第五課-表的創(chuàng)建電子教案

2025/1/211第五課表的創(chuàng)建第一節(jié)在表中輸入數(shù)據(jù)及表的修改2025/1/212如何打開一個表引言：通過上一課的學習，我們已經(jīng)會使用表向?qū)Ы⒈砹?。表雖然是建立好了，但一個空白的表沒有任何用處，這一課我們就在建立好的表中輸入數(shù)據(jù)，并學習一些關于表的基本操作。往表中添加數(shù)據(jù)之前要先打開它，前面已經(jīng)學過如何打開一個數(shù)據(jù)庫，首先啟動Access，選擇“打開已有文件”，雙擊“客戶訂單數(shù)據(jù)庫”打開它。在數(shù)據(jù)庫窗口中單擊“表”選項，可以看到在數(shù)據(jù)庫右邊的“創(chuàng)建方法和已有對象列表”列表框中，除了三種創(chuàng)建表的方法之外，還有一個“客戶資料表”選項。2025/1/213如何在表中添加、修改和刪除數(shù)據(jù)？

我們先在表中輸入幾個數(shù)。在一個空表中輸入數(shù)據(jù)時，只有第一行中可以輸入。首先將鼠標移動到表上的“公司名稱”字段和第一行交叉處的方格內(nèi)，單擊鼠標左鍵，方格內(nèi)出現(xiàn)一個閃動的光標，表示可以在這個方格內(nèi)輸入數(shù)據(jù)了。用鍵盤在方格內(nèi)輸入“北京興科”，這樣就輸入了一個數(shù)據(jù)。其他的數(shù)據(jù)都可以按照這種方法來添加。用鍵盤上的左、右方向鍵可以把光標在方格間左右移動，光標移動到哪個方格，就可以在那個表格中輸入數(shù)據(jù)。按一次“→”鍵將光標移到“聯(lián)系人姓名”字段內(nèi)，輸入“張剛”兩個字。如果輸入時出現(xiàn)錯誤怎樣修改？2025/1/215

在Access中，改變表中文字的字號大小時，表的大小也會按比例隨著變化，所以不能用改變字體大小的方法來讓文字都顯示出來。不拉長列寬，也可以加大行高，使那些較長的值多用幾行顯示。調(diào)整行的高度和調(diào)整列寬度的方法基本類似，也有兩種方法，第一種就是將鼠標移動到相鄰兩行之間，這時鼠標變成可拖動形狀，按住鼠標左鍵，上下拖動鼠標調(diào)整行的高度；第二種方法是將鼠標移動到某一行上，單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單里用鼠標單擊“行高”命令，在出現(xiàn)的“行高”輸入欄中輸入一定的數(shù)值來改變行的高度。完成后單擊“確定”按鈕，這時其它行的高度也改變了，因為在表中各個記錄都是相關的，調(diào)整一行的行高，其他行的行高都會相應調(diào)整，以保持各行的高度一樣。2025/1/216怎樣在表中插入、刪除和移動字段

如果在創(chuàng)建表的時候忘記了某項內(nèi)容，現(xiàn)在也可以再把它加進去，只要在原來的表中再添加一個字段就可以了。在已有的表中不僅能添加字段，而且還可以刪除字段。

在“公司名稱”與“聯(lián)系人姓名”兩個字段之間加入一個“公司地址”字段。調(diào)整“郵政編碼”字段的位置。2025/1/217怎樣在表中“復制”和“粘貼”數(shù)據(jù)在“城市”和“省份”兩個字段里，有很多重復的內(nèi)容，每次都輸入一遍顯得非常麻煩。我們可以結(jié)合“復制”和“粘貼”數(shù)據(jù)兩個命令將一個數(shù)據(jù)塊很方便地放到很多位置上去。

首先打開Access2003的“剪貼板”，單擊“視圖”菜單，將鼠標移動到“任務窗格”選項上，在“任務窗格”選項上選擇“剪貼板”，出現(xiàn)一個“剪貼板”任務框。2025/1/218怎樣讓表中的一些列總是顯示出來？

把所有的數(shù)據(jù)都輸入到表中之后，我們就可以方便的在Access中查看數(shù)據(jù)了，但如果一個表太長，看到前面的內(nèi)容，后面的就看不到，有時看到后面的數(shù)據(jù)時，又想不起來后面格子里的數(shù)據(jù)到底是哪個公司的，就只好將“滾動條”再移動到最前面，看看這些數(shù)據(jù)對應的“公司名稱”。這時我們可以讓最前面的“公司名稱”列一直顯示。這個在Access2003中可以通過“凍結(jié)列”的方法來實現(xiàn)，凍結(jié)后的列不會隨著滾動條的拖動而移動。要在表中凍結(jié)幾個列，只需先將這幾個列選中，然后單擊“格式”菜單中的“凍結(jié)列”命令，這樣選中的列就被凍結(jié)了。如果不需要再讓這些列處于凍結(jié)狀態(tài)，只要單擊“格式”菜單中的“取消對所有列的凍結(jié)”命令，就可以了。2025/1/219怎樣在表中隱藏列

為了讓表中的某些列一直顯示在屏幕上，可以將這些列凍結(jié)，但有時候為了將主要的數(shù)據(jù)字段列保留在窗口中進行觀察，我們可以將暫時不需要的數(shù)據(jù)字段隱藏起來。將鼠標移動到需要隱藏列的字段標題處，單擊鼠標右鍵，然后在彈出的菜單上選擇“隱藏列”選項。這樣選中的列就被隱藏了。要取消對一個列的隱藏，先將鼠標移動到表以外的任何地方，單擊鼠標右鍵，然后在彈出的菜單上單擊“撤消隱藏列”命令，彈出“撤消隱藏列”對話框如下圖：“撤消隱藏列”對話框的列表框中列有表的所有字段，而且每個字段前面都有一個方框，沒有隱藏的列前面的方框中有“√”號，而隱藏了的列前面的方框中是空的。要取消對一個列的隱藏，只要單擊這個列前面的方框，使它里面出現(xiàn)一個“√”符號，就可以取消隱藏。完成以后單擊對話框上的“關閉”按鈕。2025/1/2110怎樣使用工具欄上的工具對表進行操作？

在窗口工具欄上有很多按鈕，左邊第一個工具按鈕是用來切換表的不同視圖的，它的具體內(nèi)容在下一課將進行比較詳細的講解。后面的幾個一般都知道是用來做什么的。“插入超級鏈接”命令在本課的“補充”中有比較詳細的講解?！吧颉焙汀敖敌颉笔侵副碇械母鱾€記錄按照一定的順序進行排列。單擊“升序”按鈕后所有記錄按照從小到大的方式排列，單擊“降序”按鈕后所有記錄按照從大到小的方式進行排列。閃動的光標位于哪個字段，就以那個字段的值作為判斷大小順序的標準。例如當光標在“序號”字段內(nèi)時，單擊“升序”工具按鈕，則表中的各個記錄按照“序號”字段中的數(shù)字從小到大的順序進行排列，而當光標在“公司名稱”字段中時，單擊“升序”工具按鈕，則表中的各個記錄按照“公司名稱”字段中文字的拼音順序從前到后進行排列。在工具欄上有三個“篩選”按鈕，它們是“按選定內(nèi)容篩選”、“按窗體篩選”和“應用篩選/刪除篩選”按鈕。舉個例子說，將光標移動到字段“城市”的一個值“北京”所在的方格內(nèi)后，單擊“按選定內(nèi)容篩選”按鈕進行篩選，這時只有在字段“城市”中的值是“北京”的記錄才顯示出來，而其他的記錄都不見了。單擊“刪除篩選”按鈕，其余的記錄又都顯示出來。選中表中的某個方格時，這個方格內(nèi)的數(shù)據(jù)值就成為進行篩選操作的“標準”，單擊“按選定內(nèi)容篩選”按鈕后，Access就會將該字段上擁有同樣內(nèi)容的記錄“篩選”出來，而將其他的記錄先隱藏起來。單擊“刪除篩選”可以把這個“篩選”功能取消。還有一個按鈕是“按窗體篩選”按鈕，單擊這個按鈕，你會發(fā)現(xiàn)表中只剩下了一個記錄，在方格的右側(cè)出現(xiàn)一個“下拉”按鈕。單擊“下拉”按鈕，就會發(fā)現(xiàn)它是個“組合框”的下拉箭頭，下拉框中包括了這個字段中所有的值。在下拉框中單擊一個選項，再用鼠標單擊“應用篩選”按鈕，與選中的值相關的整條信息就都顯示了出來。

2025/1/2111補充一：怎樣在數(shù)據(jù)表中輸入圖片、聲音和影像要想在數(shù)據(jù)表中插入圖片、聲音和影像，首先要在設計視圖中把需要輸入這些數(shù)據(jù)的字段的數(shù)據(jù)類型定義為“OLE對象”，然后在數(shù)據(jù)表視圖中用鼠標右鍵單擊該字段下的一個記錄，在彈出的菜單中選擇“插入對象”，這時出現(xiàn)“插入對象”窗口，在窗口中選擇要插入的對象的類型或要插入的對象的文件名，要插入圖片就保持“新建”選欄被選，并在對象類型這個列表欄中選擇一種圖片格式；如果要插入聲音就在這個列表欄中選擇“聲音”；如果要插入影像就在這個列表框中選擇“影像剪輯”，然后單擊確定按鈕。如果要在這個值中加入特定的一個圖片、聲音或影像文件，就需要在“插入對象”窗口中選擇“由文件創(chuàng)建”，并通過單擊“瀏覽”按鈕，在瀏覽窗口中找到需要放置的文件，雙擊將它選定。單擊“確定”按鈕退出“插入對象”窗口，這時表的相應位置就出現(xiàn)了要插入的文件的文件名，雙擊文件名，就可以看到或聽到相應的文件了。2025/1/2112補充二：在表中建立超級鏈接在表中想插入超級鏈接，需要將相應字段的字段類型定義為超級鏈接，然后在表的數(shù)據(jù)表視圖中單擊要建立超級鏈接的值將它選定，再單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中選擇“超級鏈接”，并在彈出的更下一級菜單中選擇單擊“編輯超級鏈接”選項。這時彈出“插入超級鏈接”的窗口，在“請輸入文件名稱和WEB頁名稱”下面的方框中輸入想要鏈接的文件名稱和WEB頁的名稱。單擊“確定”按鈕就可以在表中建立一個超級鏈接了。這時用鼠標單擊超級鏈接的名稱系統(tǒng)就會調(diào)出INTERNET瀏覽器訪問WEB頁面了。2025/1/2113補充三：怎樣設置數(shù)據(jù)表格形式Access的數(shù)據(jù)表可以有很多種格式，用鼠標單擊“格式”菜單中的“數(shù)據(jù)表...”命令，彈出“設置數(shù)據(jù)表格式”對話框，在這個對話框中就可以設置數(shù)據(jù)表的格式，像“單元格效果”、“網(wǎng)格線顯示方法”、“背景顏色”、“網(wǎng)格線顏色”、“邊框及線條樣式”五個主要選項，通過這些選項所做的修改可以在“示例”欄預覽結(jié)果。單擊“確定”按鈕就可以看到Access數(shù)據(jù)表的格式已經(jīng)改變了。2025/1/2114補充四：使用查找按鈕。

在使用數(shù)據(jù)庫的時候有時需要查看或修改一些表中的數(shù)據(jù)，如果表很大，一行行地找相應的數(shù)據(jù)項會非常麻煩。這時就要求有一個查找工具能幫助我們快速地找到需要的數(shù)據(jù)內(nèi)容位置，在Access2003中，“查找”命令可以幫助實現(xiàn)這個功能。在一個表中，當我們需要查找某個值時，用鼠標單擊工具欄上的“望遠鏡”按鈕，彈出一個對話框，在對話框中先要選擇需要查找的數(shù)據(jù)值的“查找范圍”，然后選擇匹配的內(nèi)容，之后再輸入相應的查找“內(nèi)容”，輸入完以后單擊“查找下一個”按鈕，這樣就可以在整個表中找出第一個相應的數(shù)據(jù)值，如果這個數(shù)據(jù)值不是所需要的，再單擊“查找下一個”按鈕，反復執(zhí)行就可以找到所需要的數(shù)據(jù)值的位置。單擊“取消”按鈕，就可以對找到的值進行操作了。在單擊“查找”按鈕后，會看到彈出的對話框中還有一個“替換”選項卡，切換到這一頁，就可以在數(shù)據(jù)表中查找某個數(shù)據(jù)并用其他的數(shù)據(jù)替換它。在替換文本框中輸入的就是替換