GS系統(tǒng)培訓(xùn)教材課程

寧夏建材集團股份有限公司混凝土公司GS系統(tǒng)物流模塊培訓(xùn)課件技術(shù)中心銷售業(yè)務(wù)銷售報價協(xié)議銷售訂單（調(diào)度計劃）銷售交貨單首先由銷售部辦理銷售報價，確認供應(yīng)商、物料、價格等信息；隨后由總調(diào)辦理銷售訂單，實際就是調(diào)度所做的每日調(diào)度計劃，在單據(jù)中需確認工程名稱、方量、打料位置、是否需要泵車等信息；此時即可發(fā)貨了，司機帶回的提貨小票需交由站管調(diào)度，最終將小票轉(zhuǎn)給庫房或相關(guān)人員，在系統(tǒng)中參照銷售訂單辦理交貨單。盡量做到當天的小票在當天全部制單完成。總調(diào)度次日需將前日未完成的銷售訂單（調(diào)度計劃）進行強制完成提貨，與實際業(yè)務(wù)操作流程保持一致。辦理銷售訂單之前可手工制單辦理收款單，手工制單的月底需手工與銷售訂單和發(fā)票進行核銷；也可在辦理銷售訂單后參照訂單辦理收款單，此單據(jù)月底需與發(fā)票進行核銷銷售回款銷售發(fā)票銷售發(fā)票可依據(jù)實際情況參照交貨單或訂單進行制單，需注意的，銷售訂單為預(yù)收訂單類型的可作為發(fā)票參照的對象，如果銷售訂單為標準訂單，則發(fā)票制單時只能參照對應(yīng)的交貨單，無法參照訂單。請依據(jù)實際情況選擇不同的訂單類型注意點：對于銷售經(jīng)常談及的零活現(xiàn)活，銷售部可能未在系統(tǒng)中辦理銷售報價協(xié)議，造成總調(diào)度無法辦理銷售訂單（調(diào)度計劃），此時需要總調(diào)與銷售積極配合和溝通辦理交貨單的人員在無法參照到相應(yīng)的銷售訂單時，需及時與總調(diào)溝通，落實原因，需銷售配合完成的，由總調(diào)及時溝通并辦理，避免造成業(yè)務(wù)的推遲使得交貨小票積壓無法辦理的情況經(jīng)常發(fā)生的問題點：物料規(guī)格沒有，價格不確定；此類問題盡量考慮在前期，積極與銷售部和物料審核負責人李珺溝通由于提貨小票積壓，未及時進行辦理交貨單，使得銷售訂單（調(diào)度計劃）無法強制完成；此時需與相應(yīng)的分站領(lǐng)導(dǎo)溝通，當月的提貨小票必須在月底前全部辦理完成，提貨單是主管領(lǐng)導(dǎo)及集團領(lǐng)導(dǎo)實時反映公司銷售業(yè)務(wù)情況的主要數(shù)據(jù)來源，所以必須保證提貨小票錄入的及時性和真實性對于現(xiàn)貨零活無法提供資質(zhì)的客戶，未便于提貨以及辦理發(fā)票，可將此類客戶申請為臨時往來單位，在制作單據(jù)時收貨方選擇此臨時客戶即可，在后續(xù)的提貨單、辦理發(fā)票等業(yè)務(wù)時均可作為過濾條件使用，需強調(diào)的是臨時往來單位不能作為售達方使用，即不可作為記賬方使用，無法將發(fā)票開到該單位，收款也不可以該臨時單位掛賬使用，只作為系統(tǒng)的統(tǒng)計和過濾條件使用應(yīng)收管理模塊反映的應(yīng)收余額數(shù)據(jù)為：賬面賒銷余額加銷售已出庫已開發(fā)票部分的金額，對于已出庫未辦理發(fā)票的數(shù)據(jù)暫時不體現(xiàn)在應(yīng)收余額賬簿，可能會因為銷售計提原因與財務(wù)賬面的數(shù)據(jù)存在偏差采購業(yè)務(wù)可按辦公用品及耗材和其它生產(chǎn)類物料區(qū)分開來，如果辦公用品及耗材不是由采購部辦理而是由辦公室采購，則需設(shè)置兩個采購組，一個采購組負責生產(chǎn)類物料的采購業(yè)務(wù)，一個采購組負責辦公用品及耗材的財務(wù)業(yè)務(wù)，物料引入或分配時也需按類別分別引入，不可混淆導(dǎo)入，否則不便于日后采購的詢報價等業(yè)務(wù)的開展。辦公用品及耗材類物料的采購業(yè)務(wù)也建議執(zhí)行整個采購業(yè)務(wù)流程。也可作為前期推行采購計劃執(zhí)行和審批的強制性要求。大宗原材料類物料可依據(jù)實際情況先不辦理采購計劃，由采購部直接按生產(chǎn)需求手工辦理采購訂單，其它類物料必須執(zhí)行采購計劃流程。付款業(yè)務(wù)可按材料款、工程款等不同業(yè)務(wù)類型進行設(shè)置不同的格式，此單據(jù)需執(zhí)行審批流控制。庫存業(yè)務(wù)采購收貨生產(chǎn)領(lǐng)用物資出庫庫房出入庫業(yè)務(wù)必須嚴格按照實際業(yè)務(wù)活動進行辦理，實際發(fā)生收貨業(yè)務(wù)就必須在系統(tǒng)中辦理入庫單，不可等待發(fā)票在次月辦理入庫出庫單。沒有采購訂單需及時與采購部溝通辦理采購訂單，否則無法收貨入庫；當月采購發(fā)票未到的系統(tǒng)做暫估處理；次月發(fā)票收到后參照歷史入庫單辦理發(fā)票即可；此時采購部最好將發(fā)票單據(jù)號及入庫單號形成對應(yīng)的文檔，月底報送至財務(wù)，財務(wù)便于辦理暫估沖銷業(yè)務(wù)。注意點：月底所有的出入庫單據(jù)及采購發(fā)票必須進行審核記賬，否則影響財務(wù)部存貨處理產(chǎn)成品生產(chǎn)入庫產(chǎn)成品出庫物料移庫庫存業(yè)務(wù)產(chǎn)成品出庫需參照銷售提貨單進行辦理出庫，出庫的作用一是作為財務(wù)存貨核算的數(shù)據(jù)依據(jù)，二是可以起到對交貨單的復(fù)核作用，所以必須保證產(chǎn)成品出庫單的準確性和真實性產(chǎn)成品入庫數(shù)量可按照公司實際生產(chǎn)量進行手工辦理入庫單，一月可一單，也可依據(jù)實際情況自由選擇期間進行錄入，原則是當月月底前必須將本月入庫總量按產(chǎn)成品規(guī)格型號的不同分類全部在系統(tǒng)中辦理完成。產(chǎn)成品生產(chǎn)入庫產(chǎn)成品出庫物料移庫物料移庫業(yè)務(wù)需注意兩步一次的實現(xiàn)方式，辦理移庫移出單后需審核記賬，然后在系統(tǒng)中查看是否生成對應(yīng)的移庫移入單。月底財務(wù)需對此類單據(jù)進行確認，確認后即可存貨記賬過磅業(yè)務(wù)采購收貨過磅采購收貨過磅必須有采購訂單才可辦理采購過磅業(yè)務(wù)其它收貨、發(fā)貨過磅可通過其它收貨發(fā)貨過磅類型進行過磅，例如廢舊物資過磅采購部可將采購訂單的單號及供應(yīng)商名稱，物料名稱、規(guī)格型號等信息形成紙質(zhì)版的文檔發(fā)送至地磅，便于司磅員快速檢索到訂單號過磅。推行采購一卡通業(yè)務(wù)后可免去此工作。注意點：過磅物料必須設(shè)置為過磅物料才可進行過磅，否則無法參照到采購訂單，也無法選擇到相應(yīng)的物料。采購訂單剩余可收獲數(shù)量不足時采購部需盡快補錄新的采購訂單并通知地磅，否則影響過磅業(yè)務(wù)，造成車輛積壓廠內(nèi)無法過磅出廠。過磅業(yè)務(wù)必須為聯(lián)機榜單，不可手工錄入過磅數(shù)據(jù)，手工錄入的磅單系統(tǒng)自動判定為脫機磅單，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可生效其它收貨、發(fā)貨過磅基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護往來單位物料往來單位按層級分為3級，第一級為集團往來單位庫，第二級為公司級往來單位第三級為業(yè)務(wù)級往來單位首先申請通過的往來單位，技術(shù)中心系統(tǒng)管理員會直接導(dǎo)入到集團往來單位庫；具體需求使用的公司必須要先從集團往來單位庫中將此單位引入到公司級往來單位；然后再進行分配或者從具體的業(yè)務(wù)模塊再次進行引入到業(yè)務(wù)口，例如銷售模塊下的銷售客戶，采購模塊下的采購供應(yīng)商，只有引入到業(yè)務(wù)層面時，業(yè)務(wù)部門（銷售部、采購部）才可使用此單位；財務(wù)做賬不受影響，只要引入到公司層面后財務(wù)部即可使用。物料按層級也分為3級，第一級為集團物料庫，第二級為公司級物料庫，第三級為業(yè)務(wù)需求物料首先申請通過的物料，技術(shù)中心系統(tǒng)管理員會直接導(dǎo)入到集團物料庫；具體需求使用的公司必須要先從集團物料庫中將此物料引入到公司級物料庫；然后再進行分配或者從具體的業(yè)務(wù)模塊進行引入，例如銷售組織、銷售渠道、銷售物料、采購申請物料、采購組織、采購組、庫存物料、倉庫物料、過磅物料設(shè)置、存貨核算屬性定義等，物料只有引入或分配到了業(yè)務(wù)模塊下的相應(yīng)功能下后才可正常使用。會計期間基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護會計期間為業(yè)務(wù)辦理的業(yè)務(wù)期間，覆蓋所有功能模塊，銷售、采購、存貨、庫存等業(yè)務(wù)模塊，原則要求只允許打開當月會計期間，不允許打開未來會計期間。會計期間的打開操作可由業(yè)務(wù)主管每月月底最后一天進行打開，否則無法辦理業(yè)務(wù)。物料申請需注意物料名稱及規(guī)格型號的準確性和規(guī)范性，為保證審核通過的效率，建議首先在編碼字典中查找同種類別相似的物料，查看具體的物料分類，名稱和規(guī)格型號如何填寫；然后再進行申請，提交申請后積極與物料審核負責人李珺溝通。往來單位申請需資