《Wrd+Excel+PP 2021辦公應用一本通》課件 第02章 Wrd文檔編輯與排版

Word是Office系列組件中專門用于進行文字處理的應用軟件，在文秘、人事、統(tǒng)計、財務、市場營銷等多個領域中發(fā)揮著重要的作用，其簡潔的工作界面和強大功能，完全可以滿足當前職場精英制作日常辦公文檔的需求Word+Excel+PPTWord文檔編輯與排版Word文檔編輯與排版目錄行業(yè)PPT模板/hangye/2.5構建知識框架2.6認識Office用戶界面2.7掌握基礎操作2.1構建知識框架2.2認識Office用戶界面2.3掌握基礎操作2.4熟悉通用功能2.1在Word中文本是組成段落的基本內(nèi)容，常用辦公文檔通常從段落文本開始進行編輯。在辦公中要實現(xiàn)高效編輯文檔，不僅需要熟悉各種類型文本的輸入方法，還要學會快速選取文檔中的文本和段落，通過進一步處理讓文檔的結構清晰，整體效果美觀文檔編輯基礎操作2.1.1熟練輸入文本2.1.2快速選擇文本2.1.3處理網(wǎng)上復制來的文本2.1.4在文檔中使用表格2.1.5插入Excel圖表2.1.6解決文檔中的格式問題熟練輸入文本新建Word文檔后，在文檔的開始位置將出現(xiàn)一個閃爍的光標，稱之為“插入點”。在Word中輸入的任何文本都會在插入點處出現(xiàn)。定位了插入點的位置后，選擇一種輸入法即可開始輸入文本2.1.11.輸入中/英文2.輸入大寫數(shù)字3.輸入繁/簡體中文4.輸入省略號5.輸入生僻字6.輸入符號與特殊字符7.輸入上/下標8.輸入分數(shù)9.避免輸入覆蓋快速選擇文本使用Word進行文字編輯。最重要的一點就是對文本的選擇。最常用的文本選擇方法是通過拖動鼠標的方式選取文本(這也是在日常辦公中用的最多的文字選擇方法)。除此之外，還有一些選擇文本的方法，可以大大提高文本選擇的效率2.1.21.使用Shift鍵和Ctrl鍵選擇2.在段落前通過空白位置選擇3.選擇文檔中格式類似的文本4.選擇矩形范圍內(nèi)的文本內(nèi)容處理網(wǎng)上復制來的文本在整理辦公文檔時，往往需要從網(wǎng)上復制一些文本，將這些文本粘貼至Word文檔時，可能會出現(xiàn)各種問題(例如文字大小不一致、格式混亂、包含多余的空格和空行等)。此時，就需要對此類文檔進行簡單的處理2.1.31.包含原格式的復制文本2.格式混亂的復制文本3.包含大量空格的復制文本4.包含手動換行標記的復制文本5.包含大量空白行的復制文本在文檔中使用表格Word中的表格可以將文檔中彼此之間關系密切的內(nèi)容以行、列交錯的整齊格式呈現(xiàn)，是非常重要的文檔版面布局工具2.1.41.插入表格2.編輯表格3.制作表頭插入Excel圖表在Excel中完成圖表的制作后按下Ctrl+C鍵復制圖表，然后切換Word，右擊需要插入圖表的位置，在彈出的快捷菜單中選擇【使用目標主題和鏈接數(shù)據(jù)】選項，即可將Excel圖表插入Word文檔中2.1.5解決文檔中的格式問題在處理工作中的各種Word文檔時，往往會出現(xiàn)各種各樣的格式問題。正確、快速地處理這些問題，是實現(xiàn)高效辦公的基礎技能2.1.61.圖片顯示不完整2.文檔在不同電腦顯示錯亂3.段落中數(shù)字間隔較大4.英文單詞在行中顯示完整5.表格后多余的空白頁6.表格跨頁面斷行7.表格內(nèi)文字丟失8.無法減小表格行高2.2當我們利用Word撰寫一些專業(yè)性較強的材料時，必然會涉及到排版問題。掌握科學的排版流程，可以幫助我們輕松解決排版過程中出現(xiàn)的各種問題，使辦公文檔的版面更加美觀科學排版六個步驟2.2.1確定文檔主題2.2.2設計文檔版面2.2.3生成文檔模板2.2.4排版已有內(nèi)容2.2.5文檔技術設置2.2.6后期處理文檔1.封面主題2.正文主題確定文檔主題排版第一件事就是確定文檔主題。這里的主題不僅包含封面主題，還包括正文內(nèi)容主題2.2.11.頁面距2.頁面項目3.是否采用多欄版式4.圖片在文檔的位置5.段落緊密還是松散設計文檔版面在確定文檔的主題后，用戶可以通過畫草圖設計文檔的版本，從而確定文檔面板的布局2.2.21.模板的特色與應用2.模板的格式3.將文件保存為模板4.打開自定義的模板5.應用Office主題生成文檔模板在確定了文檔的主題并完成版面策劃后，可以在Word中制作文檔模板。模板又稱為樣式庫，是一組樣式的集合，同時包含版面的設置，如紙上大小、邊界寬度、頁眉和頁腳等設置。如果在新建Word文檔時能同時加載已設置好的模板，就能大大提高辦公文檔的編輯與排版效率，省去機械式的重復設置操作2.2.31.應用樣式2.設置分頁3.美化表格4.調(diào)整圖片排版已有內(nèi)容完成以上步驟后，可以使用準備的資料開始排版文檔。在Word中排版文檔可以先整理文字及其他內(nèi)容后再開始排版，也可以一邊輸入文本一邊排版2.2.41.顯示設置2.校對設置3.保存設置文檔技術設置技術設置主要是指對文檔的屬性進行設置，包括文檔的顯示設置、校對設置和保存設置2.2.51.審閱文檔2.打印文檔3.導出為PDF4.設置文檔保護后期處理文檔文檔的后期處理是排版的最后一步，重點在于檢查文檔中可能出現(xiàn)的錯誤并將核對無誤的文檔打印或以合適的形式保存，以便查看和分享2.2.62.3在處理辦公文檔時，不僅要考慮文檔的實用性，還要考慮文檔的美觀性版面美化常用技巧2.3.1版面美化原則2.3.2圖文混排技巧2.3.3分欄處理文檔2.3.4添加文檔邊框2.3.5設置文檔背景1.版式設計合理2.內(nèi)容結構合理3.色彩搭配合理4.字體搭配合理版面美化原則在美化文檔版面時用戶可以參考一些版面美化原則2.3.11.選擇合適的方式插入圖片2.圖文混排的設計套路3.文檔中圖片的排列與定位圖文混排技巧對于辦公文件的編輯，除了注重段落文章的易讀性與美觀以外，以插圖來美化文件更是不可或缺的一部分。如果有效地運用圖片結合文字來強化文檔的吸引力，增強文章的可讀性，是我們必須要掌握的文檔排版技巧2.3.2分欄處理文檔文檔的排版包括通欄和分類，通欄就是文字從左到右、從上到下在頁面中排列，而分欄則是把頁面分成多欄進行排列。通過分欄處理文檔，能夠使文本更方便閱讀，同時使版面看上去更加專業(yè)2.3.3添加文檔邊框在以文字為主體的Word文檔中，線條是最簡單、最純粹的美元元素之一。通過添加線條，既能滿足不破壞文字內(nèi)容的前提，又能使文檔變得賞心悅目吸引讀者2.3.41.設置顏色背景2.設置紋理和圖片背景3.設置水印背景圖文混排技巧在辦公中，經(jīng)常會使用制作各種形式的文檔，在有些文檔中使用Word默認的白色背景會顯得文檔內(nèi)容過于單調(diào)或不嚴謹。此時，可以參考以下方法為文檔設置背景2.3.52.4排版長文檔是辦公人員處理辦公文檔時必須要面對的問題。此類文檔對內(nèi)容、序號、章節(jié)、標題、圖表、頁碼、頁眉、頁腳的要求頗多，處理難度也相對較高長文檔的制作方法2.4.1排版前的準備工作2.4.2文檔結構整體規(guī)劃2.4.3設置文檔頁面和封面2.4.4設置樣式和多級列表2.4.5設置文檔頁眉和頁碼2.4.6制作與引用參考文獻2.4.7為長文檔添加目錄排版前的準備工作本章3.2節(jié)已經(jīng)介紹過科學排版的流程，雖然該流程適用于大部分文檔的排版，但長文檔總有一些特殊的要求，如多種不同的頁面、頁眉等，對排版的技術要求相較普通文檔更高，需要用戶做更多的準備2.4.1文檔結構整體規(guī)劃在正式開始排版長文檔之前，需要確定文檔的結構并根據(jù)要求對文檔進行整體規(guī)劃2.4.21.確定文檔結構2.整體規(guī)劃文檔設置文檔頁面和封面完成長文檔的規(guī)劃后，可以開始設置文檔的頁面和封面2.4.31.設置文檔頁面2.設置封面設置樣式和多級列表段落樣式和多級列表式長文檔排版中常用的操作，只需要進行一次設置，就能反復使用2.4.41.設置段落樣式2.設置多級列表設置文檔頁眉和頁碼在長文檔(畢業(yè)論文)排版中，頁眉和頁碼的設置相對復雜。下面介紹一些設置頁眉和頁碼的技巧，以供用戶參考2.4.51.首頁不顯示頁眉2.奇偶頁不同頁眉3.不同節(jié)不同頁眉4.去除頁眉中的橫線5.不同節(jié)不同頁面編號格式6.插入頁碼后從第2頁顯示7.不同節(jié)頁碼連續(xù)顯示8.奇偶頁不同頁碼的設置1.制作參考文獻2.設置交叉引用3.使用尾注制作與引用參考文獻參考文獻是在撰寫長文檔(畢業(yè)論文)過程中對整體參考或借鑒某一著作(或論文)的說明。參考文獻的格式較為復雜，在編寫時可以參考書中表2-7所示的標準2.4.6為長文檔添加目錄目錄通常放置在文檔的正文之前，在排版長文檔時可以在正文前預留空白頁作為目錄頁。一般長文檔的目錄顯示到三級標題2.4.72.5Word軟件提供了多種工具可以幫助用戶對文檔進行快速修正快速修正文檔錯誤2.5.1自動校對文檔2.5.2查找和替換文字2.5.3以“特殊格式”進行替換2.5.4查找和替換格式1.自動修正拼寫和語法問題2.執(zhí)行拼寫和語法檢查自動校對文檔在Word文檔中輸入中英文文字時，軟件會自動判讀文字，同時分析輸入的拼寫或語法是否存在錯誤，如果拼寫有問題，會在單詞下方顯示波浪狀紅線，如果存在語法上的錯誤，則會顯示藍色的波浪狀線條。除此之外，用戶還可以使用“自動修正”功能修正拼寫和語法問題，使用“拼寫和語法”功能進行拼寫和語法檢查2.5.11.快速修改同一個錯誤2.快速轉換英文大小寫3.快速轉換半角與全角字符4.使用通配符查找和替換文字查找和替換文字在編輯較長文檔時，想要從中查找并修改某一個特定的文字，單憑手動操作總會有遺漏。此時，按下Ctrl+H鍵打開【查找和替換】對話框，使用Office軟件通用的“查找和替換”功能，可以快速實現(xiàn)文字的查找和替換2.5.2以“特殊格式”進行替換在Word中進行查找和替換時，也可以使用“特殊格式”，如多余的段落標記、多余的空白區(qū)域、任意字符、任意數(shù)字、任意字母、分節(jié)符、分欄符等，都可以通過單擊【查找和替換】對話框中的【特殊格式】下拉按鈕得到2.5.3查找和替換格式在【查找和替換】對話框中單擊【格式】下拉按鈕，在彈出的列表中可以設置對文檔中的“格式”進行查找與替換，例如替換字體格式、替換與更改圖片對齊方式2.5.42.6使用Word自動化功能可以幫助用戶快速、高效地處理各種辦公文檔化繁為簡的自動化2.6.1自動添加題注2.6.2使用域2.6.3郵件合并1.制作帶章節(jié)號的題注2.為表格自動添加題注3.更新文檔中的題注4.修改文檔中題注的樣式自動添加題注如果文檔中圖片、表格不多，用戶可以直接在圖片的下方，表格的上方手動輸入題注。如果在圖片、表格較多的長文檔中，由于文檔內(nèi)容帶有章節(jié)號，在題注中需要包含章節(jié)號，就需要設置文檔自動添加題注2.6.11.在雙欄排版每一欄中顯示頁碼2.設置文檔前N頁不要頁碼，從N+1頁顯示頁碼使用域Word中的域就是文檔中那些會變化，可更新的內(nèi)容，如插入的日期時間、頁碼、目錄、索引等，它們的本質(zhì)都是域。如果用戶選中并右擊文檔中的日期，在彈出的快捷菜單中選擇【切換域代碼】命令，日期會變?yōu)榇a形式2.6.2郵件合并在辦公中制作工作證、錄取通知、收