華為會議室預訂管理制度

華為會議室預訂管理制度第一章總則

一、目的與原則

1.為了加強華為公司內部會議管理，提高會議效率，規(guī)范會議室預訂及使用，特制定本制度。

2.本制度遵循公開、公平、高效、節(jié)約的原則，確保會議資源的合理分配和有效利用。

二、適用范圍

1.本制度適用于華為公司全球范圍內的會議室預訂、使用及管理。

2.本制度適用于公司內部各類會議，包括但不限于部門例會、項目會議、培訓會議等。

三、定義

1.會議室：指公司內部用于召開各類會議的固定場所，包括但不限于大會議室、小會議室、培訓室等。

2.會議預訂人：指負責預訂并組織會議的人員，以下簡稱“預訂人”。

3.會議參與者：指參加會議的人員，以下簡稱“參與者”。

四、責任與權限

1.預訂人負責會議的預訂、通知、組織及會議紀要的編寫。

2.參與者應按時參加會議，遵守會議紀律，配合預訂人完成會議任務。

3.各部門負責人對本部門會議的管理工作負總責，確保本制度的貫徹執(zhí)行。

五、會議分類

1.按照會議性質，會議分為例行會議、專題會議、臨時會議等。

2.按照會議規(guī)模，會議分為大型會議、中型會議、小型會議等。

六、會議時間

1.會議時間應根據會議內容、參會人員等因素合理安排，避免過長或過短。

2.預訂人應提前規(guī)劃會議時間，確保會議的順利進行。

七、會議通知

1.預訂人應在會議召開前，通過郵件、電話等方式通知參會人員。

2.會議通知應包括會議時間、地點、議程、參會人員等信息。

八、制度修訂

1.本制度根據公司業(yè)務發(fā)展需要，由行政部門負責修訂和完善。

2.修訂后的制度報公司領導審批后，予以發(fā)布實施。

九、解釋權

1.本制度的解釋權歸華為公司行政部門所有。

2.如對本制度有疑問，可向行政部門咨詢。

十、生效時間

1.本制度自發(fā)布之日起生效。

2.原有相關制度與本制度不符的，以本制度為準。

第二章會議流程

一、會議預訂

1.預訂人需提前通過公司指定的會議室預訂系統(tǒng)進行預訂。

2.預訂時應詳細填寫會議主題、預計參會人數、會議時間、所需設備等。

3.預訂人需在預訂成功后及時通知參會人員，確保會議時間、地點等信息準確無誤。

二、會議準備

1.預訂人應提前進入會議室，檢查會議設備、設施是否齊全、正常。

2.預訂人負責準備會議所需的資料、文件，并提前分發(fā)給參會人員。

3.預訂人應確保會議室環(huán)境整潔、安靜，有利于會議的順利進行。

三、會議簽到

1.會議開始前，預訂人應安排專人負責會議簽到，記錄參會人員到場情況。

2.簽到表需包括參會人員姓名、部門、簽到時間等信息。

3.預訂人應關注未簽到人員，及時聯(lián)系以確保會議的完整性。

四、會議議程

1.會議開始時，預訂人應簡要介紹會議主題、議程及參會人員。

2.會議主持人按照議程逐項進行討論，確保會議內容完整、有序。

3.鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分發(fā)表意見，提高會議效果。

五、會議記錄

1.會議期間，預訂人指定專人負責會議記錄，確保記錄準確、詳實。

2.會議記錄應包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論內容、決策結果等。

3.會議結束后，預訂人負責整理會議記錄，形成會議紀要。

六、會議決策

1.會議決策應遵循民主、集中、個別醞釀、集體決策的原則。

2.對于重大事項，需進行充分討論，形成明確決策意見。

3.會議決策結果應及時傳達給相關人員，確保決策的貫徹執(zhí)行。

七、會議結束

1.會議結束后，預訂人應感謝參會人員的參與，并提醒注意事項。

2.預訂人負責安排會議紀要的發(fā)放、存檔工作，確保會議成果得以落實。

八、會議反饋

1.參會人員對會議內容、效果等方面提出建議和意見，以提高會議質量。

2.預訂人收集會議反饋，總結經驗教訓，為下次會議提供參考。

九、緊急情況處理

1.如會議期間出現(xiàn)緊急情況，預訂人應根據情況及時調整會議議程或時間。

2.如遇特殊情況，預訂人可臨時取消或改期會議，并及時通知參會人員。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議結束后，預訂人應立即根據會議記錄整理會議紀要，確保內容準確無誤。

2.會議紀要應包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論事項、決策結果、行動計劃及負責人等信息。

3.預訂人應在會議結束后24小時內將會議紀要發(fā)送給所有參會人員，并抄送相關利益相關者。

二、行動計劃的制定與分配

1.會議紀要中應明確列出各項決策對應的行動計劃，包括具體任務、完成時間、責任人等。

2.預訂人應與相關責任人溝通確認行動計劃的可行性和執(zhí)行時間表。

3.行動計劃應具有可操作性，明確責任到人，確保決策能夠得到有效執(zhí)行。

三、跟蹤與監(jiān)督

1.預訂人應建立會議紀要跟蹤機制，定期檢查行動計劃的執(zhí)行情況。

2.責任人需按照行動計劃的時間表及時更新進展情況，并向預訂人匯報。

3.預訂人應定期向會議組織者或相關部門匯報會議紀要的落實情況。

四、問題反饋與解決

1.在行動計劃執(zhí)行過程中，如遇到問題或困難，責任人應及時反饋給預訂人。

2.預訂人應協(xié)助責任人分析問題原因，并提供必要的支持和資源。

3.對于重大問題，預訂人應組織相關人員召開專題會議，研究解決方案。

五、效果評估與總結

1.預訂人應在行動計劃完成后進行效果評估，確保會議決策達到預期效果。

2.根據效果評估結果，總結經驗教訓，為今后類似會議提供借鑒。

3.對于執(zhí)行不力的責任人，應視情況給予提醒、警告或處罰，以促進會議決策的落實。

六、檔案管理與查閱

1.會議紀要應作為公司重要檔案進行管理，保存期限按照公司規(guī)定執(zhí)行。

2.預訂人應確保會議紀要的查閱權限，便于相關人員進行查閱和參考。

3.如有需要，預訂人應提供會議紀要的復印件或電子版給相關人員。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂規(guī)則

1.會議室預訂需通過公司指定的預訂系統(tǒng)進行，禁止私下占用或轉讓。

2.預訂人應在會議前合理預估會議時間，避免會議室資源浪費。

3.如需取消或變更會議，預訂人應提前通知會議室管理部門，以便及時調整會議室安排。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室內應保持安靜、整潔，不得吸煙、進食或大聲喧嘩。

2.使用會議室時，應愛護會議設備，遵守設備操作規(guī)程，不得私自拆卸或攜帶設備離開。

3.會議結束后，預訂人應組織參會人員共同清理會議室，恢復原狀。

三、會議室設備管理

1.會議室設備由行政部門負責維護和管理，定期進行檢查和保養(yǎng)。

2.預訂人應在會議前確認所需設備功能正常，如有問題及時與行政部門聯(lián)系。

3.使用會議室設備時，應遵循操作規(guī)程，發(fā)現(xiàn)問題及時報修，確保設備安全運行。

四、會議室安全管理

1.會議室應定期進行安全檢查，排除安全隱患。

2.會議室內應配置必要的安全設施，如消防器材、應急照明等。

3.預訂人應確保會議期間參會人員遵守安全規(guī)定，不得在會議室內進行危險行為。

五、會議室衛(wèi)生與環(huán)保

1.會議室應保持干凈整潔，定期進行衛(wèi)生清潔。

2.會議室內應提供垃圾分類設施，鼓勵參會人員積極參與環(huán)保活動。

3.預訂人應關注會議室環(huán)境狀況，及時向行政部門反映衛(wèi)生問題。

六、會議室預約權限管理

1.公司各部門負責人有權審批本部門會議室預訂請求。

2.特殊情況下，如需跨部門預訂會議室，需提前與相關部門溝通協(xié)調。

3.行政部門有權對會議室預訂情況進行監(jiān)控，確保會議室資源的合理分配。

七、違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的個人或部門，行政部門有權進行提醒、警告或處罰。

2.嚴重違反規(guī)定導致設備損壞、安全事故等，應依法追究相關責任人責任。

3.鼓勵員工相互監(jiān)督，共同維護會議室管理秩序。

第