電子郵件與通訊管理制度

電子郵件與通訊管理制度1.前言本規(guī)章制度旨在規(guī)范和管理公司內(nèi)部電子郵件與通訊的使用，確保良好的溝通和信息溝通，提高工作效率，保護(hù)公司和員工的合法權(quán)益。2.適用范圍本規(guī)章制度適用于公司全部員工及相關(guān)部門，包含但不限于電子郵件、即時(shí)通訊工具等通訊方式。3.基本原則3.1合法合規(guī)：全部的郵件和通訊內(nèi)容必需符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得含有敏感信息、違法信息、淫穢色情、政治敏感等內(nèi)容。3.2保密性：員工應(yīng)依據(jù)公司的保密政策，謹(jǐn)慎處理公司機(jī)密信息，不得將緊要信息外泄給未經(jīng)授權(quán)的人員。3.3認(rèn)真負(fù)責(zé)：員工應(yīng)認(rèn)真對(duì)待郵件和通訊工具的使用，及時(shí)回復(fù)緊要郵件和消息，并盡量簡明扼要地表達(dá)意思。3.4文明禮貌：員工在溝通和溝通時(shí)應(yīng)注意禮儀，敬重他人，不得使用羞辱、惡意語言或欠妥言論對(duì)他人進(jìn)行攻擊。4.電子郵件使用規(guī)定4.1郵件發(fā)送4.1.1員工在發(fā)送郵件時(shí)，應(yīng)確保郵件標(biāo)題明確簡練，準(zhǔn)確概括郵件主題。4.1.2郵件正文應(yīng)簡潔明白，內(nèi)容準(zhǔn)確，語言規(guī)范、得體，不使用不文明、羞辱性詞語，不使用過于花哨的格式。4.1.3郵件附件應(yīng)小心謹(jǐn)慎，僅包含必需的文件，避開發(fā)送大型附件，以免影響郵件系統(tǒng)的穩(wěn)定性。4.1.4敏感信息和機(jī)密文件應(yīng)使用加密方式發(fā)送，并在附件中注明該文件的保密級(jí)別。4.1.5群發(fā)郵件時(shí)，應(yīng)僅向相關(guān)人員發(fā)送，避開無關(guān)人員收到郵件。4.2郵件接收4.2.1員工應(yīng)定期查看并及時(shí)回復(fù)收到的郵件，優(yōu)先回復(fù)緊要的郵件。4.2.2若需長時(shí)間離開或無法回復(fù)郵件，應(yīng)事先進(jìn)行請(qǐng)假或設(shè)置自動(dòng)回復(fù)，告知發(fā)件人合適的溝通人選。4.2.3不認(rèn)得或不信任的發(fā)件人發(fā)送的郵件，員工應(yīng)警惕可能存在的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)，避開點(diǎn)擊可疑鏈接或下載附件。4.3電子郵件存檔4.3.1公司對(duì)緊要的電子郵件進(jìn)行定期備份和存檔，以便員工需要查詢或管理層需要調(diào)閱。4.3.2員工應(yīng)定期清理個(gè)人郵箱，刪除無關(guān)郵件和附件，保持郵箱乾凈有序。4.3.3員工不得隨便刪除或竄改公司緊要郵件和相關(guān)文件，如有需要，應(yīng)征得相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的授權(quán)。5.即時(shí)通訊工具使用規(guī)定5.1即時(shí)通訊工具的選擇5.1.1公司供應(yīng)的即時(shí)通訊工具是優(yōu)先使用的工具，員工應(yīng)依照公司規(guī)定的使用方式使用。5.1.2員工不得使用未經(jīng)授權(quán)的即時(shí)通訊工具進(jìn)行工作溝通和溝通。5.2即時(shí)通訊禮儀5.2.1在即時(shí)通訊中，員工應(yīng)使用規(guī)范的語言，禮貌和敬重他人，不使用庸俗或冒犯性的言辭。5.2.2即時(shí)通訊中禁止騷擾、威逼、謾罵、散布謠言等欠妥行為，如有發(fā)現(xiàn)應(yīng)及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。5.3即時(shí)通訊記錄5.3.1公司有權(quán)對(duì)員工的即時(shí)通訊進(jìn)行監(jiān)控和記錄，以確保工作環(huán)境的安全和信息的安全性。5.3.2員工不得刪除或修改即時(shí)通訊記錄，如有需要，應(yīng)征得相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的同意。6.違規(guī)處理6.1對(duì)于違反本制度的行為，公司將視具體情況采取相應(yīng)的紀(jì)律處分措施，包含但不限于口頭警告、書面警告、記過、降職、停職、解雇等。7.其他事項(xiàng)7.1公司將對(duì)本制度進(jìn)行定期檢查和更新，以適應(yīng)日常工作的變動(dòng)和發(fā)展需求。7.2員工應(yīng)認(rèn)真遵守本制度的規(guī)定，并知悉違反本制度的后果。7.3如遇到本制度未涉及的情況，員工應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行咨詢和匯報(bào)。本規(guī)章制度自發(fā)布之日起生效，在使