合同期內(nèi)寄存檔案管理規(guī)定

合同期內(nèi)寄存檔案管理規(guī)定合同編號：__________甲方（寄存方）：__________乙方（保管方）：__________鑒于甲方因業(yè)務(wù)需要，需將部分檔案資料存放于乙方處，為確保檔案資料的安全、完整和保密，甲乙雙方經(jīng)友好協(xié)商，特制定本管理規(guī)定，以便共同遵守。第一條檔案資料的范圍1.1本合同所稱檔案資料，是指甲方在業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的，與業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件、資料、圖紙、磁盤、光盤等載體。1.2甲方應確保所寄存的檔案資料符合國家相關(guān)法律法規(guī)的要求，不得包含任何違法、違規(guī)內(nèi)容。第二條寄存期限2.1本合同自雙方簽字（或蓋章）之日起生效，有效期為______年，自合同生效之日起計算。2.2在合同有效期內(nèi)，甲方如需繼續(xù)寄存檔案資料，應提前一個月通知乙方，雙方可協(xié)商續(xù)簽合同。第三條寄存檔案資料的手續(xù)3.1甲方應在合同生效后______個工作日內(nèi)，將檔案資料清單提交給乙方，清單應包括檔案資料的名稱、數(shù)量、編號、存放位置等信息。3.2乙方在收到甲方提交的檔案資料清單后，應在______個工作日內(nèi)完成檔案資料的接收工作，并對檔案資料進行清點、登記。3.3乙方應在接收檔案資料后，向甲方出具檔案資料接收證明。第四條檔案資料的管理4.1乙方應確保檔案資料的安全、完整和保密，采取必要的防盜、防火、防潮、防蟲等措施。4.2乙方應對檔案資料進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時告知甲方，并采取相應措施予以解決。4.3乙方不得隨意翻閱、借出、復制、銷毀甲方寄存的檔案資料，未經(jīng)甲方書面同意，不得將檔案資料提供給第三方。4.4乙方應建立健全檔案資料管理制度，確保檔案資料的查詢、借閱、歸還等環(huán)節(jié)的順利進行。第五條檔案資料的歸還5.1在合同到期或甲方提前解除合同時，乙方應在收到甲方書面通知后______個工作日內(nèi)，將檔案資料完整無缺地歸還甲方。5.2甲方應在收到乙方歸還的檔案資料后，進行清點、驗收，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。第六條違約責任6.1任何一方違反本合同的約定，導致檔案資料損毀、丟失、泄露等，應承擔相應的法律責任。6.2乙方未按照約定時間歸還檔案資料，應向甲方支付違約金，違約金為檔案資料價值的______%。第七條爭議解決7.1本合同的簽訂、履行、解釋及爭議解決均適用中華人民共和國法律法規(guī)。7.2雙方在履行本合同過程中發(fā)生的爭議，應通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權(quán)向合同簽訂地人民法院提起訴訟。第八條其他約定8.1本合同一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份。8.2本合同未盡事宜，雙方可另行簽訂補充協(xié)議，補充協(xié)議與本合同具有同等法律效力。甲方（寄存方）：__________乙方（保管方）：__________簽訂日期：__________注意事項：1.清晰界定檔案資料范圍：在合同中明確指出哪些資料屬于寄存檔案，包括文件、資料、圖紙、磁盤、光盤等，并確保這些資料符合法律法規(guī)。2.明確寄存期限：合同中應規(guī)定具體的寄存期限，以及續(xù)簽合同的條件和程序。3.完善寄存手續(xù)：甲方應及時提交檔案資料清單，乙方應及時接收并出具接收證明。4.加強檔案資料管理：乙方應采取必要的安全措施，保證檔案資料的安全、完整和保密。5.規(guī)定歸還程序：明確檔案資料的歸還時間和程序，以及未按期歸還的違約責任。6.約定爭議解決方式：合同中應明確約定爭議解決的方式和地點，以便在發(fā)生爭議時能夠迅速解決。解決辦法：1.協(xié)商解決：在爭議發(fā)生時，通過友好協(xié)商的方式尋求解決方案。2.法律訴訟：若協(xié)商不成，可向合同簽訂地人民法院提起訴訟，通過法律程序解決爭議。關(guān)鍵詞語的法律名詞解釋：1.寄存方（甲方）：指將檔案資料存放在他人處的個人或單位。2.保管方（乙方）：指負責保管他人寄存檔案資料的個人或單位。3.檔案資料：指與業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件、資料、圖紙、磁盤、光盤等載體。4.違約金：指一方違反合同約定，應向另一方支付的賠償金。5.法律效力：指合同或協(xié)議在法律上具有約束力。6.補充協(xié)議：指對原合同內(nèi)容進行補充的協(xié)議，與原合同具有同等法律效力。7.爭議解決：指在合同履行過程中，雙方因權(quán)利義務(wù)發(fā)生分歧而采取的解決措施。特殊應用場合及補充條款：1.場合：企業(yè)合并或收購時，需要將歷史檔案資料寄存。補充條款：在企業(yè)合并或收購的情況下，甲方應提前通知乙方，并提供相關(guān)法律文件。乙方應協(xié)助甲方完成檔案資料的轉(zhuǎn)移工作，確保資料不丟失、不遺漏。2.場合：律師事務(wù)所因業(yè)務(wù)擴展，需將客戶案件檔案寄存。補充條款：針對涉及客戶隱私的檔案資料，乙方應采取更為嚴格的保密措施，未經(jīng)甲方書面同意，不得向任何第三方透露資料內(nèi)容。3.場合：醫(yī)療機構(gòu)為節(jié)省空間，將患者病歷檔案寄存。補充條款：乙方應保證病歷檔案的完好無損，如有損壞，乙方應負責修復或賠償。同時，乙方應確保病歷檔案的查詢和借閱渠道暢通，方便甲方隨時查閱。4.場合：研究機構(gòu)因項目合作，需將研究資料寄存。補充條款：在項目合作期間，乙方應允許甲方指定的合作伙伴查閱相關(guān)檔案資料，但需確保合作伙伴遵守保密協(xié)議。合同所需附件列表：1.檔案資料清單：詳細列出甲方寄存的所有檔案資料，包括名稱、數(shù)量、編號等。2.接收證明：乙方出具的檔案資料接收證明，證明資料已完整接收。3.保密協(xié)議：甲乙雙方簽訂的保密協(xié)議，明確雙方對檔案資料的保密義務(wù)。4.合作伙伴名單：甲方指定的合