2015秋季課件3系統(tǒng)管理與企業(yè)應用平臺

會計電算化會計系李蕾紅課程介紹財務會計學和會計電算化會計電算化崗位設置企業(yè)會計電算化的應用情況會計電算化的基本操作流程會計信息系統(tǒng)的功能結構財務會計學和會計電算化按照財務會計學的基礎工作即《基礎會計學》或《初級財務會計學》的講授內容——企業(yè)的供產銷（籌資、融資等決策業(yè)務屬于會計管理和決策的電算化，此課程暫時不安排）基本經營活動過程來進行教學的安排，也即將原來的手工記賬、算賬和報賬的工作完全實現(xiàn)電算化的操作。會計電算化的崗位設置電算主管軟件操作員審核記賬員電算維護員電算審查員數(shù)據(jù)分析員檔案保管員軟件開發(fā)員企業(yè)采用較多的財務軟件用友新中大金蝶浪潮國強會計電算化的基本操作流程建立賬套填制憑證審核憑證記賬生成報表會計信息系統(tǒng)的功能結構會計信息系統(tǒng)財務系統(tǒng)購銷存系統(tǒng)總賬系統(tǒng)薪資系統(tǒng)固定資產系統(tǒng)應收應付系統(tǒng)報表系統(tǒng)采購系統(tǒng)銷售系統(tǒng)庫存系統(tǒng)存貨系統(tǒng)參考書目：會計信息系統(tǒng)實驗教程用友ERP財務管理系統(tǒng)實驗教程用友ERP供應鏈管理系統(tǒng)實驗教程清華大學出版社王新玲主編第2章系統(tǒng)管理本章教學內容系統(tǒng)管理主要功能系統(tǒng)管理操作流程系統(tǒng)管理具體操作一、系統(tǒng)管理主要功能賬套管理年度賬管理用戶及權限管理系統(tǒng)管理的主要功能是對用友ERP-U8管理系統(tǒng)的各個產品進行統(tǒng)一的操作管理和數(shù)據(jù)維護。系統(tǒng)管理-賬套管理何謂“賬套”？企業(yè)應用會計信息系統(tǒng)之始，首先需要在系統(tǒng)中建立企業(yè)的基本信息、核算方法、編碼規(guī)則等，稱之為建賬，這里的“賬”是“賬套”的概念。賬套指的是一組相互關聯(lián)的數(shù)據(jù)，一般可以為每一個獨立核算的企業(yè)在系統(tǒng)中建立一個賬套。系統(tǒng)最多可以建立999套賬。賬套是由年度賬組成的，一個賬中包含了企業(yè)所有的數(shù)據(jù)，把企業(yè)數(shù)據(jù)按年度劃分，稱為年度賬。系統(tǒng)管理-賬套管理多賬套管理？在計算機管理信息系統(tǒng)中，每一個企業(yè)的數(shù)據(jù)都存放在數(shù)據(jù)庫中，稱為一個賬套。手工核算方式下，可以為多個會計主體單獨設賬進行核算，在計算機中則體現(xiàn)為多個賬套。在用友ERP管理軟件中，可以為多個企業(yè)（或企業(yè)內多個獨立核算的部門）分別立賬，各賬套間相互獨立，互不影響，系統(tǒng)最多允許建立999套企業(yè)賬套。系統(tǒng)管理-年度賬管理年度賬與賬套是什么關系？在ERP系統(tǒng)中，用戶不僅可以建立多個賬套，而且每個賬套中可以放不同年度的會計數(shù)據(jù)，不同年度的數(shù)據(jù)存放在不同的數(shù)據(jù)庫中，稱為年度賬。

便于企業(yè)的管理，如進行賬套的上報，跨年的數(shù)據(jù)管理結構調整等；方便數(shù)據(jù)備份輸出和引入；減少數(shù)據(jù)的負擔，提高應用效率。工作內容建立年度賬年度賬的引入和輸出結轉上年數(shù)據(jù)清空年度數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理-操作員及權限的管理必要性

企業(yè)應用ERP財務管理軟件時，首先明確指定各系統(tǒng)授權的操作人員，并對操作人員的使用權限進行明確規(guī)定，以避免無關人員對系統(tǒng)進行非法操作，同時也可以對系統(tǒng)所包含的各個功能模塊的操作進行協(xié)調，使得流程順暢，從而保證整個系統(tǒng)和會計數(shù)據(jù)的安全性和保密性。工作內容角色管理用戶管理權限管理系統(tǒng)管理-用戶與角色角色角色是指在企業(yè)管理中擁有某一類職能的組織，這個角色組織可以是實際的部門，也可以是由擁有同一類職能的人構成的虛擬組織。例如：實際工作中最常見的會計和出納兩個角色(他們既可以是同一個部門的人員，也可以分屬不同的部門但工作職能是一樣的)。我們在設置了角色后，就可以定義角色的權限，當用戶歸屬某一角色后，就相應地擁有了該角色的權限。設置角色的方便之處在于可以根據(jù)職能統(tǒng)一進行權限的劃分，方便授權。用戶用戶是指有權登錄系統(tǒng)，并對系統(tǒng)進行操作的人員，即通常意義上的“操作員”。系統(tǒng)管理-權限管理三個層次功能級權限管理數(shù)據(jù)級權限管理金額級權限管理權限設置系統(tǒng)管理員可以指定賬套主管；對系統(tǒng)內所有賬套的操作員賦權賬套主管默認擁有該賬套全部權限；只能對其所管轄賬套的操作員進行授權系統(tǒng)運行監(jiān)控注銷當前操作員清除系統(tǒng)運行異常察看上機日志設置自動備份計劃升級數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理-系統(tǒng)運行安全管理年度賬備份建立新年度賬結轉上年數(shù)據(jù)調整相關事項開始新年度業(yè)務處理系統(tǒng)管理-建立新年度核算體系注冊系統(tǒng)管理設置用戶建立賬套設置用戶權限二、系統(tǒng)管理操作流程

1、注冊登錄系統(tǒng)管理

系統(tǒng)允許以兩種身份注冊進入系統(tǒng)管理。一是以系統(tǒng)管理員的身份，二是以賬套主管的身份。系統(tǒng)管理-系統(tǒng)管理員職位概要負責整個系統(tǒng)的安全運行和數(shù)據(jù)維護。系統(tǒng)默認：ADMIN工作內容按崗位分工要求設置系統(tǒng)操作員，分配其對應權限。按已確定的企業(yè)核算特點及管理要求進行企業(yè)建賬。隨時監(jiān)控系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題，清除異常任務、排除運行故障。保障網絡系統(tǒng)的安全，預防計算機病毒侵犯。定期進行數(shù)據(jù)備份，保障數(shù)據(jù)安全、完整。系統(tǒng)管理-賬套主管工作任務確定企業(yè)會計核算的規(guī)則對年度賬進行管理為所管轄賬套內的操作員進行賦權組織企業(yè)業(yè)務處理按既定流程運行

系統(tǒng)管理員負責整個系統(tǒng)的總體控制和維護工作，可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套，以系統(tǒng)管理員身份注冊進入系統(tǒng)管理，可以進行賬套的建立、引入和輸出，設置用戶和角色，指定賬套主管，設置和修改操作員的密碼及其權限等。

賬套主管負責所選賬套的維護工作，主要包括對所選賬套進行修改，對年度賬的管理，以及該賬套操作員權限的設置。注意一個賬套中只能有一個系統(tǒng)管理員，但賬套主管可以為多個。系統(tǒng)管理員有建立賬套、引入和輸出賬套的權限，而修改賬套只能由賬套主管負責。2、用戶管理增加操作員修改和刪除操作員增加操作員(用戶)操作指導如下：1、以系統(tǒng)管理員身份進入“系統(tǒng)管理”窗口。2、執(zhí)行“權限/用戶”命令，進入“用戶管理”窗口3、在“用戶管理”窗口中，單擊“增加”按鈕，打開“增加用戶”對話框。4、在“增加用戶”對話框中，依次輸入相關內容。注意1、只有系統(tǒng)管理員才有權限設置操作員。2、操作員編號必須唯一，即使是不同的賬套，操作員編號也不能重復。3、所設置的操作員一旦被使用，便不能刪除。3、建立賬套設置賬套信息輸入單位信息確定核算類型確定基礎信息確定分類編碼方案確定數(shù)據(jù)精度注意1、賬套號必須唯一，不能與已存賬套號重復。2、賬套路徑為存儲賬套數(shù)據(jù)的默認路徑，可以修改，但一般都使用系統(tǒng)的默認路徑。3、啟用會計期不能在機內系統(tǒng)日期之后。4、由于系統(tǒng)按照賬套所選行業(yè)會計制度預置了一級科目，因此科目編碼級次不能修改。4、操作員權限管理設置和取消賬套主管增加操作員權限刪除操作員權限權限分三個層次:系統(tǒng)管理員賬套主管普通操作員5、修改賬套操作指導：首先以賬套主管的身份登錄注冊系統(tǒng)管理，并選擇要修改的賬套。然后執(zhí)行“賬套/修改”命令。6、賬套的引入和輸出

賬套的輸出即會計數(shù)據(jù)的備份，就是將財務軟件所產生的數(shù)據(jù)備份到硬盤、軟盤或光盤中保存起來?！百~套/輸出”

賬套的引入即會計數(shù)據(jù)的恢復，是把軟盤上或硬盤上的備份數(shù)據(jù)恢復到硬盤上指定目錄下，即利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復?！百~套/引入”建立年度賬引入和輸出年度賬結轉上年數(shù)據(jù)清空年度數(shù)據(jù)7、年度賬管理不是針對整個賬套,而是針對賬套中的某一年度的年度賬.建賬四步曲：以系統(tǒng)管理員身份登錄系統(tǒng)管理增加用戶在建賬向導引導下完成建賬過程設置用戶權限賬套信息單位信息核算類型基礎信息編碼方案數(shù)據(jù)精度建立賬套建立賬套建賬四步曲-以系統(tǒng)管理員的身份登錄系統(tǒng)管理默認的系統(tǒng)管理員為“admin”,密碼為空單擊此處可以為系統(tǒng)管理員增設密碼建立賬套建賬四步曲-增加用戶標識了藍色的項目是必須輸入的增加用戶時可以選擇用戶所對應的角色建立賬套建賬四步曲-建立賬套-賬套信息建立賬套建賬四步曲-建立賬套-單位信息單位全稱用于發(fā)票打印，其他情況使用企業(yè)簡稱建立賬套建賬四步曲-建立賬套-核算類型選擇“新會計制度科目”建立賬套建賬四步曲-建立賬套-基礎信息建立賬套建賬四步曲-建立賬套-編碼方案建立賬套建賬四步曲-設置權限-指定賬套主管1.選擇賬套2.選擇操作員3.指定賬套主管4.賬套主管默認擁有全部權限建立賬套建賬四步曲-設置權限-為操作員賦權為出納增加“出納簽字”的功能權限系統(tǒng)管理-賬套管理賬套輸出保證數(shù)據(jù)安全解決集團公司數(shù)據(jù)合并問題刪除賬套賬套引入思考題什么是賬套，與年度賬有哪些區(qū)別？系統(tǒng)允許以哪幾種身份注冊進入系統(tǒng)管理，它們之間有什么不同？進行賬套輸出和引入有什么作用？如何進行操作。簡述系統(tǒng)管理有哪些主要功能？第3章企業(yè)應用平臺企業(yè)應用平臺-概述企業(yè)應用平臺的作用是訪問系統(tǒng)的唯一入口設置系統(tǒng)的公共信息和基礎檔案定義自己的業(yè)務工作，設計自己的個性化流程工作平臺基礎信息設置基礎檔案設置基礎信息設置大多數(shù)企事業(yè)單位在實現(xiàn)會計電算化的過程中，購買通用的商品化會計軟件，它能適應一個單位不同時期會計工作的需求，也能滿足不同單位會計工作的需求。

基于會計軟件通用性的特點，各單位使用財務軟件進行日常業(yè)務核算前，需要針對本單位的業(yè)務性質及會計核算與決策管理的特點進行具體設定，這種具體設定工作稱為賬務初始化也稱基礎設置，即在系統(tǒng)中輸入本單位的會計核算規(guī)則、核算方法、核算程序和基礎數(shù)據(jù)等資料，將通用賬務處理系統(tǒng)轉化成適合本單位的專用賬務處理系統(tǒng)?；A信息設置為信息系統(tǒng)的正式應用預先作好基礎資料的準備工作結合企業(yè)的實際情況進行個性化設置購置通用會計軟件必須進行的一項工作企業(yè)應用平臺基本信息設置系統(tǒng)啟用修改分類編碼方案修改數(shù)據(jù)精度定義基礎檔案設置確定基礎檔案的分類編碼方案基礎檔案整理基礎檔案輸入企業(yè)應用平臺-基礎信息-系統(tǒng)啟用系統(tǒng)啟用：指啟用和設定各個子系統(tǒng)開始使用的日期第一種方法：由系統(tǒng)管理員在建賬完成后啟用系統(tǒng)第二種方法：由賬套主管在企業(yè)應用平臺啟用系統(tǒng)賬套啟用日期各系統(tǒng)的啟用日期必須大于等于賬套啟用日期基礎設置的主要內容數(shù)據(jù)精度編碼方案數(shù)據(jù)精度：設定業(yè)務系統(tǒng)中特定數(shù)據(jù)小數(shù)位的長度。編碼方案：根據(jù)企業(yè)實際情況設計編碼方案，包括分級方式和各級編碼長度?；A檔案：設置各子系統(tǒng)共享公用的信息。設置時應遵循以下順序：基礎檔案①外幣設置--------會計科目設置----------憑證類別設置②部門設置--------職員檔案③客戶分類、供應商分類、地區(qū)分類--------客戶檔案、供應商檔案④計量單位、存貨分類------存貨檔案分類是指是否要進行分級設置?？蛻魴n案、供應商檔案、存貨檔案分別是指處于最末級的客戶、供應商、存貨。例如：國外客戶-----歐洲客戶-----A公司編碼數(shù)字的含義例：科目編碼42221001庫存現(xiàn)金

1002銀行存款

100201工商銀行存款

100202中央銀行存款

10020201本幣存款

10020202外幣存款

1002020201中行美元存款

1002020201中行日元存款

編碼數(shù)字怎樣設定?

例：部門分類編碼123

1代表數(shù)量少于10，用一位數(shù)就能表示

2代表數(shù)量少于100，用兩位數(shù)字就能表示

3代表數(shù)量少于1000，用三位數(shù)字就能表示以此類推…………企業(yè)應用平臺-基礎檔案設置必要性企業(yè)核算或匯總分析必需的基礎信息，如與業(yè)務處理相關的組織機構設置、職員、客戶、供應商等，在手工環(huán)境下，這些信息或分散在各個部門進行管理，大多根本就沒有規(guī)范的檔案。計算機業(yè)務處理建立在全面規(guī)范的基礎檔案管理之上，且要求事先設置各種分類、統(tǒng)計口徑，才能在業(yè)務處理過程中分類歸攏相關信息，并在事后提供對應的分析數(shù)據(jù)。要求準確、及時、完整企業(yè)應用平臺-基礎檔案設置機構人員基礎檔案目錄檔案用途前提條件使用的系統(tǒng)部門檔案設置與企業(yè)財務核算與管理有關的部門先設置部門編碼方案所有子系統(tǒng)人員檔案設置企業(yè)的各個職能部門中需要對其核算和業(yè)務管理的職工信息先設置部門檔案和人員類別，才能在其下增加職員除固定資產和成本模塊外人員類別對企業(yè)的人員類別進行分類設置與管理

薪資管理企業(yè)應用平臺-基礎檔案設置客商信息客戶分類便于進行業(yè)務數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、分析先確定對客戶分類然后確定編碼方案總賬、應收客戶檔案便于進行客戶管理和業(yè)務數(shù)據(jù)的錄入、統(tǒng)計、分析先建立客戶分類檔案總賬、應收供應商分類便于進行業(yè)務數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、分析先確定對供應商分類然后確定編碼方案總賬、應付供應商檔案便于進行供應商管理和業(yè)務數(shù)據(jù)的錄入、統(tǒng)計、分析先建立供應商分類檔案總賬、應付地區(qū)分類針對客戶/供應商所屬地區(qū)進行分類，便于進行業(yè)務數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、分析先建立地區(qū)分類檔案總賬、應收、應付企業(yè)應用平臺-基礎檔案錄入機構人員-部門總賬管理-按部門核算收入、費用薪資管理-按部門管理職工固定資產-按部門管理資產應收/付款管理-客戶、供應商往來記錄到部門企業(yè)應用平臺-基礎檔案錄入機構人員-人員類別分類編碼人員分類名稱1001企業(yè)管理人員1002經營人員企業(yè)應用平臺-基礎檔案錄入機構人員-人員檔案總賬-核算個人往來薪資-核算職工工資應收應付-往來記錄到業(yè)務員企業(yè)應用平臺-基礎檔案錄入客商信息-客戶分類及客戶檔案手工系統(tǒng)中，客戶作為應收科目的明細科目進行管理，沒做分類和統(tǒng)計要求。建立計算機系統(tǒng)后，要求加強客戶管理，按銷售性質對客戶進行分類，并掌握每個客戶的應收賬齡、收款賬齡，進行收款預測和欠款分析。部門檔案1.編碼和名稱必須錄入且唯一。2.編碼錄入必須逐級增加。3.若某部門被其它對象引用后就不能被刪除。4.未建立職員檔案前，不能選擇輸入負責人。待職員檔案建立完成后，再修改即可，職員檔案1.編號和名稱必須錄入，其他項目可以為空。2.若職員被其它對象引用后就不能被刪除。3.職員編號和部門編碼之間沒有聯(lián)系。（一）地區(qū)分類（二）客戶分類（三）客戶檔案（四）供應商分類（五）供應商檔案往來單位地區(qū)分類注意：地區(qū)編碼的錄入，必須按照所設的編碼方案要求進行錄入和編號?？蛻舴诸?.編號必須唯一。分類編碼必須逐級增加。客戶分類編碼保存之后不能修改。2.已經使用的客戶分類不能刪除。

非末級客戶分類不能刪除。3.當用戶在建立賬套時設置客戶不分類的，您將不能進行客戶分類設置?？蛻魴n案注意：1.客戶編號和客戶簡稱必須輸入。2.客戶編號和客戶分類編碼之間沒有聯(lián)系供應商分類1.編號必須唯一。分類編碼必須逐級增加。供應商分類編碼保存之后不能修改。2.已經使用的供應商分類不能刪除。

非末級供應商分類不能刪除。3.當用戶在建立賬套時設置供應商不分類的，您將不能進行供應商分類設置。供應商檔案