EPC工程項目前期工作管理指南

EPC工程項目前期工作管理指南工程項目生命周期分為策劃、準備、實施和收尾四個階段。項目策劃階段包括項目的前期跟蹤、溝通、客戶審查、接受標書、投標組織、投標及中標情況跟蹤、合同洽談、合同簽訂等。在標書編寫階段，由市場部牽頭組織，抽調(diào)部分人員組成臨時投標小組進行標書編寫工作。項目的真正實施是從合同簽訂以后，公司任命項目經(jīng)理、組建項目組開始的。為了項目的連續(xù)性，投標小組成員必須包括計劃將來參加項目管理的主要人員，如項目經(jīng)理、項目工程師等。項目的準備、實施和收尾由項目組具體負責實施。項目前期主要工作及工作流程：責任單位/部門/人業(yè)務流程相關說明市場信息收集、分析公司市場部市場信息收集、分析公司市場部公司市場部工程項目信息的落實公司市場部工程項目信息的落實風險評估委員會投標前的風險分析、評估風險評估委員會投標前的風險分析、評估市場部成立投標小組市場部成立投標小組市場部/投標小組制定項目投標策略市場部/投標小組制定項目投標策略投標小組投標書編制及投標投標小組投標書編制及投標合同洽談、評審及簽訂市場部/領導合同洽談、評審及簽訂市場部/領導1.1項目策劃1.1.1項目的前期跟蹤根據(jù)公司《市場管理規(guī)定》，市場部負責公司市場信息的收集、整理、分析，為公司市場經(jīng)營決策提供依據(jù)。對確定的重點項目進行及時跟蹤，可以根據(jù)情況組織公司、分公司項目管理人員、專業(yè)技術人員和費用預算人員提前介入，包括制定重點工程方案、參與與甲方的溝通等，協(xié)助市場部門爭取參與競標的機會，為以后的投標做相應準備。具體執(zhí)行公司《市場管理規(guī)定》。1.1.2項目投標前的風險評估為避免因?qū)椖看嬖诘娘L險預測不足，中標后不能順利履行合同，造成公司在信譽和效益上的損失，在工程項目正式投標前，市場部牽頭組織公司相關職能部室和投標小組，對工程項目可能存在的風險進行評估。工程項目風險的內(nèi)涵很廣，根據(jù)風險來源可以劃分為自然風險、社會風險、和經(jīng)濟風險這三種主要風險。評估時盡可能收集項目的相關資料，包括前期跟蹤對項目情況的了解、項目的背景、項目的工作內(nèi)容、項目實施對資源的需求、工期要求、氣候因素、技術難點、安全風險、質(zhì)量要求、采辦難度、合同條款、資金投入、付款條件、甲方信譽等。應根據(jù)已經(jīng)掌握的工程項目信息結(jié)合公司能力組織評估，評估內(nèi)容須依據(jù)該工程項目的實際情況，按不同專業(yè)進行，評估范圍要涵蓋整個項目內(nèi)容，包括但不限于安全、質(zhì)量、技術、財務、資源、采辦、稅務、保險、匯率、涉外合同等涉及合同履行的各個方面。在風險評估階段，根據(jù)公司《工程項目管理規(guī)定》要求，相關職能部門對項目存在的各種風險進行辨識和分析，確定主要風險源，量化分析存在的風險是否可以通過采取有效的措施達到可以接受的水平，對項目的可行性提出明確的意見和建議。編寫《投標風險評估報告》并報公司領導批準。工程項目風險評估報告批準后，該項目進入投標階段。經(jīng)過風險評估確定參與投標的項目，投標前辨識和分析出的主要風險源及采取的應對措施，應形成正式文件交項目組，以便在項目實施過程中對相應風險進行適當管理和控制。1.2項目投標管理和控制項目投標管理和控制流程圖責任單位/部門/人業(yè)務流程相關說明接受招標文件市場部接受招標文件市場部現(xiàn)場調(diào)研研讀招標文件投標小組現(xiàn)場調(diào)研研讀招標文件投標小組制定投標策略市場部/投標小組制定投標策略市場部/投標小組投標文件編制市場部/投標小組招標文件澄清投標文件編制市場部/投標小組招標文件澄清投標文件審查/批準公司主管經(jīng)理公司主管經(jīng)理投標文件審查/批準公司主管經(jīng)理公司主管經(jīng)理密封并投送標書市場部密封并投送標書市場部1.2.1招標文件接收接到招標文件后，首先對招標文件進行初步分析，結(jié)合前期掌握的情況和投標風險評估結(jié)果，確定是否參與投標，并在招標文件規(guī)定時間內(nèi)將《投標確認函》投遞（或送達）指定地點。招標文件原本保存在市場部，招標文件復印件分發(fā)給相關部門和投標小組。及時建立與招標方相關人員的信息溝通和聯(lián)系。1.2.2研讀招標文件收到招標文件后，投標小組應組織相關人員仔細研讀，詳細了解工作范圍和招標要求等內(nèi)容。1.2.2.1技術人員研讀重點工作內(nèi)容、范圍和界面招標文件規(guī)定的技術要求，如技術標準、規(guī)范、數(shù)據(jù)和技術圖紙編制技術方案的要求1.2.2.2商務人員研讀重點工作內(nèi)容、范圍和界面對投標方資質(zhì)、業(yè)績、資信、設備和人員等的要求合同條款報價格式和取費范圍等1.2.3現(xiàn)場調(diào)研（必要時）研讀招標文件的要求后，如有必要且具備現(xiàn)場調(diào)研條件時，投標小組應組織人員進行現(xiàn)場調(diào)研，了解施工現(xiàn)場狀況和項目可用資源情況等?，F(xiàn)場調(diào)研由投標小組組織實施，要做到全面、準確。調(diào)研除涵蓋所有的現(xiàn)場內(nèi)容外，還應對施工過程中可能遇到的其他工作、影響因素進行調(diào)查、評估。包括：工作量、施工環(huán)境、施工服務資源、當?shù)乜衫觅Y源的價格、氣候的影響等。應制定調(diào)研組織實施方案和時間計劃，明確職責分工，制定統(tǒng)一的調(diào)研表格，以利于調(diào)研工作的統(tǒng)計、匯總。1.2.4招標文件澄清通過研讀招標文件及現(xiàn)場調(diào)研，對招標書表述不清楚或投標方有異議的應采用招標方指定格式與招標方進行澄清，沒有指定格式的應采用正式的書面形式進行澄清。澄清文件必須整理保存完好，以作為投標報價和定標時的依據(jù)。1.2.5涉外投標應注意的問題涉外投標應注意以下內(nèi)容：國家對外承包和服務的政策，如海關的監(jiān)管政策、關稅的征退稅和進出口審批手續(xù)；付款方式風險、對方銀行的信譽和銀行擔保等；付款的幣別和匯率趨勢；價格條件和保險等。1.2.6制定項目投標策略根據(jù)招標文件研讀、現(xiàn)場調(diào)研和澄清結(jié)果，參照批準的《投標風險評估報告》制定項目投標策略，投標策略作為投標書編制的總體指導思想。投標策略的制定應綜合考慮公司目前市場占有情況、市場開發(fā)需要、競爭對手狀況、公司對該項目的實施能力、可利用的內(nèi)部資源及外部資源狀況、公司資金狀況等所有關鍵因素，確定合理投標報價和工程方案，工期、質(zhì)量、安全承諾掌握適當尺度，不能為了中標，承諾一些公司能力不能滿足的條件，以免給項目實施造成被動。特殊情況，如：為了進入特定市場，采取低價位投標時，必須經(jīng)過公司領導批準。1.2.7投標文件的編制投標文件應嚴格按照招標文件要求的格式和內(nèi)容編制，如有不同意見、建議，可以按照招標文件要求的格式填寫異議表。1.2.7.1投標函：按照招標方要求的格式填寫投標函。1.2.7.2技術標：詳細研究招標文件中的技術要求、標準和規(guī)范等，按照要求編制技術和施工方案，保證與招標文件的一致性。1.2.7.3商務標：詳細了解招標方對投標方的商務要求，準備的文件一般包括：資質(zhì)文件和證書：如營業(yè)執(zhí)照、質(zhì)量體系認證證書、API或CCS或DNV等產(chǎn)品認可證書、施工許可證書等；工作業(yè)績：指以前曾從事過的類似工程，以表格形式列出這些工程的名稱、施工內(nèi)容、施工地點、施工時間和規(guī)模等；財務文件：最近三年的財務狀況表，如負債表和平衡表；資信情況：如是否有未解決的經(jīng)濟糾紛、合同執(zhí)行、銀行信譽和納稅情況等。1.2.7.4價格標：嚴格按照招標文件中要求的報價格式編寫，避免缺項和漏項。確定投標價格除要考慮施工過程中自身的成本、利潤等因素外，還要考慮競爭對手的可能報價。項目報價內(nèi)容一般包括：根據(jù)工程項目定額，編制項目投標成本預算；根據(jù)工程的性質(zhì)和實際條件確定不可預見費額度；根據(jù)投標策略確定利潤額。工程投標報價構成圖：1.2.8投標文件的評審和批準項目組編制完成投標文件后，按公司《合同管理規(guī)定》要求市場部組織相關部門進行評審，根據(jù)評審結(jié)果，修訂并形成正式投標文件，報公司領導批準。1.2.9投標文件的密封和投送按招標要求，投標文件分開密封，并加蓋公章。按時將投標文件投送到指定地點、指定人。1.3合同簽訂1.3.1接受中標通知招標方以書面形式通知中標后，公司應指定合同洽談人員；如招標方要求，還應準備履約保證金手續(xù)。1.3.2合同澄清和洽談1.3.2.1合同澄清按照技術和商務的分工，投標小組以及相關部室要詳細閱讀和了解合同的內(nèi)容，就一些模糊和有爭議的條款與甲方澄清和洽談。澄清和洽談的結(jié)果以采取會議紀要或聯(lián)絡函形式落實，作為合同的簽訂的支持文件。洽談和澄清的主要內(nèi)容：合同條款；施工的工作內(nèi)容和界面劃分；施工的規(guī)范、標準和技術要求；施工的單價和總價；付款里程碑的確定；開工和完工時間；變更的處理；各類文件的提交。1.3.2.2合同洽談雙方就合同的相關條款、費用、工期和工作界面等進行商議和確認。參與談判的人員應分析情況，確定談判原則，制定談判策略，統(tǒng)一談判口徑。合同洽談的原則：關鍵條款堅持原則，細小問題靈活處理；在我方利益不受損害的前提下，充分考慮甲方的意見，以求雙贏。合同洽談的目的：通過洽談，增進雙方的相互理解；發(fā)現(xiàn)和解決合同中存在的缺陷或遺漏，以完善合同條款，達成共識。1.3.3合同評審和批準合同的洽談基本結(jié)束后，市場部組織相關部室和投標小組對合同進行綜合評審，形成評審結(jié)論，填寫《合同評審表》報公司領導批準。合同評審的主要內(nèi)容：評審合同條款與項目的針對性和符合性雙方權利、責任和義務規(guī)定是否明確；技術施工方案、安全環(huán)保措施、應急預案；價格合理性，結(jié)算、付款方式應符合財務規(guī)定；保險、稅務、違約責任、爭議解決等條款應完備；合同的工作內(nèi)容和界面應明晰和可