酒店行業(yè)食品材料采購制度及流程

酒店行業(yè)食品材料采購制度及流程一、制定目的及范圍為提升酒店食品材料采購的效率與規(guī)范性，確保食品安全與質(zhì)量，特制定本制度。該制度適用于酒店內(nèi)所有食品材料的采購，包括但不限于原材料、半成品及相關(guān)配料，涵蓋日常采購、集中采購及應(yīng)急采購等多種形式。二、采購原則1.采購應(yīng)遵循“公正、公平、公開”的原則，綜合考慮質(zhì)量、價格及供應(yīng)商信譽，優(yōu)選合適的供應(yīng)商。2.所有采購物資必須來自合法合規(guī)的供應(yīng)商，確保食品安全，所有采購物資需開具合法發(fā)票。3.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購，申購人與采購人不得為同一人，以避免利益沖突。三、采購流程1.日常采購流程1.1需求確認(rèn)：各部門根據(jù)實際需求，向倉庫查詢庫存情況，確認(rèn)所需食品材料。1.2填寫申購單：申購人需填寫“食品材料申購單”，詳細(xì)列明所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途。1.3申購審批：申購單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，確認(rèn)需求的合理性與必要性后，提交至采購部門。1.4詢價與比價：采購部門負(fù)責(zé)詢價，至少聯(lián)系三家合格供應(yīng)商，獲取報價并進(jìn)行比價。1.5核價與審批：根據(jù)市場行情及歷史價格進(jìn)行核價，填寫核價結(jié)果，流轉(zhuǎn)單需逐級審批，最終報酒店管理層審批。1.6采購實施與驗收：審批通過后，采購部門下單，物資到貨后由相關(guān)人員進(jìn)行驗收，確保數(shù)量與質(zhì)量符合要求，合格后入庫。1.7報銷流程：采購物資需在貨到后一個月內(nèi)完成報銷，逾期不予受理，相關(guān)單據(jù)需妥善保存。2.集中采購流程2.1集中計劃采購：各部門需在每月25日前提交集中采購需求，采購部門匯總后進(jìn)行統(tǒng)一采購，以降低成本。2.2供應(yīng)商選擇：集中采購時，需對供應(yīng)商進(jìn)行評估，確保其具備穩(wěn)定的供貨能力與良好的信譽。2.3合同簽署：集中采購后，采購部門與供應(yīng)商簽署合同，明確供貨時間、數(shù)量及價格等條款。3.應(yīng)急采購流程3.1應(yīng)急情況確認(rèn)：在突發(fā)情況下，如食品材料短缺或質(zhì)量問題，需立即啟動應(yīng)急采購流程。3.2快速決策：由應(yīng)急小組進(jìn)行快速決策，無需進(jìn)行詢價，直接聯(lián)系合格供應(yīng)商進(jìn)行采購。3.3事后備案：應(yīng)急采購?fù)瓿珊?，需在事后進(jìn)行備案，填寫應(yīng)急采購報告，說明采購原因及相關(guān)情況。4.年度采購流程4.1年度需求預(yù)測：各部門需根據(jù)歷史數(shù)據(jù)與市場趨勢，提前編制年度食品材料采購計劃。4.2預(yù)算審批：年度采購計劃需報財務(wù)部門審核，確保預(yù)算合理，符合酒店整體財務(wù)規(guī)劃。4.3定期評估：年度采購過程中，需定期評估供應(yīng)商的表現(xiàn)，確保其持續(xù)滿足酒店的需求。四、備案與記錄所有采購活動結(jié)束后，采購部門需將相關(guān)單據(jù)（如申購單、流轉(zhuǎn)單、入庫單及發(fā)票）進(jìn)行歸檔，確保信息的完整性與可追溯性。所有記錄需保存至少三年，以備審計與檢查。五、采購紀(jì)律與責(zé)任1.采購人員職責(zé)：采購人員需建立供應(yīng)商檔案，定期進(jìn)行市場調(diào)研，確保采購物資的質(zhì)量與安全。2.行為規(guī)范：采購人員不得接受供應(yīng)商的任何形式的賄賂或回扣，違者