小學文件檔案管理制度范文（2篇）

小學文件檔案管理制度范文一、總則本規(guī)定旨在規(guī)范小學文件檔案的管理工作，以確保文件的安全、完整，便于查詢與利用，同時提升行政管理效率和服務品質。二、基本原則1.系統(tǒng)性原則文件檔案的組織和管理需遵循有序性，確保每一份文件能迅速、準確地被定位。2.完備性原則文件檔案應包含詳盡信息，如標題、來源單位、日期及主要內容，以保證文件的完整性和可信度。3.保密原則鑒于文件檔案可能包含重要信息，必須確保其機密性，僅授權人員可查閱和使用。4.便利性原則文件檔案的存儲位置需便于訪問，應有清晰的標識以簡化查詢過程。三、文件檔案的組織與維護1.文件檔案的組織(1)文件應按單位和日期順序排列，同一單位文件按部門、科室順序編排，并準確標注單位和日期。(2)文件應根據(jù)其性質和用途分類，如通知、成績、學生檔案等，并進行明確標記。2.文件檔案的維護(1)設立專職檔案管理員，負責文件的收集、整理、分類和編排工作。(2)檔案管理員需定期盤點文件，確保文件的完整性和可用性。(3)采用密封存儲，采取防潮、防火、防蟲措施，保障文件安全。(4)借閱文件需遵循正式手續(xù)，填寫借閱單并經主管批準，定期歸還。(5)對無保存價值或過期文件，應按規(guī)章制度進行銷毀，確保文件的及時更新。四、文件檔案的保密1.保密等級劃分根據(jù)國家法規(guī)，文件檔案分為絕密、機密和秘密三級，應按等級進行存儲和借閱管理。2.保密標識文件應明確標注密級，防止密級信息泄露。3.保密措施包括將文件存入密封柜并設置密碼，定期檢查審計，消除潛在風險。五、文件檔案的使用與查詢1.文件檔案的使用(1)使用文件需遵守相關規(guī)定，查詢者需填寫申請單并經主管批準。(2)復制文件需符合保密要求，禁止擅自復制和傳播文件。2.文件檔案的查詢(1)查詢應快速有效，查詢者可使用電子系統(tǒng)或向檔案管理員查詢，管理員需提供準確、迅速的服務。(2)查詢文件需遵守保密措施，查詢者需提供合法身份證明，查詢后文件應歸還原位，不得隨意帶出。六、文件檔案的保存期限文件檔案的保存期限應根據(jù)相關法規(guī)確定，保存期滿后，應按規(guī)處理，包括銷毀和歸檔。七、附則對于本規(guī)定未涵蓋的細則和特殊情況，應根據(jù)實際情況進行補充和調整，以確保文件檔案管理的規(guī)范性和便利性。小學文件檔案管理制度范文（二）1.引言本規(guī)定旨在確立和規(guī)范小學文件檔案管理的準則，以確保文件檔案的完整性、可靠性和安全性，提升工作效率，促進工作質量與效果的提高。2.文件檔案的歸檔與整理2.1歸檔規(guī)定2.1.1文件應按種類和編號進行分類歸檔，以維護歸檔的有序性；2.1.2采用統(tǒng)一的編號和歸檔標識，以確保文件的唯一性和可追溯性；2.1.3文件需附帶歸檔登記表，詳細記錄文件名稱、編號、歸檔日期等信息；2.1.4歸檔文件應存放在專用文件柜內，實施鎖閉保管，并定期進行檢查和整理。2.2整理規(guī)定2.2.1文件檔案應按時間順序進行整理，以保持檔案的連續(xù)性；2.2.2整理過程中應確保文件的完整性和準確性，對缺失或不完整的文件進行補充或修復；2.2.3及時清理無關或隨機附加的文件，以維持檔案的純凈性和準確性。3.文件檔案的查閱與借閱3.1查閱申請3.1.1查閱申請需由相關負責人或授權人員簽署批準；3.1.2申請應明確查閱目的和范圍，申請人需提供有效身份證明；3.1.3查閱申請需提前提交，并經過審批后方可進行。3.2查閱程序3.2.1申請人需在檔案室提交申請，填寫查閱登記表，包括申請日期、申請人姓名、檔案目錄等信息；3.2.2檔案管理員根據(jù)申請安排查閱，并向申請人發(fā)放查閱憑證；3.2.3查閱時需在監(jiān)督下進行，不得擅自翻閱、攜帶或修改檔案內容；3.2.4查閱完畢后，申請人需歸還查閱憑證，由檔案管理員確認檔案完整性后方可離開。3.3借閱與歸還3.3.1借閱檔案需填寫借閱申請表，由相關負責人審批；3.3.2借閱期限需明確，借閱人需承諾按時歸還；3.3.3借出的檔案不得轉借他人或移交給外部單位；3.3.4檔案歸還時，需經過檔案管理員的檢查，確保歸還的檔案完整無損。4.文件檔案的保存與銷毀4.1保存要求4.1.1文件檔案的保存期限應遵循相關法律法規(guī)；4.1.2長期保存的檔案應存放在專門的檔案室，以防損壞和丟失；4.1.3檔案室應配備防火、防潮、防蟲等安全設施，確保檔案安全。4.2銷毀程序4.2.1文件檔案銷毀需遵循既定的銷毀計劃，獲得相關部門的批準和記錄；4.2.2銷毀前需對檔案進行核查，確保符合銷毀條件；4.2.3檔案銷毀應由專業(yè)單位執(zhí)行，并出具銷毀證明；4.2.4銷毀記錄應妥善保存，銷毀殘余物應進行適當處理。5.文件檔案的安全保密5.1檔案室應設立保密區(qū)域，保障檔案的安全性和保密性；5.2檔案管理員應具備良好的保密意識，不得擅自泄露檔案信息；5.3涉密檔案應加密存儲和管理，根據(jù)保密等級進行相應處理；5.4檔案的外借和借閱需經過審批，以確保檔案的安全和完整性。6.其他條款6.1未在本規(guī)定中涵蓋的問題，應參照相關法律法規(guī)執(zhí)行；6.2本規(guī)定的修訂需經過相關部門的批準和備案；6.3本規(guī)定自發(fā)布之日起生