會議型酒店管理制度

會議型酒店管理制度第一章總則

為確保會議型酒店管理的高效、規(guī)范和有序，提高會議質(zhì)量和效果，制定本管理制度。以下總則對會議型酒店管理的基本原則、責任分配、參會人員行為準則等作出規(guī)定。

一、基本原則

1.統(tǒng)一領導：會議型酒店管理工作在酒店總經(jīng)理的統(tǒng)一領導下進行，確保各項工作協(xié)調(diào)一致。

2.分工負責：會議管理工作實行分工負責制，明確各部門和崗位的職責，確保工作落實。

3.高效有序：會議流程設計應簡潔明了，確保會議高效、有序進行。

4.保密原則：會議內(nèi)容和參會人員信息應嚴格保密，未經(jīng)允許不得泄露。

二、責任分配

1.酒店總經(jīng)理：負責會議型酒店管理工作的總體領導，對會議的順利進行和會議效果的達成負責。

2.會議管理部門：負責會議的策劃、組織、實施和總結，確保會議目標的實現(xiàn)。

3.會議室管理部門：負責會議室的預訂、布置、設施設備維護等工作，保障會議硬件設施的正常使用。

4.服務部門：負責會議期間的服務工作，包括會場布置、餐飲服務、住宿安排等，確保參會人員的需求得到滿足。

5.安全保衛(wèi)部門：負責會議期間的安全保衛(wèi)工作，維護會議秩序，保障參會人員的人身和財產(chǎn)安全。

三、參會人員行為準則

1.準時參加會議，不得遲到、早退。

2.會議期間，手機等通訊工具應保持靜音，如有緊急事項，請在會場外接聽電話。

3.會議期間，不得交頭接耳、大聲喧嘩，尊重發(fā)言者和其他參會人員。

4.參會人員應積極參與討論，發(fā)表建設性意見和建議。

5.保守會議內(nèi)容和參會人員信息，未經(jīng)允許不得泄露。

四、制度修訂

本管理制度根據(jù)酒店業(yè)務發(fā)展需要和實際情況，適時進行修訂和完善。修訂后的管理制度應及時通知全體員工，并組織培訓和學習。

五、附則

本管理制度自發(fā)布之日起實施，原有相關規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。如有未盡事宜，酒店總經(jīng)理可依據(jù)實際情況予以解釋和處理。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議流程至關重要。以下會議流程分為會議前期準備、會議進行時、會議結束三個階段。

一、會議前期準備

1.會議主題確定：根據(jù)酒店業(yè)務發(fā)展需求，明確會議主題，確保會議目標具有針對性和實用性。

2.會議通知：提前向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議程、參會人員、會議要求等。

3.會議室預訂與布置：根據(jù)會議規(guī)模和需求，選擇合適的會議室，并進行布置。包括座位安排、投影設備、音響設備、白板等。

4.會議資料準備：整理會議所需資料，包括會議議程、背景資料、相關報告等，并提前分發(fā)給參會人員。

5.技術設備檢查：確保會議所需的技術設備（如投影儀、音響、電腦等）正常運作，避免會議過程中出現(xiàn)故障。

6.會前簽到：設置簽到臺，參會人員到達會場后進行簽到，確認參會人員。

二、會議進行時

1.會議開幕：主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員。

2.會議議程執(zhí)行：按照議程進行會議各項議題的討論，確保會議內(nèi)容充實、有序。

3.討論與發(fā)言：鼓勵參會人員積極參與討論，充分發(fā)表意見和建議。

4.記錄與整理：指定專人負責會議記錄，記錄會議討論的重點、結論和待解決問題。

5.休息與茶歇：根據(jù)會議時長和議程安排，適時設置休息和茶歇時間，以便參會人員放松身心，提高會議效果。

三、會議結束

1.總結發(fā)言：會議主持人或主要領導對會議進行總結，強調(diào)會議成果和下一步工作計劃。

2.會議紀要：整理會議記錄，形成會議紀要，明確會議結論、行動計劃和責任分配。

3.會議反饋：向參會人員征求對會議的意見和建議，以便改進會議組織和管理。

4.散會：主持人宣布會議結束，參會人員有序離開會場。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要是會議成果的重要體現(xiàn)，對會議紀要的跟蹤落實是確保會議決策得到有效執(zhí)行的關鍵。以下對會議紀要的編制、發(fā)布、跟蹤和反饋等方面進行規(guī)定。

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.紀要整理：會議結束后，由指定的記錄員在24小時內(nèi)完成會議紀要的整理工作，確保紀要內(nèi)容準確、完整。

2.紀要審批：會議紀要需經(jīng)會議主持人或主要領導審批，確保紀要內(nèi)容符合會議精神和決策。

3.紀要發(fā)布：審批通過后的會議紀要應及時發(fā)布給所有參會人員和相關執(zhí)行部門，確保相關人員了解會議內(nèi)容和行動計劃。

二、會議紀要的內(nèi)容要求

1.明確會議結論：紀要中應清晰記錄會議的各項結論和決策，避免歧義。

2.行動計劃：對會議提出的行動計劃進行詳細描述，包括任務內(nèi)容、責任部門、責任人、完成時限等。

3.跟蹤機制：設立明確的跟蹤機制，包括進度匯報周期、匯報對象和方式等。

三、會議紀要的跟蹤落實

1.責任人執(zhí)行：各責任部門和個人應根據(jù)會議紀要的要求，按時完成各自任務。

2.進度匯報：責任人需按照約定的匯報周期，向會議管理部門匯報工作進度。

3.跟蹤監(jiān)督：會議管理部門應定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查，確保工作按計劃推進。

四、會議紀要的反饋與改進

1.反饋收集：鼓勵參會人員和執(zhí)行部門對會議紀要的執(zhí)行效果提出意見和建議。

2.問題解決：對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應及時協(xié)調(diào)相關部門和人員予以解決。

3.改進措施：根據(jù)會議紀要執(zhí)行情況和反饋，不斷優(yōu)化會議組織和管理流程，提高會議效果。

五、會議紀要的歸檔與查閱

1.歸檔：會議紀要應按照規(guī)定進行歸檔，以便日后查閱。

2.查閱權限：設置會議紀要的查閱權限，確保相關信息的安全和保密。

3.查閱記錄：記錄會議紀要的查閱情況，以便追溯和管理。

第四章會議室管理規(guī)定

會議室作為會議舉行的場所，其管理至關重要。以下對會議室的預訂、使用、維護等方面進行詳細規(guī)定，以確保會議室資源的高效利用和良好狀態(tài)。

一、會議室預訂

1.預訂流程：設立專門的會議室預訂流程，包括在線預訂和人工預訂兩種方式，確保預訂過程的透明和高效。

2.預訂原則：遵循“先到先得”的原則，對于重要或緊急會議，可根據(jù)實際情況進行優(yōu)先安排。

3.預訂信息：預訂時需提供會議主題、參會人數(shù)、使用時間、設備需求等信息，以便會議室管理部門進行合理安排。

二、會議室使用

1.使用規(guī)范：會議室內(nèi)應保持安靜、整潔，禁止吸煙、進食和亂扔垃圾。

2.會前準備：會議召開前，相關部門應提前檢查會議室設施設備，確保一切正常運行。

3.會中管理：會議期間，會議室管理部門應指派專人負責現(xiàn)場管理，確保會議順利進行。

4.會后清理：會議結束后，參會人員應配合做好會議室的清理工作，恢復原狀。

三、會議室維護

1.設施設備檢查：定期對會議室的設施設備進行檢查和維護，確保設備性能良好。

2.保養(yǎng)清潔：對會議室進行定期清潔和保養(yǎng)，保持室內(nèi)環(huán)境整潔、舒適。

3.安全檢查：定期進行安全檢查，包括消防設施、緊急疏散通道等，確保會議安全。

四、會議室變更與取消

1.變更流程：如需變更會議室預訂信息，應提前通知會議室管理部門，并遵循預訂流程進行變更。

2.取消預訂：如需取消會議，應盡早通知會議室管理部門，以便及時釋放會議室資源。

五、會議室資源調(diào)配

1.資源共享：鼓勵跨部門、跨團隊的會議室資源共享，提高資源利用率。

2.緊急應對：對于臨時增加的緊急會議，會議室管理部門應靈活調(diào)配資源，確保會議需求得到滿足。

本章規(guī)定的會議室管理規(guī)定旨在保障會議型酒店會議室的高效利用和良好運行，為酒店各項會議活動的順利進行提供有力支持。

第五章附則

為確保會議型酒店管理制度的有效實施，以下附則對制度的相關補充和解釋進行規(guī)定。

一、制度解釋

本管理制度由酒店總經(jīng)理負責解釋，如有疑問或爭議，應及時向總經(jīng)理提出。

二、制度修訂

本管理制度的修訂由酒店總經(jīng)理或其授權人負責，根據(jù)酒店業(yè)務發(fā)展和實際情況適時進行調(diào)整。

三、制度施行

本管理制度自發(fā)布之日起施行，原有相關規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。

四、特