會計(jì)財(cái)務(wù)咨詢系統(tǒng)的建置與導(dǎo)入

會計(jì)財(cái)務(wù)咨詢系統(tǒng)的建置與導(dǎo)入

目錄

2.1系統(tǒng)建置過程與方案2.2描述會計(jì)信息系統(tǒng)之工具2.3系統(tǒng)設(shè)計(jì)2.4數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)2.4SQL：關(guān)聯(lián)式數(shù)據(jù)庫查詢語言圖2.1新的系統(tǒng)需求系統(tǒng)需求降低成本改善顧客服務(wù)提升經(jīng)營績效配合經(jīng)營策略更適切的決策訊息加強(qiáng)控管系統(tǒng)發(fā)展生命周期(systemsdevelopmentlifecycle，SDLC)

一、系統(tǒng)規(guī)劃(systemsplanning)

二、系統(tǒng)分析(systemsanalysis)

三、系統(tǒng)設(shè)計(jì)(systemsdesign)

四、系統(tǒng)實(shí)施(systemsimplementation)

五、系統(tǒng)操作與維修(operationandmaintenance)

圖2.2建立信息系統(tǒng)的過程規(guī)劃實(shí)施系統(tǒng)操作與維修設(shè)計(jì)分析系統(tǒng)規(guī)劃中初步提出的計(jì)劃應(yīng)分析下列三種可行性：

1.經(jīng)濟(jì)可行性：亦即要知道所提方案的成本與效益。2.技術(shù)可行性：分析該項(xiàng)作業(yè)的問題是不是能由信息科技解決。3.作業(yè)可行性：分析組織內(nèi)的人力、財(cái)力與人員的態(tài)度等是否適合實(shí)施該方案。圖2.3信息部門預(yù)算之主要成本項(xiàng)目1.硬件成本5.網(wǎng)絡(luò)傳輸費(fèi)用計(jì)算機(jī)及外圍設(shè)備(如計(jì)算機(jī)機(jī)型、磁碟機(jī)、磁帶機(jī)、列表機(jī)、終端機(jī))購置、或租金、折舊費(fèi)、保險費(fèi)、維護(hù)費(fèi)調(diào)制解調(diào)器、集訊機(jī)、路由機(jī)等之維護(hù)費(fèi)、保險費(fèi)、稅捐、連線費(fèi)用(以連線類型、應(yīng)用、地點(diǎn)等計(jì)費(fèi))、顧問費(fèi)2.軟件成本6.用品耗材費(fèi)用作業(yè)系統(tǒng)及其他系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件(租賃、折舊、維護(hù)費(fèi)等)磁帶、磁碟、微縮膠片、報(bào)表紙及其他辦公室用品3.薪資與人事費(fèi)用7.場地費(fèi)用薪資(以人員、職務(wù)或小組區(qū)分，如系統(tǒng)分析師)、加班費(fèi)、福利(稅捐、保險費(fèi)、休假及其他)、教育訓(xùn)練(為新軟件、程序、應(yīng)用系統(tǒng)之使用)、聘雇、資遣及調(diào)職費(fèi)用辦公室場地租金、電力、空調(diào)、水電4.辦公室設(shè)備費(fèi)用8.其他費(fèi)用復(fù)印機(jī)、辦公室系統(tǒng)、電話等(租賃、購置、租金、折舊、維修費(fèi)等)差旅費(fèi)、會議成本、教育訓(xùn)練、印刷費(fèi)、郵資、電話、手冊、雜志、書籍、顧問咨詢費(fèi)、外界服務(wù)、其他費(fèi)用系統(tǒng)需求大致分成下列四項(xiàng)：

信息需求

首先要決定計(jì)算機(jī)作業(yè)所產(chǎn)生的報(bào)表是那些，可以在熒幕上查詢的資料是那些，根據(jù)這些需求就能知道應(yīng)輸入那些資料，以及輸入的資料需做那些處理。訂出資訊需求就決定了計(jì)算機(jī)作業(yè)的輸入資料、處理工作，以及輸出信息的內(nèi)容。組織需求

要確定為了配合計(jì)算機(jī)作業(yè)，原有的人力配置需作怎樣的調(diào)整?？刂菩枨?/p>

是指為了使計(jì)算機(jī)作業(yè)正確，并防止錯誤及舞弊，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時應(yīng)注意的事項(xiàng)。硬設(shè)備需求

初步確定這套信息系統(tǒng)需要多大的計(jì)算機(jī)硬件網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，設(shè)備采用什么系統(tǒng)架構(gòu)，以及需要那些計(jì)算機(jī)軟件。

系統(tǒng)分析出來的各種方案可能有自建系統(tǒng)(buildin-housesystems)或購買套裝軟件(purchasecommercialsoftwarepackages)。若外購軟件則設(shè)計(jì)階段時需針對不足或不合用部分增加設(shè)計(jì)「客制程序」或稱「外掛程序」。

圖2.4系統(tǒng)建置過程與方案規(guī)劃分析自建購買自建系統(tǒng)商用套裝軟件(如ERP系統(tǒng))客制程序?qū)嵤﹫D2.5使用者同意后的雛型即正式實(shí)施實(shí)施系統(tǒng)雛型設(shè)計(jì)分析規(guī)劃圖2.6信息系統(tǒng)建立各階段所產(chǎn)生的文件系統(tǒng)實(shí)施系統(tǒng)開發(fā)系統(tǒng)設(shè)計(jì)系統(tǒng)分析可行性研究設(shè)計(jì)階段

項(xiàng)目計(jì)劃規(guī)格邏輯設(shè)計(jì)規(guī)格技術(shù)設(shè)計(jì)規(guī)格產(chǎn)生文件可行性研究報(bào)告系統(tǒng)需求書系統(tǒng)規(guī)格系統(tǒng)說明書描述會計(jì)信息系統(tǒng)之工具

系統(tǒng)分析師在了解分析現(xiàn)況及設(shè)計(jì)新程序新制度時，須用到一些工具以描述現(xiàn)行制度及新制度，這些工具包括：

1.文件流程圖，2.資料流圖，

3.系統(tǒng)流程圖，4.程序流程圖，

5.決策邏輯表，6.檔案或記錄格式圖，

7.資料方格圖。

圖2.7常用文件流程圖符號發(fā)票單一表單文件32發(fā)票1三聯(lián)發(fā)票A暫時交易性檔案，未來仍會進(jìn)一步處理者用以存放信息的文件，例如日記帳、分類帳則左邊以黑實(shí)，以與輸入被處理的文件，如支票、發(fā)票、訂單、出貨單等有所區(qū)分永久檔案N表示數(shù)宇依數(shù)字順序排列歸檔。以發(fā)票為例，依銷貨發(fā)票號碼排列N人工作業(yè)圖2.8銷售收款文件流程圖銷售業(yè)務(wù)人員開始開立發(fā)票32發(fā)票1N客戶1應(yīng)收帳款會計(jì)發(fā)票3繳款單2應(yīng)收款款分類帳1入帳更新應(yīng)收帳款明細(xì)分類帳日記簿N2出納收款員來自客戶背書公司賬戶名稱并編寫繳款單321N客戶2支票圖2.9資料流圖符號或

(圓形)(圓角長方形)

或(兩平行線)(三邊長方形)(方形)(箭頭)外部個體(externalentity)資料流向(dataflow)處理(process)資料儲存處(datastore)代表與系統(tǒng)有關(guān)的其他外界機(jī)構(gòu)、單位或個人表示資料或表報(bào)的流向表示資料或表報(bào)的處理表示儲存資料檔或表報(bào)的地方圖2.10資料流圖(一階)

1.0計(jì)算加班工時員工加班時數(shù)檔案現(xiàn)場負(fù)責(zé)人4.0計(jì)算員工曠工時數(shù)請假單檔案員工曠工時數(shù)2.0審核請假員工底薪5.0計(jì)算員工薪資員工曠工時數(shù)檔案員工曠工記錄薪資記錄檔案薪工單人事總務(wù)長3.0計(jì)算各種請假時數(shù)加班卡未核準(zhǔn)請假單員工加班時數(shù)代扣所得稅及保險費(fèi)工時卡薪工單各種請假時數(shù)員工已核準(zhǔn)請假單員工請假記錄員工加班記錄員工津貼員工基本資料檔案薪資※

表示須再分解(decompose)圖2.11資料流圖(二階)

※

表示須再分解(decompose)5.1計(jì)算時薪員工加班時數(shù)檔案5.2計(jì)算應(yīng)加金額應(yīng)扣金額5.3計(jì)算應(yīng)扣金額員工底薪5.4計(jì)算全薪員工曠工時數(shù)檔案員工曠工記錄5.5扣除半薪代扣所得稅及保險費(fèi)員工時薪各種請假時數(shù)全薪員工加班記錄應(yīng)加金額員工基本資料檔案薪工單薪資記錄檔案圖2.12DataStore定義之例子薪資記錄檔案員工編號姓名加班津貼獎金請假扣薪曠工扣薪代扣所得稅代扣保險費(fèi)日期員工資料實(shí)作日數(shù)底薪應(yīng)加金額應(yīng)扣金額實(shí)發(fā)金額加班時數(shù)加班費(fèi)職務(wù)津貼伙食津貼車輛保養(yǎng)夜點(diǎn)費(fèi)其余津貼績效獎金全勤獎金圖2.13處理邏輯說明之例釋5.1計(jì)算時薪

REPEATGET員工底薪FROM員工基本料檔案將員工底薪除以30天而得到日薪將日薪除以8小時而得到時薪

UNTIL所有的員工基本資料檔案都讀完送出各員工時薪5.2.1計(jì)算加班費(fèi)

REPEATGET員工時薪

GET員工加班記錄FROM員工加班時數(shù)檔案將甲種加班時數(shù)乘上員工時薪乘上2倍而得到甲種加班費(fèi)將乙種加班時數(shù)乘上員工時薪乘上1.66倍而得到乙種加班費(fèi)將丙種加班時數(shù)乘上員工時薪乘上1.33倍而得到丙種加班費(fèi)將丁種加班時數(shù)乘上員工時薪乘上1倍而得到丁種加班費(fèi)將甲乙丙丁四種加班費(fèi)相加而得加班費(fèi)送出加班費(fèi)

UNTIL每個員工的加班費(fèi)都算出5.2.2計(jì)算獎金

REPEATIF員工沒有全勤THEN

不發(fā)全勤獎金

ENDIF

將績效獎金與全勤獎金相加而得獎金

一些流程圖經(jīng)常使用到的符號支票開立銷貨發(fā)票打印采購單文件單據(jù)(Document)：任何書面單據(jù)，如支票、或銷貨發(fā)票。人工處理程序(ManualProcess)：任何人工作業(yè)，如開立銷貨發(fā)票或編制銀行調(diào)節(jié)表。處理(Process)：任何作業(yè)，無論以人工、機(jī)械、或計(jì)算機(jī)執(zhí)行均屬之。通常和人工處理符號交互運(yùn)用。但通常是指計(jì)算機(jī)處理程序。排列順序不與主機(jī)連線，而是離線儲存(Offlinestorage)，例如掛在架上的磁帶。一些流程圖經(jīng)常使用到的符號按日期歸檔開始(結(jié)束)A流程線(Flowlines)：指示單據(jù)流向的線條，除非以箭頭表示其他方向，否則不是向下就是向右。注解(Annotation)：用以評注或說明，如按序歸檔（或按日期，字母…等等）。表示程序的開始或結(jié)束。連結(jié)點(diǎn)(Connector)：轉(zhuǎn)出或進(jìn)入流程圖的另一部份。用以避免過多的流程線交叉，轉(zhuǎn)出及轉(zhuǎn)入或連結(jié)，通常以字母或阿拉伯?dāng)?shù)字表示。顧客轉(zhuǎn)頁連結(jié)點(diǎn)(Offpageconnector)：表示轉(zhuǎn)入或轉(zhuǎn)出流程圖項(xiàng)目的來源或終止點(diǎn)。一些流程圖經(jīng)常使用到的符號自客戶處收取現(xiàn)金否是存量低于安全存量?輸入／輸出(Input/Output)：用以代替轉(zhuǎn)頁連結(jié)點(diǎn)，表示轉(zhuǎn)入或轉(zhuǎn)出流程圖的資料。決策(Decision)：表明是否之決策所引起的選擇行動。打孔紙帶顯示器存儲器磁碟在線儲存磁帶打孔卡片圖2.14應(yīng)付帳款系統(tǒng)流程圖供應(yīng)商應(yīng)付帳款主檔應(yīng)付帳款檔待采購訂貨檔供應(yīng)商歷史檔待收貨采購單據(jù)待付款憑單檔傳票交易檔會計(jì)總帳作業(yè)業(yè)報(bào)表編制作業(yè)成本控制作業(yè)應(yīng)付帳款作業(yè)輸入發(fā)票批次總數(shù)驗(yàn)收單N應(yīng)付帳款承辦員執(zhí)行來自訂貨作業(yè)驗(yàn)收單供應(yīng)商發(fā)票顯示錯誤及例外人工審核并加總審校資料憑單匯總表驗(yàn)收單供應(yīng)商發(fā)票付款憑單顯示錯誤及例外更新應(yīng)付帳款核準(zhǔn)付款圖2.15程序流程圖例釋測試是否符合條件不符合符合執(zhí)行A執(zhí)行B2.選擇型執(zhí)行A執(zhí)行B1.簡單順序型AB測試條件是否符合符合A執(zhí)行A3.循環(huán)型B不符合圖2.16決策邏輯表圖(a)由流程圖編制決策邏輯表打印發(fā)票打印撿貨單否是否是存量＞訂貨量AB信用等級AAA？訂單處理123條件信用等級AAA？YN-訂貨量＜存量Y-N動作打印倉庫撿貨單X打印發(fā)票X至A執(zhí)行程序X至B執(zhí)行程序X圖2.16決策邏輯表IFHOURS＞40THENG_PAY＝40

WAGE

＋1.5

WAGE

(HOURS－40)ELSEGPAY＝HOURS

WAGE,

：：圖(b)由計(jì)算機(jī)程序編制決策邏輯表薪資處理12條件HOURS＞40YN動作計(jì)算包括加班費(fèi)的薪水總額X計(jì)算薪資總額X圖2.17資料格式圖記錄長度(R.L)=62區(qū)段長度(B.L)=6200區(qū)段目數(shù)(B.F)=100日期???????設(shè)計(jì)師??????系統(tǒng)：應(yīng)付帳款

發(fā)票號碼AN

廠商代號AN

開票日期N

金額N(二位小數(shù))

付款期限N折扣天數(shù)N

折扣%N

折扣額N(二位小數(shù))

實(shí)際付款日期N

支票賬號N12345678910111213141516171819202122232425262728293031323334353637383940414243444546474849505152535455565758596061626364圖2.18資料方格圖檔案資料項(xiàng)薪資異動檔薪資主檔員工編號ˇˇ員工姓名

ˇ薪資率ˇˇ身份證號碼

ˇ圖2.19交易處理的基本工作基本活動說明記錄交易事件更新主檔

打印報(bào)表或文件處理查詢記錄交易事件的重要屬性，如銷售單、訂貨單的資料。許多交易處理需要建立并維護(hù)一套主檔(masterfile)，以儲存與該交易有關(guān)企業(yè)個體之永久性或歷史性資料。譬如說，計(jì)算員工的薪水，必須知道其工資率、扣繳項(xiàng)目等。這些資料均存在一員工主檔中。在進(jìn)行交易處理時，必須確定主檔中的資料為最新的。報(bào)表或文件是交易處理工作的產(chǎn)出，一般有定期性報(bào)表與突發(fā)性報(bào)表兩種。將交易資料集合起來，隨意因工作需要，調(diào)取任何一筆交易記錄供人使用。系統(tǒng)設(shè)計(jì)

一、輸入設(shè)計(jì)二、交易處理時機(jī)三、資料檔的種類與儲存媒體之決定

圖2.20計(jì)算機(jī)化交易事件記錄方法之舉例說明交易交易記錄方法說明拜訪客戶時所接之訂單人工記錄由銷貨員填具訂單。電話訂購由終端機(jī)鍵入由銷貨員接電話時當(dāng)場由鍵盤輸入。采購人工記錄或由終端機(jī)鍵入可由人工填具采購單，或由采購員由終端機(jī)鍵入。乙存存款

人工記錄或由終端機(jī)鍵入客戶自行填具存款單，而行員由終端機(jī)鍵入，或客戶自行由存款機(jī)鍵入。航空班機(jī)訂位終端機(jī)鍵入直接由終端機(jī)鍵入。輸入設(shè)計(jì)

(一)表單設(shè)計(jì)(documentdesign)原則(二)畫面設(shè)計(jì)(screendesign)

(三)選擇輸入裝置(四)代碼設(shè)計(jì)(五)輸入資料核驗(yàn)

代碼設(shè)計(jì)(一)代碼設(shè)計(jì)方法

1.依順序編號(sequentialcode)

2.區(qū)段編號(blockcode)

3.依類別編號(classificationcode)

4.代碼中各碼分別代表不同項(xiàng)目(Hierarchical)

5.記憶代碼(MnemonicCode)

(二)代碼中加檢查碼

圖2.21常見的資料核驗(yàn)方法遺漏檢驗(yàn)該輸入之資料卻為空白的情況合格的資料長度資料長度不符資料種類檢驗(yàn)例如該是數(shù)字資料，檢查是否包含文字或特殊符號范圍或合理度檢驗(yàn)該資料是否在預(yù)期之范圍內(nèi)，如庫存量為負(fù)數(shù)則不合理不合理的代號如檢查輸入之會計(jì)科目編號，是否在編號范圍內(nèi)核驗(yàn)測試說明與原先儲存的資料比較如將客戶退款資料與應(yīng)收帳款主檔中之余額相比較圖2.22e化交易處理之方式e化交易處理方式資料準(zhǔn)備資料處理與編表整批處理批次批次實(shí)時鍵入整批處理實(shí)時批次實(shí)時處理實(shí)時實(shí)時圖2.23三種交易處理方式之比較系統(tǒng)類型特性優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)整批處理待交易事件累積一批后，才一并輸入計(jì)算機(jī)處理之節(jié)省計(jì)算機(jī)的作業(yè)時間，提高作業(yè)能量成本最低無法提供最新資料資料鍵入工作易形成工作瓶頸實(shí)時鍵入整批處理交易事件發(fā)生后，資料立刻鍵入計(jì)算機(jī)暫存，作整批處理資料隨時鍵入，不致造成工作瓶頸對原始資料而言，計(jì)算機(jī)可以隨時提供最新資料成本較高對匯總性資料而言，計(jì)算機(jī)無法提供最新資料實(shí)時處理交易事件發(fā)生后，立刻輸入資料，立刻處理，立刻顯現(xiàn)處理結(jié)果資料隨時鍵入，不致造成工作瓶頸使用者可以在短期間內(nèi)知道處理結(jié)果，有最新資料成本最高需要較新技術(shù)E-R模型設(shè)計(jì)法

一、決定個體二、決定關(guān)系三、決定屬性四、決定鍵值欄位

圖2.24銷貨發(fā)票發(fā)票號碼：

發(fā)票日期：

客戶信用等級：客戶編號：運(yùn)貨日期： 客用賒銷額度：客戶名稱： 銷貨總額：客戶地址： 營業(yè)稅：銷貨單號碼： 付款條件：序號品號 品名／規(guī)格單位數(shù)量單價 金額 備注

圖2.25部分訂單系統(tǒng)E-R模式圖業(yè)務(wù)人員ll處理接洽MllllllMllMl下訂單顧客MMMMNN欠產(chǎn)生收到應(yīng)收帳款產(chǎn)生發(fā)票包含MM產(chǎn)品提供供應(yīng)商被采購采購單接受圖2.26個體屬性釋例顧客名稱電話號碼付款條件顧客賬號住址信用額度目前余額l欠M應(yīng)收帳款發(fā)票號碼顧客編號日期交易金額余額圖2.27鍵值釋例lMMlMlMllllMNMMlMlMlNlN員工編號業(yè)務(wù)員處理接洽客戶賬號訂單號碼訂單產(chǎn)生銷貨發(fā)票號碼銷貨發(fā)票包含產(chǎn)生下收到應(yīng)收帳款發(fā)票號碼欠顧客產(chǎn)品編號產(chǎn)品提供接受被采購采購單采購單號碼供應(yīng)商供應(yīng)商編號資料未正規(guī)化之問題(一)新增一筆記錄所產(chǎn)生的問題

(二)刪除一筆記錄所產(chǎn)生的問題

(三)異動一筆記錄所產(chǎn)生的問題

正規(guī)化法

(一)第一正規(guī)化格式(firstnormalform)若一筆紀(jì)錄沒有包括重覆的數(shù)據(jù)項(xiàng)，則為第一次正規(guī)化格式