《幼兒園檔案管理規(guī)范》

ICS01.140.20

CCSA14

45

廣西壯族自治區(qū)地方標準

DB45/TXXXX—XXXX

幼兒園檔案管理規(guī)范

Spesificationforarchivemanagementofkindergarten

（征求意見稿）

（本草案完成時間：2022-09-29）

XXXX-XX-XX發(fā)布XXXX-XX-XX實施

廣西壯族自治區(qū)市場監(jiān)督管理局發(fā)布

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幼兒園檔案管理規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定了幼兒園檔案管理規(guī)范中總體要求、工作職責、檔案室管理、檔案分類、檔案保存、檔

案借閱和檔案銷毀。

本文件適用于廣西壯族自治區(qū)區(qū)內幼兒園檔案管理。

2規(guī)范性引用文件

本文件沒有規(guī)范性引用文件。

3術語和定義

下列術語和定義適用于本文件。

紙質文件paperdocument

立檔單位在其職能活動中形成和辦理完畢后作為文書檔案保存的紙質文件材料。

電子文件electronicrecord

以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在網絡上傳輸?shù)奈募?/p>

[來源：DA/T1—2000，2.13]

邏輯歸檔logicalarchiving

將電子文件的管理權從網絡上轉移至檔案部門，在邏輯歸檔工作中，電子文件的存儲格式和位置保

持不變。

4檔案管理要求

檔案資料字跡應清晰、工整。

應使用黑色墨水筆書寫檔案資料的手寫內容。

每年至少進行1次檔案清理規(guī)整，并更新檔案目錄

檔案室應保持清潔、干燥，配置防火、防盜、防塵、防潮、防高溫、防鼠害、防有害光線和防污

染的設施設備，并安裝鐵門、鐵窗。

未經檔案管理員允許，非檔案室工作人員不準許進入檔案室。

檔案室內不準許拍照、錄音、錄像。

5工作職責

應明確園務檔案管理部門，設置檔案管理崗位，負責指導各部門各項材料收集、整理,并負責園內

各項檔案進行紙質文檔和電子文檔的收集、整理、分類保存、借閱、銷毀的相關工作。

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園長對園務檔案管理工作負總責任，分管副園長負責監(jiān)督檢查檔案管理員日常工作。

園務檔案管理部門應定期向本單位負責人報告檔案管理情況。

園務檔案管理部門應定期對檔案管理人員進行培訓和考核。

6檔案分類

黨務檔案

黨務工作、活動形成的文件材料包括：

——上級黨組織下發(fā)的文件、通知、學習資料、黨支部會議記錄材料；

——年度黨務工作計劃、總結材料；

——黨員花名冊、黨費繳納臺賬；

——發(fā)展黨員材料；

——黨支委做的工作報告、專題講話、黨課講稿和演示材料；

——重要黨務活動的文字材料和照片、錄音和視頻材料；

——黨員組織關系轉移的相關材料和臺賬；

——年度民主評議黨員材料；

——上級黨組織的表彰文件和相關材料；

——向上級黨組織報送的請示文件，上級黨組織的指示、批復文件；

——其他黨務材料。

人事檔案

6.2.1履歷材料包括：

——教職工（干部）履歷表單、登記表單、簡歷表單和簡歷材料；

——教職工各類人員登記表單；

——教職工更改姓名的記錄資料。

6.2.2自傳材料包括由本人書寫的敘述本人經歷、思想變化過程、家庭情況、社會關系等內容的材料。

6.2.3鑒定、考核和考察材料包括：

——以鑒定為主要內容的登記表單；

——由組織出具的職工表現(xiàn)材料；

——干部考核和民主評議的綜合材料；

——作為干部任免、教職工調動依據(jù)的正式考核綜合材料。

6.2.4學歷和評聘技術職務材料包括：

——報考高等學校的登記表單、審查表單、選拔留學生登記表單；

——大中專院校畢業(yè)登記表單、學習成績表單、高校招生登記表單、畢業(yè)生派遣證明材料、報到

證明材料；

——學歷、學位證明材料；

——專業(yè)技術職務任職資格申報表單、套改、晉升、聘任專業(yè)技術職務的證明材料；

——創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文等材料。

6.2.5政審材料包括：

——審查職工歷史情況的調查報告、審查結論、上級批復、本人對結論的意見、交代或說明等材

料及主要的證明材料；

——入黨、入團、參軍、入學、出國等政審調查材料；

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——更改姓名、民族、年齡、參加工作時間的組織審查材料及所依據(jù)的證明材料；

——家庭成員及主要社會關系政治歷史情況的證明等材料。

6.2.6加入黨團材料包括：

——入黨志愿書、轉正申請書、入黨申請書；

——黨員登記表單、不予登記的決定文書、組織審批意見文書及所依據(jù)的材料、取消預備黨員資

格的組織意見文書、認定不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料及組織審批材料；

——加入民主黨派的有關材料。

6.2.7獎勵材料包括：

——各級先進人物、英雄模范稱號登記/審批表單；

——模范事跡、嘉獎、通報表揚等材料；

——創(chuàng)造發(fā)明事跡、各種科技和業(yè)務獎勵材料；

——立功授獎、年功表彰等材料。

6.2.8處分材料包括：

——處分決定文書、查證核實材料、本人對處分的意見材料和檢查材料；

——甄別、復查報告、解除、撤消處分的決定文書、上級批復文書和本人意見材料；

——通報批評材料。

6.2.9任免、工資、出國和退（離）休等材料包括：

——干部任免呈報表單；

——錄用、聘用、招聘、提拔、轉干登記和審批表單；

——兵役（入伍）登記表單、退伍、軍轉干部審批表單；

——工資級別變動登記表單、職務工資變動登記表單；

——見習期、試用期、定級、晉級等各種工資變動登記/審批表單；

——出國出境人員審查表單；

——職工辭職、退職、離休、退休等審批材料；

——各類代表大會代表登記表單；

——有關工齡方面的證明材料及組織參考材料；

——招工審批表。

6.2.10其他類材料包括：

——工會會員及各種協(xié)會登記表單；

——證明有殘疾的體檢表單等證明材料；

——非正常死亡的調查報告文件及材料；

——職工逝世后的生平、報道等材料。

園務檔案

幼兒園開展日常工作產生的材料包括：

——上級部門下達的指導性文件；

——園務工作計劃和總結材料；

——幼兒園規(guī)章制度文件；

——園務會議材料包括：

?幼兒園領導班子會議材料；

?園務會議材料；

?教職工代表會議材料；

?全體教職工大會材料。

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——幼兒園大事記材料。

教育教學檔案

教師培訓檔案包括：

——培訓計劃材料；

——培訓方案材料；

——培訓通知材料；

——培訓記錄材料；

——培訓資料。

6.4.1教學活動檔案

教學活動檔案包括：

——學期教學計劃材料；

——周計劃表單；

——活動教案材料；

——活動反思材料；

——教學參考資料。

6.4.2家園共育檔案

家園共育檔案包括：

——家長學校材料：

?家長學校組織機構名單材料；

?家長學校工作計劃、家長學校工作總結材料；

?家長學校家園共育學習材料。

——家長會記錄材料；

——家長開放日活動記錄材料；

——班級家園欄材料；

——班級圈家園聯(lián)系材料；

——家長進課堂活動材料。

幼兒園保健檔案

6.5.1組織管理工作形成的材料包括：

——保健室（醫(yī)務室）年度工作計劃與總結材料；

——醫(yī)護人員年度崗職分工方案材料。

6.5.2生活制度材料包括：

——兒童一日生活制度文件；

——兒童膳食與營養(yǎng)制度文件；

——兒童體格鍛煉制度文件；

——兒童健康檢查制度文件；

——衛(wèi)生與消毒制度文件；

——傳染病預防與控制制度文件；

——常見疾病預防與管理制度文件；

——傷害的預防制度文件；

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——健康教育制度文件；

——衛(wèi)生保健信息收集制度文件。

6.5.3辦園條件材料包括：

——保健室（醫(yī)務室）執(zhí)業(yè)許可證證明材料；

——醫(yī)護專業(yè)技術人員職業(yè)資格證明材料；

——保健室（醫(yī)務室）設施配置表單；

——保健室（醫(yī)務室）非處方藥品出入庫登記表單；

——保健室（醫(yī)務室）采購索證清單材料。

6.5.4健康檢查材料包括：

——兒童入園體檢資料匯總與評價材料；

——兒童年度體檢資料匯總與評價材料；

——兒童常見疾病建案管理登記表單；

——在崗職工健康合格證書證明材料；

——在崗職工年度體檢資料。

6.5.5體格鍛煉材料包括：

——兒童戶外活動現(xiàn)場考察、查閱制度文件；

——兒童生活習慣及生活自理能力考察材料。

6.5.6膳食營養(yǎng)材料包括：

——兒童每周帶量食譜文件；

——兒童膳食調查及營養(yǎng)評估材料；

——兒童膳食委員會會議紀要材料；

——直飲機衛(wèi)生批件、水質檢測報告文件。

6.5.7疾病控制材料包括：

——保健室（醫(yī)務室）晨午檢及巡班工作日志材料；

——保健室（醫(yī)務室）兒童疾病診治記錄表單；

——保健室（醫(yī)務室）兒童入園預防接種查驗登記表單；

——保健室（醫(yī)務室）班級衛(wèi)生消毒檢查記錄表單；

——保健室（醫(yī)務室）食品安全衛(wèi)生檢查記錄表單；

——保健室（醫(yī)務室）兒童傳染病疫情管理記錄表單；

——班級衛(wèi)生消毒記錄表單；

——班級兒童出勤登記統(tǒng)計表單；

——班級兒童帶藥服藥登記表單；

——班級兒童全日健康觀察記錄表單；

——班級兒童缺勤追因登記表單。

6.5.8傷害預防材料為保健室（醫(yī)務室）兒童在園傷害事故登記表單。

6.5.9健康教育材料包括：

——保健室（醫(yī)務室）特殊兒童家園會談紀要材料；

——保健室（醫(yī)務室）健康教育和干預措施實施資料匯總材料。

6.5.10信息管理材料包括：

——兒童月出勤統(tǒng)計表單；

——兒童年度體檢信息統(tǒng)計表單；

——兒童膳食調查與營養(yǎng)分析表單；

——兒童年度貧血統(tǒng)計表單；

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——兒童年度傳染病統(tǒng)計表單；

——兒童年度常見病統(tǒng)計表單。

其他

幼兒園開展其他專項活動產生的檔案文件包括：

——安全制度管理檔案；

——群團組織檔案；

——財務管理檔案

——采購項目檔案；

——食堂管理檔案；

——總務維修檔案；

——物業(yè)管理檔案；

——其他專項分類檔案。

7檔案保存

紙質文件

7.1.1文件歸檔

文件歸檔可分別按如下任一規(guī)定執(zhí)行：

——根據(jù)項目具體要求歸檔；

——根據(jù)項目完成的時間歸檔；

——根據(jù)最小的部門單位歸檔。

7.1.2裝訂

7.1.2.1檔案應采用抽桿或三孔一線的方式裝訂，已成冊不易拆釘?shù)模杀３衷膊蛔儭?/p>

7.1.2.2文件按件裝訂，應符合如下要求：

——正文在前，附件在后；

——有文件處理單的，放在最前面。

7.1.3分類

7.1.3.1應按年度分類：將歸檔文件按其形成的年度進行分類。

7.1.3.2應按保管期限分類：歸檔文件（文書檔案）保管期限分為永久和定期兩種，定期分30年、10

年。

7.1.3.3應按事項分類：將單位的歸檔文件按事項進行分類。

7.1.4編號和裝盒

檔案編號和裝盒應遵循如下要求：

——檔案裝盒前應將歸檔文件按排列順序逐件編號，在文件首面上端的空白位置加蓋歸檔章并添

加如下標識：

?年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數(shù)標注公元紀年（例如，文件形成年度為2022年的，

標注“2022”）；

?保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱（例如“永久”“30年”或“10年”）。

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——檔案盒封面正面應標明檔案名稱；

——檔案盒子脊應標明檔案內容；

——存檔材料應有封面、目錄；

——應根據(jù)卷內目錄放置相應材料，除此之外，還應放置有關卷內檔案情況的說明材料：

?有關文件缺損、修改、補充、移出、銷毀情況的說明材料；

?記錄有負責整理本盒歸檔文件的人員姓名信息的材料；

?記錄有負責檢查本盒歸檔文件整理質量的人員姓名信息的材料；

?記錄有歸檔文件整理完畢日期信息的材料。

7.1.5排架

7.1.5.1歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應與幼兒園歸檔文件分類方案一致，排架方法應避

免頻繁倒架。

7.1.5.2歸檔檔案按照檔案分類、編號分類依次上架。

電子文件

7.2.1一般要求

文件形成部門或信息管理部門應定期將經過鑒定和檢測符合歸檔條件的電子文件已交到檔案管理

部門，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。

7.2.2鑒定

7.2.2.1電子文件的鑒定工作，應包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定、歸檔范

圍和劃定保管期限。

7.2.2.2電子文件應包含相應的背景信息和元數(shù)據(jù)。

7.2.2.3電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限應當與內容信息的保管期限一致。

7.2.2.4應在電子文件的機讀目錄上逐件標注保管期限的標識。

7.2.3檢測

在進行電子文件歸檔工作時。應對歸檔電子文件的基本技術條件進行檢測，檢測內容包括：硬件環(huán)

境的有效性，軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。

7.2.4歸檔

7.2.4.1通用要求

7.2.4.1.1電子文件的歸檔，按照鑒定標識進行，電子文件的歸檔操作應包括邏輯歸檔操作和物理歸

檔操作。

7.2.4.1.2邏輯歸檔可實時進行，也可與物理歸檔工作一起定期完成。

7.2.4.2物理歸檔

7.2.4.2.1凡在網絡中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔。

7.2.4.2.2把帶有歸檔標識的電子文件集中，復制至耐久性好的載體上，一式3套，分別用于封存保

管、供查閱使用、異地保存。加密的電子文件，則應在解密后再制作復制。

7.2.4.2.3推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫入光盤、磁帶、可擦寫光盤、固

態(tài)硬盤、硬磁盤等。但不準許使用軟磁盤作為歸檔文件長期保存的載體。

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7.2.4.2.4存儲電子文件的載體或裝具上應帖有標簽，標簽上應注明載體序號、類別號、密級、保管

期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應設置為“只讀”狀態(tài)。

7.2.4.2.5特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時存放有相應的查看軟件。

7.2.4.2.6將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔，并附上《歸檔文件登記表》

（可參考附錄A，表A.1）。

7.2.4.2.7需要長期保存的電子文件，應在每一個電子文件的載體中同時存有相應的機讀目錄。

7.2.4.2.8電子文件歸檔后，形成部門還應至少保存存有歸檔電子文件的載體1年。

7.2.5歸檔電子文件的整理

7.2.5.1歸檔電子文件應以件為單位整理。

7.2.5.2電子文件應按照年度、保管期限、機構（問題）或保管期限、年度、機構(問題)等分類方案

進行分類。

7.2.5.3按電子文件類別代碼相對集中組織存儲載體。

7.2.6歸檔電子文件的移交、接收與保管

7.2.6.1移交、接收與保管要求

對歸檔電子文件、應按有關規(guī)定檢驗，并在檢驗合格后將其如期移交至檔案管理部門，集中保管。

注：在已聯(lián)網的情況下，可通過網絡進行歸檔電子文件的移交和接收工作。

7.2.6.2移交、接收檢驗

7.2.6.2.1檔案管理部門在接收電子文件之前，均應對歸檔的每套載體及其技術環(huán)境進行檢驗，合格

率達到百分之百時方可進行交接。

7.2.6.2.2檢驗項目如下：

a)載體有無劃痕，是否清潔；

b)有無病毒；

c)真實性，完整性，有效性和審核手續(xù)完善性；

d)登記表、軟件、說明資料等是否齊全；

e)對特殊格式的電子文件，應核實其相關的軟件、版本、操作手冊等是否齊全。

7.2.6.2.3檔案保管部門應按照要求及檢驗項目對歸檔電子文件逐一驗收。對檢驗不合格者，應退回

形成單位重新制作，并再次對其進行驗收。

7.2.6.3移交手續(xù)

檔案保管部門驗收合格，填寫《歸檔電子文件移交、接受驗收登記表》（可參考附錄A，表A.2）。

該表還應同時向電子文件形成單位提供。

7.2.6.4保管要求

歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還應符合以下條件：

——歸檔載體應作防水處理，且避免擦、劃、觸摸記錄涂層；

——單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓；

——存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。

7.2.6.5利用

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7.2.6.5.1歸檔電子文件的封存載體不應外借。未經批準任何單位或人員不允許擅自復制電子文件。

7.2.6.5.2利用時應使用拷貝件。

7.2.6.5.3利用時應遵守保密規(guī)定。對具有保密要求的歸檔電子文件采用聯(lián)網的方式利用時，應遵守

國家部門有關保密的規(guī)定，有穩(wěn)妥的安全保密措施。

7.2.6.5.4利用者對歸檔電子文件的使用應在權限規(guī)定范圍之內。

7.2.6.6統(tǒng)計

檔案管理部門應及時按年度對電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統(tǒng)計。

8檔案借閱

要求

8.1.1檔案借閱履行審批手續(xù)，由指定負責人審批后，可調取檔案復印件。

8.1.2借閱檔案的時間不應超過一周，必要時可以續(xù)借，需長期借閱的應獲得園長的批準。

8.1.3外借檔案丟失，應及時向分管副園長報告并好記錄。

程序

檔案借閱程序應按照如下要求執(zhí)行：

a)填寫檔案借閱登記表（可參考附錄A，表A.3）；

b)歸還檔案應在借閱登記表中填寫歸檔日期并簽名；

c)超期未歸還檔案，檔案管理員應催促其歸還。

9檔案銷毀

要求

9.1.1超過保管期限的檔案，檔案管理員應定期集中銷毀。

9.1.2任何人不應私自銷毀檔案。

9.1.3檔案銷毀時應有兩人以上進行現(xiàn)場監(jiān)督。

9.1.4歸檔電子文件的鑒定銷毀，參照國家關于檔案鑒定銷毀的有關規(guī)定執(zhí)行，且應在辦理審批手續(xù)

后實施。

9.1.5屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應連同存儲體一起銷毀，并在網絡

中徹底清除。

注：不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。

程序

檔案銷毀按如下程序執(zhí)行：

a)填寫檔案銷毀登記表（可參考附錄A，表A.4），提交銷毀申請；

b)審批程序：檔案管理員審核、分管園長批準；

c)核查實物與清單，銷毀檔案。

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附錄A

（資料性）

檔案工作表

A.1歸檔文件登記表參考格式

表A.1給出了歸檔文件登記表的參考格式。

表A.1歸檔文件登記表

序號檔案編號檔案名稱歸檔部門歸檔人歸檔日期

A.2歸檔電子文件移交、接受驗收登記表參考格式

表A.2給出了歸檔電子文件移交、接受驗收登記表的參考格式。

表A.2歸檔電子文件移交、接收登記表

交接文件名稱

文件內容

數(shù)量數(shù)據(jù)量

載體起止順序號載體類型/規(guī)格

檢驗內容

載體劃痕情況

載體清潔情況

有無病毒

真實性，完整性，有效性和審核手續(xù)完善性

登記表、軟件、說明資料等是否齊全

移出單位（蓋章）：接收單位（蓋章）：

經辦人：經辦人：

移出日期：接收日期：

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