行政部主管崗位說明書

第第頁行政部主管崗位說明書崗位名稱崗位編號所在部門崗位定員直接上級所轄人員直接下級崗位分析日期職責概要：行政管理；行政事務處理；內(nèi)、外部溝通協(xié)調(diào)；后勤、車輛等管理工作；董事會相關(guān)工作等職責與工作任務：職責一職責表述：行政管理工作工作任務制度建立與完善：根據(jù)公司發(fā)展的實際情況，制定出合乎公司現(xiàn)狀的規(guī)章制度，知會各部門及人員，收集合理化建議，并在公司發(fā)展中及時調(diào)整和完善，使制度更加規(guī)范和合理，提高制度的可執(zhí)行性和有效性，切實可行地提高員工工作主動性和規(guī)范性。部門溝通與人員協(xié)調(diào)：了解近期的工作重點、業(yè)務要點及管理方面的思想。準確理解公司領(lǐng)導意圖、做好上情下達的工作。與其他部門人員充分溝通，盡可能及時了解各項業(yè)務的進展情況，并將信息及時整理反饋給公司領(lǐng)導，有效地協(xié)助上級推進工作。在日常的工作中，注意與其它部門和同事的協(xié)作，協(xié)調(diào)與各部門之間的關(guān)系，建立服務意識。職責二職責表述：日常行政事務處理工作任務做好辦公室的年度、月份計劃及總結(jié)工作；做好公司年度總結(jié)匯總工作。承辦策劃、組織、執(zhí)行公司舉辦的各種商務活動（公司年會、員工旅游、項目慶典等）。加強部門人員的培訓教育工作。協(xié)同人事、企管等職能部門，做好辦公室人員、炊事員、保衛(wèi)人員、保潔工等日常安全教育和職業(yè)道德教育工作。負責公司經(jīng)營性質(zhì)物業(yè)的管理工作，建立出租情況檔案，掌握出租或空置狀況，簽定租賃合同，收取租金和物業(yè)管理費。接聽電話接待來訪：要認真傾聽來訪者的敘述。如未能及時有效地解決，應做好相應的記錄并跟進落實。通訊設備的規(guī)范管理，電話通信的費用控制與管理。幼兒費的管理與審核。文件制發(fā)及檔案管理：文件制發(fā)后應將文件內(nèi)容傳達到應周知的相關(guān)部門和人員，并督導落實。文件制發(fā)后，應先分類整理再按要求進行歸檔。例會組織、通知與紀要。車輛使用及管理：提高汽車使用率，合理使用，降低能耗；車輛年審、保險購買等。負責對部門員工加班工資的報批和審核工作，辦理考勤、獎懲、請假、調(diào)動等工作對部門員工的績效管理和績效考評（月度）。日常制度監(jiān)管：在現(xiàn)有的管理模式中，加大行政督導的執(zhí)行力度，有效地實施行政制度及監(jiān)管，及時調(diào)整管理方式、方法，建立和諧的工作氛圍與高效運作的工作效率。年度報刊、書籍的的征訂工作。各種捐款、費用的收取等。職責三職責表述：外部溝通工作任務與政府職能部門溝通：作為公司與政府部門溝通的窗口，以熱忱態(tài)度與政府部門建立起真誠信任的關(guān)系，端正自己的位置，靈活處理各項工作，為公司爭取最大利益。與合作客戶溝通：要注意多方了解與業(yè)務相關(guān)的事務，以做到準確理解對方的意圖、幫助進行有效的溝通與傳達，但在處理事務時注意以公司利益為重。注重禮尚往來：節(jié)日禮品、賀卡等，在重要的節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作伙伴[客戶]的公司紀念日等），應在征求總經(jīng)理意見之后，以禮品或賀信及時致意，維護與合作伙伴（客戶）的友好關(guān)系。在業(yè)務合作中，適時提醒經(jīng)理并根據(jù)經(jīng)理要求為其安排與合作伙伴的定期溝通活動或輕松的就餐，與合作伙伴（客戶）建立經(jīng)常性的溝通。以促進彼此的了解與進一步的合作。職責四職責表述：安全保衛(wèi)工作工作任務嚴格門衛(wèi)登記制度。一切進出公司的物資，嚴格門衛(wèi)檢查、驗證，物證相符方能進出，凡無證或證物不符門衛(wèi)有權(quán)扣留，由辦公室根據(jù)情況查處，確保公司財產(chǎn)不受侵害。負責公司內(nèi)部治安管理工作。維護內(nèi)部治安秩序，搞好治安綜合治理，預防犯罪和治安災害事故的發(fā)生，保護公司財產(chǎn)的安全，確保生產(chǎn)、工作的順利進行。定期與片警與保安隊進行業(yè)務溝通。職責五職責表述：行政后勤工作工作任務辦公物資管理及發(fā)放。管理成本控制。定期地收集公司員工對就餐質(zhì)與量的要求，以確保員工就餐滿意度。食堂的管理與監(jiān)督。宿舍樓的管理與監(jiān)督。園藝、綠化、保潔等的管理與監(jiān)督。職責六職責表述：證照等手續(xù)辦理工作任務公司各種證照年檢及資質(zhì)審核工作。負責辦理相關(guān)領(lǐng)導出國等相關(guān)手續(xù)。配合人事行政部辦理公司年檢、股權(quán)變更等有關(guān)工作辦理公司工商登記，對外申報商標、專利等有關(guān)事務并負責有關(guān)資料備案職責七職責表述：接待工作工作任務禮貌接待來廠訪客，并做好預訂工作。處理來廠重要客人的交辦事務。職責八職責表述：負責公司藥品運輸管理工作任務每年與運輸車輛業(yè)主簽訂運輸合同。每周XX總部溝通聯(lián)系發(fā)貨通知并及時安排車輛發(fā)貨，確保準時到貨。每月與運輸車輛業(yè)主結(jié)算費用，并開具運輸費用證明（稅務開票用）。每月與運輸車輛業(yè)主、倉庫保管員核對發(fā)貨車數(shù)量，做到準確無誤。職責九職責表述：黨、工、青、婦等工作工作任務貫徹黨的精神，并傳達到公司每位黨員。黨員的納新及培養(yǎng)。黨費的收繳。工會日常管理工作。工會費的收取工作。各類模范的上報工作。女員工權(quán)益保護工作。計劃生育的管理工作。職責十職責表述：完成領(lǐng)導交辦的其他工作。工作協(xié)作關(guān)系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系相關(guān)的領(lǐng)導、公司總部、各科室相關(guān)人員。外部協(xié)調(diào)關(guān)系上級主管單位、業(yè)務單位、新聞媒體等。任職資格：教育水平本科及以上專業(yè)行政管理、公司管理等相關(guān)專業(yè)職稱無特殊要求職業(yè)資格/執(zhí)業(yè)資格無特殊要求工作經(jīng)驗3年以上相關(guān)崗位工作經(jīng)驗相關(guān)知識要求基本公司管理相關(guān)知識，熟悉日常公文格式，能夠起草各類公文。專業(yè)技能較高的溝通協(xié)調(diào)能力、計劃執(zhí)行能力，熟練操