大型公司員工手冊

集團(tuán)員工手冊共頁，第頁

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員工手冊

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前言

員工朋友:

歡迎您加入XX!

河南XX集團(tuán)是一家致力于XXXXXXXX為主導(dǎo)的多元化集團(tuán)公司。

謹(jǐn)希望全體員工在XX集團(tuán)盡其所學(xué)，發(fā)揮自己最大的工作潛能，

為XXX成為中國最具影響力的多元化發(fā)展公司而努力。XXX也將為您

提供展示個人才華的舞臺，祝你攀登事業(yè)的高峰。

這本手冊將指導(dǎo)您了解公司的發(fā)展歷史、企業(yè)文化、政策福利、

行為規(guī)范、辦事程序等。它是你步入XX的向?qū)?，通過這本手冊，您

將對公司有更清晰的認(rèn)識，包括公司對您的期望。

再次歡迎您成為XX大家庭的一員，衷心祝愿您與公司一同成長。

總裁：

員工手冊管理須知

1.基本要求

0

河南XX集團(tuán)員工手冊（以下冏稱“手冊”）由XXX集團(tuán)行政人事部負(fù)

責(zé)制作，屬于XX）（集團(tuán)內(nèi)部資料，未經(jīng)集團(tuán)總裁書面授權(quán)，任何人不得

將手冊帶離公司；不得借閱XXX以外人員；不得涂改、勾畫、裁剪、抽

取、拆卸、調(diào)換、拍照或復(fù)印手冊內(nèi)容。

2.保管與存放

XXX集團(tuán)及各子公司行政人事部承擔(dān)手冊的保管、存放、日常管理責(zé)任。

3.查閱與借閱

各子公司及各部門應(yīng)當(dāng)參照《圖書報刊管理制度》中的借閱管理規(guī)定，

對手冊的日常借閱進(jìn)行管理，建立借閱登記表，并確定手冊保管的責(zé)任

人。責(zé)任人崗位變動時，應(yīng)當(dāng)對手冊辦理移交手續(xù)。

4.維護(hù)與更新

手冊由XXX集團(tuán)當(dāng)前正在生效的制度、規(guī)定、工作條例等內(nèi)容組成，其

中絕密文件或絕密章節(jié)由行政人事部保留。

當(dāng)手冊中的部分內(nèi)容有變更或新增時，由集團(tuán)行政人事部進(jìn)行匯編排

版、打印后裝訂入冊。當(dāng)手冊中的內(nèi)容有刪除或失效時，由集團(tuán)行政人

事部進(jìn)行刪減銷毀工作，刪減銷毀時遵照兩人以上員工在場的原則共同

進(jìn)行。

承載手冊內(nèi)容的活頁夾保質(zhì)期為兩年，自各子公司及各部門收到手冊

起，保質(zhì)期內(nèi)發(fā)生活頁夾損壞的，由保管部門承擔(dān)修復(fù)或重新購置的費(fèi)

用，保質(zhì)期后發(fā)生活頁夾損壞的，由集團(tuán)行政人事部承擔(dān)修復(fù)或重新購

嵬的費(fèi)用。

目錄

第一章行政辦公管理制度

一、印章管理制度-------------------------------------------------------------8

二、證照管理制度------------------------------------------------------------18

三、文件管理制度------------------------------------------------------------19

四、電話管理制度------------------------------------------------------------23

五、工裝管理制度------------------------------------------------------------24

六、辦公設(shè)施及辦公用品管理制度--------------------------------------------28

七、圖書報刊管理制度-------------------------------------------------------31

八、檔案管理制度------------------------------------------------------------32

九、會議管理制度------------------------------------------------------------35

十、車輛/駕駛員管理制度----------------------------------------------------37

十一、來賓接待管理制度-----------------------------------------------------41

十二、請示報告制度----------------------------------------------------------42

十三、辦公室衛(wèi)生管理制度---------------------------------------------------43

第二章業(yè)務(wù)洽談簽定合同有關(guān)規(guī)定

2

一、關(guān)于對外進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談與簽訂經(jīng)濟(jì)合同（協(xié)議）的有關(guān)規(guī)定45

二、關(guān)于嚴(yán)禁在業(yè)務(wù)交往中收受賄賂拿回扣的規(guī)定----------------------------46

第三章計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及辦公自動化管理制度

一、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)使用及電子化辦公管理制度----------------------------------49

第四章財務(wù)管理制度

\貨幣資金管理-----------------------------------------------------------53

二、低值易耗品的賬務(wù)管理---------------------------------------------------55

三、應(yīng)收款項管理------------------------------------------------------------56

四、合同管理----------------------------------------------------------------58

五、稅務(wù)和發(fā)票管理----------------------------------------------------------59

六、財務(wù)開支管理------------------------------------------------------------60

七、借支管理規(guī)定及借支流程-------------------------------------------------61

八、財務(wù)報銷制度及流程-----------------------------------------------------62

九、差旅費(fèi)報銷制度----------------------------------------------------------64

第五章人力資源管理制度

一、制度的目的--------------------------------------------------------------67

二、員工禮儀行為規(guī)范-------------------------------------------------------68

三、員工招聘管理制度-------------------------------------------------------71

四、新員工入職工作流程-----------------------------------------------------76

五、員工培訓(xùn)管理制度-------------------------------------------------------79

六、員工薪職異動管理制度---------------------------------------------------83

七、員工解聘管理制度-------------------------------------------------------87

八、勞動合同管理制度-------------------------------------------------------89

3

九、薪資管理制度------------------------------------------------------------93

十、考勤管理制度-----------------------------------------------------------101

十一、員工福利管理制度----------------------------------------------------107

十二、員工轉(zhuǎn)正考核工作流程------------------------------------------------112

十三、關(guān)于辦理社會養(yǎng)老和失業(yè)保險的暫行規(guī)定------------------------------114

第六章員工違紀(jì)管理制度

第六章員工違紀(jì)管理制度--------------------------------------------------116

第一章行政辦公管理制度

總則

一、為加強(qiáng)企業(yè)行政事務(wù)管理，理順內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，

提高工作績效，特制定本制度。

二、行政事務(wù)管理包括印章使用管理、證照管理、文件管理、電話管理、辦

公設(shè)施及辦公用品管理、圖書報刊管理、檔案管理、會議管理、車輛及駕駛員

管理、來賓接待管理、詰示報告制度、辦公室衛(wèi)生管理。

一、印章管理制度-------------------------------------------------------------8

二、證照管理制度------------------------------------------------------------18

三、文件管理制度------------------------------------------------------------19

四、電話管理制度------------------------------------------------------------23

五、工裝管理制度------------------------------------------------------------24

六、辦公設(shè)施及辦公用品管理制度--------------------------------------------28

七、圖書報刊管理制度-------------------------------------------------------31

八、檔案管理制度------------------------------------------------------------32

九、會議管理制度------------------------------------------------------------35

4

十、車輛/駕駛員管理制度37

十一、來賓接待管理制度-----------------------------------------------------41

十二、請示報告制度----------------------------------------------------------42

十三、辦公室衛(wèi)生管理制度---------------------------------------------------43

行政管理制度

文件名稱印章管理制度

部門行政人事部發(fā)布日期年月日

文件編號/150101A版本號次

編制：審核：批準(zhǔn)：共10頁

一、弓呼管理制度

1.目的

為了規(guī)范集團(tuán)各部門及各子公司的（以下簡稱“公司”）印章刻制、保

管及使用的合法性，嚴(yán)謹(jǐn)性和安全性，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定并結(jié)合公司實際

情況、特制訂本管理制度。

2.適用范圍

本制度都是用于集團(tuán)各部門及各子公司印章的刻制、使用和管理。

3.權(quán)責(zé)

3.1集團(tuán)行政人事部負(fù)責(zé)本制度的擬、修訂，集團(tuán)總裁負(fù)責(zé)本制度的核準(zhǔn)：

5

3.2集團(tuán)行政人事部負(fù)責(zé)集團(tuán)各部門及各子公司印章的刻制、發(fā)放及銷毀管

理；各子公司行政人事部指派專人負(fù)責(zé)印章的保管及使用管理，集團(tuán)行

政人事部行使監(jiān)督檢查權(quán)；

3.3集團(tuán)各部門及各子公司法人或法人授權(quán)的專人負(fù)責(zé)各類印章日常使用

的核準(zhǔn)。

4.印章的種類及用途

4.1印章的種類：包括公司公章、合同章、法人章、財務(wù)章和部門拿。

4.2印章的用途：

4.2.1公堂主要用于對外簽訂的需確定公司權(quán)力、義務(wù)的有關(guān)文件：對內(nèi)

所頒布的重要經(jīng)營管理制度、各項（集團(tuán)各部門及各子公司）紅頭

文件；對外重要函件；授權(quán)委托書（授權(quán)委托書需同時加蓋公章和

法定代表人名幸）、其他需以公司名義證明其權(quán)威作用的文件；

4.2.2合同章主要用于對外簽署的經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議及意向性文件；

4.2.3法人公章主要月于授權(quán)委托書、財務(wù)確認(rèn)單等需要加蓋公司法人公

章的文件資料；

4.2.4財務(wù)章主要用于會計、結(jié)算業(yè)務(wù)、如財務(wù)、稅務(wù)報表的填報，財務(wù)

決算，結(jié)算業(yè)務(wù)票據(jù)、憑證及相關(guān)報表資料等；

4.2.5部門率主要用于部門為單位發(fā)放的各類制度、文件等。

5.印章的刻印與啟用

5.1印章的刻制

5.1.1集團(tuán)及各子公司所有印章刻制均由集團(tuán)行政人事部統(tǒng)一負(fù)責(zé)刻制；

5.1.2集團(tuán)及各子公司因工作需要刻制相關(guān)印章的，均應(yīng)填寫《印章刻制

申請表》（附件1）,報至集團(tuán)行政人事部審批、集團(tuán)總裁核準(zhǔn)后，

根據(jù)其申請印率種類由集團(tuán)行政人事部整理相關(guān)材料委外刻制。

5.2印章的啟用

5.2.1新印章刻制完成后，公章應(yīng)有公司指定專人將刻制的印章向公安機(jī)

關(guān)辦理印鑒備案，其他類用章均由行政人事部填寫《公司印章交接單》

（附件2）,到集團(tuán)總裁處辦理印章交接手續(xù)，總裁留存印模標(biāo)樣、

登記備案，行政人事部按印章管理規(guī)定使用、保管。

5.2.2各類印章啟用應(yīng)報集團(tuán)總裁批準(zhǔn)，并下發(fā)啟用通知，注明啟用日期、發(fā)

6

放單位和使用范圍。

6.印章的管理

公司各類印章均由行政人事部指定專人保管。

6.1公司的所有印章，均由行政人事部門專人負(fù)責(zé)登記，留樣并確定印章保管

員；

6.2印孽啟用時由集團(tuán)行政人事部下發(fā)《關(guān)于啟用有關(guān)專用章

的通知》（附件3），注明啟用日期，發(fā)放單位、使用范圍和啟用印模；

6.3行政人事部向保管員移交印章時，應(yīng)填寫《公司印章留樣備案表》（附件4）;

6.4由于印章磨損而更換印章，仍需在集團(tuán)行政人事部登記、留樣；

6.5集團(tuán)相關(guān)單位撤銷或重組，原單位有關(guān)印章交回公司行政人事部，由行政

人事部負(fù)責(zé)銷毀。

6.6所有印章的使用應(yīng)根據(jù)規(guī)定完整填寫《印章使用登記表》（附件5）,經(jīng)有

關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，方可至保管員處申請、使用，如在《印章使用登記表》

中簽訂的文件因內(nèi)容變更需重新加印的，應(yīng)將原已加印的文件交由印章保

管員撕毀后，重新加?。?/p>

6.7印章丟失時，印章保管員應(yīng)當(dāng)及時向集團(tuán)行政人事部出具書面報告，行政

人事部應(yīng)及時采取相關(guān)補(bǔ)救措施，包括但不限于追查印章下落，公告印章

作廢，對責(zé)任人進(jìn)行處罰等；

6.8公司決定需要停用印章的，由集團(tuán)總裁簽字同意后由集團(tuán)行政人事部下發(fā)

《關(guān)于停用有關(guān)專用章的通知》（附件6）,并將停用原

因和時間通知集團(tuán)各部門及子公司，收回停用的印章，切角封存或銷毀；

6.9集團(tuán)各部門及子公司不得擅自刻制印章，未按制度流程刻制使用印章者可

視為C類（依據(jù)違紀(jì)管理制度）過失，由于違反本制度致使公司蒙受的所

有損失由當(dāng)事人全部承擔(dān)，并追究法律責(zé)任。

7.印章保管員的職責(zé)

7.1印章保管員每天下班前應(yīng)檢查印章是否齊全，并將印章鎖好，妥善保存，

不得將印章存放至沒有安全措施的抽屜或辦公桌上，次日上班后，應(yīng)首先

檢查所保管印章有無異樣，若發(fā)現(xiàn)意外情況應(yīng)立即報告；

7.2印章保管員因事、病、休假等原因不在崗位時，應(yīng)指定他人代管印章，印

章保管員要向代管人員交接工作，交代用印時的注意事項；保管員正常上

7

班后，代管人員應(yīng)向保管人員交接工作，登記用卬的起止日期，實行管印

人員登記備案制，以明確責(zé)任，落實到人；交接工作時，應(yīng)嚴(yán)格辦理交接

手續(xù)，填寫《印章交接單》，登記交接日期，管理印章類別，待交接人員

簽字，印章授權(quán)人簽字認(rèn)可后備存；

7.3印章保管員要堅持原則，遵守保密規(guī)定，嚴(yán)格照章用印，未按批準(zhǔn)權(quán)限用

章或用拿審批手續(xù)不全的，印章保管員應(yīng)拒絕使用；經(jīng)辦人拒絕印章保管

員審核文件內(nèi)容或?qū)徟掷m(xù)的，印章保管員可拒絕用章并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告

處理。

7.4印章保管員用印蓋章位鬟要準(zhǔn)確恰當(dāng)，印跡要端壬、清晰，印章名稱與用

印落款要一致，不漏蓋、不多蓋；介紹信、便函、委托授權(quán)書要有存根，

要在落款和騎縫處一并加蓋印章；

7.5印章保管員不得擅自用章，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，按照C類過失處理：若因擅自用章

導(dǎo)致公司蒙受經(jīng)濟(jì)損失時，由印章保管員承擔(dān)全部經(jīng)濟(jì)責(zé)任，并依據(jù)相關(guān)

法律追究其刑事責(zé)任；

7.6印章保管員調(diào)遷或離職時，其管理的印章記錄和襠案須作為員工調(diào)離移交

工作的一部分，須辦理分管印章的移交手續(xù)，并填寫《印章人員調(diào)離交接

單》（附件7）后方可辦理調(diào)高手續(xù)；

7.7非印章保管員攜帶外出時，用章人必須嚴(yán)格完整填寫《印章使用登記表》

上各項信息，注明外出用印時間，并經(jīng)權(quán)限持有人審核簽字確認(rèn)后，保管

員方可印簽。歸還印章時應(yīng)完善《印章使用登記是》中的用印數(shù)量。未按

本規(guī)定執(zhí)行的，保管員和使用人按照C類過失處理，由此致使公司蒙受的

一切損失，由保管員與用章人共同承擔(dān)，并依據(jù)相關(guān)法律追究其刑事責(zé)任。

8.各類印章的使用規(guī)定

8.1公章的使用

8.1.1辦理使用公章的事項，須由用章人認(rèn)真填寫相應(yīng)的審批文件并獲得權(quán)

限持有人審批后，連同需用章的文件等一并交印章保管員，由其審核

審批手續(xù)齊備后蓋章；

8.1.2凡有簽署權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)簽署文件或發(fā)文批準(zhǔn)書，業(yè)務(wù)報表、函件等，可

直接加蓋相應(yīng)的印章，但印章保管員仍應(yīng)該按照規(guī)定填寫《印章使用

登記表》，并留存復(fù)印件以完善相關(guān)檔案，依據(jù)本條規(guī)定填寫的單據(jù)

8

無需審批人簽竽；

8.1.3除本制度8.1.2款規(guī)定的情況外，凡加蓋公司印章的文件，均須填寫

《印章使用登記表》，并經(jīng)權(quán)限持有人審批答字同意后，方可使用公

司印章；

8.1.4涉及法律等重要事項需使用印章的，須經(jīng)集團(tuán)總裁或授權(quán)人審核簽字

后方可使用；

8.1.5禁止在手寫文件上加蓋公司印章；

8.1.6禁止在內(nèi)容填寫不全的文件或空白的紙張，信函、證件、授權(quán)委托書、

發(fā)文批準(zhǔn)書、業(yè)務(wù)報表上加蓋公司印章。

8.2合同專用章的使用規(guī)定

8.2.1對外簽署的合同或協(xié)議，應(yīng)按《公司章程》及相關(guān)的合同管理規(guī)定辦

理審批程序；

8.2.2需使用合同專用章時，經(jīng)辦人應(yīng)完整填寫《印章使用登記表》，經(jīng)權(quán)

限持有人審批同意后方可用章；

8.2.3需批量給合同加蓋合同章的，應(yīng)在《印章使用登記表》上填寫用印的

合同份數(shù)、注明需加印的合同編號，禁止在手寫合同或合同內(nèi)容填寫

不全的合同上加蓋公司合同專用章，如有特殊情況，需備注說明；

8.2.4對外簽署的合同或協(xié)議等，必須在騎縫處加蓋合同專用章。

8.3財務(wù)章的使用規(guī)定

8.3.1財務(wù)人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)冬需使用財務(wù)印章的（不帶出的

情況下），無須負(fù)責(zé)人審批，但應(yīng)填寫《印幸使用登記表》；

8.3.2公司對外報送的各類業(yè)務(wù)報表（財務(wù)報表，統(tǒng)計報表等）及其他需用

公司財務(wù)印章的文本等，須按規(guī)定辦理用章手續(xù)。

8.4法人章的使用規(guī)定

法人章的使用，必須由企業(yè)法人簽字確認(rèn)后，方可用印或帶出，否則不予

用章，如有特殊情況，須電聯(lián)法人，征得其同意或授權(quán)后使用。

9.其他事項

9.1集團(tuán)各部門及各子公司印章，由其做出相關(guān)規(guī)定，并報集團(tuán)行政人事部備

案。

9.2各類印章實行用章登記制度，印章保管員應(yīng)每年兩次（6月30日前，12月

9

31日前）將該期間填寫的《印章使用登記表》及用章資料檔案全部移交集

團(tuán)行政人事部存檔。

10.附則

10.1本制度自簽發(fā)之日超實施：

10.2本制度最終解釋權(quán)歸集團(tuán)行政人事部所有;

10.3附件

附件1:印章刻制申請表

《印章刻制申請表》

申請刻章部門申請人申請日期

口公司公章□行政部門專用幸口財務(wù)專用章

申請章類

口合同專用幸口部門專用章口其他：

印章內(nèi)容：

口初次刻章印章形狀：________________

刻章狀況

口第一次印章尺寸：直徑__________cm

印章字體印章材質(zhì)其他要求

口新刻制，原因：____________________________________________________

申請理由

口原章?lián)p壞，原因：__________________________________________________

□其他：_____________________________________________________________

部門負(fù)責(zé)人

意見

簽名：日期：

行管部門意見

簽名：日期：

10

權(quán)限持有人

意見

簽名：日期：

附件2::公司印章交接單

《公司印章交接單》

日期印章名稱數(shù)量移交人接收人交接事由審批人備注

附件3:關(guān)于啟用有關(guān)專用章的通知

11

啟用印章的通知樣本

集團(tuán)各子公司、事業(yè)部:

根據(jù)《XXX集團(tuán)基本辦公管理制度》，由于的原因，現(xiàn)

集團(tuán)已啟用“專用章”，蓋印章由部門管理，專管人

員為o為實現(xiàn)集團(tuán)各級機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)對接、規(guī)范我集團(tuán)的對外管理，自—

年月日起，啟用本通知附件的章，原“專用章”

印章同時廢止。

特此通知

年月日

附件：新舊印章樣式

舊印孽樣式新印章樣式

附件4：公司印章留樣備案表

公司印章留樣備案表

NO：________________

印章名稱：章審批人：______________________

刻章人：_______________________________啟用時間：____________________

配置及保管部門：______________________印章用途：____________________

印章專管員：__________________________

本留樣印章自年月日啟用。

印章領(lǐng)用憑證及承諾:

本人作為留樣印章的保管及使用責(zé)任人，于年月

日自部領(lǐng)取本印章，本人承諾將盡職妥善保管本印章，

依照公司《印章管理制度》使用印章、登錄該印章的使用記錄、保管相應(yīng)

的審批文件資料；若因本人故意或過失使用本印章導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失

時，本人自愿全額賠償因此導(dǎo)致的全部經(jīng)濟(jì)損失并接受公司的相應(yīng)處罰。

印章專管員：_______________

年月日

附件5：印章使用登記表

《印章使用登記表》

用

章發(fā)往單蓋章使用印章保

印章名稱用章事由使用人

時位/個人分?jǐn)?shù)部門管人

間

13

附件6:關(guān)于停用有關(guān)專用學(xué)的通知

停用印章的通知樣本

集團(tuán)各子公司、事業(yè)部：

根據(jù)《XXX集團(tuán)基本辦公管理制度》，由于的原因，現(xiàn)集團(tuán)擬

停用“專用章”,該印章由部門管理.專管人

為o為實現(xiàn)集團(tuán)各級機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)對接、規(guī)范我集團(tuán)的對內(nèi)對外管理，自

年月日起，停用本通知附件的章。

特此通知

年月日

附件：停用印章留樣

附件7：印章保管人交接單

《印章保管人交接單》

機(jī)構(gòu)名稱：交接日期：

□公司公章□行政部門專用章口財務(wù)專用章

印章類別

口合同專用章口部門專用章□其他：__________

印章內(nèi)容

事由及備注

14

權(quán)限持有人

簽署意見

移交人：_____________接收人：_____________監(jiān)交人：____________

行政管理制度

文件名稱證照管理制度

部門行政人事部發(fā)布日期年月日

文件編號HHXZ/150102A版本號次

編制：審核：批準(zhǔn):共1頁

15

證照管理制度

1.證照指公司的營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證、勞動執(zhí)法

合格證、社保登記證等，個人的職稱證、項目經(jīng)理證、建造師證、安全員證、

崗位資格證等，以及企業(yè)合法經(jīng)營所需要的各種證照。

2.行政人事部負(fù)責(zé)公司證照的統(tǒng)一管理。因公需要借用時，應(yīng)嚴(yán)格辦理借用手

續(xù)；需要復(fù)印的，由行政人事部統(tǒng)一復(fù)印并加蓋“再次復(fù)印無效”印章，必

要時加注“復(fù)印件僅用于辦理XX事使用”。

3.行政人事部應(yīng)在政府有關(guān)部門規(guī)定的時間內(nèi)，組織完成各種證照的年度檢

審，確保證照的有效性。

4.為保證公司的合法經(jīng)營，公司以個人名義辦理的職稱證、資質(zhì)證、資格證等

各種證件的產(chǎn)權(quán)屬于公司，由行政人事部統(tǒng)一保管，任何人不得據(jù)為己有。

證照檢審時，相關(guān)部門和人員有責(zé)任予以協(xié)助，并提供所需的材料。

5.本制度最終解釋權(quán)歸集團(tuán)行政人事部所有。

行政管理制度

文件名稱文件管理制度

部n行政人事部發(fā)布日期年月日

文件編號HHXZ/150103A版本號次

編制：審核：批準(zhǔn)：共4頁

16

三、文件管理制度

1.公司文件包括：外部文件、內(nèi)部文件

1.1外部文件是指XXX集團(tuán)各部門及子公司以外來文：包括信函、公文、傳真

以及通知。

1.2內(nèi)部文件

下行文包括：公告（決定、知識、通知、通報、任命、批復(fù)、處分）、規(guī)章

制度。

上行文包括：呈報件、請示、報告、總結(jié)。

平行文包括：工作聯(lián)系單、答復(fù)、會議紀(jì)要。

1.3重點(diǎn)行文的說明：

公告（紅頭文件）：為下行文，用于集團(tuán)總部向集團(tuán)所有部門及子公司下發(fā)

工作計劃、部署重要工作、任免、獎勵、處分有關(guān)單位和個人，工作總結(jié)及

各種有關(guān)全局性的規(guī)定、決定、指示、通知、通報、批復(fù)、會議文件等事項。

紅頭文件的使用僅限于集團(tuán)總部。

呈報文件、請示、報告：為上行文，一文一事。用于集團(tuán)各級機(jī)構(gòu)想直接管

理機(jī)構(gòu)上呈的文件。

工作聯(lián)系單，答復(fù)：為平行文，用于部門與部門之間，及部門與總公司間商

洽工作，通知、詢問或答復(fù)問題等，主要發(fā)揮協(xié)調(diào)作用。

會議紀(jì)要：用于各類會議的會議記錄、整理和總結(jié)。

2.文件的編制規(guī)范

2.1集團(tuán)各類文件的編制需按照規(guī)定的格式和編號方法進(jìn)行，要做到規(guī)范、準(zhǔn)

確、及時，并實行統(tǒng)一管理。

2.2集團(tuán)規(guī)章制度類文件遵循如下文件格式，使文件清楚明晰:

文件標(biāo)題

1.目的：（要闡明編制和使用本文件的目的）

2.范圍：（要闡明本文件適用范圍）

3.職責(zé)：（要闡明本文件所列執(zhí)行部門或個人的職責(zé)）

（下列正文）

2.3作為需要進(jìn)行傳送的文件，請在榆入時采用如下的文件格式：

頁面設(shè)置：A4210X297受米

正文字體：宋體小四/四號左空2格（全角）

文件標(biāo)題：黑體小二號/二號粗體居中

段落標(biāo)題：宋體小四號粗體居左

紅頭文號字體：黑體五號粗體居左

字體顏色：未作特殊說明的，行文中圖文顏色均為黑色。

正文行距：25-30磅

文件頁碼：置于頁腳居中

公司名稱：嵬于頁眉居左

（標(biāo)準(zhǔn)文件格式式樣1-5號詳見文件1）

2.4文件版頭

2.4.1《河南XXX集團(tuán)》版頭僅用于頒布集團(tuán)重要規(guī)章制度，公布集團(tuán)中長

期發(fā)展規(guī)劃、年度工作要點(diǎn)和總結(jié)等；公布機(jī)構(gòu)設(shè)置或調(diào)整、人事任

免、獎懲等重大事項，通知重要事項；用于傳達(dá)集團(tuán)總部的決議或決

定，轉(zhuǎn)發(fā)集團(tuán)董事會的文件，發(fā)布有關(guān)事項。

2.4.2所有文件上均應(yīng)標(biāo)注相應(yīng)密級和緊急程度，增強(qiáng)文件辦理的及時、有

效、安全。密級文件應(yīng)在文件首頁右上角位置?編制列明，密級文件應(yīng)

當(dāng)標(biāo)明份數(shù)順序號。不屬于秘密文件，內(nèi)容義不宜對外公開的應(yīng)當(dāng)在

文件右上角適當(dāng)位置注明“內(nèi)部文件”。

2.5文件的附件

2.5.1文件如有附件，在正文下空1行左空2字用宋體字標(biāo)識“附件”，后

標(biāo)全角冒號和名稱。

2.5.2附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)字，如："附件；1XXX”。

2.5.3附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。

18

2.5.4附件應(yīng)與文件正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”,

有序號時標(biāo)識序。

2.5.5附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與文件正文不能一起裝訂，

就在附件左上角第1行頂格標(biāo)識文件的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件。

2.6成文時間、署名和附注

2.6.1成文時間用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“0”。成文時間以領(lǐng)

導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合發(fā)文以最后簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

2.6.2在文件制發(fā)時必須按照要求署名，特殊情況或有專項指示的情況除外。

不重要的文件，只需署上經(jīng)辦人的姓名。

2.6.3文件如有附注，用宋體字，居左空2格（全甬）加圓括號標(biāo)識在需注

明項的下一行。

2.7文尾標(biāo)注

2.7.1對應(yīng)文件上報“主送”、“報呈”、“抄送”，編制“主題詞”?！爸?/p>

送”指文件處理或最終決策的部門或領(lǐng)導(dǎo)；“報呈”指參與決策的領(lǐng)

導(dǎo)需要了解相關(guān)情況的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；“抄送”是指與文件內(nèi)容有聯(lián)系的

相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)；“主題詞”可參照《國務(wù)院公文主題詞表》編制。

同時，標(biāo)引主題詞必須準(zhǔn)確，從主題詞表中選用的主題詞要能夠準(zhǔn)確

反映出文件的內(nèi)容特征和歸屬類別。除專有名詞外，一個詞不超過四

個字，每個詞之間空一格，無標(biāo)點(diǎn)。主題詞最少選兩個，最多不超過

七個。

2.7.2如遇前頁正文結(jié)束，落款轉(zhuǎn)至下頁，則須在落款的末頁上注明“本頁

無正文”字樣。

3.文件的收發(fā)處理程序

公司行文的程序為：擬稿、審核（部門領(lǐng)導(dǎo)）、簽發(fā)（公司領(lǐng)導(dǎo)）、打印、分發(fā)、

登記、歸檔、銷毀。

4.行文與打印管理

集團(tuán)各類文件統(tǒng)一使用A4尺寸打印稿，行文應(yīng)規(guī)范，不得有錯別字。

4.1公司行文由業(yè)務(wù)承辦人起草，在發(fā)文稿申請表中須有文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、

印制份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，部門負(fù)責(zé)人簽名、標(biāo)定日期和密級；部門

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負(fù)貢人審定，總裁簽字同意后打印發(fā)文。

4.2經(jīng)總裁批準(zhǔn)簽發(fā)的文稿交行政人事部統(tǒng)一編號打印，由起草入校對（對文稿

內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）修工后，及時送交給有關(guān)部門和人員，或由行政人事部

發(fā)出。

4.3打印人員不得截留文件，或?qū)⒋蛴?、?fù)印、傳真等行文中的有關(guān)商業(yè)秘密

或企業(yè)管理規(guī)定中須保密的事項透露給他人。

5.發(fā)文管理

5.1公司發(fā)文由行政人事部統(tǒng)一編號、加字頭存檔，例：華（發(fā)）字［20150001】

號、華（管）字【20150001】號。有領(lǐng)導(dǎo)批示的，還應(yīng)附批示件。

5.2部門和個人收文應(yīng)在行政人事部發(fā)文登記冊中簽名。

5.3公司制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命以及向政府有關(guān)部門的請示、

報告等以紅頭文件印發(fā)，其他文件通常用普通紙印發(fā)。

5.4公司內(nèi)部文件，各部門應(yīng)妥善保管，年終由行政人事部統(tǒng)一收回處理。

6.收文管理

6.1公司收文的處理程序為：收文、分文、記錄、傳送、歸檔。

6.2公司收文由行政人事部統(tǒng)一負(fù)責(zé)：收到發(fā)來文件后，應(yīng)先做好歸類、登記，

根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示和主辦部門處理后，收回歸檔。

6.3急件或涉及商業(yè)機(jī)密的傳真應(yīng)由專人處理。

6.4所有文件收取發(fā)放，必須有登記、簽收手續(xù)。

7.本制度最終解釋權(quán)歸集團(tuán)行政人事部所有。

行政管理制度

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文件名稱電話管理制度

部門行政人事部發(fā)布日期年月日

文件編號HHXZ/150104A版本號次

編制：審核：批準(zhǔn)：共1頁

四、電話管理制度

1.移動電話

1.1公司的全體管理人員都必須持有移動電話，電話由員工自行購置。

1.2公司高層領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、項目部管理人員、司機(jī)等，24小時開機(jī)（或

公告家庭座機(jī)電話）；其他人員的移動電話每天7：30?22：30開機(jī)。持

機(jī)人在規(guī)定的開機(jī)時間內(nèi)關(guān)閉手機(jī)，導(dǎo)致公事聯(lián)系不上者，每次給予50

元的處罰；當(dāng)月累計三次聯(lián)系不上者，加倍處罰。

2.固定電話

2.1本公司的固定電話，主要是為工作及方便開展業(yè)務(wù)之用，禁止員工在公司

內(nèi)打私人電話。打電話時應(yīng)使用普通話，且用語應(yīng)盡量簡潔、明確，以減

少通話時間。

2.2公司員工接聽公司電話的標(biāo)準(zhǔn)用語為：“您好，河南XXX集團(tuán)！”需轉(zhuǎn)接

時，應(yīng)告知對方說：“請稍等！”總的要求是規(guī)范、簡潔、禮貌。

2.3接聽電話應(yīng)及時，一般鈴響不應(yīng)超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近

的同事應(yīng)主動接聽，重要電話作好接聽記錄，嚴(yán)禁占用公司電話時間太長。

3.本制度最終解釋權(quán)歸集團(tuán)行政人事部所有。

行政管理制度

21

文件名稱工裝管理制度

部門行政人事部發(fā)布日期年月日

文件編號HHXZ/150105A版本號1次

編制：審核：批準(zhǔn)：共4頁

五、工裝管理制度

1.目的

為提升集團(tuán)對外形象，使集團(tuán)員工服裝標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化，充分展示團(tuán)隊綜合

素養(yǎng)，提升員工工作士氣，對工裝進(jìn)行統(tǒng)一管理，特制定本制度。

2.適用范圍：集團(tuán)所有員工

3.權(quán)責(zé)

3.1集團(tuán)行政人事部負(fù)責(zé)本制度的編制、實施與監(jiān)督；

3.2集團(tuán)總裁負(fù)責(zé)本制度的核準(zhǔn);

3.3集團(tuán)及各子公司行政人事部依照本制度負(fù)責(zé)員工工裝的管理。

4.工裝分類：按季節(jié)不同，工裝原則上分為秋冬裝和春夏裝。

4.1秋冬裝：

4.1.1男裝要求：以公司統(tǒng)一采買的工裝為標(biāo)準(zhǔn)，整套工裝包括西裝、長袖

襯衣、領(lǐng)帶、西褲和皮鞋。如圖所示：

22

4.1.2女士要求：以公司統(tǒng)一采買的工裝為標(biāo)準(zhǔn)，整套工裝包括西裝、長袖

襯衣（有領(lǐng)）、西裙（要有黑/肉色襪子配套）或西褲、皮鞋。如圖所

示：

4.2春夏裝

4.2.1男士要求穿短袖襯衣、西褲、皮鞋,以公司統(tǒng)一配置為標(biāo)準(zhǔn)

4.2.2女士要求穿短袖西裝或短袖襯衣（有領(lǐng)）、西裙或西褲、皮鞋，以

公司統(tǒng)一配置為標(biāo)準(zhǔn)

4.3其他：以上男士、女士著裝要求，如公司配備有統(tǒng)一工裝則以公司配置

的全套著裝進(jìn)行穿戴。如公司不配備工裝的、或尚未配備到位的、或試

用期未申領(lǐng)工裝的，要求如下：

4.3.1秋冬季男士著裝以深色西裝外套，淺色襯衣，深色西褲為準(zhǔn)，可根

據(jù)溫度自行添加毛衣毛衫等衣物；女士著裝要求同男士；

4.3.2春夏季男士著裝以短袖淺色純色襯衣，深包西褲為準(zhǔn)；女士著裝以

短袖淺色純色襯衣，深色短裙或西褲為準(zhǔn)；

4.3.3員工整體著裝風(fēng)格應(yīng)以簡單、