會議接待分工及流程

會議接待分工及流程會議接待分工及流程篇一一會前1.與會議主辦方洽談，了解會議要求及所需服務項目。2.提供會議所需要的機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息，并制定完備的會議預案書給會議方。3.派專人協(xié)助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況。4.確定方案，簽訂合同，預付定金。二會中1.會議接待：專人負責機場，車站的禮儀、接站、公關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。2.會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關物品。3.會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。4.會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。5.會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人(回民)的確認。6.會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。7.會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。8.會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。三會后1、結帳：提供會議過程中的詳細費用發(fā)生明細及說明，專人與客戶進行核對并結帳。2、資料：會議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。3、合影：會議期間參會人員集體合影，會議結束前沖印出來分發(fā)給每位與會人員以做留念。會議接待分工及流程篇二一、銷售部接待程序:銷售部在獲取客戶在賓館舉辦會議的信息后，應著手做以下工作:1、及時與會務方負責人進行聯(lián)絡(1)清楚了解會議性質(屬勘探局接待工作、還是商務活動，是否有重要嘉賓參加等)及內(nèi)容(包括:時間、人數(shù)、所需房間數(shù)、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);(2)若屬大型、重要的會議接待，在和客戶商定有關接待細節(jié)后，應及時向部門主管領導匯報情況，由部門主管領導召開協(xié)調(diào)會議，統(tǒng)籌整個會議的接待工作。2、落實會議場地和房間數(shù)量在會議洽談協(xié)商的過程中，應和會務方具體負責人詳細討論有關的會議細節(jié)，做好記錄，尤其應盡快落實是否有適合客人要求的場地和客房。當確認場地及客房可按客戶要求提供后，應向餐飲部、房務部發(fā)出預留場地及房間的通知書。3、商談價格當確認場地及客房的安排沒有問題后，應根據(jù)實際情況給客戶提供清晰的價格。如該活動涉及多項內(nèi)容，應會同有關部門對某些價格進行調(diào)整及平衡。價格政策是相對固定的，如超出自己的權限，應及時向主管領導請示。4、簽訂會議協(xié)議，收取會議押金當會務方已確認所有會議細節(jié)后，雙方應根據(jù)要求及承諾簽訂會議協(xié)議，并依照協(xié)議收取相應的會議押金;5、下發(fā)會議接待通知單簽訂好會議協(xié)議后，根據(jù)雙方協(xié)商的具體內(nèi)容和有關細節(jié)，填寫會議接待通知單，經(jīng)核對無誤，下發(fā)至各部門,并保存該次會議的檔案;6、會議接待發(fā)出會議接待通知單后，需和會務方負責人及賓館相關部門隨時保持聯(lián)系，協(xié)調(diào)會場的布置，跟蹤會議進程;7、會議結賬會議結束，若客戶消費掛賬，其帳務由銷售部和財務部共同催收，餐飲部給予協(xié)助;8、會議送別恭送會務方領導及辦會負責人，為賓客留下美好感受;同時擇機贈送精美小紀念品給會務方負責人，加深友情;9、會議結束會議結束，視需要召開總結會，分析會議接待的得失，并將客戶意見反饋至相關部門，同時銷售部應做好回憶資料的存檔工作;對有新聞價值的會議接待活動，可撰稿送媒體發(fā)表。二、房務部接待程序:房務部接到銷售部所下發(fā)的會議接待通知單后，應做到:1、會議接待的前期工作(1)熟悉、了解會議接待通知單的內(nèi)容;(2)了解結算方式，收費項目、聯(lián)系人和費用簽單人;(3)落實是否需要安排會議用房及用房數(shù)量和時間，了解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加床;(4)落實房間配備的鮮花、水果標準及總經(jīng)理名片、致意卡等;(5)落實參會嘉賓是否乘專梯，客人是否分批到達;(6)負責會議嘉賓報到時房卡的分發(fā)等。2、會議排房按會議接待要求安排相應的房間，在房類資源充足的情況下，房間安排力求集中，同時也可選擇安排同類客房中處于狀態(tài)的房間。3、會議空房確認會議定房，落實好具體房間后，將預定內(nèi)容輸入電腦并確定房號。4、會議嘉賓入住(1)在會議客人到店前一天，與銷售部就會議接待用房事宜進行核實，至少前一天排房，做好一切賓客入住前的準備工作;(2)會議賓客到達前，準備好房卡及團隊會議分發(fā)一覽表;對于重要客人，可將房卡、歡迎卡、登記表等送到大堂副理處，由當值大堂副理在客人到達前檢查房間，確保房間處于正常狀態(tài);(3)當會議賓客抵店后，按會議接待安排及正常接待程序為客人辦理入住手續(xù)，并由行李員及時運送客人的行李。若遇問題，及時與銷售部會議接待負責人聯(lián)系。5、會議嘉賓離店(1)禮賓官接待信息，應及時協(xié)助客人收送行李;(2)前臺收銀處快速結賬;(3)協(xié)助客人安排好車輛。6、關注重要賓客的消費習慣，收集整理客史資料。三、餐飲部接待程序餐飲部接到由市場銷售部下發(fā)的會議接待通知單后，應做到:1、會議接待前期工作(1)做好記錄，根據(jù)會議接待通知單，準確掌握會議的舉辦單位、時間、地點、人數(shù)、形式、接待標準及有關特殊要求并將接待信息逐級傳遞;(2)根據(jù)會議接待通知單及會務方的要求，至少提前半天布置會場;(3)由宴會主管按賓館服務標準和客戶要求檢察會前準備情況(會議通道是否暢通、會議設施的擺放與清潔、電源音響設備的功能狀態(tài)、會場的布置質量、服務人員的精神面貌等)，發(fā)現(xiàn)問題立即整改，力求沒有疏漏;(4)提前兩天跟進會務方及銷售部會議聯(lián)絡人，確定會議茶歇、用餐餐標及特殊要求，并為會議客人預留用餐場所。2、會議接待中(1)安排優(yōu)秀禮儀人員，在會議召開前40分鐘到場，引領參會嘉賓;(2)跟進會議服務及協(xié)助客人處理會間特殊事項;(3)協(xié)助銷售部會議聯(lián)絡人及財務部收銀員及時理清會議帳務，準備與會務方負責人結賬。3、會議結束(1)宴會服務人員跟進會議結帳工作;(2)幫助會議客人整理會議遺留物品。4、會議用餐及送別(1)引領會議客人用餐，并提供優(yōu)質服務;(2)做好餐飲帳務的結賬工作。5、送別(1)恭送會議客人，為賓客留下美好感受;(2)客人離店后，若遺留下貴重物品，應盡快聯(lián)系交換客人。6、整理會議客戶資料，總結會議接待得失。四、其他相關部門請參照銷售部所下發(fā)會議接待通知單，做好相應接待工作。會議接待分工及流程篇三接站組的工作流程：1、會前所有接站人員及司機開碰頭會，將工作流程及注意事項細則化。2、統(tǒng)一著裝，男士西裝領帶，女士套裝領結。3、詳細檢查接站所用物品：接站牌、《接站人員時間一覽表》等。接待禮儀：1、接站組成員應詳細了解所接對象，并有其移動聯(lián)系方式；2、微笑服務。3、以短信形式告知接站客人接站牌內(nèi)容、顏色，及接站人員體貌特征。4、如出現(xiàn)晚點應耐心等候，在無接任務時注意自行安排休息，但是要保證隨叫隨到，不能離會場和車站太遠；5、如遇塞車現(xiàn)象應及時向會務組反映情況；6、赴酒店途中，簡介本地風土人情。司機：1、接站司機應隨時待命，并合理安排行車路線，禁止出現(xiàn)飲酒和脫崗現(xiàn)象；2、接到來賓應熱情主動的協(xié)助其提行李，并將其送上車，如還需等其它來賓則向其說明；3、如出現(xiàn)晚點應耐心等候，在無接任務時注意自行安排休息，但是要保證隨叫隨到，不能離會場和車站太遠；4、如休息或辦理其它事情將車鑰匙統(tǒng)一放在會務組；送站工作流程：一、店門守候1、準確掌握《送站人員時間一覽表》，提前一天與客人確定好送站時間。2、確認所乘交通工具的航班車次和離站時間。3、主動安排好車輛，提前10分鐘在飯店門口恭候客人。二、在路途中1、主動征求客人的意見。2、陪同客人聊天，或放音樂讓客人自便。3、按時將客人送到機場、車站或碼頭，主動熱情地向客人道別，并?？腿艘宦菲桨玻箍腿擞杏H切感、惜別感。會議接待分工及流程篇四會議策劃簡介：1、提供多家大酒店由您選擇，價格優(yōu)惠。2、會場（或分會場）的選擇和預定，會場的設計和布置（會場內(nèi)外氣氛的渲染和烘托，橫幅、旗幟彩球、拱門、主席臺、桌簽、簽到臺等）以及各種設備的擺放。3、材料和證件的印制、會議手冊和參會人員通訊錄的設計制作、請柬、胸卡、餐券的印制。4、禮品策劃、設計、樣品提供和制作。5、設備：會議設備、辦公設備、視頻設備及多媒體、音頻設備、燈光設備。6、翻譯：各類外語語種的口譯、筆譯服務。7、媒體支持、協(xié)助聯(lián)系媒體、邀請記者。8、提供會議所需各類信息。9、協(xié)助招徠參會人員、協(xié)助尋求贊助單位和邀請本地嘉賓。10、禮賓接待、會議事務及其他秘書服務、現(xiàn)場接待、禮賓禮儀、招待酒會、會間茶憩、攝影錄象、及vcd的制作等11、提供西餐、中餐、自助餐、宴會等不同標準的菜單，根據(jù)要求進行調(diào)整，協(xié)助選擇和推薦不同的用餐地點。12、接送車輛及各種豪華轎車、中巴車、大巴車的租用。13、公司專門為會議設計和安排了多條旅游路線，并根據(jù)參會人員的喜好，協(xié)助安排各種休閑活動。14、報到同時有專人登記和辦理返程票預定。會議接待程序：1、我們倡導商務會議的全新概念，積極為合作客戶提供效、優(yōu)質、周到的服務，可以根據(jù)客戶需求，靈活安排會議規(guī)模、費用，提供活動整體策劃方案，以便為客戶提供不同規(guī)模、檔次的商務會議服務設施。2、我們還提供會議舉辦地的交通、氣候、商務環(huán)境等一系列資詢信息供客戶選擇，為客戶提供商務會議期間全部的會務用品及會議現(xiàn)場布置，為客戶提供相應的媒體支持。3、會議期間，會根據(jù)客戶的需求，在會議舉辦地進行媒體宣傳，靈活操作，使商務會議期間的娛樂休閑活動具有鮮明特色。4、我們將根據(jù)會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場地點，并提前為您預約。5、我們將為您提當?shù)卮缶频?—7優(yōu)惠價格的預定服務，并完全考慮您的要求，為您推薦適合您需要的酒店以及樓層。6、我們擁有雄厚的辦會實力、豐富的辦會經(jīng)驗及訓練有素的專業(yè)會務人員，與各酒店都有協(xié)議關系，可按客戶的不同要求提供規(guī)范、經(jīng)濟的會議策劃及籌辦工作。會議接待分工及流程篇五一、全程服務項目1、展會策劃：各類展覽會、交易會、博覽會的策劃、組織及運作。2、承辦各型企事業(yè)機構的專題會議、年會、禮儀、開業(yè)慶典、酒會、展示會等。3、承辦在華的國際會議，包括行業(yè)、專業(yè)或專家會議等。4、組織出國參加各類會議、預約會見、參觀、訪問等活動。5、承辦各公司(廠礦)業(yè)務洽談會、訂貨會、新產(chǎn)品推廣會、集團公司董事會、獎評會、客戶聯(lián)誼會等。6、承辦各種類型商務考察會議。7、培訓類會議計劃實施。8、承辦按照客戶自訂策劃方案舉辦的會議活動。二、單項服務項目1、會務服務：協(xié)助主辦單位選擇會議場所，為代表提供禮儀、公關、文秘服務，會議協(xié)調(diào)管理工作。2、展覽展示：