采購(gòu)審批與付款管理制度

采購(gòu)審批與付款管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司采購(gòu)審批與付款管理流程，提高采購(gòu)決策效率，保證公司財(cái)務(wù)資金安全，特訂立本制度。第二條本制度適用于公司內(nèi)全部采購(gòu)審批與付款管理活動(dòng)，包含原材料子采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、辦公用品采購(gòu)等各類采購(gòu)行為。第三條采購(gòu)審批與付款管理應(yīng)遵從公正、公平、透亮、高效原則，保證資金使用的合理性和經(jīng)濟(jì)效益。第二章采購(gòu)審批流程第四條采購(gòu)提案任何部門或員工需要采購(gòu)物品或服務(wù)，需向公司采購(gòu)部門提交采購(gòu)提案。采購(gòu)提案需包含采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、數(shù)量、規(guī)格、用途等認(rèn)真信息，以及相關(guān)技術(shù)規(guī)范和質(zhì)量要求。采購(gòu)提案需由提出部門負(fù)責(zé)人審批簽字，并提交至公司采購(gòu)部門。第五條采購(gòu)審核公司采購(gòu)部門收到采購(gòu)提案后，應(yīng)對(duì)采購(gòu)提案進(jìn)行初步審核，確認(rèn)申請(qǐng)的合理性和必需性。如初步審核通過(guò)，采購(gòu)部門將采購(gòu)提案轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門技術(shù)主管或技術(shù)專家進(jìn)行技術(shù)評(píng)估。技術(shù)評(píng)估完成后，采購(gòu)部門將采購(gòu)提案連同技術(shù)評(píng)估報(bào)告一并提交給公司財(cái)務(wù)部門。第六條資金預(yù)算公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)提案進(jìn)行資金預(yù)算。資金預(yù)算重要考慮采購(gòu)物品或服務(wù)的價(jià)格、數(shù)量、實(shí)際需求、財(cái)務(wù)情形等因素。如資金預(yù)算超出部門或項(xiàng)目預(yù)算范圍，需經(jīng)相關(guān)部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可連續(xù)采購(gòu)審批流程。第七條采購(gòu)審批公司財(cái)務(wù)部門收到采購(gòu)提案和資金預(yù)算報(bào)告后，將組織采購(gòu)審批委員會(huì)進(jìn)行審議。采購(gòu)審批委員會(huì)由公司高層管理人員、財(cái)務(wù)部門主管、采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人等構(gòu)成。采購(gòu)審批委員會(huì)依據(jù)采購(gòu)物品或服務(wù)的緊要性、金額、需求緊急程度等因素進(jìn)行綜合評(píng)估和決策。采購(gòu)審批委員會(huì)會(huì)議決議需由委員會(huì)成員簽字確認(rèn)，并將審批結(jié)果通知采購(gòu)部門和相關(guān)部門。第八條合同簽訂采購(gòu)部門收到采購(gòu)審批通過(guò)的通知后，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行洽談，確定采購(gòu)合同相關(guān)事宜。采購(gòu)合同應(yīng)明確采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、付款方式、交貨期限等關(guān)鍵信息，并由供應(yīng)商和公司雙方簽訂。采購(gòu)合同一式兩份，由采購(gòu)部門保管一份，另一份交由財(cái)務(wù)部門備查。第三章付款管理流程第九條付款申請(qǐng)供應(yīng)商依照采購(gòu)合同的商定供應(yīng)物品或服務(wù)后，應(yīng)向采購(gòu)部門提交發(fā)票或收據(jù)，并填寫付款申請(qǐng)表。付款申請(qǐng)表應(yīng)包含供應(yīng)商名稱、付款金額、發(fā)票或收據(jù)號(hào)碼、采購(gòu)合同編號(hào)等關(guān)鍵信息。付款申請(qǐng)表需由供應(yīng)商負(fù)責(zé)人和采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并提交至公司財(cái)務(wù)部門。第十條付款審核公司財(cái)務(wù)部門收到付款申請(qǐng)表后，應(yīng)應(yīng)付款事項(xiàng)進(jìn)行審核。付款審核重要包含核應(yīng)付款申請(qǐng)表與采購(gòu)合同或發(fā)票的全都性、付款金額的準(zhǔn)確性、付款權(quán)限的合法性等。如付款審核通過(guò)，財(cái)務(wù)部門將付款申請(qǐng)表連同審核看法提交給公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批。第十一條付款審批公司領(lǐng)導(dǎo)收到付款申請(qǐng)表及相關(guān)資料后，應(yīng)應(yīng)付款事項(xiàng)進(jìn)行審批決策。付款審批重要考慮采購(gòu)合同的履行情況、付款金額的合理性、公司資金情形、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等因素。付款審批決議需由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，并將審批結(jié)果通知財(cái)務(wù)部門和采購(gòu)部門。第十二條付款執(zhí)行財(cái)務(wù)部門收到付款審批結(jié)果后，依據(jù)合同商定和付款條件，及時(shí)向供應(yīng)商支出相應(yīng)款項(xiàng)。付款方式可以是銀行轉(zhuǎn)賬、支票、現(xiàn)金等，但需遵守公司財(cái)務(wù)管理制度和相關(guān)法律法規(guī)。財(cái)務(wù)部門在付款后需妥當(dāng)保管付款憑證和相應(yīng)資料，并做好財(cái)務(wù)記錄。第十三條付款確認(rèn)供應(yīng)商收到付款后，應(yīng)向公司財(cái)務(wù)部門供應(yīng)付款確認(rèn)憑證，包含收款憑證和發(fā)票等。財(cái)務(wù)部門核應(yīng)付款確認(rèn)憑證與付款記錄的全都性后，確認(rèn)付款完成，歸檔存儲(chǔ)相關(guān)資料。第四章監(jiān)督與風(fēng)險(xiǎn)掌控第十四條監(jiān)督機(jī)制公司內(nèi)設(shè)獨(dú)立的監(jiān)察部門，對(duì)采購(gòu)審批與付款管理流程進(jìn)行監(jiān)督。監(jiān)察部門有權(quán)隨時(shí)檢查采購(gòu)審批和付款執(zhí)行過(guò)程中的相關(guān)文件、記錄和憑證，并提出整改要求。第十五條風(fēng)險(xiǎn)掌控公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立健全的風(fēng)險(xiǎn)掌控機(jī)制，確保采購(gòu)和付款流程的合規(guī)性和風(fēng)險(xiǎn)可控性。風(fēng)險(xiǎn)掌控重要包含防止假冒偽劣產(chǎn)品采購(gòu)、防止內(nèi)部欺詐行為、防范財(cái)務(wù)漏洞等方面。第五章附則第十六條本制度自頒布之日起施行。第十七條本制度的解釋權(quán)歸公司高層管理層全部。第十八條本制度需通過(guò)