縣政府辦公室檔案管理辦法

縣政府辦公室檔案管理辦法第一章總則第一條為了加強(qiáng)政府辦檔案工作建設(shè)，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》及《xx省檔案工作條例》，結(jié)合政府辦工作實(shí)際特制訂本辦法。第二條政府辦檔案工作是做好政府辦工作的重要基礎(chǔ)工作之一，是衡量政府服務(wù)水平和管理水平的一個(gè)重要尺度，也是反映和維護(hù)全縣歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，所以必須把檔案納入政府辦整體管理規(guī)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。政府辦各科室應(yīng)把檔案工作納入本科室的議事日程，納入管理制度，納入有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。第三條政府辦檔案是政府領(lǐng)導(dǎo)從事各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)記錄和歷史憑證。實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，以利開(kāi)發(fā)利用。第四條本辦法如與上級(jí)規(guī)定不符，以上級(jí)規(guī)定為準(zhǔn)。第二章檔案資料室機(jī)構(gòu)及其職責(zé)第五條根據(jù)《檔案法》規(guī)定，政府辦檔案資料室隸屬縣政府辦公室領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)主管檔案資料工作，設(shè)立檔案資料室，統(tǒng)管政府辦檔案工作，各科室應(yīng)設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)本科室檔案工作。第六條政府辦檔案資料室的基本職責(zé)：1、貫徹黨和國(guó)家及上級(jí)主管部門(mén)有關(guān)檔案工作的方針政策和法規(guī)，規(guī)劃政府辦檔案工作。2、負(fù)責(zé)制定本單位關(guān)于檔案工作的計(jì)劃和規(guī)章制度，并監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況。3、加強(qiáng)檔案管理和業(yè)務(wù)建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。4、負(fù)責(zé)組建政府辦檔案工作網(wǎng)絡(luò)，開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并指導(dǎo)、督促各科室做好各類(lèi)文件材料的收集、整理和立卷歸檔工作。5、負(fù)責(zé)收集（征集）、整理、分類(lèi)、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管全政府辦的各類(lèi)檔案及有關(guān)資料。6、認(rèn)真搞好檔案的編研工作，編制檢索工具，編輯檔案參考資料，積極開(kāi)展檔案的利用，為政府領(lǐng)導(dǎo)和各科室的各項(xiàng)工作服務(wù)。7、加強(qiáng)與檔案局xx縣委辦、人大辦、政協(xié)辦等單位之間檔案工作的協(xié)作和交流，廣泛開(kāi)展檔案研究和交流活動(dòng)。8、貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的保密制度，確保檔案的機(jī)密和安全。第七條檔案資料員的主要職責(zé)是：1、認(rèn)真學(xué)習(xí)和宣傳貫徹上級(jí)關(guān)于檔案工作的政策、法規(guī)。2、熱愛(ài)檔案工作，努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)。3、負(fù)責(zé)收集、登記、保管辦公室內(nèi)部各類(lèi)文件材料。4、按歸檔范圍和立卷要求將各科室形成的各類(lèi)文件進(jìn)行系統(tǒng)整理、組成保管單位、完成科室立卷任務(wù)。5、按檔案統(tǒng)計(jì)制度的規(guī)定，要做好檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，借閱及其效果，鑒定情況登記，檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)。6、按歸檔時(shí)間向檔案局及時(shí)移交完整的檔案材料。7、向檔案局提供檔案歸檔信息和建議。第三章檔案管理第八條政府辦在黨政管理和其它各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有查考利用價(jià)值的文件材料、圖片、照片、錄音、錄像帶、光盤(pán)等均屬政府辦檔案，均屬歸檔范圍。第九條上級(jí)機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有：（一）上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要本級(jí)貫徹執(zhí)行的所有文件材料；（二）黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人及上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查工作時(shí)的重要指示、講話(huà)。題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報(bào)刊；（三）代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用為文件的定稿和印本；（四）其他文件材料。第十條本級(jí)文件材料應(yīng)歸檔的有：（一）頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿；（二）請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，各下級(jí)或同級(jí)單位的請(qǐng)示與本單位的批復(fù)文件；（三）政府、政府辦及各科室的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；（四）召開(kāi)的各種會(huì)議的全套文件以及會(huì)議形成的聲像材料；（五）領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)形成的重要文件、電報(bào)、電話(huà)記錄，從外單位帶回的與本單位有關(guān)的文件材料；（六）有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)代表政府對(duì)電視臺(tái)、廣播電臺(tái)及報(bào)刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫(xiě)專(zhuān)題文章；（七）政府辦及各相關(guān)科局成立、啟用印章及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料；（八）政府的歷史沿革（包括縣情簡(jiǎn)介）、大事記、年鑒，反映本縣重要活動(dòng)、事件的剪報(bào)、聲像材料，榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（九）政府辦及各相關(guān)部門(mén)干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、撫恤、死亡、獎(jiǎng)懲等工作形成的文件材料；（十）政府辦干部、工人、黨員、團(tuán)員名冊(cè)、報(bào)表；（十一）政府辦干部、工人轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)關(guān)系的介紹信存根；（十二）政府辦外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)談?dòng)涗?、聲像材料、有參考價(jià)值的材料、互贈(zèng)禮品清單、工作來(lái)往文件等；（十三）政府辦解決法律糾紛問(wèn)題形成的文件材料；（十四）政府辦及相關(guān)部門(mén)與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等文件材料；（十五）政府辦固定資產(chǎn)登記，財(cái)產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證；（十六）政府辦購(gòu)置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。首頁(yè)12尾頁(yè)第十一條文書(shū)檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。第十二條永久保管的文書(shū)檔案主要包括：（一）本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料;（二）本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的重要文件材料；（三）本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合同級(jí)報(bào)表等；（四）本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；（五）本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；（六）本機(jī)關(guān)重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；（七）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。第十三條定期保管的文書(shū)檔案主要包括：（一）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；（二）本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；（三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；（五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、同級(jí)報(bào)表等；（六）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；（七）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件的材料；（九）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專(zhuān)題報(bào)告等文件材料。第十四條檔案資料室及各科室要建立和完善歸檔制度，做到各項(xiàng)工作與檔案工作實(shí)行“四同步”管理，即布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí)，要同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，確保黨政管理以及各項(xiàng)工作任務(wù)完成后，均有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保存。第十五條檔案資料室集中統(tǒng)一管理七大類(lèi)檔案，即：黨群、行政、人事、外事、財(cái)會(huì)、聲像、實(shí)物類(lèi)。各科室承辦完畢需要經(jīng)檔案資料室檢查合格后歸檔的文件材料，應(yīng)由兼職檔案員按立卷要求整理后成卷，根據(jù)七大類(lèi)檔案歸檔時(shí)間要求，及時(shí)向檔案室移交歸檔，交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并履行簽字手續(xù)，移交目錄一式兩份，一份存檔案室，一份各資料室留存，以備查找。第十六條凡屬應(yīng)歸檔的文件材料都是政府辦的公有財(cái)產(chǎn)，必須按規(guī)定向檔案室移交，任何部門(mén)和個(gè)人不得拒交或擅自損毀屬于歸檔范圍的材料，違者要追究科室負(fù)責(zé)人和個(gè)人責(zé)任。第十七條接收的檔案應(yīng)符合下列要求：1．歸檔的文件材料必須按歸檔的要求整理、立卷。2．歸檔的文件材料必須齊全完整，文件材料排列順序：批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，附件在后；印件在前，原稿在后；定稿在前,討論稿在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。3．歸檔的文件材料做到紙質(zhì)優(yōu)良，裝訂整齊，禁用圓珠筆、紅色墨水或復(fù)寫(xiě)紙等書(shū)寫(xiě)，以適應(yīng)永久保存。4．檔案室對(duì)從各科室接收進(jìn)來(lái)的文件材料進(jìn)行必要的加工整理，科學(xué)分類(lèi)、編號(hào)和排列，逐步實(shí)行檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，不斷提高檔案管理水平。第十八條利用檔案必須遵循以下規(guī)定：1．檔案室所保存的檔案，主要供政府辦各科室利用，一般都在室內(nèi)查閱，需借出時(shí)，要辦理外借登記手續(xù)，借期一般不得超過(guò)一周。紅頭文件一律不得借出。2．外單位或個(gè)人查閱檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信及個(gè)人證件，經(jīng)主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3．凡摘錄復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，檔案管理人員進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，出具證明，蓋章后才能生效，并填寫(xiě)查閱利用檔案登記表。4．如需利用的檔案涉及黨政機(jī)密，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5．利用檔案者須對(duì)檔案的安全、完整負(fù)責(zé)，不準(zhǔn)在文件資料上涂改、剪裁、畫(huà)線(xiàn)、折疊，不得隨意折卷或撕去其中文件，違反檔案利用規(guī)定要追究責(zé)任。第十九條政府辦檔案工作所需經(jīng)費(fèi)單獨(dú)立項(xiàng)，列入政府辦預(yù)算，統(tǒng)籌解決。第二十條按上級(jí)檔案部門(mén)的要求，合理安排檔案庫(kù)房的建設(shè)，庫(kù)房門(mén)窗要堅(jiān)固，做到防盜、防火、防蟲(chóng)、防塵、防鼠、防潮、防光、防腐蝕、防失密。有計(jì)劃地配備檔案所需要的設(shè)備。第二十一條政府辦機(jī)要科對(duì)所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定，對(duì)于保存期限已滿(mǎn)的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。第二十二條檔案鑒定工作由秘書(shū)科主持，有關(guān)部門(mén)或科室參加，組成檔案鑒定小組，對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見(jiàn)。第二十三條期限已滿(mǎn)的檔案材料要經(jīng)鑒定小組審定，并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷(xiāo)