非營利組織每周例會流程及執(zhí)行方案

非營利組織每周例會流程及執(zhí)行方案一、制定目的及范圍為提升非營利組織內(nèi)部溝通效率，確保各項工作順利推進，特制定每周例會流程及執(zhí)行方案。該方案旨在明確會議的目的、參與人員、會議流程、會議記錄及后續(xù)跟進等環(huán)節(jié)，確保會議內(nèi)容高效、目標(biāo)明確，能夠有效指導(dǎo)各項工作的實施。二、會議目的每周例會的主要目的在于：1.交流各部門工作進展，確保信息及時傳遞。2.討論和解決工作中遇到的問題，提升團隊協(xié)作能力。3.制定下周工作計劃，明確工作目標(biāo)和責(zé)任人。4.加強團隊凝聚力，營造良好的工作氛圍。三、參與人員會議參與人員應(yīng)包括：1.各部門負(fù)責(zé)人2.項目負(fù)責(zé)人3.相關(guān)工作人員4.會議記錄員（可由其中一名成員擔(dān)任）根據(jù)會議議題的不同，必要時可邀請其他相關(guān)人員參加。四、會議流程1.會前準(zhǔn)備1.1確定會議時間與地點：每周固定時間召開會議，地點可為會議室或線上會議平臺。1.2制定會議議程：會議主持人提前一周向各部門收集討論議題，整理后形成會議議程，并提前發(fā)送給所有參與人員。1.3準(zhǔn)備材料：各部門需提前準(zhǔn)備相關(guān)的匯報材料，包括工作進展、遇到的問題及解決方案等，確保會議期間信息充分。2.會議開始2.1簽到：參與人員到場后進行簽到，以便記錄出席情況。2.2主持人開場：主持人簡要說明會議目的與議程，并介紹新參加人員（如有）。2.3議題討論：按照議程逐項討論，各部門負(fù)責(zé)人依次匯報工作進展，其他成員可積極參與討論，提出意見與建議。3.會議記錄3.1記錄重點事項：會議記錄員應(yīng)記錄會議中的重要事項，包括每個部門的工作進展、提出的問題及決定的解決方案。3.2記錄責(zé)任人及截止日期：針對每個會議決定，明確責(zé)任人、完成時間及后續(xù)跟進措施。4.會議總結(jié)4.1總結(jié)會議內(nèi)容：會議結(jié)束前，主持人對會議內(nèi)容進行總結(jié)，重申重點事項，確保各方對下一步工作有清晰的認(rèn)識。4.2安排下周工作計劃：根據(jù)討論結(jié)果，制定下周工作計劃，并確保所有責(zé)任人明確自己的任務(wù)。五、會后跟進1.整理會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，會議記錄員需在24小時內(nèi)將會議紀(jì)要整理完成，并發(fā)送給所有參與人員及相關(guān)負(fù)責(zé)人。2.跟蹤工作進展：各部門需根據(jù)會議決定，及時推進工作，確保按時完成任務(wù)。3.定期反饋：在下次例會中，各部門需匯報上周工作進展及未完成事項的原因，便于及時調(diào)整工作計劃。六、優(yōu)化機制為確保每周例會的高效性，有必要建立反饋與改進機制。1.收集反饋：會議結(jié)束后，參與人員可通過匿名問卷或會議反饋表的方式，提供對會議流程、內(nèi)容及形式的意見和建議。2.定期評估：每季度對會議效果進行評估，分析各部門的反饋，及時調(diào)整會議議程、時間與形式，以提升會議效率。3.調(diào)整會議頻率：根據(jù)組織發(fā)展和工作需求，適時調(diào)整會議頻率，確保會議既能滿足需求，又不造成時間浪費。七、注意事項1.會議紀(jì)律：參會人員應(yīng)提前到場，保持會議期間的專注，禁止使用手機等干擾工具。2.時間控制：會議應(yīng)嚴(yán)格按照議程進行，控制每個議題的討論時間，確保會議在規(guī)定時間內(nèi)結(jié)束。3.信息共享：會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后及時共享，確保未能參加會議的人員能夠獲取最新信息。八、總結(jié)每周例會是非營利組織內(nèi)部溝通的重要渠道，通過科學(xué)合理的流程設(shè)計，能夠提升會議的效率與效果。通過明確會議目的、參與人員、會議流程及跟進機