公司會議管理制度

公司會議管理辦法第一章總則第一條為規(guī)范公司會議組織與管理，有效精簡會議，提高會議效率，切實為基層減負，現(xiàn)結(jié)合實際，制定本辦法。第二條堅持確有必要、厲行精簡、節(jié)約高效的會議管理原則，嚴格計劃管理、規(guī)范程序控制、加強工作統(tǒng)籌，提高會議實效。第三條本辦法適用于公司組織召開的會議（包括以會議形式組織的重大活動），公司所屬企業(yè)可參照本辦法制定本企業(yè)會議管理辦法。第二章會議分類第四條公司會議分為一類、二類、三類會議。（一）一類會議：基本固定，主要包括：公司黨建和思想政治工作大會、公司黨風廉政建設(shè)和反腐敗工作會議、公司所屬企業(yè)黨組織書記抓基層黨建工作述職會議、公司總結(jié)表彰大會、公司經(jīng)濟工作會議、公司半年經(jīng)濟工作會議、公司第三季度經(jīng)濟工作推動會議、公司企業(yè)工作匯報會議、公司科技創(chuàng)新大會（五年一次），以每年度公布的會議計劃為準。（二）二類會議：以公司名義召開的，一類會議以外、公司領(lǐng)導、所屬二級企業(yè)負責人、職能部門負責人參加的會議；公司職能部門年度重點工作推進會視同二類會議管理。（三）三類會議：由公司職能部門發(fā)起組織的、不需要所屬二級企業(yè)負責人參加的日常性工作會議。第三章職責與分工第五條公司辦公室是公司會議的歸口管理部門，負責管理會議計劃和會議預(yù)算等。第六條會議工作按照“誰組織，誰負責”的原則落實責任制，公司職能部門按照職能分工組織召開有關(guān)會議。第四章會議計劃管理第七條會議計劃管理對一類和二類會議實施會議計劃管理。未列入計劃的會議原則上不允許召開。公司職能部門于每年11月通過公司協(xié)同辦公平臺提交下一年度本部門組織的一類、二類會議計劃（附件1），明確參會的公司領(lǐng)導、所屬二級企業(yè)負責人、公司職能部門負責人名單等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導審核同意，公司辦公室匯總并統(tǒng)籌調(diào)整（合并或套開）后，提請公司總經(jīng)理辦公會和黨委會審議。經(jīng)批準后的會議計劃在公司協(xié)同辦公平臺發(fā)布執(zhí)行。三類會議不作會議計劃管理。召開會議應(yīng)遵循“確有必要”原則，已通過書面形式作出部署的工作，原則上不再開會；能合并、套開的會議原則上不單獨召開，二類會議中因工作分工需要所屬二級企業(yè)主要負責人參加的，原則上應(yīng)與一類會議合并、套開。第八條計劃內(nèi)會議調(diào)整會議計劃在執(zhí)行過程中由于特殊原因，確需調(diào)整的，原則上提前1個月提出申請（附件2）。（一）對于非重大調(diào)整，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導審核同意，公司主要負責人批準；（二）對于重大調(diào)整（會議召開所在城市發(fā)生變化或會期天數(shù)增加超過一天），需提請公司總經(jīng)理辦公會或黨委會審議。第九條計劃外一類、二類會議審批未列入計劃、上級部門臨時明確要求以會議方式部署、確需召開的一類、二類會議，經(jīng)公司黨委會或總經(jīng)理辦公會審議批準后執(zhí)行。有關(guān)公司董事會工作的會議要增加董事會批準。若未能及時在會前提請決策會議（黨委會、總經(jīng)理辦公會、董事會）審議，須會后最近一次決策會議追加議題。臨時召集少于5家（含）所屬企業(yè)主要負責人參加的會議，由公司董事長、黨委書記或總裁批準，其他班子成員參加的會議由公司分管領(lǐng)導批準（附件3）；臨時召集超過5家所屬企業(yè)負責人參會的，視同為二類會議進行管理（附件4）。第五章會議組織第十條會議流程公司會議由相關(guān)職能部門負責全程組織，包括：擬制會議計劃、預(yù)訂會議場地、發(fā)布會議通知、確認參會回執(zhí)、組織會議接待、簽到、發(fā)放會議材料、歸檔等。公司參加的國資委視頻會議由公司相關(guān)職能部門負責會議的組織工作，應(yīng)放置席位卡，做好會議簽到等工作。第十一條會議通知（一）各類會議通知應(yīng)通過公司協(xié)同辦公平臺以正式文件發(fā)布。一類會議通知應(yīng)通過發(fā)文模塊，以正式公文形式印發(fā)。二類和三類會議通知通過會議模塊制發(fā)。（二）會議通知中應(yīng)明確會議名稱、時間、地點、參會人員、主要內(nèi)容、會議要求等內(nèi)容。（三）一類、二類會議通知原則上應(yīng)至少提前1個月發(fā)布（臨時追加的會議除外），若會議議程等無法完全確定，可以發(fā)布預(yù)通知。發(fā)布預(yù)通知的會議，會議時間不改變的情況下，正式通知應(yīng)至少提前5天發(fā)布；若會議時間有變，原則上仍要至少提前1個月發(fā)布通知。（四）一類、二類會議通知，由組織部門擬稿發(fā)起，經(jīng)公司辦公室審核后發(fā)布。（五）三類會議通知，由組織部門擬稿發(fā)起，經(jīng)本部門負責人審核后發(fā)布。第十二條會議時長堅持開短會、講短話，持續(xù)提高會議質(zhì)量。以緊湊高效的原則、通過會議計劃管理，嚴格控制會議時長。納入會議計劃管理的一類會議、二類會議，在填報會議計劃時應(yīng)明確會議時長（小時）。第十三條會議規(guī)模除一類會議、在公司辦公樓召開的各類會議外，其他會議的參會人數(shù)原則上控制在100人以內(nèi)。第十四條會議形式應(yīng)充分運用信息技術(shù)手段，提高會議效率。（一）一類會議采用現(xiàn)場會議或現(xiàn)場+視頻會議形式召開。（二）二類會議原則上采用視頻會議或現(xiàn)場+視頻會議形式召開，原則上不要求所屬京外二級企業(yè)負責人到現(xiàn)場參會；凡內(nèi)容屬于傳達性、非互動性、非涉密性質(zhì)的會議，應(yīng)采用視頻會議形式。（三）三類會議除確需現(xiàn)場互動討論研究或涉密以外，應(yīng)召開視頻會議。第十五條會議地點各類會議原則上在北京召開。如工作確有必要，須單獨提請總經(jīng)理辦公會審議，批準后方可在北京以外的地方召開（有關(guān)黨委工作的會議，還需要增加黨委會批準、有關(guān)董事會工作的會議還需要增加董事會批準）。（一）原則上一類會議在北京召開。（二）原則上除一類會議外的其他會議全部在公司辦公樓召開，如工作需要，須經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批后方可在辦公樓外的地方召開，審批后的會議嚴格按照會議類別標準執(zhí)行；（三）各類會議不得在高檔會所、度假村召開。（四）公司辦公樓會議室的使用按照會議室管理規(guī)定執(zhí)行。第六章會議預(yù)算與費用管理第十六條會議預(yù)算管理會議費用實行預(yù)算管理，嚴格控制會議經(jīng)費。公司職能部門每年12月通過公司財務(wù)綜合管理信息系統(tǒng)提交下一年度會議預(yù)算，經(jīng)公司辦公室初核，提請公司全面預(yù)算委員會審議。（一）根據(jù)預(yù)算年度執(zhí)行情況，上一年度已納入預(yù)算的會議且本年度已按預(yù)算執(zhí)行的，原則通過審批。（二）納入公司會議預(yù)算審批的會議在下達年度預(yù)算批復后，按照預(yù)算內(nèi)項目支出業(yè)務(wù)流程執(zhí)行。（三）會議費用超出預(yù)算的，按照超預(yù)算項目支出業(yè)務(wù)流程執(zhí)行。（四）經(jīng)批準召開計劃外會議，涉及會議費用的，應(yīng)按照預(yù)算外項目支出業(yè)務(wù)流程執(zhí)行。第十七條會議費用報銷會議費的管理與報銷按照公司報銷管理辦法執(zhí)行，各項費用從嚴控制，據(jù)實結(jié)算。（一）會議費用是組織本次會議產(chǎn)生的各項費用，包括材料制作費、餐費、場地租賃費用、攝影攝像費用、視頻會議費用和租車費等。（二）在北京內(nèi)召開的一類、二類會議，每人每餐標準不超過150元。其他三類會議確因特殊情況需要召開現(xiàn)場會議，需提供會議用餐的，按照工作簡餐執(zhí)行，每人每餐標準不超過60元。（三）公司在京外舉辦會議要厲行節(jié)儉，嚴禁鋪張浪費。參會人員住宿費和交通費不得超過公司差旅費管理辦法所規(guī)定的標準，餐費按照三餐合計每人每天不超過400元標準安排，場地租賃費、租車費用、材料制作費用、攝影攝像費用和視頻會議費用據(jù)實報銷。其他特殊費用須提前提請總經(jīng)理辦公會審議，批準后方可執(zhí)行。（四）按照確有需要的原則據(jù)實列支會議費中勞務(wù)費（專家講課費）及相關(guān)費用。嚴禁與會議無關(guān)的費用列入會議費開銷，不得向所屬企業(yè)轉(zhuǎn)嫁會議費用。（五）公司員工在異地參加會議所發(fā)生的費用按照公司報銷管理辦法執(zhí)行。第十八條各類會議費用的支出對一類會議、二類會議以及國家部委或上級部門要求公司協(xié)辦或委托公司承辦的會議，參會人員在會議期間的工作用餐支出由公司承擔，住宿費、交通費（集體租車除外，此項費用由公司承擔）等其它費用由參會人員所在企業(yè)承擔。第七章會議廉潔紀律第十九條原則上會場內(nèi)不得設(shè)置背景板、歡迎標語，不得專門購置擺放花草。除會議資料外，各類會議原則上不提供文具。嚴禁超標準安排會議用餐、住宿。嚴禁使用公款組織消費娛樂、健身活動。不得發(fā)放禮品、紀念品。不得利用開會組織旅游，不得安排與會議無關(guān)的參觀活動。各類會議原則上不安排合影。第八章會議材料歸檔第二十條根據(jù)公司檔案管理辦法，公司辦公室負責歸檔會議管理相關(guān)材料。公司各職能部門負責本部門組織召開的會議材料歸檔，會議檔案包括：會議通知、會議議程、簽到表、會議發(fā)放的紙質(zhì)及電子資料。納入預(yù)算管理范圍的會議，由會議組織部門將會議檔案（含紙質(zhì)及電子版）移交公司辦公室后方可報銷會議費用。第九章會議評價第二十一條公司辦公室每年度通過調(diào)研或問卷方式向所屬企業(yè)征