深圳市長城投資控股有限部門備用金業(yè)務財務融合流程設計

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計

目錄

1深圳市長城投資控股有限公司簡介............................................................................1

2深圳市長城投資控股有限公司部門備用金管理現(xiàn)狀、所存在問題及產(chǎn)生原因分析

...........................................................................................................................................1

2.1管理現(xiàn)狀................................................................................................................1

2.2存在問題分析........................................................................................................2

2.2.1借款審批管理較寬松....................................................................................2

2.2.2借款審批流程太繁瑣....................................................................................2

2.2.3備用金存在清理問題....................................................................................3

2.2.4備用金控制不夠嚴謹....................................................................................3

3深圳市長城投資控股有限公司部門備用金業(yè)務財務融合流程設計........................4

3.1問題解決方案.........................................................................................................4

3.1.1加強借款審批單管理....................................................................................4

3.1.2優(yōu)化借款審批的流程....................................................................................4

3.1.3完善備用金清理制度....................................................................................4

3.1.4加強備用金內(nèi)部控制....................................................................................5

3.2在緊急采購情況下業(yè)財融合流程設計.................................................................6

3.2.1流程表設計....................................................................................................6

3.2.2流程圖設計....................................................................................................8

3.3在非緊急采購情況下業(yè)財融合流程設計.............................................................6

3.3.1流程表設計....................................................................................................6

3.3.2流程圖設計....................................................................................................8

3.4相關(guān)財務核算.......................................................................................................14

4結(jié)束語..........................................................................................................................17

參考資料.........................................................................................................................18

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計

深圳市長城投資控股有限公司部門備用金業(yè)務財務

融合流程設計

1深圳市長城投資控股有限公司簡介

深圳市長城投資控股有限公司成立于1997年07月29日，詳細地址為：深

圳市福田區(qū)福田街道崗廈社區(qū)金田路3088號中洲大廈3802。信用代碼/稅號為9

1440300279367028Y，法定代表人為呂華，注冊資本為5000萬元人民幣，所屬

行業(yè)為房地產(chǎn)業(yè)，經(jīng)營范圍包含：一般經(jīng)營項目是：投資興辦實業(yè)；自有物業(yè)

租賃；房地產(chǎn)經(jīng)紀；房地產(chǎn)信息咨詢；物業(yè)管理。許可經(jīng)營項目是：車停放服

務；停車場的經(jīng)營與管理。對外投資三個企業(yè)。

2深圳市長城投資控股有限公司部門備用金管理現(xiàn)狀、所存在

問題及產(chǎn)生原因分析

2.1管理現(xiàn)狀

借款人領(lǐng)取借款審批單后按規(guī)定填寫借款審批單，再將填寫好的借款審批

單交部門經(jīng)理簽字。借款人后將借款審批單交給公司領(lǐng)導審批，簽字，再由財

務部會計對借款審批單進行審核，審核無誤后財務部會計交由財務部經(jīng)理審核，

超過10000元的借款審批單交部門總監(jiān)審批，超過30000元的借款審批單交總

經(jīng)理審批。財務部會計將借款審批單進行賬務處理再將會計憑證進行審核并登

記科目明細賬。出納根據(jù)借款審批單填寫借款單，按借款單支付借款人相應款

項，根據(jù)審核無誤的記賬憑證登記現(xiàn)金日記賬。

經(jīng)濟業(yè)務完成時，借款人需要憑借費用單據(jù)填寫費用報銷單，填寫完畢之

后交由部門經(jīng)理進行審核并簽字，交給出納后由出納進行備用金的退回或補付

并簽字，再將審核完畢的報銷單交由財務部會計審核，簽字并編制記賬憑證，

再將記賬憑證交由財務部經(jīng)理進行審核并簽字，出納和財務部會計根據(jù)審核無

誤的記賬憑證分別登記現(xiàn)金日記賬和科目明細賬。

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2.2存在問題分析

2.2.1借款審批管理較寬松

深圳市長城投資控股有限公司對于借款審批單部門經(jīng)理簽字之后的審批未

進行嚴格的要求，存在隱患通過對于2022年12月1日到2022年12月31日的

借款審批單上簽字的公司領(lǐng)導進行統(tǒng)計得出：借款人所在部門的部門經(jīng)理簽字

占比為73%，其他部門經(jīng)理占比為18%，總經(jīng)理占比為3%，其他為6%。而且借

款人選擇的公司領(lǐng)導大多數(shù)都是與借款人接觸較多，關(guān)系較好的人。

由此可見，深圳市長城投資控股有限公司對于借款審批單的管理不夠重視，

公司領(lǐng)導簽字之后的財務部會計與財務部經(jīng)理的審核也相對變得松散。

（一）這就導致有些人為了更好，更方便的借到備用金而找熟人進行相關(guān)

的審核簽字處理，以至于備用金用途的相關(guān)描述寫的很籠統(tǒng)，備用金的零星提

取有很多，對于之后的相關(guān)用途統(tǒng)計工作將很難去精確，沒有相關(guān)數(shù)據(jù)的支持

和分析，深圳市長城投資控股有限公司對于備用金的核算和管理就會變得困難

起來。

（二）因為責任分散不明確的原因，還會使得一些人借取備用金之后遲遲

不報銷，不歸還，甚至借款與借款單上的金額不一致的情況，時間一長或者出

現(xiàn)人員變動的情況會使得相關(guān)借款難以收回，導致壞賬，對深圳市長城投資控

股有限公司造成不必要的經(jīng)濟損失。

2.2.2借款審批流程太繁瑣

如圖借款人將借款審批單交給公司領(lǐng)導審批，簽字后。又經(jīng)過了財務部會

計和財務部經(jīng)理的審核，之后還可能交由部門總監(jiān)或總經(jīng)理審批。

公司領(lǐng)導財務部會計財務部經(jīng)理

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過程中經(jīng)過的審批人多，這也是導致責任分散的原因之一。還可能導致借

款審批單短時間內(nèi)無法過審，借取到備用金的時間延長，對于急需使用備用金

的情況，也沒有實施相對應的借款政策，導致了一些不必要的損失。如2022年

6月，向個人收購農(nóng)副產(chǎn)品時因借款審批單遲遲未審批導致未能及時借取備用金，

使得付款時間超出了合同約定時間，賠付了一筆違約金。

2.2.3備用金存在清理問題

因責任分散等原因?qū)е碌膫溆媒疬t遲不報銷，不歸還的情況。深圳市長城

投資控股有限公司建立的備用金清理制度實施時未嚴格按照規(guī)定條例執(zhí)行，形

同虛設。主要體現(xiàn)在：公司未設置備用金備查賬簿，財務部門不及時對賬核對，

未對長時間不報銷的借款人進行督促，對于借取一定金額的備用金歸還期限未

作規(guī)定，使得備用金沒有得到及時的清理。導致很大一部分資金被個人占用，

從而影響到了深圳市長城投資控股有限公司的資金周轉(zhuǎn)，使得資金的使用效益

不高，給會計的核算也增加了難度。不去及時的清理也會增加壞賬的風險，這

樣也就提高了相關(guān)成本。

2.2.4備用金控制不夠嚴謹

因為沒有設置備用金備查賬簿，使得深圳市長城投資控股有限公司對于備

用金使用的預算不夠準確，對與借取的備用金也沒有根據(jù)相關(guān)用途去統(tǒng)計分類，

深圳市長城投資控股有限公司對于備用金的主要用途及其去向不夠了解，對于

借款人一次性借取的備用金的金額和用途不作規(guī)定，不作核實。導致有些借款

人頻繁的借款，或者一次性借取與業(yè)務資金需求量嚴重不符的大量資金，導致

借款審批的工作量增大，占用了資金。如一個月內(nèi)多次借取備用金支付同一家

供應商，平均一個星期就有兩次借取備用金是為了支付這家供應商；一員工差

旅費借取了9000元，但實際需要用到的僅2000元。深圳市長城投資控股有限

公司對于工程款項的備用金申請也沒有根據(jù)工程實施的實際情況進行相關(guān)開支

的預算工作，只根據(jù)工程項目部門的申請撥付備用金。

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3深圳市長城投資控股有限公司部門備用金業(yè)務財務融合流程

設計

3.1問題解決方案

3.1.1加強借款審批單管理

想要加強管理就要將分散的責任相對集中起來，嚴格規(guī)定哪些審批單應該

由哪個公司領(lǐng)導審核簽字，而不是籠統(tǒng)的任何人都可以簽字審批。

對于零星采購方面而填寫的借款審批單由采購部門經(jīng)理簽字審批；對于水

費，電費等由行政部門經(jīng)理簽字審批。根據(jù)借款需求還可以相對細分，對于借

款是用于差旅費的，借款人在本市的由部門經(jīng)理簽字審批即可，借款人出市尚

未出省的由行政部門經(jīng)理簽字審批。借款人出省的由主管領(lǐng)導簽字審批。這樣

不但能在出了問題之后直接快速的找到相關(guān)負責人，還有利于在本市出差準備

時間相對較短的借款審批單可以更快的通過審批，提高了效率。

3.1.2優(yōu)化借款審批的流程

對于借款審批單審批過程繁瑣審批速度慢，可以將財務部會計審核這一步

刪除，在指定的公司領(lǐng)導處簽字審批后直接交由財務部經(jīng)理審批，金額大的再

交由部門總監(jiān)或總經(jīng)理審批。對于相對緊急的情況可以設置緊急借款審批單（金

額不得超過10000元），如當天工作時間內(nèi)需要借款的。出現(xiàn)緊急情況時在財務

部會計處填寫緊急借款審批單，需要寫明借款使用的大致時間（必要時可以精

確到小時），寫明借款事項，借款金額和大致的報銷時間，經(jīng)由財務部經(jīng)理審核

簽字后可直接找出納借款，報銷時再補填普通借款審批單。緊急借款審批單只

能在出現(xiàn)預計普通審批時間不足的情況填寫，且同一個人一周使用不得超過一

次，其他情況一律不得使用緊急借款審批單，防止一些員工為了快捷方便或者

故意拖延借款時間胡亂使用緊急借款審批單，導致審批流程不夠嚴格，備用金

借取出現(xiàn)混亂等情況。

3.1.3完善備用金清理制度

加強對備用金的管理，設置備用金備查賬簿，方便業(yè)務完成時的清點工作。

財務部門設置專門負責管理備用金的人員，管理人員要及時有效的了解借款人

辦理相關(guān)業(yè)務的進程，對于已經(jīng)完成的相關(guān)業(yè)務要及時的報銷，未及時報銷的

要進行催促，反復催促無果的，給出最后警告，警告后一星期內(nèi)還是未進行報

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銷的，將每月從工資中扣除，直至還清借取的備用金。之前借款尚未報銷時，

不得再次申請借取備用金，防止一人多次借取卻不報銷的情況，如有特殊情況

需多次借取的需向部門總監(jiān)提出申請，對相關(guān)情況核實后，再提交借款審批單。

但必須及時報銷，避免不必要的資金浪費。對于員工工作崗位調(diào)動，離職，退

休等情況，必須經(jīng)過財務部門設置的專門負責管理備用金的財務人員審查備用

金的借款報銷情況后，核實未存在沒有報銷的備用金時，開具備用金結(jié)清證明，

存在借款未報銷的，報銷或還清才可開局證明，證明交給人事部門，才可辦理

調(diào)動，離職，退休等手續(xù)。這樣避免人事調(diào)動后產(chǎn)生壞賬。

3.1.4加強備用金內(nèi)部控制

嚴格規(guī)定借款審批單上的用途填寫，要詳細，每月對于借取的備用金的用

途進行統(tǒng)計分類，然后做出相關(guān)的數(shù)據(jù)表統(tǒng)計當月備用金的主要用途和使用金

額，根據(jù)用途對當月金額進行估算和實際對比，找出估算與實際相差的原因進

行分析，做出解決方案，不斷的完善下個月的數(shù)據(jù)，專門負責管理備用金的人

員還需定期對深圳市長城投資控股有限公司的備用金進行盤點，及時發(fā)現(xiàn)

并解決問題，杜絕借取備用金的舞弊行為。對于一次性借取備用金的金額要作

出規(guī)定，財務人員需根據(jù)用途嚴格的審查申請金額是否合理，對于不合理的借

款申請應進行打回修改，對于一個月內(nèi)多次借款支付同一家供應商的，改為財

務部門核實后直接對供應商進行轉(zhuǎn)賬付款。對于工程款項的借取，財務部門應

和項目部門共同就工程的實際開支，工程的項目進度，時間等進行溝通，確定

一個合適的借款數(shù)額，防止資金被大量的占用。

5

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3.2在緊急采購情況下業(yè)財融合流程設計

3.2.1流程表設計

表1緊急情況借備用金業(yè)務財務融合流程設計表

序號操作步驟角色操作內(nèi)容

1填寫緊急借款審批單借款人填寫緊急借款審批單

1.核實業(yè)務發(fā)生時間

2審核緊急借款審批單財務部經(jīng)理

2.財務部經(jīng)理審批簽字

3填寫三聯(lián)式借款單出納填寫三聯(lián)式借款單

1.核對審批單

支付現(xiàn)金借款（5000元以下）

4出納2.借款人簽字

支付支票借款（5000元以上）

3.支付借款

5編制記賬憑證財務會計編制記賬憑證

6審核記賬憑證財務部經(jīng)理審核記賬憑證

出納根據(jù)審核無誤的記賬憑證登記

7登記現(xiàn)金日記賬出納

現(xiàn)金日記賬

財務會計根據(jù)審核無誤的記賬憑證

8登記明細賬財務會計

登記三欄式明細賬

專管人員根據(jù)審核無誤的記賬憑證

9登記備用金備查賬專管人員

登記備用金備查賬

ps：財務部門設置專門負責管理備用金的人員表格中簡稱專

管人員

6

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表2緊急情況備用金報銷業(yè)務財務融合流程設計表

序號操作步驟角色操作內(nèi)容

整理需要報銷的費用單據(jù)，計算報

1整理原始費用單據(jù)借款人

銷金額

1.根據(jù)緊急借款審批單補填普通借

2補填普通借款審批單借款人款審批單2.根據(jù)普通借款流程找相

應人員進行審批簽字

1.到財務部門領(lǐng)取業(yè)務報銷單2.根

3填寫業(yè)務報銷單借款人據(jù)業(yè)務發(fā)生情況填寫業(yè)務報銷單3.

將原始單據(jù)貼在業(yè)務報銷單后面

1.核實業(yè)務的真實性2.核對業(yè)務報

銷單上的金額與原始單據(jù)是否一致

4審核業(yè)務報銷單部門經(jīng)理

3.判斷業(yè)務是否重復報銷4.審核無

誤后在業(yè)務報銷單上簽字

1.審核原始費用單據(jù)的規(guī)范性，一

致性，正確性，合理性2.判斷原始

5審核業(yè)務報銷單財務會計

費用單據(jù)的真假3.審核無誤后在業(yè)

務報銷單上簽字

1.根據(jù)業(yè)務具體發(fā)生金額與借款金

額多退少補2.借款人在業(yè)務報銷單

6報銷并簽字出納

上簽字3.將業(yè)務報銷單和普通借

款審批單交財務會計

7編制記賬憑證財務部會計根據(jù)業(yè)務報銷單編制記賬憑證

1.審核記賬憑證并簽字2.將記賬憑

8審核記賬憑證財務部經(jīng)理

證交出納登記現(xiàn)金日記賬

1.根據(jù)審核無誤的記賬憑證登記現(xiàn)

9登記現(xiàn)金日記賬出納金日記賬并簽字2.將記賬憑證交財

務會計記賬

根據(jù)審核無誤的記賬憑證登記明細

10登記明細賬財務會計

賬

專管人員根據(jù)審核無誤的記賬憑證

11登記備用金備查賬專管人員

登記備用金備查賬

7

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3.2.2流程圖設計

借款人財務部經(jīng)理出納財務會計專管人員

開始

1.填寫緊急2.審核緊急3.填寫三聯(lián)

借款審批單借款審批單式借款單

4.支付現(xiàn)金

借款（5000

元以下）5.編制記賬

支付支票借憑證

款（5000元

以上）

6.審核記賬憑

證

7.登記現(xiàn)金8.登記明細9.登記備用

日記賬賬金備查賬

結(jié)束

圖1緊急情況借備用金業(yè)務財務融合流程設計圖

8

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借款人部門經(jīng)理財務部經(jīng)理財務會計出納專管人員

開始

1.整理原始

費用單據(jù)

2.補填普通

借款審批單

填寫業(yè)務

3.4.審核業(yè)務報5.審核業(yè)務

報銷并簽

報銷單銷單報銷單6.

字

7.編制記

8.審核記賬

賬憑證

憑證

9.登記現(xiàn)金

日記賬

10.登記明

細賬

11.登記備用

金備查賬

結(jié)束

圖2緊急情況備用金報銷業(yè)務財務融合流程設計圖

9

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3.3在非緊急采購情況下業(yè)財融合流程設計

3.3.1流程表設計

表3非緊急情況借備用金采購業(yè)務財務融合流程設計表

序號操作步驟角色操作內(nèi)容

1填寫借款審批單借款人填寫借款審批單

2審核借款審批單采購部經(jīng)理采購部經(jīng)理審批簽字

1.核實業(yè)務發(fā)生時間

3審核借款審批單財務部經(jīng)理2.財務部經(jīng)理審批簽

字

審核借款審批單（10000元以上，

4部門總監(jiān)部門總監(jiān)審批簽字

30000元以下）

5審核借款審批單（30000元以上）總經(jīng)理總經(jīng)理審批簽字

6填寫三聯(lián)式借款單出納填寫三聯(lián)式借款單

1.核對審批單

支付現(xiàn)金借款（5000元以下）

7出納2.借款人簽字

支付支票借款（5000元以上）

3.支付借款

8編制記賬憑證財務會計編制記賬憑證

9審核記賬憑證財務部經(jīng)理審核記賬憑證

出納根據(jù)審核無誤的

10登記現(xiàn)金日記賬出納記賬憑證登記現(xiàn)金日

記賬

財務會計根據(jù)審核無

11登記明細賬財務會計誤的記賬憑證登記三

欄式明細賬

專管人員根據(jù)審核無

12登記備用金備查賬專管人員誤的記賬憑證登記備

用金備查賬

10

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表4非緊急情況備用金采購報銷業(yè)務財務融合流程設計表

序號操作步驟角色操作內(nèi)容

整理需要報銷的費用單據(jù)，計算

1整理原始費用單據(jù)借款人

報銷金額

1.到財務部門領(lǐng)取業(yè)務報銷單2.

根據(jù)業(yè)務發(fā)生情況填寫業(yè)務報銷

2填寫業(yè)務報銷單借款人單

3.將原始單據(jù)貼在業(yè)務報銷單后

面

1.核實業(yè)務的真實性

2.核對業(yè)務報銷單上的金額與原

始單據(jù)是否一致

3審核業(yè)務報銷單部門經(jīng)理

3.判斷業(yè)務是否重復報銷

4.審核無誤后在業(yè)務報銷單上簽

字

1.審核原始費用單據(jù)的規(guī)范性，

一致性，正確性，合理性

4審核業(yè)務報銷單財務會計2.判斷原始費用單據(jù)的真假

3.審核無誤后在業(yè)務報銷單上簽

字

1.根據(jù)業(yè)務具體發(fā)生金額與借款

金額多退少補

5報銷并簽字出納

2.借款人在業(yè)務報銷單上簽字3.

將業(yè)務報銷單交財務會計

6編制記賬憑證財務部會計根據(jù)業(yè)務報銷單編制記賬憑證

1.審核記賬憑證并簽字

7審核記賬憑證財務部經(jīng)理2.將記賬憑證交出納登記現(xiàn)金日

記賬

1.根據(jù)審核無誤的記賬憑證登記

8登記現(xiàn)金日記賬出納現(xiàn)金日記賬并簽字

2.將記賬憑證交財務會計記賬

根據(jù)審核無誤的記賬憑證登記明

9登記明細賬財務會計

細賬

專管人員根據(jù)審核無誤的記賬憑

10登記備用金備查賬專管人員

證登記備用金備查賬

11

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計

3.3.2流程圖設計

借款人財務部經(jīng)理部門總監(jiān)總經(jīng)理出納財務會計專管人員

審核借款

開始

審批單

（30000元

以上）

1.填寫借款2.審核借款3.填寫三聯(lián)

審批單審批單式借款單

審核借款

審批單

4.支付現(xiàn)金

（10000元

借款（5000

以上，

元以下）5.編制記賬

元以

30000支付支票借憑證

下）

款（5000元

以上）

6.審核記賬憑

證

7.登記現(xiàn)金8.登記明細9.登記備用

日記賬賬金備查賬

結(jié)束

圖3非緊急情況借備用金采購業(yè)務財務融合流程設計圖

12

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計

借款人部門經(jīng)理財務部經(jīng)理財務會計出納專管人員

開始

1.整理原始

費用單據(jù)

2.填寫業(yè)務3.審核業(yè)務報4.審核業(yè)務5.報銷并簽

報銷單銷單報銷單字

7.審核記賬6.編制記

憑證賬憑證

8.登記現(xiàn)金

日記賬

9.登記明

細賬

10.登記備用

金備查賬

結(jié)束

圖4非緊急情況備用金采購報銷業(yè)務財務融合流程設計圖

13

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3.4相關(guān)財務核算

例：2023年1月1日采購辦公用品，借取500元備用金，實際支出450元。

該業(yè)務于一日內(nèi)完成借取和報銷?，F(xiàn)金日記賬上年結(jié)轉(zhuǎn)為80000元

（1）借出備用金

記賬憑證

2023年1月1日憑證編號：AHJ020140001

借方金額貸方金額

摘要一級科目科目明細記賬

百十萬千百十元角百十萬千百十元角

采購辦公用品其他應收款備用金5000

庫存現(xiàn)金5000附

單

張

合計（大寫）百拾萬千伍百零拾零元零角￥5000￥5000

財務負責人：會計：復核：制單：

（2）報銷時

記賬憑證

2023年1月1日憑證編號：AHJ020140001

借方金額貸方金額

摘要一級科目科目明細記賬

百十萬千百十元角百十萬千百十元角

報銷采購辦公用品管理費用辦公費4500

庫存現(xiàn)金500附

其他應收款備用金5000單

張

合計（大寫）百拾萬千伍百零拾零元零角￥5000￥5000

財務負責人：會計：復核：制單：

14

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計

銀行日記賬

2023年憑證借方金額貸方金額借余額

對方科目摘要或

月日編號億千百十萬千百十元角分億千百十萬千百十元角分貸億千百十萬千百十元角分

上年結(jié)轉(zhuǎn)借8000000

11記1其他應收款采購辦公用品50000借7950000

11記2其他應收款報銷采購辦公用品5000借7955000

第頁

一級科目其他應收款明細賬

二級科目或明細科目備用金年度

借

2023年匯總憑證借方金額貸方金額余額

摘要或

月日種類號數(shù)億千百十萬千百十元角分億千百十萬千百十元角分貸億千百十萬千百十元角分

11記1采購辦公用品50000借50000

11記2報銷采購辦公用品50000平00

管理費用明細賬

（借）方項目

借

2023年憑證借方貸方余額

摘要或辦公費

貸

月日種類號數(shù)億千百十萬千百十元角分億千百十萬千百十元角分億千百十萬千百十元角分億千百十萬千百十元角分億千百十萬千百十元角分

11記2報銷采購辦公用品50000借5000050000

15

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計

分第頁總第頁

總賬會計科目編號

年度會計科目名稱庫存現(xiàn)金

借

2023年憑證借方金額貸方金額余額

摘要√√或√

月日種類號數(shù)億千百十萬千百十元角分億千百十萬千百十元角分貸億千百十萬千百十元角分

11記1采購辦公用品50000貸50000

11記2報銷采購辦公用品5000貸45000

分第頁總第頁

總賬