會議室管理細(xì)則模版（2篇）

會議室管理細(xì)則模版一、會議室預(yù)訂準(zhǔn)則1.預(yù)訂適用對象會議室預(yù)訂政策適用于公司內(nèi)部員工及合作方，旨在提供一個高效舒適的環(huán)境，以滿足各類內(nèi)部會議和商務(wù)活動的需求。2.預(yù)訂方式（1）內(nèi)部員工可利用公司內(nèi)部系統(tǒng)或通過電子郵件預(yù)訂會議室，預(yù)訂時需提供會議主題、預(yù)定日期、時間、預(yù)計參會人數(shù)等必要信息。（2）外部合作方需由公司內(nèi)部指定員工發(fā)起預(yù)訂申請，并由該員工作為聯(lián)絡(luò)人跟進(jìn)預(yù)訂事宜及會議活動的執(zhí)行。3.預(yù)訂權(quán)限（1）高級職位員工有權(quán)直接預(yù)訂會議室，但需確保預(yù)訂的合理性和頻率，避免資源浪費。（2）普通員工需通過正式申請預(yù)訂會議室，申請需經(jīng)過相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的審批后方可確認(rèn)預(yù)訂。4.預(yù)訂時間要求（1）內(nèi)部員工需至少在會議開始前____個工作日進(jìn)行預(yù)訂，以便預(yù)留必要的資源。（2）合作方需至少在會議開始前____個工作日完成預(yù)訂，以便協(xié)調(diào)場地和相關(guān)接待工作。5.預(yù)訂沖突處理（1）會議室預(yù)訂的優(yōu)先級以預(yù)訂時間的先后順序為準(zhǔn)。如發(fā)生預(yù)訂沖突，先預(yù)訂的用戶優(yōu)先使用。（2）若正在使用的會議室與更高優(yōu)先級的預(yù)訂沖突，需征得當(dāng)前使用人的同意，并調(diào)整會議室使用安排。二、會議室使用規(guī)范1.準(zhǔn)時使用使用者需按照預(yù)訂時間準(zhǔn)時進(jìn)入會議室，不得提前進(jìn)入或超時使用。如有特殊情況需延長會議時間，需提前申請并獲得批準(zhǔn)。2.保持整潔會議結(jié)束后，使用者需保持會議室整潔，包括清理桌面、關(guān)閉設(shè)備、正確分類垃圾等。需確保會議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備無損壞，不得隨意移動。3.設(shè)備使用（1）會議室設(shè)備如投影儀、音響、電話等，使用者在使用前應(yīng)確認(rèn)設(shè)備正常，并了解操作方法。（2）會議結(jié)束后，使用者需關(guān)閉所有電源和設(shè)備，確保安全及節(jié)約能源。4.茶水服務(wù)（1）會議期間提供適量的飲料，使用者需保持供應(yīng)區(qū)域整潔。（2）為節(jié)約資源和環(huán)保，使用者應(yīng)按需取用飲料，避免浪費。5.人員容量控制使用者需合理控制參會人數(shù)，確保會議室容量充足，并在預(yù)訂時準(zhǔn)確提供參會人數(shù)，以便安排合適的場地。三、會議室維護(hù)與管理1.會議室巡查（1）會議室管理人員需定期巡查，檢查設(shè)施設(shè)備是否正常運(yùn)行及完好。（2）發(fā)現(xiàn)任何設(shè)施設(shè)備損壞或問題，應(yīng)立即通知相關(guān)部門進(jìn)行維修或更換。2.會議室保養(yǎng)（1）定期進(jìn)行會議室清潔工作，包括地面清潔、家具擦拭、設(shè)備除塵等。（2）保養(yǎng)期間，應(yīng)避免安排會議，以免影響維護(hù)工作。3.會議室使用記錄（1）管理人員需詳細(xì)記錄每次會議室的使用情況，包括會議主題、預(yù)訂人、參會人數(shù)等信息。（2）使用記錄將作為后續(xù)報銷、安全監(jiān)控等事項的參考，需定期整理歸檔。四、違規(guī)行為處理1.未預(yù)訂而擅自使用會議室的人員，需立即離開，并接受相關(guān)部門的處理。2.對損壞會議室設(shè)備或物品的人員，將要求其承擔(dān)賠償責(zé)任。3.對多次無故未按時使用預(yù)訂會議室的人員，將取消其預(yù)訂權(quán)限，并視情況給予紀(jì)律處分。4.對惡意占用會議室或利用會議室進(jìn)行違規(guī)行為的人員，將采取嚴(yán)厲措施，包括紀(jì)律處分并向相關(guān)部門報告。五、附件：會議室預(yù)訂申請表格注：本規(guī)定根據(jù)實際需求制定，如有調(diào)整或修改的需求，需按照公司規(guī)定的流程申請和審批。會議室管理細(xì)則模版（二）1.會議室使用申請規(guī)定1.1所有會議室的使用需提前向行政管理部門提交書面申請，并在獲得批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。1.2申請者需提供詳盡的使用目的、時間、預(yù)計參與人數(shù)等信息，并保證遵循會議室的使用規(guī)定。1.3行政部門在收到申請后，將依據(jù)會議室的可用性及申請單位的優(yōu)先級進(jìn)行審批，首要確保重要會議及公司內(nèi)部部門的需求得到滿足。1.4如遇多個申請沖突的情況，行政部門有權(quán)決定使用順序并進(jìn)行相應(yīng)安排。2.會議室預(yù)定準(zhǔn)則2.1預(yù)定會議室的起始時間為每周工作日上午9點，且僅限提前一個月內(nèi)的預(yù)定。2.2預(yù)定時需提供詳細(xì)預(yù)定時間、預(yù)計人數(shù)等信息，確保預(yù)定信息的準(zhǔn)確性。2.3行政部門在確認(rèn)預(yù)定后，將向申請者發(fā)送確認(rèn)郵件，此時預(yù)定方才被視為有效。2.4若需修改或取消預(yù)定，申請者需至少提前____個工作日通知行政部門。3.會議室使用規(guī)定3.1使用會議室的單位或個人應(yīng)準(zhǔn)時進(jìn)行會議，并嚴(yán)格遵守預(yù)定的使用時間。3.2會議室內(nèi)的所有設(shè)備和家具應(yīng)妥善使用，如有損壞或遺失，責(zé)任由使用者承擔(dān)。3.3使用者需保持會議室的清潔，離開時需將設(shè)施歸位。3.4為保持安靜的環(huán)境，使用者應(yīng)避免在會議室內(nèi)產(chǎn)生噪音，以免影響他人工作或會議。3.5禁止在會議室內(nèi)吸煙、食用零食或未經(jīng)許可帶走公司設(shè)備，違者將受到相應(yīng)處罰。4.會議室管理責(zé)任4.1行政部門負(fù)責(zé)會議室的預(yù)定、調(diào)度、監(jiān)督和管理工作。4.2行政部門需向使用者提供會議室使用指南，包括設(shè)備操作、規(guī)定等信息。4.3行政部門有權(quán)對違反規(guī)定的使用者進(jìn)行警告、罰款或限制使用等措施。4.4如會議室資源緊張，行政部門有權(quán)調(diào)整使用安排，以確保公司內(nèi)部部門的正常工作需求。5.會議室維護(hù)與設(shè)備管理5.1行政部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備設(shè)施的正常運(yùn)行。5.2使用者在使用后需檢查設(shè)備設(shè)施是否完好，并及時向行政部門報告損壞情況。5.3未經(jīng)允許，使用者不得擅自移動會議室設(shè)備，如有調(diào)整需求應(yīng)與行政部門聯(lián)系。5.4對于頻繁使用會議室的單位或個人，行政部門可協(xié)商安排專人負(fù)責(zé)設(shè)備設(shè)施的操作和維護(hù)。總結(jié)：以上為會議室管理規(guī)范，涵蓋了申請、預(yù)定、使用、管