公司文件管理制度范本

公司文件管理制度范本

甲方（公司名稱）：_________________________

地址：_____________________________________

電話：_____________________________________

法定代表人：______________________________

乙方（員工姓名）：_________________________

身份證號碼：______________________________

鑒于甲方為規(guī)范公司文件管理，確保文件安全、完整、有效，乙方作為甲方員工，有義務(wù)遵守甲方文件管理制度。根據(jù)《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，甲乙雙方本著平等自愿、誠實(shí)信用的原則，就乙方在甲方任職期間的文件管理事宜達(dá)成如下協(xié)議：

一、文件定義及分類

1.本合同所稱文件，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、音視頻文件、圖表、照片等所有形式的記錄。

2.文件分為內(nèi)部文件和外部文件。內(nèi)部文件指甲方內(nèi)部產(chǎn)生的文件，外部文件指甲方與外部單位或個人交流產(chǎn)生的文件。

二、文件管理職責(zé)

1.甲方負(fù)責(zé)制定和更新文件管理制度，提供必要的文件管理設(shè)施和條件。

2.乙方負(fù)責(zé)按照甲方文件管理制度，妥善保管、使用和管理其職責(zé)范圍內(nèi)的文件。

三、文件接收與登記

1.乙方收到文件后，應(yīng)立即進(jìn)行登記，包括文件名稱、來源、接收日期、文件編號等信息。

2.登記信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，并及時錄入甲方文件管理系統(tǒng)。

四、文件保管

1.乙方應(yīng)將文件存放于甲方指定的安全地點(diǎn)，不得隨意放置或帶出公司。

2.對于重要文件，乙方應(yīng)采取加密、加鎖等安全措施。

3.乙方不得擅自復(fù)制、泄露或銷毀文件。

五、文件使用

1.乙方使用文件時，應(yīng)遵循“誰使用，誰負(fù)責(zé)”的原則，確保文件的完整性和安全性。

2.乙方不得將文件用于非工作目的，不得擅自將文件提供給第三方。

六、文件傳遞

1.乙方傳遞文件時，應(yīng)確保文件的完整性和保密性，不得泄露文件內(nèi)容。

2.乙方應(yīng)使用甲方指定的文件傳遞方式，如電子郵件、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)等。

七、文件歸檔

1.乙方應(yīng)在文件使用完畢后，按照甲方規(guī)定的時間將文件歸檔。

2.歸檔文件應(yīng)按照甲方文件分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，并存放于指定的檔案室。

八、文件保密

1.乙方應(yīng)對文件內(nèi)容保密，不得泄露給無關(guān)人員。

2.乙方離職時，應(yīng)將所有文件移交給甲方指定人員，并簽署文件移交清單。

九、文件損毀與丟失處理

1.乙方發(fā)現(xiàn)文件損毀或丟失，應(yīng)立即報(bào)告甲方，并采取補(bǔ)救措施。

2.因乙方原因?qū)е挛募p毀或丟失，乙方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。

十、文件銷毀

1.乙方不得擅自銷毀文件，需銷毀的文件應(yīng)按照甲方文件銷毀程序進(jìn)行。

2.文件銷毀應(yīng)有詳細(xì)記錄，包括銷毀文件名稱、數(shù)量、銷毀方式、銷毀日期等。

十一、文件審計(jì)

1.甲方有權(quán)對乙方管理的文件進(jìn)行審計(jì)，乙方應(yīng)予以配合。

2.審計(jì)發(fā)現(xiàn)問題，乙方應(yīng)及時整改，并承擔(dān)由此產(chǎn)生的一切責(zé)任。

十二、違約責(zé)任

1.乙方違反本合同約定，甲方有權(quán)要求乙方立即改正，并根據(jù)情節(jié)輕重，給予乙方警告、罰款、解除勞動合同等處理。

2.因乙方違反本合同約定給甲方造成損失的，乙方應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。

十三、合同變更與解除

1.本合同一經(jīng)雙方簽字蓋章，即具有法律效力，未經(jīng)雙方協(xié)商一致，任何一方不得擅自變更或解除。

2.遇有不可抗力因素導(dǎo)致本合同無法履行，雙方可協(xié)商解除合同。

十四、爭議解決

1.本合同在履行過程中發(fā)生爭議，雙方應(yīng)協(xié)商解決；協(xié)商不成的，可向甲方所在地人民法院提起訴訟。

2.本合同的訂立、解釋、履行、變更和爭議解決均適用中華人民共和國法律。

十五、其他

1.本合同未盡事宜，雙方可另行協(xié)商補(bǔ)充。

2.本合同一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力。

甲方（蓋章）：_________________________

法定代表人（簽字）：_____________________

日期：____年__月__日

乙方（簽字）：_