總經(jīng)理辦公室運(yùn)營(yíng)管理制度

總經(jīng)理辦公室運(yùn)營(yíng)管理制度一、總則為規(guī)范總經(jīng)理辦公室的運(yùn)營(yíng)管理，提高工作效率，保障公司各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特訂立本《總經(jīng)理辦公室運(yùn)營(yíng)管理制度》。二、職責(zé)與權(quán)力總經(jīng)理辦公室是公司總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)的部門，負(fù)責(zé)幫助總經(jīng)理進(jìn)行日常辦公事務(wù)的管理與執(zhí)行?？偨?jīng)理辦公室的職責(zé)包含但不限于：負(fù)責(zé)接待來(lái)訪者，布置會(huì)議室預(yù)約，維護(hù)辦公環(huán)境的乾凈與安全。組織并歸檔總經(jīng)理辦公室的各類文件、資料、會(huì)議紀(jì)要等，確保其安全、保密和易于檢索。協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門、外部合作伙伴與總經(jīng)理之間的溝通與協(xié)作，推動(dòng)運(yùn)營(yíng)工作的高效進(jìn)行。跟蹤總經(jīng)理交辦的任務(wù)進(jìn)展，督促相關(guān)部門或個(gè)人定時(shí)完成任務(wù)。組織和協(xié)調(diào)總經(jīng)理辦公室的內(nèi)外部會(huì)議，確保會(huì)議議程順利進(jìn)行，并做好會(huì)議記錄和跟進(jìn)事項(xiàng)的落實(shí)。保持總經(jīng)理辦公室的工作秩序，協(xié)調(diào)解決辦公室內(nèi)的日常運(yùn)營(yíng)問(wèn)題。三、崗位職責(zé)總經(jīng)理辦公室設(shè)有以下崗位：1.辦公室主任負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的日常運(yùn)營(yíng)管理工作；組織布置各類會(huì)議，負(fù)責(zé)會(huì)議相關(guān)事宜，并撰寫會(huì)議紀(jì)要；協(xié)調(diào)解決辦公室內(nèi)部與其他部門之間的工作協(xié)作問(wèn)題；督促并跟進(jìn)總經(jīng)理交辦的任務(wù)完成情況；維護(hù)辦公室內(nèi)外部門之間的良好溝通與合作關(guān)系；負(fù)責(zé)團(tuán)隊(duì)成員的培訓(xùn)與管理。2.行政助理負(fù)責(zé)接待來(lái)訪者，布置會(huì)議室預(yù)約，處理來(lái)自內(nèi)外部的各類詢問(wèn)與申請(qǐng)；維護(hù)總經(jīng)理辦公室的環(huán)境乾凈與安全，及時(shí)處理辦公設(shè)備故障；幫助辦公室主任進(jìn)行文件歸檔、會(huì)議通知及其它文秘工作；協(xié)調(diào)解決辦公室內(nèi)各類事務(wù)，并幫助辦公室主任布置任務(wù)。3.行政文員幫助行政助理進(jìn)行來(lái)訪者的接待工作；負(fù)責(zé)文件資料的整理、歸檔和檢索工作；撰寫總經(jīng)理辦公室所需的各類文件、通知、備忘錄等；幫助辦公室主任及行政助理處理各項(xiàng)行政事務(wù)。四、會(huì)議管理會(huì)議室預(yù)約和布置：會(huì)議室使用需提前預(yù)約，通過(guò)郵件或內(nèi)部通訊工具提交申請(qǐng)，由行政助理進(jìn)行布置，并及時(shí)通知相關(guān)參會(huì)人員；未經(jīng)預(yù)約或有急需使用會(huì)議室的情況，需向行政助理說(shuō)明原因并聽(tīng)取辦公室主任的批準(zhǔn)；在會(huì)議開(kāi)始前，行政助理應(yīng)確保會(huì)議室和設(shè)備的妥當(dāng)準(zhǔn)備，如會(huì)議料子、投影儀、音響等。會(huì)議紀(jì)要和跟進(jìn)事項(xiàng)：會(huì)議由行政助理或指定人員擔(dān)負(fù)記錄員，負(fù)責(zé)記錄會(huì)議紀(jì)要，并在會(huì)后及時(shí)發(fā)送給與會(huì)人員和相關(guān)部門；會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包含會(huì)議目的、與會(huì)人員、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果和行動(dòng)計(jì)劃等內(nèi)容；行政助理應(yīng)跟進(jìn)會(huì)議中確定的具體事項(xiàng)，督促相關(guān)部門或個(gè)人定時(shí)完成。會(huì)議行為規(guī)范：按時(shí)參會(huì)，如因故無(wú)法參加，應(yīng)提前通知行政助理；敬重他人發(fā)言權(quán)，依照主持人的布置依次發(fā)言；會(huì)議期間移動(dòng)電話靜音或關(guān)機(jī)，集中注意力參加討論；會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)將會(huì)議室及時(shí)清理整理。五、文件管理文件歸檔：全部公司文件應(yīng)依照文件分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，確保文件的安全、保密與易于檢索；歸檔時(shí)間應(yīng)依照文件的緊急程度和使用頻率進(jìn)行合理布置；歸檔文件應(yīng)標(biāo)明文件名稱、歸檔人、歸檔時(shí)間和文件摘要等信息。文件流轉(zhuǎn)：在辦公室內(nèi)部流轉(zhuǎn)文件時(shí)，應(yīng)依照文件的緊急程度和處理優(yōu)先級(jí)進(jìn)行合理布置；文件流轉(zhuǎn)應(yīng)有明確的流轉(zhuǎn)單，記錄文件移交和接收的時(shí)間、人員和內(nèi)容；機(jī)密文件的流轉(zhuǎn)應(yīng)加強(qiáng)安全掌控，限制查閱范圍，并嚴(yán)格掌控文件的復(fù)印與外傳。文件備份：定期對(duì)辦公室中的緊要電子文件進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性；備份文件應(yīng)存儲(chǔ)在安全的地方，并進(jìn)行定期檢查恢復(fù)功能。六、工作紀(jì)律出勤與上班時(shí)間：總經(jīng)理辦公室成員應(yīng)依照公司規(guī)定的上班時(shí)間出勤，并嚴(yán)格遵守公司的考勤制度；出勤期間應(yīng)專注工作，不得擾亂辦公室秩序，不得違規(guī)使用移動(dòng)電話、上網(wǎng)等。工作布置和任務(wù)調(diào)配：辦公室主任應(yīng)依據(jù)工作需要合理布置成員的工作時(shí)間和任務(wù)，并監(jiān)督工作的完成情況；幫助辦公室主任的助理及文員應(yīng)定時(shí)完成調(diào)配的工作任務(wù)，確保工作的高效和質(zhì)量。保密與保安：辦公室成員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密和客戶信息的文件和資料，應(yīng)妥當(dāng)保管；辦公室成員應(yīng)保持辦公室的安全和秩序，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的安全隱患和異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告。七、責(zé)任與監(jiān)督辦公室主任應(yīng)對(duì)總經(jīng)理辦公室的運(yùn)營(yíng)管理工作負(fù)責(zé)，并與總經(jīng)理保持緊密的溝通，及時(shí)匯報(bào)工作進(jìn)展和問(wèn)題；公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)總經(jīng)理辦公室的運(yùn)營(yíng)管理工作負(fù)有監(jiān)督責(zé)任，應(yīng)定期對(duì)辦公室的工作進(jìn)行檢查和評(píng)估；各成員相互監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違反規(guī)定的行為及時(shí)報(bào)告辦公室主任或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。八、附則本制度自頒布之日起施行；對(duì)于本制度未盡事宜或有需要調(diào)整的事項(xiàng)，由辦公室主任提出