邵陽(yáng)多福食品公司差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1公司簡(jiǎn)介............................................................1

2公司差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)制度存在的問(wèn)題........................................1

3公司差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)制度優(yōu)化設(shè)計(jì)..........................................1

3.1報(bào)銷(xiāo)前需要提前申請(qǐng)............................................2

3.2出差制度......................................................3

3.3發(fā)生可報(bào)銷(xiāo)的費(fèi)用之后及時(shí)整理..................................4

3.4費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)細(xì)則..................................................4

3.5差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)制度補(bǔ)充條款........................................6

4優(yōu)化設(shè)計(jì)后效果......................................................6

參考文獻(xiàn).............................................................7

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

邵陽(yáng)多福食品公司差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

1公司簡(jiǎn)介

邵陽(yáng)市多福冰團(tuán)食品有限責(zé)任公司成立于2021年，公司地址位于湖南省

邵陽(yáng)市雙清區(qū)，是一家以經(jīng)營(yíng)食品銷(xiāo)售和服務(wù)為主的企業(yè)，企業(yè)注冊(cè)資金200

萬(wàn)元，實(shí)際到位資金200萬(wàn)元。，公司辦公環(huán)境舒適同事關(guān)系良好，發(fā)展前景

很好，工作氛圍活躍，公司愿景;早日上市。

2公司差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)制度存在的問(wèn)題

(一)差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)不規(guī)范、審批手續(xù)不完備、報(bào)賬單據(jù)缺失現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

出差人員在報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi)時(shí)，應(yīng)提供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批件、出差事由的完整申請(qǐng)單

和有關(guān)通知、證明文件等，做到報(bào)銷(xiāo)準(zhǔn)確、報(bào)銷(xiāo)合理。此外，還應(yīng)當(dāng)提供完整

的票據(jù)，以確保住宿費(fèi)的合理標(biāo)準(zhǔn)。

（二)超標(biāo)準(zhǔn)、超范圍報(bào)銷(xiāo)甚至重復(fù)報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi)。

有的單位領(lǐng)導(dǎo)出差追求豪華享受，到高檔酒店出差選擇代步工具，超支部

分報(bào)銷(xiāo)；有的單位在發(fā)放伙食費(fèi)、城市公共交通費(fèi)的同時(shí)，還會(huì)重復(fù)報(bào)銷(xiāo)餐飲

補(bǔ)貼費(fèi)和途中補(bǔ)助；還有的單位為了增加單位的財(cái)務(wù)負(fù)擔(dān)，將宴請(qǐng)、禮品、土

特產(chǎn)等費(fèi)用列在差旅費(fèi)中。

(三)虛報(bào)出差的人數(shù)和天數(shù)，用不同方法發(fā)放補(bǔ)助。

如某單位出差人員在使用公車(chē)或自駕車(chē)外出旅游時(shí)，虛報(bào)人數(shù)和天數(shù)，領(lǐng)

取餐補(bǔ)和途中補(bǔ)助，有的單位甚至出現(xiàn)出差人員在不同地區(qū)出差兩個(gè)或兩個(gè)以

上同一天，實(shí)為以出差為名發(fā)放不正當(dāng)補(bǔ)貼的情況。

(四)出差沒(méi)有實(shí)質(zhì)的內(nèi)容，等同于換種方式旅游。

有的異地單位利用學(xué)習(xí)考察之名到旅游景區(qū)游覽，進(jìn)行學(xué)習(xí)交流和考察調(diào)

研，沒(méi)有實(shí)質(zhì)內(nèi)容；有的出差人員繞道游山玩水，不按規(guī)定路線、不按規(guī)定時(shí)

間出行；也有的利用工作時(shí)間外出旅游的名義，返鄉(xiāng)或探親訪友。

(五)弄虛作假，利用不正當(dāng)手段使用差旅費(fèi)票據(jù)套取資金。

有的單位差旅費(fèi)用一律用現(xiàn)金支出或向出差人員全額轉(zhuǎn)賬，對(duì)單位協(xié)調(diào)、

煙酒等隱形支出無(wú)法入賬的，利用汽車(chē)發(fā)票、餐飲發(fā)票、住宿發(fā)票等套取資金

進(jìn)行處理。

1

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

3公司差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

公司規(guī)定，必須遵守公司的規(guī)章制度，為員工報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi)。如果不遵守，

將被視為違規(guī)。對(duì)公司差旅費(fèi)規(guī)定，員工要經(jīng)常留意，確保遵照?qǐng)?zhí)行。公司的

制度中會(huì)明確規(guī)定差旅費(fèi)的使用范圍、審批流程以及報(bào)銷(xiāo)時(shí)需要提供的單據(jù)。

了解公司的差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)制度，才能按照規(guī)定準(zhǔn)備好所需的資料，并及時(shí)提交審

核，以確保報(bào)銷(xiāo)及時(shí)完成。

審批流程簡(jiǎn)化：在保證報(bào)銷(xiāo)合規(guī)性的前提下，盡量壓縮審批時(shí)間和審批層

級(jí)，減少員工等待報(bào)銷(xiāo)的時(shí)間。相關(guān)培訓(xùn)：每年定期安排員工參加相關(guān)培訓(xùn)，

加深員工對(duì)差旅費(fèi)制度及業(yè)務(wù)招待費(fèi)要求的理解，包括如何進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、單

據(jù)規(guī)范要求等方面，避免因個(gè)人操作不當(dāng)而影響報(bào)銷(xiāo)效率和準(zhǔn)確性。通過(guò)以上

優(yōu)化設(shè)計(jì)，可以加強(qiáng)對(duì)差旅費(fèi)使用的管控及監(jiān)督，在減少公司支出的同時(shí)，保

障員工正常出差需求。

3.1報(bào)銷(xiāo)前需要提前申請(qǐng)

無(wú)論是招待客戶還是說(shuō)到外地出差，在報(bào)銷(xiāo)之前要按照本公司的報(bào)銷(xiāo)制度

要求進(jìn)行審批，招待客戶的時(shí)候，報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表必須要寫(xiě)清楚在什么時(shí)間、在什

么地方、招待什么公司的什么人，洽談哪一方面的業(yè)務(wù)，本公司陪同人員幾位，

招待客戶的標(biāo)準(zhǔn)是什么，預(yù)計(jì)招待花費(fèi)的費(fèi)用是多少。在填寫(xiě)出差審批單時(shí)，

必須清楚地說(shuō)明出差的時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸工具以及其他費(fèi)用，包含交通運(yùn)輸費(fèi)、

食宿費(fèi)和出差補(bǔ)貼費(fèi)。如果無(wú)法明確說(shuō)明具體費(fèi)用，則必須按照公司規(guī)定的最

高標(biāo)準(zhǔn)來(lái)填寫(xiě)。出差結(jié)束后，必須按照實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。如果不能明

確的寫(xiě)出具體費(fèi)用，要按照不超過(guò)本公司上限的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)填寫(xiě)，出差結(jié)束后，必

須按照實(shí)際發(fā)生的各種費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)。如果不按實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，發(fā)現(xiàn)超出報(bào)

銷(xiāo)范圍或者報(bào)銷(xiāo)假賬，一律不允許報(bào)銷(xiāo)，不能報(bào)銷(xiāo)的部分還要根據(jù)金額的多少

進(jìn)行處罰，例如留抵下次報(bào)銷(xiāo)時(shí)累計(jì)金額不得報(bào)銷(xiāo)。本公司開(kāi)通有線上差旅費(fèi)

審批流程，在員工將要出差時(shí)，可以線上操作提出出差申請(qǐng)，方便在出差的時(shí)

候，審批流程能夠完結(jié)。如果有特殊情況不能走線上申請(qǐng)的，就需要及時(shí)的填

寫(xiě)線下審批，因?yàn)檫@些報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表是報(bào)銷(xiāo)的一項(xiàng)重要單據(jù)，所以必須要按照公

司要求填寫(xiě)，防止報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi)時(shí)出現(xiàn)報(bào)銷(xiāo)不了的情況。根據(jù)公司的報(bào)銷(xiāo)制度要

求，招待客戶和出差前必須先進(jìn)行審批申請(qǐng)。出差結(jié)束后，必須按照實(shí)際發(fā)生

的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，不允許超出報(bào)銷(xiāo)范圍或報(bào)銷(xiāo)假賬。公司開(kāi)通有線上審批流程方便

員工操作出差申請(qǐng)，并且強(qiáng)調(diào)了報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表是一項(xiàng)重要單據(jù)，必須按照公司要

2

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

求填寫(xiě)以確保報(bào)銷(xiāo)順利。

表2-1預(yù)支申請(qǐng)表

預(yù)支申請(qǐng)表

時(shí)間

地點(diǎn)

客戶名稱

洽談哪方面業(yè)務(wù)

公司陪同人員

招待客戶標(biāo)準(zhǔn)

交通費(fèi)

住宿費(fèi)

出差補(bǔ)助

其他

3.2出差制度

（一）公司嚴(yán)格執(zhí)行出差申報(bào)制度，出差前要填寫(xiě)《出差申報(bào)表》，對(duì)出

差地點(diǎn)、出差事由、出差時(shí)間、借錢(qián)數(shù)額等進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確

認(rèn)后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后方可出差。本人緊急出差，按照流程，先墊付費(fèi)用后

補(bǔ)報(bào)，以備不時(shí)之需。

表2-2出差申請(qǐng)單

出差申請(qǐng)單

出差地出差事由天數(shù)借款額部門(mén)負(fù)責(zé)分管領(lǐng)導(dǎo)

人意見(jiàn)意見(jiàn)

(二)出差用款需經(jīng)過(guò)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶徟绦?，借款時(shí)需持《出差借款單》，并按

《借款單》規(guī)定填寫(xiě)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，經(jīng)所在單位領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，才

能批準(zhǔn)財(cái)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)出借。

表2-3出差借款單

出差借款單

借款用途借款金額部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)分管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)財(cái)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)

(三)出差人員回來(lái)后，應(yīng)將出差情況在《出差申報(bào)清單》報(bào)告欄詳細(xì)報(bào)告，

由科室負(fù)責(zé)人審核報(bào)告結(jié)果，并向分管領(lǐng)導(dǎo)提交審核意見(jiàn)，《出差申報(bào)清單》

3

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

報(bào)告欄分別記下各自的意見(jiàn)。

(四)出差補(bǔ)助和費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單由出差人員填寫(xiě)，并按《出差申請(qǐng)單》規(guī)定的

標(biāo)準(zhǔn)和出差有效單證報(bào)送財(cái)務(wù)部門(mén)審核報(bào)銷(xiāo)。

(五)差旅費(fèi)，凡差旅費(fèi)與出差申請(qǐng)單所列事項(xiàng)不符的，必須經(jīng)派出機(jī)構(gòu)負(fù)

責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)格審核核實(shí)并出具若干意見(jiàn)后方可報(bào)銷(xiāo)。

(六)差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)工作必須按時(shí)完成，凡因私人因素導(dǎo)致發(fā)票過(guò)期或未達(dá)到

財(cái)務(wù)入賬標(biāo)準(zhǔn)的，相應(yīng)費(fèi)用自理。

(七)各主管部門(mén)負(fù)責(zé)人按照“前賬不清，后賬不借”的規(guī)定，對(duì)本部門(mén)

出差費(fèi)用的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)，借款手續(xù)應(yīng)在出差前補(bǔ)齊。

3.3發(fā)生可報(bào)銷(xiāo)的費(fèi)用之后及時(shí)整理

招待完客戶以后，應(yīng)該及時(shí)填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表，按要求粘貼好發(fā)票，附

上預(yù)支申請(qǐng)表，履行審批流程申請(qǐng)報(bào)銷(xiāo)；出差結(jié)束后，及時(shí)據(jù)實(shí)編寫(xiě)出差報(bào)

告，整理相關(guān)票據(jù)，并在票據(jù)粘貼單上按規(guī)定粘貼，填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單，履行審批流

程申請(qǐng)報(bào)銷(xiāo)。

表2-4報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表

報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表

時(shí)間

地點(diǎn)

客戶

名稱

洽談哪方面業(yè)務(wù)

公司陪同人員

招待客戶標(biāo)準(zhǔn)

交通費(fèi)

住宿費(fèi)

出差補(bǔ)助

其他

3.4費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)細(xì)則

為了更好地管理公司，節(jié)約差旅費(fèi)支出，控制公司成本，特根據(jù)公司發(fā)展

情況制定符合公司情況不同費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的各項(xiàng)規(guī)定。

4

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

(1)交通費(fèi)報(bào)銷(xiāo)規(guī)定

出差可乘坐飛機(jī)、高鐵動(dòng)車(chē)、火車(chē)、輪船、大巴車(chē)。

表2-5交通費(fèi)報(bào)銷(xiāo)規(guī)定表1

乘坐的交通工具級(jí)別

飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙

高鐵動(dòng)車(chē)二等座

火車(chē)硬臥、硬座、硬臥、動(dòng)臥

輪船三等座

大巴車(chē)普通座

乘坐大巴車(chē)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)的可以乘坐火車(chē)，乘坐火車(chē)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)的可以乘坐高鐵

或者飛機(jī)。

表2-6交通費(fèi)報(bào)銷(xiāo)規(guī)定表2

原來(lái)乘坐的交通限制可換乘

工具

大巴車(chē)乘坐時(shí)間超過(guò)八小時(shí)火車(chē)硬座

火車(chē)乘坐時(shí)間超過(guò)八小時(shí)高鐵二等座或飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙

如果您沒(méi)有按照公司規(guī)定乘坐交通工具，您將承擔(dān)超出部分的費(fèi)用。如果

您有特殊情況需要乘坐飛機(jī)，請(qǐng)?zhí)崆跋蛳嚓P(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)備，并等待領(lǐng)導(dǎo)審批和總經(jīng)

理審核，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)完成登記備案后方可乘坐。員工出差時(shí)，可以享受報(bào)銷(xiāo)政策，

包括省內(nèi)外的交通費(fèi)用，以及省外的交通費(fèi)用。市內(nèi)每天報(bào)銷(xiāo)交通費(fèi)不超過(guò)

200元的上限。

表2-7交通費(fèi)報(bào)銷(xiāo)規(guī)定表3

省內(nèi)每日交通費(fèi)

打車(chē)不超過(guò)一百五十元

公交不超過(guò)五十元

每日合計(jì)不超過(guò)二百元

(2)住宿費(fèi)報(bào)銷(xiāo)規(guī)定

為了遵守公司的節(jié)約原則，我們必須選用合同中規(guī)定的賓館。如果有多

人出差，我們會(huì)確定每?jī)蓚€(gè)人入住標(biāo)準(zhǔn)間，不能選用奢華套間。出差途中的食

宿費(fèi)用將按實(shí)際情況報(bào)銷(xiāo)。在選定入住賓館時(shí)，應(yīng)當(dāng)選定能否開(kāi)具增值稅專(zhuān)用

發(fā)票的賓館，而不得使用普通發(fā)票作為食宿費(fèi)用的發(fā)票所開(kāi)具。如果因特殊原

因無(wú)法開(kāi)具專(zhuān)門(mén)發(fā)票，則需要提交書(shū)面申請(qǐng)，并經(jīng)過(guò)本公司負(fù)責(zé)人簽字后方可

提交報(bào)銷(xiāo)。

5

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

表2-8住宿費(fèi)報(bào)銷(xiāo)規(guī)定表

數(shù)量入住地點(diǎn)入住標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)票要求其他

單人公司協(xié)議酒店標(biāo)準(zhǔn)間或單間必須開(kāi)具增值稅

專(zhuān)用發(fā)票

多人公司協(xié)議酒店每?jī)扇巳胱?biāo)必須開(kāi)具增值稅

準(zhǔn)間專(zhuān)用發(fā)票

(3)出差補(bǔ)助

應(yīng)該明確規(guī)定差旅補(bǔ)助的支付依據(jù)，必須提供完整的行程路線和出行記錄，

才能夠獲得報(bào)銷(xiāo)。乘坐火車(chē)、坐飛機(jī)必須要有相應(yīng)的票據(jù)，乘坐不同的交通工

具必須要有與該交通工具相對(duì)應(yīng)的票據(jù)，不得造價(jià)或與該交通工具不符的票據(jù)，

否則不予報(bào)銷(xiāo)。

3.5差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)制度補(bǔ)充條款

（1）差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)的各種單據(jù)必須要真實(shí)可靠。

（2）報(bào)銷(xiāo)的單據(jù)必須有出具單位的簽章。

（3）報(bào)賬單據(jù)能開(kāi)增值稅發(fā)票的一定要開(kāi)增值稅發(fā)票。

（4）報(bào)銷(xiāo)時(shí)要根據(jù)本公司要求將需要粘貼的單據(jù)按照財(cái)務(wù)部門(mén)的要求粘

貼，不得亂貼，要保持單據(jù)粘貼的穩(wěn)定性。

（5）不得拿已經(jīng)報(bào)銷(xiāo)過(guò)的單據(jù)進(jìn)行二次報(bào)銷(xiāo)。

（6）不得進(jìn)行虛假報(bào)銷(xiāo)，招待客戶產(chǎn)生的招待費(fèi)要真是有效。

（7）不得報(bào)銷(xiāo)他人的單據(jù)。

（8）報(bào)銷(xiāo)時(shí)如果存在其他問(wèn)題的，要經(jīng)相關(guān)人員進(jìn)行多次核查和證實(shí)，

確保報(bào)銷(xiāo)耽誤無(wú)問(wèn)題時(shí)才可進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)，