第八章 會計賬簿

第八章會計賬簿第一節(jié)會計賬簿及其種類一、會計賬簿的含義會計賬簿是以會計憑證為依據(jù)，在具有專門格式的賬頁中全面地、連續(xù)地、系統(tǒng)地、綜合地記錄和反映企事業(yè)單位經(jīng)濟業(yè)務的簿籍。會計賬簿是根據(jù)會計科目開設的。二、會計賬簿的作用

（一）為經(jīng)濟管理提供連續(xù)、系統(tǒng)、完整的會計信息（二）以保護企業(yè)財產(chǎn)物資的安全與完整（三）可以為編制會計報表和進行會計檢查、會計分析提供依據(jù)

三、會計賬簿的種類（一）會計賬簿按其用途的分類

會計賬簿按其用途分為序時賬簿、分類賬簿和備查賬簿三類。

1．序時賬簿序時賬簿亦稱日記賬，它是按照經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的時間先后順序，逐日逐筆登記的賬簿。按其記錄的經(jīng)濟內(nèi)容不同又分為普通日記賬和特種日記賬兩種。

1．序時賬簿普通日記賬是用來登記全部經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生情況的日記賬。它將每天發(fā)生的全部經(jīng)濟業(yè)務，按照經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的先后順序，編制記賬憑證，根據(jù)記賬憑證逐筆登記到普通日記賬中。如企業(yè)設置的日記總賬就是普通日記賬。1．序時賬簿特種日記賬是用來記錄某一類經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生情況的日記賬。將某一類經(jīng)濟業(yè)務，按其發(fā)生的先后順序記入賬簿中，反映某一特定項目的詳細情況。如企業(yè)為了對現(xiàn)金和銀行存款加強管理，設置庫存現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，來記錄現(xiàn)金和銀行存款的收、付業(yè)務。

1．序時賬簿普通日記賬是否需要設置，企業(yè)可以根據(jù)自身的特點和管理的要求而定；而企業(yè)從加強貨幣資金的核算和管理的角度出發(fā)都要設置“庫存現(xiàn)金日記賬”和“銀行存款日記賬”兩個特種日記賬。

2．分類賬簿分類賬簿是指對全部經(jīng)濟業(yè)務按照總分類賬戶和明細分類賬戶進行分類登記的賬簿。賬簿按照分類的概括程度不同，分類賬簿可以分為總分類賬簿和明細分類賬簿兩種。2．分類賬簿按照總分類賬戶開設的賬簿，叫總分類賬簿。它是用來核算經(jīng)濟業(yè)務總括內(nèi)容的。按照明細分類賬戶開設的賬簿，叫明細分類賬簿。它是用來核算經(jīng)濟業(yè)務明細內(nèi)容的。某個總分類賬簿的金額與其所屬的明細分類賬簿的金額之和相等。它們的作用各不相同，但互為補充。3．備查賬簿。備查賬簿是指對一些不能在序時賬簿和分類賬簿中記載的經(jīng)濟業(yè)務事項進行補充登記的賬簿。該種賬簿可以對一些經(jīng)濟業(yè)務的內(nèi)容提供必要的參考資料。如“租入固定資產(chǎn)登記簿”、“商業(yè)匯票登記簿”等。

（二）賬簿按外表形式分類各種賬簿都具有一定格式，按其外表形式不同可分為訂本式賬簿、活頁式賬簿和卡片式賬簿。

1．訂本式賬簿訂本式賬簿是把許多印有專門格式的賬頁按頁碼先后順序裝訂成冊的賬簿。這種賬簿，頁數(shù)固定，不能增減抽換。既防止賬頁散失，又可防止抽換賬頁的現(xiàn)象。由于賬頁固定，使用起來不靈活，在同一時間內(nèi)只能由一人登賬，不便于分工記賬和提高工作效率；不便于調(diào)整各賬戶的頁數(shù)，如果某賬戶預留空白賬頁過多，會造成浪費。訂本式賬簿使用于重要經(jīng)濟事項的記錄，如庫存現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬和總分類賬等。2．活頁式賬簿活頁式賬簿是指由若干零散的、具有專門格式的賬頁組成的賬簿。這種賬簿可根據(jù)實際需要確定賬頁，賬頁可隨時增減，同時有利于分工記賬，提高工作效率。賬簿的空白賬頁，在使用時須連序編號，并裝置在賬夾中保管使用，要有有關人員的簽章，以防散失。使用完畢，不登記時，將其裝訂成冊，以便保管。

3．卡片式賬簿卡片式賬簿是指印有專門格式的卡片組成的賬簿?？ㄆ还潭ㄔ谝黄穑瑪?shù)量可根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務增減。如材料卡片、固定資產(chǎn)卡片等。使用完畢，則將卡片穿孔固定保管。

（三）賬簿按賬頁格式分類賬簿按賬頁格式主要分為三欄式賬簿、數(shù)量金額式賬簿和多欄式賬簿。1．三欄式賬簿三欄式賬簿設借方、貸方、余額三欄。這種格式通常適用于只需要反映金額，不需要提供數(shù)量變化情況的賬戶，如“應收賬款”、“其他應收款”、“預付賬款”、“預收賬款”、“其他應付款”、“應付賬款”等等。其格式如表8-11所示。

2．數(shù)量金額式賬簿數(shù)量金額式賬簿設收入、發(fā)出、結存三欄，在每個欄目下增設數(shù)量和金額專欄。適用于原材料、庫存商品等存貨的明細分類核算。其格式如表8-12所示。3．多欄式賬簿多欄式賬簿是將某一總賬賬戶所屬的明細賬戶分別設置專欄登記在一張賬頁上。適用于生產(chǎn)成本、制造費用、管理費用等賬戶的明細分類核算。其格式如表8-13所示。

現(xiàn)將會計賬簿的分類做如下歸納，如圖8-1所示。會計賬簿按外表形式劃分序時賬簿特種日記賬訂本式賬簿普通日記賬卡片式賬簿活頁式賬簿圖8-1會計賬簿的種類分類賬簿明細分類賬總分類賬備查賬簿按用途劃分按賬頁格式劃分三欄式賬簿多欄式賬簿數(shù)量金額式賬簿

會計賬簿的分類第二節(jié)會計賬簿的設置與登記一、會計賬簿的設置要求與基本內(nèi)容

（一）賬簿的設置要求

會計賬簿的設置，首先要遵守國家有關會計制度的規(guī)定。其次要根據(jù)企業(yè)規(guī)模大小、業(yè)務繁簡、會計人員的多少，從加強管理的實際需要和具體條件出發(fā)設置相應的賬簿，及時登記發(fā)生的各種經(jīng)濟業(yè)務。賬簿的設置應科學、合理、系統(tǒng)、嚴密，便于會計人員的操作使用，同時又要防止賬簿設置過于煩瑣。設置會計賬簿應遵循下列原則：1．會計賬簿的設置，必須遵守國家有關會計制度的規(guī)定，結合單位的經(jīng)營規(guī)模和業(yè)務特點，使賬簿能全面地反映經(jīng)濟活動情況，滿足經(jīng)營管理的需要。

2．會計賬簿的設置，必須做到總賬與明細賬、日記賬相結合，既要保證賬簿之間相互銜接、配合嚴密，又要避免重復設賬。

3．會計賬簿的設置，必須有利于財會部門內(nèi)部的分工，便于會計人員記賬、算賬和報賬，節(jié)省核算時間。（二）賬簿的基本內(nèi)容

賬簿的格式是多種多樣的，但賬簿的基本內(nèi)容大致相同。賬簿的基本內(nèi)容包括：

1．封面。寫明記賬單位的名稱和賬簿的名稱。

2．扉頁。主要有兩個內(nèi)容：一是經(jīng)管賬簿人員一覽表，如表8-2；二是賬戶目錄，如表8-1。設置賬戶目錄主要是便于查閱賬簿中登記的內(nèi)容。

表8-1賬戶目錄（科目索引）

科目頁數(shù)科目頁數(shù)3．賬頁。賬頁的格式因反映經(jīng)濟業(yè)務的內(nèi)容的不同而存在差異，但基本內(nèi)容包括：

（1）賬戶的名稱，包括總賬科目、明細科目；

（2）登賬日期欄；

（3）憑證種類、號數(shù)欄；

（4）摘要欄；

（5）金額欄；

（6）總頁次和分戶頁次。

（三）賬簿的啟用啟用會計賬簿時，應當在賬簿封面上寫明單位名稱和賬簿名稱。賬簿扉頁上的內(nèi)容包括：啟用日期、賬簿頁數(shù)，賬簿編號，賬簿冊數(shù)，記賬人員和會計主管人員姓名等并加蓋私章和公章。記賬人員、會計機構負責人和會計主管人員調(diào)動工作時，應辦理交接手續(xù)，在表內(nèi)注明交接日期、接辦人員和監(jiān)交人員姓名，并由雙方簽字或蓋章?！百~簿啟用及經(jīng)管人員一覽表”格式，如表8-2所示。

（四）賬簿登記的規(guī)則1．必須根據(jù)經(jīng)過審核無誤的會計憑證為依據(jù)登記賬簿。2．必須使用藍黑墨水或者碳素墨水的鋼筆書寫，不許用鉛筆或圓珠筆（銀行的復寫賬簿除外）記賬。（四）賬簿登記的規(guī)則3．必須按順序逐頁、逐行登記。記賬時應按賬戶頁次順序逐頁登記，不得跳行、隔頁。如果發(fā)生跳行、隔頁時，應在空行和空頁處用紅色墨水劃對角線注銷，并注明“此行空白”或“此頁空白”字樣，并由記賬人員簽章證明。

4．登記賬簿時，每一筆賬都要寫明日期、憑證號數(shù)、摘要和金額。登賬后，要在記賬憑證上注明所記賬簿的頁數(shù)，或劃“√”，表示己經(jīng)登記入賬，避免重記和漏記。

（四）賬簿登記的規(guī)則5．文字和數(shù)字書寫必須工整、規(guī)范。記賬要保持清晰、整潔，記賬文字和數(shù)字都要端正、清楚，不得潦草。文字和數(shù)字都應緊靠行格底線書寫，只占格距的二分之一，留有余地，以便更正錯誤時書寫正確的文字和數(shù)字。

6．凡需結出余額的賬戶，在結出余額后，應在“借或貸”等欄內(nèi)寫明“借”或“貸”字樣。沒有余額的賬戶，應在“借或貸”等欄內(nèi)寫“平”字，并在余額欄內(nèi)用“0”表示?，F(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬必須逐日結出余額。（四）賬簿登記的規(guī)則7．每賬頁記完時，應作轉頁處理。每賬頁登記完畢結轉下頁時，要在該賬頁的最末一行加計發(fā)生額合計數(shù)和結出余額，并在該行的“摘要欄”注明“過次頁”字樣；然后，再把這個發(fā)生額合計數(shù)和余額結轉到下一頁的第一行內(nèi)，并在下一頁的“摘要欄”內(nèi)注明“承前頁”字樣，以保證賬簿記錄的連續(xù)性。

8．賬簿記錄如果發(fā)生錯誤，應按照規(guī)定的方法進行更正，嚴禁刮擦、挖補、涂改或用藥水消除字跡，不準撕毀賬頁，也不準重新抄寫。

二、總分類賬的格式及其登記方法

總分類賬是根據(jù)一級科目設置，連續(xù)地記錄和反映資金增減變動情況的賬簿?？偡诸愘~總括全面地反映企業(yè)和事業(yè)經(jīng)濟活動的情況，它只提供金額指標，是編制會計報表的依據(jù)。一切企業(yè)、事業(yè)單位都要設置總分類賬。通常采用三欄式訂本賬簿?？偡诸愘~賬頁的格式一般設有借方、貸方和余額三欄，其格式如表8-3所示。

總分類賬的登記方法較多，究竟采用何種方法，要根據(jù)單位所采用的會計核算組織程序來確定。不同的會計核算組織程序登記總賬的依據(jù)是不同的。這些內(nèi)容將在會計核算組織程序這一章來分別加以介紹。三、日記賬的格式及其登記方法

（一）庫存現(xiàn)金日記賬

庫存現(xiàn)金日記賬是指由出納員根據(jù)現(xiàn)金收款憑證和付款憑證逐日逐筆按經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的先后順序進行登記的賬簿。其格式有三欄式和多欄式。格式不同，其登記的方法也有一定的差異。

1．三欄式庫存現(xiàn)金日記賬

三欄式庫存現(xiàn)金日記賬如表8-4所示。

庫存現(xiàn)金日記賬各欄目的登記方法如下：

（1）日期欄：指現(xiàn)金實際收付的日期；

（2）憑證欄：指入賬的收付款憑證的種類，如“現(xiàn)金收（付）款憑證”，簡寫為“現(xiàn)收（付）”、“銀行存款收（付）款憑證”，簡寫為“銀收（付）”。對于從銀行提取現(xiàn)金的收入數(shù)，根據(jù)銀行存款付款憑證登記現(xiàn)金日記賬。憑證欄還應登記憑證的編號數(shù)，以便于查賬和核對；1．三欄式庫存現(xiàn)金日記賬（3）摘要欄：簡要說明入賬的經(jīng)濟業(yè)務的內(nèi)容。文字要簡練，但要能說明問題；

（4）對方科目欄：指現(xiàn)金收入的來源科目或支出的用途科目。如從銀行提取現(xiàn)金，其來源科目（即對應科目）為“銀行存款”。其用途在于了解經(jīng)濟業(yè)務的來龍去脈；

（5）借方、貸方欄：指現(xiàn)金實際收付的金額。

（6）余額欄：根據(jù)公式“當日現(xiàn)金余額=昨日現(xiàn)金余額＋當日收入現(xiàn)金合計－當日支出現(xiàn)金合計”計算填列。

每日終了，應將余額與出納員的庫存現(xiàn)金核對，即通常說的“日清”。如賬存與實存金額不符應查明原因，并記錄備案。月終同樣要計算現(xiàn)金收、付和結存的合計數(shù)，通常稱為“月結”。

2．多欄式庫存現(xiàn)金日記賬

多欄式庫存現(xiàn)金日記賬是指分別按現(xiàn)金收入和支出的對應科目設若干專欄，以詳細反映現(xiàn)金收入來源和支出去向的賬簿。其具體格式如表8-5所示。

2．多欄式庫存現(xiàn)金日記賬多欄式庫存現(xiàn)金日記賬是在三欄式日記賬基礎上發(fā)展建立起來的?，F(xiàn)金支出按應借科目分設專欄，現(xiàn)金收入按應貸科目設專欄，各有關專欄的合計數(shù)就是登記總賬的依據(jù)。這種賬簿由于現(xiàn)金對應科目較多，賬頁會很大，給登賬工作帶來一定困難。因此，又可以將多欄式庫存現(xiàn)金日記賬分為庫存現(xiàn)金收入日記賬和庫存現(xiàn)金支出日記賬。其格式如表8-6、8-7所示。

多欄式庫存現(xiàn)金日記賬的登記方法，其基本原理與三欄式一樣，區(qū)別在于現(xiàn)金收入和現(xiàn)金支出分別反映在兩本賬上。根據(jù)現(xiàn)金付款憑證登記庫存現(xiàn)金支出日記賬，并按日結出每天的現(xiàn)金支出總數(shù)填記在支出合計欄內(nèi)，同時將庫存現(xiàn)金支出日記賬上的支出合計數(shù)轉記到庫存現(xiàn)金收入日記賬上。根據(jù)現(xiàn)金收入憑證登記庫存現(xiàn)金收入日記賬，并按日結出每天現(xiàn)金收入總數(shù)，登記在收入合計欄內(nèi)，同時按公式“當日現(xiàn)金余額=昨日現(xiàn)金余額＋當日收入現(xiàn)金合計－當日支出現(xiàn)金合計”結出當天現(xiàn)金的結存余額，與現(xiàn)金實存數(shù)核對相符。（二）銀行存款日記賬

銀行存款日記賬是指由出納員根據(jù)銀行存款收付款憑證逐日逐筆按經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的先后順序進行登記的賬簿。其格式也有三欄式和多欄式。

1．三欄式銀行存款日記賬及其登記方法

三欄式銀行存款日記賬主要設有“借方”、“貸方”和“余額”三欄。其格式如表8-8所示。

銀行存款日記賬的登記方法與現(xiàn)金日記賬的登記方法和要求基本相同。對于現(xiàn)金存入銀行的收入數(shù)，應根據(jù)現(xiàn)金付款憑證進行登記。每日終了和月終要進行“日清月結”工作，并與銀行的對賬單進行核對，編出銀行存款余額調(diào)節(jié)表。

2．多欄式銀行存款日記賬及其登記方法

多欄式銀行存款日記賬分別按照銀行存款收入和支出的對應科目設若干專欄，以詳細反映銀行存款的收入來源和支出去向。其格式可參照多欄式現(xiàn)金日記賬的格式。

多欄式銀行存款日記賬的登記方法：逐日逐筆將銀行存款收款憑證中“銀行存款”科目的對應科目及金額登記在日記賬中“貸方科目”相應欄目內(nèi)，將銀行存款付款憑證中“銀行存款”科目的對應科目及金額登記在日記賬中“借方科目”相應欄目內(nèi)，登記完畢后，計算出銀行存款的收入合計和支出合計，并結出余額。期末，可根據(jù)日記賬中可欄目會計科目的合計數(shù)，登記相應的總分類賬。

多欄式銀行存款日記賬也可以分別設置多欄式銀行存款收入日記賬和多欄式銀行存款支出日記賬。其格式可參照多欄式現(xiàn)金收入日記賬和現(xiàn)金支出日記賬的格式。四、明細分類賬的格式及其登記方法明細分類賬是根據(jù)實際需要，分別按照二級科目或明細科目開設的賬簿。明細分類賬是對總分類賬的補充，它能反映經(jīng)濟活動的詳細情況，提供較全面的資料，以滿足經(jīng)濟管理工作的需要。

明細分類賬的賬頁格式有“三欄式”、“數(shù)量金額式”和“多欄式”等，分別反映不同總分類賬的詳細情況。

（一）三欄式明細分類賬的登記方法

三欄式明細分類賬實物格式設有借方、貸方和余額三個欄目。這種格式通常適用于只需要反映金額，不需要提供數(shù)量變化情況的賬戶，如“應收賬款”、“其他應收款”、“預付賬款”、“預收賬款”、“其他應付款”、“應付賬款”等等。三欄式明細分類賬簿多為活頁式賬簿。其格式如表8-9所示。

三欄式明細分類賬的登記方法：根據(jù)有關記賬憑證及其所附的原始憑證逐筆進行借方和貸方金額登記，然后結出余額。如果余額在借方，在“借或貸”欄填寫“借”字；如果余額在貸方，在“借或貸”欄填寫“貸”字。

（二）數(shù)量金額式明細分類賬的登記方法

數(shù)量金額式明細分類賬格式是在收入、發(fā)出、結存欄內(nèi)設數(shù)量、單價和金額小欄。它主要用來反映財產(chǎn)物資的數(shù)量和金額。它適用于既要核算金額又要核算數(shù)量的財產(chǎn)物資，如原材料、庫存商品等。其格式如表8-10所示。

數(shù)量金額式明細分類賬的登記方法：根據(jù)財產(chǎn)物資的收入、發(fā)出的原始憑證或原始憑證匯總表內(nèi)容登記“收入欄”、“發(fā)出欄”。如原材料明細賬的收入欄是根據(jù)“收料單”登記的，發(fā)出欄是根據(jù)“發(fā)料單”登記的。登記材料收入、材料發(fā)出后計算出結余欄的數(shù)量、單價和金額。（三）多欄式明細分類賬

多欄式明細分類賬是根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務的特點和經(jīng)營管理的需要，在賬頁上設置若干專欄，集中反映某明細賬戶核算資料的賬簿。這種賬簿一般適用于登記明細項目多、借貸方向單一的經(jīng)濟業(yè)務，如材料采購、生產(chǎn)成本、制造費用、管理費用、財務費用、銷售費用、營業(yè)外支出等賬戶的核算。其格式如表8-11、8-12所示。

本年利潤、利潤分配和應交稅費——應交增值稅等賬戶所屬明細賬戶則需采用借、貸方分別多欄的明細賬。其格式如表8-14所示。

各種明細賬的登記方法，應根據(jù)本單位業(yè)務量的大小和經(jīng)營管理上的需要，以及所記錄的經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容而定，可以根據(jù)原始憑證、匯總原始憑證或記賬憑證逐筆登記，也可以根據(jù)這些憑證逐日或定期匯總登記。五、備查賬簿的格式及其登記方法

備查賬簿，屬于臨時登記用以備查性質(zhì)，所以也稱輔助登記簿，沒有規(guī)范的統(tǒng)一格式，根據(jù)企業(yè)實際需要確定其內(nèi)容、格式與登記方法。六、總分類賬戶和明細分類賬戶的平行登記

（一）總分類賬戶和明細分類賬戶的關系

1．總分類賬戶和明細分類賬戶的設置

在會計工作中，為了更好地適應企業(yè)經(jīng)濟管理和決策的需要，會計核算既要提供綜合的、總括的會計信息，又要提供具體而詳細的會計信息。因此，按提供信息的詳細程度不同，將賬戶分為總分類賬戶和明細分類賬戶。（1）總分類賬戶。總分類賬戶也稱一級賬戶，它是根據(jù)會計要素的具體內(nèi)容按大類分別設置，用貨幣作為統(tǒng)一的計量單位記錄的，它只能提供各種有關的總括信息。如“固定資產(chǎn)”總賬賬戶，它是根據(jù)“會計科目表”中所列的會計科目直接設置的。只能提供固定資產(chǎn)增減變化和變化結果的總括情況，但不能滿足經(jīng)濟管理的具體要求。因此，在設置總分類賬戶的同時，還應根據(jù)經(jīng)濟管理的具體要求設置相應的明細分類賬戶。（2）明細分類賬戶。明細分類賬戶簡稱明細賬戶，它是根據(jù)總分類賬戶的核算內(nèi)容，按照實際需要和更加詳細的分類分別設置的，它是總分類賬戶的補充說明。如在“固定資產(chǎn)”總賬賬戶下，為了詳細的反映固定資產(chǎn)的實際占用情況，應按各種固定資產(chǎn)的品名和規(guī)格等分別設置明細賬戶。

有些企業(yè)為了管理上的需要，往往還需在總分類賬戶和明細分類賬戶之間設置二級賬戶。如商品流通企業(yè)的“庫存商品”賬戶。企業(yè)為了加強對商品的管理，在“庫存商品”總賬賬戶下，除了按商品的品名、規(guī)格設置明細賬外，還要按商品的類別設置類目賬（比如“家電類”、“紡織類”等）。2．總分類賬戶與明細分類賬戶的關系

總分類賬戶是根據(jù)一級會計科目設置的，它提供的是總括信息；明細分類賬戶是根據(jù)明細科目設置的，它提供的是詳細信息?？偡诸愘~戶是所屬明細分類賬戶信息的綜合，對所屬的明細分類賬戶起著統(tǒng)馭的作用；而明細分類賬戶是對有關總分類賬戶的補充說明，對總分類賬戶起著輔助作用。兩者結合起來既能總括又能詳細地反映各類經(jīng)濟業(yè)務的增減變化情況。

如“原材料”總賬賬戶和“原材料”明細賬戶。“原材料”總賬是以貨幣來反映企業(yè)全部材料的收入、發(fā)出和結存的金額。實際工作中，原材料的品種、規(guī)格是多種多樣的，且各自的計量單位也不同，總賬只提供了貨幣金額指標但不能進行實物核算。因此，為了提供更詳細的貨幣及實物核算資料，就必須設置“原材料”明細賬。通過“原材料”明細賬既能提供各種材料的收入、發(fā)出和結存的數(shù)量，又能提供各種材料的收入、發(fā)出和結存的金額。

（二）總分類賬戶和明細分類賬戶的平行登記

1．總分類賬戶和明細分類賬戶平行登記的要點

平行登記就是在登記總分類賬的時間、方向和金額上應該與明細分類賬所登記的時間、方向和金額一致。具體地說有以下三個要點：

（1）總分類賬戶和明細分類賬戶登記的時間相同

是指對發(fā)生的每項經(jīng)濟業(yè)務在登記總分類賬戶的時間應該與其所屬的明細分類賬戶的登記時間一致。要說明的是這里的“時間”概念是一個期間，不是一個時點。因為明細分類賬戶一般是根據(jù)記賬憑證及其所附的原始憑證在平時登記的，而總分類賬戶的登記由于賬務處理的程序不同，可能在平時登記，也可能定期登記，但登記總分類賬戶和明細分類賬戶必須在同一會計期間完成。

（2）總分類賬戶和明細分類賬戶登記的方向相同

是指將發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務記入某一總分類賬戶和其所屬明細分類賬戶時，必須在相同的方向，即應記借方的都記借方，應記貸方的都記貸方。

（3）總分類賬戶和明細分類賬戶登記的金額相同

是指記入某一總分類賬戶的金額必須與記入其所屬一個或幾個明細分類賬戶的金額合計一致。用公式表示如下：

總分類賬戶的期初余額＝所屬各明細分類賬戶的期初余額之和

總分類賬戶的借方發(fā)生額＝所屬各明細分類賬戶的借方發(fā)生額之和

總分類賬戶的貸方發(fā)生額＝所屬各明細分類賬戶的貸方發(fā)生額之和

總分類賬戶的期末余額＝所屬各明細分類賬戶的期末余額之和

2．總分類賬戶和明細分類賬戶平行登記的方法

現(xiàn)以某企業(yè)有關的“原材料”和“應付賬款”兩個賬戶為例，說明總分類賬戶和明細分類賬戶的平行登記。

設某企業(yè)2009年12月1日“原材料”賬戶所屬明細賬戶的余額如下：

A材料40000千克每千克1．00元40000元

B材料20000千克每千克0．60元12000元

C材料254千克每千克2000元508000元

合計560000元

設某企業(yè)2009年12月1日“應付賬款”賬戶所屬明細賬戶的余額如下：

甲公司50000元

乙公司28000元

丙公司33800元

合計111800元

設某企業(yè)2007年12月份發(fā)生以下有關材料采購業(yè)務：

（1）12月3日，以銀行存款償還丙公司應付賬款20000元。

（2）12月10日，向甲公司購進A材料28400千克，每千克1．00元，共計28400元，貨款未付。

（3）12月20日，向乙公司購進B材料60000千克，每千克0．60元，共計36000元，貨款未付。

（4）12月25日，向甲公司購進A材料20000千克，每千克1．00元，共計20000元，貨款未付。

（5）12月27日，以銀行存款償還甲公司貨款30000元，乙公司貨款24000元，合計

54000元。

（6）12月31日，結轉本月發(fā)出的材料。其中生產(chǎn)產(chǎn)品耗用A材料15200千克，每千克1．00元，共計15200元；B材料8000千克，每千克0．60元，共計4800元；C材料20千克，每千克2000元，共計40000元。

根據(jù)以上資料采用以下步驟進行會計處理：

第一，將“原材料”和“應付賬款”的期初余額記入總賬及其所屬的明細分類賬。

第二，根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務編制會計分錄：

（1）12月3日，根據(jù)原始憑證編制如下會計分錄：

借：應付賬款——丙公司20000

貸：銀行存款20000

（2）12月10日，根據(jù)原始憑證編制如下會計分錄：

借：原材料——A材料28400

貸：應付賬款——甲公司28400

（3）12月20日，根據(jù)原始憑證編制如下會計分錄：

借：原材料——B材料36000

貸：應付賬款——乙公司36000

（4）12月25日，根據(jù)原始憑證編制如下會計分錄：

借：原材料——A材料20000

貸：應付賬款——甲公司20000

（5）12月27日，根據(jù)原始憑證編制如下會計分錄：

借：應付賬款——甲公司30000

——乙公司24000

貸：銀行存款54000

（6）12月31日，根據(jù)原始憑證編制如下會計分錄：

借：生產(chǎn)成本60000

貸：原材料——A材料15200

——B材料4800

——C材料40000

第三，根據(jù)各項經(jīng)濟業(yè)務的會計分錄，采用平行登記的方法分別記入“應付賬款”和“原材料”的總分類賬戶及其所屬的明細分類賬戶。其結果如表8-15至表8-22所示。

第三節(jié)對賬與結賬

一、對賬

對賬具體內(nèi)容包括：賬簿記錄與會計憑證互相核對；總分類賬記錄與有關明細分類賬記錄、日記賬記錄互相核對；賬簿記錄與有關財產(chǎn)物資的實有數(shù)互相核對；對債權債務的查詢核對。上述賬證核對、賬賬核對、賬實核對不僅可以及時糾正差錯，為企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中提供正確、可靠的數(shù)據(jù)資料，還可及時地揭露營私舞弊和違法亂紀事件，保護企業(yè)財產(chǎn)的安全與完整。（一）賬證核對

賬證核對是將各種賬簿記錄與記賬憑證及其所附的原始憑證進行核對。這種核對除在日常制證、記賬過程中進行以外，每月終了，如果發(fā)現(xiàn)賬賬不符時，尚須溯本追源，進行賬簿與會計憑證的檢查核對，以確保賬證相符。

具體核對方法包括：賬簿中記錄是否為記賬憑證中所列示的會計科目；記賬憑證中所列示的經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容、記賬方向、金額、憑證編號等是否與賬簿記錄一致等。（二）賬賬核對

賬賬核對是指各種賬簿之間的有關數(shù)字進行核對。它主要包括：總分類賬各賬戶本月借方發(fā)生額合計數(shù)與貸方發(fā)生額合計數(shù)是否相等；總分類賬各賬戶余額與其所屬有關明細分類賬各賬戶余額合計數(shù)是否相等；現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的余額與現(xiàn)金和銀行存款總分類賬各該賬戶余額是否相符；會計部門有關財產(chǎn)物資的明細分類余額，與財產(chǎn)物資保管或使用部門的登記簿所記錄的余額是否相符。企業(yè)應該按月或定期相互核對，保證相符。

通過以上的核對，達到賬賬相符。具體可以通過編制“總分類賬戶本期發(fā)生額及余額試算平衡表”（格式見賬務處理核算程序一章）檢查核對總分類賬的借貸余額是否相符；通過編制“明細分類賬戶本期發(fā)生額及余額表”（格式見賬務處理核算程序一章）并與總賬進行核對，可以檢查總賬與所屬明細賬余額合計是否相符。

（三）賬實核對

賬實核對是指各種財產(chǎn)物資的賬面余額與實存數(shù)額相核對。具體內(nèi)容包括：現(xiàn)金日記賬賬面余額與現(xiàn)金實際庫存數(shù)相核對；銀行存款日記賬賬面余額與開戶銀行賬目相核對；各種財產(chǎn)物資明細分類賬賬面余額與財產(chǎn)物資實存數(shù)相核對；各種債權、債務明細分類賬賬面余額與對方單位相應的債權、債務的賬目相核對。在實際會計核算工作中，賬實核對一般是通過財產(chǎn)清查進行的。財產(chǎn)清查是會計核算的一種專門方法，其具體方法與內(nèi)容將在后面章節(jié)專門加以介紹。

二、結賬

結賬，指按照規(guī)定把一定時期（月份、季度、年度）內(nèi)所發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務登記入賬，并將各種賬簿結算清楚，以便進一步根據(jù)賬簿記錄編制會計報表的工作。另外，企業(yè)因撤銷、合并而辦理賬務交接時，也需要辦理結賬。通過結賬可以反映一定時期內(nèi)經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生所引起資金增減變動情況及其結果，并為編制會計報表提供資料。結賬工作主要包括以下內(nèi)容：

（1）將本期內(nèi)所發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務全部記入有關賬簿，既不能提前結賬，也不能將本期發(fā)生的業(yè)務延至下期登賬。

（2）對于期末需要轉賬的業(yè)務應按照權責發(fā)生制原則調(diào)整和結轉有關賬項。本期內(nèi)所有的轉賬業(yè)務，都應編制記賬憑證記入有關賬簿，以調(diào)整賬簿記錄。

（3）結賬時應計算出各賬戶的期末余額，本期發(fā)生額的結轉應視實際情況而定。在本期全部經(jīng)濟業(yè)務登記入賬的基礎上，應當結算現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬，以及總分類賬和各明細分類賬各賬戶的本期發(fā)生額和期末余額，并結轉下期。

結賬工作通常是為了總結一定時期經(jīng)濟活動的變化情況和結果。因此，月、季、年度終了，一般應結出月份、季度和年度發(fā)生額，在摘要欄注明“本月合計”或“本季合計”或“本年合計”字樣；在月結、季結數(shù)字上端和下端均畫單紅線，以示區(qū)別。但結轉的數(shù)字本身，不得以紅字書寫；發(fā)生額只有一筆的賬戶，可以不予結賬。年終結賬時為求各賬戶借方、貸方平衡起見，應將各賬戶上年結轉的借方（或貸方）金額，按照原來相同的方向，填列在全年發(fā)生額合計數(shù)下一行的借方（或貸方）欄內(nèi)；并在摘要欄內(nèi)注明“上年結轉”字樣，同時將本年余款按相反方向填列在全年發(fā)生額合計下一行（借方余額應填列貸方欄），并在摘要欄內(nèi)注明“結轉下年”字樣。然后分別借方和貸方加總填列在一行，并在摘要欄內(nèi)注明“合計”字樣（借方、貸方金額應相符），最后在合計數(shù)下端劃雙紅線，表示借方、貸方平衡和年度記錄結束。現(xiàn)以“原材料”賬戶為例加以說明，結果如表8-23所示。

年終結轉方法：將年初數(shù)按相同的方向轉入借方，將年末數(shù)按相反的方向轉入貸方，本年合計的借方數(shù)加上上年結轉的借方的合計數(shù)等于本年合計的貸方數(shù)加上結轉下年的合計數(shù)。

第四節(jié)錯賬的更正

一、查找錯賬的基本方法

如果記賬發(fā)生錯誤會造成總賬借貸雙方不平衡、總賬與所屬的明細分類賬金額不平衡。因此，應首先復核試算平衡表，檢查表中各賬戶的期初、期末余額，本期借、貸方發(fā)生額與賬簿中相應賬戶的期初、期末余額，借、貸方發(fā)生額是否相符，表中金額方向與賬戶中方向是否一致。這樣，可以發(fā)現(xiàn)試算表中有無記錯賬戶、重記、漏記等情況。其次，復核“明細分類賬戶本期發(fā)生額及余額表”，檢查其編制的正確性。以上復核工作完畢后，如果試算表借、貸仍不平衡，總賬金額與所屬明細賬金額仍不相等，則說明記賬本身有差錯。對于錯賬的查找主要有兩種方法：個別檢查法和全面檢查法。

（一）個別檢查法

個別檢查法就是針對試算平衡的借、貸方合計數(shù)的差額來檢查的方法。這種方法適用于檢查金額記漏、方向記反、數(shù)字記錯位和數(shù)字記顛倒等造成的賬簿記錄錯誤。具體來說，個別檢查法又分為差數(shù)法、除二法和除九法。

1．差數(shù)法

即按差額數(shù)查找錯賬的方法。在記賬時，如果某賬戶的金額記漏了，則會出現(xiàn)一方合計數(shù)大于另一方的合計數(shù)，而且借、貸方的合計數(shù)的差額必然等于漏記的金額數(shù)字。然后可以在賬簿查找與此差額數(shù)相同的數(shù)字，找到錯賬所在。

2．除二法

即將差額數(shù)除以2以查找錯賬的方法。在記賬時，如果某賬戶的金額記錯了方向，如應記入借方的金額記入了貸方；或應記入貸方的金額記入了借方，則必然會出現(xiàn)一方合計數(shù)增多，而另一方合計數(shù)減少的情況，其差額應是記錯方向金額數(shù)字的兩倍，且差錯數(shù)必為偶數(shù)，那么，以該差額數(shù)除以2，結果即為記錯的數(shù)字。然后在賬簿中查找與之相同的數(shù)字，而不必逐筆查找，這樣，很容易找出錯賬所在。例如，某賬戶貸方總額超過借方總額12000元，用12000除以2得出6000元，則在該賬戶中查找是否有一筆金額為6000元的記錄，錯將借方金額登記在貸方了。

3．除九法

即將差數(shù)除以9來檢查錯賬的方法。記賬時，如果出現(xiàn)數(shù)字移位情況，如把十位數(shù)記成百位數(shù)，或把千位數(shù)記成百位數(shù)，那么，正確數(shù)與移位數(shù)之差可被九除盡，以此為線索，查找記賬錯誤。如移一位，使原數(shù)擴大或縮小9倍，除以9；如移兩位，便原數(shù)擴大或縮小99倍，除以99，以此類推。

（1）小數(shù)記成大數(shù)的移位，如將100誤記為1000，差數(shù)為900，除9得100，則100應為正確數(shù)。

（2）大數(shù)記成小數(shù)的移位，如將5400誤記為54，差數(shù)為5346，除以99得54，則54為錯記數(shù)。

在實際查賬工作中，如懷疑某數(shù)為移位數(shù)。首先判斷是擴大移位還是縮小移位，若為擴大移位，則將其差數(shù)除以9或99等，那么商數(shù)可能為正確數(shù)；若為縮小移位，則將其差數(shù)除以9或99等，那么商數(shù)可能為錯誤數(shù)。

（二）全面檢查法

全面檢查法就是對一段時期的賬目進行全面核對的檢查方法。具體來說，全面檢查法又分為：順查法和逆查法。

1．順查法

即按會計核算程序，從會計憑證到賬簿，按先后順序進行查錯。順查內(nèi)容包括：檢查記賬憑證與所附原始憑證內(nèi)容是否相符，金額是否正確；將記賬憑證與有關總賬、日記賬、明細賬逐筆核對，以發(fā)現(xiàn)錯誤所在。

2．逆查法

即與會計核算程序相反，從賬簿到憑證，逆向查找。逆查的內(nèi)容包括：檢查各賬戶余額計算是否正確；將總分類賬與明細分類賬進行核對，檢查平行登記是否正確；逐筆核對賬簿記錄是否與記賬憑證相符；逐項核對記賬憑證與所附原始憑證是否相符，記賬憑證中會計分錄是否正確。

二、錯賬的更正方法

會計人員填制會計憑證和登記賬簿，必須認真、細致地做好記賬工作，一絲不茍的把賬記好、算好、算對，防止差錯，保正核算質(zhì)量。在記賬過程中，如果賬簿記錄錯誤，如賬戶名稱記錯、借貸方向記錯、以及重記、漏記等，不得任意用刮擦、挖補、涂改或用退色藥水等方法去更正字跡，必須根據(jù)錯誤的具體情況，采用相應的方法予以更正。更正錯賬的方法一般有以下三種：

（一）劃線更正法

在記賬之后、結賬之前，如果發(fā)現(xiàn)賬簿記錄有文字或數(shù)字上錯誤，而記賬憑證沒有錯誤，應采用劃線更正法更正。劃線更正法具體做法是：在錯誤的數(shù)字或文字上劃一條紅線予以注銷；然后將正確的文字或數(shù)字填寫在被注銷的文字或數(shù)字上方，并由更正人員在更正處蓋章，以明確責任。但不得只劃線更正其中個別數(shù)字，應整個劃銷。對已劃銷的數(shù)字，應當保持原有字跡仍可辨認，以備查核。（二）紅字更正法

紅字更正法又稱紅字沖銷法一般適用于下列兩種情況：

1．記賬之后、結賬之前，發(fā)現(xiàn)記賬憑證中應借應貸符號、科目有錯誤時，采用紅字更正法更正。更正時應用紅字填寫一張與原用科目、借貸方向和金額相同的記賬憑證并登記入賬，以沖銷原來的記錄；然后用藍字重新填制一張正確記賬憑證，并登記入賬。

【例1】某企業(yè)2009年9月5日從新華公司購進甲材料1000元，貨款尚未支付。（第10筆轉賬經(jīng)濟業(yè)務）編制記賬憑證時，誤作下列會計分錄，并已登記入賬。

①借：原材料1000

貸：應收賬款1000

當發(fā)現(xiàn)錯誤記賬后，先照原會計分錄用紅字填制一張記賬憑證沖銷原會計分錄：

②借：原材料1000

貸：應收賬款1000

同時再用藍字填制一張正確的記賬憑證，其分錄為：

③借：原材料1000

貸：應付賬款1000

注：表示紅字，下同。

以上有關賬戶更正記錄如圖8-2所示。

借應收賬款貸借原材料貸

（1）原記錄

10001000

（2）沖銷原記錄

10001000

借應付賬款貸

（3）正確記錄

10001000

圖8-2紅字更正法

2．記賬之后、結賬之前，如發(fā)現(xiàn)記賬憑證上應借、應貸的會計科目并無錯誤，但所記金額大于應記金額，則采用紅字更正法，將多記的金額（即正確數(shù)與錯誤數(shù)之間的差數(shù)）用紅字填寫一張記賬憑證，用以沖銷多記金額，并據(jù)以登記入賬。

【例2】某企業(yè)以銀行存款歸還購料欠款1000元。誤編如下會計分錄，并已登記入賬。

①借：應付賬款10000

貸：銀行存款10000

發(fā)現(xiàn)錯誤后，應將多記的金額用紅字作如下會計分錄：

②借：應付賬款9000

貸：銀行存款