企業(yè)合同檔案管理辦法

?##第一章總則第一條為了加強(qiáng)企業(yè)合同檔案管理，保證合同檔案的安全、完整、準(zhǔn)確、有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際，制定本辦法。第二條本辦法適用于本企業(yè)及所屬各級(jí)子企業(yè)合同檔案的管理。第三條本辦法所稱合同檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中與自然人、法人及其他組織之間簽訂的各類合同（包括但不限于買賣合同、租賃合同、借款合同、建設(shè)工程合同等）的原件及相關(guān)資料。第四條合同檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分類管理、集中保管、安全保密、便于利用的原則。##第二章職責(zé)分工第五條企業(yè)合同檔案管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制。第六條企業(yè)總法律顧問(wèn)辦公室是合同檔案管理的歸口部門(mén)，負(fù)責(zé)制定合同檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查合同檔案管理工作，對(duì)合同檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。第七條企業(yè)各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)承辦合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理等工作，對(duì)合同的合法性、真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，并按照本辦法的規(guī)定向總法律顧問(wèn)辦公室移交合同檔案。第八條企業(yè)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同檔案進(jìn)行分類、整理、編目、入庫(kù)、借閱、銷毀等工作，確保合同檔案的安全、完整、準(zhǔn)確、有效。##第三章合同檔案的形成與收集第九條企業(yè)各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)在合同簽訂后及時(shí)將合同原件及相關(guān)資料移交總法律顧問(wèn)辦公室。第十條合同原件及相關(guān)資料應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容：（一）合同文本及附件；（二）合同談判記錄、會(huì)議紀(jì)要；（三）合同審批表、會(huì)簽單；（四）對(duì)方當(dāng)事人的資質(zhì)證明、信用證明等相關(guān)資料；（五）合同履行過(guò)程中形成的補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、結(jié)算憑證等資料；（六）合同糾紛處理的有關(guān)資料；（七）其他與合同有關(guān)的重要資料。第十一條總法律顧問(wèn)辦公室對(duì)接收的合同檔案進(jìn)行審核，確保合同檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。對(duì)不符合要求的合同檔案，應(yīng)當(dāng)要求相關(guān)部門(mén)補(bǔ)充或更正。第十二條總法律顧問(wèn)辦公室應(yīng)當(dāng)建立合同檔案管理臺(tái)賬，對(duì)合同檔案的移交、借閱、歸還等情況進(jìn)行登記。##第四章合同檔案的整理與保管第十三條總法律顧問(wèn)辦公室應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和企業(yè)檔案管理要求，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類、整理、編目，建立合同檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。第十四條合同檔案應(yīng)當(dāng)按照年度、合同類型、合同編號(hào)等進(jìn)行分類，并編制分類目錄。第十五條合同檔案應(yīng)當(dāng)按照合同編號(hào)順序進(jìn)行排列，并編制檔號(hào)。第十六條合同檔案應(yīng)當(dāng)逐頁(yè)編寫(xiě)頁(yè)碼，并制作卷內(nèi)目錄、備考表等。第十七條總法律顧問(wèn)辦公室應(yīng)當(dāng)建立合同檔案庫(kù)房，配備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施，確保合同檔案的安全。第十八條合同檔案應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、霉變、蟲(chóng)蛀等檔案，應(yīng)當(dāng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。##第五章合同檔案的借閱與利用第十九條合同檔案應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行借閱。借閱人應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。第二十條合同檔案借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，確需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)當(dāng)辦理續(xù)借手續(xù)。第二十一條借閱人應(yīng)當(dāng)妥善保管合同檔案，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、涂改、損毀。第二十二條合同檔案利用應(yīng)當(dāng)遵循保密原則，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供。第二十三條總法律顧問(wèn)辦公室應(yīng)當(dāng)建立合同檔案利用登記制度，對(duì)合同檔案的利用情況進(jìn)行登記。##第六章合同檔案的銷毀第二十四條合同檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。永久保管的合同檔案主要包括對(duì)企業(yè)發(fā)展具有重要?dú)v史價(jià)值和紀(jì)念意義的合同檔案；長(zhǎng)期保管的合同檔案主要包括反映企業(yè)主要職能和歷史發(fā)展的合同檔案；短期保管的合同檔案主要包括在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有查考利用價(jià)值的合同檔案。第二十五條合同檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和企業(yè)檔案管理要求進(jìn)行。銷毀前應(yīng)當(dāng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可銷毀。第二十六條銷毀合同檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)指定專人監(jiān)銷，并在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保銷毀工作的安全、徹底。##第七章罰則第二十七條違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由企業(yè)總法律顧問(wèn)辦公室責(zé)令限期改正；情節(jié)嚴(yán)重的，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分：（一）未按規(guī)定及時(shí)向總法律顧問(wèn)辦公室移交合同檔案的；（二）未按規(guī)定對(duì)合同檔案進(jìn)行整理、編目、入庫(kù)的；（三）未按規(guī)定對(duì)合同檔案進(jìn)行借閱、歸還、銷毀的；（四）未按規(guī)定對(duì)合同檔案進(jìn)行利用的；（五）其他違反合同檔案管理規(guī)定的行為。第二十八條違反本辦法規(guī)