工程項目檔案管理制度流程

工程項目檔案管理制度流程一、制定目的及范圍為確保工程項目檔案的規(guī)范管理，提高檔案利用效率，保障檔案信息的完整性與安全性，特制定本制度。該制度適用于公司所有工程項目的檔案管理，包括項目立項、設(shè)計、施工、驗收及后期維護(hù)等階段的檔案。二、檔案管理原則1.檔案管理應(yīng)遵循“真實(shí)、完整、安全、便捷”的原則，確保檔案信息的真實(shí)性和完整性。2.所有檔案必須按照規(guī)定的格式和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保檔案的可追溯性。3.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，確保檔案的及時更新與維護(hù)。三、檔案管理流程1.檔案收集1.1立項階段：項目立項后，相關(guān)部門需收集立項申請、可行性研究報告等文件，形成初步檔案。1.2設(shè)計階段：設(shè)計單位需提交設(shè)計方案、設(shè)計變更記錄、設(shè)計審查意見等文件，歸檔整理。1.3施工階段：施工單位需定期提交施工日志、材料采購記錄、施工變更通知等，確保施工過程的每一環(huán)節(jié)都有檔案記錄。1.4驗收階段：項目驗收時，需收集驗收報告、質(zhì)量檢測報告、竣工圖紙等，形成完整的驗收檔案。1.5后期維護(hù)階段：項目竣工后，需收集維護(hù)記錄、維修報告等，確保后期維護(hù)檔案的完整性。2.檔案整理2.1分類整理：根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為立項檔案、設(shè)計檔案、施工檔案、驗收檔案和維護(hù)檔案等類別。2.2編號歸檔：為每份檔案編制唯一編號，確保檔案的可追溯性和檢索的便利性。2.3電子化管理：將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，建立電子檔案庫，確保檔案信息的安全存儲與便捷訪問。3.檔案存儲3.1物理存儲：紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用檔案室，確保檔案的安全性和防潮、防火等措施到位。3.2電子存儲：電子檔案應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器上，定期備份，確保數(shù)據(jù)不丟失。3.3訪問控制：對檔案的訪問權(quán)限進(jìn)行管理，確保只有授權(quán)人員能夠訪問相關(guān)檔案。4.檔案利用4.1檔案查詢：各部門可根據(jù)需要向檔案管理人員申請查詢相關(guān)檔案，檔案管理人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提供所需檔案。4.2檔案借閱：如需借閱紙質(zhì)檔案，借閱人需填寫借閱申請表，檔案管理人員審核后方可借出，借閱期限不得超過規(guī)定時間。4.3檔案復(fù)印：如需復(fù)印檔案，需填寫復(fù)印申請，檔案管理人員審核后方可進(jìn)行復(fù)印，復(fù)印件應(yīng)注明來源。5.檔案銷毀5.1銷毀申請：對超過保存期限的檔案，相關(guān)部門需提出銷毀申請，說明理由。5.2審核與批準(zhǔn)：檔案管理人員對銷毀申請進(jìn)行審核，必要時可向公司領(lǐng)導(dǎo)請示，獲得批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。5.3銷毀記錄：銷毀檔案時，應(yīng)填寫銷毀記錄，記錄銷毀的檔案編號、數(shù)量及銷毀日期，確保檔案管理的透明性。四、檔案管理職責(zé)1.檔案管理人員職責(zé)：負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、存儲、利用及銷毀等工作，確保檔案管理制度的落實(shí)。2.各部門職責(zé)：各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門的檔案管理工作，確保