檔案管理培訓課件

文書檔案管理四川大學公共管理學院何玲◆檔案與檔案工作概述◆文書檔案管理◆電子文件管理◆幾種專門檔案的管理第一局部：檔案與檔案工作概述

◆檔案概述◆檔案工作概述◆從事檔案工作應(yīng)注意的幾個問題一、檔案概述1、檔案的起源及演變〔1〕檔案的起源檔案的產(chǎn)生與文字有密切關(guān)系，它是人類社會開展到一定階段的必然產(chǎn)物。

〔2〕檔案的演變古老型載體檔案：甲骨、金石、簡牘、縑帛檔案。傳統(tǒng)型載體檔案：紙質(zhì)檔案。新型載體檔案：感光材料與磁性材料形成的檔案，如影片、照片、磁帶、磁盤、光盤等。

〔3〕檔案的名稱商代：冊周代：中秦漢：卷、案唐宋：文案、案卷、簿書清代：楊賓?柳邊紀略?“邊外文字，多書于木，往來傳遞者曰牌子，以削木片假設(shè)牌故也；存貯年久者曰檔案，曰檔子，以積累多，貫皮條掛壁假設(shè)檔故也，然今文字之書于紙者。亦呼為牌子、檔子矣。〞2、檔案的定義及含義〔1〕定義檔案是國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像及其它各種方式和載體的歷史記錄。〔2〕含義檔案的來源——國家機構(gòu)、社會組織和個人；社會活動。檔案的條件——保存?zhèn)洳榈臍v史文件。文件轉(zhuǎn)化為檔案有三個條件：辦理完畢；有查考利用價值；按一定規(guī)律保存〔履行了歸檔手續(xù)〕。

檔案的記錄方式和載體——多種多樣。檔案的性質(zhì)——原始記錄性?！矙n案是國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中直接形成的〕3、檔案的根本價值〔1〕檔案的憑證作用〔2〕檔案的參考作用二、檔案工作概述1、檔案工作的內(nèi)容八個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研、利用2、檔案工作的性質(zhì)效勞性科學管理性政治性◆統(tǒng)一領(lǐng)導、分級集中地管理國家全部檔案——我國檔案工作的組織原那么和管理體制?！艟S護檔案的完整與平安——我國檔案工作的根本要求?！舯阌谏鐣鞣矫娴睦谩覈鴻n案工作的根本目的。◆文件中心〔介于單位和檔案館之間的過渡性檔案管理機構(gòu)〕◆檔案存放中心〔由國家綜合性檔案館設(shè)立〕◆檔案科研和教育機構(gòu)◆檔案宣傳、出版機構(gòu)檔案室——根底檔案館——主體檔案行政管理部門——組織指揮中心檔案工作輔助機構(gòu)——檔案工作開展的條件三、從事檔案工作應(yīng)注意的幾個問題1、檔案與文件的關(guān)系問題〔文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿〕2、反映根本職能活動的檔案與其它檔案的關(guān)系〔突出前者〕3、檔案的“動〞與“靜〞的關(guān)系〔檔案具有潛在價值〕第二局部：文書檔案管理

◆檔案的收集◆檔案的整理◆檔案的鑒定◆檔案的編研與利用◆檔案的統(tǒng)計與保管第二局部：文書檔案管理一、檔案的收集1、機關(guān)內(nèi)文件的歸檔——檔案室收集工作的主要途徑。歸檔制度主要內(nèi)容：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔案卷的質(zhì)量要求、歸檔手續(xù)?！?〕歸檔范圍

國家檔案局?機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍?〔1987〕〔已廢止〕?歸檔文件整理規(guī)那么?(DA/T22—2000)國家檔案局?機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定?〔〕四川省檔案局關(guān)于施行?歸檔文件整理規(guī)那么?的幾點意見川檔發(fā)〔2001〕24號GB9705?文書檔案案卷格式?DB51/T171-93?四川省文書立卷與案卷構(gòu)成的一般要求?但凡反映本機關(guān)工作、生產(chǎn)活動，有查考利用價值的文件材料，均屬歸檔范圍。本單位文件是歸檔的主體?！?〕歸檔時間：一般在次年上半年向檔案部門移交。國家檔案局?機關(guān)檔案工作條例?〔1983〕〔3〕歸檔案卷的質(zhì)量要求遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用?！?〕歸檔手續(xù)案卷目錄的移交，交接雙方簽字。2、歸檔的組織工作：檔案部門指導和協(xié)助文書部門作好歸檔工作。3、平時收集二、檔案的整理1、整理工作的原那么：檔案的整理應(yīng)該充分利用原有的整理根底，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。2、常用的檔案分類法：年度分類法、組織機構(gòu)分類法、問題分類法。◆年度——組織機構(gòu)分類法〔現(xiàn)行機關(guān)〕；◆組織機構(gòu)——年度〔撤銷機關(guān)和歷史檔案〕；◆年度——問題分類法〔現(xiàn)行機關(guān)〕◆問題——年度分類法〔撤銷機關(guān)和歷史檔案〕3、立卷立卷工作的內(nèi)容：組卷、擬寫案卷標題、卷內(nèi)文件的排列與編號、填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表、案卷封面的編目與案卷的裝封。立卷六特征：問題、作者、文種〔名稱〕、時間、地區(qū)、收發(fā)文機關(guān)4、類內(nèi)案卷排列和案卷目錄的編制5、檔案整理工作的組織：系統(tǒng)化與編目，檔案室協(xié)調(diào)。?歸檔文件整理規(guī)那么?簡介

?歸檔文件整理規(guī)那么?檔案行業(yè)標準〔2000-12-06批準2001-01-01實施DA/T22-2000〕1、歸檔文件：立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。2、歸檔文件整理：將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。3、件：指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊〔本〕為一件，來文與復(fù)文可為一件。4、整理方法裝訂：按件裝訂分類：年度-機構(gòu)〔問題〕-保管期限編號：文件首頁上端加蓋歸檔章〔全宗號、年度、保管期限、件號)編目：逐件編目裝盒：按件號順序裝盒(四川省檔案局關(guān)于施行?歸檔文件整理規(guī)那么?的幾點意見川檔發(fā)〔2001〕24號2001.4.9)三、檔案的檢索1、檔案檢索的內(nèi)容〔1〕存儲：著錄標引、組織檢索工具?！?〕查找：確定查找內(nèi)容、查找操作。?中國檔案分類法?〔1996〕?檔案分類標引規(guī)那么?(GB/T15418—94)?中國檔案主題詞表?〔1995〕?檔案著錄規(guī)那么?〔GB：1986〕?檔案著錄規(guī)那么?〔DA/T18—1999〕2、檔案檢索工具的種類〔1〕按體例分：目錄、索引、指南?！?〕按載體分：書本式、卡片式、縮微式、機讀式?！?〕按功能分：館藏式、查找式、介紹式。3、常用的檢索工具：案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、分類目錄、主題卡片、人名索引、文號目錄等。

四、檔案的鑒定1、鑒定工作的內(nèi)容：2、檔案保管期限表〔1〕定義：用表冊的形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式并指明其保管期限的指導性、標準性文件，它是檔案館、室鑒定檔案價值，確定檔案保管期限的依據(jù)?！?〕結(jié)構(gòu)：順序號、條款、保管期限〔永久、長期、短期〕附注、說明(3)檔案保管期限的劃分國家檔案局?文書檔案保管期限表?〔1987〕保管期限〔永久、長期、短期〕已被以下文件取代：?機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定?2006年9月19日國家檔案局局務(wù)會議審議通過、自公布之日起施行。機關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

3、檔案鑒定工作的制度和程序〔1〕制度：制發(fā)鑒定檔案的標準文件；檔案鑒定工作的組織領(lǐng)導：“三結(jié)合〞鑒定小組=有關(guān)領(lǐng)導+業(yè)務(wù)人員+檔案人員；銷毀檔案的批準和監(jiān)銷制度〔2〕鑒定方法：直接鑒定法〔3〕銷毀清冊2、檔案的利用〔1〕檔案利用效勞工作的含義：通過一定的方式方法，直接提供檔案信息，為社會各項事業(yè)效勞的一項業(yè)務(wù)活動?！皺n案利用〞——檔案部門“利用檔案〞——利用者(2)檔案提供利用的根本途徑和方式檔案提供利用的途徑:提供檔案原件;提供檔案副本或復(fù)制品;提供檔案信息加工品.檔案提供利用的方式:閱覽效勞；外借效勞；展覽與陳列效勞；制發(fā)檔案復(fù)本效勞；制發(fā)檔案證明效勞；檔案目錄信息效勞；檔案咨詢效勞。六、檔案的統(tǒng)計與保管1、檔案的統(tǒng)計：〔1〕定義：以表冊、數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關(guān)情況?！?〕步驟：統(tǒng)計調(diào)查、統(tǒng)計整理、統(tǒng)計分析?！?〕內(nèi)容：檔案數(shù)量和狀況的統(tǒng)計；檔案利用的統(tǒng)計等2、檔案的保管〔略〕第三局部：電子文件管理◆電子文件概述◆電子文件管理◆電子文件的鑒定與歸檔◆電子文件保管與利用第三局部：電子文件管理一、電子文件概述1、電子文件的概念

電子文件是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。具備文件構(gòu)成三要素：內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)。2、電子文件的種類〔1〕文本文件〔6〕聲音文件〔2〕數(shù)據(jù)文件〔7〕程序文件〔3〕圖形文件〔8〕“多媒體文件〞〔4〕圖像文件〔9〕“超文本文件〞〔5〕影像文件3、電子文件的特點〔1〕信息的非人工識讀性(2)系統(tǒng)依賴性(3)信息與特定載體之間的可別離性(4)信息的易變性(5)信息存儲的高密度性(6)多種信息媒體的集成性(7)信息的可操作性二、電子文件管理1、電子文件管理原那么〔1〕全程管理原那么〔2〕前端控制原那么〔3〕集成管理原那么〔4〕動態(tài)管理原那么〔5〕注重效益原那么3、電子文件管理的法規(guī)、制度與標準〔1〕目前暫與紙質(zhì)文件、檔案管理的共用標準?檔案著錄規(guī)那么?〔DA/T18—1999〕?檔案分類標引規(guī)那么?(GB/T15418—94)?歸檔文件整理規(guī)那么?(DA/T22—2000)〔2〕電子文件管理特有的標準?磁性載體檔案管理與保護標準?〔DA/T15—1995)?電子文件歸檔與管理標準?(GB/T18894—2002，2002/12/04，2003/05/01)?CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求.第一局部：電子文件歸檔與檔案管理?〔GB/T17678.1—1999〕?CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求.第二局部：光盤信息組織結(jié)構(gòu)?〔GB/T17678.2—1999〕?CAD電子文件光盤存儲系統(tǒng)一致性測試?〔GB/T17679—1999〕?CAD電子文件管理?〔GB/T17825.1~10—1999〕〔1999/02/26，1999/10/01〕4、電子文件的歸檔〔1〕歸檔范圍：依據(jù)：?電子文件歸檔與管理標準?(GB/T18894_2002)?機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定?已經(jīng)2006年9月19日國家檔案局局務(wù)會議審議通過，現(xiàn)予公布，自公布之日起施行。〔2〕歸檔方式：邏輯歸檔，物理歸檔?！?〕歸檔時間：實時歸檔，定期歸檔?！?〕歸檔要求：歸檔工作要求，質(zhì)量要求?！?〕歸檔手續(xù)：?歸檔電子文件登記表??歸檔電子文件移交檢驗表?四、電子文件保管與利用1、電子文件保管〔1〕載體保管：?磁性載體檔案管理與保護標準〔DA/T15_1995)?電子文件歸檔與管理標準(GB/T18894_2002)?CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求.第一局部：電子文件歸檔與檔案管理?〔GB/T17678.1_1999〕?電子文件歸檔與管理標準?〔GB/T18894—2002〕第四局部：幾種專門檔案的管理◆人事檔案管理◆會計檔案管理◆教學檔案管理第四局部：幾種專門檔案的管理〔2〕人事檔案工作是用科學的原那么和方法管理人事檔案，提供檔案信息為組織、人事工作效勞的一項工作。管理體制——集中統(tǒng)一、分級負責。2、人事檔案的收集與鑒別〔1〕人事檔案的收集完善移交制度、索要制度、檢查核對制度、補充制度。〔2〕人事檔案的鑒別判斷是否屬于人事檔案；判斷是否屬于本人的檔案材料；判斷材料是否處理完畢和手續(xù)齊全；判斷材料是否真實、準確、完整。剔除材料的處理——轉(zhuǎn)出、退回、留存、銷毀。4、人事檔案的保管、轉(zhuǎn)遞和利用〔1〕人事檔案的保管在職人員人事檔案的保管與人員管理范圍相一致；離休、退休人員人事檔案的保管分級、分單位保管；死亡人員人事檔案的保管分級保管、5年后進各級檔案館?！?〕人事檔案的轉(zhuǎn)遞及時、準確、平安?！皺n隨人走，人檔一致〞。〔3〕人事檔案的利用二、會計檔案管理1、會計檔案概述〔1〕會計檔案的概念會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)?！?〕會計檔案內(nèi)容會計憑證、會計帳簿、財務(wù)報告和其他。

A、會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。B、會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。C、財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。D、其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。2、會計檔案的管理——?會計檔案管理方法?【發(fā)布單位】財政部國家檔案局【發(fā)布文號】〔98〕財會字第32號【發(fā)布日期】1998-08-21【生效日期】1999-01-01〔1999〕〔1〕會計檔案的管理體制財政部門和檔案行政管理部門條塊結(jié)合、分工負責；財會部門立卷歸檔制度；管理形式——原那么上由本單位檔案部門集中統(tǒng)一保管，但應(yīng)視實際情況而定，自行選擇。統(tǒng)一歸口、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一檢查。

〔2〕會計檔案的保管保管清冊；專人保管；原卷冊；按程序銷毀；會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類；紙質(zhì)?！?〕會計檔案的銷毀保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序銷毀：A、由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。B、單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

C、銷毀會計檔案時，應(yīng)當由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。D、監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。E、保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當單獨抽出立卷保管到未了事項完結(jié)時為止。F、單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。G、正在工程建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

〔4〕會計檔案的移交A、移交會計檔案的單位，應(yīng)當編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。B、交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐