汝城縣家家潤超市采購制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1汝城縣家家潤超市簡介................................................1

2汝城縣家家潤超市采購制度現(xiàn)狀及流程..................................1

3汝城縣家家潤超市采購制度存在的問題..................................2

3.1供應(yīng)商管理制度不完善..........................................2

3.2庫存管理不規(guī)范...............................................2

3.3采購成本控制機(jī)制不完善........................................2

3.4崗位分配不合理................................................2

4汝城縣家家潤超市采購制度優(yōu)化設(shè)計(jì)....................................3

4.1完善供應(yīng)商管理制度............................................3

4.2規(guī)范庫存管理制度..............................................4

4.3完善采購成本控制機(jī)制..........................................6

4.4合理分配崗位..................................................7

5總結(jié)................................................................8

參考資料.............................................................9

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

汝城縣家家潤超市采購制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

1汝城縣家家潤超市簡介

汝城縣家家潤超市立于2014-03-25，超市地址位于湖南省郴州市汝城縣土

橋鎮(zhèn)，所屬行業(yè)為零售業(yè)，經(jīng)營范圍包含：卷煙、雪茄煙、酒、預(yù)包裝食品、

散裝食品、乳制品（含嬰幼兒配方奶粉）、肉類、蔬菜水果、日用百貨零售。

2汝城縣家家潤超市采購制度現(xiàn)狀及流程

汝城縣家家潤超市主要銷售食品、生活用品等,超市規(guī)模小,在職人員較

少,由于崗位分配不合理,導(dǎo)致采購專業(yè)人員沒有分到合適的位置;開始超市認(rèn)

為供應(yīng)商越少越好，可以集中采購,比較方便,但供應(yīng)商有時(shí)供貨不及時(shí)導(dǎo)致超

市缺貨,從而使得采購員不能及時(shí)了解市場(chǎng)行情,不能取得最優(yōu)惠的價(jià)格；工作

人員工作不到位，在盤點(diǎn)庫存商品時(shí)盤點(diǎn)錯(cuò)誤，導(dǎo)致提供給供應(yīng)商的采購訂單

有偏差，嚴(yán)重影響超市利潤。

汝城縣家家潤超市目前的采購流程如圖1所示，由超市管理人員根據(jù)銷售

數(shù)量、超市庫存等信息進(jìn)行分析，制定采購需求計(jì)劃，將采購需求計(jì)劃交給采

購人員，采購人員先了解各個(gè)供應(yīng)商的商品價(jià)格，和供應(yīng)商洽談合同和發(fā)送采

購訂單，供應(yīng)商發(fā)出商品，最后由庫存人員驗(yàn)收入庫。

以下為汝城縣家家潤超市的具體采購流程圖。

圖1汝城縣家家潤超市采購流程圖

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3汝城縣家家潤超市采購制度存在的問題

3.1供應(yīng)商管理制度不完善

汝城縣家家潤超市只有三家供應(yīng)商，分別是汝城湘誼商貿(mào)有限公司（文具

百貨服裝等）、汝城縣清鳳商貿(mào)有限公司（卷煙、雪茄煙、酒、散裝食品、乳

制品等）、汝城縣宏興供銷有限公司（食雜菜果品等）。供應(yīng)商都專門負(fù)責(zé)一

大類，供應(yīng)商數(shù)量太少有好處也有壞處。好處是能夠集中采購可以節(jié)省人力、

物力。壞處有兩點(diǎn)。一是供應(yīng)商提供商品數(shù)量不足時(shí)，沒有其他供應(yīng)商備用，

導(dǎo)致有時(shí)供應(yīng)商供貨數(shù)量不足也沒有其他解決方案；二是供應(yīng)商數(shù)量太少，不

能了解市場(chǎng)行情，商品價(jià)格情況。比如，有次采購員采購某牛奶時(shí)，超市供應(yīng)

商供貨價(jià)格太高了,平常超市賣的價(jià)格是50元,供應(yīng)商供貨價(jià)格48元,采購員

就去其他的供應(yīng)商那里問價(jià),發(fā)現(xiàn)他們那邊的價(jià)格偏低只要40元,最后在其他

供應(yīng)商那里采購這種牛奶。

3.2庫存管理不規(guī)范

商品入庫時(shí)商品擺放混亂，沒有進(jìn)行商品進(jìn)行分類管理，使得超市貨架缺

貨時(shí)倉管員找不到商品,以為倉庫沒有這類商品，倉管員會(huì)向采購員補(bǔ)貨請(qǐng)

求，采購員再向店長或副店長提出補(bǔ)貨申請(qǐng)，導(dǎo)致倉庫積貨。倉管人員清點(diǎn)存

貨時(shí)清點(diǎn)錯(cuò)誤，錯(cuò)誤的庫存信息會(huì)影響采購需求計(jì)劃，影響供應(yīng)商供貨數(shù)量和

類別。

3.3采購成本控制機(jī)制不完善

汝城縣家家潤超市采購成本偏高主要原因是進(jìn)行采購之前采購員沒有進(jìn)行

合理的安排,沒有制定采購預(yù)算。還有與供應(yīng)商之間的聯(lián)系不緊密，采購價(jià)格

不合理，缺少有經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)采購人員，采購人員素質(zhì)不高，在采購過程中“撈

油水”等原因?qū)е虏少弮r(jià)格偏高。

3.4崗位分配不合理

超市主要的崗位有1位店長、2位副店長、3名倉管員(主要負(fù)責(zé)超市商品

出庫、入庫、保管等工作)、3名采購員（主要負(fù)責(zé)進(jìn)貨）、4名收銀員（超市

前臺(tái)收錢）、4名理貨員（主要負(fù)責(zé)商品貨架上貨、理貨）。專人沒有專用，

就是沒有把合適的人放到合適的位置，比如：有新員工宋琳在大學(xué)學(xué)的就是和

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采購有關(guān)專業(yè)，結(jié)果這個(gè)員工因?yàn)樾邼瓫]有主動(dòng)講自己之前是學(xué)這個(gè)專業(yè)，結(jié)

果被分到倉管員崗位上。

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4.1完善供應(yīng)商管理制度

首先要開發(fā)供應(yīng)商，選擇合適、穩(wěn)定的供應(yīng)商。汝城縣家家潤超市在開發(fā)

供應(yīng)商時(shí)，不需要選擇行業(yè)內(nèi)最好的供應(yīng)商而是應(yīng)該選擇規(guī)模、層次與自身相

對(duì)應(yīng)的供應(yīng)商，這樣才不會(huì)有差距才可以滿足超市的需求。超市的店長和副店

長對(duì)各個(gè)供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行分析，主要是從價(jià)格和質(zhì)量上分析，他們?cè)趶?/p>

中選擇幾家供應(yīng)商協(xié)商價(jià)格和付款方式。與供應(yīng)商進(jìn)行交易，通過多次交易對(duì)

供應(yīng)商的了解也會(huì)越來越多。其次，采購員根據(jù)多次交易質(zhì)量對(duì)各個(gè)供應(yīng)商進(jìn)

行評(píng)估。從服務(wù)、價(jià)格、交貨期和質(zhì)量分析，就這四個(gè)指標(biāo)劃分等級(jí)，如表1

所示，采購員在對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分，得分較高的可以成為超市的供應(yīng)商，但得

分低的我們將終止與他的合作。

表1汝城縣家家潤超市供應(yīng)商評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)

項(xiàng)目評(píng)分等具體描述分值分得分

級(jí)布

服務(wù)好反饋積極，態(tài)度優(yōu)良20

較好反饋一般，態(tài)度良好18

一般反饋一般，態(tài)度一般10

較差反饋不積極，態(tài)度較差15

差不予反饋，態(tài)度差0

價(jià)格低明顯低于市場(chǎng)價(jià)格30

較低略低于市場(chǎng)價(jià)格25

一般與市場(chǎng)價(jià)格持平18

較高略高于市場(chǎng)價(jià)格10

高明顯高于市場(chǎng)價(jià)格8

交貨期及時(shí)按照合同規(guī)定時(shí)間20

基本正稍晚于合同時(shí)間，不影15

常響工作

滯后晚于合同時(shí)間，略微影10

響工作

嚴(yán)重滯嚴(yán)重拖后，對(duì)工作影響0

后很大

質(zhì)量好質(zhì)量優(yōu)良，完全符合要30

求

較好質(zhì)量良好，符合要求25

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合格質(zhì)量一般，基本符合要18

求。

不合格質(zhì)量有問題，部分指標(biāo)10

達(dá)不到要求

差反饋不積極，態(tài)度較5

差。

4.2規(guī)范庫存管理制度

超市商品入庫時(shí)沒有嚴(yán)格擺放位置，隨意擺放。所以超市可以采用ABC分

類法。因?yàn)槿瓿强h家家潤超市的商品種類很多，為了降低工作難度，首先將超

市商品分為煙酒類、奶制品類、生鮮類、日常百貨類。煙酒類主要是香煙、雪

茄、紅酒、白酒，共1000多種等。奶制品類主要是牛奶、酸奶等，共800多

種。生鮮類主要是魚類、蔬菜、水果等，共1200多種。日常生活用品主要是

毛巾、牙膏、沐浴露等，共4000多種。從表2可以看出，煙酒類價(jià)值占比比

較大，但銷售量并不大，所以煙酒類不需要重點(diǎn)管理，只需要保證日常供應(yīng)。

奶制品和生鮮類價(jià)值不高，但它的銷售量很高，如果不加強(qiáng)管理會(huì)導(dǎo)致客戶不

滿意，使得客戶流失，從而把奶制品類和生鮮類劃為A類，煙酒類劃為B類，

日常用品類劃為C類。在根據(jù)銷售額繼續(xù)將各類商品劃分為A、B、C小類。如

表3，AA類、AB類銷售量多應(yīng)該重點(diǎn)管理，應(yīng)該經(jīng)常性盤點(diǎn)，AC、BA、BB銷

售量比較平常，對(duì)于容易壞的蔬菜、水果采用單周期庫存控制，而其他的商品

采用定期訂貨，需要隨時(shí)檢查和固定時(shí)間盤點(diǎn)。BC、CB、CA、CC銷售量一般簡

單管理固定時(shí)期盤點(diǎn)，計(jì)算銷售剩余量。表2是汝城縣家家潤超市倉庫劃分區(qū)

域，這樣可以提高上貨效率。

表2汝城縣家家潤超市各類商品的售賣情況（年度）

商品種類數(shù)量總成本（萬元）銷售金額（萬銷售額比類別

元）（%）

煙酒類1000402920.14B

奶制品類800205638.89A

生鮮類1200153927.08A

日常百貨類4000292013.89C

合計(jì)7000144100

表3汝城縣家家潤超市商品分類表

商品分類商品類別商品總數(shù)A類商品數(shù)B類商品數(shù)C類商品數(shù)

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A奶制品類800246429125

生鮮類1200318489393

B煙酒類1000156309535

C日常百貨類400012921960748

另外，超市應(yīng)采用先入先出的方法管理倉庫,把供應(yīng)商提供的商品按進(jìn)庫

時(shí)間長短,來決定出庫,先入庫的商品先出庫。例如食品、飲料應(yīng)該根據(jù)它們?nèi)?/p>

庫時(shí)間在庫位擺放上進(jìn)行劃分，在庫位標(biāo)簽上注明入庫時(shí)間，在出庫時(shí)把先入

庫的商品提出。這樣可以降低商品過期、陳舊的風(fēng)險(xiǎn)。

圖2汝城縣家家潤超市倉庫劃分圖

汝城縣家家潤超市為了使員工盡快適應(yīng)倉儲(chǔ)管理各項(xiàng)規(guī)定，熟練掌握作為

一名倉庫作業(yè)人員應(yīng)掌握的各項(xiàng)技能，正確認(rèn)識(shí)倉儲(chǔ)的各項(xiàng)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，促使員

工在知識(shí)、技能、能力和態(tài)度四個(gè)方面到得到提高，以保證員工能照預(yù)期的標(biāo)

準(zhǔn)或水平完成所承擔(dān)或?qū)⒁袚?dān)的，解決這個(gè)問題必不可少的是崗前培訓(xùn)，具

體措施如下：1、培訓(xùn)安排：（1）新員工入職安排進(jìn)行理論培訓(xùn)，了解超市文

化及規(guī)章制度、崗位介紹、安全消防。（2）第一個(gè)星期現(xiàn)場(chǎng)學(xué)習(xí)，以“老帶

新”一對(duì)一學(xué)習(xí)上崗，熟悉作業(yè)環(huán)境和工作流程，把理論和實(shí)踐結(jié)合起來，熟

練運(yùn)用到工作中。（3）第二個(gè)星期進(jìn)行理論考試，超市入職時(shí)會(huì)發(fā)一本倉管

員作業(yè)指導(dǎo)書，里面有這個(gè)崗位的注意事項(xiàng)和具體操作。還會(huì)設(shè)置獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，

在理論考試中取得優(yōu)異成績的將會(huì)獲得獎(jiǎng)金按成績第一名的獎(jiǎng)勵(lì)100元，第二

名獎(jiǎng)勵(lì)50元，第三名20元，倒數(shù)第一名將從工資扣10元，這樣可以激勵(lì)員

工好好工作。每個(gè)月都設(shè)置一次理論考試。

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另外，超市可以設(shè)置獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。在盤點(diǎn)時(shí)盤點(diǎn)人員不出錯(cuò)會(huì)有獎(jiǎng)勵(lì)，且攔

截其他盤點(diǎn)人出錯(cuò)的也會(huì)有獎(jiǎng)勵(lì)，但要是盤點(diǎn)出錯(cuò)或供應(yīng)商提供商品數(shù)量與需

要數(shù)量相差太大就會(huì)有一定的懲罰。員工盤點(diǎn)錯(cuò)誤懲罰將按造成的損失來確

認(rèn)，小的損失可以只是罰款，大的損失有可能勸退并賠償。最后，還可以采用

雙向盤點(diǎn)法，就是兩個(gè)人或兩組人，從相反的方向?qū)ο虮P點(diǎn)，兩個(gè)人相互檢

查，可以防止一方出現(xiàn)盤點(diǎn)錯(cuò)誤，及時(shí)發(fā)現(xiàn)。

4.3完善采購成本控制機(jī)制

第一，制定嚴(yán)格的采購計(jì)劃，降低采購風(fēng)險(xiǎn)。就比如2023年1月1日，

再過十幾天就是過年了，按往年這個(gè)時(shí)間，超市蔬菜，食用油和各種調(diào)料都是

消耗比較大的，還有各種促銷商品。這個(gè)時(shí)候就要制定采購計(jì)劃，為春節(jié)期間

做準(zhǔn)備。超市是由采購員根據(jù)庫存數(shù)量和銷售數(shù)量結(jié)合分析，填寫商品采購申

請(qǐng)表，在由副店長根據(jù)以前銷售情況對(duì)采購申請(qǐng)表，修正采購需求計(jì)劃，采購

員與供應(yīng)商進(jìn)行洽談合同。

第二，熟悉商品的價(jià)格，建立價(jià)格檔案。采購價(jià)格是商品采購成本的最主

要的組成部分，也是采購成本控制的重點(diǎn)。超市應(yīng)該盡力熟悉商品的價(jià)格，盡

量減少自身對(duì)于商品價(jià)格認(rèn)識(shí)的盲區(qū)，才能消除對(duì)供應(yīng)商的信息不對(duì)等，使得

在談判中爭取利益最大化。超市本來應(yīng)該對(duì)超市所以商品都建立價(jià)格檔案，但

由于超市有一類商品的價(jià)格是長期不變且價(jià)值很小，比如：所以類似商品可以

不建立價(jià)格檔案。而其他建立價(jià)格檔案的商品，根據(jù)每次購進(jìn)商品價(jià)格都要準(zhǔn)

確、詳細(xì)記錄，對(duì)于每次購進(jìn)價(jià)格都應(yīng)該與之前的購進(jìn)價(jià)格比較，如果是價(jià)格

上漲就要分析原因，看是內(nèi)部原因?qū)е碌倪€是外部原因?qū)е碌?。之后就要采?/p>

管理措施如果價(jià)格下降了也同樣要找到下降的原因。汝城縣家家潤超市商品價(jià)

格檔案如表4（金龍魚花生油）

表4汝城縣家家潤超市價(jià)格檔案（金龍魚花生油）單位：元

商品名稱編碼規(guī)格數(shù)量進(jìn)價(jià)售價(jià)進(jìn)貨日期

金龍魚花（5L）10000箱4071852022-12-23

第三，挑選錄用專業(yè)采購人員或外聘采購專業(yè)人員。專業(yè)采購人員在超市

運(yùn)營中是不可缺少的，它在采購過程中占據(jù)了主導(dǎo)位置。一是，業(yè)務(wù)經(jīng)理根據(jù)

超市的規(guī)模確定超市所需招聘采購人員人數(shù)，在招聘采購人員時(shí)要注意專業(yè)及

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經(jīng)驗(yàn)，店長制度招聘信息，超市根據(jù)招聘信息選擇合適的人選，之后再由超市

業(yè)務(wù)經(jīng)理根據(jù)“老帶新”“有經(jīng)驗(yàn)帶沒有經(jīng)驗(yàn)”等情況分配最開始。由老員工

及有經(jīng)驗(yàn)的員工對(duì)新員工及無經(jīng)驗(yàn)的員工講授采購的經(jīng)驗(yàn)和技巧，輸送正確的

采購理念，認(rèn)識(shí)成本管理。新員工及無經(jīng)驗(yàn)的員工加強(qiáng)自身專業(yè)知識(shí)、采購經(jīng)

驗(yàn)等方面的提升，從而順利開展后續(xù)采購工作。二是，超市外聘采購方面的專

業(yè)人員，讓外聘采購人員對(duì)自己的采購員工培訓(xùn)，針對(duì)超市遇到的問題進(jìn)行分

析并提出解決方案。給員工講清楚超市的采購業(yè)務(wù)流程，培養(yǎng)大局觀，與其

他員工配合好，把成本降到合理的位置。

第四，建立健全的監(jiān)督和舉報(bào)渠道，確保超市的物資采購整體計(jì)劃得到嚴(yán)

格、合理的落實(shí)，也能減少采購人員在采購時(shí)的“吃回扣”的現(xiàn)象。超市店長

應(yīng)該把業(yè)務(wù)經(jīng)理、采購人員與倉管人員建立信息共享體系，消息互通，這樣可

以相互監(jiān)督，提供效率，減低時(shí)間成本。另外還可以建立舉報(bào)渠道。超市專門

設(shè)置一個(gè)電話號(hào)碼和一個(gè)舉報(bào)箱。但凡發(fā)現(xiàn)誰在采購時(shí)弄虛作假都可以打電話

或?qū)懶牛康氖抢脝T工的積極性，杜絕采購人員的不正風(fēng)氣，是這類采購人

員不夠“吃回扣”。

4.4合理分配崗位

合理分配崗位，有利于超市能良好經(jīng)營。員工在入職前提交一份個(gè)人資

料，里面包括文化程度、專業(yè)、教育水平、興趣愛好等個(gè)人信息。店長在工作

分配時(shí)，要根據(jù)這份個(gè)人資料和崗位要求選擇合適的人選。在安置員工前，要

詳細(xì)了解不同崗位的工作內(nèi)容、在門店工作中的地位和作用、對(duì)店員素質(zhì)技能

的要求，作用、對(duì)店員素質(zhì)技能的要求等。同時(shí)，店長還要盡可能地了解該人

選的文化程度、教育水平，從而把符合這個(gè)崗位要求的員工安排到適合的崗位

上，提高用人的準(zhǔn)確性，減少失誤。這次有三名員工，新員工宋琳大學(xué)學(xué)的時(shí)

有關(guān)采購方面的專業(yè)，平時(shí)比較細(xì)心。由于她學(xué)的是采購方面的專業(yè)，可以把

她分配到采購員，而新員工劉婷雖然只有高中學(xué)歷但她的組織能力和溝通能力

非常強(qiáng)，從這方面看可以把她分到促銷員和導(dǎo)購員，新員工肖揚(yáng)學(xué)的是倉庫管

理方面的專業(yè)。而他應(yīng)該分到倉管員的崗位上。這個(gè)安排