公司物資采購管理制度及工作流程

公司物資采購管理制度及工作流程一、制定目的及范圍為了提高公司物資采購的效率，規(guī)范采購行為，降低采購成本，制定本管理制度。該制度適用于公司所有物資的采購，包括項目采購、年度采購、零星采購及應(yīng)急采購等。二、采購原則物資采購應(yīng)遵循以下原則：1.公正、公平、公開，確保選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。2.所有采購物資必須從正規(guī)供應(yīng)商處采購，并索取合法發(fā)票。3.各部門須指定專人負(fù)責(zé)采購，申購人和采購人不得為同一人，以確保責(zé)任明確。三、采購流程1.一般采購流程1.1采購申請：在提交采購申請前，申購人需向倉庫核實庫存情況，并填寫“申購單”，明確所需物資的規(guī)格、數(shù)量及用途。1.2申購審批：項目采購需提交預(yù)算審批，其他采購由所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，填寫流轉(zhuǎn)單，流轉(zhuǎn)單需包含申購理由及相關(guān)說明。1.3詢價：各部門負(fù)責(zé)尋找至少三家合格的供應(yīng)商，獲取報價并記錄，確保報價的有效性和合理性。1.4核價：參考?xì)v史采購價格及市場行情進行核價，填寫流轉(zhuǎn)單中的核價結(jié)果，確保價格的合理性。1.5審批：流轉(zhuǎn)單需逐級審批，最終由公司負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)，審批通過后方可進行采購。1.6采購實施與驗收入庫：審批通過后，采購人根據(jù)供應(yīng)商的報價下單，物資到貨后，由相關(guān)人員進行驗收，驗收合格后入庫，并填寫入庫單。1.7報銷：采購物資的報銷須在貨物到達(dá)后的一個月內(nèi)完成，逾期申請將不予受理，所有報銷需附上合法發(fā)票及相關(guān)單據(jù)。2.特殊采購流程2.1集中計劃采購：每月25日前，各部門需將辦公用品需求匯總并提交流轉(zhuǎn)單，由辦公室統(tǒng)一進行集中采購。2.2零星采購：適用于金額較低或偶發(fā)的采購，采購人需在執(zhí)行前征得部門負(fù)責(zé)人同意。2.3應(yīng)急采購：在緊急情況下需迅速采購，允許應(yīng)急處置小組直接采購，無需進行詢價，確保采購的及時性。2.4年度采購：對于定期需求的物資，需提前編制年度預(yù)算，并報財務(wù)部備案，確保資金的合理分配與使用。四、備案機制所有采購?fù)瓿珊?，采購人必須將采購單、流轉(zhuǎn)單、入庫單及相關(guān)發(fā)票復(fù)印兩份，其中一份交財務(wù)部審核，另一份存檔以備日后查閱。確保檔案管理規(guī)范，便于后續(xù)的審計與檢查。五、采購紀(jì)律1.采購人職責(zé)：采購人員需建立供應(yīng)商資料檔案，定期進行市場調(diào)查，確保所采購物資的質(zhì)量符合公司標(biāo)準(zhǔn)。2.采購行為規(guī)范：采購人員需遵守職業(yè)道德，不得接受供應(yīng)商的贈品或回扣，違者將受到公司紀(jì)律處分，情節(jié)嚴(yán)重者將依法追究責(zé)任。六、流程優(yōu)化及反饋機制為確保采購流程的持續(xù)優(yōu)化，設(shè)立反饋機制。采購人員應(yīng)定期收集各部門對采購流程的意見和建議，進行匯總分析。針對反饋的問題，建立專門的工作小組進行研究，提出改進方案，確保采購流程高效、簡潔，符合公司實際情況。定期進行流程回顧，確保流程的適應(yīng)性和高效性。七、培訓(xùn)與宣貫為確保各部門對采購流程的理解與執(zhí)行，定期組織培訓(xùn)，涵蓋采購制度、流程及相關(guān)法規(guī)，確保每位員工熟悉并掌握相關(guān)知識，提升采購管理的整體水平。八、監(jiān)督與考核建立監(jiān)督機制，定期對各部門的采購行為進行檢查，確保遵循采購制度。對采購工作進行考核，考核結(jié)果與部門績效考核結(jié)果掛鉤，激勵各部門積極配合，確保采購工作的順暢進行。九、附則本制度自發(fā)布之日起實施，所有員工應(yīng)嚴(yán)格遵守。如有未盡事宜，按公司相關(guān)規(guī)章制度執(zhí)行。制度的修改與完善由采購管理部門負(fù)責(zé)，確保制度的及時更新與適應(yīng)。通過以上采購管理制度及工作流