公司數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)檔案管理業(yè)務(wù)標準

數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)推廣標準

目錄第1章 引言 31.1 目的 31.2 術(shù)語與縮寫解釋 3第2章 部署方式 3第3章 檔案業(yè)務(wù)管理標準化需求 43.1 適用范圍 43.2 檔案分類 53.3 檔案模版 63.3.1 管理類檔案庫 63.3.2 合同檔案庫 83.3.3 產(chǎn)品檔案 103.3.4 科技類檔案 133.3.5 建設(shè)項目檔案 163.3.6 信息化建設(shè)檔案 213.3.7 設(shè)備儀器檔案 253.3.8 會計檔案 283.3.9 職工檔案 303.3.10 金融業(yè)務(wù)檔案 323.3.11 聲像檔案 353.3.12 實物檔案 393.4 數(shù)據(jù)詞典配置 503.5 公司檔案分類列表 533.6 檔案庫報表 553.6.1 管理類檔案 553.6.2 合同檔案 573.6.3 產(chǎn)品檔案 593.6.4 科技類檔案 623.6.5 建設(shè)項目檔案 663.6.6 信息化建設(shè)檔案 713.6.7 設(shè)備儀器檔案 743.6.8 會計檔案 773.6.9 職工檔案 773.6.10 金融業(yè)務(wù)檔案 783.6.11 聲像檔案 813.6.12 實物檔案 853.7 系統(tǒng)用戶 883.8 用戶權(quán)限 883.9 系統(tǒng)流程 903.9.1 歸檔流程 903.9.2 檔案電子借閱流程 913.9.3 檔案實體借閱流程 923.9.4 跨全宗檔案借閱流程 93引言目的《公司數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)推廣標準》是根據(jù)公司檔案業(yè)務(wù)標準及信息系統(tǒng)建設(shè)標準制定。下屬單位需按照此標準進行數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)推廣。術(shù)語與縮寫解釋縮寫、術(shù)語解釋11公司SZDA檔案信息化系統(tǒng)部署方式按照“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準、分步實施、試點先行”的建設(shè)思路，集團公司在數(shù)字檔案館一期建設(shè)成果之上，需要進行分批次推廣建設(shè)工作，進行下一步實施推廣工作，以中交集團檔案管理實際需求為出發(fā)點，啟動數(shù)字檔案館一期推廣項目的建設(shè)，力爭逐步建成“體系健全、標準統(tǒng)一、資源共享、互聯(lián)互通”的集團數(shù)字檔案館，起到全國示范數(shù)字檔案館帶頭作用。 本地FTP服務(wù)器：提供檔案系統(tǒng)中電子文件本地存儲；應(yīng)用服務(wù)器：提供檔案系統(tǒng)文件管理、檔案整理、檔案管理等功能；數(shù)據(jù)庫服務(wù)器：存儲公司統(tǒng)一用戶信息和檔案系統(tǒng)業(yè)務(wù)標準數(shù)據(jù)，例如：檔案系統(tǒng)的機構(gòu)管理、全局角色管理、實體分類管理、模板管理、數(shù)據(jù)字典、元數(shù)據(jù)管理、日志管理等檔案系統(tǒng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都存儲在數(shù)據(jù)庫中；接口服務(wù)器：提供統(tǒng)一公文系統(tǒng)對接；長期保存：將符合長期保存條件的數(shù)據(jù)定期進行長期保存處理。檔案業(yè)務(wù)管理標準化需求適用范圍系統(tǒng)適用于公司總部及下屬單位。其中包括：歸檔文件的收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用、統(tǒng)計。適用于檔案管理人員對電子檔案的管理和對實體檔案的輔助管理。適用于各歸檔文件整理部門對電子歸檔文件的錄入整理工作。適用于全體員工對檔案信息的查詢和利用。檔案分類檔案分類依據(jù)公司統(tǒng)一檔案分類標準，按照檔案來源、內(nèi)容和形式特征的異同點，對檔案進行有層次的區(qū)分，并形成相應(yīng)的體系。詳細分類：序號檔案庫分組檔案庫歸檔模式說明1管理類檔案管理類檔案庫按件管理2合同檔案合同檔案庫按件管理3產(chǎn)品檔案產(chǎn)品檔案傳統(tǒng)立卷4科技類檔案科技類檔案傳統(tǒng)立卷5建設(shè)項目檔案建設(shè)項目檔案傳統(tǒng)立卷6信息化建設(shè)檔案信息化建設(shè)檔案傳統(tǒng)立卷7設(shè)備儀器檔案設(shè)備儀器檔案傳統(tǒng)立卷8會計檔案會計檔案傳統(tǒng)立卷9職工檔案職工檔案按件管理10金融業(yè)務(wù)檔案金融業(yè)務(wù)檔案傳統(tǒng)立卷11聲像檔案聲像檔案按件管理照片檔案按件管理12實物檔案資質(zhì)證照檔案按件管理資質(zhì)證照印章檔案按件管理印章專利證書檔案按件管理專利證書軟件著作權(quán)檔案按件管理軟件著作權(quán)所有權(quán)證書檔案按件管理所有權(quán)證書榮譽檔案按件管理榮譽獎項、禮品紀念品其他載體檔案按件管理載體類型：光盤、硬盤（U盤）、磁盤、磁帶、膠片等檔案模版管理類檔案庫整理規(guī)則管理類檔案采用按“件”管理方式整理。檔號規(guī)則全宗號+分類號+年度+保管期限代號+部門代號+件號（四位）例如：XX-GL-2019-Y-BGT-0001件號部門代號保管期限代碼（永久）年度一級類目代號全宗號保管期限代字為：永久—Y，30年—D30，10年—D10著錄項列表序號著錄項值屬性值域著錄說明1全宗號非空默認帶出2年度非空1900-當年4位編碼，范圍1900-當年3分類號非空GL默認：GL4檔號全宗號+分類號+年度+保管期限代號+歸檔部門編號+件號（四位）

，例如：XX-GL-2019-Y-BGT-0001符合檔號編制規(guī)則、唯一性、連續(xù)性5件號0001-99994位阿拉伯數(shù)字6保管期限非空參見數(shù)據(jù)字典保管期限下拉列表選擇，默認為空7文件題名非空8文件編號9成文日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選10頁數(shù)0-9999結(jié)合文件實體頁數(shù)校驗11密級非空參見數(shù)據(jù)字典密級下拉列表選擇，默認為空12責任者非空人、部門、公司名稱13盒號4位編碼，例如000114歸檔部門非空組織結(jié)構(gòu)部門全稱可參照組織機構(gòu)選擇15歸檔日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選16載體類型非空參見數(shù)據(jù)字典載體類型下拉列表選擇，默認為空17實體份數(shù)非空0-99，0代表只有電子檔案無紙質(zhì)檔案默認：118實體當前份數(shù)非空0-99，0代表只有電子檔案無紙質(zhì)檔案或已借出未歸還默認：119擬稿人20互見號21整理人22整理日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選23電子文件來源非空參見數(shù)據(jù)字典電子文件來源默認“數(shù)字化成果”，下拉列表選擇24全宗名稱25收文日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選26收文編號27關(guān)聯(lián)文件題名28關(guān)聯(lián)文件編號29主鍵標識30關(guān)聯(lián)標識31備注32文種參見數(shù)據(jù)字典文種下拉列表選擇，默認為空33檢查人34檢查日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選35主辦部門36關(guān)聯(lián)序號37提交時間8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選38文件類型參見數(shù)據(jù)字典檔案分級下拉列表選擇，默認為空39立檔單位名稱合同檔案庫整理規(guī)則合同檔案采用按“件”管理方式整理。檔號規(guī)則全宗號+分類號+年度+件號（四位）例如：XX-HT-2019-0001件號年度一級類目代號全宗號著錄項列表序號著錄項值屬性值域著錄說明1全宗號非空默認帶出2分類號非空HT默認：HT3年度非空1900-當年4位編碼、范圍1900-當年4檔號全宗號+分類號+年度+件號（四），例如：XX-HT-2019-0001符合檔號編制規(guī)則、唯一性、連續(xù)性5件號0001-99994位阿拉伯數(shù)字6合同名稱非空7合同類型8合同編號非空9合同金額10幣種11合同履行期限12工程名稱13工程編號14簽訂日期非空8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選15履行期限（起始）8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄16履行期限（終止）8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄17經(jīng)辦人非空18盒號4位編碼，例如：0001符合盒號編制規(guī)則、唯一性、連續(xù)性19密級非空參見數(shù)據(jù)字典密級下拉列表選擇默認為空20保管期限非空參見數(shù)據(jù)字典保管期限下拉列表選擇21文件頁數(shù)0-9999結(jié)合文件實體頁數(shù)校驗22歸檔部門非空組織結(jié)構(gòu)部門全稱23歸檔日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選24載體類型參見數(shù)據(jù)字典載體類型下拉列表選擇25電子文件來源非空參見數(shù)據(jù)字典電子文件來源默認“數(shù)字化成果”，下拉列表選擇26互見號27存放位置28招標項目名稱29內(nèi)控審批項目類別30簽訂合同主體31我方簽訂單位32承辦部門名稱組織結(jié)構(gòu)部門全稱33合同對方名稱非空34對方簽訂單位35合同對方法人代表36合同對方地址37實體當前份數(shù)非空0-99，0代表只有電子檔案無紙質(zhì)檔案或已借出未歸還默認：138實體份數(shù)非空0-99，0代表只有電子檔案無紙質(zhì)檔案默認：139保密期限40主要內(nèi)容41備注產(chǎn)品檔案整理規(guī)則產(chǎn)品檔案采用按“卷”管理方式整理。檔號規(guī)則全宗號+分類號+產(chǎn)品代號+案卷號項目級著錄項列表序號著錄項值屬性值域著錄說明1全宗號非空默認帶出2分類號非空CP1-CP3下拉選項選擇3產(chǎn)品代號非空4產(chǎn)品名稱非空5產(chǎn)品類型非空6生產(chǎn)廠家7出廠編號8出廠日期非空8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選9生產(chǎn)令號10案卷數(shù)量非空填寫歸檔案卷數(shù)量例如”563”11主要設(shè)計方12設(shè)計單位設(shè)計方單位名稱13設(shè)計方聯(lián)系方式區(qū)號+座機（固定）14生產(chǎn)方生產(chǎn)方單位名稱15主要生產(chǎn)方聯(lián)系方式區(qū)號+座機（固定）16主要銷售方銷售方單位名稱17銷售方聯(lián)系方式區(qū)號+座機（固定）18主要購買方購買方單位名稱19購買方聯(lián)系方式區(qū)號+座機（固定）20備注案卷級著錄項列表序號著錄項值屬性值域著錄說明1全宗號非空默認帶出2年度非空1900-當年4位編碼、范圍1900-當年3分類號非空CP1-CP3默認：CP4檔號全宗號+分類號+產(chǎn)品代號+案卷號符合檔號編制規(guī)則、唯一性、連續(xù)性5案卷號非空0001-99994位阿拉伯數(shù)字6案卷題名非空文件全稱，文件沒有題名的，由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名7產(chǎn)品代號非空8產(chǎn)品號非空9產(chǎn)品階段10卷內(nèi)文件數(shù)案卷的卷內(nèi)數(shù)量11密級參見數(shù)據(jù)字典密級12保管期限非空參見數(shù)據(jù)字典保管期限下拉列表選擇，默認為空13歸檔人歸檔人14歸檔部門組織結(jié)構(gòu)部門全稱可參照組織機構(gòu)選擇15歸檔日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選16移交單位移交單位名稱17移交人移交清單簽字人18接收人檔案接收人19起始日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選20終止日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選21總頁數(shù)填寫案卷內(nèi)全部文件的頁數(shù)之和22總圖紙張數(shù)填寫圖紙張數(shù)23圖紙規(guī)格24互見號25載體類型參見數(shù)據(jù)字典載體類型下拉列表選擇，默認為空26立卷單位例【海外事業(yè)部】27存放位置28盒號4位編碼，例如000129備注卷內(nèi)級著錄項報表序號著錄項值屬性值域著錄說明1全宗號非空默認帶出2年度非空1900-當年4位編碼、范圍1900-當年3分類號非空CP1-CP3默認：CP4案卷號非空0001-99994位阿拉伯數(shù)字5檔號全宗號+分類號+產(chǎn)品代號+案卷號6卷內(nèi)順序號非空7文件圖紙題名非空文件全稱，文件沒有題名的，由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名8文件圖紙編號非空文件文號、編號等9盒號4位編碼，例如000110責任者人、部門、公司名稱11密級參見數(shù)據(jù)字典密級下拉列表選擇，默認為空12保管期限非空參見數(shù)據(jù)字典保管期限下拉列表選擇，默認為空13頁數(shù)本件頁數(shù)14頁次每件的開始頁號，最后一件填起止頁號“如87－96”15圖紙張數(shù)填寫圖紙張數(shù)16文件日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選17載體類型參見數(shù)據(jù)字典載體類型下拉列表選擇，默認為空18互見號填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號，并注明其載體類型。19實體當前份數(shù)非空0-99，0代表只有電子檔案無紙質(zhì)檔案或已借出未歸還20實體份數(shù)非空0-99，0代表只有電子檔案無紙質(zhì)檔案21擬稿人22處室23備注科技類檔案整理規(guī)則科技類檔案采用按“卷”管理方式整理。檔號規(guī)則全宗號+分類號+項目代號+案卷號例如：XX-KY1-0001-0001案卷號項目代號一級類目代號+二級類目代號全宗號項目級著錄項列表序號著錄項值屬性值域著錄說明1全宗號非空默認帶出2分類號非空KY1-KY33項目代號非空4項目編號5案卷數(shù)量填寫歸檔案卷數(shù)量如“563”6科研項目階段非空7獲獎等級8主要科研方非空9科研方聯(lián)系方式區(qū)號+座機（固定）10合作方合作方單位名稱11合作方聯(lián)系方式區(qū)號+座機（固定）12科研項目名稱非空13科研項目類型14備注案卷級著錄項列表序號著錄項值屬性值域著錄說明1全宗號非空默認帶出2分類號非空KY1-KY3下拉選項選擇3案卷號非空0001-99994位阿拉伯數(shù)字4年度非空1900-當年4位編碼，范圍1900-當年5檔號全宗號+分類號+項目代號+案卷號6案卷題名非空文件全稱，文件沒有題名的，由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名7項目編號文號、編號等8密級參見數(shù)據(jù)字典密級下拉列表選擇，默認為空9保管期限參見數(shù)據(jù)字典保管期限下拉列表選擇，默認為空10卷內(nèi)文件份數(shù)案卷的卷內(nèi)數(shù)量11總頁數(shù)填寫案卷內(nèi)全部文件的頁數(shù)之和12歸檔人立卷人歸檔人或立卷人13歸檔部門非空組織結(jié)構(gòu)部門全稱可參照組織機構(gòu)選擇14歸檔日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選15立卷單位例【海外事業(yè)部】16移交人移交清單簽字人17移交單位移交單位名稱18接收人檔案接收人19起止日期非空8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選20互見號非空填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號，并注明其載體類型。21盒號4位編碼，例如000122實體當前份數(shù)非空0-99，0代表只有電子檔案無紙質(zhì)檔案或已借出未歸還23備注卷內(nèi)級著錄項列表序號著錄項值屬性值域著錄說明1全宗號非空默認帶出2年度非空1900-當年4位編碼，范圍1900-當年3分類號非空KY1-KY3下拉選項選擇4案卷號非空0001-99994位阿拉伯數(shù)字5卷內(nèi)順序號01-992位阿拉伯數(shù)字6頁次每件的開始頁號，最后一件填起止頁號“如87－96”7文件編號文件文號、編號等8檔號全宗號+分類號+項目代號+案卷號9題名非空文件全稱，文件沒有題名的，由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名10責任者非空人、部門、公司名稱11密級參見數(shù)據(jù)字典密級下拉列表選擇，默認為空12保管期限參見數(shù)據(jù)字典保管期限下拉列表選擇，默認為空13歸檔部門非空組織結(jié)構(gòu)部門全稱14文件日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選15載體類型參見數(shù)據(jù)字典載體類型下拉列表選擇，默認為空16互見號填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號，并注明其載體類型。17圖紙張數(shù)填寫圖紙張數(shù)18頁數(shù)0-9999結(jié)合文件實體頁數(shù)校驗19盒號4位編碼，例如000120實體份數(shù)0-99，0代表只有電子檔案無紙質(zhì)檔案21實體當前份數(shù)0-99，0代表只有電子檔案無紙質(zhì)檔案或已借出未歸還22備注建設(shè)項目檔案整理規(guī)則建設(shè)項目類檔案采用按“卷”管理方式整理。檔號規(guī)則全宗號+分類號+項目編號+案卷號例如：XX-JS2-0001-0001案卷號項目編號一級類目代號+二級類目代號全宗號項目級著錄項列表序號著錄項值屬性值域著錄說明1全宗號非空2項目類型非空JS(建設(shè)項目檔案)系統(tǒng)可選下拉列表選擇，默認為空3項目編號非空例：“0001”，按系統(tǒng)項目編號最近一位上升“0002”不跳號、錯號4位阿拉伯數(shù)字4項目簡稱非空例：5項目名稱非空建設(shè)項目的合同名稱6合同段主合同的各標段7區(qū)域按項目實際區(qū)域填寫，例：8項目性質(zhì)系統(tǒng)可選“自建、承建、改建、擴建”9案卷數(shù)量填寫歸檔案卷數(shù)量如“563”10項目模式系統(tǒng)可選“自主投資模式、直管項目模、"EPC"模式、"BOT"模式

"BT"模式、"PPP"模式”11建設(shè)階段系統(tǒng)可選“項目前期、勘察階段、設(shè)計階段、施工階段、監(jiān)理階段、竣工驗收”12合同額實際合同金額13起訖樁號例“YDK8+370.406～YDK9+909.249、YDK10+065.347～YDK21+937.438”14開工日期審批開工日期“20150516”手工著錄或日歷點選15合同工期實際合同工期手工著錄或日歷點選16完工日期項目實際完工日期“20171223”手工著錄或日歷點選17交竣日期交（竣）工驗收日期“20190818”手工著錄或日歷點選18決算金額項目最終決策金額（萬元）19變更費用項目變更金額（萬元）20建設(shè)單位例：21設(shè)計單位例：22承建單位例：23監(jiān)理單位例：24運營方例：25建設(shè)方聯(lián)系方式區(qū)號+座機（固定）26設(shè)計方聯(lián)系方式區(qū)號+座機（固定）27承建方聯(lián)系方式區(qū)號+座機（固定）28監(jiān)理方聯(lián)系方式區(qū)號+座機（固定）29運營方聯(lián)系方式區(qū)號+座機（固定）30項目資質(zhì)項目投標使用資質(zhì)31聯(lián)合體成員聯(lián)合體名稱之間用“、”32主要構(gòu)筑物“路、橋、港口等等”33工藝工法新工藝、新工法34股權(quán)情況國家級、省部級、地市級35獲獎情況股權(quán)占比36備注特殊變更可在此說明案卷級著錄項列表序號著錄項值屬性值域著錄說明1全宗號非空默認帶出2分類號非空系統(tǒng)可選分類如【JS2】公路工程下拉列表選擇，默認為空3項目編號非空例：按檔號第三段4位數(shù)字“0001”，系統(tǒng)項目編號必著項，新項目按系統(tǒng)最近一位上升“0002”不能斷號、重號4位阿拉伯數(shù)字4案卷號例：檔案號的最后一段5位數(shù)字“00001”，按系統(tǒng)案卷號自動生成5位阿拉伯數(shù)字5項目簡稱例：“港珠澳大橋島隧”6檔號系統(tǒng)自動生成如【XX-JS02-0001-00003】符合檔號編制規(guī)則、唯一性、連續(xù)性7案卷題名非空應(yīng)簡明、準確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。一般應(yīng)包括信息化建設(shè)項目名稱、階段名稱和文件類型名稱。

例【中交股份關(guān)于港珠澳大橋項目增補領(lǐng)導小組成員、成立主體工程設(shè)計協(xié)調(diào)機構(gòu)、聯(lián)營體分工的通知、批復及意見】8立卷單位例【海外事業(yè)部】9年度檔案歸檔年度4位編碼，范圍1900-當年10起止日期卷內(nèi)文件形成的最早時間及最晚時間，如：20150205-2017030111保管期限卷內(nèi)文件劃定的最高保管期限下拉列表選擇，默認為空12總頁數(shù)填寫案卷內(nèi)全部文件的頁數(shù)之和13圖紙張數(shù)填寫圖紙張數(shù)14卷內(nèi)文件數(shù)案卷的卷內(nèi)數(shù)量15密級卷內(nèi)文件的最高密級16載體類型系統(tǒng)可選：紙質(zhì)、紙質(zhì)/電子、電子、照片、光盤、硬盤（U盤）下拉列表選擇，默認為空17盒號檔案盒編號“001”18互見號填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號，并注明其載體類型。19移交單位移交單位名稱20移交人移交清單簽字人21接收人檔案接收人22立卷人非空歸檔人或立卷人23歸檔部門如“海外事業(yè)部”可參照組織機構(gòu)選擇24歸檔日期例“20190918”手工著錄或日歷點選25存放位置26冊如“1”27卷如“1”28實體份數(shù)歸檔份數(shù)“1”或“2”默認：129實體當前份數(shù)系統(tǒng)自動默認當前份數(shù)默認：130備注卷內(nèi)級著錄項列表序號著錄項值屬性值域著錄說明1全宗號非空默認帶出2項目編號非空例：“0001”，按系統(tǒng)項目編號最近一位上升“0002”不跳號、錯號4位阿拉伯數(shù)字3分類號系統(tǒng)可選分類【JS2】公路工程下拉列表選擇，默認為空4案卷號例：檔案號的最后一段5位數(shù)字“00001”，按系統(tǒng)案卷號自動生成5位阿拉伯數(shù)字5卷內(nèi)順序號非空卷內(nèi)目錄順序號【001】3位阿拉伯數(shù)字6檔號例【XX-JS2-0001-00003】系統(tǒng)自動生成符合檔號編制規(guī)則、唯一性、連續(xù)性7日期一般錄入文件蓋章處的日期，若沒有蓋章日期以領(lǐng)導簽發(fā)日期為準，若沒有領(lǐng)導簽發(fā)日期以印發(fā)日期為準；會議紀要日期以落款時間為準手工著錄或日歷點選8年度檔案歸檔年度4位編碼，范圍1900-當年9責任者文件形成者或第一責任者（文件落款蓋章單位）10文件編號文件文號、編號等11文件題名非空文件全稱，文件沒有題名的，由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名12保管期限卷內(nèi)文件劃定的保管期限下拉列表選擇，默認為空13編號14密級系統(tǒng)默認為空，若有按實際文件密級下拉列表選擇，默認為空15頁次每件的開始頁號，最后一件填起止頁號“如87－96”16頁數(shù)0-9999結(jié)合文件實體頁數(shù)校驗17互見號填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號，并注明其載體類型。18擬稿人19處室20歸檔部門組織結(jié)構(gòu)部門全稱可參照組織機構(gòu)選擇21歸檔日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選22實體份數(shù)歸檔份數(shù)“1”或“2”默認：123實體當前份數(shù)系統(tǒng)自動默認當前份數(shù)默認：124備注信息化建設(shè)檔案整理規(guī)則信息化建設(shè)類檔案采用按“卷”管理方式整理。檔號規(guī)則全宗號+分類號+項目編號+案卷號例如：XX-XX2-0001-0001案卷號項目編號一級類目代號+二級類目代號全宗號項目級著錄項列表序號著錄項值屬性值域著錄說明1全宗號默認帶出2分類號非空XX1-XX2下拉列表選擇，默認為空3項目名稱非空4項目類型非空5項目簡稱非空例：“《智慧運營分析管控平臺》信息化專項項目”6項目編號非空例：“0001”，按系統(tǒng)項目編號最近一位上升“0002”不跳號、錯號7項目性質(zhì)非空系統(tǒng)可選“自建、承建、改建、擴建”8案卷數(shù)量填寫歸檔案卷數(shù)量如“563”9建設(shè)單位建設(shè)單位名稱10施工單位施工單位名稱11建設(shè)階段12標段號或區(qū)間工程標段和軌道區(qū)間13合同額14開工日期審批開工日期“20150516”手工著錄或日歷點選15完工日期項目實際完工日期“20171223”手工著錄或日歷點選16交工日期交工驗收日期“20190818”手工著錄或日歷點選17變更項目18變更費用項目變更金額（萬元）19項目實際結(jié)算金額項目最終決策金額（萬元）20建設(shè)方21建設(shè)方聯(lián)系方式區(qū)號+座機（固定）22主要設(shè)計方例：23設(shè)計方聯(lián)系方式區(qū)號+座機（固定）24主要施工方例：25施工方聯(lián)系方式區(qū)號+座機（固定）26主要監(jiān)理方例：27監(jiān)理方聯(lián)系方式區(qū)號+座機（固定）28運營方例：29運營方聯(lián)系方式區(qū)號+座機（固定）30監(jiān)理單位31備注案卷級著錄項列表序號著錄項值屬性值域著錄說明1全宗號非空默認帶出2年度非空1900-當年4位編碼，范圍1900-當年3分類號非空XX1-XX2下拉列表選擇，默認為空4檔號全宗號+分類號+項目編號+案卷號例如：XX-XX2-0001-0001符合檔號編制規(guī)則、唯一性、連續(xù)性5案卷號非空0001-99994位阿拉伯數(shù)字6案卷題名非空文件全稱，文件沒有題名的，由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名7項目簡稱非空例：“《智慧運營分析管控平臺》信息化專項項目”8項目編號非空例：“0001”，按系統(tǒng)項目編號最近一位上升“0002”不跳號、錯號9卷內(nèi)文件數(shù)案卷的卷內(nèi)數(shù)量10總頁數(shù)0-9999結(jié)合文件實體頁數(shù)校驗11密級參見數(shù)據(jù)字典密級下拉列表選擇，默認為空12保管期限非空參見數(shù)據(jù)字典保管期限13起始日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選15終止日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選16立卷單位例【海外事業(yè)部】17移交單位移交單位名稱18移交人移交清單簽字人移交清單簽字人19接收人檔案接收人檔案接收人20歸檔人歸檔人或立卷人歸檔人或立卷人21歸檔部門組織結(jié)構(gòu)部門全稱可參照組織機構(gòu)選擇22歸檔日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選23圖紙張數(shù)填寫圖紙張數(shù)24互見號填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號，并注明其載體類型25載體類型參見數(shù)據(jù)字典載體類型下拉列表選擇，默認為空26存放位置27盒號4位編碼，例如000128備注卷內(nèi)級著錄項列表序號著錄項值屬性值域著錄說明1全宗號非空默認帶出2年度非空1900-當年4位編碼，范圍1900-當年3分類號非空XX1-XX2默認：XX4案卷號非空0001-99994位阿拉伯數(shù)字5盒號4位編碼，例如0001默認：GL6檔號全宗號+分類號+項目編號+案卷號例如：XX-XX2-0001-0001符合檔號編制規(guī)則、唯一性、連續(xù)性7題名非空文件全稱，文件沒有題名的，由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名8文件編號文件文號、編號等9責任者非空人、部門、公司名稱10卷內(nèi)順序號01-992位阿拉伯數(shù)字11密級參見數(shù)據(jù)字典密級下拉列表選擇，默認為空12保管期限參見數(shù)據(jù)字典保管期限下拉列表選擇，默認為空13起始日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選14終止日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選15頁數(shù)本卷頁數(shù)16載體類型參見數(shù)據(jù)字典載體類型下拉列表選擇，默認為空17互見號填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號，并注明其載體類型。18實體份數(shù)非空0-99，0代表只有電子檔案無紙質(zhì)檔案默認：119實體當前份數(shù)非空0-99，0代表只有電子檔案無紙質(zhì)檔案或已借出未歸還默認：120備注21頁數(shù)0-9999結(jié)合文件實體頁數(shù)校驗設(shè)備儀器檔案整理規(guī)則設(shè)備儀器檔案采用按“卷”管理方式整理。檔號規(guī)則全宗號+分類號+設(shè)備代號+案卷號項目級著錄項列表序號著錄項值屬性值域著錄說明1全宗號非空默認帶出2分類號非空SB1-SB10下拉選項選擇3設(shè)備代號4設(shè)備儀器類型5設(shè)備名稱非空設(shè)備名稱6設(shè)備儀器號非空7規(guī)格型號8廠家非空廠家名稱9出廠編號10廠家聯(lián)系方式區(qū)號+座機（固定）11出廠日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選12售后服務(wù)方售后服務(wù)方單位名稱13售后聯(lián)系方式區(qū)號+座機（固定）14案卷數(shù)量填寫歸檔案卷數(shù)量如“563”15備注案卷級著錄項列表序號著錄項值屬性值域著錄說明1全宗號非空默認帶出2年度非空1900-當年4位編碼，范圍1900-當年3分類號非空SB1-SB10下拉選項選擇4檔號全宗號+分類號+設(shè)備代號+案卷號5案卷號0001-99994位阿拉伯數(shù)字6案卷題名非空文件全稱，文件沒有題名的，由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名7設(shè)備儀器類型8設(shè)備代號9設(shè)備儀器號10密級參見數(shù)據(jù)字典密級下拉列表選擇，默認為空11保管期限參見數(shù)據(jù)字典保管期限下拉列表選擇，默認為空12歸檔人歸檔人或立卷人13歸檔部門非空組織結(jié)構(gòu)部門全稱可參照組織機構(gòu)選擇14歸檔日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選15移交人移交清單簽字人16移交單位移交單位名稱17接收人檔案接收人18立卷單位例【海外事業(yè)部】19總頁數(shù)非空填寫案卷內(nèi)全部文件的頁數(shù)之和20卷內(nèi)文件數(shù)非空案卷的卷內(nèi)數(shù)量21互見號填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號，并注明其載體類型22載體類型參見數(shù)據(jù)字典載體類型下拉列表選擇，默認為空23盒號4位編碼，例如000124起始日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選25終止日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選26實體當前份數(shù)0-99，0代表只有電子檔案無紙質(zhì)檔案或已借出未歸還27備注卷內(nèi)級著錄項列表序號著錄項值屬性值域著錄說明1全宗號非空默認帶出2年度非空1900-當年4位編碼，范圍1900-當年3分類號非空SB1-SB10下拉選項選擇4檔號全宗號+分類號+設(shè)備代號+案卷號5案卷號0001-99994位阿拉伯數(shù)字6卷內(nèi)順序號非空01-992位阿拉伯數(shù)字7文件圖紙題名非空文件全稱，文件沒有題名的，由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名8文件圖紙編號文件文號、編號等9責任者非空人、部門、公司名稱10密級參見數(shù)據(jù)字典密級下拉列表選擇，默認為空11保管期限參見數(shù)據(jù)字典保管期限下拉列表選擇，默認為空12歸檔部門非空組織結(jié)構(gòu)部門全稱可參照組織機構(gòu)選擇13頁數(shù)0-9999結(jié)合文件實體頁數(shù)校驗14頁次每件的開始頁號，最后一件填起止頁號“如87－96”15文件日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點16互見號填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號，并注明其載體類型。17盒號4位編碼，例如000118實體份數(shù)0-99，0代表只有電子檔案無紙質(zhì)檔案19實體當前份數(shù)0-99，0代表只有電子檔案無紙質(zhì)檔案或已借出未歸還20備注會計檔案整理規(guī)則會計類檔案采用按“卷”管理方式整理。檔號規(guī)則全宗號+年度+案卷號例如：XX-2019-0001案卷號年度全宗號案卷級著錄項列表序號著錄項值屬性值域著錄說明1全宗號非空默認帶出2檔號全宗號+分類號+案卷號，例如：XX-2019-0001符合檔號編制規(guī)則、唯一性、連續(xù)性3案卷號0001-99994位阿拉伯數(shù)字4年度非空1900-當年4位編碼，范圍1900-當年5案卷題名非空文件全稱，文件沒有題名的，由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名6保管期限參見數(shù)據(jù)字典保管期限下拉列表選擇，默認為空7分類號非空例：CK3(財務(wù)會計報告)下拉列表選擇，默認為空8密級參見數(shù)據(jù)字典密級下拉列表選擇，默認為空9載體類型參見數(shù)據(jù)字典載體類型下拉列表選擇，默認為空10起止日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選11總頁數(shù)0-9999結(jié)合文件實體頁數(shù)校驗12全宗名稱13盒號4位編碼，例如000114第幾冊15冊數(shù)16共幾冊17歸檔部門組織結(jié)構(gòu)部門全稱可參照組織機構(gòu)選擇18立卷人歸檔人或立卷人歸檔人或立卷人19檢查人20立卷日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選21檢查日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選22實體份數(shù)0-99，0代表只有電子檔案無紙質(zhì)檔案默認：123備注卷內(nèi)級著錄項列表序號著錄項值屬性值域著錄說明1全宗號非空默認帶出2檔號全宗號+分類號+案卷號，例如：XX-2019-0001符合檔號編制規(guī)則、唯一性、連續(xù)性3卷內(nèi)順序號01-992位阿拉伯數(shù)字4分類號例：CK3(財務(wù)會計報告)下拉列表選擇，默認為空5年度非空1900-當年4位編碼，范圍1900-當年6月份7文號文件文號、編號等8題名非空文件全稱，文件沒有題名的，由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名9責任者非空人、部門、公司名稱10保管期限參見數(shù)據(jù)字典保管期限下拉列表選擇，默認為空11成文日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選12金額13密級參見數(shù)據(jù)字典密級下拉列表選擇，默認為空14頁數(shù)0-9999結(jié)合文件實體頁數(shù)校驗15載體類型參見數(shù)據(jù)字典載體類型下拉列表選擇，默認為空16實體份數(shù)0-99，0代表只有電子檔案無紙質(zhì)檔案默認：117實體當前份數(shù)0-99，0代表只有電子檔案無紙質(zhì)檔案或已借出未歸還默認：118互見號填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號，并注明其載體類型。19備注職工檔案整理規(guī)則職工類檔案采用按“件”管理方式整理。檔號規(guī)則全宗號+分類號+年度+歸檔部門例如：XX-ZG-2019-辦公室歸檔部門年度一級類目代號全宗號著錄項列表序號著錄項值屬性值域著錄說明1全宗號默認帶出2分類號非空ZG默認：ZG3檔號全宗號+分類號+年度+歸檔部門，例如：XX-ZG-2019-辦公室符合檔號編制規(guī)則、唯一性、連續(xù)性4年度非空1900-當年4位編碼，范圍1900-當年5案卷題名非空6死亡年月8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選7參加工作時間8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選8姓名非空人員姓名9職稱技術(shù)職稱10性別男、女11身份證號十八位數(shù)字組成12歸檔部門非空組織結(jié)構(gòu)部門全稱可參照組織機構(gòu)選擇13出生年月8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選14歸檔日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選15工作單位員工所屬單位16政治面貌群眾、團員、黨員17盒號4位編碼，例如000118保管期限非空參見數(shù)據(jù)字典保管期限下拉列表選擇，默認為空19總頁數(shù)填寫件內(nèi)全部文件的頁數(shù)之和20載體類型非空參見數(shù)據(jù)字典載體類型下拉列表選擇，默認為空21存放位置22備注金融業(yè)務(wù)檔案整理規(guī)則金融業(yè)務(wù)檔案采用按“卷”管理方式整理。檔號規(guī)則全宗號+分類號+年度+項目代號+案卷號項目級著錄項列表序號著錄項值屬性值域著錄說明1全宗號默認帶出2分類號非空JR下拉選項選擇3項目編號非空文件文號、編號等4項目名稱非空5項目代號非空6金融業(yè)務(wù)題名非空文件全稱，文件沒有題名的，由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名7金融業(yè)務(wù)類型8案卷數(shù)量填寫歸檔案卷數(shù)量如“563”9業(yè)務(wù)種類10客戶名稱11客戶編號12貸款方式13租賃物14承租方承租方名稱15擔保方擔保方名稱16發(fā)放日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選17到期日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選18實際結(jié)清日8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選19備注案卷級著錄項列表序號著錄項值屬性值域著錄說明1全宗號非空默認帶出2年度非空1900-當年4位編碼，范圍1900-當年3分類號非空JR1-JR6下拉選項選擇4檔號全宗號+分類號+年度+項目代號+案卷號5案卷號非空0001-99994位阿拉伯數(shù)字6案卷題名非空文件全稱，文件沒有題名的，由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名7項目代號非空8項目編號非空項目文號、編號等9金融業(yè)務(wù)類型10卷內(nèi)文件數(shù)案卷的卷內(nèi)數(shù)量11密級參見數(shù)據(jù)字典密級下拉列表選擇，默認為空12保管期限參見數(shù)據(jù)字典保管期限下拉列表選擇，默認為空13總頁數(shù)填寫案卷內(nèi)全部文件的頁數(shù)之和14起始日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選15終止日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選16互見號填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號，并注明其載體類型。17歸檔人歸檔人或立卷人18歸檔部門非空組織結(jié)構(gòu)部門全稱19歸檔日期可參照組織機構(gòu)選擇20接收人檔案接收人21立卷單位例【海外事業(yè)部】22移交人移交清單簽字人23移交單位移交單位名稱24載體類型參見數(shù)據(jù)字典載體類型下拉列表選擇，默認為空25存放位置26盒號4位編碼，例如000127備注卷內(nèi)級著錄項列表序號著錄項值屬性值域著錄說明1全宗號非空默認帶出2年度非空1900-當年4位編碼，范圍1900-當年3分類號非空JR1-JR6下拉選項選擇4案卷號0001-99994位阿拉伯數(shù)字5檔號全宗號+分類號+年度+項目代號+案卷號6文件編號文件文號、編號等4位阿拉伯數(shù)字7卷內(nèi)順序號非空01-992位阿拉伯數(shù)字8題名非空文件全稱，文件沒有題名的，由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名9文件日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選10責任者人、部門、公司名稱11密級參見數(shù)據(jù)字典密級下拉列表選擇，默認為空12保管期限參見數(shù)據(jù)字典保管期限下拉列表選擇，默認為空13頁數(shù)0-9999結(jié)合文件實體頁數(shù)校驗14頁次每件的開始頁號，最后一件填起止頁號“如87－96”15互見號填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號，并注明其載體類型。16載體類型參見數(shù)據(jù)字典載體類型下拉列表選擇，默認為空17盒號4位編碼，例如000118實體當前份數(shù)0-99，0代表只有電子檔案無紙質(zhì)檔案或已借出未歸還19實體份數(shù)0-99，0代表只有電子檔案無紙質(zhì)檔案20備注聲像檔案聲像檔案整理規(guī)則音頻、視頻檔案采用按“件”管理方式整理。檔號規(guī)則全宗號+分類號+年度+件號。例如：XX-SX2-2019-0001件號年度一級類目代號+二級類目代號全宗號分類號SX2，SX代表聲像檔案，1代表錄音2代表視頻。著錄項列表序號著錄項值屬性值域著錄說明1全宗號非空默認帶出2年度非空1900-當年4位編碼、范圍1900-當年3分類號非空SX1-SX2下拉選擇4檔號全宗號+分類號+年度+件號（四位）

，例如：XX-SX2-2019-0001符合檔號編制規(guī)則、唯一性、連續(xù)性5件號0001-99994位阿拉伯數(shù)字6文件題名非空7人物8背景9攝影者10拍攝時間8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選11拍攝地點12片長13密級非空參見數(shù)據(jù)字典密級下拉列表選擇14保管期限非空參見數(shù)據(jù)字典保管期限下拉列表選擇15歸檔人立卷人16歸檔部門非空組織結(jié)構(gòu)部門全稱17歸檔日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選18移交人19移交單位20移交時間8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄21互見號22文件格式23載體類型參見數(shù)據(jù)字典載體類型下拉列表選擇24電子文件來源非空參見數(shù)據(jù)字典電子文件來源默認“數(shù)字化成果”，下拉列表選擇25存放位置26容量（M）27實體當前份數(shù)非空0-99，0代表只有電子檔案無其他載體檔案或已借出未歸還默認：128實體份數(shù)非空0-99，0代表只有電子檔案其他載體檔案默認：129備注30接收人31文件說明32責任者人、部門、公司名稱照片檔案整理規(guī)則照片檔案采用按“件”管理方式整理。檔號規(guī)則全宗號+分類號+年度+件號。例如：XX-SX3-2019-0001件號年度一級類目代號+二級類目代號全宗號分類號SX3，SX代表聲像檔案，3代表照片。著錄項列表序號著錄項值屬性值域著錄說明1全宗號非空默認帶出2年度非空1900-當年4位編碼、范圍1900-當年3分類號非空SX3默認：SX34檔號全宗號+分類號+年度+件號（四位）

，例如：XX-SX3-2019-0001符合檔號編制規(guī)則、唯一性、連續(xù)性5件號0001-99994位阿拉伯數(shù)字6文件題名非空7背景8人物9攝影者10拍攝時間8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄11拍攝地點12照片號13歸檔部門非空組織結(jié)構(gòu)部門全稱14歸檔日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選15責任者非空16密級非空參見數(shù)據(jù)字典密級下拉列表選擇17保管期限非空參見數(shù)據(jù)字典保管期限下拉列表選擇18照片張數(shù)19載體類型參見數(shù)據(jù)字典載體類型下拉列表選擇20電子文件來源非空參見數(shù)據(jù)字典電子文件來源默認“數(shù)字化成果”，下拉列表選擇21互見號22盒號4位編碼，例如0001符合盒號編制規(guī)則、唯一性、連續(xù)性23實體當前份數(shù)非空0-99，0代表只有電子檔案無其他載體檔案或已借出未歸還默認：124實體份數(shù)非空0-99，0代表只有電子檔案其他載體檔案默認：125存放位置26照片說明27備注實物檔案資質(zhì)證照檔案整理規(guī)則資質(zhì)證照采用按“件”管理方式整理。檔號規(guī)則全宗號+分類號+年度+件號。例如：XX-SW1-2019-0001件號年度一級類目代號+二級類目代號全宗號分類號SW1，SW代表實物檔案，1代表資質(zhì)證照。著錄項列表序號著錄項值屬性值域著錄說明1全宗號非空默認帶出2分類號非空SW1默認：SW13檔號全宗號+分類號+年度+件號（四位）

，例如：XX-SW1-2019-0001符合檔號編制規(guī)則、唯一性、連續(xù)性4件號0001-99994位阿拉伯數(shù)字5資質(zhì)證照名稱非空6證書編號非空7責任者非空人、部門、公司名稱8創(chuàng)建日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選9類型10頒發(fā)單位非空11被授予單位12頒發(fā)年度非空1900-當年4位編碼、范圍1900-當年13頒發(fā)日期非空8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選14失效時間非空8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選15密級非空參見數(shù)據(jù)字典密級下拉列表選擇默認為空16保管期限非空參見數(shù)據(jù)字典保管期限下拉列表選擇17歸檔部門非空組織結(jié)構(gòu)部門全稱18歸檔日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選19盒號4位編碼，例如0001符合盒號編制規(guī)則、唯一性、連續(xù)性20土地地址證照標識地址21互見號22電子文件來源非空參見數(shù)據(jù)字典電子文件來源默認“數(shù)字化成果”，下拉列表選擇23存放位置24實體當前份數(shù)非空0-99，0代表只有電子檔案無其他載體檔案或已借出未歸還默認：125實體份數(shù)非空0-99，0代表只有電子檔案其他載體檔案默認：126備注印章檔案整理規(guī)則印章檔案采用按“件”管理方式整理。檔號規(guī)則全宗號+分類號+年度+件號。例如：XX-SW2-2019-0001件號年度一級類目代號+二級類目代號全宗號分類號SW2，SW代表實物檔案，2代表印章。著錄項列表序號著錄項值屬性值域著錄說明1全宗號非空默認帶出2年度非空1900-當年4位編碼、范圍1900-當年3分類號非空SW2默認：SW24檔號全宗號+分類號+年度+件號（四位）

，例如：XX-SW2-2019-0001符合檔號編制規(guī)則、唯一性、連續(xù)性5印章名稱非空6件號0001-99994位阿拉伯數(shù)字7印章屬性非空參見數(shù)據(jù)字典印章屬性8啟用日期非空8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選9失效日期非空8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選10密級非空參見數(shù)據(jù)字典密級下拉列表選擇默認為空11保管期限非空參見數(shù)據(jù)字典保管期限下拉列表選擇12歸檔部門非空組織結(jié)構(gòu)部門全稱13歸檔日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選14互見號15存放位置16當前實體份數(shù)非空0-99，0代表只有電子檔案無其他載體檔案或已借出未歸還默認：117實體份數(shù)非空0-99，0代表只有電子檔案其他載體檔案默認：118備注19印文非空印章印面上的文字內(nèi)容20尺寸21材質(zhì)銅、鋼、鐵、玉、瑪瑙等22數(shù)量23電子文件來源非空參見數(shù)據(jù)字典電子文件來源默認“數(shù)字化成果”，下拉列表選擇專利證書檔案整理規(guī)則專利證書采用按“件”管理方式整理。檔號規(guī)則全宗號+分類號+年度+件號。例如：XX-SW3-2019-0001件號年度一級類目代號+二級類目代號全宗號分類號SW3，SW代表實物檔案，3代表專利證書。著錄項列表序號著錄項值屬性值域著錄說明1全宗號非空默認帶出2分類號非空SW3默認：SW33檔號全宗號+分類號+年度+件號（四位）

，例如：XX-SW3-2019-0001符合檔號編制規(guī)則、唯一性、連續(xù)性4件號0001-99994位阿拉伯數(shù)字5專利名稱非空6發(fā)明人7專利號8專利權(quán)人9專利類型10授權(quán)公告日期非空8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選11專利權(quán)期限12頒發(fā)單位13頒發(fā)年度非空1900-當年4位編碼、范圍1900-當年14密級非空參見數(shù)據(jù)字典密級下拉列表選擇默認為空15保管期限非空參見數(shù)據(jù)字典保管期限下拉列表選擇16存放位置17歸檔部門非空組織結(jié)構(gòu)部門全稱18歸檔日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選19創(chuàng)建日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選20互見號21載體類型參見數(shù)據(jù)字典載體類型22電子文件來源非空參見數(shù)據(jù)字典電子文件來源默認“數(shù)字化成果”，下拉列表選擇23當前實體份數(shù)非空0-99，0代表只有電子檔案無其他載體檔案或已借出未歸還默認：124實體份數(shù)非空0-99，0代表只有電子檔案其他載體檔案默認：125備注軟件著作權(quán)檔案整理規(guī)則軟件著作權(quán)證書采用按“件”管理方式整理。檔號規(guī)則全宗號+分類號+年度+件號例如：XX-SW4-2019-0001件號年度一級類目代號+二級類目代號全宗號分類號SW4，SW代表實物檔案，4代表軟件著作權(quán)證書。著錄項列表序號著錄項值屬性值域著錄說明1全宗號非空默認帶出2年度非空1900-當年4位編碼、范圍1900-當年3分類號非空SW4默認：SW44檔號全宗號+分類號+年度+件號（四位）

，例如：XX-SW4-2019-0001符合檔號編制規(guī)則、唯一性、連續(xù)性5軟件名稱非空6件號0001-99994位阿拉伯數(shù)字7著作權(quán)人8密級非空參見數(shù)據(jù)字典密級下拉列表選擇默認為空9保管期限非空參見數(shù)據(jù)字典保管期限下拉列表選擇10創(chuàng)建日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選11頒發(fā)單位12頒發(fā)日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選13歸檔部門非空組織結(jié)構(gòu)部門全稱14歸檔日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選15互見號16載體類型17存放位置18當前實體份數(shù)非空0-99，0代表只有電子檔案無其他載體檔案或已借出未歸還默認：119實體份數(shù)非空0-99，0代表只有電子檔案其他載體檔案默認：120備注21電子文件來源非空參見數(shù)據(jù)字典電子文件來源默認“數(shù)字化成果”，下拉列表選擇所有權(quán)證書檔案整理規(guī)則所有權(quán)證書采用按“件”管理方式整理。檔號規(guī)則全宗號+分類號+年度+件號。例如：XX-SW5-2019-0001件號年度一級類目代號+二級類目代號全宗號分類號SW5，SW代表實物檔案，5代表專所有權(quán)證書。著錄項列表序號著錄項值屬性值域著錄說明1全宗號非空默認帶出2年度非空1900-當年4位編碼、范圍1900-當年3分類號非空SW5默認：SW54檔號全宗號+分類號+年度+件號（四位）

，例如：XX-SW5-2019-0001符合檔號編制規(guī)則、唯一性、連續(xù)性5件號0001-99994位阿拉伯數(shù)字6文件題名非空7密級非空參見數(shù)據(jù)字典密級下拉列表選擇默認為空8保管期限非空參見數(shù)據(jù)字典保管期限下拉列表選擇9權(quán)證類別10辦理單位11建筑面積12土地面積13有效期14地址15發(fā)證單位非空16發(fā)證日期非空8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：2019041617發(fā)證人姓名非空18權(quán)力人19地塊編號20土地取得方式21批準用途非空22竣工日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選23權(quán)屬性質(zhì)24權(quán)證號25資產(chǎn)管理單位26宗地面積27互見號28歸檔日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選29歸檔部門非空組織結(jié)構(gòu)部門全稱30載體類型參見數(shù)據(jù)字典載體類型下拉列表選擇31電子文件來源非空參見數(shù)據(jù)字典電子文件來源默認“數(shù)字化成果”，下拉列表選擇32存放位置33當前實體份數(shù)非空0-99，0代表只有電子檔案無其他載體檔案或已借出未歸還默認：134實體份數(shù)非空0-99，0代表只有電子檔案其他載體檔案默認：135備注榮譽檔案整理規(guī)則榮譽檔案、禮品紀念品采用按“件”管理方式整理。檔號規(guī)則全宗號+分類號+年度+件號。例如：XX-SX6-2019-0001件號年度一級類目代號+二級類目代號全宗號分類號SX6，SX代表實物檔案，6代表榮譽。著錄項列表序號元數(shù)據(jù)項值屬性值域著錄說明1全宗號非空默認帶出2分類號非空SW6-SW7下拉選擇3檔號全宗號+分類號+年度+件號（四位）

，例如：XX-SW6-2019-0001符合檔號編制規(guī)則、唯一性、連續(xù)性4年度非空1900-當年4位編碼、范圍1900-當年5件號0001-99994位阿拉伯數(shù)字6獲獎名稱非空獲獎名稱7獲獎單位非空8獲獎等級參見數(shù)據(jù)字典獲獎等級9頒發(fā)單位非空10頒發(fā)日期非空8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選11密級非空參見數(shù)據(jù)字典密級下拉列表選擇默認為空12保管期限非空參見數(shù)據(jù)字典保管期限下拉列表選擇13實物形式參見數(shù)據(jù)字典實物形式14歸檔部門非空組織結(jié)構(gòu)部門全稱15歸檔日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選16載體類型非空參見數(shù)據(jù)字典載體類型下拉列表選擇17互見號18存放位置19外形尺寸20當前實體份數(shù)非空0-99，0代表只有電子檔案無其他載體檔案或已借出未歸還默認：121實體份數(shù)非空0-99，0代表只有電子檔案其他載體檔案默認：122備注23電子文件來源非空參見數(shù)據(jù)字典電子文件來源默認“數(shù)字化成果”，下拉列表選擇其他載體檔案整理規(guī)則其他庫采用按“件”管理方式整理。檔號規(guī)則全宗號+分類號+年度+件號。例如：XX-SW8-2019-0001件號年度一級類目代號+二級類目代號全宗號分類號SW8，SW代表實物檔案，8代表其他。著錄項列表序號元數(shù)據(jù)項值屬性值域著錄說明1全宗號非空默認帶出2年度非空1900-當年4位編碼、范圍1900-當年3分類號非空SW8下來列表選擇4檔號全宗號+分類號+年度+件號（四位）

，例如：XX-SW8-2019-0001符合檔號編制規(guī)則、唯一性、連續(xù)性5件號0001-99994位阿拉伯數(shù)字6件內(nèi)號01-992位阿拉伯數(shù)字7文件題名非空8件數(shù)非空9密級參見數(shù)據(jù)字典密級下拉列表選擇默認為空10保管期限非空參見數(shù)據(jù)字典保管期限下拉列表選擇11形成日期非空8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選12歸檔日期8位編碼，前四符合年度、月份00-12，日期00-31，例如：20190416手工著錄或日歷點選13歸檔部門非空組織結(jié)構(gòu)部門全稱14載體類型非空參見數(shù)據(jù)字典載體類型15規(guī)格型號非空依據(jù)載體規(guī)格型號如:DVD+R16互見號17存放位置18當前實體份數(shù)非空0-99，0代表只有電子檔案無其他載體檔案或已借出未歸還默認：119實體份數(shù)非空0-99，0代表只有電子檔案其他載體檔案默認：120電子文件來源非空參見數(shù)據(jù)字典電子文件來源默認“數(shù)字化成果”，下拉列表選擇21備注數(shù)據(jù)詞典配置數(shù)據(jù)詞典是用于快速輸入數(shù)據(jù)而建立的字段屬性，對于經(jīng)常重復輸入相同字段，可以建立數(shù)據(jù)字典，適時節(jié)省時間，提高工作效率。 數(shù)據(jù)字典方案如下：序號字典分類字典值字典編碼備注01保管期限永久Y30年D3010年D10長期長期短期短期02密級無密級01普通商密0203載體類型紙質(zhì)紙質(zhì)紙質(zhì)/電子紙質(zhì)/電子數(shù)字化成果數(shù)字化成果實體/電子實體/電子電子電子照片照片錄音錄音錄像錄像光盤光盤硬盤（U盤）硬盤（U盤）磁盤磁盤磁帶磁帶膠片膠片獎牌獎牌獎杯獎杯證書證書專利專利底圖底圖藍圖藍圖其它其它04文件類型正文01附件02審核單03正文過程稿04關(guān)聯(lián)參閱件05申報表06證明材料07照片08突出貢獻者09復查報告10復查評分1105文種命令(令)01議案02決定03決議04指示05意見06公告07通告08公報09通知10通報11報告12請示13批復14函15會議紀要16條例17規(guī)定18其他1906電子文件來源OA系統(tǒng)原始件01數(shù)字化成果02質(zhì)量獎評審系統(tǒng)0307印章屬性單位公章01部門公章02人名章03下屬公司公章04業(yè)務(wù)專用章05其他0608實物形式獎杯01獎牌02獎狀03錦旗0409獲獎等級國家級01省部級02地(市)級0310建設(shè)階段項目前期01勘察階段02設(shè)計階段03施工階段04監(jiān)理階段05竣工驗收0611項目模式自主投資模式01直管項目模式02“EPC”模式03“BOT”模式04“BT”模式05“ppp”模式06公司檔案分類列表序號一級類目二級類目三級類目代號名稱代號名稱代號名稱1GL管理類檔案2HT合同檔案3CP產(chǎn)品檔案1產(chǎn)品制造2產(chǎn)品安裝3產(chǎn)品維修4KY科技類檔案1課題研究2技術(shù)革新，創(chuàng)造發(fā)明3論文、著作5JS建設(shè)項目檔案1房屋建筑工程2公路工程3水運工程4市政工程5鐵路工程6機場工程7水利水電工程8海洋工程9環(huán)境工程6XX信息化建設(shè)項目1統(tǒng)建信息化項目2自建信息化項目7SB設(shè)備儀器檔案1電子儀器2船舶3海洋裝備設(shè)施4機械5通訊導航6車輛（汽車、火車）7醫(yī)療器械8飛機9救撈設(shè)備10信息化8CK會計檔案1會計憑證2會計賬簿3財務(wù)會計報告4其他會計資料9SG職工檔案10JR金融業(yè)務(wù)檔案1信貸業(yè)務(wù)2保險業(yè)務(wù)3基金業(yè)務(wù)4租賃業(yè)務(wù)5保理業(yè)務(wù)6投資業(yè)務(wù)11SX聲像檔案1音頻2視頻3照片12SW實物檔案1資質(zhì)證照2印章3專利證書1發(fā)明專利2實用新型專利3外觀設(shè)計專利4軟件著作權(quán)證書5所有權(quán)證書6榮譽獎項7禮品紀念品8其它檔案庫報表管理類檔案歸檔文件移交目錄序號文號責任者題名文件日期載體類型保管期限密級頁數(shù)實體份數(shù)備注移交部門：移交人：接收部門：接收人：交接日期：年月日歸檔文件目錄保管期限：分類號：序號檔號文號責任者題名日期密級頁數(shù)備注新歸檔章全宗號年度保管期限件號歸檔部門頁數(shù)合同檔案合同歸檔文件移交目錄序號合同編號責任者合同名稱簽訂日期密級頁數(shù)載體類型備注合同文件目錄序號檔號合同編號責任者題名簽訂日期密級頁數(shù)備注合同檔案脊背{保管期限}檔號{檔號}案卷題名{案卷題名}{盒號}產(chǎn)品檔案產(chǎn)品檔案移交目錄序號案卷題名保管期限密級卷內(nèi)文件數(shù)總頁數(shù)備注……移交部門：移交人：接收部門：接收人：交接日期：年月日案卷目錄序號檔號案卷題名保管期限密級總頁數(shù)備注……產(chǎn)品檔案脊背}檔號{檔號}案卷題名{案卷題名}產(chǎn)品檔案案卷封面檔號：產(chǎn)品檔案案卷題名立卷單位起始日期保密期限密級卷內(nèi)備考表檔號:互見號:說明:本卷共___件，共_頁。立卷人：年月日檢查人：年月日產(chǎn)品檔案卷內(nèi)目錄檔號:序號文件編號責任者文件題名日期頁數(shù)備注……科技類檔案科技檔案脊背7CM保管期限檔號{檔號}案卷題名{案卷題名}盒號科技檔案移交目錄序號案卷題名保管期限密級卷內(nèi)文件數(shù)總頁數(shù)備注……移交部門：移交人：接收部門：接收人：交接日期：年月日案卷目錄序號檔號案卷題名保管期限密級總頁數(shù)備注……科技檔案脊背5CM保管期限檔號{檔號}案卷題名{案卷題名}盒號科技檔案案卷封面檔號：科技檔案案卷題名立卷單位起始日期保密期限密級卷內(nèi)備考表檔號:互見號:說明:本卷共___件，共_頁。立卷人：年月日檢查人：年月日科技檔案卷內(nèi)目錄檔號:序號文件編號責任者文件題名日期頁數(shù)備注……建設(shè)項目檔案建設(shè)項目移交清冊科技檔案移交清冊項目：共計卷冊件張移交單位：接收單位：竣工項目部：（簽字及蓋章）集團檔案室：（簽字及蓋章）交接日期年月日科技檔案移交目錄序號檔案類別檔案名稱單位數(shù)量編制單位編制日期備注……項目資料(檔案)移交說明單位名稱組卷人移交人電話移交日期情況說明項目總部工程師簽字及蓋章檔案室簽字及蓋章備注建設(shè)項目檔案案卷目錄序號檔號案卷題名保管期限密級總頁數(shù)備注……建設(shè)項目檔案脊背檔號{檔號}案卷題名{案卷題名}檔號：建設(shè)項目檔案案卷題名立卷單位起始日期保密期限密級建設(shè)項目檔案案卷封面卷內(nèi)備考表檔號:互見號:說明:本卷共___件，共_頁。立卷人：年月日檢查人：年月日建設(shè)項目檔案卷內(nèi)目錄檔號:序號文件編號責任者文件題名日期頁數(shù)/頁號備注……信息化建設(shè)檔案信息化建設(shè)檔案脊背5CM保管期限檔號{檔號}案卷題名{案卷題名}盒號信息化建設(shè)檔案脊背7cm保管期限檔號{檔號}案卷題名{案卷題名}盒號信息化建設(shè)檔案移交目錄序號案卷題名保管期限密級卷內(nèi)文件數(shù)總頁數(shù)備注……移交部門：移交人：接收部門：接收人：交接日期：年月日案卷目錄序號檔號案卷題名保管期限密級總頁數(shù)備注……信息化建設(shè)檔案案卷封面檔號：信息化建設(shè)檔案案卷題名立卷單位起始日期保密期限密級卷內(nèi)備考表檔號:互見號:說明:本卷共___件，共_頁。立卷人：年月日檢查人：年月日信息化建設(shè)檔案卷內(nèi)目錄檔號:序號文件編號責任者文件題名日期頁數(shù)備注……設(shè)備儀器檔案設(shè)備儀器檔案移交目錄序號案卷題名保管期限密級卷內(nèi)文件數(shù)總頁數(shù)備注……移交部門：移交人：接收部門：接收人：交接日期：年月日案卷目錄序號檔號案卷題名保管期限密級總頁數(shù)備注……設(shè)備儀器檔案脊背檔號{檔號}案卷題名{案卷題名}設(shè)備儀器檔案案卷封面檔號：設(shè)備儀器檔案案卷題名立卷單位起始日期保密期限密級卷內(nèi)備考表檔號:互見號:說明:本卷共___件，共_頁。立卷人：年月日檢查人：年月日設(shè)備儀器檔案卷內(nèi)目錄檔號:序號文件編號責任者文件題名日期頁數(shù)備注……會計檔案案卷目錄年度案卷號類別案卷題名保管期限起止日期頁數(shù)（冊數(shù)）備注……移交人接收人日期會計檔案卷內(nèi)目錄檔號年度歸檔部門案卷號保管期限起止日期冊數(shù)案卷題名序號文號責任者題名日期頁數(shù)備注……職工檔案暫無報表金融業(yè)務(wù)檔案金融業(yè)務(wù)檔案移交目錄序號案卷題名保管期限密級卷內(nèi)文件數(shù)總頁數(shù)備注……移交部門：移交人：接收部門：接收人：交接日期：年月日案卷目錄序號檔號案卷題名保管期限密級總頁數(shù)備注……金融業(yè)務(wù)類檔案脊背檔號{檔號}案卷題名{案卷題名}金融業(yè)務(wù)檔案案卷封面檔號：金融業(yè)務(wù)檔案案卷題名立卷單位起始日期保密期限密級卷內(nèi)備考表檔號:互見號:說明:本卷共___件，共_頁。立卷人：年月日檢查人：年月日金融業(yè)務(wù)檔案卷內(nèi)目錄檔號:序號文件編號責任者文件題名日期頁數(shù)備注……聲像檔案聲像檔案音（視）頻檔案移交目錄序號題名錄制者錄制時間錄制地點錄制時長文件格式載體類型備注……………移交部門：移交人：接收部門：接收人：交接日期：年月日音（視）頻檔案歸檔文件目錄序號檔號存儲載體編號題名錄制者錄制時間錄制地點錄制時長文件格式備注

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