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公司保密制度及協(xié)議合同編號(hào):__________甲方(公司名稱):法定代表人:地址:聯(lián)系方式:乙方(如為員工則為員工姓名,如為合作伙伴則為合作伙伴名稱):法定代表人(如為公司則有此項(xiàng)):地址:聯(lián)系方式:一、總則1.1目的本保密制度及協(xié)議旨在保護(hù)公司的機(jī)密信息,維護(hù)公司的合法權(quán)益,保證公司在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的優(yōu)勢(shì)地位,同時(shí)也為了保護(hù)公司客戶、合作伙伴的隱私及商業(yè)利益,防止機(jī)密信息的不當(dāng)使用、泄露或傳播。1.2適用范圍本協(xié)議適用于公司全體員工、合作伙伴(包括但不限于供應(yīng)商、經(jīng)銷商、合作開發(fā)方等)以及因業(yè)務(wù)關(guān)系可能接觸到公司保密信息的其他相關(guān)人員。1.3定義在本協(xié)議中,“保密信息”是指本協(xié)議涵蓋的公司內(nèi)部信息、客戶信息和商業(yè)合作伙伴信息等,包括但不限于商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、市場(chǎng)信息、產(chǎn)品信息、業(yè)務(wù)計(jì)劃、客戶名單、客戶聯(lián)系方式、未公開的合同條款等,無論其以何種形式存在,如紙質(zhì)文檔、電子文檔、口頭表述等。二、保密信息的范圍2.1公司內(nèi)部信息1.公司的戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)策略、商業(yè)模式、營(yíng)銷計(jì)劃等,這些信息反映了公司的未來發(fā)展方向和市場(chǎng)布局,是公司在競(jìng)爭(zhēng)中取得優(yōu)勢(shì)的關(guān)鍵因素。例如,公司計(jì)劃在未來三年內(nèi)進(jìn)軍特定新興市場(chǎng)的詳細(xì)規(guī)劃,包括市場(chǎng)調(diào)研結(jié)果、目標(biāo)客戶群體分析、預(yù)計(jì)投入資源等。2.公司的財(cái)務(wù)狀況,如財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算、成本結(jié)構(gòu)、資金來源及流向等。這些信息一旦泄露,可能影響公司的股價(jià)、融資能力以及在合作伙伴和客戶中的信譽(yù)。例如,公司正在進(jìn)行的重大投資項(xiàng)目的預(yù)算分配情況,以及資金籌集的渠道和計(jì)劃。3.公司的技術(shù)研發(fā)成果,包括尚未公開的專利技術(shù)、技術(shù)訣竅、軟件、研發(fā)中的新產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙和技術(shù)參數(shù)等。這些技術(shù)成果是公司的核心競(jìng)爭(zhēng)力所在,如公司研發(fā)部門正在開發(fā)的一項(xiàng)具有創(chuàng)新性的生產(chǎn)工藝技術(shù),能夠顯著提高生產(chǎn)效率和產(chǎn)品質(zhì)量。2.2客戶信息1.客戶的基本信息,如客戶的名稱、地址、聯(lián)系方式等。這些信息是公司與客戶建立聯(lián)系和開展業(yè)務(wù)的基礎(chǔ),同時(shí)也是客戶隱私的重要組成部分。例如,對(duì)于高端客戶,其詳細(xì)的聯(lián)系地址和私人聯(lián)系方式必須嚴(yán)格保密,以防止客戶受到不必要的騷擾。2.客戶的業(yè)務(wù)需求、交易習(xí)慣、偏好等個(gè)性化信息。這些信息有助于公司為客戶提供更精準(zhǔn)的服務(wù),增強(qiáng)客戶滿意度和忠誠(chéng)度。例如,某客戶在采購(gòu)產(chǎn)品時(shí)對(duì)特定功能和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)有特殊要求,以及該客戶的采購(gòu)周期和付款習(xí)慣等。3.客戶與公司的交易記錄,包括交易金額、交易時(shí)間、交易內(nèi)容等。這些信息反映了客戶與公司的業(yè)務(wù)往來情況,涉及客戶的商業(yè)隱私和公司的商業(yè)信譽(yù)。例如,某大客戶與公司簽訂的大額訂單的詳細(xì)交易條款和執(zhí)行情況。2.3商業(yè)合作伙伴信息1.合作伙伴的公司概況、業(yè)務(wù)范圍、市場(chǎng)地位等基本信息。這些信息有助于公司在合作中更好地了解合作伙伴的實(shí)力和背景,保障合作的順利進(jìn)行。例如,某供應(yīng)商在行業(yè)內(nèi)的聲譽(yù)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系等方面的信息。2.與合作伙伴之間的合作協(xié)議條款,包括合作方式、利益分配、保密條款等。這些條款是合作關(guān)系的核心內(nèi)容,泄露可能導(dǎo)致合作雙方的權(quán)益受損。例如,在與某經(jīng)銷商的合作協(xié)議中,關(guān)于產(chǎn)品定價(jià)、銷售區(qū)域劃分、市場(chǎng)推廣投入分擔(dān)等條款。3.合作伙伴在合作過程中的商業(yè)計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)展情況等信息。這些信息與雙方的合作成果密切相關(guān),需要保密以保證合作項(xiàng)目的順利推進(jìn)。例如,與某合作開發(fā)方共同進(jìn)行的研發(fā)項(xiàng)目的階段性成果、下一步工作計(jì)劃等。三、保密義務(wù)3.1員工保密義務(wù)1.員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度,不得在未經(jīng)授權(quán)的情況下,以任何方式獲取、使用或披露公司的保密信息。在日常工作中,無論是在公司內(nèi)部辦公區(qū)域還是外出辦公,都應(yīng)時(shí)刻保持保密意識(shí)。例如,在參加外部會(huì)議或與客戶洽談業(yè)務(wù)時(shí),不得隨意透露公司的未公開業(yè)務(wù)計(jì)劃。2.員工應(yīng)妥善保管公司提供的保密資料,包括紙質(zhì)文件和電子文件。對(duì)于紙質(zhì)文件,應(yīng)存放在指定的保密文件柜中,使用完畢后及時(shí)歸還;對(duì)于電子文件,應(yīng)使用公司規(guī)定的加密存儲(chǔ)方式,并按照權(quán)限設(shè)置進(jìn)行訪問和操作。例如,員工不得將含有保密信息的文件隨意存放在個(gè)人移動(dòng)設(shè)備上,防止設(shè)備丟失或被盜導(dǎo)致信息泄露。3.員工在履行工作職責(zé)過程中,如果需要使用保密信息,必須在公司規(guī)定的范圍內(nèi),并經(jīng)過適當(dāng)?shù)氖跈?quán)。例如,某部門員工需要查詢公司的財(cái)務(wù)預(yù)算信息以制定本部門的工作計(jì)劃,必須向財(cái)務(wù)部門提出申請(qǐng),并在得到批準(zhǔn)后按照規(guī)定的方式和范圍使用。3.2合作伙伴保密義務(wù)1.合作伙伴應(yīng)在合作開始前與公司簽訂保密協(xié)議,明確雙方的保密義務(wù)和責(zé)任。在合作過程中,應(yīng)按照協(xié)議的要求,對(duì)公司提供的保密信息進(jìn)行保護(hù)。例如,某供應(yīng)商在參與公司新產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目時(shí),應(yīng)簽訂保密協(xié)議,并對(duì)在項(xiàng)目合作中獲取的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)參數(shù)等保密信息進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.合作伙伴不得將公司的保密信息用于與合作項(xiàng)目無關(guān)的目的。如果需要在合作項(xiàng)目范圍內(nèi)使用保密信息,應(yīng)事先獲得公司的書面授權(quán)。例如,某經(jīng)銷商在進(jìn)行市場(chǎng)推廣活動(dòng)時(shí),如果需要使用公司提供的客戶名單,必須向公司提交書面申請(qǐng),說明使用目的、范圍和方式,并在得到批準(zhǔn)后使用。3.合作伙伴應(yīng)采取必要的保密措施,防止其自身員工或第三方獲取、使用或披露公司的保密信息。例如,合作伙伴應(yīng)對(duì)接觸公司保密信息的員工進(jìn)行保密培訓(xùn),要求其遵守保密協(xié)議,并在公司場(chǎng)所或與公司合作的項(xiàng)目中設(shè)置保密標(biāo)識(shí)和限制訪問區(qū)域。3.3離職人員保密義務(wù)1.離職員工在離職前應(yīng)將其所持有的公司保密資料全部歸還公司,并不得在離職后以任何方式繼續(xù)使用公司的保密信息。例如,離職員工應(yīng)將工作電腦中的保密文件刪除或移交給公司指定人員,并不得私自備份或保留。2.離職員工在離職后的一定期限內(nèi)(具體期限根據(jù)保密信息的性質(zhì)和重要性確定),仍應(yīng)遵守公司的保密義務(wù),不得向任何第三方披露公司的保密信息。例如,對(duì)于掌握公司核心技術(shù)秘密的離職員工,在離職后的兩年內(nèi)不得在同行業(yè)的其他公司任職或從事與公司業(yè)務(wù)有競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系的工作。四、保密措施4.1保密資料的管理1.公司應(yīng)建立完善的保密資料管理制度,對(duì)保密資料進(jìn)行分類、編號(hào)、登記,并確定不同級(jí)別的保密資料的管理要求。例如,對(duì)于涉及公司核心技術(shù)秘密的資料,應(yīng)標(biāo)記為最高級(jí)別保密資料,其存儲(chǔ)、訪問和使用應(yīng)受到最嚴(yán)格的限制。2.保密資料的借閱、復(fù)制和銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行。借閱保密資料時(shí),借閱人應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表,注明借閱目的、借閱期限,并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和保密管理部門批準(zhǔn);復(fù)制保密資料時(shí),應(yīng)在公司指定的設(shè)備上進(jìn)行,并記錄復(fù)制的內(nèi)容、數(shù)量和用途;銷毀保密資料時(shí),應(yīng)采用不可恢復(fù)的方式,如粉碎、焚燒等,并由專人監(jiān)督和記錄。3.公司應(yīng)定期對(duì)保密資料進(jìn)行盤點(diǎn)和檢查,保證保密資料的完整性和安全性。如果發(fā)覺保密資料丟失或泄露,應(yīng)立即采取措施進(jìn)行調(diào)查和處理,并根據(jù)情況采取補(bǔ)救措施,如通知相關(guān)客戶或合作伙伴、調(diào)整業(yè)務(wù)計(jì)劃等。4.2保密區(qū)域的管理1.公司應(yīng)設(shè)立保密區(qū)域,如研發(fā)部門、財(cái)務(wù)部門、總裁辦公室等,對(duì)這些區(qū)域進(jìn)行嚴(yán)格的出入管理。保密區(qū)域應(yīng)安裝門禁系統(tǒng),經(jīng)過授權(quán)的人員才能進(jìn)入;進(jìn)入保密區(qū)域的人員應(yīng)進(jìn)行登記,記錄其姓名、進(jìn)入時(shí)間、離開時(shí)間和進(jìn)入目的等信息。2.在保密區(qū)域內(nèi),應(yīng)限制無關(guān)人員的活動(dòng)范圍,防止其接觸到保密信息。例如,在研發(fā)部門的實(shí)驗(yàn)室中,應(yīng)將正在研發(fā)的新產(chǎn)品和技術(shù)設(shè)備放置在特定的區(qū)域,參與研發(fā)項(xiàng)目的人員才能進(jìn)入該區(qū)域。3.保密區(qū)域內(nèi)的設(shè)備和設(shè)施應(yīng)進(jìn)行定期檢查和維護(hù),保證其安全性和保密性。例如,保密區(qū)域內(nèi)的計(jì)算機(jī)設(shè)備應(yīng)安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件,防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵;文件柜、保險(xiǎn)柜等存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)保持良好的狀態(tài),防止文件被盜或損壞。4.3信息系統(tǒng)的保密措施1.公司應(yīng)建立安全的信息系統(tǒng),采用加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)等手段保護(hù)公司的保密信息。對(duì)于存儲(chǔ)在信息系統(tǒng)中的保密信息,應(yīng)進(jìn)行加密處理,保證信息在存儲(chǔ)和傳輸過程中的安全性。例如,公司的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)采用高級(jí)加密標(biāo)準(zhǔn)(AES)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密,防止數(shù)據(jù)被竊取或篡改。2.信息系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限,根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求,分配不同級(jí)別的訪問權(quán)限。例如,普通員工只能訪問與其工作相關(guān)的信息系統(tǒng)模塊,而高級(jí)管理人員可以訪問更多的敏感信息,但也應(yīng)受到相應(yīng)的審計(jì)和監(jiān)督。3.公司應(yīng)定期對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞檢測(cè),及時(shí)發(fā)覺和修復(fù)安全隱患。同時(shí)應(yīng)建立信息系統(tǒng)安全事件應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制,一旦發(fā)生信息安全事件,能夠迅速采取措施進(jìn)行處理,降低損失。例如,當(dāng)發(fā)覺信息系統(tǒng)遭受黑客攻擊時(shí),應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急響應(yīng)預(yù)案,切斷網(wǎng)絡(luò)連接,備份重要數(shù)據(jù),并通知相關(guān)部門和人員進(jìn)行調(diào)查和處理。五、保密期限5.1一般保密期限1.對(duì)于一般的保密信息,保密期限自保密信息產(chǎn)生之日起[X]年。在保密期限內(nèi),相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密義務(wù)。例如,對(duì)于公司的一般性市場(chǎng)推廣計(jì)劃,自該計(jì)劃制定之日起三年內(nèi)為保密期限,在這三年內(nèi),員工和合作伙伴不得向外部披露該計(jì)劃的詳細(xì)內(nèi)容。2.在保密期限屆滿后,如果保密信息仍然具有商業(yè)價(jià)值或未公開披露,保密義務(wù)將自動(dòng)延續(xù)至該保密信息公開或失去商業(yè)價(jià)值之日。例如,公司的某些市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告,雖然保密期限屆滿,但由于其內(nèi)容仍然對(duì)公司的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)具有一定的參考價(jià)值,且尚未公開,相關(guān)人員仍應(yīng)繼續(xù)保密。5.2特殊保密期限1.對(duì)于涉及公司核心技術(shù)秘密、重大商業(yè)機(jī)密(如尚未公開的重大并購(gòu)計(jì)劃、戰(zhàn)略合作計(jì)劃等)的保密信息,保密期限將根據(jù)具體情況確定,最長(zhǎng)可達(dá)[X]年。這些保密信息對(duì)公司的生存和發(fā)展具有的意義,需要更長(zhǎng)時(shí)間的保護(hù)。例如,公司正在研發(fā)的一項(xiàng)具有突破性的新技術(shù),其保密期限可能設(shè)定為自研發(fā)開始之日起十年,在這十年內(nèi),任何接觸到該技術(shù)秘密的人員都應(yīng)嚴(yán)格保密。2.在特殊保密期限內(nèi),如果公司根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要,決定提前公開部分保密信息,應(yīng)提前通知相關(guān)的保密義務(wù)人員。相關(guān)人員在接到通知后,應(yīng)按照公司的要求停止保密義務(wù),但不得在公開之前擅自披露該保密信息。例如,公司在某項(xiàng)重大戰(zhàn)略合作計(jì)劃實(shí)施前,決定提前向部分投資者披露該計(jì)劃的部分內(nèi)容,應(yīng)提前通知參與該計(jì)劃保密工作的員工和合作伙伴,員工和合作伙伴應(yīng)按照公司的通知停止對(duì)已披露內(nèi)容的保密工作,但不得提前泄露未公開的內(nèi)容。六、保密信息的使用6.1授權(quán)使用1.公司內(nèi)部員工在需要使用保密信息時(shí),必須向公司提出書面授權(quán)申請(qǐng)。申請(qǐng)內(nèi)容應(yīng)包括使用目的、使用范圍、使用期限等信息。例如,某市場(chǎng)部門員工為了制定市場(chǎng)推廣策略,需要使用公司的客戶名單信息,應(yīng)向負(fù)責(zé)客戶信息管理的部門提交書面申請(qǐng),說明使用客戶名單是為了分析客戶需求,以便制定針對(duì)性的推廣策略,使用范圍僅限于本部門內(nèi)部,使用期限為一個(gè)月。2.公司在收到員工的授權(quán)申請(qǐng)后,應(yīng)進(jìn)行審查和評(píng)估。如果認(rèn)為員工的使用目的合理,且不會(huì)對(duì)公司的利益造成損害,應(yīng)批準(zhǔn)授權(quán)申請(qǐng),并明確告知員工使用的具體要求和限制條件。例如,負(fù)責(zé)審查的部門在評(píng)估市場(chǎng)部門員工的申請(qǐng)后,認(rèn)為其使用客戶名單有助于提高市場(chǎng)推廣效果,且采取了合理的保密措施,不會(huì)導(dǎo)致客戶信息泄露,于是批準(zhǔn)了申請(qǐng),并要求員工在使用過程中不得將客戶名單提供給第三方,不得用于除市場(chǎng)推廣以外的其他目的。3.合作伙伴在合作項(xiàng)目范圍內(nèi)使用公司的保密信息,也應(yīng)按照合作協(xié)議的規(guī)定,獲得公司的書面授權(quán)。授權(quán)內(nèi)容應(yīng)明確合作伙伴的使用權(quán)限、使用方式、使用期限等。例如,某供應(yīng)商在為公司提供產(chǎn)品零部件的過程中,需要使用公司提供的產(chǎn)品設(shè)計(jì)規(guī)格信息,應(yīng)根據(jù)合作協(xié)議的要求,向公司提交使用申請(qǐng),公司在審查后,根據(jù)合作項(xiàng)目的實(shí)際需求,授權(quán)供應(yīng)商在生產(chǎn)零部件的過程中按照規(guī)定的方式使用該設(shè)計(jì)規(guī)格信息,使用期限為整個(gè)合作項(xiàng)目周期。6.2限制使用1.未經(jīng)公司書面授權(quán),任何人員不得使用公司的保密信息。即使是在公司內(nèi)部,如果員工的工作職責(zé)與保密信息無關(guān),也不得隨意獲取或使用保密信息。例如,行政部門的員工不得擅自查詢公司的財(cái)務(wù)預(yù)算信息,除非是為了履行與財(cái)務(wù)預(yù)算相關(guān)的行政工作,如安排辦公費(fèi)用預(yù)算等,并且經(jīng)過了財(cái)務(wù)部門的授權(quán)。2.在使用保密信息時(shí),應(yīng)嚴(yán)格按照授權(quán)的范圍和方式進(jìn)行,不得超出授權(quán)范圍使用。例如,員工獲得授權(quán)使用公司的部分客戶名單進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研,不得將該客戶名單用于銷售其他未經(jīng)公司批準(zhǔn)的產(chǎn)品或服務(wù)。3.如果發(fā)覺保密信息被不當(dāng)使用,公司有權(quán)立即收回授權(quán),并采取相應(yīng)的措施,如要求使用者停止使用、刪除相關(guān)保密信息、追究使用者的違約責(zé)任等。例如,當(dāng)發(fā)覺某合作伙伴在未經(jīng)授權(quán)的情況下,將公司的保密技術(shù)信息用于自身的其他業(yè)務(wù)項(xiàng)目,公司應(yīng)立即通知合作伙伴停止使用該技術(shù)信息,收回授權(quán),并根據(jù)保密協(xié)議追究合作伙伴的違約責(zé)任。七、保密監(jiān)督與檢查7.1監(jiān)督機(jī)制1.公司應(yīng)設(shè)立專門的保密監(jiān)督部門或指定專人負(fù)責(zé)保密監(jiān)督工作。保密監(jiān)督部門或人員應(yīng)獨(dú)立于其他業(yè)務(wù)部門,直接向公司高層領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作。例如,公司設(shè)立了保密監(jiān)督委員會(huì),由公司的法務(wù)人員、內(nèi)部審計(jì)人員和部分高級(jí)管理人員組成,負(fù)責(zé)監(jiān)督公司的保密制度執(zhí)行情況。2.保密監(jiān)督部門應(yīng)定期對(duì)公司的保密工作進(jìn)行檢查和評(píng)估,制定保密監(jiān)督計(jì)劃,并按照計(jì)劃開展監(jiān)督工作。保密監(jiān)督計(jì)劃應(yīng)包括檢查的范圍、內(nèi)容、方式、頻率等。例如,保密監(jiān)督委員會(huì)每季度對(duì)公司各部門的保密資料管理、保密區(qū)域管理、員工保密行為等進(jìn)行一次全面檢查,并根據(jù)檢查結(jié)果編制保密監(jiān)督報(bào)告。3.公司應(yīng)建立保密舉報(bào)制度,鼓勵(lì)員工和合作伙伴對(duì)發(fā)覺的保密違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。舉報(bào)可以采用匿名方式,公司應(yīng)保護(hù)舉報(bào)人的合法權(quán)益,對(duì)舉報(bào)人進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì),并對(duì)舉報(bào)的保密違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅調(diào)查和處理。例如,公司設(shè)立了保密舉報(bào)郵箱和電話,員工和合作伙伴可以通過這些渠道舉報(bào)保密違規(guī)行為,公司在接到舉報(bào)后,將對(duì)舉報(bào)內(nèi)容進(jìn)行核實(shí),如果舉報(bào)屬實(shí),將對(duì)舉報(bào)人給予一定的獎(jiǎng)勵(lì),并對(duì)違規(guī)人員進(jìn)行相應(yīng)的處罰。7.2檢查方式1.對(duì)保密資料的檢查,應(yīng)包括對(duì)保密資料的存儲(chǔ)、借閱、復(fù)制、銷毀等環(huán)節(jié)的檢查。檢查人員應(yīng)查看保密資料的存放是否符合規(guī)定,借閱和復(fù)制手續(xù)是否齊全,銷毀記錄是否完整等。例如,在檢查某部門的保密資料管理時(shí),檢查人員查看了保密文件柜的使用情況,檢查了借閱申請(qǐng)表和復(fù)制記錄,核對(duì)了銷毀文件的清單和監(jiān)督記錄。2.對(duì)保密區(qū)域的檢查,應(yīng)包括對(duì)保密區(qū)域的出入管理、人員活動(dòng)范圍、設(shè)備設(shè)施安全性等方面的檢查。檢查人員應(yīng)檢查門禁系統(tǒng)的使用記錄,查看進(jìn)入保密區(qū)域人員的登記信息,檢查保密區(qū)域內(nèi)的設(shè)備是否安裝了必要的安全防護(hù)軟件,是否存在安全隱患等。例如,在檢查研發(fā)部門的保密區(qū)域時(shí),檢查人員檢查了實(shí)驗(yàn)室的門禁系統(tǒng),查看了進(jìn)入實(shí)驗(yàn)室人員的登記情況,檢查了實(shí)驗(yàn)室內(nèi)計(jì)算機(jī)設(shè)備的安全設(shè)置和防護(hù)軟件的安裝情況。3.對(duì)員工保密行為的檢查,
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