聯(lián)系人及信息管理制度

聯(lián)系人及信息管理制度1.制度目的本管理制度的目的是規(guī)范企業(yè)內(nèi)部聯(lián)系人及信息的管理，確保聯(lián)系人信息的準(zhǔn)確、完整，并嚴(yán)格保護(hù)企業(yè)的商業(yè)機密和個人隱私，提高企業(yè)的溝通效率和信息安全級別。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)全體員工，包含全職員工、兼職員工和臨時員工。3.聯(lián)系人信息管理3.1聯(lián)系人信息手記為維護(hù)和更新公司內(nèi)部聯(lián)系人信息，每位員工在入職時需向人力資源部提交個人聯(lián)系人信息表，包含但不限于以下內(nèi)容：中文姓名（拼音）英文姓名職務(wù)聯(lián)系電話（移動電話、座機）電子郵件住址辦公住址3.2聯(lián)系人信息更新員工在任職期間，如個人聯(lián)系人信息發(fā)生更改，應(yīng)及時向人力資源部提交更新申請。人力資源部會對更新申請進(jìn)行審核，并及時更新企業(yè)內(nèi)部通訊錄。3.3聯(lián)系人信息保密公司內(nèi)部聯(lián)系人信息屬于商業(yè)機密，任何員工不得將聯(lián)系人信息泄露給外部人員或用于非工作目的。違反者將受到相應(yīng)的紀(jì)律處分，并可能承當(dāng)法律責(zé)任。3.4聯(lián)系人信息使用員工在工作中需要使用聯(lián)系人信息時，應(yīng)確保使用信息的合法性和合理性，而且不得將信息用于違法活動或損害他人利益的行為。4.信息管理4.1信息分類公司內(nèi)部的信息可分為三類：公開信息、內(nèi)部信息和機密信息。公開信息：指可以在企業(yè)內(nèi)部自由傳播和使用，無需特殊權(quán)限的信息。內(nèi)部信息：指限于企業(yè)內(nèi)部傳播和使用，需要內(nèi)部權(quán)限的信息。機密信息：指對外保密的緊要信息，包含商業(yè)秘密、客戶信息、項目信息等。4.2信息歸檔依據(jù)信息的緊要性和保密級別，公司的信息應(yīng)進(jìn)行分類、歸檔和管理。人力資源部門負(fù)責(zé)建立和維護(hù)信息歸檔系統(tǒng)，并訂立相應(yīng)的管理規(guī)范。4.3信息權(quán)限管理依據(jù)崗位職責(zé)和工作需要，全部員工在使用信息時需遵守權(quán)限管理制度，未經(jīng)授權(quán)人員不得接觸、傳遞或修改未經(jīng)授權(quán)的信息。4.4信息安全管理為確保信息的安全性，公司將采取以下安全措施：設(shè)立網(wǎng)絡(luò)防火墻，防止非法入侵和信息泄露。定期更新和升級軟件系統(tǒng)，修復(fù)安全漏洞。對緊要信息進(jìn)行加密和備份，確保數(shù)據(jù)完整性和可恢復(fù)性。供應(yīng)培訓(xùn)和意識教育，加強員工對信息安全的重視和保護(hù)意識。4.5信息傳遞與共享內(nèi)部信息的傳遞應(yīng)通過企業(yè)內(nèi)部正式渠道，如企業(yè)郵件系統(tǒng)或內(nèi)部通信工具。機密信息的傳遞應(yīng)遵從額外的安全措施，如加密文件傳輸或雙重認(rèn)證等方式。在共享信息時，員工應(yīng)確保接受方有合法的權(quán)限取得和使用信息，而且不得將信息供應(yīng)給未經(jīng)授權(quán)的人員。4.6信息備份與恢復(fù)為防止意外事件導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，公司將實施信息備份和恢復(fù)策略，并定期測試備份的可行性。5.違規(guī)處理5.1違反聯(lián)系人信息管理規(guī)定的處理第一次違規(guī)：口頭警告。第二次違規(guī)：書面警告，并進(jìn)行誡勉談話。第三次違規(guī)：行政處分，如扣發(fā)績效獎金、降薪或停職。嚴(yán)重違規(guī)或造成重點損失的，將依據(jù)公司紀(jì)律處分規(guī)定進(jìn)行處理。5.2違反信息管理規(guī)定的處理第一次違規(guī)：口頭警告。第二次違規(guī)：書面警告，并進(jìn)行誡勉談話。第三次違規(guī)：行政處分，并進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)再教育。嚴(yán)重違規(guī)或造成重點損失的，將依據(jù)公司紀(jì)律處分規(guī)定進(jìn)行處理，并可能承當(dāng)法律責(zé)任。6.監(jiān)督與評估6.1監(jiān)督機構(gòu)人力資源部門將對聯(lián)系人及信息管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，并與相關(guān)部門合作，加強制度的貫徹執(zhí)行。6.2定期評估公司將定期對聯(lián)系人及信息管理制度進(jìn)行評估，對制度的完善性和執(zhí)行效果進(jìn)行評估，并依據(jù)評估結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和改進(jìn)。6.3違規(guī)舉報員工應(yīng)有權(quán)利和義務(wù)向監(jiān)督機構(gòu)或公司高層報告任何違反聯(lián)系人及信息管理制度的行為，公司將嚴(yán)厲處理并保護(hù)舉報人的合法權(quán)益。7.附則本制度自發(fā)