合同管理與審查流程規(guī)范

合同管理與審查流程規(guī)范TOC\o"1-2"\h\u4741第一章合同管理與審查的目標(biāo)和原則 1223641.1合同管理與審查的目標(biāo) 1311981.2合同管理與審查的原則 112983第二章合同管理的組織與職責(zé) 232652.1合同管理的組織機(jī)構(gòu) 2327202.2合同管理相關(guān)部門的職責(zé) 213906第三章合同審查的流程 2271843.1合同審查的前期準(zhǔn)備 2299793.2合同審查的具體步驟 26839第四章合同審查的內(nèi)容 2268714.1合同主體的審查 2190544.2合同條款的審查 325881第五章合同的風(fēng)險評估 3114795.1風(fēng)險識別與分析 3203695.2風(fēng)險應(yīng)對措施 330196第六章合同的審批與簽署 386446.1合同的審批流程 385436.2合同的簽署程序 314751第七章合同的履行與監(jiān)控 428437.1合同履行的跟蹤 4270417.2合同履行的風(fēng)險監(jiān)控 412306第八章合同的歸檔與保管 4260888.1合同歸檔的要求 4233838.2合同保管的措施 4第一章合同管理與審查的目標(biāo)和原則1.1合同管理與審查的目標(biāo)合同管理與審查的首要目標(biāo)是保證合同的合法性、有效性和可執(zhí)行性。通過對合同的全面管理和審查，防范潛在的法律風(fēng)險，保障企業(yè)的合法權(quán)益。具體而言，要保證合同符合法律法規(guī)的要求，不存在違法條款；同時要保證合同的條款清晰明確，雙方的權(quán)利義務(wù)界定準(zhǔn)確，避免產(chǎn)生歧義或糾紛；還需保證合同具有實際的可操作性，能夠在實際業(yè)務(wù)中得到順利履行。1.2合同管理與審查的原則合同管理與審查應(yīng)遵循以下原則：一是合法性原則，合同的內(nèi)容和簽訂程序必須符合法律法規(guī)的規(guī)定；二是公平性原則，合同雙方的權(quán)利義務(wù)應(yīng)公平合理，不得顯失公平；三是完整性原則，合同的條款應(yīng)完整，涵蓋合同履行的各個方面；四是風(fēng)險可控原則，通過對合同的審查和管理，有效識別和控制潛在風(fēng)險；五是效率性原則，在保證合同質(zhì)量的前提下，提高合同管理和審查的效率，降低成本。第二章合同管理的組織與職責(zé)2.1合同管理的組織機(jī)構(gòu)為了實現(xiàn)有效的合同管理，企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門的合同管理組織機(jī)構(gòu)。該機(jī)構(gòu)可以是一個獨立的部門，也可以是由多個相關(guān)部門組成的聯(lián)合機(jī)構(gòu)。其主要職責(zé)是制定和完善合同管理制度，監(jiān)督合同的簽訂和履行，協(xié)調(diào)處理合同糾紛等。在組織機(jī)構(gòu)中，應(yīng)明確各成員的職責(zé)和分工，保證合同管理工作的順利進(jìn)行。2.2合同管理相關(guān)部門的職責(zé)合同管理涉及多個部門，各部門應(yīng)明確各自的職責(zé)。法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的合法性進(jìn)行審查，提供法律意見；業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的起草和談判，保證合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)需求；財務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的財務(wù)條款進(jìn)行審查，評估合同的經(jīng)濟(jì)效益；審計部門負(fù)責(zé)對合同的簽訂和履行過程進(jìn)行監(jiān)督，防范違規(guī)行為。各部門之間應(yīng)密切協(xié)作，共同完成合同管理工作。第三章合同審查的流程3.1合同審查的前期準(zhǔn)備在進(jìn)行合同審查之前，需要進(jìn)行充分的前期準(zhǔn)備工作。要收集與合同相關(guān)的資料，包括對方的資質(zhì)證明、過往合作情況等。要了解合同的背景和目的，明確合同的主要內(nèi)容和關(guān)鍵條款。還需要確定審查的重點和難點，制定審查計劃。3.2合同審查的具體步驟合同審查的具體步驟包括：一是形式審查，對合同的格式、語言表達(dá)等進(jìn)行審查，保證合同的規(guī)范性；二是實質(zhì)審查，對合同的條款進(jìn)行詳細(xì)審查，包括合同主體、合同內(nèi)容、合同履行方式、違約責(zé)任等；三是溝通協(xié)調(diào)，對于審查中發(fā)覺的問題，及時與相關(guān)部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，尋求解決方案；四是出具審查意見，根據(jù)審查結(jié)果，出具書面審查意見，明確合同是否可以簽訂以及需要修改的內(nèi)容。第四章合同審查的內(nèi)容4.1合同主體的審查合同主體的審查是合同審查的重要內(nèi)容之一。要審查對方的主體資格是否合法，是否具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力。同時要審查對方的信譽狀況和履約能力，了解其是否存在不良信用記錄或經(jīng)營風(fēng)險。還需要審查合同主體的授權(quán)情況，保證其簽訂合同的行為是經(jīng)過合法授權(quán)的。4.2合同條款的審查合同條款的審查是合同審查的核心內(nèi)容。要審查合同條款是否完整，是否涵蓋了合同的主要內(nèi)容和關(guān)鍵事項。同時要審查合同條款的合法性、合理性和可操作性。對于重要的條款，如價格條款、質(zhì)量條款、交付條款、違約責(zé)任條款等，要進(jìn)行重點審查，保證其符合法律法規(guī)的規(guī)定和雙方的利益需求。第五章合同的風(fēng)險評估5.1風(fēng)險識別與分析在合同簽訂前，需要對合同可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和分析。通過對合同條款、合同主體、合同履行環(huán)境等方面的分析，找出潛在的風(fēng)險因素。例如，合同條款中可能存在的漏洞、對方主體的信用風(fēng)險、市場變化帶來的風(fēng)險等。對識別出的風(fēng)險因素進(jìn)行分析，評估其發(fā)生的可能性和影響程度。5.2風(fēng)險應(yīng)對措施根據(jù)風(fēng)險評估的結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于高風(fēng)險的因素，要采取積極的防范措施，如修改合同條款、要求對方提供擔(dān)保、增加保險條款等。對于中低風(fēng)險的因素，可以采取監(jiān)控和預(yù)警措施，及時發(fā)覺并處理可能出現(xiàn)的問題。同時要建立風(fēng)險應(yīng)急預(yù)案，以便在風(fēng)險發(fā)生時能夠迅速采取措施，降低損失。第六章合同的審批與簽署6.1合同的審批流程合同審批流程應(yīng)明確規(guī)定各級審批人員的職責(zé)和權(quán)限。一般來說，合同需要經(jīng)過業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等多個部門的審批。在審批過程中，各部門應(yīng)根據(jù)各自的職責(zé)對合同進(jìn)行審查，提出審批意見。對于重大合同或涉及重大利益的合同，還需要經(jīng)過高層領(lǐng)導(dǎo)的審批。審批通過后，方可進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)。6.2合同的簽署程序合同簽署程序應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定進(jìn)行。合同應(yīng)由法定代表人或其授權(quán)代表簽署，并加蓋企業(yè)公章。在簽署前，要保證合同內(nèi)容與審批意見一致，不存在未經(jīng)審批的修改內(nèi)容。簽署后，要及時將合同文本進(jìn)行歸檔保存，以備后續(xù)查閱和使用。第七章合同的履行與監(jiān)控7.1合同履行的跟蹤合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)對合同的履行情況進(jìn)行跟蹤。要建立合同履行跟蹤臺賬，及時記錄合同的履行進(jìn)度和相關(guān)情況。對于合同履行過程中出現(xiàn)的問題，要及時與對方溝通協(xié)調(diào)，尋求解決方案。同時要定期向相關(guān)部門匯報合同履行情況，保證合同能夠按照約定順利履行。7.2合同履行的風(fēng)險監(jiān)控在合同履行過程中，要加強對風(fēng)險的監(jiān)控。要密切關(guān)注合同履行環(huán)境的變化，及時發(fā)覺可能影響合同履行的風(fēng)險因素。對于發(fā)覺的風(fēng)險因素，要進(jìn)行評估和分析，采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。同時要建立風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，當(dāng)風(fēng)險達(dá)到一定程度時，及時發(fā)出預(yù)警信號，采取緊急措施，避免風(fēng)險擴(kuò)大。第八章合同的歸檔與保管8.1合同歸檔的要求合同歸檔應(yīng)按照企業(yè)內(nèi)部規(guī)定進(jìn)行。合同歸檔的內(nèi)容應(yīng)包括合同文本、審批文件、相關(guān)證明材料等。歸檔的合同應(yīng)按照合同編號、簽訂日期等進(jìn)行分類整理，保證歸檔資料的