行政文檔與檔案管理制度

行政文檔與檔案管理制度一、總則為規(guī)范企業(yè)內部行政文檔與檔案的管理，提高信息的準確性和有效性，保護企業(yè)的知識產權和信息安全，訂立本行政文檔與檔案管理制度。二、適用范圍本制度適用于企業(yè)內全部行政部門和員工，涉及全部行政文檔和檔案的創(chuàng)建、歸檔、保管、檢索和銷毀等環(huán)節(jié)。三、行政文檔管理1.行政文檔的定義行政文檔是指與企業(yè)行政管理有關的各類書面文件和資料，包含但不限于報告、備忘錄、公告、函件、決議、會議紀要等。2.行政文檔的創(chuàng)建程序（1）行政文檔的創(chuàng)建需由相關部門或人員提出申請，并經過相關主管部門的審批。（2）行政文檔應依據(jù)企業(yè)相關標準規(guī)范進行編寫，內容準確、清楚明白、表達完整。3.行政文檔的歸檔與保管（1）行政文檔的歸檔應依照文件的緊要性和緊急程度劃分文件等級，并進行合理分類和編號。（2）行政文檔應依照文件的編號和分類進行歸檔，確保文檔的有序存放。（3）行政文檔的保管人應依照規(guī)定對文檔進行妥當保管，避開遺失、損壞或泄露。4.行政文檔的檢索和使用（1）行政文檔的檢索應方便、快捷，可通過文檔管理系統(tǒng)或索引表進行查詢。（2）行政文檔的使用應符合相關權限和規(guī)定，禁止私自復制、傳播或修改文檔內容。（3）行政文檔的使用應注意信息安全，避開泄露企業(yè)機密信息。5.行政文檔的銷毀（1）行政文檔的銷毀需經過相關主管部門的審批，并記錄銷毀的文件數(shù)量和出處。（2）行政文檔的銷毀應采取安全可靠的方式，確保文件完全無法恢復。（3）行政文檔銷毀后，相關部門應妥當處理或存檔相關銷毀記錄。四、檔案管理1.檔案的定義檔案是指企業(yè)內部各類文件、報告、合同、憑證等實物載體及其電子化載體。2.檔案的分類和編目（1）檔案應依照文件所屬部門及其職能、內容和時代等因素進行分類和編目。（2）檔案的編目應規(guī)范、可檢索，包含文件題名、時代、文件形式和編目號碼等要素。3.檔案的保管和存放（1）檔案應依據(jù)機密性和緊要性進行合理保管，設立特地檔案室進行統(tǒng)一管理。（2）檔案室應定期進行檔案整理、清點和檢查，確保檔案的完整性和安全性。4.檔案的檢索和使用（1）檔案的檢索應方便、快捷，可通過檔案管理系統(tǒng)或索引表進行查詢。（2）檔案的使用應符合相關權限和規(guī)定，遵守檔案查閱申請和使用流程。5.檔案的移交和維護（1）檔案的移交需經過相關主管部門的審批，并進行移交手續(xù)和記錄。（2）檔案的維護應定期進行查閱、更新、修復和保護工作，確保檔案的可連續(xù)管理和利用。五、附則1.本制度的解釋權歸企業(yè)管理負責人全部。2.對于違反本制度相關規(guī)定的行為，將依據(jù)企業(yè)內部管理制度進行相應懲罰。3.本制度自發(fā)布之日起生效，并將通過內部