辦公廳會議室管理制度

辦公廳會議室管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為加強辦公廳會議室的管理，提高會議效率，確保會議資源的合理使用，根據(jù)《機關(guān)事務(wù)管理條例》及相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。

第二條適用范圍

本制度適用于辦公廳所屬會議室的預(yù)定、使用、服務(wù)及管理活動。

第三條基本原則

（一）會議室使用應(yīng)遵循高效、節(jié)約、環(huán)保的原則。

（二）會議室的管理與服務(wù)應(yīng)確保會議的順利進(jìn)行，保障會議質(zhì)量。

（三）會議室資源應(yīng)公平、公正、公開分配，優(yōu)先保障重要及緊急會議。

第四條會議分類

根據(jù)會議性質(zhì)和規(guī)模，將會議分為以下幾類：

（一）全體會議：參會人員為辦公廳全體成員。

（二）部門會議：參會人員為某一部門或幾個相關(guān)部門的成員。

（三）專題會議：針對特定主題召開的會議。

（四）外部會議：與外部單位聯(lián)合召開的會議。

第五條會議保密

涉及國家機密或單位內(nèi)部敏感信息的會議，應(yīng)嚴(yán)格按照《保密法》及單位相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，控制會議內(nèi)容泄露。

第六條責(zé)任劃分

（一）會議的組織者負(fù)責(zé)會議的籌備、通知、主持及會議紀(jì)要的整理。

（二）會議室管理部門負(fù)責(zé)會議室的預(yù)訂、設(shè)施設(shè)備維護(hù)、會務(wù)服務(wù)等工作。

（三）參會人員應(yīng)按時參加或請假，并遵守會議紀(jì)律。

本制度的制定旨在提高辦公廳會議的管理水平，為全體員工提供一個良好的會議環(huán)境。各部門應(yīng)嚴(yán)格按照本制度執(zhí)行，共同維護(hù)會議室的正常秩序。

第二章會議流程

第七條會議預(yù)訂

（一）會議組織者應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)、規(guī)模、時間等需求，提前向會議室管理部門提交書面會議申請。

（二）會議室管理部門收到申請后，應(yīng)及時審核并在兩個工作日內(nèi)反饋預(yù)訂結(jié)果。

（三）會議組織者應(yīng)在收到預(yù)訂成功通知后，確認(rèn)會議時間、地點及相關(guān)設(shè)施設(shè)備需求。

第八條會議通知

（一）會議組織者應(yīng)至少提前三個工作日向參會人員發(fā)出會議通知，內(nèi)容包括會議主題、時間、地點、議程、參會人員等。

（二）會議通知應(yīng)采用書面形式，通過電子郵件、短信或內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式發(fā)送。

第九條會議簽到

（一）會議組織者應(yīng)在會議開始前設(shè)置簽到臺，負(fù)責(zé)參會人員的簽到工作。

（二）參會人員應(yīng)按時到達(dá)會場并簽到，如有特殊情況不能參加，需提前向會議組織者請假。

第十條會議議程

（一）會議組織者應(yīng)制定會議議程，明確會議主題、討論事項、時間安排等。

（二）會議議程應(yīng)在會議開始前發(fā)送給參會人員，以便提前準(zhǔn)備發(fā)言和討論。

第十一條會議主持

（一）會議組織者或指定主持人負(fù)責(zé)主持會議，維護(hù)會議秩序，確保會議按議程進(jìn)行。

（二）主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員進(jìn)行充分討論，保證會議效果。

第十二條會議記錄

（一）會議組織者應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議內(nèi)容、結(jié)論和待辦事項。

（二）會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理，形成會議紀(jì)要。

第十三條會議總結(jié)

（一）會議組織者應(yīng)在會議結(jié)束后對會議成果進(jìn)行總結(jié)，形成會議紀(jì)要。

（二）會議紀(jì)要應(yīng)包括會議主題、討論事項、結(jié)論、責(zé)任人和完成時限等內(nèi)容。

第十四條會議資料歸檔

（一）會議組織者應(yīng)將會議通知、會議議程、會議紀(jì)要等資料整理歸檔，以備查閱。

（二）會議室管理部門應(yīng)定期檢查會議資料的歸檔情況，確保資料完整、準(zhǔn)確。

本章詳細(xì)闡述了會議流程的各個環(huán)節(jié)，旨在規(guī)范會議的組織與實施，提高會議效率。各部門應(yīng)嚴(yán)格按照本章規(guī)定執(zhí)行，確保會議的順利進(jìn)行。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

第十五條會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

（一）會議紀(jì)要應(yīng)由會議記錄人根據(jù)會議內(nèi)容、討論和決議編制，確保準(zhǔn)確無誤。

（二）會議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)由會議組織者或主持人審核批準(zhǔn)。

（三）會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后兩個工作日內(nèi)完成，并發(fā)布給所有參會人員和相關(guān)執(zhí)行部門。

第十六條決議事項的分解與責(zé)任落實

（一）會議紀(jì)要中明確的決議事項應(yīng)分解為具體的任務(wù)，并明確責(zé)任人和完成時限。

（二）會議組織者應(yīng)確保每個任務(wù)都有明確的責(zé)任人，責(zé)任人需對任務(wù)的完成情況負(fù)責(zé)。

第十七條跟蹤與監(jiān)督

（一）會議組織者或指定專人負(fù)責(zé)對會議決議事項的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。

（二）應(yīng)定期檢查任務(wù)進(jìn)度，確保決議事項按計劃推進(jìn)，并對進(jìn)度滯后的事項進(jìn)行催辦。

第十八條反饋機制

（一）責(zé)任人需定期向會議組織者反饋任務(wù)執(zhí)行情況，包括進(jìn)度、遇到的問題和解決方案。

（二）會議組織者應(yīng)建立有效的反饋渠道，確保信息暢通，對反饋的問題及時處理。

第十九條變更處理

（一）如遇特殊情況需變更會議決議事項，責(zé)任人應(yīng)提出書面申請，說明變更原因和影響。

（二）會議組織者應(yīng)根據(jù)變更申請，及時組織相關(guān)人員評估影響，并根據(jù)評估結(jié)果做出決策。

第二十條結(jié)果評估

（一）會議紀(jì)要中規(guī)定的任務(wù)完成后，應(yīng)進(jìn)行結(jié)果評估，確保決議事項得到有效執(zhí)行。

（二）評估結(jié)果應(yīng)記錄在案，作為改進(jìn)會議管理和決策執(zhí)行的依據(jù)。

第二十一條歸檔與查閱

（一）會議紀(jì)要及其執(zhí)行情況的記錄應(yīng)整理歸檔，便于日后查詢和審計。

（二）歸檔資料應(yīng)按照單位規(guī)定進(jìn)行保存，確保資料的完整性、安全性和可追溯性。

本章對會議紀(jì)要的跟蹤落實進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定，旨在確保會議決議能夠得到有效執(zhí)行，提高決策的實效性。各部門和相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格按照本章要求，共同推進(jìn)會議決議的落實。

第四章會議室管理規(guī)定

第二十二條會議室預(yù)訂管理

（一）會議室預(yù)訂采用先申請、先審批、先使用的原則。

（二）會議室管理部門應(yīng)建立預(yù)訂信息系統(tǒng)，實時更新會議室使用情況，提高預(yù)訂效率。

第二十三條會議室使用規(guī)范

（一）會議組織者應(yīng)按照預(yù)訂時間、地點使用會議室，不得隨意更改或占用。

（二）會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議室紀(jì)律，保持安靜，不得吸煙、進(jìn)食或隨意走動。

第二十四條會議室設(shè)施設(shè)備管理

（一）會議室管理部門應(yīng)定期檢查、維護(hù)會議室設(shè)施設(shè)備，確保設(shè)備正常運行。

（二）會議組織者和參會人員應(yīng)愛護(hù)會議室設(shè)施，如有損壞，需及時報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

第二十五條會議室環(huán)境與安全

（一）會議室管理部門負(fù)責(zé)會議室的清潔、衛(wèi)生和布置，確保會議環(huán)境整潔、舒適。

（二）會議室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、緊急疏散指示等，并定期進(jìn)行安全檢查。

第二十六條會議室服務(wù)要求

（一）會議室管理部門應(yīng)提供專業(yè)的會務(wù)服務(wù)，包括會場布置、設(shè)備調(diào)試、資料發(fā)放等。

（二）會議期間，會務(wù)人員應(yīng)保持現(xiàn)場服務(wù)，確保會議順利進(jìn)行。

第二十七條會議室資源調(diào)配

（一）會議室管理部門應(yīng)根據(jù)實際需求，合理調(diào)配會議室資源，優(yōu)化使用效率。

（二）在資源緊張的情況下，會議室管理部門可優(yōu)先保障重要及緊急會議的需求。

第二十八條違規(guī)處理

（一）對違反會議室管理規(guī)定的組織或個人，會議室管理部門有權(quán)進(jìn)行制止并給予警告。

（二）情節(jié)嚴(yán)重者，可向單位領(lǐng)導(dǎo)報告，按照單位相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

本章對會議室的管理規(guī)定進(jìn)行了明確，旨在保障會議室資源的合理使用，提高會議質(zhì)量。各部門和員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本章規(guī)定，共同維護(hù)會議室的正常秩序。

第五章附則

第二十九條制度修訂

本制度如有變更或修訂，由辦公廳負(fù)責(zé)組織修訂，并按照單位相關(guān)規(guī)定程序報批后公布實施。

第三十條解釋權(quán)

本制度的解釋權(quán)歸辦公廳所