境外檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作手冊(cè)

公司境外檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作手冊(cè)目錄第一章總則.11.1編制依據(jù).11.2編制原則..11.3適用范圍.11.4術(shù)語(yǔ)...21.5管理原則.4第二章管理組織及職責(zé)62.1概述...62.2管理風(fēng)險(xiǎn).62.3管理組織.72.4管理職責(zé)....102.5人員配備及職責(zé).....122.6檔案人員總體要求.152.7指標(biāo)目標(biāo).....162.8成果報(bào)送管理....19第三章管理制度及措施...223.1概述....223.2主要風(fēng)險(xiǎn).....223.3制度編制.....223.4報(bào)送流程.....303.5制度修訂.....323.6報(bào)備管理.....333.7督查管理.....343.8策劃管理.....413.9保密管理.....44第四章檔案資源管理及控制..474.1概述474.2管理風(fēng)險(xiǎn).....474.3分類(lèi)及編號(hào).474.4文件積累.....534.5檔案收集.....544.6立卷與整理..554.7檔案歸檔.....604.8檔案鑒定.....634.9利用服務(wù).....654.10檔案統(tǒng)計(jì)...684.11重要檔案管理.744.12設(shè)備儀器檔案管理.....774.13會(huì)計(jì)檔案管理.794.14重大活動(dòng)檔案管理824.15科研檔案管理..844.16知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理884.17典型案例開(kāi)發(fā)..904.18檔案處置...90第五章項(xiàng)目檔案管理及控制...925.1概述.....925.2管理風(fēng)險(xiǎn)...925.3管理原則...935.4項(xiàng)目檔案特點(diǎn).945.5整理與組卷.....955.6驗(yàn)收與移交...1005.7管理措施.1035.8索賠檔案管理.....1165.9合同檔案管理.....1185.10圖紙管理.....1195.11實(shí)物檔案管理...1245.12聲像檔案管理...125第六章人才隊(duì)伍建設(shè).1346.1概述...1346.2建設(shè)風(fēng)險(xiǎn).1346.3職業(yè)道德.1346.4繼續(xù)教育.1356.5兼職檔案員管理.1376.6爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)管理.....139第七章檔案信息化管理...1437.1概述...1437.2管理風(fēng)險(xiǎn).1437.3指導(dǎo)思想.1437.4主要目標(biāo).1447.5管理原則.1447.6作用價(jià)值.1447.7宣貫制度.1457.8信息資源管理.....1457.9檔案系統(tǒng)管理.....1477.10安全管理.....1507.11數(shù)字化管理.1517.12電子文件管理...160第八章庫(kù)房保管及應(yīng)急管理...1668.1概述...1668.2管理風(fēng)險(xiǎn).1668.3保管原則.1668.4庫(kù)房建設(shè).1678.5庫(kù)房管理.1688.6設(shè)施設(shè)備.1738.7應(yīng)急管理.175附件1：基本理論常識(shí)..183附件2：常見(jiàn)問(wèn)題解析..187編后語(yǔ).....193總則第一章總則1.1編制依據(jù)1.1.1我國(guó)現(xiàn)行的行業(yè)、地方相關(guān)法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)。1.1.2肯尼亞、埃塞等所在國(guó)現(xiàn)行的行業(yè)、地方相關(guān)法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)。1.1.3公司檔案管理規(guī)定、辦法、規(guī)范、細(xì)則和方案。1.1.4公司區(qū)域中心（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“區(qū)域中心”）檔案管理辦法、方案和計(jì)劃。1.1.5駐外機(jī)構(gòu)及項(xiàng)目檔案管理制度。1.2編制原則1.2.1合規(guī)性。1.2.2管理性。1.2.3服務(wù)性。1.2.4實(shí)用性。1.2.5先進(jìn)性。1.2.6前瞻性。1.2.7創(chuàng)新性。1.2.8示范性。1.3適用范圍本手冊(cè)針對(duì)公司檔案中心、駐外機(jī)構(gòu)及項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行編制。1.3.1適用于境外區(qū)域機(jī)構(gòu)、全資企業(yè)、控股企業(yè)、駐外辦事處及項(xiàng)目部的檔案管理工作?？倓t1.3.2境外區(qū)域機(jī)構(gòu)、全資企業(yè)、控股企業(yè)、駐外辦事處及項(xiàng)目可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整、修訂。1.3.3公司其他駐外機(jī)構(gòu)可參照?qǐng)?zhí)行。1.4術(shù)語(yǔ)1.4.1檔案管理是指在符合規(guī)范要求下,運(yùn)用系統(tǒng)的理論和方法，對(duì)形成檔案材料進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作環(huán)節(jié)，管理組織履行職責(zé)進(jìn)行策劃、組織、協(xié)調(diào)和管控的專(zhuān)業(yè)化、事業(yè)性活動(dòng)。1.4.2境外檔案是指在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的,辦理完畢且具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。1.4.3工程建設(shè)竣工文件是指在工程建設(shè)過(guò)程中形成的，如實(shí)反映施工過(guò)程及工程實(shí)體狀況的具有保存價(jià)值的各種準(zhǔn)備文件、施工文件、驗(yàn)收文件、圖紙、圖表、聲像等各種文字材料記錄。1.4.4工程建設(shè)技術(shù)資料是指工程建設(shè)全過(guò)程中設(shè)計(jì)、施工、科研等各項(xiàng)工作的成果反映。完整、準(zhǔn)確的技術(shù)資料是組織、指導(dǎo)施工、驗(yàn)工計(jì)價(jià)、進(jìn)行質(zhì)量追溯、編制竣工文件和施工技術(shù)總結(jié)的重要依據(jù)。1.4.5工程聲像檔案是指反映建設(shè)工程現(xiàn)場(chǎng)原地物及地貌、工程施工主要過(guò)程，記錄和反映項(xiàng)目重要事件、建成后的建筑物及構(gòu)筑物，用照片、錄像、錄音等反映形式現(xiàn)場(chǎng)采集的具有保存價(jià)值的聲像素材。1.4.6電子文件2總則是指在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄，通常由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成。1.4.7電子檔案是指具有保存價(jià)值的歸檔電子文件及相應(yīng)原數(shù)據(jù)、背景信息和支持軟件。1.4.8重大活動(dòng)檔案是指在重大活動(dòng)過(guò)程中直接形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像、數(shù)據(jù)、實(shí)物以及其他形式歷史記錄。1.4.9設(shè)備儀器檔案是指在購(gòu)置儀器設(shè)備、驗(yàn)收、調(diào)試運(yùn)行、管理、維修、改造、報(bào)廢及租賃設(shè)備在使用、管理、維修等活動(dòng)中形成的、具有保存利用價(jià)值的文字、圖表、聲像等全套隨機(jī)文件材料。1.4.10會(huì)計(jì)檔案是指在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料,包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。1.4.11科學(xué)技術(shù)研究檔案又稱(chēng)科研檔案，是指在科研項(xiàng)目論證立項(xiàng)、研究實(shí)施、過(guò)程管理、結(jié)題驗(yàn)收、成果管理和成果轉(zhuǎn)化等過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式的記錄。1.4.12檔案安全突發(fā)事件是指由人為、自然或其他原因素引起的突發(fā)性危及或可能危及檔案安全和嚴(yán)重干擾檔案工作秩序，需要采取應(yīng)急處置措施以應(yīng)對(duì)的事件?；?總則包括檔案實(shí)體管理風(fēng)險(xiǎn)事件、檔案信息管理風(fēng)險(xiǎn)事件、檔案資源安全風(fēng)險(xiǎn)事件、檔案保密利用風(fēng)險(xiǎn)事件四種類(lèi)型。1.4.13檔案信息化是指在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)作為基礎(chǔ)平臺(tái)，對(duì)檔案信息資源通過(guò)技術(shù)手段進(jìn)行采集、整合、維護(hù)、處置、管理和開(kāi)發(fā)，以實(shí)現(xiàn)檔案管理提升，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)的過(guò)程和方式。1.4.14公司數(shù)字檔案館以下簡(jiǎn)稱(chēng)“數(shù)字檔案館”，指按照“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分步實(shí)施、試點(diǎn)先行”的思路統(tǒng)建，以公司數(shù)字檔案管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，以數(shù)字化利用為手段，以處理數(shù)字檔案信息資源為核心，對(duì)所屬單位的電子檔案或其他數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行采集、整理、存儲(chǔ)、管理，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)共享利用的集成管理系統(tǒng)平臺(tái)。1.4.15兼職檔案員是指駐外機(jī)構(gòu)及項(xiàng)目指定負(fù)責(zé)檔案工作的兼職檔案員、檔案形成部門(mén)的中方員工或當(dāng)?shù)毓陀玫募媛殭n案員。1.5管理原則1.5.1雙重遵從，雙向包容在遵循所在國(guó)家或地區(qū)法律法規(guī)、尊重所在國(guó)檔案文化的基礎(chǔ)上，同時(shí)遵從我國(guó)法律、法規(guī)、規(guī)范和制度，本著有利于維護(hù)國(guó)家利益和企業(yè)合法權(quán)益、有利于工作、有利于保密、有利于應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的原則，建立境外檔案標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)各專(zhuān)業(yè)檔案語(yǔ)言版本、模板格式的國(guó)際化與標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而推動(dòng)檔案過(guò)程管理程序化、管理屬地化，實(shí)現(xiàn)中國(guó)檔案標(biāo)準(zhǔn)的落地實(shí)施，確保境外檔案完整、準(zhǔn)確、有效、系統(tǒng)和安全。4總則1.5.2統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理以公司資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，在公司辦公室（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“辦公室”）和公司海外事業(yè)部（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“海外事業(yè)部”）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，以檔案中心為核心，在管理活動(dòng)各環(huán)節(jié)中形成由不同層級(jí)負(fù)責(zé)人和檔案人員根據(jù)職責(zé)范圍逐級(jí)負(fù)責(zé)落實(shí)的檔案管理機(jī)制，搭建完整系統(tǒng)的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。1.5.3信息引領(lǐng)，數(shù)字先行在保證檔案信息安全的前提下，加快數(shù)字檔案館的推廣應(yīng)用，充分利用信息化手段，實(shí)現(xiàn)各類(lèi)信息的管理一體化、功能多元化、工作規(guī)范化，有效整合不同區(qū)域內(nèi)各機(jī)構(gòu)的檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享；積極開(kāi)展存量檔案數(shù)字化工作，建立境外檔案電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，重要檔案進(jìn)行全文數(shù)字化，并定期做好備份，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一收集、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一存儲(chǔ)、統(tǒng)一利用。1.5.4檔案安全，重點(diǎn)突出依據(jù)檔案安全管理規(guī)章制度，不斷加強(qiáng)和完善檔案安全應(yīng)急管理，突出重點(diǎn)部位、關(guān)鍵環(huán)節(jié)、薄弱領(lǐng)域和特殊時(shí)段治理工作，使應(yīng)對(duì)檔案安全突發(fā)事件的工作制度化、規(guī)范化、程序化。第二章管理組織及職責(zé)2.1概述公司區(qū)域檔案工作，在區(qū)域中心的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案中心建設(shè)實(shí)施小組全面負(fù)責(zé)，檔案中心負(fù)責(zé)具體實(shí)施，行政上接受海外事業(yè)部的領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上接受辦公室的監(jiān)督和指導(dǎo)。應(yīng)確定檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)置與發(fā)展相適應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，確定各職能和承辦部門(mén)、檔案工作負(fù)責(zé)人，配備滿(mǎn)足工作需要的專(zhuān)（兼）職檔案人員，貫徹執(zhí)行檔案工作制度及措施。2.2管理風(fēng)險(xiǎn)主要活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)明確檔案分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人，并明確職責(zé)未按規(guī)定明確分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人，造成職責(zé)、監(jiān)督、檢查以及支持力度不夠，影響業(yè)務(wù)開(kāi)展。設(shè)置與發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理部門(mén)或檔案室未按規(guī)定設(shè)置與發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理部門(mén)，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范或管理失控。配備與檔案工作發(fā)展相適應(yīng)的專(zhuān)（兼）職檔案人員（1）無(wú)專(zhuān)（兼）職檔案人員，無(wú)法開(kāi)展一系列檔案管理工作，無(wú)法形成專(zhuān)業(yè)化管理。（2）無(wú)法保持工作延續(xù)性和穩(wěn)定性。制定與檔案管理實(shí)際相適應(yīng)的工作目標(biāo)（1）目標(biāo)制定過(guò)高，造成投入精力過(guò)多，影響生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作。（2）目標(biāo)制定過(guò)低，無(wú)法滿(mǎn)足服務(wù)境外中心工作和檔案利用需求。（3）管理理念、管理模式、管理方式、管理狀態(tài)等多種因素未能有效控制，可能形成目標(biāo)形同虛設(shè)。2.3管理組織2.3.1管理要求（1）崗位明確。（2）權(quán)責(zé)清晰。（3）流程規(guī)范。（4）管理科學(xué)。2.3.2設(shè)置原則（1）適應(yīng)需求，自主決策。（2）科學(xué)合理、精干高效。（3）統(tǒng)籌兼顧，節(jié)約成本。2.3.3分類(lèi)負(fù)責(zé)（1）檔案分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)全面工作。（2）財(cái)務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案。（3）總工程師負(fù)責(zé)科技檔案。（4）分管人力資源領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人事檔案。2.3.4名稱(chēng)及職能2.3.4.1檔案中心建設(shè)實(shí)施小組由區(qū)域中心和相關(guān)駐外機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)共同組成，是具體負(fù)責(zé)檔案中心建設(shè)的管理組織。2.3.4.2檔案工作督查組區(qū)域中心負(fù)責(zé)成立，通常由檔案中心建設(shè)實(shí)施小組成員、檔案中心領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人共同組成，對(duì)所屬駐外機(jī)構(gòu)及項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行全面指導(dǎo)、監(jiān)督評(píng)價(jià)和綜合檢查。2.3.4.3檔案中心由區(qū)域中心成立，負(fù)責(zé)檔案工作的歸口管理部門(mén)，其組織架構(gòu)納入?yún)^(qū)域中心管理體系，承擔(dān)將檔案管理向境外延伸職能，實(shí)施區(qū)域機(jī)構(gòu)及其所轄機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目的檔案管理、培訓(xùn)、指導(dǎo)、監(jiān)督及檢查工作。2.3.4.4檔案管理部門(mén)駐外機(jī)構(gòu)及項(xiàng)目部應(yīng)設(shè)置與發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理部門(mén)，可以是檔案專(zhuān)管部門(mén)或歸口管理部門(mén)，確定檔案部門(mén)的負(fù)責(zé)人，配備與檔案工作發(fā)展相適應(yīng)人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)施設(shè)備等管理資源。2.3.4.5檔案室駐外機(jī)構(gòu)及項(xiàng)目部設(shè)立，負(fù)責(zé)各門(mén)類(lèi)檔案的保存和管理。2.3.4.6檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)駐外機(jī)構(gòu)及項(xiàng)目部檔案工作在檔案中心的領(lǐng)導(dǎo)下，以區(qū)域中心為核心，建立分級(jí)管理體系，建立業(yè)務(wù)聯(lián)系名單，根據(jù)職責(zé)范圍在管理活動(dòng)各環(huán)節(jié)中形成由不同層級(jí)負(fù)責(zé)人和檔案人員，逐級(jí)負(fù)責(zé)落實(shí)的檔案管理機(jī)制，搭建完整系統(tǒng)的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。2.4管理職責(zé)2.4.1檔案中心建設(shè)實(shí)施小組（1）按照海外事業(yè)部的要求，貫徹落實(shí)有關(guān)檔案中心的建設(shè)工作。（2）研究制定檔案中心建設(shè)實(shí)施方案，落實(shí)建設(shè)實(shí)施工作。（3）建立健全檔案中心工作機(jī)制、管理體系和工作制度。（4）監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查各駐外機(jī)構(gòu)檔案管理工作。（5）研究解決檔案中心建設(shè)過(guò)程中重要事項(xiàng)、重點(diǎn)工作、重大財(cái)務(wù)支出。（6）按要求及時(shí)報(bào)送節(jié)點(diǎn)目標(biāo)及階段總結(jié)。2.4.2檔案工作督查組（1）貫徹辦公室、海外事業(yè)部有關(guān)檔案工作要求，落實(shí)檔案中心對(duì)督查工作有關(guān)事項(xiàng)。（2）研究制定督查工作計(jì)劃。（3）開(kāi)展督查工作，編寫(xiě)督查報(bào)告，提出意見(jiàn)和建議。（4）研究督查成果運(yùn)用、分類(lèi)處置和信息報(bào)送，監(jiān)督整改工作。（5）研究處理督查工作中的其他事項(xiàng)。2.4.3檔案中心（1）貫徹執(zhí)行檔案工作法律法規(guī)、方針政策，落實(shí)公司工作相關(guān)規(guī)定，統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案工作。（2）負(fù)責(zé)區(qū)域中心檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等業(yè)務(wù)工作。（3）指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查駐外機(jī)構(gòu)檔案的形成、積累、整理與歸檔。（4）建立健全檔案制度體系和管理體系，編制檔案工作計(jì)劃、實(shí)施方案、檔案工作流程、檔案管理用表。（5）組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、交流、宣傳等工作。（6）對(duì)檔案管理庫(kù)房建設(shè)進(jìn)行可行性研究，提出相關(guān)建議和意見(jiàn)。（7）負(fù)責(zé)推廣應(yīng)用數(shù)字檔案館建設(shè)，提升駐外機(jī)構(gòu)檔案管理信息化水平。2.4.4駐外機(jī)構(gòu)檔案管理部門(mén)（1）貫徹落實(shí)檔案工作相關(guān)規(guī)定，建立健全檔案工作組織體系和制度體系，將檔案工作納入業(yè)務(wù)工作流程，納入業(yè)務(wù)工作或項(xiàng)目計(jì)劃，納入業(yè)務(wù)部門(mén)崗位職責(zé)范圍和業(yè)務(wù)人員崗位責(zé)任制，納入考核體系和獎(jiǎng)懲制度。（2）負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等業(yè)務(wù)工作。（3）指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門(mén)、項(xiàng)目部等機(jī)構(gòu)檔案的形成、積累、整理與歸檔。（4）設(shè)置檔案室，實(shí)行集中管理、統(tǒng)一負(fù)責(zé)的管理方式，檔案形成部門(mén)定期向檔案室歸檔。（5）配備與檔案工作發(fā)展相適應(yīng)的專(zhuān)（兼）職檔案人員，并保持相對(duì)穩(wěn)定。（6）在檔案中心指導(dǎo)下，開(kāi)展存量檔案數(shù)字化工作，發(fā)掘檔案資源，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，推動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)工作。（7）負(fù)責(zé)將檔案制度、檔案人員、檔案分類(lèi)、各類(lèi)檔案目錄、資源數(shù)量、存放保管、安全情況及信息化情況等檔案管理文件，每年上半年報(bào)檔案中心進(jìn)行備案。2.4.5檔案室（1）集中統(tǒng)一保存和管理本機(jī)構(gòu)各門(mén)類(lèi)檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)。（2）負(fù)責(zé)接收和保管本機(jī)構(gòu)各部門(mén)的文件，進(jìn)行必要的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編目和研究，接收和保管所屬項(xiàng)目的項(xiàng)目檔案。（3）積極開(kāi)展利用工作，收藏和管理一些有關(guān)內(nèi)部書(shū)刊等資料，確保檔案完整和安全。（4）對(duì)檔案形成機(jī)構(gòu)及兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)、監(jiān)督和指導(dǎo)。2.5人員配備及職責(zé)2.5.1檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)駐外機(jī)構(gòu)應(yīng)明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)。（1）貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案法律、法規(guī)和規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，執(zhí)行公司的檔案管理制度，并監(jiān)督、檢查貫徹執(zhí)行情況。（2）按規(guī)定簽署項(xiàng)目檔案歸檔責(zé)任書(shū)或保證書(shū)等。（3）加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把項(xiàng)目檔案工作納入項(xiàng)目管理體系中，并列入領(lǐng)導(dǎo)班子議事日程。（4）了解檔案工作情況，從人力、物力、財(cái)力上給予支持。（5）促進(jìn)檔案工作與各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展和動(dòng)態(tài)管理。（6）負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)檔案相關(guān)文件材料審核、簽字工作。（7）組織制定檔案管理獎(jiǎng)罰制度，用制度約束檔案管理工作人員，對(duì)項(xiàng)目部檔案管理工作做出顯著成績(jī)的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反有關(guān)規(guī)定的給予處罰。2.5.2檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人駐外機(jī)構(gòu)應(yīng)確定檔案部門(mén)的負(fù)責(zé)人，協(xié)助分管領(lǐng)導(dǎo)做好檔案日常管理及檔案室建設(shè)工作。（1）負(fù)責(zé)組織起草檔案工作規(guī)章制度。（2）做好檔案安全及應(yīng)急管理工作，落實(shí)檔案庫(kù)房“八防”管理措施。（3）提出檔案工作年度計(jì)劃，組織落實(shí)和檢查。（4）組織協(xié)調(diào)檔案管理提升工作。（5）組織協(xié)調(diào)檔案鑒定和銷(xiāo)毀工作。（6）組織各類(lèi)檔案信息報(bào)送工作。（7）負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)。（8）組織開(kāi)展檔案監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查工作。2.5.3駐外機(jī)構(gòu)專(zhuān)職檔案人員檔案中心、特大駐外機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)職檔案人員。（1）負(fù)責(zé)各門(mén)類(lèi)檔案日常管理及檔案室建設(shè)工作。（2）負(fù)責(zé)起草檔案管理規(guī)章制度、提出工作計(jì)劃，協(xié)助部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展檔案工作指導(dǎo)、檢查和落實(shí)。（3）負(fù)責(zé)各門(mén)類(lèi)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用。（4）負(fù)責(zé)推動(dòng)檔案的信息化工作。（5）負(fù)責(zé)對(duì)兼職檔案人員的指導(dǎo)和培訓(xùn)工作。2.5.4駐外機(jī)構(gòu)兼職檔案人員駐外機(jī)構(gòu)及項(xiàng)目檔案形成部門(mén)應(yīng)配置滿(mǎn)足工作需要的兼職檔案人員。（1）按照歸檔范圍，及時(shí)收集、歸類(lèi)、整理。（2）指導(dǎo)檔案形成者，做到內(nèi)容完整、格式正確、字跡清晰，保證歸檔文件材料的齊全、準(zhǔn)確、真實(shí)。（3）及時(shí)將辦理完畢的檔案材料移交檔案管理部門(mén)或檔案室。2.5.5項(xiàng)目經(jīng)理項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目法定代表授權(quán)人，應(yīng)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施全面負(fù)責(zé)，也應(yīng)對(duì)檔案管理工作負(fù)責(zé)。（1）貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案法律、法規(guī)、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，執(zhí)行檔案管理制度，并監(jiān)督、檢查貫徹執(zhí)行情況。（2）加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把項(xiàng)目檔案工作納入項(xiàng)目管理體系中，并列入領(lǐng)導(dǎo)班子議事日程。（3）了解檔案工作情況，從人力、物力、財(cái)力上給予支持。（4）促進(jìn)檔案工作與各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展和動(dòng)態(tài)管理。（5）負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)文件材料審核、簽字工作。（6）組織制定檔案管理獎(jiǎng)罰制度，用制度約束檔案管理工作人員。（7）對(duì)項(xiàng)目部檔案管理工作做出顯著成績(jī)的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反有關(guān)規(guī)定的給予處罰。2.5.6項(xiàng)目總工項(xiàng)目總工程師對(duì)項(xiàng)目檔案工作負(fù)總責(zé)。（1）主持交（竣）工技術(shù)文件資料的編制。（2）對(duì)項(xiàng)目上形成的文件統(tǒng)籌管理。（3）主持內(nèi)部圖紙學(xué)習(xí)、參加設(shè)計(jì)交底和圖紙會(huì)審。（4）編制施工組織設(shè)計(jì)和專(zhuān)項(xiàng)施工方案審核。（5）組織審核施工技術(shù)交底和安全技術(shù)交底。（6）組織施工技術(shù)總結(jié)等技術(shù)資料撰寫(xiě)。（7）組織做好分項(xiàng)、分部、單位工程驗(yàn)收以及月度內(nèi)業(yè)文件檢查，對(duì)項(xiàng)目文件的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確負(fù)責(zé)。2.5.7項(xiàng)目專(zhuān)職檔案員項(xiàng)目部應(yīng)設(shè)置檔案員崗位，大型項(xiàng)目應(yīng)設(shè)置專(zhuān)職檔案員。（1）負(fù)責(zé)做好各類(lèi)檔案的收集、管理、傳遞、整理、歸檔工作，滿(mǎn)足施工技術(shù)工作的需要。（2）對(duì)項(xiàng)目上形成的文件材料統(tǒng)籌管理。（3）建立工程文件管理的各種記錄。（4）對(duì)接收的文件進(jìn)行處理，包括：簽收、編號(hào)、登記、傳閱、催辦、存檔、保管。（5）對(duì)形成的技術(shù)、質(zhì)量、物資、設(shè)備等管理文件，按要求進(jìn)行核實(shí)、上報(bào)。（6）按照預(yù)立卷原則和方法，對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行分類(lèi)管理，整理成卷。（7）按規(guī)定進(jìn)行項(xiàng)目文件借閱管理、保密管理。（8）配合審核員做好內(nèi)部管理體系審核和外部管理體系的審核工作。（9）做好檔案信息化建設(shè)工作，積極提供利用。（10）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。2.5.8項(xiàng)目兼職檔案員項(xiàng)目檔案形成部門(mén)應(yīng)設(shè)置兼職檔案員。（1）隨工程進(jìn)度，填寫(xiě)崗位職責(zé)內(nèi)，應(yīng)報(bào)送的文件內(nèi)容，格式上認(rèn)真書(shū)寫(xiě)，字跡清楚。（2）及時(shí)收集各類(lèi)文件材料，并按照專(zhuān)業(yè)歸類(lèi)。（3）及時(shí)統(tǒng)計(jì)報(bào)送的文件材料，保證齊全、準(zhǔn)確、真實(shí)。（4）及時(shí)將辦理完畢的文件材料，移交項(xiàng)目檔案室。2.6檔案人員總體要求2.6.1崗位業(yè)務(wù)（1）遵紀(jì)守法、忠于職守、愛(ài)崗敬業(yè)，公正服務(wù)，履行管理職責(zé)，具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)。（2）定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。2.6.2學(xué)歷素質(zhì)（1）檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)具有中級(jí)以上專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)或大學(xué)本科以上學(xué)歷。（2）專(zhuān)職檔案人員應(yīng)具有檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和上崗資格證，并具備大專(zhuān)以上學(xué)歷或同等學(xué)識(shí)水平。（3）兼職檔案人員應(yīng)學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，熟悉部門(mén)及項(xiàng)目工作，保守檔案秘密，保護(hù)檔案安全。2.7指標(biāo)目標(biāo)2.7.1指標(biāo)價(jià)值（1）檔案管理成熟度判定的標(biāo)準(zhǔn)。（2）檔案工作對(duì)標(biāo)管理的依據(jù)。（3）檔案工作爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)的條件。（4）檔案工作管理提升的方向。2.7.2核心指標(biāo)序號(hào)指標(biāo)指標(biāo)含義1年度檔案歸檔率﹥90%（實(shí)際檔案歸檔/年度制定的歸檔目標(biāo)）×100%2檔案完整率﹥95%（實(shí)際歸檔文件材料/應(yīng)歸檔文件材料）×100%3鑒定準(zhǔn)確率﹥95%（鑒定正確的檔案/歸檔的檔案）×100%4檔案人員培訓(xùn)率：100%（接受檔案培訓(xùn)人員/實(shí)際檔案人員）×100%5檔案信息備案率：100%（實(shí)際備案信息/應(yīng)備案信息）×100%6檔案數(shù)字化率﹥70%（數(shù)字檔案總量/紙質(zhì)檔案總量）×100%7數(shù)字檔案系統(tǒng)使用率﹥90%（實(shí)際使用檔案系統(tǒng)單位數(shù)量/駐外機(jī)構(gòu)總數(shù)）×100%8檔案工作監(jiān)督檢查率﹥90%(實(shí)際監(jiān)督檢查單位/年度計(jì)劃監(jiān)督檢查單位)×100%2.7.3目標(biāo)原則（1）以管理實(shí)際為依據(jù)，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)制定。（2）以過(guò)程控制為核心，實(shí)現(xiàn)管理提升。（3）以目標(biāo)成果為導(dǎo)向，實(shí)現(xiàn)管理評(píng)價(jià)。2.7.4年度目標(biāo)（1）區(qū)域中心：按照國(guó)家檔案局要求，將檔案中心建設(shè)成為企業(yè)境外檔案管理示范中心。（2）駐外機(jī)構(gòu)：建立境外檔案標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)各專(zhuān)業(yè)檔案語(yǔ)言版本、模板格式的國(guó)際化與標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而推動(dòng)檔案過(guò)程管理程序化、管理屬地化，實(shí)現(xiàn)中國(guó)檔案標(biāo)準(zhǔn)的落地實(shí)施。（3）項(xiàng)目部：干一流工程，創(chuàng)一流檔案，形成完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，服務(wù)于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中心工作。2.7.5目標(biāo)管理流程基本流程示例圖參見(jiàn)附表2.7.5。2.7.5.1主責(zé)機(jī)構(gòu)（1）辦公室/海外事業(yè)部。（2）檔案中心。2.7.5.2相關(guān)機(jī)構(gòu)（1）駐外機(jī)構(gòu)/項(xiàng)目部。（2）區(qū)域中心發(fā)展部/相關(guān)部門(mén)。2.7.5.3啟動(dòng)時(shí)間全年。2.7.5.4管理程序（1）總體規(guī)劃：辦公室/海外事業(yè)部制定的有關(guān)境外檔案管理的制度、方案、要點(diǎn)以及相關(guān)要求，由檔案中心貫徹落實(shí)的各項(xiàng)規(guī)劃、計(jì)劃和目標(biāo)。（2）年度目標(biāo)：檔案中心根據(jù)公司要求，結(jié)合區(qū)域管理實(shí)際和特點(diǎn)，制定的年度工作目標(biāo)，并以此開(kāi)展的各項(xiàng)管理工作。（3）駐外機(jī)構(gòu)：駐外機(jī)構(gòu)/項(xiàng)目是各項(xiàng)工作目標(biāo)的制定者和參與者，可根據(jù)自身管理需求和實(shí)際，提出建議和意見(jiàn)，由檔案中心匯總形成最終年度目標(biāo)。（4）運(yùn)行考核：區(qū)域中心發(fā)展部可根據(jù)已制定的工作目標(biāo)，進(jìn)行年度目標(biāo)情況考核，提出建議和意見(jiàn)。（5）信息報(bào)送：檔案中心根據(jù)完成情況，形成管理報(bào)告或總結(jié)報(bào)送辦公室/海外事業(yè)部。2.8成果報(bào)送管理2.8.1報(bào)送原則（1）依規(guī)依制依職報(bào)送。（2）內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確系統(tǒng)。（3）及時(shí)有效快速反應(yīng)。2.8.2報(bào)送內(nèi)容（1）總結(jié)。（2）報(bào)告。（3）數(shù)據(jù)表。（4）聲像。（5）圖片。（6）編研成果。（7）典型案例。2.8.3管理程序基本程序示例圖，參見(jiàn)附表2.8.3。（1）信息收集：檔案中心負(fù)責(zé)根據(jù)辦公室、海外事業(yè)部要求報(bào)送的各類(lèi)管理報(bào)告、管理成果、管理總結(jié)等內(nèi)容進(jìn)行收集，駐外機(jī)構(gòu)/項(xiàng)目提供相關(guān)信息材料。（2）成果編輯：對(duì)收集的成果信息進(jìn)行編輯匯總后報(bào)送上級(jí)單位。（3）審閱和審定：辦公室、海外事業(yè)部對(duì)報(bào)送的成果信息進(jìn)行審閱和審定，對(duì)不符合要求的成果，可退回檔案中心修改后重新送審，審閱和審定通過(guò)的成果，由海外事業(yè)部進(jìn)行反饋。（4）成果發(fā)布：檔案中心對(duì)管理成果進(jìn)行發(fā)布，開(kāi)展有針對(duì)性的改進(jìn)和提升。（5）貫徹落實(shí)：駐外機(jī)構(gòu)/項(xiàng)目部對(duì)發(fā)布的管理成果進(jìn)行宣貫落實(shí)。第三章管理制度及措施3.1概述管理制度及措施是檔案管理組織開(kāi)展工作的基本要求，檔案中心、駐外機(jī)構(gòu)及項(xiàng)目部應(yīng)根據(jù)“雙重遵從”“雙向包容”理念、國(guó)家地區(qū)的差異性和業(yè)務(wù)范圍，結(jié)合公司、區(qū)域中心及屬地化情況制定符合該地區(qū)檔案工作實(shí)際，統(tǒng)一規(guī)范的管理制度體系，包括檔案工作規(guī)章、管理制度與業(yè)務(wù)操作細(xì)則。3.2主要風(fēng)險(xiǎn)主要活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)管理制度及措施的制定未按規(guī)定涵蓋檔案工作業(yè)務(wù)范圍的檔案管理制度，導(dǎo)致制度不全、管理不到位。管理制度及措施的執(zhí)行未按規(guī)定進(jìn)行檔案管理制度宣貫、執(zhí)行，造成檔案管理執(zhí)行理解不透徹、流程不清楚、執(zhí)行不到位，影響檔案制度發(fā)揮效力。管理制度及措施的監(jiān)督未執(zhí)行或有效執(zhí)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查工作，導(dǎo)致制度執(zhí)行效力不夠。管理制度及措施的修訂各項(xiàng)管理制度應(yīng)進(jìn)行適應(yīng)性調(diào)整和修訂，未及時(shí)修訂導(dǎo)致制度無(wú)法滿(mǎn)足工作需要。制定有效的管理措施未制定或管理措施不得當(dāng)，可能造成檔案管理提升效果不明顯或檔案管理制度不能發(fā)揮應(yīng)有作用。3.3制度編制3.3.1檔案中心（1）在遵守所在國(guó)家檔案法律法規(guī)的前提下，根據(jù)我國(guó)檔案法律法規(guī)和公司的檔案規(guī)章制度（參見(jiàn)附表3.3.1（1）），結(jié)合境外具體實(shí)際，制定滿(mǎn)足駐外機(jī)構(gòu)及項(xiàng)目需要的檔案管理制度。（2）針對(duì)檔案形成、積累、管理、歸屬、流向、使用等事項(xiàng)，具體制定《檔案中心建設(shè)實(shí)施方案》《檔案中心管理辦法》《鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制管理辦法》《兼職檔案人員管理辦法》等檔案管理制度（參見(jiàn)附表3.3.1（2））。（3）按照集團(tuán)要求，開(kāi)展宣貫落實(shí)公司《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》《電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行管理辦法》《檔案數(shù)字化加工規(guī)范》等管理制度。（4）結(jié)合工作實(shí)際，推動(dòng)開(kāi)展檔案工作計(jì)劃、要點(diǎn)、方案等有效管理措施。3.3.2駐外機(jī)構(gòu)3.3.2.1制定《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，并報(bào)上級(jí)單位審批，在資本結(jié)構(gòu)或主營(yíng)業(yè)務(wù)發(fā)生較大變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)修訂完善?！豆芾眍?lèi)檔案歸檔范圍和檔案保管期限表》，主要框架包括歸檔部門(mén)、歸檔文件和保管期限，其中歸檔文件內(nèi)容如下：（1）規(guī)劃制度。（2）會(huì)議文件。（3）管理工作文件。（4）承辦事項(xiàng)文件。（5）上級(jí)制定文件。（6）下級(jí)報(bào)送文件。（7）聲像文件材料。（8）評(píng)優(yōu)評(píng)先文件（9）其他材料?！俄?xiàng)目檔案歸檔范圍和檔案保管期限表》，主要框架包括責(zé)任單位、歸檔部門(mén)、歸檔文件和保管期限，其中歸檔文件內(nèi)容如下：（1）前期準(zhǔn)備文件。（2）標(biāo)段綜合文件（含驗(yàn)收文件）。（3）單位工程綜合文件。（4）技術(shù)綜合文件。（5）評(píng)定驗(yàn)收文件。（6）測(cè)量實(shí)驗(yàn)文件。（7）竣工圖。（8）物資設(shè)備文件。（9）合約管理文件。（10）變更類(lèi)文件。（11）科研文件。（12）管理性文件。（13）聲像材料。（14）科研創(chuàng)新及榮譽(yù)類(lèi)文件。（15）其他材料?！堵曄駲n案歸檔范圍和檔案保管期限表》，主要框架包括歸檔文件和保管期限，其中歸檔文件內(nèi)容如下：（1）重要職能活動(dòng)和重要成果類(lèi)。（2）生產(chǎn)、科研及重大事件類(lèi)。（3）新聞媒體、發(fā)展進(jìn)度類(lèi)。（4）企業(yè)文化建設(shè)類(lèi)。（5）重要獎(jiǎng)項(xiàng)。（6）其他?！稌?huì)計(jì)檔案歸檔范圍和檔案保管期限表》，主要框架包括歸檔文件和保管期限，其中歸檔文件內(nèi)容如下：（1）會(huì)計(jì)憑證。（2）會(huì)計(jì)賬簿。（3）會(huì)計(jì)報(bào)告。（4）其他會(huì)計(jì)資料?！秾?shí)物檔案歸檔范圍和檔案保管期限表》，主要框架包括歸檔文件和保管期限，其中歸檔文件內(nèi)容如下：（1）資質(zhì)證照。（2）榮譽(yù)實(shí)物。（3）專(zhuān)利證書(shū)、著作權(quán)證書(shū)、所有權(quán)證書(shū)。（4）紀(jì)念品類(lèi)。（5）工程建設(shè)中挖掘的文物、奇石、錢(qián)幣、木器等實(shí)物。（6）企業(yè)或者著名領(lǐng)導(dǎo)、名人使用的具有保存價(jià)值的設(shè)施設(shè)備。（7）其他有保存價(jià)值的實(shí)物。人事檔案以及其他類(lèi)型檔案，請(qǐng)結(jié)合國(guó)家、公司管理要求制定。3.3.2.2制定《檔案應(yīng)急預(yù)案》，并納入境外安全應(yīng)急管理體系，定期演練，做好檔案安全風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判。當(dāng)檔案安全受到威脅時(shí)，及時(shí)向檔案中心報(bào)告?！稒n案應(yīng)急預(yù)案》基本內(nèi)容包括：（1）總則。（2）組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)。（3）預(yù)防和預(yù)警機(jī)制。（4）處置區(qū)域。（5）應(yīng)急響應(yīng)。（6）獎(jiǎng)勵(lì)與責(zé)任追究。（7）附則。3.3.2.3其他有關(guān)管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范和管理措施，可執(zhí)行上級(jí)單位管理制度，也可自行制定。3.3.3項(xiàng)目經(jīng)理部（1）制定《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，基本內(nèi)容參見(jiàn)3.3.2.1，并報(bào)上級(jí)單位審批，在資本結(jié)構(gòu)或主營(yíng)業(yè)務(wù)發(fā)生較大變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)修訂完善。（2）制定《檔案應(yīng)急預(yù)案》，基本內(nèi)容參見(jiàn)3.3.2.2，并納入項(xiàng)目應(yīng)急管理體系并定期演練，做好檔案安全風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判。檔案安全受到威脅時(shí)，及時(shí)向駐外機(jī)構(gòu)報(bào)告。（3）其他有關(guān)檔案報(bào)送流程、管理職責(zé)、檔案整理、檔案移交等方面管理制度及措施，可執(zhí)行建設(shè)單位或上級(jí)單位管理制度，也可自行制定。3.4報(bào)送流程3.4.1主責(zé)機(jī)構(gòu)（1）辦公室/海外事業(yè)部。（2）公司檔案中心。3.4.2相關(guān)機(jī)構(gòu)（1）駐外機(jī)構(gòu)。（2）項(xiàng)目部。3.4.3啟動(dòng)時(shí)間適時(shí)啟動(dòng)。3.4.4管理程序基本程序示例，參見(jiàn)附表3.4.4。3.4.4.1制度起草（1）根據(jù)業(yè)務(wù)范圍、國(guó)家地區(qū)的差異性。（2）結(jié)合公司及屬地化管理情況制定。（3）符合檔案管理實(shí)際、統(tǒng)一規(guī)范。3.4.4.2征求意見(jiàn)30管理制度及措施（1）駐外機(jī)構(gòu)/項(xiàng)目部是各項(xiàng)工作目標(biāo)的制定者和參與者。（2）根據(jù)自身管理需求和工作實(shí)際，提出建議和意見(jiàn)。3.4.4.3編輯報(bào)送（1）對(duì)收集的建議和意見(jiàn)進(jìn)行匯總分析。（2）結(jié)合實(shí)際進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。（3）編輯后向上級(jí)單位進(jìn)行報(bào)送。3.4.4.4審閱（1）海外事業(yè)部對(duì)制度內(nèi)容進(jìn)行審核。（2）不符合要求的制度，可退回檔案中心修改后重新送審。（3）審核通過(guò)的文件，發(fā)送至辦公室進(jìn)行批示。3.4.4.5批示（1）辦公室進(jìn)行最終批示回復(fù)。（2）經(jīng)審核不符合要求的制度，退給檔案中心。（3）檔案中心修改后重新送審，審核通過(guò)的制度，發(fā)至海外事業(yè)部。（4）由海外事業(yè)部反饋給檔案中心。3.4.4.6調(diào)整（1）修改、調(diào)整。（2）編號(hào)文整。（3）簽發(fā)。（4）用印發(fā)布。3.4.4.7貫徹落實(shí)（1）及時(shí)開(kāi)展培訓(xùn)或宣講，解讀到位。（2）相關(guān)人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，認(rèn)真執(zhí)行。（3）檔案人員落實(shí)責(zé)任，提升管理。（4）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)監(jiān)督，落實(shí)責(zé)任。3.5制度修訂3.5.1定期或不定期收集制度修訂意見(jiàn)。3.5.2對(duì)條款進(jìn)行適應(yīng)性和適用性評(píng)估。3.5.3制定修訂計(jì)劃。3.5.4組織相關(guān)人員修訂。3.6報(bào)備管理報(bào)備管理是加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理的重要措施，是實(shí)現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、規(guī)范化的重要步驟，是保證檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的手段，可以逐級(jí)督促各參建單位重視檔案工作，做到各階段管理同步進(jìn)行，督促重視檔案工作和監(jiān)督、指導(dǎo)。3.6.1報(bào)備流程按照資產(chǎn)隸屬關(guān)系逐級(jí)報(bào)備，報(bào)備流程參見(jiàn)附圖。3.6.2報(bào)備內(nèi)容（1）檔案制度。（2）檔案人員。（3）檔案分類(lèi)。（4）各類(lèi)檔案目錄。（5）資源數(shù)量。（6）存放保管。（7）安全情況。（8）信息化情況。（9）項(xiàng)目檔案管理情況（參見(jiàn)附表3.6.2）。（10）其他檔案管理文件。3.6.3形式及時(shí)間駐外機(jī)構(gòu)每年上半年以電子版形式報(bào)檔案中心進(jìn)行報(bào)備，可通過(guò)交建通或郵箱形式報(bào)備。在實(shí)施過(guò)程中發(fā)生組織、人員或管理重大變化的，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)報(bào)。3.7督查管理3.7.1督查原則（1）區(qū)域中心受辦公室委托開(kāi)展。（2）以有利于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、有利于維護(hù)合法權(quán)益和有利于提升檔案管理為指導(dǎo)。（3）堅(jiān)持依法建檔、依法治檔、依法管檔。（4）落實(shí)國(guó)家檔案局等上級(jí)單位工作方針。（5）全面從嚴(yán)管理境外檔案，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決。（6）保證境外檔案完整、準(zhǔn)確、有效、系統(tǒng)和安全。3.7.2督查機(jī)構(gòu)（1）區(qū)域中心對(duì)督查工作負(fù)主體責(zé)任，成立督查組。（2）負(fù)責(zé)督查工作的具體實(shí)施，具體職責(zé)參見(jiàn)2.4.2。3.7.3督查程序督查程序參見(jiàn)附表3.7.3。（1）自查。（2）督查。（3）反饋。（4）整改。（5）報(bào)送。3.7.4督查內(nèi)容基本內(nèi)容包括組織體系、制度體系、檔案資源、檔案人才、檔案信息化和設(shè)施設(shè)備。具體內(nèi)容參見(jiàn)附件3.7.4。3.7.5獎(jiǎng)罰（1）對(duì)于檔案管理效果成績(jī)突出的，可榮獲“檔案工作督查優(yōu)秀駐外機(jī)構(gòu)或項(xiàng)目”稱(chēng)號(hào)。（2）駐外機(jī)構(gòu)或項(xiàng)目應(yīng)對(duì)檔案工作團(tuán)隊(duì)或個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)。（3）對(duì)于檔案管理效果較差的，應(yīng)由駐外機(jī)構(gòu)或項(xiàng)目對(duì)檔案工作團(tuán)隊(duì)或個(gè)人給予相應(yīng)處罰。3.8策劃管理3.8.1管理目標(biāo)通過(guò)檔案管理策劃，實(shí)現(xiàn)檔案完整、準(zhǔn)確和規(guī)范的目標(biāo)。3.8.2表現(xiàn)形式（1）檔案中心以規(guī)劃、方案為主。（2）駐外機(jī)構(gòu)以計(jì)劃、要點(diǎn)為主。（3）工程項(xiàng)目以策劃書(shū)、報(bào)告或計(jì)劃表為主。3.8.3策劃主要內(nèi)容包括但不限于以下內(nèi)容（1）歸檔部門(mén)。（2）歸檔范圍。（3）歸檔份數(shù)。（4）歸檔時(shí)間。（5）歸檔質(zhì)量。（6）費(fèi)用控制。（7）記錄表格。（8）人員培訓(xùn)。（9）檢查管理。（10）職責(zé)管理。（11）管理流程。（12）組織架構(gòu)。（13）管理制度。（14）管理目標(biāo)。（15）進(jìn)度安排。3.8.4費(fèi)用控制（1）根據(jù)各方合同或章程中規(guī)定執(zhí)行為主。（2）將檔案業(yè)務(wù)工作所需經(jīng)費(fèi)列入駐外機(jī)構(gòu)及項(xiàng)目管理總概算或年度預(yù)算中。（3）基本費(fèi)用包括：檔案庫(kù)房、檔案裝具、檔案復(fù)制和裝訂、設(shè)施設(shè)備、檔案信息化、檔案培訓(xùn)和檔案人員等。3.8.5歸檔份數(shù)（1）可根據(jù)各方合同中約定，同時(shí)綜合考慮業(yè)主、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等單位等歸檔機(jī)構(gòu)數(shù)量，準(zhǔn)確把握相關(guān)要求，最終確定歸檔份數(shù)。（2）重點(diǎn)做好檔案原件份數(shù)控制，特別是開(kāi)工、交竣工、單位工程評(píng)定、工程質(zhì)量評(píng)定、變更材料等重要材料適當(dāng)增加原件份數(shù)。（3）及時(shí)將原件份數(shù)、歸檔份數(shù)，與形成人員溝通，保證歸檔要求。（4）應(yīng)向投資主體和母公司檔案部門(mén)移交原件歸檔。3.8.6記錄表格（1）記錄表格根據(jù)所在國(guó)、建設(shè)單位和母公司要求確定填報(bào)表格。（2）檔案工作記錄表格通常有：卷內(nèi)目錄、內(nèi)部文件發(fā)送登記表、收?qǐng)D登記表、發(fā)圖登記表、收文登記表、會(huì)議簽到表、項(xiàng)目資料借閱登記表等（參見(jiàn)附表3.8.6）。3.8.7制定與審查（1）檔案管理部門(mén)或歸口管理部門(mén)制定。（2）檔案分管領(lǐng)導(dǎo)或項(xiàng)目經(jīng)理審查。3.9保密管理3.9.1保密原則（1）誰(shuí)主管，誰(shuí)負(fù)責(zé)。（2）分級(jí)劃控，分類(lèi)管理。（3）涉密利用，嚴(yán)格審批。（4）降密解密，依規(guī)執(zhí)行。3.9.2涉密分類(lèi)3.9.2.1國(guó)家秘密（1）絕密。（2）機(jī)密。（3）秘密。3.9.2.2商業(yè)秘密（1）核心性商秘。（2）重要性商密。（3）一般性商密。3.9.3涉密檔案保管（1）涉密檔案一般單獨(dú)存放。（2）設(shè)施設(shè)備“三鐵一器”。（3）明確第一責(zé)任人，定期清查、核對(duì)。（4）人防、物防、技防三位一體。（5）節(jié)假日期間庫(kù)房應(yīng)封閉處理。3.9.4涉密檔案利用（1）原則上只限文件形成或承辦部門(mén)查閱，其它部門(mén)查閱應(yīng)辦理審批流程和利用手續(xù)。（2）通常限于在閱檔室查閱，不得擅自帶出。（3）如因工作需要，摘抄絕密的文件，須經(jīng)檔案形成或承辦部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（4）借閱者需填寫(xiě)利用登記表。（5）利用者，不可丟失、抽取、涂改、轉(zhuǎn)借他人。（6）未經(jīng)允許，不得復(fù)印文件材料。（7）未經(jīng)允許，不得擅自討論涉密內(nèi)容。3.9.5管理人員保密要求（1）嚴(yán)格遵守《保密法》和上級(jí)頒發(fā)的保密守則，自覺(jué)維護(hù)國(guó)家以及企業(yè)利益。（2）增強(qiáng)保密觀(guān)念，嚴(yán)守內(nèi)部機(jī)密，做到不該知道的事不打聽(tīng)，不該說(shuō)的機(jī)密絕對(duì)不說(shuō)，不該看的文件堅(jiān)決不看。（3）對(duì)接收入庫(kù)的保密文件要妥善保管，做好涉密文件分類(lèi)管理工作。（4）正確處理提供利用與保密的關(guān)系，檔案提供利用時(shí)，要嚴(yán)格按照項(xiàng)目文件借閱管理制度履行手續(xù)，不得違反規(guī)定隨意提供利用。（5）電子文件在網(wǎng)上的提供利用、傳遞與保存，要采取相應(yīng)的保(密)護(hù)措施，防止失密、泄密、計(jì)算機(jī)病毒侵害等。（6）發(fā)現(xiàn)保密文件失密、損壞和丟失時(shí)，應(yīng)當(dāng)向單位的主管領(lǐng)導(dǎo)及上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告，對(duì)責(zé)任者按《保密法》的規(guī)定，視情節(jié)給予相應(yīng)的處罰。（7）在涉密檔案遭受意外威脅時(shí)，檔案管理人員應(yīng)行使保護(hù)職責(zé)，確保檔案的安全。第四章檔案資源管理及控制4.1概述檔案資源管理是檔案管理工作的核心，是檔案工作得以生存之本。駐外機(jī)構(gòu)及項(xiàng)目應(yīng)有針對(duì)性、有計(jì)劃地開(kāi)展檔案歸集、整理、驗(yàn)收、移交、保管、利用、處置等工作，開(kāi)展典型案例開(kāi)發(fā)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，提高檔案全方位管理水平。4.2管理風(fēng)險(xiǎn)主要活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)文件材料、竣工資料歸檔歸檔不及時(shí)、不完整，造成檔案不完整，影響檔案質(zhì)量和利用文件材料整理檔案整理不規(guī)范，導(dǎo)致信息不全、不真實(shí)、不準(zhǔn)確，影響檔案管理質(zhì)量和利用效果檔案保管檔案室條件不符合相關(guān)規(guī)定，溫濕度得不到控制，有關(guān)防火防漏措施不到位，不符合“八防”要求，造成檔案損毀檔案借閱檔案借閱不履行相關(guān)手續(xù)，或檔案管理員催還監(jiān)督不到位，造成檔案丟失重要檔案管理不進(jìn)行分區(qū)分類(lèi)保管，不進(jìn)行全文數(shù)字化和定期備份，增加重要檔案保管風(fēng)險(xiǎn)4.3分類(lèi)及編號(hào)4.3.1分類(lèi)原則（1）內(nèi)容性質(zhì)為主，機(jī)構(gòu)來(lái)源為輔。（2）類(lèi)目涵蓋，類(lèi)系覆蓋。（3）層次分明，保持穩(wěn)定。（4）條理清晰，兼顧實(shí)用。4.3.2檔案類(lèi)別（1）管理類(lèi)檔案。（2）合同檔案。（3）產(chǎn)品檔案。（4）科學(xué)技術(shù)研究檔案。（5）建設(shè)項(xiàng)目檔案。（6）信息化建設(shè)項(xiàng)目檔案。（7）設(shè)備儀器檔案。（8）會(huì)計(jì)檔案。（9）職工檔案。（10）金融業(yè)務(wù)檔案。（10）聲像檔案。（11）實(shí)物檔案。（12）其他類(lèi)檔案。4.3.3分類(lèi)要求（1）駐外機(jī)構(gòu)及項(xiàng)目應(yīng)制定《檔案分類(lèi)方案》，固定分類(lèi)，制定方式原則和方法，參見(jiàn)《公司檔案分類(lèi)方案》。（2）賦予檔案以固定檔號(hào)，方便管理和利用。4.3.4檔號(hào)編制規(guī)則4.3.4.1管理類(lèi)檔案號(hào)組成內(nèi)容（1）全宗號(hào)。（2）類(lèi)目代碼。（3）年度號(hào)。（4）保管期限代號(hào)。（5）部門(mén)編號(hào)。（6）件號(hào)。參考示例：檔案號(hào)=全宗號(hào)+類(lèi)目代碼+年度號(hào)+保管期限代號(hào)+部門(mén)編號(hào)+件號(hào)。4.3.4.2建設(shè)項(xiàng)目檔案號(hào)組成內(nèi)容（1）全宗號(hào)。（2）類(lèi)目代碼。（3）項(xiàng)目代號(hào)。（4）案卷號(hào)。參考示例：檔案號(hào)=全宗號(hào)+類(lèi)目代碼+項(xiàng)目代號(hào)+案卷號(hào)。4.3.4.3聲像檔案號(hào)組成內(nèi)容（1）全宗號(hào)。（2）類(lèi)目代碼。（3）年度號(hào)。（4）件號(hào)。參照示例：檔案號(hào)=全宗號(hào)+類(lèi)目代碼+年度號(hào)+件號(hào)。4.3.4.4其他類(lèi)別檔案分類(lèi)代碼表（參見(jiàn)附表4.3.3.4），結(jié)合公司和上級(jí)單位實(shí)際要求確定。4.4文件積累4.4.1積累要求（1）文件承辦人員，按規(guī)定進(jìn)行規(guī)范積累。（2）建立規(guī)范的登記記錄。（3）制發(fā)規(guī)范的積累工具。（4）建立離崗交接規(guī)定。（5）檔案部門(mén)給予指導(dǎo)和培訓(xùn)。（6）制定積累標(biāo)準(zhǔn)，納入績(jī)效考核。（7）以部門(mén)為單位進(jìn)行匯總移交。（8）使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。4.4.2積累內(nèi)容（1）管理制度。（2）會(huì)議文件。（3）管理措施。（4）專(zhuān)題活動(dòng)。（5）其他文件。4.4.3積累流程（1）以年度為單位進(jìn)行積累。（2）按照積累內(nèi)容存入積累工具中。（3）按年度對(duì)不歸檔的文件進(jìn)行清理。（4）年度歸檔或項(xiàng)目結(jié)束，向所在部門(mén)兼職檔案人員歸檔。（5）兼職檔案人員匯總后，將《檔案交接登記表》（參見(jiàn)附表4.4.3）隨同已整理的文件向檔案部門(mén)移交。4.5檔案收集4.5.1文件來(lái)源（1）本機(jī)構(gòu)形成的文件。（2）本機(jī)構(gòu)合作機(jī)構(gòu)、外購(gòu)設(shè)備等接收的文件。（3）本機(jī)構(gòu)所屬單位、參股企業(yè)、合作項(xiàng)目應(yīng)向本機(jī)構(gòu)提交的文件。（4）執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件。4.5.2收集門(mén)類(lèi)（1）管理類(lèi)文書(shū)檔案。（2）科技檔案。（3）聲像檔案。（4）其它各種門(mén)類(lèi)及載體檔案。4.5.3其他要求（1）凡企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值應(yīng)歸檔的文字、圖表、聲像等不同形式的原始記錄均由處理部門(mén)或形成部門(mén)/單位按照有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集和整理。（2）在檔案人員的指導(dǎo)下，進(jìn)行整理、立卷、歸檔，并定期向檔案部門(mén)移交，保證檔案齊全、完整、準(zhǔn)確。（3）駐外機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)制定年度檔案工作計(jì)劃及應(yīng)歸檔各類(lèi)檔案目錄，提出相關(guān)要求。4.6立卷與整理4.6.1立卷原則（1）有機(jī)聯(lián)系。（2）區(qū)分價(jià)值。（3）密級(jí)相同。（4）便于保管和利用。4.6.2立卷要求（1）有利于保管和利用。（2）數(shù)量適度。（3）保存價(jià)值和密級(jí)保持一致。（4）符合形成規(guī)律。（5）內(nèi)容完整、齊全。4.6.3立卷方法（1）按問(wèn)題立卷。（2）按機(jī)構(gòu)立卷。（3）按時(shí)間立卷。（4）按名稱(chēng)立卷。（5）按結(jié)構(gòu)立卷。（6）按專(zhuān)業(yè)立卷。（7）按工序立卷。（8）按階段立卷。4.6.4立卷排序（1）上級(jí)在前，本級(jí)在后。（2）復(fù)文在前，來(lái)文在后。（3）原件在前，復(fù)件在后。（4）正文在前，附件在后。（5）正文在前，定稿在后。（6）結(jié)論在前，佐證在后。（7）中文在前，譯文在后。（8）目錄在前，材料在后。（9）文字在前，圖樣在后。4.6.5注意事項(xiàng)（1）重要文件如法律、法規(guī)等，須保留歷次修改稿。（2）跨年度形成的文件材料，如專(zhuān)項(xiàng)工作、專(zhuān)案、統(tǒng)計(jì)表等，統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔。（3）跨年度形成的會(huì)議文件歸入閉幕年。（4）手工整理后的檔案及時(shí)進(jìn)行目錄和電子文件掛接，建立文書(shū)、專(zhuān)業(yè)及多媒體檔案的多種數(shù)據(jù)庫(kù)。4.6.6整理編目4.6.6.1編寫(xiě)卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄排列在案卷文件材料的首頁(yè)之前。（1）序號(hào)：以一份文件或反映一個(gè)問(wèn)題的文件材料為單位，從1起依次標(biāo)注。（2）文件編號(hào)：文件的文號(hào)或圖號(hào)。（3）責(zé)任者：文件材料的編制單位或主要責(zé)任者，責(zé)任者可以是一個(gè)機(jī)關(guān)或機(jī)關(guān)內(nèi)部的一個(gè)機(jī)構(gòu)，也可以是幾個(gè)機(jī)關(guān)，或者是一個(gè)人或若干人，責(zé)任者過(guò)多時(shí)可適當(dāng)省略，當(dāng)文件未注明責(zé)任者，應(yīng)加以考證并外加“[]”后填寫(xiě)。（4）文件題名：文件全稱(chēng)，文件沒(méi)有題名的，根據(jù)文件內(nèi)容擬寫(xiě)題名，外加“[]”號(hào)。（5）日期:文件材料形成的日期，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如：20200518。當(dāng)文件未注明責(zé)任者，應(yīng)加以考證并外加“[]”后填寫(xiě)。（6）頁(yè)數(shù)/頁(yè)號(hào):以件為裝訂單位的，填寫(xiě)每件文件的總頁(yè)數(shù)；以卷為裝訂單位的，填寫(xiě)卷內(nèi)文件的頁(yè)號(hào)。（7）備注：本卷需要說(shuō)明的內(nèi)容或問(wèn)題。4.6.6.2編制卷內(nèi)備考表標(biāo)明案卷內(nèi)文件材料的總件數(shù)、總頁(yè)數(shù)，以及在組卷和案卷使用過(guò)程中需說(shuō)明的問(wèn)題，卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后。（1）說(shuō)明：填寫(xiě)卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題由有關(guān)的檔案管理人員填寫(xiě)并簽名、標(biāo)注時(shí)間。（2）立卷人：責(zé)任立卷人簽名。（3）立卷日期：完成立卷的時(shí)間。（4）檢查人：案卷質(zhì)量審核者簽名。（5）檢查日期：案卷檢查時(shí)間。（6）互見(jiàn)號(hào)：同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號(hào)，并注明其載體類(lèi)型。4.6.6.3編制案卷封面（1）案卷題名：應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。（2）立卷單位：組卷單位名稱(chēng)。（3）起止日期：卷內(nèi)文件形成的最早時(shí)間到最晚時(shí)間。（4）保管期限：卷內(nèi)文件劃定的最高保管期限。（5）密級(jí)：卷內(nèi)文件的最高密級(jí)。（6）檔號(hào)：按照《公司檔案分類(lèi)方案》執(zhí)行。4.6.6.4裝盒將歸檔文件按檔號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒脊背。不同項(xiàng)目的歸檔文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。（1）檔案盒格式。檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明單位名稱(chēng)。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm，盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm、50mm、60mm等。（2）檔案盒脊背應(yīng)標(biāo)明保管期限、檔號(hào)、案卷題名、項(xiàng)目編號(hào)。（3）檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。4.6.7整理流程4.6.7.1主責(zé)機(jī)構(gòu)：項(xiàng)目部/部門(mén)4.6.7.2相關(guān)機(jī)構(gòu)：駐外機(jī)構(gòu)4.6.7.3啟動(dòng)時(shí)間：全年4.6.7.4管理程序（1）文件收集：項(xiàng)目部制定《歸檔范圍和保管期限表》，設(shè)立檔案管理組織，采取管理策劃、過(guò)程控制等措施，執(zhí)行“三納入”“四參加”“五同步”對(duì)項(xiàng)目文件材料進(jìn)行及時(shí)收集。（2）檔案整理：項(xiàng)目檔案整理應(yīng)經(jīng)過(guò)分類(lèi)、鑒定、組卷、編目、裝訂等一系列管理過(guò)程，管理過(guò)程標(biāo)準(zhǔn)參見(jiàn)《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》。（3）指導(dǎo)檢查：整理后的項(xiàng)目檔案應(yīng)經(jīng)過(guò)監(jiān)理單位、建設(shè)單位和駐外機(jī)構(gòu)檢查合格后進(jìn)行裝盒。（4）檔案移交：移交內(nèi)容按照駐外機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)駐外機(jī)構(gòu)審核并辦理移交手續(xù)后進(jìn)行紙質(zhì)和電子檔案移交。59檔案資源管理及控制附表4.6.74.7檔案歸檔4.7.1歸檔內(nèi)容（1）歸檔范圍（具體參見(jiàn)國(guó)家檔案局及公司歸檔范圍）。（2）歸檔時(shí)間。（3）歸檔質(zhì)量。（4）歸檔份數(shù)。（5）歸檔責(zé)任。（6）歸檔流程。（7）歸檔核查。（8）歸檔手續(xù)。（9）歸檔目錄。4.7.2歸檔時(shí)間（1）管理類(lèi)檔案一般應(yīng)在辦理完畢第二年一季度歸檔。（2）項(xiàng)目檔案按階段、單項(xiàng)歸檔。（3）資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)等重要檔案隨時(shí)歸檔。（4）設(shè)備類(lèi)檔案開(kāi)箱驗(yàn)收后即時(shí)歸檔。（5）產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。（6）會(huì)計(jì)檔案在年度終了后，由會(huì)計(jì)部門(mén)整理，保管一年后向檔案部門(mén)歸檔。（7）產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時(shí)歸檔。（8）聲像、實(shí)物檔案工作結(jié)束后即時(shí)歸檔。（9）電子文件邏輯歸檔宜定時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門(mén)類(lèi)或內(nèi)容的其他載體歸檔時(shí)間一致。（10）磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致。4.7.3歸檔要求（1）誰(shuí)形成、誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)歸檔。（2）歸檔職責(zé)落實(shí)到崗位職責(zé)。（3）歸檔應(yīng)為原件，因無(wú)原件的，將具有憑證作用的復(fù)印件歸檔并做說(shuō)明。（4）紙質(zhì)、電子及原數(shù)據(jù)、文字說(shuō)明同步歸檔。（5）歸檔材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。（6）滿(mǎn)足信息管理系統(tǒng)需要。（7）外文與譯文同步歸檔，無(wú)譯文的，譯出題目和目錄歸檔。（8）歸檔手續(xù)齊全，歸檔文件目錄按不同保管期限分別裝訂成冊(cè)。4.7.4主要措施（1）召開(kāi)歸檔工作布置會(huì)。（2）以部門(mén)為單位，進(jìn)行歸檔范圍細(xì)化。（3）部門(mén)專(zhuān)項(xiàng)審核，提出補(bǔ)充建議。（4）參與內(nèi)部考核，開(kāi)展有效獎(jiǎng)罰措施。4.7.5歸檔流程4.7.5.1主責(zé)機(jī)構(gòu)/人員檔案管理部門(mén)、專(zhuān)職/專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案人員。4.7.5.2相關(guān)機(jī)構(gòu)/人員部門(mén)/項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、兼職檔案人員。4.7.5.3啟動(dòng)時(shí)間全年隨時(shí)啟動(dòng)。4.7.5.4管理程序（1）凡企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值應(yīng)歸檔的文字、圖表、聲像等不同形式的原始記錄均由處理部門(mén)或形成部門(mén)/單位按照有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集和整理。（2）制定年度檔案歸檔計(jì)劃或應(yīng)歸檔目錄，提出相關(guān)要求。（3）在檔案人員的指導(dǎo)下，進(jìn)行整理、立卷、歸檔。（4）對(duì)不符合要求的檔案，歸檔部門(mén)應(yīng)及時(shí)修改，使之符合要求，保證檔案齊全、完整、準(zhǔn)確。（5）檔案移交要辦理移交簽證單，同時(shí)按歸檔要求，檢查歸檔質(zhì)量，完善歸檔手續(xù)。（6）檔案接收后，要及時(shí)將檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)登記并及時(shí)入庫(kù)保管。4.8檔案鑒定4.8.1鑒定目的（1）真?zhèn)舞b定。（2）歸檔價(jià)值鑒定。（3）留存銷(xiāo)毀鑒定。4.8.2鑒定原則（1）整體價(jià)值觀(guān)。（2）全面價(jià)值觀(guān)。（3）歷史價(jià)值觀(guān)。（4）動(dòng)態(tài)價(jià)值觀(guān)。4.8.3鑒定標(biāo)準(zhǔn)（1）管理類(lèi)檔案，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、名稱(chēng)等方面分析判定。（2）項(xiàng)目檔案，從項(xiàng)目類(lèi)型、管理階段、技術(shù)因素、作者因素等方面分析判定。（3）其他類(lèi)型檔案（略）。4.8.4鑒定組織（1）檔案真?zhèn)斡蓹n案形成部門(mén)進(jìn)行鑒定。（2）檔案價(jià)值鑒定由形成部門(mén)和檔案部門(mén)共同鑒定。（3）留存銷(xiāo)毀鑒定由依法成立的檔案鑒定小組進(jìn)行鑒定。4.8.5工作內(nèi)容（1）指導(dǎo)、監(jiān)督檔案館（室）的檔案鑒定工作的正常進(jìn)行。（2）討論審查銷(xiāo)毀清冊(cè)和準(zhǔn)備銷(xiāo)毀檔案內(nèi)容的分析報(bào)告，如認(rèn)為確有必要時(shí)，對(duì)有關(guān)檔案應(yīng)直接進(jìn)行審查或抽查。（3）對(duì)檔案的存毀做出決定，報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（4）鑒定工作結(jié)束后提出鑒定工作報(bào)告。4.9利用服務(wù)4.9.1服務(wù)內(nèi)容（1）紙質(zhì)檔案。（2）電子檔案。（3）編研成果。（4）統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（5）書(shū)籍資料。4.9.2服務(wù)方式（1）閱覽。（2）出借。（3）復(fù)制。（4）數(shù)字檔案館發(fā)布。4.9.3服務(wù)途徑（１）以檔案原件提供利用。（２）以檔案副本或復(fù)制件提供利用。（３）編寫(xiě)書(shū)面參考資料。（４）編輯出版檔案文件匯編和著作。（５）制發(fā)檔案證明。4.9.4檢索工具（1）手工目錄。（2）機(jī)讀目錄。（3）數(shù)字檔案館全文檢索。4.9.5利用流程4.9.5.1主責(zé)機(jī)構(gòu)檔案管理部門(mén)。4.9.5.2相關(guān)機(jī)構(gòu)（1）借閱人員。（2）相關(guān)部門(mén)。（3）檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)。（4）分管領(lǐng)導(dǎo)。4.9.5.3啟動(dòng)時(shí)間隨時(shí)啟動(dòng)。4.9.5.4管理程序基本程序，參見(jiàn)附圖4.9.5.4。（1）檔案利用人員可通過(guò)檔案管理網(wǎng)站或現(xiàn)場(chǎng)借閱方式提出借閱需求，檔案人員根據(jù)借閱內(nèi)容進(jìn)行檔案信息查找或檔案實(shí)體查找。（2）檔案借閱時(shí)，要辦理借閱手續(xù)，借閱手續(xù)可采用檔案綜合管理系統(tǒng)登記和檔案借閱本登記兩種方式。（3）對(duì)于財(cái)務(wù)、黨委、行政等涉密文件或者不宜跨部門(mén)借閱等文件，需要辦理檔案查閱審批手續(xù)，審批手續(xù)完備后方可借閱。（4）經(jīng)檔案電子文件或檔案實(shí)體調(diào)閱后，辦理借閱手續(xù)后，檔案借閱完成。（5）檔案借出后，應(yīng)按規(guī)定管理類(lèi)檔案15天，科技檔案30天歸還，不按期歸還的，檔案人員進(jìn)行催還，催還后文件按時(shí)入庫(kù)保管。4.9.6服務(wù)要求（1）登記手續(xù)齊全（參見(jiàn)附表4.9.6-1、4.9.6-2）。（2）以電子檔案服務(wù)為主，紙質(zhì)檔案為輔。（3）提高檢索效率，方便快捷。（4）利用過(guò)程中，保證檔案安全。（5）控制利用時(shí)間，督促催還。4.10檔案統(tǒng)計(jì)4.10.1統(tǒng)計(jì)內(nèi)容建立平時(shí)檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬。（1）機(jī)構(gòu)數(shù)。（2）專(zhuān)職人員。（3）兼職人員。（4）培訓(xùn)教育。（5）室存情況。（6）利用情況。（7）設(shè)施設(shè)備。（8）數(shù)字檔案室。（9）檔案室基本情況表（參見(jiàn)附表4.10.1）。4.10.2報(bào)送時(shí)間檔案基本情況表，以具體通知為準(zhǔn)，通常為每年上半年。4.10.3統(tǒng)計(jì)要求（1）及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。（2）不得遲報(bào)、漏報(bào)、瞞報(bào)、虛報(bào)、拒報(bào)。（3）對(duì)統(tǒng)計(jì)的檔案秘密信息予以保密。（4）按要求按時(shí)進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)，按時(shí)上報(bào)。4.11重要檔案管理4.11.1重要檔案分類(lèi)對(duì)涉及企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密、債權(quán)債務(wù)等內(nèi)容的文件材料應(yīng)列為重要檔案。4.11.2重要檔案內(nèi)容駐外機(jī)構(gòu)可根據(jù)重要檔案范圍（參見(jiàn)附表4.11.2），結(jié)合工作實(shí)際自行修訂。4.11.3重要檔案管理（1）建立機(jī)讀目錄，重要檔案應(yīng)進(jìn)行全文數(shù)字化，并定期做好備份。（2）保管過(guò)程中指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，單獨(dú)排列保存，并加以特殊標(biāo)識(shí)。（3）有條件的單位，可設(shè)立分室單獨(dú)保管。4.12設(shè)備儀器檔案管理4.12.1歸檔范圍包括購(gòu)置、開(kāi)箱、調(diào)試、維修等工作中形成的文件材料，參見(jiàn)《設(shè)備儀器文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》（參見(jiàn)附表4.12.1）。4.12.2歸檔時(shí)間（1）隨機(jī)文件材料在開(kāi)箱驗(yàn)收完成后2月內(nèi)完成歸檔。（2）安裝調(diào)試工作中形成的文件材料，在設(shè)備儀器正常運(yùn)行3個(gè)月內(nèi)完成歸檔。（3）設(shè)備儀器運(yùn)維工作中形成的文件材料，次年6月底之前完成歸檔。4.12.3質(zhì)量要求（1）設(shè)備儀器隨機(jī)文件材料和開(kāi)箱驗(yàn)收文件,須經(jīng)檔案管理人員確認(rèn)并簽字。（2）歸檔文件材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效。（3）歸檔文件制成材料應(yīng)有利于長(zhǎng)久保存，圖文字跡清晰、完整，符合耐久性要求。不得使用塑料封皮、文件夾或塑料制品裝訂。（4）歸檔文件材料應(yīng)為原件，因故無(wú)原件的應(yīng)注明原因，并將復(fù)制件歸檔。（5）歸檔文件材料一式一份。4.12.4歸檔手續(xù)設(shè)備儀器文件材料歸檔應(yīng)辦理歸檔手續(xù)。兼職檔案人員應(yīng)按要求填寫(xiě)案卷移交清單（參見(jiàn)附表4.12.4），由設(shè)備儀器管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，向檔案管理部門(mén)移交。4.13會(huì)計(jì)檔案管理4.13.1歸檔范圍會(huì)計(jì)憑證原始憑證記賬憑證會(huì)計(jì)賬簿總賬明細(xì)賬日記賬固定資產(chǎn)卡片其他輔助性賬簿財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告月度季度半年度年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告其他會(huì)計(jì)資料銀行存款余額調(diào)節(jié)表銀行對(duì)賬單納稅申報(bào)表會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料4.13.2電子會(huì)計(jì)檔案歸檔條件（1）由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸，來(lái)源真實(shí)有效。（2）會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料,能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料,設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序。（3）電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案,符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求,并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系。（4）采取有效措施,防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改。（5）建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。4.13.3歸檔時(shí)間（1）當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)管理部門(mén)保管一年，期滿(mǎn)后向檔案管理部門(mén)移交或會(huì)計(jì)檔案室自行保管。（2）因工作需要確需推遲移交的，經(jīng)本單位檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)同意后可推遲移交，但臨時(shí)保管時(shí)間不得超過(guò)3年。4.13.4歸檔要求（1）每年形成的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由財(cái)務(wù)管理部門(mén)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)（參見(jiàn)附表4.13.4）。（2）紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)保持原卷的封裝。（3）電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,且文件格式應(yīng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。（4）特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與其讀取平臺(tái)一并移交。（5）檔案管理部門(mén)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè),符合要求的才能接收。4.13.5利用（1）會(huì)計(jì)檔案原則上不能借出。（2）財(cái)務(wù)人員借閱會(huì)計(jì)檔案，可直接借閱。非財(cái)務(wù)人員，確因工作需要利用會(huì)計(jì)檔案的，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)管理部門(mén)指定專(zhuān)人陪同查閱或復(fù)制，不能將原始會(huì)計(jì)檔案直接交給查閱人員。（3）檔案管理部門(mén)應(yīng)做好查借閱登記。（4）會(huì)計(jì)檔案借閱人在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制、借出時(shí)要嚴(yán)格履行登記手續(xù)。（5）借閱人對(duì)借閱的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)妥善保管，嚴(yán)禁篡改和損壞，確保會(huì)計(jì)檔案的安全完整。4.14重大活動(dòng)檔案管理4.14.1重大活動(dòng)分類(lèi)（1）我國(guó)及所在國(guó)的國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)、省部級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)重要視察、會(huì)議、會(huì)談、交流等活動(dòng)。（2）公司的重要領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研活動(dòng)。（3）重大工程項(xiàng)目的開(kāi)竣工典禮及重要的紀(jì)念、慶典活動(dòng)。（4）年度工作會(huì)議、重要專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議、重大新聞發(fā)布會(huì)等。（5）應(yīng)對(duì)嚴(yán)重自然災(zāi)害、災(zāi)難事故、重大搶險(xiǎn)救災(zāi)等突發(fā)事件處置及大型防恐、維穩(wěn)、應(yīng)急演練等活動(dòng)。（6）舉辦或參與的具有重大影響的政治、經(jīng)濟(jì)、文化活動(dòng)或公益性活動(dòng)。（7）其他具有重要影響的事件或活動(dòng)。4.14.2歸檔范圍（1）重大活動(dòng)的請(qǐng)示、批復(fù)、方案、計(jì)劃、日程安排、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、題詞、會(huì)議（會(huì)談）材料、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)、宣傳報(bào)道等重要材料及相應(yīng)的電子文件。（2）重大活動(dòng)中形成的聲像檔案。（3）重大活動(dòng)中獲得的榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)，包括獲獎(jiǎng)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、錦旗等。（4）重大活動(dòng)中獲贈(zèng)的紀(jì)念品、禮品、紀(jì)念冊(cè)等。（5）重大活動(dòng)中形成的其他具有保存價(jià)值材料。4.14.3歸檔時(shí)間在重大活動(dòng)結(jié)束之日起2個(gè)月內(nèi)，向檔案管理部門(mén)歸檔。4.14.4質(zhì)量要求（1）內(nèi)容：完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，反映全過(guò)程。（2）載體：紙質(zhì)文件材料須為原件，一般一式一份（套），電子文件同步歸檔。（3）格式：使用通用格式，并附文字說(shuō)明，包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等信息。（5）手續(xù)：檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)核查，并辦理交接手續(xù)。4.14.5整理與保管（1）遵循“誰(shuí)形成、誰(shuí)整理”的原則，由重大活動(dòng)組織部門(mén)負(fù)責(zé)文件材料的整理和密級(jí)劃分，重大活動(dòng)檔案的保管期限為永久。（2）檔案部門(mén)在保管過(guò)程中應(yīng)建立重大活動(dòng)檔案目錄（參見(jiàn)附表4.14.5）。4.15科研檔案管理4.15.1歸檔范圍在論證立項(xiàng)、研究實(shí)施、過(guò)程管理、結(jié)題驗(yàn)收、成果管理和成果轉(zhuǎn)化等全過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料均應(yīng)歸檔。具體按《科研檔案的歸檔范圍和檔案保管期限表》（參見(jiàn)附表4.15.1）執(zhí)行。附表4.15.1科研檔案的歸檔范圍和檔案保管期限表序號(hào)基本范圍保管期限1研究準(zhǔn)備階段1.1申報(bào)項(xiàng)目的報(bào)告、批復(fù)、通知30年1.2科研規(guī)劃、調(diào)研報(bào)告、可行性研究報(bào)告、技術(shù)咨詢(xún)與課題論證材料30年1.3課題說(shuō)明書(shū)、科研課題、經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)報(bào)告及批件30年1.4任務(wù)書(shū)、協(xié)議書(shū)，會(huì)議記錄及重要來(lái)往文函、合同永久1.5科研課題研究計(jì)劃、上級(jí)批示及有關(guān)課題的國(guó)內(nèi)外動(dòng)態(tài)、課題計(jì)劃調(diào)整或課題撤銷(xiāo)文件30年1.6實(shí)驗(yàn)、試驗(yàn)方案、設(shè)計(jì)方案、調(diào)查考察方案、技術(shù)規(guī)程永久2研究試驗(yàn)與開(kāi)發(fā)階段2.1試驗(yàn)任務(wù)書(shū)、試驗(yàn)大綱永久2.2實(shí)驗(yàn)、試驗(yàn)測(cè)試記錄、圖表、照片、計(jì)劃執(zhí)行情況、調(diào)整和撤銷(xiāo)的報(bào)告永久2.3試制綜合分析報(bào)告及總結(jié)永久2.4計(jì)算文件永久2.5計(jì)算機(jī)軟件（附帶軟件運(yùn)行環(huán)境說(shuō)明）永久2.6檢驗(yàn)文件永久2.7設(shè)計(jì)文件、圖樣、技術(shù)說(shuō)明、配方永久2.8工藝文件永久3總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段3.1課題完成最終（或中斷）總結(jié)永久3.2課題階段工作總結(jié)30年3.3鑒定大綱永久3.4技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析報(bào)告30年3.5標(biāo)準(zhǔn)化審查報(bào)告永久3.6鑒定證書(shū)、科學(xué)技術(shù)成果鑒定證書(shū)永久3.7鑒定會(huì)議記錄（參加人員名單）、鑒定驗(yàn)收結(jié)論、函審原件永久4成果申報(bào)階段4.1科技成果申報(bào)表、登記表及附件永久4.2科技成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)及評(píng)審材料永久4.3獲獎(jiǎng)證書(shū)及批件永久4.4專(zhuān)利申請(qǐng)、受理證書(shū)等材料永久4.5著作權(quán)申請(qǐng)、受理證書(shū)等材料永久5推廣應(yīng)用階段5.1推廣應(yīng)用方案、專(zhuān)利申請(qǐng)書(shū)、批準(zhǔn)證書(shū)（原件、影印件）、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書(shū)永久5.2論文、成果推廣應(yīng)用中形成的技術(shù)文件及工作總結(jié)、過(guò)戶(hù)定型的鑒定材料30年5.3國(guó)內(nèi)外同行業(yè)評(píng)價(jià)及用戶(hù)反饋意見(jiàn)、成果宣傳報(bào)送文件、專(zhuān)業(yè)會(huì)議文件10年5.4成果標(biāo)本、樣品目錄30年5.5出席各級(jí)學(xué)術(shù)會(huì)議和發(fā)表在各種刊物上的論文、專(zhuān)30年檔案資源管理及控制86題報(bào)告，國(guó)外考察報(bào)告和對(duì)外技術(shù)交流材料等5.6針對(duì)成果的推廣應(yīng)用進(jìn)行的軟件開(kāi)發(fā)形成的文件30年4.15.2歸檔時(shí)間（1）科研項(xiàng)目形成文件材料在項(xiàng)目驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔。（2）獲獎(jiǎng)的文件材料在獲獎(jiǎng)后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔；對(duì)有明確歸檔時(shí)間要求的，按規(guī)定時(shí)間完成歸檔。（3）獲得的專(zhuān)利文件材料可隨時(shí)歸檔，但不得晚于次年6月底。（4）分階段驗(yàn)收的項(xiàng)目應(yīng)按實(shí)際完成情況分階段進(jìn)行歸檔。（5）中止的科研項(xiàng)目，應(yīng)在終止一個(gè)月內(nèi)，完成文件材料的整理和歸檔。4.15.3質(zhì)量要求（1）科研項(xiàng)目文件歸檔材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效。（2）歸檔文件制成材料應(yīng)有利于長(zhǎng)久保存，圖文字跡清晰、完整，符合耐久性要求。不得使用塑料封皮、文件夾或塑料制品裝訂。（3）歸檔文件材料應(yīng)為原件，因故無(wú)原件的應(yīng)注明原因，并將復(fù)制件歸檔。（4）科研項(xiàng)目文件材料歸檔一般一式一份，重要的、使用頻繁的可根據(jù)需要適當(dāng)增加副本。4.15.4整理立卷4.15.4.1立卷方法（1）遵循“誰(shuí)形成、誰(shuí)立卷”的原則，由兼職檔案員將所形成的全部文件材料進(jìn)行立卷整理，劃定保管期限、密級(jí)。（2）多部門(mén)分工協(xié)作項(xiàng)目，由科研項(xiàng)目管理部門(mén)集中歸檔。（3）應(yīng)遵循科研文件材料的形成規(guī)律，按課題可行性研究、立項(xiàng)論證、方案、開(kāi)題準(zhǔn)備、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)、推廣應(yīng)用等階段組卷。（4）管理性科研文件材料按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度組卷。案卷內(nèi)文件材料應(yīng)文字在前，圖樣在后。（5）涉及聲像及實(shí)物材料的，應(yīng)按照相關(guān)要求進(jìn)行整理，并標(biāo)識(shí)互見(jiàn)號(hào)。4.15.4.2編目（1）應(yīng)編寫(xiě)歸檔說(shuō)明，并經(jīng)過(guò)科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核。（2）歸檔說(shuō)明主要說(shuō)明該項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的狀況，參加項(xiàng)目有關(guān)人員的分工，項(xiàng)目名稱(chēng)和代號(hào)，項(xiàng)目的科技水平或經(jīng)濟(jì)效益等。（3）卷內(nèi)文件應(yīng)標(biāo)注頁(yè)號(hào)，有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面均應(yīng)編頁(yè)。單面文件頁(yè)號(hào)標(biāo)注在右下角，雙面書(shū)寫(xiě)文件，正面標(biāo)在右下角，背面標(biāo)在左下角；印刷成冊(cè)的文件，凡自成一卷的，已有頁(yè)號(hào)并連續(xù)不中斷的不必重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。4.15.4.3歸檔凡歸檔的科研文件材料，要做到審查手續(xù)完備，制成材料優(yōu)良，格式統(tǒng)一，字跡工整，圖樣清晰，裝訂整潔，禁用字跡不牢固的書(shū)寫(xiě)工具。4.15.4.4裝訂通常以卷或件為單位裝訂。（1）歸檔文件已破損的，應(yīng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，模糊或不耐久性字跡的，應(yīng)予復(fù)制。（2）歸檔文件應(yīng)去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。（3）對(duì)于幅面過(guò)大的文件，應(yīng)在不影響其使用效果的前提下按A4規(guī)格疊成手風(fēng)琴式；底圖不應(yīng)折疊，應(yīng)平放或以卷筒的形式存放。（4）裝訂采用三孔一線(xiàn)的，結(jié)頭系在背面，裝訂位置在文件左側(cè)中部，裝訂長(zhǎng)度為160mm，裝訂線(xiàn)距左端12mm，凡可能出現(xiàn)壓字現(xiàn)象的，應(yīng)在裝訂部位加貼邊條。以件為單位裝訂的應(yīng)在每件文件首頁(yè)空白處加蓋檔號(hào)章。4.15.4.5保管期限科研檔案保管期限劃分為永久和定期,定期一般分為30年、10年。卷內(nèi)文件保管期限不一致時(shí)，以最長(zhǎng)的保管期限為準(zhǔn)。4.15.4歸檔手續(xù)（1）科研項(xiàng)目文件材料歸檔應(yīng)辦理歸檔手續(xù)。（2）兼職檔案人員應(yīng)按要求填寫(xiě)案卷移交清單，科研項(xiàng)目管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，向檔案管理部門(mén)移交。4.15.5檔案利用（1）涉密檔案或影響他人勞動(dòng)成果及有爭(zhēng)議的，按保密管理相關(guān)規(guī)定，履行相應(yīng)審批手續(xù)后方可借閱。（2）借閱本部門(mén)科研項(xiàng)目檔案的，可直接辦理借閱手續(xù)。（3）借閱其他部門(mén)科研項(xiàng)目檔案的，需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案形成部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。（4）外單位人員查閱科研檔案需憑單位介紹信，經(jīng)檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案形成業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可現(xiàn)場(chǎng)查閱，不得借出。4.16知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理4.16.1價(jià)值與作用（1）維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。（2）核心競(jìng)爭(zhēng)力的組成部分。（3）知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重要依據(jù)。（4）企業(yè)重要的知識(shí)資產(chǎn)。4.16.2檔案特征（1）資產(chǎn)化。（2）地域性。（3）獨(dú)有性。（4）時(shí)效性。4.16.3檔案分類(lèi)（1）專(zhuān)利（發(fā)明專(zhuān)利、實(shí)用發(fā)明專(zhuān)利、外觀(guān)設(shè)計(jì)專(zhuān)利等）。（2）商標(biāo)（注冊(cè)商標(biāo)、非注冊(cè)商標(biāo)、使用商標(biāo)、備用商標(biāo)等）。（3）版權(quán)（工程設(shè)計(jì)、產(chǎn)品圖紙、圖形作品、出版作品、影像作品等）。（4）專(zhuān)屬設(shè)計(jì)（建筑、設(shè)備、標(biāo)識(shí)、外觀(guān)等）。（5）地質(zhì)勘察。（6）重要技術(shù)材料（重大施組、典型方案、工法等）。（7）商業(yè)秘密等。4.16.4歸檔范圍序號(hào)過(guò)程分類(lèi)內(nèi)容1知識(shí)產(chǎn)權(quán)創(chuàng)造方案、技術(shù)構(gòu)思、策劃、課題立項(xiàng)、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、查新文件2審批與登記申請(qǐng)文件、代理委托書(shū)等提交材料；通知、公告、證書(shū)等批復(fù)文件3知識(shí)產(chǎn)權(quán)使用轉(zhuǎn)讓、許可、質(zhì)押、簽訂等文本、憑證文件資料4知識(shí)產(chǎn)權(quán)維權(quán)事務(wù)糾紛、訴訟、申述、鑒定、裁定以及法律事務(wù)處理中形成的各類(lèi)文件材料5知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)的規(guī)劃發(fā)展、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)、戰(zhàn)略定位、宏觀(guān)分析以及知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)、人才培養(yǎng)、宣傳等方面的文件資料4.16.5立卷、歸檔和利用檔案資源管理及控制知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的立卷、歸檔和利用參見(jiàn)4.6、4.7、4.9。4.17典型案例開(kāi)發(fā)4.17.1典型案例判定（1）重要的。（2）影響較大。（3）有代表性。（4）有創(chuàng)新性。（5）有顯著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。（6）檔案人員結(jié)合實(shí)際判定。4.17.2案例編寫(xiě)（1）案例概述：時(shí)間、主要思路和效果。（2）主要做法：檔案利用或檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的背景、利用內(nèi)容、設(shè)計(jì)方案、實(shí)施過(guò)程等（3）經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益及影響：成本節(jié)省和效益增長(zhǎng)的數(shù)量、檔案信息利用人數(shù)、參觀(guān)人數(shù)，有關(guān)的外部評(píng)價(jià)等。（4）案例概述，通常在200字以?xún)?nèi)。（5）主要做法、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益及影響，通常在2400字以?xún)?nèi)。（6）采用word文檔，可配相關(guān)圖片或其他形式的多媒體文件。4.17.3案例報(bào)送按照公司要求，經(jīng)駐外機(jī)構(gòu)評(píng)選后，統(tǒng)一由區(qū)域中心匯總后報(bào)送。4.18檔案處置4.18.1處置情形撤銷(xiāo)、重組、兼并、破產(chǎn)、出售、股份制改造、股份合作制和與外商合資、合作經(jīng)營(yíng)以及實(shí)行承包、租賃等。4.18.2基本原則（1）維護(hù)國(guó)家安全和國(guó)家利益，保守國(guó)家機(jī)密和企業(yè)商業(yè)秘密，防止檔案散失。（2）區(qū)別情況，依法、合理處置