基于大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)化高校檔案利用服務(wù)工作探究

摘要：基于大數(shù)據(jù)的高校檔案利用服務(wù)工作是高校檔案管理工作中的重要內(nèi)容，它為檔案檢索、查閱、調(diào)取、轉(zhuǎn)移、研究等提供服務(wù)。因此高校要及時采集檔案信息，并不斷地完善檔案內(nèi)容、挖掘檔案資源、提供可靠的研究資料、提高檔案利用服務(wù)質(zhì)量，為有效利用檔案資源提供方便，提升檔案資料的使用效率。關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)技術(shù)；高校檔案利用服務(wù)；數(shù)據(jù)挖掘在數(shù)字化時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足信息化發(fā)展要求和不斷變化的信息服務(wù)要求。如何做好高校檔案管理工作，為高校各項建設(shè)提供服務(wù)和可靠的信息保障，是檔案管理工作必須面對并需要解決的問題。因此將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入檔案管理系統(tǒng)工作中已經(jīng)成為一條創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理工作的重要途徑，它能夠使高校檔案信息管理更加科學(xué)、高效、準(zhǔn)確，提高服務(wù)質(zhì)量與水平。一、高校檔案信息資源及服務(wù)平臺教育部和國家檔案局制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》提出，高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。因此各高校普遍將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，提供基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的信息資源、服務(wù)平臺等，為社會提供服務(wù)。（一）檔案信息資源根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》第十五條，我國高校檔案文件材料有11類。一是黨群類，主要包括高等學(xué)校黨委、工會、團(tuán)委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀(jì)要，各黨群部門的工作計劃、總結(jié)，上級機關(guān)與學(xué)校關(guān)于黨群管理的文件材料；二是行政類，主要包括高等學(xué)校行政工作的各種會議文件、會議記錄及紀(jì)要，上級機關(guān)與學(xué)校關(guān)于人事管理、行政管理的材料；三是學(xué)生類，主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等；四是教學(xué)類，主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實踐和教學(xué)研究等活動的文件材料；五是科研類；六是基本建設(shè)類；七是儀器設(shè)備類；八是產(chǎn)品生產(chǎn)類，主要包括高等學(xué)校在產(chǎn)學(xué)研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等；九是出版物類，主要包括高等學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報、其他學(xué)術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發(fā)行記錄等；十是外事類，主要包括學(xué)校派遣有關(guān)人員出席國際會議、出國考察、講學(xué)、合作研究、學(xué)習(xí)進(jìn)修的材料，學(xué)校聘請的境外專家、教師在教學(xué)、科研等活動中形成的材料，學(xué)校開展校際交流、中外合作辦學(xué)、境外辦學(xué)及管理外國或者港澳臺地區(qū)專家、教師、國際學(xué)生、港澳臺學(xué)生等的材料，學(xué)校授予境外人士名譽職務(wù)、學(xué)位、稱號等的材料；十一是財會類。這些文件材料構(gòu)成了高校檔案信息資源的主要內(nèi)容，也是高校檔案服務(wù)體系的基礎(chǔ)。對高校檔案管理來說，除了要管理好常規(guī)的個人檔案信息，還要管理好學(xué)校的學(xué)術(shù)資料、教職員工的材料、科學(xué)研究數(shù)據(jù)等多種類型的信息。其中，教師的科研成果數(shù)據(jù)是重要組成部分，是一個非常有價值的信息源。因此，高校要挖掘、開發(fā)和利用好這些信息資源，推動高等教育發(fā)展。（二）檔案利用服務(wù)平臺檔案工作除了采集、保管、挖掘檔案資料，還要為社會提供檔案利用服務(wù)，以便單位或個人了解某些方面的歷史資料。檔案資料是真實的原始記錄，它能比較準(zhǔn)確地反映各個時期個人、集體等的歷史事實。就高校的檔案來說，它保存了所有在校學(xué)習(xí)、工作過的個人歷史資料及其轉(zhuǎn)移記錄，學(xué)校各單位（包括臨時機構(gòu)）的歷史資料及其轉(zhuǎn)移記錄，是高校的歷史資料庫，貯藏?zé)o數(shù)的珍寶，是研究高校的有力實證資料。因此高校檔案管理工作要面對各種需要，提供檔案利用服務(wù)。在大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)已經(jīng)無法滿足社會需要，各高校也都不同程度地建立基于大數(shù)據(jù)的檔案利用服務(wù)平臺——電子檔案服務(wù)平臺。對外來說，電子檔案服務(wù)平臺主要是為公共提供服務(wù)的兩個窗口——采集平臺和輸出平臺。采集平臺主要用于采集個人、單位等檔案資料，輸出平臺主要提供檢索、查詢、提取檔案資料等服務(wù)。輸出平臺分為個人檔案輸出平臺和公共信息檔案輸出平臺；個人檔案輸出平臺為人員調(diào)動、組織調(diào)查等提供服務(wù)，公共信息檔案輸出平臺主要提供檔案挖掘資源，為研究提供服務(wù)，這是非常珍貴的資料。采集平臺有兩方面內(nèi)容，一是對原有的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行整理，并將之轉(zhuǎn)換為電子信息；二是對新的檔案資料進(jìn)行采集，在這個環(huán)節(jié)紙質(zhì)采集和電子采集同步進(jìn)行。輸出平臺也有兩方面內(nèi)容，一是提供電子檔案資料，二是提供紙質(zhì)檔案資料。無論是采集平臺還是輸出平臺，都要嚴(yán)格按照我國高校檔案文件材料的11種類型進(jìn)行分類。在大數(shù)據(jù)時代，如何利用好互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)來提升檔案資源利用效率和服務(wù)水平已成為檔案管理工作者需要研究的重要課題之一，因此打造安全、高效、便捷的服務(wù)平臺至關(guān)重要。二、當(dāng)前檔案服務(wù)工作情況（一）檔案信息采集量大長期以來，檔案管理工作的復(fù)雜性和繁重性是困擾高校檔案管理與服務(wù)工作的問題。隨著高校規(guī)模的擴大和信息量的增加，檔案管理工作愈發(fā)復(fù)雜和繁重。高校檔案涵蓋廣泛的領(lǐng)域和內(nèi)容，包括學(xué)術(shù)研究成果、學(xué)生檔案、教職工檔案、行政管理文件等各種類型的檔案。這些檔案需要按照一定的規(guī)范和流程進(jìn)行收集、整理、存儲和維護(hù)等，要求檔案管理人員具備廣泛的知識和專業(yè)技能。高校每年產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，包括高校管理、教研課題、學(xué)生的入學(xué)申請、成績單、教職工的合同和薪酬信息等。這些文件和數(shù)據(jù)需要及時歸檔、整理和存儲，以確保其安全和可檢索性，這對檔案管理人員的工作效率和精確性提出了更高要求。此外，檔案管理工作還涉及檔案信息的更新和變更。隨著時間的推移，檔案信息會發(fā)生變動，例如學(xué)生的個人信息更新、教職工的職務(wù)變動等。檔案管理工作需要及時跟蹤和更新這些變動，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性?？梢?，檔案采集量很大，需要處理的文件和數(shù)據(jù)很多。（二）檔案信息安全性要求更高在大數(shù)據(jù)時代，電子信息技術(shù)高度發(fā)展，電子信息采集觸角無孔不入，一些好奇者或別有用心的人利用電子信息技術(shù)手段侵入高校電子檔案系統(tǒng)，竊取檔案資料，尤其是科技人員的個人檔案資料和研究資料、單位的保密資料等，而且這種竊取方式非常隱私，且不留痕跡，這對電子檔案的保密與安全工作提出更高的要求。與此同時，高校檔案管理系統(tǒng)也要跟上新技術(shù)的發(fā)展而更新，要根據(jù)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，以提升檔案管理的效率和質(zhì)量。在調(diào)整過程中，稍有不慎就會出現(xiàn)意想不到的信息安全問題，給檔案管理工作帶來危險。因此高校檔案管理部門在采集、存儲、轉(zhuǎn)移（傳輸）、保管、調(diào)取、輸出以及系統(tǒng)維護(hù)和升級等過程中都要高度重視安全性和保密性，以確保檔案信息安全。（三）檔案資源利用率大幅度提升檔案管理電子化之后，高校也從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案利用服務(wù)方式向電子檔案利用服務(wù)方式轉(zhuǎn)變，從而使人們能更容易地查閱檔案資料，因此檔案資源的利用率大幅提升。研究者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有志于研究、開發(fā)、轉(zhuǎn)化高校研究成果的社會團(tuán)體、經(jīng)濟單位、個人都想及時了解最新的研究動態(tài)和成果開發(fā)、轉(zhuǎn)化情況，希望檔案利用服務(wù)平臺能及時提供最新信息，以便他們從中選擇自己感興趣的項目。近年來，這方面的檔案資源利用率大幅度提升，也催生了許多科研轉(zhuǎn)化成果。比如，新能源的許多產(chǎn)品是通過高校檔案利用服務(wù)平臺提供科學(xué)研究成果之后，由企業(yè)技術(shù)工程師進(jìn)一步開發(fā)轉(zhuǎn)化而成的；許多電子信息應(yīng)用技術(shù)也是通過高校檔案利用服務(wù)平臺得到理論研究成果之后，由應(yīng)用專業(yè)技術(shù)人員轉(zhuǎn)化而來的。還有，高校人才引進(jìn)工作，除了通過專業(yè)領(lǐng)域了解專業(yè)人才動態(tài)，還會從高校檔案利用服務(wù)平臺了解某個領(lǐng)域的人才情況，從而有目的地引進(jìn)專業(yè)人才。此外，在大數(shù)據(jù)時代，每年的畢業(yè)季，用人單位都對學(xué)生檔案的調(diào)取、審閱、轉(zhuǎn)移等提出了更高的要求，希望高校能通過電子通道提供學(xué)生個人檔案，學(xué)生也希望高校能高效、迅速地幫助他們轉(zhuǎn)移個人檔案到接收單位。隨著改革開放不斷深入，社會管理體系也發(fā)生了重大變化，人員流動速度與數(shù)量逐年增大、科技研究領(lǐng)域不斷拓展、科學(xué)研究成果不斷增多，人才集中地的高校的檔案資源利用率將極大提高。因此高校檔案管理工作者需要不斷深入采集、挖掘這些信息資源，使其成為推動高等教育發(fā)展和科技發(fā)展的強大支柱，成為社會發(fā)展的推動力。三、基于大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)化高校檔案利用服務(wù)工作（一）提高檔案資源利用率檔案資源利用率的大幅度提升是大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理工作面臨的一大挑戰(zhàn)，高校檔案管理工作團(tuán)隊?wèi)?yīng)正視這種挑戰(zhàn)，加強檔案資源的采集力度和挖掘力度，提供越來越多、越來越完善的檔案資源。第一，采集檔案信息。目前我國大部分高校已建立了數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)收集體系，形成了較為完善的數(shù)據(jù)分析機制，并針對數(shù)據(jù)來源的多元性搭建多通道的數(shù)據(jù)收集系統(tǒng)，以實現(xiàn)全方位采集。高校檔案信息管理工作者要充分利用大數(shù)據(jù)分析工具對各種數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、分析、處理，不斷完善各種信息。一是單位信息。采集教科研信息、學(xué)校管理信息、教職工流動信息等，通過網(wǎng)絡(luò)爬蟲技術(shù)從學(xué)校的官方網(wǎng)站、學(xué)術(shù)資料庫和學(xué)校的社交媒體平臺提取動態(tài)數(shù)據(jù)，完善科研、學(xué)術(shù)檔案和管理信息等。二是學(xué)生個人信息。通過學(xué)校的內(nèi)部系統(tǒng)，比如學(xué)生信息管理系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)等采集學(xué)生數(shù)據(jù)并進(jìn)行整合，完善學(xué)生個人檔案信息。三是教職工個人信息。通過學(xué)校信息平臺，采集教職工的動態(tài)信息，比如，獲獎信息、績效信息、教學(xué)信息、科研信息、學(xué)術(shù)成果信息等。第二，挖掘檔案資源。數(shù)據(jù)挖掘是一種重要的手段，能有效地從大量數(shù)據(jù)中挖掘出有價值的信息。高校檔案工作者要利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)深入挖掘檔案資源，對檔案資源進(jìn)行分類管理，并提供到服務(wù)平臺上，方便有關(guān)人員提取、查閱、利用等。檔案挖掘的資源主要有兩種，一是從學(xué)校組織機構(gòu)、管理服務(wù)、學(xué)術(shù)成果以及重要歷史人物、有較大影響力的科技人員和教學(xué)人員、出版物等挖掘本校保存的歷史檔案資料；二是根據(jù)學(xué)校的發(fā)展動態(tài)，挖掘并整合學(xué)校當(dāng)下的檔案信息，比如學(xué)校管理資料、教師交流信息、最新科學(xué)研究成果信息、獲得的各種榮譽信息、學(xué)術(shù)交流活動信息、各種競賽信息、學(xué)生重要活動信息以及其他具有歷史意義或具有特別意義的信息。檔案工作者要積極而有效地采集、挖掘檔案資源，多渠道、多途徑推動檔案資源的多元化利用。比如，將檔案資源與教學(xué)、科研和學(xué)術(shù)服務(wù)相結(jié)合，開展多種形式的活動，組織檔案展覽、舉辦學(xué)術(shù)研討會、支持學(xué)術(shù)出版等，充分發(fā)揮檔案資源在學(xué)術(shù)研究和教學(xué)實踐中的作用，提升檔案資源的使用價值和利用率。（二）改變檔案利用的服務(wù)方式基于大數(shù)據(jù)技術(shù)，高校檔案工作要將傳統(tǒng)的檢索與紙質(zhì)服務(wù)方式和現(xiàn)代電子數(shù)字檢索與服務(wù)方式相結(jié)合，提供多渠道、多途徑的服務(wù)方式，滿足人們對檔案資源的多樣化、個性化需求。一是繼續(xù)提供傳統(tǒng)的檢索與紙質(zhì)服務(wù)方式。當(dāng)前，人們雖然越來越少使用紙質(zhì)讀物，但是紙質(zhì)檔案卻有它獨特的歷史價值，它保持檔案的原始狀態(tài)、歷史原貌，讓人感覺更真實。特別是那些年代久遠(yuǎn)的檔案，研究者更喜歡在原始的紙質(zhì)檔案中尋找歷史的蹤跡，希望能從歷史的蛛絲馬跡中找到有價值的東西。因此還要繼續(xù)提供傳統(tǒng)的檢索方式，提供紙質(zhì)服務(wù)方式。在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的過程中，由于檔案工作者的理解或認(rèn)識上的差異，有的會把“不重要”或“無意義”的細(xì)節(jié)漏掉，因此繼續(xù)提供傳統(tǒng)的服務(wù)方式對研究者是一種莫大的幫助。二是提供數(shù)字化服務(wù)方式。目前，高校檔案管理系統(tǒng)大都裝配電子信息系統(tǒng)，并逐步將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，以便存儲、保管、檢索、提取和傳輸?shù)?。檔案工作者要不斷探索更高效的信息獲取渠道和途徑，充分利用在線查詢平臺、移動應(yīng)用平臺等，更高效地為用戶提供服務(wù)。電子服務(wù)平臺是電子檔案信息服務(wù)的核心基礎(chǔ)，它涉及信息存儲、檢索、查閱和傳輸?shù)母鱾€環(huán)節(jié)，能方便地為用戶提供咨詢、檢索、提取、查閱、下載、轉(zhuǎn)移等服務(wù)。電子檔案是經(jīng)過檔案工作人員整理、分類后的電子信息資料，它分類更科學(xué)、更細(xì)化，能夠更加精準(zhǔn)地提供用戶需要的內(nèi)容，也能夠基于大數(shù)據(jù)根據(jù)用戶的模糊檢索方式提供更加全面的檔案資料，提高檢索和查閱效率。因此檔案工作者要充分利用好互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)，使檔案資源利用服務(wù)發(fā)揮更大的作用。在日常服務(wù)中，高校檔案管理部門除了提供傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源服務(wù)，還要不斷打造、升級電子服務(wù)平臺，為用戶提供高效、安全、便捷的多樣化、個性化的數(shù)字化服務(wù)。（三）加強檔案信息化安全管控服務(wù)在信息化環(huán)境下，加強檔案信息化安全管控是確保高校檔案管理安全的重要舉措。在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息的安全性和保密性受到很大挑戰(zhàn)。電子信息技術(shù)在發(fā)展的過程中，也會衍生一些不利因素。一些心術(shù)不正或別有用心的人利用電子信息技術(shù)侵入檔案管理系統(tǒng)，或侵入電子信息傳輸通道，竊取重要的檔案資料，比如重要的科研人員的個人資料、未公開的科研成果、不宜公開的歷史資料、個人隱私等，因此檔案工作者要加強檔案信息安全管理，為用戶提供安全、可靠的檔案信息資源。第一，加強檔案館內(nèi)部的信息服務(wù)安全。一是嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，按照檔案查閱、調(diào)取、轉(zhuǎn)移等的申請程序開展服務(wù)工作，認(rèn)真查驗用戶身份，了解查閱目的，做好登記，嚴(yán)防檔案被帶出；二是妥善保管檔案資料，特別是嚴(yán)格保密的檔案資料，嚴(yán)格按照程序提取、復(fù)制等，嚴(yán)防檔案資料泄漏和損壞；三是注意檔案資料在查閱、復(fù)制等過程中的信息安全。第二，加強檔案轉(zhuǎn)移過程中的服務(wù)安全。在檔案轉(zhuǎn)移過程中，無論是紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)移還是電子檔案資料轉(zhuǎn)移都存在比較大的安全風(fēng)險，稍有不慎就會出現(xiàn)泄漏、散失等安全問題。特別是電子資料轉(zhuǎn)移，因為它是通過電子通道傳輸，所以容易受到電子攻擊，而且它是用看不見摸不著的方式攻擊，泄漏了也不容易發(fā)現(xiàn)，因此使用電子工具，如硬盤、U盤等轉(zhuǎn)移檔案資料時，要采取加密方式和專人轉(zhuǎn)移方式，避免在轉(zhuǎn)移過