會(huì)議策劃與組織 課件匯 楊鋒 第6-10章 會(huì)間服務(wù)工作- 秘書會(huì)務(wù)工作教學(xué)實(shí)訓(xùn)

第六章

會(huì)間服務(wù)工作

報(bào)到與簽到會(huì)議選舉與表決會(huì)議記錄會(huì)間危機(jī)管理會(huì)議主持工作會(huì)間文化活動(dòng)的安排會(huì)間住宿安排會(huì)間餐飲服務(wù)茶歇與攝影報(bào)到與簽到報(bào)到工作報(bào)到是指與會(huì)者持會(huì)議通知和有關(guān)證件到會(huì)議報(bào)到處簽到并填寫個(gè)人信息表，辦理繳費(fèi)、食宿登記等手續(xù)，領(lǐng)取會(huì)議文件的工作過(guò)程。查驗(yàn)有關(guān)證件住宿安排預(yù)收費(fèi)用分發(fā)會(huì)議文件與會(huì)人員信息登記與會(huì)者到達(dá)報(bào)到處后，會(huì)務(wù)工作人員要認(rèn)真查驗(yàn)與會(huì)者的身份證件、會(huì)議通知、單位介紹信、票證以及其他相關(guān)證件。查驗(yàn)的目的是確認(rèn)與會(huì)者的與會(huì)資格，確保會(huì)議的安全。會(huì)議如召開一天以上，都涉及住宿問(wèn)題。會(huì)議住宿一般有兩種辦理方式：一是會(huì)議住宿由會(huì)務(wù)組統(tǒng)一安排。這種方式會(huì)務(wù)組工作量比較大，要考慮與會(huì)者的身份和要求、收費(fèi)以及房間安排、與賓館結(jié)算等問(wèn)題。二是會(huì)議住宿由會(huì)務(wù)組與賓館事先約定，由個(gè)人在會(huì)議所在賓館自行登記，會(huì)務(wù)組不介入個(gè)人住宿，只需賓館協(xié)助登記與會(huì)者的房間號(hào)，便于會(huì)議期間聯(lián)系。會(huì)議文件在會(huì)前準(zhǔn)備時(shí)已經(jīng)裝袋備用，在與會(huì)者信息登記完成之后，會(huì)務(wù)工作人員要將會(huì)議文件發(fā)至與會(huì)人員手中，以保障會(huì)議文件的準(zhǔn)確發(fā)放。會(huì)議文件如有保密級(jí)別，應(yīng)特別制作保密文件簽領(lǐng)表，專門登記發(fā)放和清退，以保障會(huì)議文件的安全。有些會(huì)議需要與會(huì)者支付會(huì)務(wù)費(fèi)、食宿費(fèi)、資料費(fèi)等，這類會(huì)議報(bào)到時(shí)須安排專門的財(cái)務(wù)人員現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)并開清收訖。登記信息即是請(qǐng)與會(huì)者在登記表上填寫個(gè)人有關(guān)信息，如姓名、年齡、單位、職務(wù)、職稱、聯(lián)系地址、聯(lián)系電話、電子郵箱等。信息登記可以幫助統(tǒng)計(jì)與會(huì)人員人數(shù)，了解與會(huì)者的具體情況，以便做好會(huì)議期間的各項(xiàng)服務(wù)工作。在會(huì)議結(jié)束前，會(huì)議登記表還可根據(jù)需要編制成通訊錄，發(fā)放給所有與會(huì)者。簽到工作簽到是指與會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)之前，要在事先準(zhǔn)備好的簿、表上簽上與會(huì)者姓名，表示到會(huì)的工作過(guò)程。簽到與報(bào)到有聯(lián)系又有區(qū)別：一般小型會(huì)議會(huì)期短，無(wú)須集中接待，報(bào)到與簽到同時(shí)、同場(chǎng)合進(jìn)行；大型會(huì)議或隆重的、具有紀(jì)念意義的、保密的會(huì)議，會(huì)期長(zhǎng)，會(huì)議活動(dòng)多，需要集中接待，報(bào)到與簽到有先后之分，有些還在不同場(chǎng)合。與會(huì)者開會(huì)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)則在會(huì)場(chǎng)門前簽到。有些重要會(huì)議或保密會(huì)議，與會(huì)者在每場(chǎng)會(huì)議入場(chǎng)前均要求簽到。在一些法定性會(huì)議上，簽到是一種法律行為。會(huì)議簽到是一項(xiàng)重要的會(huì)中會(huì)務(wù)工作，其作用有：一是及時(shí)、準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)與會(huì)人員人數(shù)，以便確定會(huì)議決議、表決和選舉的有效性；二是慶典儀式、紀(jì)念性活動(dòng)用簽到簿簽到，這樣可以珍藏，留作永久紀(jì)念；三是檢查會(huì)議缺席情況；四是對(duì)于法定性會(huì)議，簽到作為第一手記錄，具有憑證的作用和法律效用。表式簽到表式簽到是采用事先設(shè)計(jì)好的表格簽到的方式。一般需要填寫的與會(huì)者信息包括：序號(hào)、姓名、性別、單位及地址、職務(wù)或職稱、聯(lián)系地址、電話、電子郵箱、住會(huì)房間號(hào)、備注等內(nèi)容。會(huì)議規(guī)模大、人數(shù)多的會(huì)議，如采用表式簽到，應(yīng)當(dāng)注意不能先將簽到表裝訂成冊(cè)，應(yīng)分成單張，讓與會(huì)者分頭簽到，會(huì)議結(jié)束后，再裝訂成冊(cè)。這樣能夠避免到會(huì)高峰期的擁擠和忙亂，準(zhǔn)確、快速地完成簽到工作。會(huì)務(wù)工作人員代為簽到會(huì)務(wù)工作人員代為簽到是指無(wú)須與會(huì)者親自簽到，會(huì)務(wù)工作人員在事先制定的參加會(huì)議的花名冊(cè)上標(biāo)記符號(hào)，以了解到會(huì)情況，統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)的簽到方式。如以“√”表示到會(huì)，以“×”表示缺席，以“○”表示請(qǐng)假等。這種簽到方式簡(jiǎn)便易行，但前提是會(huì)務(wù)工作人員必須認(rèn)識(shí)與會(huì)者。此外，當(dāng)人數(shù)多時(shí)，簽到統(tǒng)計(jì)也容易混亂，因此，此種簽到方式只適合小型內(nèi)部會(huì)議。座次表簽到座次表簽到是會(huì)務(wù)工作人員按照會(huì)議規(guī)模，事先編制好座次表，表上每個(gè)座位填上與會(huì)人員姓名和座位號(hào)碼。座次表的設(shè)計(jì)要體現(xiàn)整體性，按區(qū)域劃分座次，將同一地區(qū)、同一部門的與會(huì)者集中一起，既方便與會(huì)者查找自己的座位，也便于會(huì)務(wù)工作人員統(tǒng)計(jì)到會(huì)單位人數(shù)，同時(shí)，這能提高了會(huì)務(wù)組織工作效率。簿式簽到簿式簽到是指在會(huì)務(wù)工作人員事先準(zhǔn)備好的簽到簿上簽上自己的姓名，表示到會(huì)。一般慶典類、紀(jì)念性會(huì)議使用簿式簽到。簽到簿一般裝幀都非常精美，宜于收藏。簽到筆也較講究，一般可用油性簽到筆，以體現(xiàn)簽名的個(gè)性化，并留作永久紀(jì)念。簽到之前，會(huì)務(wù)工作人員要事先做好準(zhǔn)備，在簽到簿的封面或扉頁(yè)寫明會(huì)議的名稱、時(shí)間和地點(diǎn)，以便日后查考。一卡通簽到一卡通簽到是目前比較先進(jìn)的一種簽到方式，適合中大型會(huì)議簽到使用。一卡通是將簽到卡、會(huì)員證、代表證以及食宿出入證組合在一起而制作的電子卡片。采用這種簽到方式，事前要做大量準(zhǔn)備工作。會(huì)務(wù)工作人員會(huì)前要匯總編輯與會(huì)者個(gè)人信息，將與會(huì)者的姓名、性別、年齡、單位、職務(wù)或職稱、聯(lián)系電話、代表性質(zhì)、分組情況、證件編號(hào)以及座位編號(hào)等信息事先輸入電子卡和簽到機(jī)，簽到時(shí)與會(huì)者只需把簽到卡在簽到機(jī)上刷一下，即可以完成簽到工作。這種簽到方式方便、快捷、功能齊全，目前國(guó)內(nèi)外普遍使用。會(huì)議記錄會(huì)議記錄的含義與特點(diǎn)會(huì)議記錄過(guò)程中，會(huì)議發(fā)言人是主動(dòng)者，而會(huì)議記錄人員是被動(dòng)者。開會(huì)時(shí)，會(huì)議記錄人員事先基本無(wú)法了解發(fā)言人要講的內(nèi)容，講什么，講多長(zhǎng)時(shí)間。會(huì)議記錄人員基本受發(fā)言人的支配，仔細(xì)聽、認(rèn)真記，從這點(diǎn)來(lái)看，會(huì)議記錄工作具有被動(dòng)性。時(shí)間性被動(dòng)性會(huì)議記錄是如實(shí)記錄會(huì)議的與會(huì)情況、報(bào)告和講話、會(huì)議決議等內(nèi)容的一種應(yīng)用性文體，是會(huì)議實(shí)況的真實(shí)反映，是當(dāng)次會(huì)議的歷史的、原始的檔案。一份完整、簡(jiǎn)潔、條理清楚的會(huì)議記錄，可以提供會(huì)議活動(dòng)的原始信息，為形成和編寫會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)打好基礎(chǔ)，為幫助會(huì)務(wù)工作人員會(huì)后更好地傳達(dá)會(huì)議精神，使會(huì)議的各項(xiàng)決議能在今后的工作中得到充分貫徹和執(zhí)行提供依據(jù)。同時(shí)還為以后檢查會(huì)議決議的執(zhí)行情況提供依據(jù)。技術(shù)性為更快更準(zhǔn)完成任務(wù)，會(huì)議記錄可借助速記技術(shù)以及其他現(xiàn)代化手段進(jìn)行輔助。運(yùn)用技術(shù)，保障了會(huì)議記錄的安全、快捷、全面和準(zhǔn)確，提高了會(huì)議記錄的質(zhì)量。會(huì)議記錄的時(shí)間性強(qiáng)，這一方面體現(xiàn)在記寫過(guò)程的時(shí)間性，也體現(xiàn)在會(huì)后形成會(huì)議正式文件的時(shí)間性。會(huì)議記錄是一種即時(shí)記寫的活動(dòng)，是貫徹會(huì)議精神的基礎(chǔ)需要及時(shí)整理出來(lái)。會(huì)議記錄的內(nèi)容

會(huì)議的其他內(nèi)容

會(huì)議概況

會(huì)議內(nèi)容會(huì)議的概況包括會(huì)議名稱、屆次、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、出席人、列席人、缺席人、旁聽人、記錄人、記錄審核人等，有的要標(biāo)注職務(wù)，缺席的要注明缺席的原因。這些項(xiàng)目都應(yīng)在會(huì)議正式召開前詳細(xì)、清楚地填寫好，經(jīng)常性的例會(huì)可以制成表格。會(huì)議內(nèi)容是會(huì)議記錄的主體部分，包括會(huì)議議題、講話發(fā)言、形成的決議等。這部分記錄按會(huì)議議程和各項(xiàng)活動(dòng)的先后次序記錄，發(fā)言人姓名要寫全，會(huì)議的決議要準(zhǔn)確，并寫明表決的方式，如口頭表決、鼓掌表決、舉手表決、無(wú)記名書面表決、電子計(jì)算機(jī)表決等，以及表決結(jié)果，如同意、反對(duì)、棄權(quán)的票數(shù)。一次未決，有多輪表決的情況，也要記錄在案。會(huì)議的其他情況是指會(huì)議期間會(huì)場(chǎng)內(nèi)發(fā)生的與會(huì)議進(jìn)程和會(huì)議內(nèi)容有關(guān)的情況，需要記錄。會(huì)場(chǎng)情況可以幫助了解會(huì)議的氣氛以及與會(huì)者的態(tài)度和情緒，使讀者對(duì)會(huì)議有更全面的認(rèn)識(shí)。如與會(huì)者的掌聲、笑聲，與會(huì)者遲到、早退、中途退場(chǎng)以示不滿的情況等。會(huì)議記錄的方法與要求記什么即除了記錄會(huì)議概況外，只要求記錄會(huì)議的議題議程和會(huì)議的結(jié)果，不必記發(fā)言的內(nèi)容和經(jīng)過(guò)。簡(jiǎn)易記錄僅限于事務(wù)性會(huì)議。（一）會(huì)議記錄的方法記錄時(shí)有言必錄，對(duì)會(huì)議的全過(guò)程、所有發(fā)言人的發(fā)言、發(fā)言過(guò)程中的插話、會(huì)場(chǎng)情況等做原原本本的記錄。詳細(xì)記錄用于重要會(huì)議，并要求會(huì)議記錄人員掌握熟練的速記方法。摘要記錄法即除了會(huì)議概況必須詳細(xì)記錄之外，只需記錄會(huì)議的議題、議程、發(fā)言人姓名、發(fā)言的重點(diǎn)和要點(diǎn)、決議情況等的記錄方法。摘要記錄法適用于一般事務(wù)性會(huì)議，要求記錄人員應(yīng)當(dāng)在充分掌握會(huì)議內(nèi)容、議題的輕重、發(fā)言人的發(fā)言宗旨與意圖的情況下方可使用這種方法。詳細(xì)記錄法可使用現(xiàn)代速錄設(shè)備進(jìn)行速記，或由幾個(gè)記錄人員同時(shí)記錄，會(huì)后共同核對(duì)整理，每個(gè)記錄人員都在整理稿上簽字。如領(lǐng)導(dǎo)同意，也可以使用錄音的辦法，會(huì)后根據(jù)錄音整理。摘要記錄法簡(jiǎn)易記錄法會(huì)議記錄的方法與要求5（二）會(huì)議記錄的要求快速注意力集中、反應(yīng)迅速、判斷準(zhǔn)確規(guī)范用簽字筆記錄，會(huì)后要及時(shí)核對(duì)、整理、謄清并簽字真實(shí)高度的責(zé)任心和良好素養(yǎng)完整完整記錄，不要遺漏簡(jiǎn)潔以清楚而簡(jiǎn)潔的形式將會(huì)議內(nèi)容表達(dá)出來(lái)會(huì)議記錄的格式

簿式表格式標(biāo)題一種是通用標(biāo)題，一種是專用標(biāo)題。通用標(biāo)題適用于一般性會(huì)議。寫法是直接在會(huì)議記錄簿的空白頁(yè)正中寫上“會(huì)議記錄”四個(gè)字。會(huì)議名稱寫在首部。專用標(biāo)題適用于專項(xiàng)會(huì)議或重大會(huì)議。寫法是在會(huì)議記錄簿的空白頁(yè)正中寫上“會(huì)議名稱＋會(huì)議記錄”。首部會(huì)議記錄首部記錄會(huì)議的概況，內(nèi)容有：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、出席人、缺席與請(qǐng)假人、記錄人、主持人。主體會(huì)議記錄主體部分記錄會(huì)議的進(jìn)程。內(nèi)容有：會(huì)議的議題、議程、發(fā)言人及發(fā)言情況、表決情況、會(huì)場(chǎng)情況、會(huì)議結(jié)果。尾部會(huì)議記錄的尾部用于簽署。內(nèi)容有：會(huì)議記錄人簽署、會(huì)議記錄審核人簽署、會(huì)議發(fā)言人簽署、簽署時(shí)間。簿式表格式會(huì)議選舉與表決選舉與表決會(huì)議選舉活動(dòng)是各級(jí)各類法定性會(huì)議的重要內(nèi)容，包括候選人的推薦和確定、選舉人的登記和審查、選舉活動(dòng)的安排和實(shí)施、選舉結(jié)果的統(tǒng)計(jì)和公布等一系列工作。表決是指具有表決權(quán)的會(huì)議成員通過(guò)投票、舉手等方式對(duì)特定的事項(xiàng)表達(dá)贊同、反對(duì)、棄權(quán)意志的行為過(guò)程，是通過(guò)決議或決策所使用的一種民主方式。選舉和表決是現(xiàn)代社會(huì)的兩種民主形式。通過(guò)會(huì)議選舉和表決可以極大地提高群眾的主人翁責(zé)任感和工作的積極性、創(chuàng)造性，有利于民主集中制的發(fā)揚(yáng)，有利于克服官僚主義，改進(jìn)工作作風(fēng)。隨著民主機(jī)制的不斷完善，選舉和表決越來(lái)越頻繁地出現(xiàn)在政治、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，成為現(xiàn)代會(huì)議的一項(xiàng)重要內(nèi)容。表決方式表決03鼓掌表決02舉手表決01口頭表決舉手表決是最傳統(tǒng)、最基本的表決方式。主持人宣布決議，與會(huì)者舉右手表示贊同，不舉手表示不贊同，根據(jù)舉手人數(shù)的多少?zèng)Q定表決結(jié)果。0405投票選舉和表決按電子表決器選舉與表決的工作程序（一）制定選舉和表決規(guī)則選舉和表決規(guī)則是在選舉、評(píng)選和表決活動(dòng)時(shí)，規(guī)范選舉和表決的程序以及規(guī)范組織者和選舉人、評(píng)選人、表決人的行為的各項(xiàng)法律、法規(guī)、規(guī)章、組織章程的總和。制定選舉和表決規(guī)則的目的，是為了防止少數(shù)人操縱選舉和表決的過(guò)程，保證選舉、表決的科學(xué)性、民主性和公正性。此外，也是為了避免當(dāng)事人在程序和技術(shù)上的分歧帶來(lái)選舉與表決造成的負(fù)面影響。選舉與表決的工作程序（二）投票選舉和表決的程序(1)會(huì)議執(zhí)行主席宣布選舉或表決開始，并向大會(huì)報(bào)告本次會(huì)議應(yīng)到人數(shù)和實(shí)到人數(shù)；(2)報(bào)告候選人產(chǎn)生的過(guò)程并介紹候選人的情況，必要時(shí)可安排候選人與代表見面或發(fā)表演說(shuō)；(3)通過(guò)選舉或表決辦法，通過(guò)總監(jiān)票、計(jì)票、唱票人名單。一般采用舉手或鼓掌通過(guò)方式產(chǎn)生；(4)監(jiān)票人核查會(huì)議秘書處提交的選票或表決票；(5)監(jiān)票人當(dāng)眾檢查投票箱，然后當(dāng)眾密封；(6)工作人員分發(fā)選票并檢查實(shí)發(fā)選票或表決權(quán)票與實(shí)到人數(shù)是否相同；選舉與表決的工作程序（二）投票選舉和表決的程序(7)總監(jiān)票人宣讀填寫或表決票的注意事項(xiàng)以及投票的順序、路線；(8)正式填寫選票或表決票；(9)投票時(shí)，先由主席團(tuán)成員投票，再由監(jiān)票人和計(jì)票工作人員中的正式代表投票，最后由其他正式代表投票；(10)當(dāng)場(chǎng)統(tǒng)計(jì)選票或表決票；(11)總監(jiān)票人宣讀選票或表決票的統(tǒng)計(jì)結(jié)果；(12)會(huì)議執(zhí)行主席宣布選舉或表決結(jié)果。選舉與表決的工作程序格式（三）制作選票和表決票標(biāo)題：由“會(huì)議名稱＋選舉的目標(biāo)職務(wù)＋選票”構(gòu)成；或由“獎(jiǎng)項(xiàng)名稱＋選票”構(gòu)成。候選人名單候選人名單必須按一定規(guī)則排列，一般以姓氏筆畫排列。如果遴選候選人，也可以按前一輪推薦時(shí)的得票多少排列。候選人名單一般采用表格的形式，在設(shè)計(jì)候選人名單表格時(shí)，應(yīng)留出適當(dāng)空格，供選舉人填寫。注意事項(xiàng)選票的下方要求清楚寫明選舉要求和方法，內(nèi)容包括：明確等額選舉還是差額選舉，每張選票選出候選人的上限，是否可以另選他人，表達(dá)意見的方式及符號(hào)等。簽署選票末尾要標(biāo)明選舉機(jī)構(gòu)的名稱和選舉時(shí)間。有些選票還要求在選票簽署位置蓋選舉機(jī)構(gòu)的印章。選票和表決票是書面投票時(shí)選舉人和表決人表達(dá)意志的載體，具有憑證和保密的作用。選舉與表決的工作程序（四）制作投票箱投票箱的制作以簡(jiǎn)單輕便、設(shè)計(jì)莊重和方便密封與開啟為原則。投票箱的數(shù)量要根據(jù)參加投票的人數(shù)多少而定。擺放投票箱要考慮會(huì)場(chǎng)布局、座次安排和投票的行進(jìn)路線。選舉與表決的工作程序（五）推選監(jiān)票人監(jiān)票人應(yīng)當(dāng)在選舉之前經(jīng)大家推選產(chǎn)生。監(jiān)票人應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行職責(zé)，監(jiān)督整個(gè)選舉過(guò)程，并最終將選舉過(guò)程口頭向大會(huì)報(bào)告。會(huì)間危機(jī)管理會(huì)間危機(jī)管理的內(nèi)容與特點(diǎn)123會(huì)議期間突發(fā)事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、方式以及嚴(yán)重程度等是人們始料未及的，因此較難事先把握。突發(fā)性突發(fā)事件的發(fā)生是在人們的預(yù)料之外，且發(fā)生在會(huì)議進(jìn)行之中，既關(guān)系到全體與會(huì)人員安危，也關(guān)系到社會(huì)和組織的安危，需緊急采取應(yīng)對(duì)措施，及時(shí)有效地加以處理。隨著事態(tài)的發(fā)展，事件所造成的損失也會(huì)越來(lái)越大，因此，須進(jìn)行有效的危機(jī)管理，反應(yīng)要快、決策要準(zhǔn)、行動(dòng)要迅速，把損失降到最低點(diǎn)。緊迫性嚴(yán)重性會(huì)間危機(jī)管理是指對(duì)開會(huì)期間突然發(fā)生事件的應(yīng)對(duì)與處理。會(huì)間危機(jī)管理的內(nèi)容包括：會(huì)議期間因照明、空調(diào)、會(huì)場(chǎng)容量等原因出現(xiàn)的場(chǎng)地問(wèn)題，因組織協(xié)調(diào)原因出現(xiàn)的流程銜接不當(dāng)、信息不能及時(shí)傳遞的組織問(wèn)題，因發(fā)言人的言語(yǔ)以及行為引起的會(huì)場(chǎng)騷亂，與會(huì)者突發(fā)危重病情，自然災(zāi)害等。會(huì)議期間突發(fā)事件造成的損害有直接損害和間接損害兩種。這些損害不僅體現(xiàn)在與會(huì)人員的傷亡、財(cái)產(chǎn)的損失和環(huán)境的破壞上，而且還體現(xiàn)在對(duì)個(gè)人心理和社會(huì)心理所造成的破壞性沖擊，進(jìn)而滲透到社會(huì)生活的各個(gè)方面。會(huì)間應(yīng)急方案與應(yīng)對(duì)措施（教材p117表6-4）處理危機(jī)事件的要求123危機(jī)事件發(fā)生后，會(huì)務(wù)工作人員應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r(shí)間將發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過(guò)、危害程度等情況向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，以便領(lǐng)導(dǎo)全面掌握情況，全面指揮，力爭(zhēng)把危害降到最小。及時(shí)報(bào)告會(huì)前準(zhǔn)備工作中作了應(yīng)急方案，如與事件相符，應(yīng)首先啟動(dòng)應(yīng)急方案，按方案中的措施、方式進(jìn)行，從容地處理和解決危機(jī)問(wèn)題。如事先未制定應(yīng)急方案，則應(yīng)按緊急和危險(xiǎn)程度，分清工作主次先后，采取合適的應(yīng)急措施。啟動(dòng)應(yīng)急方案要大膽、果斷，還要細(xì)致、穩(wěn)妥會(huì)議主持工作會(huì)議主持人的選擇會(huì)議主持人是會(huì)議進(jìn)行中的核心角色，是會(huì)議進(jìn)程的動(dòng)力和導(dǎo)向。會(huì)議主持人一旦確定，需要建立權(quán)威性和唯一性，所有與會(huì)人員必須服從會(huì)議主持人的指揮和領(lǐng)導(dǎo)。成功的會(huì)議主持人能因勢(shì)利導(dǎo)，有效控制會(huì)議的進(jìn)程，確保會(huì)議高效。因此，選擇合適的會(huì)議主持人是開好會(huì)議的關(guān)鍵因素。受領(lǐng)導(dǎo)委派，一些事務(wù)性會(huì)議、協(xié)調(diào)性會(huì)議可以由會(huì)議組織者主持。會(huì)議組織者主持會(huì)議能直接準(zhǔn)確地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，知道召開會(huì)議要解決什么問(wèn)題，達(dá)到什么目的，開會(huì)的目的性非常明確。選擇會(huì)議組織者如有商議并須形成決議的會(huì)議，一般選擇與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)中地位最高的人主持會(huì)議。最高領(lǐng)導(dǎo)人能整合大家意見，從全局角度和更高層次看問(wèn)題、分析問(wèn)題，找出問(wèn)題的癥結(jié)，從而化解矛盾，最終形成會(huì)議決議。選擇與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)中地位最高的人以傳遞信息為主要目的的會(huì)議，一般選擇與會(huì)議議題密切相關(guān)的人主持會(huì)議。選擇與會(huì)議議題密切相關(guān)的人領(lǐng)導(dǎo)地位議題相關(guān)多方公認(rèn)會(huì)議組織選擇被多方公認(rèn)的人會(huì)議內(nèi)容如涉及多方利益，因利益和立場(chǎng)不同自然會(huì)形成幾方勢(shì)力，此種情況的會(huì)議，適合推選被多方公認(rèn)的人主持會(huì)議。會(huì)議主持工作三部曲準(zhǔn)時(shí)開會(huì)要培養(yǎng)準(zhǔn)時(shí)開會(huì)的良好會(huì)風(fēng)，不要因?yàn)槟澄活I(lǐng)導(dǎo)或嘉賓未按時(shí)到會(huì)而延遲開會(huì)，否則，不僅影響本次會(huì)議的進(jìn)程，而且會(huì)形成不守時(shí)的不良會(huì)風(fēng)。進(jìn)入程序結(jié)束程序推進(jìn)程序?qū)⑴c會(huì)者引入會(huì)議狀態(tài)會(huì)議主持人在會(huì)議開始前，要先設(shè)法引領(lǐng)全體與會(huì)者進(jìn)入會(huì)議狀態(tài)。開場(chǎng)白開場(chǎng)白是一段系統(tǒng)、簡(jiǎn)潔、審慎并有明確宗旨的3-5分鐘的講話。其主要內(nèi)容包括開會(huì)的目的、已知的重要資訊及議事方式等。好的開場(chǎng)白不僅可以起到畫龍點(diǎn)睛的作用，也能活躍會(huì)議氣氛，引導(dǎo)與會(huì)者投入會(huì)議，激發(fā)與會(huì)者的思維和活力。會(huì)議主持工作三部曲控制會(huì)議進(jìn)程會(huì)議時(shí)間有一定限度，無(wú)論短期、中期、長(zhǎng)期會(huì)議，一般每一段會(huì)議最好不要超過(guò)2.5小時(shí)，這是由人的生理和心理特點(diǎn)決定的。進(jìn)入程序結(jié)束程序推進(jìn)程序防止冷場(chǎng)與沉默遇到這種情況，會(huì)議主持人要察言觀色，善于揣摩與會(huì)者心思，弄清會(huì)議冷場(chǎng)和沉默的原因。要有耐心，不要簡(jiǎn)單粗魯行事，尤其不要以點(diǎn)名的方式處理，否則可能適得其反，事與愿違。正確的方法是主持人要善于抓時(shí)機(jī)或主動(dòng)引出話題，激發(fā)與會(huì)者發(fā)言的欲望，增強(qiáng)他們的自信和勇氣。引導(dǎo)與會(huì)者實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)防止偏離目標(biāo)。阻止無(wú)序的發(fā)言。隨時(shí)澄清模糊的概念和理清混亂的思路。適時(shí)做簡(jiǎn)短概括。會(huì)議主持工作三部曲會(huì)議結(jié)束的時(shí)機(jī)討論已經(jīng)完成，并且會(huì)議主持人已經(jīng)完成了議程上的所有事項(xiàng)。時(shí)間已經(jīng)到了。意見被一再重復(fù)而且沒(méi)有任何其他新的提議。現(xiàn)有信息有限，還需要重新準(zhǔn)備才能繼續(xù)進(jìn)行下去。進(jìn)入程序結(jié)束程序推進(jìn)程序總結(jié)會(huì)議主持人總結(jié)的內(nèi)容：通報(bào)會(huì)議取得的成果，已經(jīng)做出的決定和達(dá)成的協(xié)議等；用明確的語(yǔ)言指出分歧，估計(jì)它的影響，說(shuō)明分歧是多數(shù)還是少數(shù)；指出下一步必須做的事情，明確今后的行動(dòng)方案，指出哪些事情會(huì)后應(yīng)得到落實(shí)，負(fù)責(zé)人是誰(shuí)。并非所有會(huì)議結(jié)束時(shí)都要做出決定，但所有會(huì)議在結(jié)束時(shí)都必須講求結(jié)束技巧。主持人總結(jié)的方式有：歸納式、號(hào)召鼓動(dòng)式、啟發(fā)式。會(huì)間文化活動(dòng)的安排安排會(huì)間文化活動(dòng)的意義會(huì)議期間可適當(dāng)安排一些有益于身心健康的文化活動(dòng)。這些文化活動(dòng)不但可以活躍會(huì)議氣氛、豐富會(huì)議生活，同時(shí)還為與會(huì)者之間深層接觸與交流創(chuàng)造機(jī)會(huì)，促進(jìn)大家和諧相處，增進(jìn)相互了解。會(huì)間文化活動(dòng)雖未直接作用于會(huì)議，但精心組織的文化活動(dòng)對(duì)提高會(huì)議成效可起到積極的促進(jìn)作用。組織會(huì)間文化活動(dòng)的原則健康輕松安排會(huì)間文化活動(dòng)的目的是調(diào)節(jié)與會(huì)者的狀態(tài)和會(huì)議生活的節(jié)奏，不同于平日組織的文藝活動(dòng)或體育活動(dòng)，因此，不宜組織體能消耗太大的文體活動(dòng)，應(yīng)以輕松快樂(lè)為原則。從簡(jiǎn)節(jié)約安全有序自覺(jué)自愿會(huì)間文化活動(dòng)提倡大家參加，但絕不硬性要求，應(yīng)遵循自覺(jué)自愿的原則。因?yàn)榕c會(huì)者的年齡、身體狀況、興趣各有不同，對(duì)此應(yīng)予以尊重。1234安排會(huì)間文化活動(dòng)的目的是調(diào)節(jié)與會(huì)者的狀態(tài)和會(huì)議生活的節(jié)奏，不同于平日組織的文藝活動(dòng)或體育活動(dòng)，因此，不宜組織體能消耗太大的文體活動(dòng)，應(yīng)以輕松快樂(lè)為原則。由于會(huì)議的時(shí)間和經(jīng)費(fèi)都是有限的，所以，會(huì)間文化活動(dòng)時(shí)間不宜安排得過(guò)長(zhǎng)，也不應(yīng)鋪張浪費(fèi)。會(huì)務(wù)組對(duì)與會(huì)人員的人身安全負(fù)有一定責(zé)任，因此，一定不要組織一些帶危險(xiǎn)性的活動(dòng)。人數(shù)較多的會(huì)間活動(dòng)，更應(yīng)當(dāng)集體組織安排，以免人多混亂，發(fā)生意外。會(huì)間文化活動(dòng)的類型組織觀看電影或文藝演出組織外出參觀考察組織游覽活動(dòng)組織戶內(nèi)文體活動(dòng)戶內(nèi)文藝活動(dòng)包括舞會(huì)、卡拉ＯＫ、自編自演文藝晚會(huì)、游泳、棋牌、游戲等多種形式。組織這種活動(dòng)，要事先了解與會(huì)人員的興趣、愛(ài)好、性格、特長(zhǎng)等，以便有針對(duì)性地組織活動(dòng)。1234組織這類活動(dòng)，時(shí)間可以安排在晚上，既不影響開會(huì)，也充實(shí)了與會(huì)者的晚間生活。組織者要事先統(tǒng)計(jì)好人數(shù)，提前訂票和訂位。如果是大型會(huì)議，人數(shù)多，可以跟影院協(xié)商包場(chǎng)，既可以節(jié)省費(fèi)用，時(shí)間安排上也有協(xié)商的可能。外出參觀考察是指組織到會(huì)場(chǎng)以外的相關(guān)地區(qū)和單位學(xué)習(xí)、實(shí)地參觀考察。組織這類活動(dòng)涉及的問(wèn)題較多，因此不可隨意行事。事先要做出出行計(jì)劃，要與參觀學(xué)習(xí)的單位取得聯(lián)系，讓對(duì)方有所準(zhǔn)備，以便做好接待、介紹、講解等工作。人數(shù)多，出行不便時(shí)，可化整為零，編成一個(gè)個(gè)小組，每小組有專人負(fù)責(zé)。如果外出時(shí)間較長(zhǎng)，還應(yīng)注意外出的飲水、食宿問(wèn)題。游覽活動(dòng)能展現(xiàn)會(huì)議所在地文化特點(diǎn)或有特色旅游景點(diǎn)。組織游覽活動(dòng)既要考慮景點(diǎn)的代表性，還要考慮經(jīng)費(fèi)和交通以及安全等問(wèn)題。組織人員要事先安排好接送車輛，清楚標(biāo)記車號(hào)，出發(fā)前認(rèn)真清點(diǎn)人數(shù)，避免漏掉。。會(huì)間餐飲服務(wù)會(huì)議餐飲服務(wù)的工作程序010305020406制訂方案印制和發(fā)放就餐憑證統(tǒng)計(jì)就餐人數(shù)預(yù)訂餐廳就餐前檢查商定菜譜會(huì)議時(shí)間在一天或一天以上的會(huì)議，一般要安排會(huì)議用餐。餐飲是會(huì)議進(jìn)程中的重要環(huán)節(jié)，也具有交流感情、融洽關(guān)系的重要作用。無(wú)論是普通的便餐，還是隆重的宴會(huì)，餐飲都體現(xiàn)會(huì)議的服務(wù)理念和公關(guān)理念，也反映會(huì)務(wù)工作人員的組織能力和禮儀水平。制定方案（１）就餐時(shí)間。就餐時(shí)間一般要服從會(huì)議的總體安排，分為早餐、午餐和晚餐。（２）就餐地點(diǎn)。應(yīng)根據(jù)人數(shù)的多少，適當(dāng)安排就餐地點(diǎn)。（３）就餐標(biāo)準(zhǔn)。就餐標(biāo)準(zhǔn)要根據(jù)會(huì)議的規(guī)格而定，分別按早、午、晚三餐計(jì)算。（４）就餐形式。就餐形式是指采用圍餐還是自助餐等。（５）就餐憑證，是指就餐時(shí)就餐人憑餐券還是會(huì)議證件就餐。（６）食品安全措施，是指保障食品安全的具體措施。比如控制食材的采購(gòu)渠道、檢查食品生產(chǎn)環(huán)節(jié)的管理等。（７）其他事項(xiàng)。預(yù)訂餐廳一是餐廳的大小能否容納會(huì)議全體與會(huì)者；二是餐廳的衛(wèi)生條件是否達(dá)標(biāo)；三是飯菜的品種和質(zhì)量是否滿足要求；四是餐廳與會(huì)場(chǎng)或與會(huì)者駐地的距離是否適當(dāng)，出行是否方便；五是就餐的價(jià)格是否合理；六是服務(wù)品質(zhì)。統(tǒng)計(jì)就餐人數(shù)為了不造成浪費(fèi)，會(huì)議就餐應(yīng)隨時(shí)統(tǒng)計(jì)就餐人數(shù)，特別是正餐和宴會(huì)。統(tǒng)計(jì)人數(shù)的方法可根據(jù)會(huì)議簽到進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，也可分組統(tǒng)計(jì)，最后匯總。商定菜譜制定菜譜是一項(xiàng)技術(shù)性工作。豐儉得當(dāng)、美味可口的飯菜是會(huì)務(wù)工作人員精到的點(diǎn)菜技巧的結(jié)果，與會(huì)者能從餐桌上的美味佳肴中感受到熱情、體貼和尊重。因此，要重視菜譜的制定。在菜式的選擇上要體現(xiàn)顧全大局、勤儉節(jié)約的原則，反對(duì)大吃大喝和鋪張浪費(fèi)。擬定菜單既要注意通行的常規(guī)，又要照顧到地方特色，還要注意照顧東西南北各地口味，照顧不同國(guó)家和地區(qū)、不同民族的飲食習(xí)慣。在分量上，一般以每人每餐總食量400-500克為基本計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)地區(qū)或季節(jié)差異適當(dāng)增減。印制和發(fā)放就餐憑證就餐憑證一般有兩種：一種是印制專門的餐券，按會(huì)議實(shí)際召開的天數(shù)和餐數(shù)分別印制成單張餐券，在會(huì)議報(bào)到時(shí)放在文件袋中與會(huì)議文件一同發(fā)放，每次用餐時(shí)由工作人員或餐廳服務(wù)員收取，會(huì)務(wù)組憑所收餐票結(jié)賬；另一種是憑會(huì)議證進(jìn)入餐廳，結(jié)算按事先報(bào)告的人數(shù)計(jì)算。就餐前檢查為確保與會(huì)人員就餐的安全和衛(wèi)生，會(huì)務(wù)工作人員要在每餐餐前對(duì)飯菜質(zhì)量、份數(shù)、衛(wèi)生狀況等進(jìn)行必要檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。宴會(huì)種類正式宴會(huì)是按一定規(guī)格和要求、鄭重其事地?cái)[設(shè)的宴席。國(guó)宴是最高級(jí)別的正式宴會(huì)，其他正式宴會(huì)規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)低于國(guó)宴，在服務(wù)程序和禮儀要求方面相對(duì)寬松。按規(guī)格分按就餐形式分按食物分便宴是一種非正式宴會(huì)。便宴形式簡(jiǎn)便，除安排與會(huì)的主要嘉賓坐在一起外，其他與會(huì)者可以不排座次。餐前一般沒(méi)有儀式，會(huì)議主要負(fù)責(zé)人可作簡(jiǎn)短非正式講話，也可不作講話。菜肴可酌情增減，氣氛比較隨和。工作餐是現(xiàn)代會(huì)議為提高效率而采用的一種非正式宴請(qǐng)方式。工作餐適合一天以內(nèi)的短期會(huì)議，從會(huì)議規(guī)?？?，既適合小型會(huì)議，也適合中大型會(huì)議。其他正式宴會(huì)一般在就餐前安排簡(jiǎn)短的儀式，由最高領(lǐng)導(dǎo)人致辭，有時(shí)也安排樂(lè)隊(duì)奏席間樂(lè)，出席者均按正式宴會(huì)要求著裝，按身份排位就座。宴會(huì)對(duì)餐具、酒水、菜肴道數(shù)、陳設(shè)以及服務(wù)人員裝束、禮儀等方面均有嚴(yán)格規(guī)定。宴會(huì)種類圍餐以宴會(huì)桌為中心圍坐就餐。事先會(huì)務(wù)工作人員制定好菜譜，餐廳服務(wù)員按菜譜上菜。中式、西式宴會(huì)都可以采取這種形式。宴會(huì)桌可以是圓桌，也可以是方桌和長(zhǎng)方桌。按規(guī)格分按就餐形式分按食物分自助餐是一種餐具、食品和飲料由與會(huì)人員自己取用的用餐方式。自助餐可以設(shè)在室內(nèi)，也可以設(shè)在室外，一般不排席位，自由入座而食，活動(dòng)自由，取食隨意，便于與會(huì)者之間進(jìn)行深度交流，是會(huì)議拓展和延伸的另一種方式。分餐是由服務(wù)人員事先將食物按人頭分裝在個(gè)人的食器中，直接端給就餐者用餐的一種方式。西式宴會(huì)一般多采用分餐式。宴會(huì)種類普通宴會(huì)以冷盤、熱菜、湯、甜食為主要食物的宴會(huì)，可以是圍餐，也可以是自助餐。按規(guī)格分按就餐形式分按食物分雞尾酒會(huì)酒水為主，略備小吃，不設(shè)桌椅，可隨意走動(dòng)、自由交談的一種靈活簡(jiǎn)便的聚餐方式，目前在世界范圍內(nèi)較為流行。主要在各種開幕、開張、簽字儀式和慶典活動(dòng)中使用。茶會(huì)以飲茶為主，略備特色茶點(diǎn)和時(shí)令水果，圍坐，形式自由靈活，氣氛輕松活潑。目前一些學(xué)術(shù)性、論壇性會(huì)議常采用茶話會(huì)招待與會(huì)者。會(huì)間住宿安排會(huì)議住宿的要求與考慮因素01房間總數(shù)和類別承接會(huì)議時(shí)，會(huì)議組織者必須弄清楚酒店能為該會(huì)議提供的客房的準(zhǔn)確數(shù)量和類型。02客房管理水平如何可通過(guò)自己的觀察和體驗(yàn)來(lái)判斷一家酒店管理水平的高低，以確定是否可以合作?？梢酝ㄟ^(guò)觀察公共區(qū)域的客房管理來(lái)確定整個(gè)酒店的服務(wù)水平。03房間條件如何會(huì)議組織者應(yīng)主要關(guān)心家具是否完好，有無(wú)現(xiàn)代化淋浴設(shè)備，有無(wú)足夠的衣櫥空間與衣架及有無(wú)冰箱和小酒吧等問(wèn)題。為避免不必要的麻煩，組織者應(yīng)該事先在給與會(huì)者發(fā)放的資料袋中夾入客房使用說(shuō)明。此外，會(huì)務(wù)工作人員應(yīng)設(shè)法與酒店溝通，將一部分客房劃為可吸煙客房，或者專門辟出吸煙區(qū)，所有這些注意事項(xiàng)應(yīng)事先通知與會(huì)者。04房間是否有多媒體設(shè)備這里所說(shuō)的多媒體設(shè)備是指電視機(jī)、收音機(jī)、網(wǎng)絡(luò)連接插口等，這對(duì)與會(huì)者保持與外界聯(lián)絡(luò)非常重要。會(huì)議住宿要求安全、衛(wèi)生。與會(huì)人員居住、活動(dòng)應(yīng)相對(duì)集中，盡量靠近會(huì)場(chǎng)，使會(huì)場(chǎng)、住宿、就餐、文娛活動(dòng)等地點(diǎn)相距不遠(yuǎn)。住宿安排要人性化、合理化，有足夠的停車場(chǎng)和方便的公共交通。會(huì)議住宿的要求與考慮因素05酒店是否有為貴賓準(zhǔn)備的房間06登記入住的效率如何會(huì)務(wù)工作人員應(yīng)該要求酒店為與會(huì)者提供便捷的登記入住服務(wù)，或要求飯店采取一些應(yīng)急措施，如為與會(huì)者安排稍事休整的地方，并將他們的行李安頓好，以表示會(huì)議組織方與酒店在客房尚未準(zhǔn)備好的時(shí)候?qū)λ麄兊年P(guān)心。為保障快捷辦理入住手續(xù)，會(huì)議工作人員可事先收取與會(huì)人員的身份證復(fù)印件和住房押金。可要求與會(huì)者提前將復(fù)印件寄到會(huì)務(wù)組或傳真到會(huì)務(wù)組，押金統(tǒng)一墊付，由會(huì)務(wù)組統(tǒng)一將復(fù)印件和押金交給酒店，提前辦理入住登記手續(xù)，這樣可以簡(jiǎn)化與會(huì)人員到達(dá)后的入住程序，盡快地安排客人休息。07何時(shí)退房會(huì)議住宿要求安全、衛(wèi)生。與會(huì)人員居住、活動(dòng)應(yīng)相對(duì)集中，盡量靠近會(huì)場(chǎng)，使會(huì)場(chǎng)、住宿、就餐、文娛活動(dòng)等地點(diǎn)相距不遠(yuǎn)。住宿安排要人性化、合理化，有足夠的停車場(chǎng)和方便的公共交通?？头堪才诺脑瓌t優(yōu)先權(quán)房?jī)r(jià)結(jié)構(gòu)會(huì)務(wù)工作人員事先提供給飯店一份VIP人員名單，并為他們安排特別的膳宿。應(yīng)當(dāng)為VIP人員安排環(huán)境較好、較為安靜舒適的房間或套間，并考慮提供水果、酒水飲料和鮮花。在客人到達(dá)前一天會(huì)務(wù)工作人員要檢查并確認(rèn)具體房間，掌握VIP人員的抵達(dá)時(shí)間，提前準(zhǔn)備迎接。預(yù)訂酒店時(shí)首先涉及的是房?jī)r(jià)問(wèn)題?？头?jī)r(jià)格的主要形式有：公開價(jià)價(jià)格沒(méi)有任何折扣或優(yōu)惠，這是飯店為便于簿記而采取的定價(jià)方法。公開價(jià)很少用于會(huì)議，除非團(tuán)體很小或飯店出租率很高。滾動(dòng)式房?jī)r(jià)是把所有房間除套間外都定價(jià)在最低價(jià)和最高價(jià)之間，而不考慮樓層及地理位置。這種價(jià)格又叫做無(wú)差別定價(jià)，小型會(huì)議比較適合使用無(wú)差別的價(jià)格。折扣價(jià)或優(yōu)惠價(jià)不少酒店采用這種方法，刺激辦會(huì)團(tuán)體，或從酒店競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手那里招徠更好的團(tuán)體生意。大型會(huì)議更適合折扣價(jià)。茶歇與攝影茶歇茶歇是會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中的休息。茶歇間會(huì)議工作人員應(yīng)做的工作有：一是看提供的飲品和食品是否充足，以便隨時(shí)補(bǔ)充；二是確保會(huì)場(chǎng)秩序。為緩解參會(huì)人員的疲勞，或因會(huì)議場(chǎng)次的變換，通常在一段會(huì)議中間，安排茶歇。茶歇的時(shí)間一般不要超過(guò)半小時(shí)，可提供茶水、咖啡、水果、糖果、點(diǎn)心等飲品和小食品，以補(bǔ)充與會(huì)者體力，緩解會(huì)議的緊張氣氛，也借此時(shí)機(jī)補(bǔ)充紙、筆等用品和更換場(chǎng)地、調(diào)整會(huì)場(chǎng)布置等。會(huì)議攝影有兩大作用：一是拍攝錄像或照片，作為會(huì)議歷史資料保存；二是作為與會(huì)人員的留念。會(huì)議安排集體攝影應(yīng)重點(diǎn)注意三個(gè)問(wèn)題：一是要選擇高水準(zhǔn)的攝影師和攝影器材；二是要安排好與會(huì)者的座次與組織好拍攝工作；三是要選擇好背景，要充分體現(xiàn)出會(huì)議的主題和特點(diǎn)。攝影選擇攝影師和攝影器材會(huì)務(wù)工作人員要從攝影技術(shù)、攝影器材的質(zhì)量、沖洗和擴(kuò)印照片的技術(shù)、照片的裝飾水平、安全保密等方面確定攝影人員。攝影人員要提前準(zhǔn)備好使用的相機(jī)、相機(jī)架等，并與會(huì)議工作人員協(xié)商，選擇好攝影地點(diǎn)和背景，提早到拍攝現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地查看、測(cè)距、測(cè)光等，以確保攝影質(zhì)量符合會(huì)議主辦方的要求。會(huì)議攝影的主要范圍：1拍攝簽到臺(tái)會(huì)務(wù)工作人員要從簽到開始記錄會(huì)議。首先從簽到開始拍攝，一般需要全景拍攝來(lái)賓簽到的過(guò)程。特別注意拍攝會(huì)議主要嘉賓與主辦方領(lǐng)導(dǎo)者握手或擁抱的細(xì)節(jié)，以及領(lǐng)導(dǎo)者、嘉賓簽到的特寫。2拍攝貴賓廳掌握好角度，中景拍攝領(lǐng)導(dǎo)者、嘉賓交換名片以及交談的場(chǎng)面。3拍攝茶歇主要拍攝與會(huì)者自由交談的場(chǎng)面。4拍攝會(huì)議主持人和核心人物講話這部分是會(huì)議拍攝的重點(diǎn)。要留下會(huì)議主持人與會(huì)議核心人物的特寫鏡頭，通常需要多拍幾張，以抓拍到最好的表情。5拍攝合影一般會(huì)議為留紀(jì)念，都需要拍攝合影。合影的拍攝要求較高，除對(duì)拍攝技術(shù)有要求外，人員的排列要特別注意。一般領(lǐng)導(dǎo)者、嘉賓前排就座，找準(zhǔn)C位，然后依次左右排列。會(huì)務(wù)工作人員應(yīng)事先在前排座椅靠背上貼上姓名標(biāo)簽，以方便領(lǐng)導(dǎo)者、嘉賓就位。攝影組織會(huì)議攝影與選取攝影背景攝影場(chǎng)地的背景要盡可能與會(huì)議的主題相吻合。一般喜慶的會(huì)議，攝影背景氣氛要熱烈；莊重嚴(yán)肅的會(huì)議，攝影背景氣氛要莊重。背景要盡可能顯示會(huì)場(chǎng)和會(huì)標(biāo)。無(wú)法顯示會(huì)場(chǎng)背景和會(huì)標(biāo)時(shí)，應(yīng)當(dāng)要求攝影人員在后期制作時(shí)添加會(huì)標(biāo)和會(huì)議召開時(shí)間，以作留念。拍攝地點(diǎn)要充分利用會(huì)場(chǎng)內(nèi)和附近地勢(shì)的自然落差；有條件的會(huì)議，也可以專門搭建合影臺(tái)。攝影批次合影人數(shù)少時(shí)，可以全部一批完成拍攝；合影人數(shù)多時(shí)，可按區(qū)域、級(jí)別、部門等分批分類拍攝。會(huì)務(wù)工作人員應(yīng)事先做好安排，并通知全體與會(huì)者，讓大家知道自己所在的批次和拍攝的時(shí)間、地點(diǎn)，以及入場(chǎng)退場(chǎng)線路。合影排位會(huì)議合影排位，要按照與會(huì)人員的職務(wù)、級(jí)別等由高至低依次排列。按照通行禮儀，會(huì)議中心人物站在第一排正中間，按“以右為上、為大”原則依次左右排列，前后排列，主賓間隔。會(huì)務(wù)工作人員要做好排位的組織工作，安排好會(huì)議核心人物的位置，指揮合影人員有序地登上攝影臺(tái)。讓最后一排先上，依次登臺(tái)，拍完后，讓前排人員先走，依次下場(chǎng)。組織攝影選取背景背景選取要求思考與練習(xí)二、有會(huì)議專家研究會(huì)議主持時(shí)的開場(chǎng)白，認(rèn)為有開門見山式，就是用三言兩語(yǔ)的開場(chǎng)白進(jìn)入會(huì)議；有迂回入題式，就是借助相關(guān)或不太相關(guān)的內(nèi)容，預(yù)設(shè)某種前提，使人在不知不覺(jué)中入題；有引發(fā)思考式，就是創(chuàng)設(shè)懸念或提出懸疑，構(gòu)筑一個(gè)聽眾積極參與的空間；還有情緒渲染式，就是用自己的感情點(diǎn)燃與會(huì)者的情感火焰。對(duì)此，你有什么認(rèn)識(shí)，能否各舉出一例，嘗試做會(huì)議主持人？(ppt31-36)思考：1.新聞發(fā)布會(huì)的籌備工作包括哪些內(nèi)容？如何做好會(huì)議主題的確定和宣傳材料的準(zhǔn)備工作？(可結(jié)合第四、五章內(nèi)容談)2.對(duì)于新聞發(fā)布會(huì)后出現(xiàn)的媒體“沉默”或不利報(bào)道應(yīng)怎樣對(duì)待？3.怎樣根據(jù)企業(yè)新聞的特點(diǎn)選擇合適的媒體和記者？與媒體打交道時(shí)需要注意什么？(根據(jù)新聞發(fā)布會(huì)的內(nèi)容來(lái)談，言之有理即可)第七章

會(huì)后落實(shí)工作會(huì)場(chǎng)善后工作會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算會(huì)議文件的清退與立卷歸檔會(huì)議評(píng)估會(huì)議總結(jié)會(huì)場(chǎng)善后工作4.歸還所借物品。2.清理會(huì)場(chǎng)內(nèi)其他用品。特別是一些具有保密性的資料要注意整理收回，以防泄密。3.收回所有應(yīng)當(dāng)收回的會(huì)議資料。恢復(fù)會(huì)場(chǎng)及周圍的面貌，以便歸還租借的場(chǎng)地。1.撤去會(huì)場(chǎng)外指引標(biāo)志和告示牌。會(huì)議結(jié)束后，除了會(huì)議送站等服務(wù)工作之外，還有一些零碎的后續(xù)工作，這些工作雖不像會(huì)前、會(huì)間工作那樣直接對(duì)會(huì)議產(chǎn)生影響，但正是會(huì)后這些細(xì)節(jié)的操作，才真正體現(xiàn)會(huì)議管理的水平。會(huì)后工作做得好，會(huì)議才稱得上圓滿結(jié)束。會(huì)場(chǎng)善后工作是把會(huì)中的討論決定布置下去貫徹執(zhí)行的先決條件。5.歸還會(huì)場(chǎng)鑰匙或結(jié)算租借會(huì)場(chǎng)費(fèi)用。會(huì)議文件的清退與立卷歸檔會(huì)議文件清退的含義文件清退是指將辦畢的文件經(jīng)過(guò)清理，退還給發(fā)文機(jī)關(guān)或指定部門的一系列工作。會(huì)議結(jié)束后，要及時(shí)做好文件清退工作。一個(gè)大中型會(huì)議，由會(huì)務(wù)組帶到會(huì)場(chǎng)發(fā)放的文件和會(huì)議期間產(chǎn)生的文件很多，要求會(huì)務(wù)工作人員按“文件領(lǐng)用表”登記的情況，點(diǎn)清剩余份數(shù)，做到剩余份數(shù)與登記表統(tǒng)計(jì)數(shù)相符。對(duì)于機(jī)密文件以及事先講明收回的文件，要及時(shí)清退收回，逐份核對(duì)，經(jīng)過(guò)清點(diǎn)、裝袋、捆扎、裝車等程序，將文件運(yùn)回單位。（1）根據(jù)會(huì)議文件清單清退。有些文件需要與會(huì)人員所在單位文書部門保管，這種情況需要會(huì)議主辦單位向參加會(huì)議的單位發(fā)出一份《會(huì)議文件清單》，詳細(xì)列出會(huì)議所發(fā)放的文件目錄，通知與會(huì)人員所在單位文書部門及時(shí)收繳登記，統(tǒng)一管理。與會(huì)人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)將文件交給文書處理部門登記。（2）小型內(nèi)部會(huì)議，人數(shù)少，人員熟悉，可以在會(huì)議主持人宣布會(huì)議結(jié)束時(shí)提出將會(huì)議文件退回的要求，也可安排秘書人員在會(huì)場(chǎng)門口收集，及時(shí)清點(diǎn)，保證如數(shù)清退。（3）大中型會(huì)議清退文件，應(yīng)事先制訂文件清退目錄發(fā)放到與會(huì)人員手中，可先按小組收集，再交大會(huì)會(huì)務(wù)組。（4）工作人員手中的文件，可采取按清退目錄和工作組限時(shí)繳交的辦法。（5）機(jī)密文件清退應(yīng)在會(huì)議結(jié)束前收回。發(fā)放機(jī)密文件時(shí)，應(yīng)當(dāng)在文件上標(biāo)明“會(huì)后收回”的字樣。會(huì)議文件清退的范圍與時(shí)機(jī)會(huì)議文件的立卷歸檔收集歸納會(huì)議文件會(huì)議結(jié)束后，需要對(duì)會(huì)場(chǎng)發(fā)放的文件和會(huì)議期間形成的文件進(jìn)行整理、歸納，立卷歸檔。需要收集的會(huì)議文件有以下種類：（1）關(guān)于召開會(huì)議的請(qǐng)示與上級(jí)批示。（2）提交會(huì)議審議批準(zhǔn)的文件。比如發(fā)展規(guī)劃、報(bào)告、預(yù)算方案、行政法規(guī)、決議草案、章程修改案等。（3）召開會(huì)議使用的文件。比如開幕詞、閉幕詞、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、大會(huì)發(fā)言材料等。（4）會(huì)議參考性文件。比如調(diào)查報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、研究報(bào)告等。（5）會(huì)議管理性文件。比如會(huì)議通知、日程安排、議程安排、會(huì)議須知、與會(huì)人員名單、保密規(guī)定、票證、簽到簿等。（6）會(huì)議宣傳文件。比如會(huì)議紀(jì)要、新聞報(bào)道、廣告等。（7）會(huì)議記錄與交流性文件。比如會(huì)議記錄、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。（8）會(huì)議照片、錄音、錄像等記錄性文件。會(huì)議文件立卷歸檔（1）可以保持會(huì)議文件之間的歷史聯(lián)系，便于今后查找和利用。（2）可以保持會(huì)議的真實(shí)面貌，反映會(huì)議的客觀進(jìn)程。（3）可以保護(hù)會(huì)議文件的完整與安全，便于保存和保管。（4）保證了會(huì)議秘書工作的專業(yè)性和連續(xù)性，為進(jìn)一步規(guī)范文書檔案工作奠定了基礎(chǔ)。立卷，是按照一定原則和方法，將已處理完畢的、有保存價(jià)值的零散文件進(jìn)行系統(tǒng)整理并組成案卷的一項(xiàng)專項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。它是會(huì)議文書處理程序的終點(diǎn)與歸宿。歸檔，是指文書部門將辦理完畢且有保存價(jià)值的文件，經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過(guò)程。會(huì)議文件的立卷歸檔就是按文件的各類特征，將已經(jīng)處理完畢的、有保存價(jià)值的零散文件進(jìn)行系統(tǒng)整理并組成案卷，交檔案室保存的工作過(guò)程。含義意義會(huì)議文件立卷歸檔立卷方法立卷方法一般按文件的作者、名稱、所涉及的問(wèn)題、時(shí)間、地點(diǎn)、人物等特征歸納組卷，可按其中一種特征組卷，也可同時(shí)按幾種特征結(jié)合使用，不同類型的文件采用不同的立卷方法。會(huì)議文件基本上按文件的作者特征立卷。大型會(huì)議的文件可一會(huì)數(shù)卷，一般會(huì)議的文件可一會(huì)一卷，同一內(nèi)容的幾個(gè)會(huì)議文件也可合立一卷。立卷的工作程序04030201收集資料這是立卷工作的第一步，要按照會(huì)議文件立卷范圍將會(huì)議中形成的所有文件、資料及時(shí)完整地收集起來(lái)。鑒別整理檢查收集的文件資料是否齊全，未收集的找出原因和渠道盡快收集，對(duì)已經(jīng)收集來(lái)的文件則要鑒別其價(jià)值，決定留存。分類歸卷對(duì)鑒別的有價(jià)值的會(huì)議文件進(jìn)行大體分類?？砂磿?huì)議請(qǐng)批類、會(huì)議決議類、會(huì)議程序類、會(huì)議管理類、會(huì)議宣傳類、會(huì)議交流類、會(huì)議記錄類幾種進(jìn)行分類。組卷將同一類問(wèn)題的會(huì)議文件集中組織立卷。立卷的工作程序090807060510卷內(nèi)文件編目組卷完成后，在卷內(nèi)會(huì)議文件上加蓋編目章，編目包括卷號(hào)、順序號(hào)，以卷為單位標(biāo)注頁(yè)碼，把每份文件在卷內(nèi)的位置固定下來(lái)。然后按順序填寫卷內(nèi)目錄，對(duì)沒(méi)有標(biāo)題的會(huì)議文件要補(bǔ)擬標(biāo)題。填寫卷內(nèi)文件備考表就是對(duì)卷內(nèi)會(huì)議文件作必要說(shuō)明。如對(duì)會(huì)議文件的來(lái)龍去脈、形成過(guò)程、文件的重要程度、卷內(nèi)文件變動(dòng)情況等作說(shuō)明。立卷人員、審核人員要簽注姓名和立卷時(shí)間。擬定案卷標(biāo)題即對(duì)本卷宗命名，擬定一個(gè)能反映會(huì)議名稱和主要內(nèi)容的標(biāo)題，以便日后查找和利用本卷宗會(huì)議文件。卷宗標(biāo)題語(yǔ)言要精練、概括性強(qiáng)。標(biāo)題通常由作者、問(wèn)題、名稱三部分組成。填寫案卷封面按案卷封面內(nèi)容認(rèn)真填寫，字跡要清晰，項(xiàng)目填寫要齊全，卷面起止日期以卷內(nèi)文件的最早和最晚日期為準(zhǔn)。案卷排列大型會(huì)議的文件一會(huì)數(shù)卷，案卷可按問(wèn)題特征或保管期限、重要程度等先后排列。案卷目錄案卷目錄是登記案卷和提供查閱的基本工具。由立卷者按順序逐項(xiàng)填寫案卷目錄，正式移交檔案部門。案卷目錄一般一式三份，兩份隨案卷移交檔案部門，一份留存?zhèn)洳?。?huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算01主辦單位行政資助03企業(yè)贊助05其他收入02會(huì)員繳納的會(huì)費(fèi)04會(huì)議收取會(huì)務(wù)費(fèi)培訓(xùn)費(fèi)資料費(fèi)等費(fèi)用會(huì)議經(jīng)費(fèi)的主要來(lái)源0201會(huì)議如需收取會(huì)務(wù)費(fèi)，應(yīng)事先在會(huì)議通知中明確收費(fèi)項(xiàng)目、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和繳交方式，以便與會(huì)者赴會(huì)前做好準(zhǔn)備。會(huì)務(wù)工作人員要事先準(zhǔn)備好收款票據(jù)。收款票據(jù)有稅務(wù)部門專用發(fā)票，也有財(cái)政部門專門用于社團(tuán)收繳會(huì)員費(fèi)的專用收據(jù)。會(huì)務(wù)工作人員要嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定收取會(huì)務(wù)費(fèi)，并認(rèn)真開具收款憑證，不能有任何差錯(cuò)。收取會(huì)務(wù)費(fèi)的方法會(huì)議支出項(xiàng)目（1）租用會(huì)議場(chǎng)地費(fèi)。一般以租用的時(shí)間和次數(shù)乘以每小時(shí)的租金數(shù)計(jì)算。（2）住宿費(fèi)。一般以參會(huì)人員住宿天數(shù)乘以每天的住房租金計(jì)算。會(huì)議住房結(jié)算方式有會(huì)務(wù)組統(tǒng)一與酒店協(xié)商好住房標(biāo)準(zhǔn)，與會(huì)者直接與酒店結(jié)算的；還有會(huì)務(wù)組統(tǒng)一與酒店協(xié)商好住房標(biāo)準(zhǔn)，由會(huì)務(wù)組在收取會(huì)務(wù)費(fèi)時(shí)同時(shí)收取住宿費(fèi)，最后統(tǒng)一與酒店結(jié)算兩種方式。（3）餐飲費(fèi)。根據(jù)會(huì)議的規(guī)格和參照有關(guān)規(guī)定制定餐飲標(biāo)準(zhǔn)。一般以每天早、中、晚三餐計(jì)算，三餐的餐費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)可以按2:4:4或2:3:5的比例安排。早餐通常是自助餐，也可以采取圍餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算（按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算或按預(yù)定人數(shù)結(jié)算，事先要與酒店約定好）。中餐及晚餐屬于正餐，可以采取按人數(shù)結(jié)算的自助餐形式，也可采取按桌結(jié)算的圍餐形式。如果主辦方希望酒水消費(fèi)自行采購(gòu)而非由酒店提供，酒店會(huì)收取一定數(shù)量的服務(wù)費(fèi)。三是未享受會(huì)務(wù)派車而有一定交通支出的與會(huì)人員和工作人員的交通補(bǔ)貼。（4）交通費(fèi)。交通費(fèi)主要包括三個(gè)部分：一是出發(fā)地至?xí)h舉辦地的往返交通費(fèi)用。包括航空、鐵路、公路、客輪以及目的地車站、機(jī)場(chǎng)、碼頭至住宿地的交通；二是開會(huì)期間的交通費(fèi)用。包括住宿地至?xí)?chǎng)的交通、會(huì)場(chǎng)到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì)場(chǎng)到參觀游覽地的交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通；會(huì)議支出項(xiàng)目（5）宣傳資料費(fèi)。主要包括會(huì)議文件的打印制作，會(huì)場(chǎng)布置用的橫幅、會(huì)標(biāo)、標(biāo)語(yǔ)的制作和鮮花等裝飾物的采購(gòu)或租賃產(chǎn)生的費(fèi)用。（6）攝影及制作費(fèi)。主要用于聘請(qǐng)專業(yè)攝影師和制作照片?；蚩墒孪燃s定談妥，提前支付專業(yè)攝影公司的全部攝影及制作費(fèi)用。（7）禮品費(fèi)。是指會(huì)議制作或購(gòu)買禮品產(chǎn)生的費(fèi)用。（8）聘請(qǐng)專家勞務(wù)費(fèi)。會(huì)議聘請(qǐng)的專家、學(xué)者、社會(huì)名流，參照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)付與勞務(wù)費(fèi)或出場(chǎng)費(fèi)。（9）會(huì)議雜用。雜用是指會(huì)議過(guò)程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)?、臨時(shí)商務(wù)用車、匯兌，等等。雜用的預(yù)算很難計(jì)劃，通常可以在會(huì)務(wù)預(yù)算費(fèi)用中增列不可預(yù)見費(fèi)用機(jī)動(dòng)處理。會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算會(huì)議結(jié)束后，會(huì)務(wù)組要及時(shí)做好財(cái)務(wù)清算工作。及時(shí)支付會(huì)場(chǎng)及設(shè)備租用部門、酒店、餐廳、供貨商的全部費(fèi)用，清點(diǎn)所有支出項(xiàng)目和原始憑據(jù)，做出結(jié)算報(bào)告，請(qǐng)有關(guān)審計(jì)部門審計(jì)。通過(guò)審計(jì)后，會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作方可了結(jié)。會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算依據(jù)三條原則：一是經(jīng)費(fèi)結(jié)算按預(yù)算時(shí)列出的具體項(xiàng)目、數(shù)量、規(guī)格、單價(jià)以及審批手續(xù)執(zhí)行；二是經(jīng)費(fèi)結(jié)算須按項(xiàng)目、責(zé)任人簽名和國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)制度執(zhí)行；三是對(duì)變動(dòng)預(yù)算支出內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目，要憑會(huì)議主要負(fù)責(zé)人審批過(guò)的預(yù)算調(diào)整報(bào)告結(jié)算。會(huì)議評(píng)估會(huì)議評(píng)估是指根據(jù)一定的目的和標(biāo)準(zhǔn)，遵循一定的原則，運(yùn)用科學(xué)的方法，對(duì)會(huì)議各項(xiàng)要素及其社會(huì)效益以及經(jīng)濟(jì)效益等進(jìn)行質(zhì)和量的綜合評(píng)價(jià)的一種活動(dòng)。一次會(huì)議議程的結(jié)束并不意味著會(huì)議管理工作的結(jié)束，會(huì)議的評(píng)估與總結(jié)是會(huì)務(wù)管理的重要環(huán)節(jié)，是關(guān)系會(huì)議組織者會(huì)議管理水平能否不斷提高的大問(wèn)題。沒(méi)有一個(gè)會(huì)議的組織是十全十美的，只有不斷總結(jié)，才能不斷提高。會(huì)議評(píng)估的含義會(huì)議評(píng)估的意義（1）可以全面評(píng)價(jià)會(huì)議籌備方案的執(zhí)行情況。會(huì)議主辦者通過(guò)會(huì)后的評(píng)估和總結(jié)，可以全面評(píng)價(jià)籌備方案的優(yōu)點(diǎn)與不足，了解方案的執(zhí)行情況，找出影響方案執(zhí)行的不利因素，為更好地制定下一次會(huì)議籌備方案和開好會(huì)議提供依據(jù)。（2）通過(guò)運(yùn)用科學(xué)的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)估方法，對(duì)會(huì)議的整體成效、宣傳效果、公關(guān)接待、社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益等各個(gè)方面進(jìn)行全面評(píng)估和總結(jié)，在此過(guò)程中可以發(fā)現(xiàn)存在的每一個(gè)問(wèn)題，分析問(wèn)題產(chǎn)生的原因，以便有針對(duì)性地、更有效地加強(qiáng)和提高會(huì)議管理水平，提高辦會(huì)的質(zhì)量和整體競(jìng)爭(zhēng)力，創(chuàng)建辦會(huì)品牌，擴(kuò)大辦會(huì)的影響力。（3）為完成會(huì)議的總結(jié)報(bào)告準(zhǔn)備材料。會(huì)議評(píng)估的結(jié)果是會(huì)議總結(jié)報(bào)告的重要內(nèi)容，會(huì)議評(píng)估為寫好會(huì)議總結(jié)報(bào)告打下了基礎(chǔ)。中西方的會(huì)議文化存在非常大的差異。微軟的會(huì)議，特別是微軟美國(guó)公司的會(huì)議，具有典型的西方特色:1.微軟的會(huì)議有固定的會(huì)議流程，而且堅(jiān)持一個(gè)重要原則：限時(shí)開會(huì)，所有的會(huì)議都不能超過(guò)一個(gè)小時(shí)。2.微軟開會(huì)，一定要在會(huì)議上做出決定或形成決議，而且是由懂行的人（專家或技術(shù)人員）來(lái)決定或提議，老板再聽一下員工和管理層的意見。如果沒(méi)有反對(duì)意見，老板就可以一錘定音了。3.微軟從不開“一言堂會(huì)議”，會(huì)議召集者總是設(shè)法鼓勵(lì)員工在會(huì)議上發(fā)言。4.微軟開會(huì)，要求與會(huì)者不僅要帶筆記，還要帶著耳朵以及可靠的數(shù)據(jù)資料參會(huì)。開會(huì)發(fā)言時(shí)，既要靠嘴巴說(shuō)話，又要靠數(shù)據(jù)說(shuō)話。每個(gè)人在講自己的想法時(shí)，都要用確鑿的數(shù)據(jù)來(lái)做論證。微軟、英特爾

（Intel）的會(huì)議怎樣開的，又有哪些值得參考的東西呢？？5.微軟開會(huì)，雖然沒(méi)有專設(shè)協(xié)調(diào)人，但如果有人提出議案，就由他充當(dāng)協(xié)調(diào)人的角色。6.很多公司的會(huì)議都無(wú)果而終，但在微軟，會(huì)議主持人最后一頁(yè)P(yáng)PT都會(huì)講接下來(lái)應(yīng)該怎么做，提高了會(huì)議效率。無(wú)獨(dú)有偶，英特爾開會(huì)亦是中規(guī)中矩。英特爾創(chuàng)辦人，暨前CEO安迪·葛洛夫曾說(shuō)：你絕對(duì)無(wú)法避免開會(huì)，但你可以讓會(huì)議更有效率。葛洛夫的“效率會(huì)議課”1.會(huì)議要了解的雞零狗碎。在英特爾，與會(huì)者在會(huì)議前必須了解會(huì)議主題，理解會(huì)議目的，清晰會(huì)議日程，了解個(gè)人任務(wù)，做好充分準(zhǔn)備。3.會(huì)后，會(huì)議管理者會(huì)及時(shí)檢查決議的執(zhí)行情況。葛洛夫的

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有效會(huì)議101課程”是通過(guò)有效會(huì)議，從內(nèi)部推動(dòng)改變，這也讓

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效率會(huì)議”成為英特爾獨(dú)具特色的會(huì)議文化。2.開會(huì)的時(shí)候，要關(guān)注問(wèn)題的解決，或者制訂下一步計(jì)劃。會(huì)議評(píng)估的特點(diǎn)目的性專業(yè)性系統(tǒng)性科學(xué)性會(huì)議評(píng)估不同于一般的回顧總結(jié)，它必須運(yùn)用一系列科學(xué)的方法對(duì)各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行分析和評(píng)價(jià)。比如，會(huì)議評(píng)估時(shí)，先要收集數(shù)據(jù)，然后對(duì)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、歸類，再按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行比較分析和因素分析，也即采用統(tǒng)計(jì)分析的方法進(jìn)行分析和評(píng)價(jià)。又如，會(huì)議評(píng)估還需要收集大量的技術(shù)數(shù)據(jù)進(jìn)行定量分析，并在此基礎(chǔ)上對(duì)會(huì)議的各項(xiàng)指標(biāo)作出性質(zhì)判斷和描述，也即是采用定量分析和定性分析相結(jié)合的方法進(jìn)行分析和評(píng)價(jià)。只有采用科學(xué)的方法，才能保證會(huì)議評(píng)估結(jié)果的科學(xué)性。1234會(huì)議評(píng)估是會(huì)議管理的重要環(huán)節(jié)，是一項(xiàng)有目的、有計(jì)劃的自覺(jué)活動(dòng)。無(wú)論是會(huì)議的主辦者還是管理部門或與會(huì)者，進(jìn)行會(huì)議評(píng)估，都是為了實(shí)現(xiàn)既定的會(huì)議管理目標(biāo)。會(huì)議評(píng)估是圍繞會(huì)議內(nèi)容、與會(huì)者、時(shí)間、地點(diǎn)、方式、服務(wù)、成本等項(xiàng)目展開的，涉及會(huì)議管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，因此評(píng)估內(nèi)容具有很強(qiáng)的專業(yè)性。會(huì)議評(píng)估是運(yùn)用科學(xué)的方法進(jìn)行的，設(shè)置的評(píng)估指標(biāo)是反映會(huì)議的基本要素和本質(zhì)特征的數(shù)量體系。任何一個(gè)評(píng)估者在進(jìn)行某項(xiàng)會(huì)議評(píng)估前，都要根據(jù)評(píng)估的目標(biāo)制定切實(shí)可行的評(píng)估指標(biāo)體系，包括完整的指標(biāo)系統(tǒng)、權(quán)重系統(tǒng)和評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)，以使評(píng)估結(jié)果能夠全面真實(shí)地反映會(huì)議實(shí)際，體現(xiàn)會(huì)議評(píng)估的目的。會(huì)議評(píng)估的原則客觀性原則動(dòng)態(tài)性原則同一性原則定量與定性相結(jié)合的原則1234會(huì)議評(píng)估的根本目的是提高辦會(huì)的水平，這就要求會(huì)議評(píng)估能夠客觀地反映會(huì)議管理的實(shí)際，并通過(guò)評(píng)估肯定成績(jī)、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、改善管理，這是會(huì)議評(píng)估的首要原則。由于每次會(huì)議所處的社會(huì)環(huán)境和自然環(huán)境存在一定差異，或受到一些不可抗力或突發(fā)事件的影響，會(huì)議的指標(biāo)起伏變化是難免的。如果僅以一次會(huì)議的數(shù)據(jù)作為會(huì)議評(píng)估的依據(jù)，就可能以偏概全，有失公允。因此，會(huì)議評(píng)估要堅(jiān)持動(dòng)態(tài)性原則，對(duì)被評(píng)估項(xiàng)目進(jìn)行動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)。是指同一評(píng)估主體在對(duì)同一性質(zhì)和類型的會(huì)議進(jìn)行的評(píng)估中，評(píng)估的指標(biāo)體系、方法和程序應(yīng)當(dāng)一致。只有這樣，評(píng)估的結(jié)果才會(huì)客觀、公平、合理。定量評(píng)估是一種采用量化方法的評(píng)估類型，其目的是對(duì)會(huì)議項(xiàng)目的過(guò)程和結(jié)果進(jìn)行數(shù)量描述、分析和評(píng)價(jià)，作出定量的評(píng)估結(jié)論。定性評(píng)估是一種采用非數(shù)量化方法的評(píng)估類型，其目的是對(duì)會(huì)議項(xiàng)目的過(guò)程和結(jié)果進(jìn)行性質(zhì)描述、分析和評(píng)價(jià)，作出定性的評(píng)估結(jié)論。兩種方法有其各自的優(yōu)勢(shì)和局限，在會(huì)議評(píng)估中，應(yīng)當(dāng)相互結(jié)合，相互補(bǔ)充。（一）會(huì)前評(píng)估內(nèi)容會(huì)前評(píng)估是對(duì)會(huì)前籌備情況的評(píng)估，應(yīng)考慮以下因素：（1）會(huì)議目標(biāo)是否明確:；（2）會(huì)議議題的數(shù)量是否得當(dāng)；（3）會(huì)議議程安排是否合理、完備；（4）每一項(xiàng)議題的時(shí)間分配是否準(zhǔn)確、合理；（5）與會(huì)者人選、與會(huì)者人數(shù)是否得當(dāng)；（6）會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)是否選擇得當(dāng)；（7）會(huì)場(chǎng)指引標(biāo)志是否明確；（8）開會(huì)通知的時(shí)間是否得當(dāng)；（9）開會(huì)通知的內(nèi)容是否周詳；（10）會(huì)議場(chǎng)地選擇是否得當(dāng)；（11）會(huì)議設(shè)備是否完備；（12）與會(huì)者是否做了充分準(zhǔn)備；（13）與會(huì)者的會(huì)前情緒如何；（14）會(huì)議的住宿、餐飲是否安排妥當(dāng)。會(huì)議評(píng)估的內(nèi)容（二）會(huì)中評(píng)估內(nèi)容會(huì)中評(píng)估是對(duì)會(huì)議進(jìn)行中各環(huán)節(jié)的評(píng)估，應(yīng)考慮以下因素：（1）會(huì)議接待工作如何；（2）會(huì)議是否準(zhǔn)時(shí)開始；（3）會(huì)議人員是否準(zhǔn)時(shí)到會(huì)；（4）是否安排會(huì)議秘書做記錄；（5）會(huì)場(chǎng)是否存在外界干擾；（6）場(chǎng)內(nèi)聽講情緒如何，是否有玩手機(jī)、交頭接耳現(xiàn)象；（7）主持人是否緊扣議題主持會(huì)議；（8）會(huì)議是否由少數(shù)人壟斷；（9）與會(huì)者發(fā)言及討論是否緊扣議題；（10）與會(huì)者是否能表明真正的感受或意見；（11）與會(huì)者之間是否有爭(zhēng)論不休的現(xiàn)象；（12）與會(huì)者是否與會(huì)議主席有爭(zhēng)論；（13）視聽設(shè)備是否正常；（14）會(huì)議議程是否按預(yù)定時(shí)間完成；（15）會(huì)場(chǎng)氣氛是否熱烈；（16）會(huì)議決議是否正確；（17）主持人是否總結(jié)會(huì)議的成果；（18）會(huì)議的歡迎宴會(huì)、歡送宴會(huì)是否安排得當(dāng)；（19）參觀、訪問(wèn)、游覽活動(dòng)安排的是否合適，安全性如何；（20）其他因素。會(huì)議評(píng)估的內(nèi)容（三）會(huì)后評(píng)估內(nèi)容會(huì)議議程結(jié)束后，還有一系列工作要做，也需要評(píng)估。會(huì)后評(píng)估應(yīng)考慮以下因素：（1）會(huì)議記錄是否記錄完整并請(qǐng)有關(guān)負(fù)責(zé)人過(guò)目、簽署；（2）是否需要印發(fā)會(huì)議紀(jì)要；（3）會(huì)議決議是否落實(shí)；（4）是否對(duì)與會(huì)者的滿意程度進(jìn)行調(diào)查；（5）是否完成會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作；（6）是否做好會(huì)議文件的清退與立卷歸檔工作；（7）是否做好會(huì)議的善后工作；（8）是否對(duì)會(huì)議的成敗進(jìn)行總結(jié)；（9）其他因素。會(huì)議評(píng)估的內(nèi)容（一）定量和定性評(píng)估定量評(píng)估是采用量化方法將各種數(shù)字進(jìn)行運(yùn)算和統(tǒng)計(jì)分析的評(píng)估類型。定性評(píng)估是對(duì)會(huì)議項(xiàng)目的過(guò)程和結(jié)果進(jìn)行性質(zhì)描述、分析和評(píng)價(jià)的評(píng)估類型。二者皆有所長(zhǎng)也皆有所短，從使用和操作上看，定量評(píng)估比定性評(píng)估更容易設(shè)計(jì)、操作和分析。（二）調(diào)查問(wèn)卷調(diào)查問(wèn)卷也是一種常用的會(huì)議評(píng)估方法。用調(diào)查問(wèn)卷進(jìn)行評(píng)估，關(guān)鍵在問(wèn)卷設(shè)計(jì)，問(wèn)題既要清楚，又要方便回答，還要方便計(jì)算和統(tǒng)計(jì)。調(diào)查問(wèn)卷有兩種類型。1.開放型問(wèn)卷開放型問(wèn)卷是指由自由回答的問(wèn)題所組成的問(wèn)卷。問(wèn)卷所問(wèn)問(wèn)題不對(duì)被調(diào)查者作任何限制，即不設(shè)任何備選答案。開放型問(wèn)卷通常采取問(wèn)答題或填空題的形式，可由調(diào)查者決定答什么和怎么答。會(huì)議評(píng)估的常用方法優(yōu)勢(shì)：可以收集到范圍比較廣泛的資料，可以比較深入地發(fā)現(xiàn)和探究一些特殊問(wèn)題，探詢到特殊群體的意見和觀點(diǎn)。劣勢(shì)：收集到的資料很難量化，難以進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，需要對(duì)各種答案作進(jìn)一步歸納整理，因此，要求評(píng)估者有較強(qiáng)的資料分析能力。定量和定性評(píng)估調(diào)查問(wèn)卷訪談?wù)匍_總結(jié)會(huì)2.封閉型問(wèn)卷封閉型問(wèn)卷是指事先編制了若干個(gè)備選答案，回答者只能根據(jù)自己的意愿，在選項(xiàng)中選擇自己認(rèn)為恰當(dāng)?shù)囊粋€(gè)答案，而不能自由回答的問(wèn)卷。封閉型問(wèn)卷形式多種多樣，可根據(jù)不同的調(diào)查目的和內(nèi)容擬定。通常有下列幾種形式：（1）二項(xiàng)選擇法，又稱作二分法問(wèn)卷。其特點(diǎn)是選項(xiàng)限制在兩個(gè)答案中只容許選擇一個(gè)。比如：“你認(rèn)為這次會(huì)議時(shí)間安排是否合理？”回答限定項(xiàng)為“是”或者“否”。（2）三項(xiàng)選擇法，又稱作三分法問(wèn)卷。是在上述兩個(gè)備選答案中加一個(gè)觀點(diǎn)尚未明確或介于是非之間的答案，比如：“你認(rèn)為會(huì)議內(nèi)容符合會(huì)議預(yù)期目標(biāo)嗎？”回答選項(xiàng)為“A.是；B.不是；C.尚未確定”。（3）多項(xiàng)選擇法。這種問(wèn)卷超過(guò)三個(gè)備選答案，因此又稱作多分法問(wèn)卷。比如：“你對(duì)會(huì)議的總體效果的評(píng)價(jià)是”，回答選項(xiàng)為“A.非常滿意；B.滿意；C.不滿意；D.很不滿意；E.無(wú)所謂”。（4）排序選擇法。是指在問(wèn)卷上設(shè)計(jì)出多項(xiàng)備選答案，要求被調(diào)查者按照自己的看法排列各答案的先后順序。比如：“你對(duì)下列會(huì)務(wù)工作部門服務(wù)質(zhì)量的評(píng)價(jià)順序是（按1、2……序號(hào)填在括號(hào)內(nèi)）”，回答選項(xiàng)為“A.組織組（）；B.秘書組（）；C.宣傳組（）；D.后勤組（）；E.保衛(wèi)組（）”。（5）意見程度選擇法。是指對(duì)所提出的問(wèn)題設(shè)定幾種程度不同的態(tài)度，要求被調(diào)查對(duì)象選擇一種，以探測(cè)其意見程度。比如：“你對(duì)會(huì)議議題的重視程度如何？”回答選項(xiàng)為“A.毫不重視（）；B.不太重視（）；C.一般留意（）；D.比較重視（）；E.非常重視（）”。會(huì)議評(píng)估的常用方法會(huì)議評(píng)估的常用方法優(yōu)勢(shì)：被調(diào)查者回答的問(wèn)題標(biāo)準(zhǔn)化程度高，其資料有利于統(tǒng)計(jì)，對(duì)不同的研究對(duì)象可做出對(duì)比分析；由于有目的地列出了備選答案，為被調(diào)查者提供了思考依據(jù)，容易回答。劣勢(shì)：由于對(duì)問(wèn)題的答案進(jìn)行了限定，沒(méi)給回答者留有發(fā)揮其創(chuàng)造性或自我表達(dá)的機(jī)會(huì)，難于深入地發(fā)現(xiàn)和探究一些特殊問(wèn)題和探詢到特殊群體的意見和觀點(diǎn)。因此，采用調(diào)查問(wèn)卷方法進(jìn)行會(huì)議評(píng)估，需要兩種問(wèn)卷方法結(jié)合使用。調(diào)查問(wèn)卷完成的方式有：（1）事先制好問(wèn)卷，現(xiàn)場(chǎng)手工填寫?？稍跁?huì)議宣布散會(huì)前發(fā)放給與會(huì)者或評(píng)估人員，請(qǐng)他們現(xiàn)場(chǎng)填寫，完成后方可離場(chǎng)。（2）事先制好問(wèn)卷，會(huì)后派發(fā)給有關(guān)評(píng)估者，請(qǐng)他們填好后原件送回或寄回。（3）事先制好電子版問(wèn)卷，會(huì)議結(jié)束后，將電子版問(wèn)卷通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)給評(píng)估者，請(qǐng)他們?cè)谝?guī)定時(shí)間內(nèi)填好發(fā)回。（三）訪談要了解與會(huì)者和會(huì)議有關(guān)人員對(duì)會(huì)議舉辦情況的看法，還可以采用訪談和召開座談會(huì)的形式，了解情況。可以訪問(wèn)會(huì)議的主要策劃者、主持人、邀請(qǐng)嘉賓、主要發(fā)言人、會(huì)務(wù)工作主要負(fù)責(zé)人等，從不同角度了解他們對(duì)會(huì)議的評(píng)價(jià)，他們認(rèn)為的會(huì)議的成功之處和問(wèn)題所在。有些被訪者比較歡迎這種評(píng)估方式，因?yàn)樵L談體現(xiàn)對(duì)他們的重視，他們可以更充分地表達(dá)自己的看法。訪談需要大量時(shí)間，評(píng)估者要選好訪談對(duì)象，保證得到足夠的樣本和具有權(quán)威性的樣本。（四）召開總結(jié)會(huì)會(huì)議結(jié)束后，為總結(jié)會(huì)議，肯定成績(jī)和發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)會(huì)議效果做客觀的評(píng)價(jià)，可召開以主辦方領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)務(wù)工作人員為主要參會(huì)人員的總結(jié)會(huì)，可要求每個(gè)會(huì)議工作人員對(duì)自己在會(huì)議過(guò)程中所做的工作進(jìn)行評(píng)價(jià)，對(duì)會(huì)議舉辦中的問(wèn)題進(jìn)行分析。會(huì)議評(píng)估者要做好總結(jié)會(huì)記錄，作為擬寫會(huì)議總結(jié)的資料。會(huì)議評(píng)估的常用方法定量和定性評(píng)估調(diào)查問(wèn)卷訪談?wù)匍_總結(jié)會(huì)會(huì)議評(píng)估表要根據(jù)評(píng)估的目的和評(píng)估內(nèi)容設(shè)計(jì)。由于會(huì)議評(píng)估的成本較高，所以，一般的工作會(huì)議不進(jìn)行評(píng)估，只就承辦情況做簡(jiǎn)單總結(jié)，便于以后改進(jìn)。對(duì)于大型會(huì)議、特別重要的會(huì)議以及請(qǐng)會(huì)議公司承辦的會(huì)議，則需要作會(huì)議的評(píng)估工作。選定好評(píng)估項(xiàng)目，選取適應(yīng)的評(píng)估方法，設(shè)計(jì)科學(xué)的評(píng)估表格。評(píng)估表格有兩種：一種是會(huì)議整體評(píng)估表，一種是會(huì)議服務(wù)者個(gè)人或單項(xiàng)工作環(huán)節(jié)的評(píng)估表。會(huì)議整體評(píng)估表主要有會(huì)議情況反饋表（表1）、會(huì)議效果分析表（表2）、會(huì)議管理評(píng)估表（表3）、會(huì)議服務(wù)質(zhì)量抽樣評(píng)估表（表5）等，會(huì)議服務(wù)者個(gè)人或單項(xiàng)工作環(huán)節(jié)的評(píng)估表主要有主持人的行為表現(xiàn)評(píng)估表（表4）、工作人員的表現(xiàn)評(píng)估表等。評(píng)估表格的內(nèi)容要根據(jù)調(diào)查目的、調(diào)查對(duì)象、會(huì)議特征進(jìn)行設(shè)計(jì)。下面列舉幾種評(píng)估表樣式：會(huì)議評(píng)估表的設(shè)計(jì)會(huì)議評(píng)估表的設(shè)計(jì)姓名：性別：工作單位：聯(lián)系地址：職務(wù)：電話：電子郵箱：?jiǎn)挝恍再|(zhì)：您對(duì)本次會(huì)議的評(píng)價(jià)：□很好□較好□一般□較差□很差您認(rèn)為本次會(huì)議的節(jié)奏安排：□很好□較好□一般□較差□很差您對(duì)會(huì)議的整體滿意度：□不滿意□滿意□比較滿意□非常滿意您認(rèn)為本次會(huì)議的亮點(diǎn)是什么？您認(rèn)為會(huì)議還有哪些需要改進(jìn)的地方：表1：會(huì)議情況反饋表表2：會(huì)議效果分析表一、會(huì)議目標(biāo)1.此次會(huì)議的目標(biāo)是什么，是否明確？2.會(huì)議目標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)？哪些目標(biāo)沒(méi)有完全達(dá)成，說(shuō)明理由。二、會(huì)議時(shí)間1.會(huì)議目標(biāo)是否在最短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)？2.倘若目標(biāo)并非在最短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)，說(shuō)明確切理由。三、與會(huì)者1.列出每位與會(huì)者的姓名并評(píng)估會(huì)議結(jié)束后他們的滿意度。2.分析與會(huì)者“不滿意”或“極不滿意”的原因。四、假如再組織同樣的會(huì)議，哪些做法將繼續(xù)保持？哪些做法須有新的舉措？會(huì)議評(píng)估表的設(shè)計(jì)表3：會(huì)議管理評(píng)估表一、整體安排會(huì)議計(jì)劃□很好□較好□一般□較差□很差設(shè)施配備□很好□較好□一般□較差□很差會(huì)議費(fèi)用□很合理□較好□一般□不合理□很不合理預(yù)訂安排□很好□較好□一般□較差□很差二、會(huì)議地點(diǎn)交通□很好□較好□一般□較差□很差會(huì)議室布置□很好□較好□一般□較差□很差住宿條件□很好□較好□一般□較差□很差休閑設(shè)施□很好□較好□一般□較差□很差商務(wù)中心條件□很好□較好□一般□較差□很差三、會(huì)議內(nèi)容內(nèi)容是否實(shí)現(xiàn)目標(biāo)：□是□否原因是：演講內(nèi)容與計(jì)劃主題的符合度：□完全符合□部分符合□完全不符研討會(huì)的價(jià)值：四、建議改進(jìn)措施：會(huì)議評(píng)估表的設(shè)計(jì)表4：支持人表現(xiàn)評(píng)估表行為具體表現(xiàn)評(píng)價(jià)組織、安排會(huì)議確定、檢查目標(biāo)遵守時(shí)間主持語(yǔ)言引入正題還是離題太遠(yuǎn)使人們對(duì)決策有責(zé)任感會(huì)議速度的控制處理沖突能力檢查進(jìn)程或作出總結(jié)結(jié)束會(huì)議會(huì)議評(píng)估表的設(shè)計(jì)表5：會(huì)議服務(wù)質(zhì)量評(píng)估表會(huì)議總結(jié)會(huì)議總結(jié)意義會(huì)議評(píng)估的過(guò)程實(shí)際也是對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)的過(guò)程，評(píng)估工作完畢之后，會(huì)議組織者要根據(jù)評(píng)估情況，寫出會(huì)議總結(jié)。會(huì)議總結(jié)的目的是分析會(huì)議組織過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，表彰先進(jìn)，激勵(lì)會(huì)務(wù)工作人員以利再戰(zhàn)，為今后能更高質(zhì)量辦會(huì)奠定基礎(chǔ)。會(huì)議總結(jié)要根據(jù)會(huì)議籌備方案和工作任務(wù)書的內(nèi)容，逐條對(duì)照檢查，既要概括通過(guò)定量分析反映的問(wèn)題，又要概括通過(guò)進(jìn)行性質(zhì)描述、分析和評(píng)價(jià)反映的問(wèn)題。會(huì)議工作總結(jié)是對(duì)會(huì)議召開的目的、會(huì)議的策劃與籌備、會(huì)議的組織與宣傳、經(jīng)費(fèi)籌措與使用、會(huì)議餐飲與住宿服務(wù)、主持人的表現(xiàn)、會(huì)務(wù)工作等作的全面系統(tǒng)的總結(jié)。會(huì)議總結(jié)主要內(nèi)容：（1）會(huì)議簡(jiǎn)介。包括會(huì)議名稱、會(huì)議召開的地點(diǎn)、主辦單位、參加人員、會(huì)議議題、議程安排、召開的背景、會(huì)議預(yù)期效果等。（2）會(huì)議的召開是否必要，目的是否明確，所提出的各項(xiàng)議案是否解決。（3）會(huì)議的策劃與籌備是否科學(xué)合理。（4）會(huì)議組織工作和會(huì)務(wù)工作是否完善，有無(wú)明顯疏漏或失誤，與會(huì)者對(duì)會(huì)務(wù)工作的滿意程度如何。（5）會(huì)議人數(shù)是否控制嚴(yán)格，有無(wú)超出預(yù)期規(guī)模。（6）會(huì)議的時(shí)間安排和地點(diǎn)選擇是否符合會(huì)議實(shí)際要求。（7）會(huì)議的組織與宣傳工作是否到位。（8）會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)設(shè)置是否符合會(huì)議需要，會(huì)務(wù)工作人員的分工和責(zé)任是否明確。（9）會(huì)議經(jīng)費(fèi)的使用是否合理，使用情況如何。（10）會(huì)議餐飲與住宿服務(wù)是否讓與會(huì)者滿意。（11）會(huì)議決議是否得到有效貫徹實(shí)施。（12）經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。即本次會(huì)議的成功之處以及可以推廣或供他人借鑒的地方。（13）問(wèn)題分析。參考會(huì)議滿意度調(diào)查結(jié)果分析整個(gè)會(huì)議過(guò)程，歸納出本次會(huì)議存在的問(wèn)題，以及從此次會(huì)議中得到的教訓(xùn)、相關(guān)改進(jìn)意見等。會(huì)議總結(jié)會(huì)議工作總結(jié)的寫法沒(méi)有固定格式，可先簡(jiǎn)述會(huì)議組織實(shí)施過(guò)程，再詳細(xì)地總結(jié)為辦好本次會(huì)議所采取的行動(dòng)、措施、辦法，以及從本次辦會(huì)中獲得的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，最后提出今后辦會(huì)的努力方向。擬寫時(shí)要抓住中心和要點(diǎn)，善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)存在的問(wèn)題要看得清，措施得力，以利于改進(jìn)今后工作。思考與練習(xí)一、會(huì)后會(huì)務(wù)工作有哪些內(nèi)容，其工作程序怎樣安排？(ppt)二、會(huì)場(chǎng)善后工作比較瑣碎，你能否先列出清單，按事項(xiàng)間的聯(lián)系分別去完成？這樣做工作效率是否更高一些？(ppt6)三、會(huì)后文書怎樣立卷歸檔，你把這項(xiàng)工作安排在什么時(shí)間完成？(ppt12-14)四、結(jié)合所學(xué)知識(shí)，說(shuō)說(shuō)會(huì)后怎樣做好會(huì)議催辦、反饋與落實(shí)工作。(ppt21-39)五、自行設(shè)計(jì)一種調(diào)查問(wèn)卷，對(duì)會(huì)務(wù)工作人員的工作情況、服務(wù)態(tài)度和質(zhì)量、儀容儀表等進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查，然后綜合分析，寫出評(píng)估報(bào)告。(ppt21-39)六、題目詳見書p149-150。第八章

會(huì)議文書會(huì)議通知會(huì)議紀(jì)要會(huì)議邀請(qǐng)函會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)會(huì)務(wù)工作總結(jié)會(huì)議請(qǐng)柬會(huì)議通知會(huì)議通知的含義會(huì)議通知是向與會(huì)者傳遞召開會(huì)議信息的文書，是會(huì)前會(huì)議組織者同與會(huì)者之間溝通的重要媒介。規(guī)范而準(zhǔn)確地?cái)M寫會(huì)議通知，并及時(shí)有效地傳遞會(huì)議通知是會(huì)前文書工作的重要環(huán)節(jié)，是保障會(huì)議順利召開的前提和基礎(chǔ)。這一過(guò)程，包含兩部分工作：一是會(huì)議召開之前，首先要規(guī)范、準(zhǔn)確地?cái)M寫好會(huì)議通知，把會(huì)議召開的目的、時(shí)間、地點(diǎn)、議題等信息詳盡、準(zhǔn)確地告訴給與會(huì)者，讓與會(huì)者明白為什么開會(huì)、開什么會(huì)議管理會(huì)、什么時(shí)間在哪兒開會(huì)，以便與會(huì)者作出是否參會(huì)的決定，或做好參會(huì)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備。二是考慮以什么時(shí)間以什么方式發(fā)送這份會(huì)議通知，并確保發(fā)送到與會(huì)者手中，不延誤時(shí)間。會(huì)議通知擬寫會(huì)議通知的基本內(nèi)容包括：稱謂、會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、出席人員范圍、會(huì)議議程、主辦與承辦單位、注意事項(xiàng)、發(fā)文單位署名、日期等。會(huì)議通知擬寫（一）公文式會(huì)議通知公文式會(huì)議通知通常作為召集大型、重要的會(huì)議或活動(dòng)的通知。這類通知內(nèi)容詳盡、條項(xiàng)清晰，格式嚴(yán)格規(guī)范，發(fā)送須按正式文件傳遞渠道和行文程序進(jìn)行。公文式會(huì)議通知的結(jié)構(gòu)要素與要求如下。版頭公文式會(huì)議通知的版頭同公文版頭相同，一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、分隔線組成。主體公文式會(huì)議通知的主體包括：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文時(shí)間和印章組成。會(huì)議通知擬寫（一）公文式會(huì)議通知（１）標(biāo)題。一般由會(huì)議主辦者、會(huì)議事由和“通知”組成，按公文標(biāo)題的寫作和要求擬寫。（２）主送機(jī)關(guān)。即是會(huì)議通知的受文單位。要求主送機(jī)關(guān)使用單位全稱和規(guī)范簡(jiǎn)稱。（３）正文。正文是會(huì)議通知的主要內(nèi)容，一般分為三個(gè)部分：一是開頭。主要交代開會(huì)的目的、意義等。二是主體。內(nèi)容包括會(huì)議主題、議題、會(huì)議召開的時(shí)間與地點(diǎn)、報(bào)道時(shí)間與地點(diǎn)、參會(huì)的條件與要求、食宿與交通等有關(guān)情況。三是結(jié)尾。通常以“特此通知”結(jié)尾。（４）發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文時(shí)間和印章。通知正文完成后，主辦單位要署名蓋章。署名時(shí)要求發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱用全稱。聯(lián)合發(fā)文時(shí)，一般所有會(huì)議主辦單位都要蓋章，如有特殊情況需要由會(huì)議承辦單位代蓋章時(shí)，應(yīng)當(dāng)在會(huì)議通知中說(shuō)明。最后注明時(shí)間，公文式會(huì)議通知的時(shí)間應(yīng)當(dāng)以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。主體會(huì)議通知擬寫（二）書信式會(huì)議通知書信式會(huì)議通知即以書信格式、要求擬寫的會(huì)議通知。結(jié)構(gòu)要素與要求如下：（１）信頭。書信式會(huì)議通知使用便函式格式，可直接用單位的信箋紙制作，信頭標(biāo)有紅色醒目的單位名稱。（２）標(biāo)題。一般由會(huì)議名稱加會(huì)議通知組成。（３）稱謂。書信式會(huì)議通知的受文單位如果是單位，就寫明單位名稱；如果是個(gè)人的，應(yīng)寫明個(gè)人姓名，并冠以“尊敬的×××先生”“尊敬的×××女士”“尊敬的××理事”等。也可冠以統(tǒng)稱，如“各位會(huì)員”、“集團(tuán)公司下屬各單位”等。（４）正文。正文的內(nèi)容主要有：開會(huì)的目的和意義、會(huì)議主題、會(huì)議議題、會(huì)議召開的時(shí)間與地點(diǎn)、報(bào)到時(shí)間與地點(diǎn)、食宿與交通等有關(guān)情況。通常以“特此通知”結(jié)尾。（５）發(fā)文機(jī)關(guān)署名。署名要求發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱用全稱，聯(lián)合發(fā)文時(shí)一般所有主辦單位要蓋章，也可由會(huì)議承辦單位代蓋章。（６）成文時(shí)間。注明發(fā)文的年月日。（７）尾部。如有需要，可在通知尾部注明聯(lián)系人與聯(lián)系方式、交通線路和回執(zhí)。會(huì)議通知擬寫（三）備忘錄式會(huì)議通知備忘錄式會(huì)議通知通常用作單位內(nèi)部召開事務(wù)性會(huì)議以及例會(huì)時(shí)使用。備忘錄式會(huì)議通知內(nèi)容簡(jiǎn)單，格式單一，結(jié)構(gòu)要素包括：標(biāo)題、稱謂和正文。備忘錄式會(huì)議通知一般以“會(huì)議通知”直接作標(biāo)題，稱謂直接寫受文單位或人員名稱，正文部分交代清楚會(huì)議名稱、哪些人參會(huì)、開會(huì)的時(shí)間和地點(diǎn)即可。會(huì)議通知擬寫（四）公告式會(huì)議通知公告式會(huì)議通知是指與會(huì)者不確定或與會(huì)者較分散的會(huì)議常使用的通知形式。這種會(huì)議通知一般刊登在相關(guān)的報(bào)刊上或固定的網(wǎng)站上，以便使更大范圍的公眾知曉，具有廣而告之的作用，比如一些股份制公司召開的股東大會(huì)、行業(yè)協(xié)會(huì)舉辦的論壇等。公告式會(huì)議通知的結(jié)構(gòu)要素除不需主送機(jī)關(guān)或稱謂外，其他與信函式會(huì)議通知相同。會(huì)議通知的傳遞傳遞02書面?zhèn)鬟f01口頭傳遞會(huì)議通知發(fā)出的時(shí)間不能太早，也不能太晚。太早，參會(huì)者較難做出參會(huì)安排，容易被擱置而錯(cuò)過(guò)開會(huì)時(shí)間；太晚，則讓參會(huì)者準(zhǔn)備不足，或倉(cāng)促赴會(huì)，或不得已取消參會(huì)的決定。一般而言，小型會(huì)議的正式會(huì)議通知應(yīng)在會(huì)前一周到兩周時(shí)間發(fā)出；大中型會(huì)議有時(shí)需要發(fā)兩次通知，一次預(yù)通知，一次正式通知，預(yù)通知有些提前半年就發(fā)出了，正式會(huì)議通知?jiǎng)t應(yīng)在會(huì)前四周到六周前后發(fā)出。（一）會(huì)議通知的傳遞方式（二）會(huì)議通知傳遞的時(shí)間會(huì)議通知的傳遞（１）要做好傳遞記錄。為了避免漏發(fā)、錯(cuò)發(fā)和重發(fā)。發(fā)送會(huì)議通知時(shí)，一定要做好發(fā)送記錄，并認(rèn)真檢查收信人姓名、地址等信息，逐一核對(duì)，以防出錯(cuò)。（２）重要會(huì)議通知發(fā)出后，一定要通過(guò)電話、電子郵件等形式，逐一落實(shí)參會(huì)情況。（３）中大型會(huì)議須發(fā)會(huì)議預(yù)通知與會(huì)議正式通知兩種。會(huì)議預(yù)通知預(yù)告會(huì)議的大致情況，以便與會(huì)者提前做準(zhǔn)備，安排自己的工作和