職員檔案與記錄管理制度

職員檔案與記錄管理制度一、制度目的本制度旨在規(guī)范企業(yè)職員檔案和記錄的管理，確保信息的完整、準確和安全，并提升企業(yè)的生產管理效率和員工管理質量。二、適用范圍本制度適用于企業(yè)全部職員的檔案和記錄管理工作。三、職員檔案管理1.檔案類別依據職員的不同情況，將檔案分為以下幾類：招聘檔案、入職檔案、個人信息檔案、工作表現(xiàn)檔案、培訓檔案、考勤檔案、績效評估檔案等。2.檔案建立和歸檔2.1招聘檔案：招聘部門負責建立員工招聘檔案，包含求職申請、面試記錄、錄用通知等。2.2入職檔案：人事部門負責建立員工入職檔案，包含個人身份證明、勞動合同、社會保險登記表等。2.3個人信息檔案：檔案管理員負責建立員工個人信息檔案，包含個人基本信息、家庭背景、教育經過、工作經過等。2.4工作表現(xiàn)檔案：所在部門負責建立員工工作表現(xiàn)檔案，包含工作目標、工作計劃、工作報表等。2.5培訓檔案：培訓部門負責建立員工培訓檔案，包含培訓記錄、培訓證書等。2.6考勤檔案：人事部門負責建立員工考勤檔案，包含考勤記錄、請假記錄等。2.7績效評估檔案：績效考評部門負責建立員工績效評估檔案，包含績效考核記錄及相應的評定結果。2.8檔案歸檔：各類檔案原件和復印件應依照規(guī)定格式整理歸檔，并進行編號，歸入企業(yè)檔案庫進行保管。3.檔案查閱和借閱3.1查閱權限：檔案管理員負責幫助相關部門授權職員查閱檔案，依據職責和需要，調配不同的檔案查閱權限。3.2查閱程序：職員需要查閱檔案時，需填寫《檔案查閱申請表》，經上級主管審核后，將檔案供應給申請人查閱。3.3檔案借閱：職員如需借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經上級主管審核后，由檔案管理員供應借閱的檔案給借閱人，并記錄借閱人、借閱時間等信息。4.檔案保密4.1保密責任：全部參加檔案管理的職員都有檔案保密責任，不得泄露檔案中的任何信息。4.2檔案安全：應加強檔案室的安全管理，防止非授權人員進入檔案室，防止檔案被損壞、遺失或偷竊。四、職員記錄管理1.記錄類型依據職員工作和管理的需要，將記錄分為以下幾類：工作記錄、會議記錄、問題反饋記錄、工作計劃記錄、績效評估記錄等。2.記錄填寫和歸檔2.1記錄填寫：相關部門負責填寫相應的記錄，確保記錄內容準確、詳實。2.2記錄歸檔：各類記錄依照時間次序歸檔，并編號，歸入企業(yè)檔案庫進行保管。3.記錄查閱和借閱3.1查閱權限：相關部門經理負責授權職員查閱記錄，依據職責和需要，調配不同的記錄查閱權限。3.2查閱程序：職員需要查閱記錄時，需填寫《記錄查閱申請表》，經上級主管審核后，將記錄供應給申請人查閱。3.3記錄借閱：職員如需借閱記錄，需填寫《記錄借閱申請表》，經上級主管審核后，由相關部門供應借閱的記錄給借閱人，并記錄借閱人、借閱時間等信息。4.記錄保密4.1保密責任：全部參加記錄管理的職員都有記錄保密責任，不得泄露記錄中的任何信息。4.2記錄安全：應加強記錄室的安全管理，防止非授權人員進入記錄室，防止記錄被損壞、遺失或偷竊。五、懲罰措施對于違反本制度的行為，依據違規(guī)情況的嚴重程度，可采取口頭警告、書面警告、取消某項權益、降低績效評級等相應的處理措施。六、附則本制度由企業(yè)管理負責人負責解釋和修訂，并于訂立后通過內部通知的方式告知全體職員。制度修訂