廣佛線二期工程招投標(biāo)文件歸檔管理細(xì)則

佛山市鐵路投資建設(shè)集團(tuán)有限公司FoshanRailwayInvestmentConstructionGroupCo.，Ltd.文件編號(hào)版本/版次A版/0次管理制度流程匯編廣佛線二期工程招投標(biāo)文件歸檔細(xì)則頁碼第頁共8頁P(yáng)AGEPAGE81.總則1.1為加強(qiáng)廣佛線二期工程招投標(biāo)文件管理，建立、健全工程檔案管理工作，規(guī)范相關(guān)資料的收集、整理、編寫、組卷、傳遞、借閱管理，確保滿足工程管理和合同移交、文件歸檔要求，更好地為各單位、技術(shù)部門服務(wù)，制訂本細(xì)則。1.2本細(xì)則根據(jù)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）、《建筑工程資料管理規(guī)程》（JGJ/T185-2009）以及國家、省市的相關(guān)法律法規(guī)、政策文件和佛山市軌道交通發(fā)展有限公司（以下簡稱市軌道公司）發(fā)布的《工程檔案管理辦法》，并根據(jù)廣佛線二期工程檔案的實(shí)際情況制定。2.管理職責(zé)2.1通用職責(zé)2.1.1相關(guān)2.1.2招標(biāo)采購相關(guān)文件應(yīng)隨2.1.32.1.4投標(biāo)單位2.2建設(shè)單位合同部管理職責(zé)2.2.1負(fù)責(zé)招標(biāo)采購相關(guān)文件總體管理，2.2.2在編制招標(biāo)文件期間，獲取業(yè)務(wù)部門的需求，并在招標(biāo)文件中明確投標(biāo)文件及合同文檔的套數(shù)。2.2.32.2.42.2.5收集和匯總2.2.6每年第一季度將已完成的招標(biāo)采購相關(guān)文件移交市軌道公司檔案室2.3招標(biāo)代理單位職責(zé)2.3.1對(duì)評(píng)標(biāo)、答疑、投訴及投訴處理等過程中的留檔文件進(jìn)行收集、整理和移交。2.32.32.3.4編制評(píng)標(biāo)所需要的過程文件。2.33.招投標(biāo)文件分類及編號(hào)3.1文件分類及歸檔編號(hào)3.1.1廣佛線二期招投標(biāo)文件劃分及歸檔編號(hào)按照下表3-1的規(guī)定。表3-1廣佛線二期招投標(biāo)歸檔編號(hào)招投標(biāo)文件(E1·1·2·3)勘察設(shè)計(jì)招投標(biāo)文件(E1·1·2·3·1)勘察招投標(biāo)文件土建工程設(shè)計(jì)招投標(biāo)文件裝飾裝修工程設(shè)計(jì)招投標(biāo)文件機(jī)電設(shè)備工程設(shè)計(jì)招投標(biāo)文件勘察設(shè)計(jì)監(jiān)理招投標(biāo)文件其它工程設(shè)計(jì)招投標(biāo)文件監(jiān)理招投標(biāo)文件（按標(biāo)段組卷）土建工程監(jiān)理招投標(biāo)文件裝飾裝修工程監(jiān)理招投標(biāo)文件機(jī)電設(shè)備工程監(jiān)理招投標(biāo)文件土建工程施工招投標(biāo)文件（按標(biāo)段組卷）裝飾裝修工程招投標(biāo)文件（按標(biāo)段組卷）機(jī)電設(shè)備工程招投標(biāo)文件（按標(biāo)段組卷）機(jī)電設(shè)備供貨工程招投標(biāo)文件機(jī)電設(shè)備安裝工程施工招投標(biāo)文件其它工程招投標(biāo)文件（不限于）科研項(xiàng)目招投標(biāo)文件管線遷改工程招投標(biāo)文件臨水臨電工程招投標(biāo)文件交通導(dǎo)改工程招投標(biāo)文件4.招投標(biāo)文件歸檔原則及辦法4.1文件歸檔原則及辦法4.1.1招投標(biāo)文件按廣佛線二期工程線路線別、專業(yè)類別、標(biāo)段劃分進(jìn)行歸檔。第一篇勘察設(shè)計(jì)招投標(biāo)文件第一冊(cè)勘察招投標(biāo)文件第二冊(cè)土建工程設(shè)計(jì)招投標(biāo)文件第三冊(cè)裝飾工程設(shè)計(jì)招投標(biāo)文件第四冊(cè)設(shè)備工程設(shè)計(jì)招投標(biāo)文件第五冊(cè)勘察設(shè)計(jì)監(jiān)理招投標(biāo)文件第六冊(cè)其它工程設(shè)計(jì)招投標(biāo)文件第二篇監(jiān)理招投標(biāo)文件第一冊(cè)土建工程監(jiān)理招投標(biāo)文件第二冊(cè)裝飾裝修工程監(jiān)理招投標(biāo)文件第三冊(cè)機(jī)電設(shè)備工程監(jiān)理招投標(biāo)文件第三篇土建工程施工招投標(biāo)文件第四篇裝飾工程施工招投標(biāo)文件第五篇機(jī)電設(shè)備安裝工程招投標(biāo)文件第一冊(cè)機(jī)電設(shè)備供貨工程招投標(biāo)文件第二冊(cè)機(jī)電設(shè)備安裝工程施工招投標(biāo)文件第六篇科研項(xiàng)目招投標(biāo)文件第七篇管線遷改招投標(biāo)文件第八篇綠化遷移招投標(biāo)文件第九篇其它工程招投標(biāo)文件5.招投標(biāo)文件的整理與歸檔5.1招投標(biāo)文件的整理5.1.1招標(biāo)采購項(xiàng)目檔案資料是指在招標(biāo)采購活動(dòng)過程中形成的文字材料、圖紙、圖表及聲像資料等，可分為項(xiàng)目開標(biāo)前文件資料、項(xiàng)目開標(biāo)文件資料、項(xiàng)目評(píng)審文件資料、項(xiàng)目中標(biāo)（成交）文件資料、履約文件資料和其它有關(guān)文件資料。5.1.2合同預(yù)算部(以下簡稱招標(biāo)人)、招標(biāo)采購代理機(jī)構(gòu)(以下簡稱代理機(jī)構(gòu))，對(duì)招標(biāo)采購各環(huán)節(jié)形成的檔案資料要及時(shí)收集，并妥善保存。5.1.3招標(biāo)采購代理機(jī)構(gòu)必須向招標(biāo)采購方和投標(biāo)方索要招標(biāo)采購活動(dòng)中過程中的文字材料、圖紙、圖表及聲象資料的全部電子檔文件。（1）招標(biāo)采購項(xiàng)目完成后，代理機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)完成檔案資料原件的整理、裝訂和立卷，報(bào)送至市相關(guān)部門備案后移交。代理機(jī)構(gòu)應(yīng)在每個(gè)項(xiàng)目中標(biāo)通知書發(fā)放后7個(gè)工作日內(nèi)將立卷整理好的項(xiàng)目檔案移交完畢。（2）代理機(jī)構(gòu)應(yīng)將項(xiàng)目留存檔案妥善保管，檔案保管情況納入年終考核內(nèi)容。（3）為方便日后電子檔案的建立和電子信息化管理，有條件的代理機(jī)構(gòu)在立卷整理項(xiàng)目檔案的同時(shí)一并整理出項(xiàng)目檔案的全部電子檔資料刻成光盤隨存檔案卷一并移交。5.2招投標(biāo)文件的組卷5.2.1組卷要遵循工程資料的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系；分類科學(xué)，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。5.2.2組卷基本原則（1）招標(biāo)采購項(xiàng)目檔案按“卷”管理，當(dāng)一個(gè)招標(biāo)采購項(xiàng)目資料過多時(shí)，可將資料按順序分冊(cè)裝訂，一個(gè)項(xiàng)目單獨(dú)設(shè)一個(gè)案卷號(hào)。投標(biāo)人投標(biāo)文件正本及其他不可裝訂的檔案資料自然成冊(cè)存檔。（2）招標(biāo)文件、各投標(biāo)文件資料分別裝訂成冊(cè)，并分別按文字頁獨(dú)立編排頁碼、前置目錄和加裝封面，組成的案卷應(yīng)美觀、整齊。（3）除招標(biāo)文件、各投標(biāo)文件資料外的招標(biāo)采購項(xiàng)目檔案資料，按照形成的時(shí)間順序排放，裝訂成冊(cè)，并按文字頁編排頁碼，前置檔案卷內(nèi)目錄，后置卷內(nèi)備考表，并加裝封面。（4）案卷不宜過厚，一般不超過30mm。案卷內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)資料。（5）案卷及卷內(nèi)文件不重份；同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件、該卷保管期限從長。5.3組卷具體要求5.3.1招標(biāo)采購項(xiàng)目基本文件資料全部列入卷內(nèi)目錄（見附錄1），如果還有其他文件資料，按生成的時(shí)間順序編入。5.3.2卷內(nèi)目錄包括檔號(hào)、工程名稱、序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁次、備注。（1）序號(hào)：按照題名以流水號(hào)順編；（2）題名：依據(jù)招標(biāo)采購過程中實(shí)際發(fā)生的主題命名；（3）頁次：填寫每份文件所在的分冊(cè)號(hào)和起止頁碼;（4）備注：填寫需要附加說明的事項(xiàng)，例如，同一題名的文件資料份數(shù)為2份以上時(shí)，需在相應(yīng)的備注欄內(nèi)填寫實(shí)際份數(shù)。5.3.3卷內(nèi)備考表設(shè)置包括：本卷情況說明、立卷人、審核人和立卷時(shí)間。各項(xiàng)填寫要求如下：（1）本卷情況說明：填寫需要說明的事項(xiàng)，如果沒有要特別說明的事項(xiàng)可以不填寫；（2）立卷人：案卷整理人簽名；（3）審核人：市軌道公司合同預(yù)算部審核簽名；（4）立卷時(shí)間：具體立卷的日期。5.3.4招標(biāo)采購檔案相關(guān)責(zé)任部門要建立檔案案卷目錄，案卷目錄采用表格形式，表格欄目設(shè)置包括：案卷號(hào)、題名、起始年月日、終止年月日、件數(shù)、頁數(shù)和備注。各欄目具體填寫要求：（1）題名：填寫“招標(biāo)采購單位名稱+關(guān)于+招標(biāo)采購項(xiàng)目的文件材料”,例如，“XXX市XXX單位關(guān)于XXX采購項(xiàng)目的文件材料”、“XXX市XXX工程招標(biāo)項(xiàng)目的文件材料”；（2）起始年月日：填寫開標(biāo)年月日，采用8位數(shù)，前4位數(shù)為年度，后4位數(shù)分別為月、日份，月、日份不足2位加“0”補(bǔ)齊，例如，“2010.01.02”；（3）終止年月日：填寫項(xiàng)目驗(yàn)收年月日，格式同上；（4）冊(cè)數(shù)：填寫本案卷內(nèi)包含的實(shí)際冊(cè)數(shù)；（5）頁數(shù)：填寫本案卷內(nèi)各冊(cè)資料頁數(shù)相加，例如“24+68+59+┄”；（6）備注：填寫其他需要說明的事項(xiàng)。5.4卷內(nèi)裝訂要求：5.4.1將大小不一的文件材料用折疊的辦法整理成A4紙面大小，左、下側(cè)分別對(duì)齊，采用左側(cè)、棉線三孔一線裝訂（線頭應(yīng)在后面）或用兩個(gè)不銹鋼釘裝訂成冊(cè)。5.4.2封面、封底用粘貼的方法固定在資料冊(cè)上，將裝訂線封裝在里面。5.5招投標(biāo)資料的歸檔5.5.1招投標(biāo)項(xiàng)目完成后，將經(jīng)整理、編目后所形成的資料按合同協(xié)議規(guī)定的要求，向市軌道公司合同預(yù)算部歸檔。合同預(yù)算部審核通過后向市軌道公司檔案室歸檔。5.5.2歸檔資料應(yīng)完整、成套、系統(tǒng)。應(yīng)記述和反映建設(shè)項(xiàng)目的招投標(biāo)的全過程；真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映項(xiàng)目招投標(biāo)過程的實(shí)際情況，圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備；文件質(zhì)量應(yīng)符合規(guī)定。5.5.3需要向佛山市城建檔案館歸檔的文件，應(yīng)按國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定要求單獨(dú)立卷歸檔。5.5.4凡外來、外購的圖紙資料，有關(guān)單位必須通知資料管理人員參加清點(diǎn)，如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有或拿走。5.5.5外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文；經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。5.6招投標(biāo)資料的歸檔時(shí)間5.6.1除受委托進(jìn)行項(xiàng)目檔案匯總整理外，各招標(biāo)代理單位應(yīng)在項(xiàng)目招投標(biāo)完成后7個(gè)工作日內(nèi)將招投標(biāo)資料向市軌道公司合同預(yù)算部歸檔；有尾工的應(yīng)在尾工完成后7個(gè)工作日內(nèi)歸檔。6.檔案的移交6.1所有文檔在編制完畢后，各招標(biāo)代理單位資料管理人員負(fù)責(zé)對(duì)所收集資料的齊全、系統(tǒng)、完整，以及資料的電子版是否符合要求等進(jìn)行復(fù)核、造冊(cè)，經(jīng)檢查無誤后，簽名認(rèn)可并呈報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核、簽字。按要求造冊(cè)歸檔清單(含電子版),認(rèn)真填寫移交目錄并簽名。由招標(biāo)代理單位在3個(gè)工作日內(nèi)到市軌道公司合同預(yù)算部辦理移交手續(xù)。6.2各招標(biāo)代理單位技術(shù)人員在移交項(xiàng)目檔案或項(xiàng)目資料時(shí)，交接雙方應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)，簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或資料不全的，或未按規(guī)定程序辦理移交的，市軌道公司合同預(yù)算部有權(quán)拒絕接收。6.3各招標(biāo)代理單位成套的收集不齊的項(xiàng)目檔案資料，應(yīng)由相關(guān)的責(zé)任部門負(fù)責(zé)如期補(bǔ)齊。不能補(bǔ)齊者，按合同要求執(zhí)行。6.4各單位工程檔案資料管理第一責(zé)任人應(yīng)及時(shí)跟蹤、檢查、督促業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將工作中形成的工程資料進(jìn)行清理，保證工程資料的及時(shí)歸檔、及時(shí)移交。除有明文規(guī)定的外，均應(yīng)移交原件（含電子版光盤）至少一式六份，同時(shí)辦理工程文件移交手續(xù)。6.5為便于檔案的歸檔和查尋，工程檔案移交前，先行移交城建檔案移交書和移交目錄冊(cè)（應(yīng)附帶電子文件）。移交目錄冊(cè)包括以下內(nèi)容：（1）檔案封面；（2）工程檔案編制說明；（3）案卷目錄；（4）全部案卷的卷內(nèi)目錄；（5）備考表。6.6承擔(dān)檔案業(yè)務(wù)的人員工作變動(dòng)調(diào)動(dòng)時(shí)，須將本人承擔(dān)任務(wù)中形成、積累的工程資料清理、移交接任人，方可辦理變動(dòng)、調(diào)動(dòng)手續(xù)。7.附則7.1本細(xì)則由合同預(yù)算部負(fù)責(zé)解釋和修訂。7.2本細(xì)則自發(fā)布之日起執(zhí)行。8.附錄8.1《卷內(nèi)文件目錄模版》

附錄1-1卷內(nèi)目錄（招標(biāo)項(xiàng)目）序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件材料題名日期頁次備注1招標(biāo)申請(qǐng)表2建設(shè)工程項(xiàng)目立項(xiàng)批文（復(fù)印件）3建設(shè)工程規(guī)劃許可證（復(fù)印件）4建設(shè)規(guī)劃用地許可證（復(fù)印件）5建設(shè)單位資金證明文件6施工圖審查批準(zhǔn)書（復(fù)印件）7建設(shè)單位法人證書（復(fù)印件） 8代理機(jī)構(gòu)抽簽表9招標(biāo)代理合同10招標(biāo)方案11招標(biāo)公告12招標(biāo)文件13工程量清單及備案后的控制價(jià)14招標(biāo)文件澄清、修改、答疑資料15中標(biāo)通知書及審查備案呈批標(biāo)簽16合同17開標(biāo)現(xiàn)場監(jiān)督表18專家抽取及簽到表19評(píng)標(biāo)監(jiān)督表20評(píng)標(biāo)報(bào)告21第一、二、三名中標(biāo)候選人的投標(biāo)文件正本22中標(biāo)公示23需要存檔的其他材料①與本項(xiàng)目相關(guān)的文件、領(lǐng)導(dǎo)批示等②投訴登記表③投訴調(diào)查資料④投訴處理資料⑤其他附錄1-2卷內(nèi)目錄（政府采購項(xiàng)目）序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件材