3至C14中，不相鄰的單元格中也存在相同的數(shù)據(jù)，具體輸入方法如下：選中第一個需要輸入數(shù)據(jù)的單元格C3，在按住Ctrl鍵的同時選中輸入內(nèi)容與之相同的其他單元格，如圖所示。選中相同內(nèi)容的不連續(xù)單元格140輸入“100%”，如圖所示。按Ctrl+Enter鍵，即可完成輸入，如圖所示。輸入“100%”“100%”輸入完成后的效果141142按照同樣的方法輸入此列其他單元格的數(shù)據(jù)，如圖所示?！昂细衤省绷休斎胪瓿珊蟮男Ч?432.自動編輯序列（1）在單元格A3至A14中，月份是連續(xù)的序列。首先選中單元格A3，輸入“一月”。將鼠標指針移動到該單元格邊框的右下角，變?yōu)樘畛浔癌铩毙螤詈螅醋∈髽俗箧I，拖動鼠標至最后一個需要輸入數(shù)據(jù)的單元格A14，松開鼠標，即完成了“月份”列的輸入，如圖所示。144“月份”列輸入完成后的效果145（2）“市場占有率”列的內(nèi)容是一個等差數(shù)列，可以采用以下操作方法。方法1：選中單元格D3，輸入“5%”。選中單元格D3至D14，如圖所示。選中單元格D3和D4146單擊“開始”|“編輯”|“填充

”下

拉

按

鈕

，彈出如圖所示的下拉菜單，選擇“序列”。根據(jù)本工作表的需要，在對話框中的“序列產(chǎn)生在”中選擇“列”，在“類型”中選擇“等差序列”，在“步長值”中輸入“2%”，如圖所示，單擊“確定”按鈕即可完成輸入，如圖所示?！疤畛洹毕吕藛?47“序列”對話框148“市場占有率”列輸入完成后的效果149方法2：選中第一個需要輸入的單元格D3，輸入“5%”，按Enter鍵，活動單元格移動到D4，輸入“7%”，選中這兩個單元格，如圖所示。選中單元格D3和D4150將鼠標指針移動至單元格D3和D4綠粗框的右下角，當鼠標指針變?yōu)樘畛浔鷷r，按住鼠標左鍵并將其拖動至最后一個需要輸入數(shù)據(jù)的單元格D14，松開鼠標，結(jié)果如圖所示。輸入“市場占有率”列數(shù)據(jù)1513.編輯自定義序列（1）Excel中存在一些已經(jīng)定義的序列，同時可以向其中添加自定義的序列。（2）如果想修改自定義的序列，則只需打開如圖所示的對話框，在“輸入序列”中直接修改即可。（3）如果要刪除某一自定義序列，則只需打開如圖所示的對話框，選中左側(cè)“自定義序列”中要刪除的序列，單擊右側(cè)的“刪除”按鈕，再單擊“確定”按鈕即可。152“自定義序列”添加完成1534.選擇列表快速填充數(shù)據(jù)（1）單元格E3的數(shù)據(jù)輸入完成后，在輸入單元格E4的數(shù)據(jù)時，輸入“是”，Excel會自動提示后面的內(nèi)容，如圖所示。記憶方法快速輸入數(shù)據(jù)154（2）輸入單元格E4的數(shù)據(jù)之后，由于已經(jīng)包含了此列所有的數(shù)據(jù)內(nèi)容，因此，輸入單元格E5的數(shù)據(jù)時，同時按Alt鍵和↓鍵，會出現(xiàn)一個下拉列表，如圖所示，在下拉列表中選擇所需內(nèi)容即可。下拉列表155按照上述方法輸入余下的內(nèi)容，即完成了下表全部內(nèi)容的輸入，如圖所示。

某產(chǎn)品一年的產(chǎn)量、質(zhì)量以及市場占有率記錄表上表輸入完成后的效果156任務(wù)3編輯個人通訊錄157學習目標1.能描述數(shù)據(jù)編輯的種類及作用。2.能完成數(shù)據(jù)編輯的具體操作。158任務(wù)描述在Excel2021中建立下表的工作表。本任務(wù)是在此工作表的基礎(chǔ)上對數(shù)據(jù)進行編輯。159個人通訊錄相關(guān)知識實際生活中，建立的工作表的內(nèi)容往往不是一成不變的，這就涉及工作表中數(shù)據(jù)的編輯。工作表數(shù)據(jù)的編輯主要包括以下幾方面的內(nèi)容：160（1）單元格中數(shù)據(jù)的編輯。這部分在實際生活中應(yīng)用比較多。（2）數(shù)據(jù)的有效性編輯。此操作可幫助用戶提高輸入數(shù)據(jù)的正確率和工作效率。（3）添加批注。此操作可以幫助讀表人了解數(shù)據(jù)的來源等相關(guān)情況。（4）單元格、行、列的移動。此操作可以幫助用戶調(diào)整數(shù)據(jù)位置。（5）清除和刪除。這里要清楚清除和刪除的區(qū)別。清除操作是指清除單元格、行、列的內(nèi)容，而刪除操作不僅清除內(nèi)容，還刪除此單元格、行、列。161（6）撤銷與恢復(fù)。用戶通過撤銷與恢復(fù)操作可以快速地回到工作表原來的狀態(tài)。需要注意的是撤銷與恢復(fù)操作是兩項對應(yīng)的操作。若沒有執(zhí)行撤銷操作，則不能執(zhí)行恢復(fù)操作。（7）插入。此操作的對象同樣也包括單元格、行、列。（8）復(fù)制與粘貼。此操作可以幫助用戶快速進行相同數(shù)據(jù)的輸入。（9）查找和替換。利用此操作可以在信息量很大的工作表中快速查到需要的數(shù)據(jù)并進行替換。162163實踐操作1.單元格中數(shù)據(jù)的編輯如果需要將單元格B3中的手機號碼改為，有下面兩種方法。方法1：雙擊該單元格，此時單元格中出現(xiàn)光標，在最下端狀態(tài)欄的最左端出現(xiàn)“編輯”二字，如圖所示。選中原來的號碼，按Backspace鍵刪除并輸入新的號碼，完成后按Enter鍵，即完成單元格B3的編輯。雙擊后的狀態(tài)欄164方法2：選中單元格B3，單擊編輯欄，刪除原有的內(nèi)容，在此欄中完成新內(nèi)容的輸入，按Enter鍵即可，如圖所示。在編輯欄中編輯數(shù)據(jù)1652.數(shù)據(jù)的有效性編輯數(shù)據(jù)的有效性是指對Excel中單元格輸入數(shù)據(jù)的類型和范圍進行設(shè)置。（1）設(shè)置。我國手機號碼固定為11位（如果是其他位數(shù)便是錯誤的），因此可對“手機”列的數(shù)據(jù)進行有效性設(shè)置，方法如下：選中此列所有數(shù)據(jù)的單元格。單擊“數(shù)據(jù)”|“數(shù)據(jù)工具”|“數(shù)據(jù)驗證”下拉按鈕，在其下拉菜單中選擇“數(shù)據(jù)驗證”，如圖所示，彈出如圖所示的對話框。選擇“數(shù)據(jù)驗證”166“數(shù)據(jù)驗證”對話框167168在此對話框中的“設(shè)置”選項卡中，選擇“允許”下拉列表中的“整數(shù)”，如圖所示。選擇“整數(shù)”169在“數(shù)據(jù)”的下拉列表中選擇“介于”，在“最小值”中輸入“10000000000”，在“最大值”中輸入“20000000000”，如圖所示，單擊“確定”按鈕。有效性設(shè)置170（2）輸入信息提示的編輯。這項內(nèi)容是為了幫助用戶輸入時判別數(shù)據(jù)的來源等，以降低錯誤率。選中要設(shè)置輸入信息提示的B列單元格。（3）出錯警告的編輯。選中B列單元格，按照同樣的方法打開“數(shù)據(jù)驗證”對話框，在“出錯警告”選項卡中的“樣式”下拉列表中選擇“停止”，在“標題”中輸入“數(shù)據(jù)出錯”，在“錯誤信息”中輸入“輸入的手機號碼應(yīng)為11位”，單擊“確定”按鈕。3.數(shù)據(jù)批注的編輯（1）單擊要插入批注的單元格

E3，單擊“審閱”|“批注”|“新建批注”按鈕，出現(xiàn)如圖所示的批注框，其中“zhaohh”為用戶名。在批注框中輸入“此住址為臨時住址”，如圖所示。171添加批注批注輸入完成后的效果172（2）如果要查看批注，需要單擊該單元格E3，單擊“審閱”|“批注”|“顯示/隱藏批注”按鈕即可。（3）如果要重新編輯單元格E3的批注，需要選中此單元格，單擊鼠標右鍵，在快捷菜單中選擇“編輯批注”，若要將其刪除，則選擇“刪除批注”。1734.移動操作如果要將下圖所示的工作表中第4行單元格的內(nèi)容移動到第9行，應(yīng)采用如下方法：在編輯欄中編輯數(shù)據(jù)選中第4行單元格，單擊“開始”|“剪貼板”|“剪切”按鈕，或者在選中后單擊鼠標右鍵，選擇“剪切”，如圖所示。174剪切后的效果選中移動的目標行第9行，單擊“開始”|“剪貼板”|“粘貼”按鈕

，或者單擊鼠標右鍵，選擇“粘貼”，即可完成操作，如圖所示。175粘貼完成后的效果1765.清除和刪除操作（1）如果要清除下圖所示工作表的第5行數(shù)據(jù)，首先應(yīng)選中此行，單擊“開始”|“編輯”|“清除”下拉按鈕，其下拉菜單如圖所示，選擇“全部清除”即可，完成后的效果如圖所示。在編輯欄中編輯數(shù)據(jù)177“清除”下拉菜單178清除完成后的效果（2）若要刪除第5行，則選中此行，單擊“開始”|“單元格”|“刪除”按鈕，或者單擊鼠標右鍵后選擇“刪除”即可。完成后的效果如圖所示。179刪除完成后的效果單擊“刪除”下拉按鈕，則彈出如圖所示的下拉菜單。也可以根據(jù)需要，選擇要刪除的內(nèi)容。180“刪除”下拉菜單6.撤銷與恢復(fù)操作若要撤銷上一步對工作表數(shù)據(jù)的操作，則要單擊快速訪問工具欄中的“撤銷”按鈕，如圖所示?；蛘甙碈trl+Z鍵，即可撤銷上一步的操作。若要撤銷多步操作，則單擊“撤銷”下拉按鈕，選擇相應(yīng)操作即可。單擊快速訪問工具欄中的“恢復(fù)”按鈕，則又回到最近一次操作前的狀態(tài)。181“撤銷”按鈕7.插入操作編輯工作表時，需要在兩行、兩列或者兩個單元格之間插入數(shù)據(jù)，這就涉及插入操作，如圖所示工作表的第3行與第4行之間插入一行。首先選中第4行，單擊“開始”|“單元格”|“插入”按鈕，或者單擊鼠標右鍵后選擇“插入”即可。182183在編輯欄中編輯數(shù)據(jù)單擊“插入”下拉按鈕，則彈出如圖所示的下拉菜單，選擇“插入工作表行”即可。完成后的效果如圖所示。184插入完成后的效果“插入”下拉菜單在插入行的左下角出現(xiàn)“”圖標，單擊該圖標，彈出如圖所示的下拉菜單。185“”圖