辦公場(chǎng)所使用與維護(hù)管理制度

辦公場(chǎng)所使用與維護(hù)管理制度TOC\o"1-2"\h\u27043第一章辦公場(chǎng)所使用規(guī)定 1128901.1辦公場(chǎng)所的分配與使用 1222241.2辦公場(chǎng)所的使用時(shí)間 2259351.3辦公場(chǎng)所的使用權(quán)限 27966第二章辦公設(shè)備與設(shè)施管理 2304632.1辦公設(shè)備的配備與登記 2327402.2辦公設(shè)施的維護(hù)與保養(yǎng) 246842.3辦公設(shè)備與設(shè)施的報(bào)廢處理 230652第三章辦公環(huán)境維護(hù) 3178283.1辦公區(qū)域的清潔與衛(wèi)生 393903.2辦公環(huán)境的安全與秩序 389563.3辦公區(qū)域的節(jié)能管理 313504第四章會(huì)議室使用管理 3318964.1會(huì)議室的預(yù)訂與安排 310494.2會(huì)議室設(shè)備的使用與維護(hù) 333754.3會(huì)議室使用的注意事項(xiàng) 37440第五章辦公場(chǎng)所裝修與改造 436365.1裝修與改造的申請(qǐng)與審批 4127675.2裝修與改造的實(shí)施與監(jiān)督 454435.3裝修與改造后的驗(yàn)收 49435第六章辦公場(chǎng)所安全管理 466526.1安全制度與應(yīng)急預(yù)案 469926.2安全設(shè)施的配備與檢查 4204476.3人員安全培訓(xùn)與管理 414462第七章辦公場(chǎng)所租賃管理 571437.1租賃合同的簽訂與執(zhí)行 5187677.2租賃費(fèi)用的支付與管理 5276217.3租賃期滿的處理 511945第八章監(jiān)督與檢查 597228.1日常監(jiān)督檢查機(jī)制 59258.2違規(guī)行為的處理 5226898.3定期評(píng)估與改進(jìn) 5第一章辦公場(chǎng)所使用規(guī)定1.1辦公場(chǎng)所的分配與使用辦公場(chǎng)所的分配應(yīng)根據(jù)各部門的工作需求和人員數(shù)量進(jìn)行合理規(guī)劃。新入職員工的辦公位置由人力資源部門根據(jù)實(shí)際情況安排。各部門不得擅自占用或調(diào)換辦公場(chǎng)所。使用辦公場(chǎng)所時(shí)，應(yīng)保持環(huán)境整潔，不得隨意張貼、涂寫。辦公家具和設(shè)備應(yīng)按照規(guī)定擺放，不得私自挪動(dòng)。離職人員應(yīng)在辦理離職手續(xù)后及時(shí)清理個(gè)人物品，騰出辦公位置。1.2辦公場(chǎng)所的使用時(shí)間正常工作日內(nèi)，辦公場(chǎng)所的使用時(shí)間為上午8:00至下午6:00。如有特殊情況需要延長(zhǎng)使用時(shí)間，應(yīng)提前向管理部門申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。在非工作時(shí)間內(nèi)，員工應(yīng)關(guān)閉個(gè)人電腦、打印機(jī)等設(shè)備，節(jié)約能源。周末和法定節(jié)假日，除特殊情況并經(jīng)批準(zhǔn)外，辦公場(chǎng)所不對(duì)外開放。1.3辦公場(chǎng)所的使用權(quán)限員工有權(quán)在自己的辦公區(qū)域內(nèi)進(jìn)行正常的工作活動(dòng)。未經(jīng)授權(quán)，不得進(jìn)入其他部門的辦公區(qū)域。外來人員進(jìn)入辦公場(chǎng)所需在前臺(tái)登記，并由相關(guān)人員陪同。重要區(qū)域如財(cái)務(wù)室、檔案室等，需憑特定權(quán)限進(jìn)入。員工不得將辦公場(chǎng)所的鑰匙轉(zhuǎn)借他人，如有遺失應(yīng)及時(shí)報(bào)告并更換門鎖。第二章辦公設(shè)備與設(shè)施管理2.1辦公設(shè)備的配備與登記根據(jù)各部門的工作需求，公司統(tǒng)一配備辦公設(shè)備，包括電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等。新設(shè)備購入后，由資產(chǎn)管理部門進(jìn)行登記，建立設(shè)備臺(tái)賬。各部門領(lǐng)取設(shè)備時(shí)，需填寫設(shè)備領(lǐng)用表，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。設(shè)備的型號(hào)、配置、購買日期等信息應(yīng)詳細(xì)記錄在臺(tái)賬中，以便進(jìn)行管理和維護(hù)。2.2辦公設(shè)施的維護(hù)與保養(yǎng)辦公設(shè)施包括桌椅、空調(diào)、照明等，應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)。資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)制定維護(hù)計(jì)劃，安排專業(yè)人員進(jìn)行檢查和維修。每月對(duì)空調(diào)進(jìn)行一次清潔和濾網(wǎng)更換，保證空調(diào)的正常運(yùn)行。每季度對(duì)桌椅進(jìn)行一次檢查，發(fā)覺損壞及時(shí)修理或更換。照明設(shè)備應(yīng)定期檢查，保證亮度足夠且無安全隱患。2.3辦公設(shè)備與設(shè)施的報(bào)廢處理當(dāng)辦公設(shè)備與設(shè)施達(dá)到使用年限或因損壞無法修復(fù)時(shí)，應(yīng)進(jìn)行報(bào)廢處理。由使用部門提出報(bào)廢申請(qǐng)，資產(chǎn)管理部門進(jìn)行鑒定。經(jīng)鑒定符合報(bào)廢條件的設(shè)備與設(shè)施，填寫報(bào)廢清單，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，對(duì)報(bào)廢設(shè)備進(jìn)行清理和處置，同時(shí)在設(shè)備臺(tái)賬中進(jìn)行注銷。報(bào)廢設(shè)備的殘值應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。第三章辦公環(huán)境維護(hù)3.1辦公區(qū)域的清潔與衛(wèi)生辦公區(qū)域的清潔工作由專人負(fù)責(zé)，每天定時(shí)進(jìn)行清掃。地面應(yīng)保持干凈，無雜物、灰塵和污漬。垃圾桶應(yīng)及時(shí)清理，避免垃圾溢出。辦公桌面應(yīng)整潔，文件、文具等物品擺放整齊。窗戶應(yīng)定期擦拭，保持明亮干凈。衛(wèi)生間應(yīng)保持清潔，無異味，定期進(jìn)行消毒處理。3.2辦公環(huán)境的安全與秩序辦公場(chǎng)所內(nèi)應(yīng)設(shè)置明顯的安全標(biāo)識(shí)，如緊急出口、消防器材等。員工應(yīng)熟悉安全通道的位置和逃生方法。嚴(yán)禁在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、使用明火或亂扔垃圾。重要文件和貴重物品應(yīng)妥善保管，避免丟失或被盜。辦公區(qū)域內(nèi)不得大聲喧嘩，影響他人工作。3.3辦公區(qū)域的節(jié)能管理員工應(yīng)養(yǎng)成節(jié)能意識(shí)，離開辦公室時(shí)應(yīng)關(guān)閉燈光、空調(diào)、電腦等設(shè)備。合理設(shè)置空調(diào)溫度，夏季不低于26℃，冬季不高于20℃。鼓勵(lì)員工使用雙面打印，減少紙張浪費(fèi)。加強(qiáng)對(duì)水電設(shè)備的管理，定期檢查維修，避免跑冒滴漏現(xiàn)象。第四章會(huì)議室使用管理4.1會(huì)議室的預(yù)訂與安排會(huì)議室的預(yù)訂需提前進(jìn)行，可通過公司內(nèi)部的預(yù)訂系統(tǒng)或向行政部門提出申請(qǐng)。預(yù)訂時(shí)應(yīng)注明會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等信息。行政部門根據(jù)預(yù)訂情況進(jìn)行合理安排，并及時(shí)反饋給預(yù)訂人。如遇會(huì)議時(shí)間沖突，應(yīng)按照先申請(qǐng)先使用的原則進(jìn)行協(xié)調(diào)。4.2會(huì)議室設(shè)備的使用與維護(hù)會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備包括投影儀、音響、麥克風(fēng)等，使用前應(yīng)進(jìn)行檢查，保證設(shè)備正常運(yùn)行。使用人員應(yīng)熟悉設(shè)備的操作方法，如遇問題可向技術(shù)人員咨詢。會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)關(guān)閉設(shè)備電源，整理好設(shè)備和線纜。行政部門定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，保證設(shè)備的完好性。4.3會(huì)議室使用的注意事項(xiàng)使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)保持室內(nèi)環(huán)境整潔，不得在會(huì)議室內(nèi)張貼、涂寫。愛護(hù)會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備和家具，如有損壞應(yīng)照價(jià)賠償。會(huì)議期間，應(yīng)保持安靜，不得大聲喧嘩或影響他人。嚴(yán)禁在會(huì)議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食或亂扔垃圾。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)清理個(gè)人物品，關(guān)閉門窗。第五章辦公場(chǎng)所裝修與改造5.1裝修與改造的申請(qǐng)與審批如因工作需要對(duì)辦公場(chǎng)所進(jìn)行裝修或改造，應(yīng)由使用部門提出申請(qǐng)，填寫裝修改造申請(qǐng)表。申請(qǐng)表應(yīng)包括裝修改造的內(nèi)容、預(yù)算、時(shí)間安排等信息。提交給相關(guān)部門進(jìn)行審批，審批通過后方可進(jìn)行施工。5.2裝修與改造的實(shí)施與監(jiān)督裝修與改造工程應(yīng)由具有相應(yīng)資質(zhì)的施工單位進(jìn)行施工。施工過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)計(jì)方案和施工規(guī)范進(jìn)行操作，保證工程質(zhì)量。資產(chǎn)管理部門和使用部門應(yīng)共同對(duì)施工過程進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)覺問題及時(shí)要求施工單位整改。施工單位應(yīng)遵守公司的各項(xiàng)管理規(guī)定，做好安全防護(hù)措施，避免對(duì)辦公環(huán)境和人員造成影響。5.3裝修與改造后的驗(yàn)收裝修與改造工程完成后，由資產(chǎn)管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括工程質(zhì)量、設(shè)備安裝、環(huán)保達(dá)標(biāo)等方面。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)要求施工單位限期整改，直至驗(yàn)收合格。驗(yàn)收合格后，應(yīng)及時(shí)辦理竣工結(jié)算手續(xù)，并將相關(guān)資料歸檔保存。第六章辦公場(chǎng)所安全管理6.1安全制度與應(yīng)急預(yù)案公司應(yīng)制定完善的安全制度，包括消防安全、電氣安全、防盜安全等方面的規(guī)定。同時(shí)應(yīng)制定相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案，如火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案、地震應(yīng)急預(yù)案等。安全制度和應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行修訂和完善，保證其有效性。6.2安全設(shè)施的配備與檢查辦公場(chǎng)所內(nèi)應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如滅火器、消火栓、煙霧報(bào)警器等。安全設(shè)施應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證其正常運(yùn)行。消防通道和安全出口應(yīng)保持暢通無阻，疏散指示標(biāo)志應(yīng)清晰可見。電氣設(shè)備應(yīng)符合安全標(biāo)準(zhǔn)，定期進(jìn)行檢測(cè)和維護(hù)。6.3人員安全培訓(xùn)與管理公司應(yīng)定期組織員工進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高員工的安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括安全制度、應(yīng)急預(yù)案、消防知識(shí)、安全操作技能等方面。新員工入職時(shí)，應(yīng)進(jìn)行安全教育培訓(xùn)。對(duì)特殊崗位的員工，應(yīng)進(jìn)行專門的安全培訓(xùn)和考核，持證上崗。第七章辦公場(chǎng)所租賃管理7.1租賃合同的簽訂與執(zhí)行公司租賃辦公場(chǎng)所時(shí)，應(yīng)與出租方簽訂租賃合同。合同中應(yīng)明確租賃面積、租金、租賃期限、付款方式、維修責(zé)任等條款。租賃合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。如發(fā)生爭(zhēng)議，應(yīng)通過協(xié)商或法律途徑解決。7.2租賃費(fèi)用的支付與管理租賃費(fèi)用應(yīng)按照合同約定的時(shí)間和方式進(jìn)行支付。財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立租賃費(fèi)用臺(tái)賬，對(duì)支付情況進(jìn)行記錄和管理。如發(fā)覺租賃費(fèi)用異常，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理。同時(shí)應(yīng)定期對(duì)租賃費(fèi)用進(jìn)行核算和分析，保證費(fèi)用的合理性和準(zhǔn)確性。7.3租賃期滿的處理租賃期滿前，公司應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況決定是否續(xù)租。如決定續(xù)租，應(yīng)提前與出租方協(xié)商并簽訂續(xù)租合同。如不再續(xù)租，應(yīng)按照合同約定的時(shí)間和方式辦理退租手續(xù)，清理租賃場(chǎng)所，歸還租賃設(shè)備。第八章監(jiān)督與檢查8.1日常監(jiān)督檢查機(jī)制建立日常監(jiān)督檢查機(jī)制，由行政部門負(fù)責(zé)對(duì)辦公場(chǎng)所的使用與維護(hù)情況進(jìn)行定期檢查。檢查內(nèi)容包括辦公場(chǎng)所的衛(wèi)生、安全、設(shè)備設(shè)施的運(yùn)行情況等。對(duì)檢查中發(fā)覺的問題，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。8.2違規(guī)行為的處理對(duì)違反辦公場(chǎng)所使用與維護(hù)管理制度