超市供應商管理手冊

供應商的管理

市場上的供應商何止千家，一個城市的綜合超市潛在供應商可能上萬家,全國范

圍內(nèi)更是上百萬家，如何開發(fā)最適合XXX超市發(fā)展的供應商，并及他們發(fā)展互利互惠的

商業(yè)關系，是每一個地區(qū)公司選購部的重大戰(zhàn)略任務。俗話說：“水能載舟，亦能覆

舟假如選擇好的供應商，則他們可成為XXX的戰(zhàn)略合作伙伴，雙方可以齊步發(fā)展，共

創(chuàng)將來；反之則XXX超市的前途就不行思議了。

XXX超市供應商政策:

供應商政策

項目政策說明

供貨來源本公司廣求貨源，供應商包括：農(nóng)產(chǎn)品的農(nóng)夫、生產(chǎn)基地、國內(nèi)外的制造商、代理商、總經(jīng)明、

及進出口商。避開向二級批發(fā)商、皮包公司《倒爺）及親友所開的公司等供應商進貨，除非事

先以書面申請，并獲得上級的同意。

供貨家數(shù)同檔次（通常及價位是同義字）沒有品牌性的商品，應避開兩家以上的供應商選購，否則客

戶會有所混淆，除非該品牌（商品群）有較大的市場規(guī)模及季節(jié)性的需求。每一個門店總供貨

家數(shù)應限制在500~700家.“獨家供貨”的狀況應盡量避開，除非有很好的理由，井事先以書

面申請，并獲得上級的同意?？蛻粲袆×业钠放七x擇需求時，此一政策可按市場規(guī)模及季節(jié)性

的需求酌量洞整。供應商每月進貨或銷售金額不足￥1,000者，應予淘汰。

（續(xù)下頁）

項目政策說明

選擇要求本公司不行能向全部的供應商選購，故供應商的選擇應謹慎為之，基本上符合下列條件的供

應商才可加以考慮：

（1）價格：情愿以本地最低供貨價格供貨給北京華聯(lián)綜合超市。

（2）誠信：不行有賄賂及違反誠信的行為。

（3）質(zhì)量：質(zhì)量良好，能對其商品質(zhì)量有所保證.

（4）包裝：其商品品種、包裝方式及規(guī)格是本公司目標顧客

群所須要的。

（5）服務：能在訂貨、配送、售后服務及本公司親密協(xié)作。

（6）批發(fā)：情愿經(jīng)由本公司的銷售渠道批發(fā)給零售商，餐飲

業(yè)或公司行號及企事業(yè)單位，拓展其市場占有率。

（7）貨源：財務穩(wěn)健，公司或組織管理完善，貨源牢旅。

（8）遠見：不貪圖近利及暴利，愿及本公司一齊成長強壯。

（9）促銷：情愿在促銷活動蜴予大力支持。

（10）贊助：情愿對各種贊助費用賜予人力支持。

購銷木公司絕大部分的商品是以購銷的方式買斷經(jīng)營，降低成本，對售價有確定的自主權。

代銷本公司雖以買斷經(jīng)營，但仍需及供應商對某

些風險較大的品類，或選購人員較無把握的品類，可考慮以代銷的方式經(jīng)營，實行實錯實

結(jié)（但供貨價格及售價可能會較高），代銷商品的供應商可派促銷員駐場銷售，存貨的損耗分擔

雙方應事先約定。

聯(lián)營對于較高單價，銷盤小，易失竊、產(chǎn)品生命周期短、百場改變快、或須要專業(yè)解勸服務的業(yè)種，

例如：精品、化妝品、音像制品等，可以考慮聯(lián)營，實行實銷實結(jié)，存貨損耗風險由供應商擔

當。（完）

供應商管理的目的在于（a）培育有實力且愿及本超市齊步成長的合作

伙伴。（b）淘汰沒有潛力或商業(yè)道德，且對本超市無益的供應商。（c）盡

量削減中間環(huán)節(jié)的不合理加價，以降低進貨成本。（d）爭取最好的商業(yè)交

易條件。（e）將營業(yè)額及利潤額最大化。

'i般而言，大型供應商（例如：跨國性消費品制造商或國內(nèi)的知名品

牌制造商）在超市的供應鏈占主導地位，他們的商業(yè)行為比較規(guī)范，較少

以賄賂選購人員的方式達成其業(yè)務目標，大部分都憑其品牌實力、有優(yōu)

勢的價格、有力度的廣告及促銷及良好的售后服務完成交易。而中小型的

供應商（例如：一些私營的批發(fā)商、經(jīng)銷商、工廠或個體戶）比較偏好及

選購人員私下打交道，賜予各種好處（包括：私人回扣、贈品、消遣、

款待、開支報銷、……等），進而限制選購人員。俗話說：“吃人嘴軟，

拿人手短”。腐敗分子在金錢的誘惑下，權錢交易，利欲熏心，任人擺布，

最終只好犧牲北京華聯(lián)的利益了。

所以“篩師供應商”成為供應商管理的一個最重要課題，其實只要選

購人員立場端正，要選擇好的供應商不難，在“供應商政策”里有明列“選

擇要求”。另外由“供應商基本資料表”、“供應商簡介”、“供應商報價單”、

“新供應商問卷調(diào)查表”及“新供應商產(chǎn)品問卷調(diào)查表”基本上可以看出

一個端倪。有些供應商為了某些理由（例如：商業(yè)機密）拒絕填寫“供應

商基本資料表”，我們應慎重不及他們往來，除非他們的產(chǎn)品在市場上有獨

占性，或成為賣方市場，且受本超市的目標顧客群所寵愛。

供應商管理可分為：（一）新供應商進場，（二）舊供應商清場，（三）

舊供應商年度合同，（四）舊供應商年度評估，（五）年度供應商表彰大會。

現(xiàn)分述如下：

一、新供應商進場:

有部分新供應商經(jīng)營者常常向公司領導埋怨說：“耍見XXX超市的選

購不簡單:這句話說明向本超市的部分選購人員較為牛皮，已有了傲

氣，只寵愛或情愿及老供應商交往，把超市的進貨大門關閉了，這是不對

的。要知道超市的成長及永續(xù)發(fā)展，必需靠供應商的支持，有些老供應商

由于自身的緣由（例如：財力、人力、廣告、促銷、研發(fā)、物流、質(zhì)量……

等）無法跟上超市的發(fā)展步調(diào)，必須要汰換，因此必需補充新血，而且市

場不乏好的熱銷商品，但因為種種緣由不得其門而入，讓超市錯失了商機。

同時，讓有些顧客老是埋怨超市缺少市場上熱銷的商品，或品種不齊全等

等。

因此，選購人員“引進新供應商”是個重要的課題，不行藉故拒人于千

里之外，超市應讓新供應商有機會憑其實力及舊供應商公允競爭。引進新

供應商對超市有一些明顯的好處：（a）對老供應商有壓力，俗語說：“有競

爭才有進步”。他們會對超市供應更好的交易條件，以保住其生意：（b）新

供應商的引進可為超市增加較多的營業(yè)外收入，假如一家“1萬元”，一年

引進“300家”新供應商，就會為超市增加“300萬元”的其他收入；（c）

新供應商通常可彌補北京華聯(lián)現(xiàn)有商品結(jié)構的不足，可讓超市的品種更齊

全；（d）最重耍的是，新供應商的供貨及交易條件通常會比老供應商更好,

也能供應某些市場上“熱銷”的產(chǎn)品，為超市帶來大量的利益。

各地區(qū)公司選購部應采納以下的方法引進新供應商：

1、建立一個因特網(wǎng)網(wǎng)站，網(wǎng)站有“新供應商進場程序”的信息。

2、在各地區(qū)公司總部接待柜臺設置一個“公告欄”，把選購部的網(wǎng)

址公告，讓新供應商可以上網(wǎng)閱讀“新供應商進場程序”的信息。

3、同時“公告欄”上應說明可以在接待柜臺價購（例如：人民幣200

元）“新供應商進場程序”及“供應商手冊”。

4、在接待柜臺設置“新供應商登記本”，規(guī)定選購部應在一周之

內(nèi)，會正式函覆北京華聯(lián)選購部的確定。

5、“公告欄”的信息舉例如下：

新供應商摯友們：

（1）假如你們的產(chǎn)品有“價格、質(zhì)量、包裝、品種、或服務”上

的優(yōu)勢，北京華聯(lián)綜合超市選購部謁誠歡迎你們前來洽

談。

（2）你們可以經(jīng)由選購部的網(wǎng)址“xxx”了解及北京

華聯(lián)交易的程序。

（3）你們也可以向本接待柜臺價購“新供應商進場程序”及“供

應商手冊”。

（4）在你們按“新供應商進場程序”供應“供應商基本資料表”、

“供應商簡介”、“供應商報價單”、“新供應商問卷調(diào)查表”、

“新供應商產(chǎn)品問卷調(diào)查表”及“書目或照片”交給本接待

柜臺的一周之內(nèi)，選購部將正式函覆是否須要進一步約

定時間洽談。

感謝你們的合作，歡迎光臨！

6、“新供應商進場程序”如附件。

7、選購部收到由接待柜臺轉(zhuǎn)來的“供應商基本資料表”、“供應商

簡介”、“供應商報價單”、“新供應商問卷調(diào)查表”、“新供應商產(chǎn)

品問卷調(diào)查表”及“書目或照片”后，應設立一個登記本，登記

“日期、供應商名稱、及資料名稱”，然后交給“選購總監(jiān)”。

“選購總監(jiān)”探討后，作批示，并交給相關的“選購經(jīng)理”。

“選購經(jīng)理”做具體的調(diào)查后，及“選購主管”探討后，最終呈

報“選購總監(jiān)”，由“選購總監(jiān)”作最終確定是否進一步洽商，

并正式函覆供應商有關超市選購部的確定。正式的函覆文件舉例

如下：

敬重的公司：

感謝貴公司200—年—月—日所供應的資料，經(jīng)選購

部探討后，我公司的確定如下：

?請盡快及我公司選購主管先生/小俎聯(lián)系，

電話為轉(zhuǎn)分機o

?貴公司的產(chǎn)品在以下幾方面沒有優(yōu)勢，恕難合作。

口價格口質(zhì)量口包裝

口品種口售前服務口售后服務

?我公司因以下緣由短暫無法進一步聯(lián)系。

］、O

2、o

3、。

4、o

5、0

?貴公司若不同意本函的確定，還可以書面形式向我公司

總經(jīng)理申訴。

XXX超市有限公司

選購部敬啟

200—年月日

8、以上函件發(fā)出后，選購部應通知接待柜臺銷案，否則接待柜臺

應負責追蹤，假如超過十天選購部仍未發(fā)函，接待柜臺應通知“總

辦主任”，由“總辦主任”調(diào)查緣由，最終應在十四天之內(nèi)函覆，

以示對新供應商的敬重，并維護XXX超市的信譽。

若選購總監(jiān)確定進一步及新供應商聯(lián)系后，選購主管應主動聯(lián)系新

供應商。經(jīng)過幾回合的洽談，并初步篩選商品后，應填報“新供應商審批

申請書”（如附件）給選購經(jīng)理及選購總監(jiān)審批。申請審批時應附上“供

應商基本資料表”、“供應商簡介”“供應商報價單”、“新供應商問卷調(diào)查

表”、“新供應商產(chǎn)品問卷調(diào)查表”、“書目或照片或樣品”及“供應商進場

贊助同意書

選購經(jīng)理及選購總監(jiān)對于選購主管所舉薦的供應商，應約談其最高

業(yè)務負責人，除了核實“供應商資料表”、“供應商簡介”、“供應商報價單”

“新供應商問卷調(diào)查表”及“新供應商產(chǎn)品問卷調(diào)查表”的正確性外，最

終把雙方合作的利益充分溝通，并摸索對方的虛實，終歸兩家公司的合作

（猶如男女的聯(lián)姻）應更慎重一點較好。選購總監(jiān)有最終審批權，經(jīng)審

批同意進場后，按正常進場程序，向財務部繳交“進場贊助費”后，由選

購主管正式建檔，并下訂單進貨。

二、舊供應商清場:

有些供應商言行不一樣，表現(xiàn)欠佳，呈現(xiàn)一些問題，例如：產(chǎn)品沒有

優(yōu)勢、促銷也不主動、產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)、包裝不良、送貨不剛好?、贊助費用

很少、拒絕退換貨、供貨價格常常調(diào)漲、帳期太短、帳額太小、溝通困難、

服務不佳……等。這些都是應當“清場”的微兆，但“清場”不能單憑選

購主管說了算，否則因為個人恩怨，變成公報私仇，暗箱操作，這是選購

工作的大忌！

為了讓“清場”有憑有據(jù)，“清場”應當及“進場”一樣有一個類似的

程序。“舊供應商清場審批申請表”（如附件）是用來確定“清場”用的。

選購主管鑒于某一個供應商的績效不好，遠不如預期，在開發(fā)替代供應

商的同時，可填寫“舊供應商清場申請表”經(jīng)由選購經(jīng)理及選購總監(jiān)

同意下，正式辦理“清場”手續(xù)。清場時，應先通知“財務部”暫緩付款,

等及供應商談判庫存清理方法之后，獲得妥當?shù)慕鉀Q方法（例如：供應商

補價差，或做清倉處理）后，才可做最終的貨款結(jié)算。

三、舊供應商年度合同:

每年年底，除半年內(nèi)的新供應商外，選購主管應及全部舊供應商淡

一下年度的合同。“年度交易合作合同書”（如附件）須在年底完成，否則

視為自動延長一年。年度合同主要在規(guī)范：“價格、價格上漲、條碼、交貨

天數(shù)、付款方式、付款帳期、商品管理費用、進貨嘉獎、節(jié)慶贊助、促銷、

廣告意向、試吃演示、損耗補償、食品及百貨質(zhì)量問題、退換貨……等”

項目。

選購主管在談判年度新合同時，最好能請選購經(jīng)理或選購總監(jiān)一

起參與，終歸談判時我方人員愈多愈好，況且集思廣義，添漏補遺，更能

讓選購主管如猛虎添翼，氣概如虹，無往不利。

四、舊供應商年度評估:

每年底除了要及供應商談一下年度的交易合同外，對內(nèi)選購主管對

其管轄的全部供應商做一個“舊供應商年度評估表”（如附件）。這個表的

評估項目及“進場”及“清場”是一樣的，唯增加了實際的年度總銷售額

及毛利率。

憑這個“評估表”，選購部也可以在年底順便確定年度10?20%應

替換的供應商。若總數(shù)有500家供應商，則應在此時替換50-100家供應

商，汰劣擇優(yōu)，形成一種“良性循環(huán)”。

五、年度供應商表彰大會:

每年底，各地區(qū)公司可舉辦一個“年度供應商表彰大會”，其目的是:

（1）感謝供應商一年來的協(xié)作及支持及其辛苦。（2）藉表彰大會的透亮化,

激發(fā)起供應商的攀比性及主動性。（3）呈現(xiàn)xxx的選購及銷售實力，更能

吸引新的、有實力的供應商前來洽商

“表彰大會”可以是有償?shù)模ɡ纾河晒套再M參與有餐宴的“頒

獎大會”）或無償?shù)?。也可以僅有精神嘉獎（例如：獎狀或獎牌等），或同

時給于物質(zhì)嘉獎（例如：獎金或提前付款等）。更可以請新聞媒體參與報導,

以擴大影響力。表彰的內(nèi)容可以包括：“營業(yè)額、營業(yè)額增長率、毛利額、

毛利增長率、準時交貨率、低或無退貨率、售后服務水平、商品創(chuàng)新、促

銷支持力度、廣告支持力度、綜合協(xié)作度……等”項目。

更可以針對供應商的業(yè)務人員及xxx的選購人員頒獎給“最佳業(yè)務能

手”及“最佳選購能手”等，以激勵買賣雙方關鍵人員，獎項可以是：“獎

狀、獎牌、獎金、或國外旅游”等。各地區(qū)公司在這方面的投入愈多，下

一年的回報確定會愈大。

附:

新供應商進場程序

是

填表日期

XXX超市

年月_日

供應商基本資料表（適合者打“〃）200

供銷售總部銷售總部

名稱

應電話號碼傳真號碼

商銷售總部銷售部

郵編

地址電子郵箱

成立日期___________年_____月_日資本額￥_______萬員工人數(shù)___________人

主要股東姓名1.2.3.4.5.

職稱

主要客戶名稱1.2.3.4.5.

1.盈利狀況：口是□否□不清晰；比同業(yè)：口高口相等Z1低口不清晰

2.資金狀況：口足夠口剛好口驚慌口不足口不清晰

供應商3.存貨狀況：口足夠口剛好口驚慌口不足口時多時少口不清晰

綜合狀況4.銷售狀況：口良好口一般口較差口很差口不清晰

5.人員狀況：口穩(wěn)定口流淌率尚低口流淌率較高口流淌率很高□不清晰

6.配送狀況：口良好口剛好口驚慌口不足口不清晰

□內(nèi)資企業(yè)□合資企業(yè)□外資企業(yè)□股份制口國有企業(yè)□集體企業(yè)口私營企業(yè)□上市公

供應商屬性司

口制造商口進口商□經(jīng)銷商口代理商口一級批發(fā)商口二級批發(fā)商匚其它：

目前主要1.2.3.4.5.6.7.

總計

商品品牌其它

商品品類

銷售額占比%"T1CO.0%

本市市場份額

%%%%%%%一

年廣告促銷費

萬萬萬萬萬萬萬萬

:萬）

生產(chǎn)實力

（以數(shù)?表示）

目前產(chǎn)能

%%%%%%%%

利用率

最近四年________年________年________年________年（預估）

總營業(yè)額￥______________萬￥______________萬￥______________萬￥______________萬

零售商KAC（主要/其它：其它

主要銷售渠道經(jīng)銷商代理商批發(fā)商?總計

直供重點客戶）

銷售占比%______________%%%%100.0%

客戶數(shù)家家家家家家家

零售網(wǎng)點數(shù)家家家家家家家家

供應以下證件（有者請打

1.□營業(yè)執(zhí)照副本7.口商標注冊證（制造商適用）

2.□稅務登記表（國稅、地稅）8.□衛(wèi)生許可證（食品制造商適用）

3.□生產(chǎn)許可證（制造商適用）9.□平安認證（長城標：電工類商品適用）

4.口商檢合格證10.□代理授權書（代理商適用）

5.□進口商品檢驗合格證（進口商品適用）11.口其他（1）_______________________________

6.□商品檢驗報告（2）_______________________________

全國銷售部

填表人姓名

負責人公

職稱職稱

聯(lián)系電話聯(lián)系電話章

手機手機

XXX超市

供應商簡介

供應商

地址郵編

名稱

成

立

沿

革

發(fā)

展

歷

程

將

來

發(fā)

展

安

排

前

目請附上全公司組織圖及業(yè)務部門組織圖。組織圖應至少包括：“部門名稱”、“領導姓名

織

組

及職務”、“部門主要職能”及“員工人數(shù)”。請參考附件的范例。

產(chǎn)銷

狀況

財

務

狀

況

優(yōu)勢

及

劣勢

林

XX務XM

業(yè)

標

目

業(yè)務負

職務日期200月—日

責人

注：本表格空格不夠時，請自行以白紙打印。

供應商組織圖范例

供應商名稱：______________________

填表日期：年一月一日

(-)全部部門：

姓名

總經(jīng)理

姓名

副總經(jīng)理

姓姓姓姓姓姓姓

名名名名名名名

XX名員工XX名員工XX名員工XX名員工XX名員工XX名員工XX名員工

主要1.1.1.1.1.1.1.

職能:

2.2.2.2.2.2.2.

3.3.3.3.3.3.3.

4.4.4.4.4.4.4.

5.5.5.5.5.5.5.

。業(yè)務部門：

姓名

業(yè)務考8經(jīng)理

姓姓姓姓姓姓姓

名名名名名名名

XX名員工XX名員工XX名員工XX名員工XX名員工XX名員工XX名員工

主要1.1.1.1.1.1.1.

職能:

2.2.2.2.2.2.2.

3.3.3.3.3.3.3.

4.4.4.4.4.4.4.

5.5.5.5.5.5.5.

日期：200年月日

XXX超市

供應商邦Et介單

供醺商品陳設尺寸價格JB構(人民巾、含稅)書目樣品

俏售每箱交貨

瑜8國際條碼品名及規(guī)格長X寬X高產(chǎn)地

單位件依天敷零售二批商一批商連鎮(zhèn)店華聯(lián)

建(公分)*否苦

?訂價進價進價進價進價A

1入天￥￥￥￥

2入天

3入天

4入天

5入天

6入天

7入天

8入天

9入天

10入天

11入天

12入天

13入天

14入天

15入天

注：(1)在報價之前,供應商應先完整填寫“供應商強E本資料草r及“供應商簡介”.供應商名稱

(2)請供應商務必按商品本身的“銷售排名”依次以寫。假如欄位不夠，請自行復印地址

—-W-WTT-“E-fS

工口衣怕9TrJclt1HBTlF'OW4A.?

電話

(3)如以上報價不室.一經(jīng)啦EHW：.xxx常馬上停止一切交易.并全敢退餞.

公

(4)-xxx進價"系是“到岸價”，即供應商必需將商品按指定位置貼好“XXX店內(nèi)碼”或傳真

印上“國際條碼”，整齊碼放在“XXX”指定的樓板及位■上，井當面點交給“XXX收貨部”.報價人

章

職務

XXX超市

新供應商問卷調(diào)查表

供應商名稱Stit

感謝貴公司考慮及XXX綜合超市合作，共同拓展市場，雙贏雙利。請就近先考察XXX的門店，并閱讀“供應

商手冊”，然后回答以下問題，適合貴公司的看法者，請在“方格”內(nèi)打“一'。

口沒有口一次口兩次

門店：--------------考察次數(shù)

口三次以上

口應降低價格□應提升服務口應改善布局口應增加品種

對門店的建議

口其他：___________________________________

門店考察

口沒有口一次口兩次

門店，______________考察次數(shù)

□三次以上

口應降低價格□應提升服務口應改善布局口應增加品種

對門店的建議

口其也________________________________

□尚未閱讀口略為閱讀口具體閱讀

供應商手冊

□閱讀一次口閱讀兩次口閱讀三次以上

口高檔口中高檔口中檔口中低檔口低檔

供應商□家庭用口專業(yè)用口全部年齡口特定年齡

產(chǎn)品定位□全部性別口特定性別口全部文化水平口特定文化水平

□全部職業(yè)□特定職業(yè)口全部商圈口特定商圈

是否能幫助XXX降低選購成本口能口不能口不確定

供應商實力是否能幫助XXX降低營運成本口能口不能口不確定

是否能幫助XXX增加銷售份額口能口不能□不確定

全國連鎖口是□否口不清晰，目前門店數(shù)：家J瓦個城市

每天低價□是口否口不清晰，比市價便宜：__

供應商對品種齊全度□5,000個以下口5,000?10,000個口10,000個以上

XXX的相識來客數(shù)比本市同類超市：口多口相同□少口不清晰

客單價比本市同類超市：口多口相同□少□不清晰

銷售額比本市同類超市：口多口相同口少□不清晰

姓名職務關系口摯友口同學□別人介紹

XXX的熟人姓名職務關系口摯友口同學□別人介紹

姓名職務關系口摯友口同學口別人介紹

公司姓名電話

可以打聽

公司姓名電話

供應商的人

公司姓名電話

1.

對XXX的

綜合建議2.

3.___________________________________________________________________

供應商業(yè)務

職務日一年7日

負責人-M8-

XXX超市

新供應商產(chǎn)品問卷調(diào)查表

（適合者打“請按一個品牌填寫一張）

郵編

供應商名稱地址

電話

品牌及口自制口進口口代理口購銷

貨源

品類名稱口代銷口聯(lián)營口其他j_______________________________________

口全部年齡層口0?5歲口5?12歲

年齡

口13?19歲口20?50歲口50歲以上

姓別口男女都適用口男性適用口女性適用

口農(nóng)夫□國企職工□事業(yè)單位職工

職業(yè)

供應商□私企職工□集體職工□外企職工口個體

產(chǎn)品定位家庭人數(shù)口全部家庭口1?3人/戶口4?6人/戶口7人/戶以上

□0?500元口500?1,000元口1,000?2,000元

家庭月收入

口2,000?5,000元口5,000元以上

商圈口0?500米口500?1,000米口1?3公里

（距XXX門店）口3?5公里口5?10公里以上口10公里以上

產(chǎn)品生命周期口萌芽期□成長期口成熟期口飽和期口衰退期

產(chǎn)品質(zhì)量口高檔口中高檔