物資管理信息系統(tǒng)業(yè)務運行規(guī)定

物資管理信息系統(tǒng)業(yè)務運行規(guī)定第一章總則第一條按照集團公司加快信息化建設，統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準、統(tǒng)籌進行信息基礎(chǔ)設施建設的指導方針，切實做到“保障供應、降低成本；開拓社會市場、增加效益；加強管理、加速資金周轉(zhuǎn)；利用電子商務平臺，降低采購成本”，進一步提高物資管理整體水平，提高全局整體經(jīng)濟效益，充分發(fā)揮CQ石油勘探局（以下簡稱“CQ”）物資管理信息系統(tǒng)功能，確保系統(tǒng)正常、高效運行，進一步明確各操作環(huán)節(jié)的職責，制定本補充規(guī)定。第二條通過本程序的運行，主要實現(xiàn)以下目標：（一）進一步發(fā)揮系統(tǒng)優(yōu)勢，明確編碼申請、新建及審核工作，規(guī)范計劃報送和審批、物資采購、合同的簽訂和審批、倉儲管理及結(jié)算行為，降低物資采供成本，推進物資系統(tǒng)專業(yè)化服務；（二）進一步開拓市場、擴大市場份額，鞏固已有的油田物資服務市場，強化物資售后服務，力爭用低價格、高質(zhì)量和優(yōu)質(zhì)高效服務于局內(nèi)外市場；（三）進一步利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，構(gòu)建CQ物資系統(tǒng)電子商務平臺，實施科學管理，適應發(fā)展現(xiàn)代物流的需要。第三條本運行程序主要包括系統(tǒng)維護、編碼管理、工程管理、計劃管理、采購管理、合同管理、物資驗收管理、發(fā)料管理、倉儲管理、結(jié)算管理等模塊。第四條本業(yè)務運行程序中所使用的買賣合同（或臨時求援卡）、代儲代銷協(xié)議、各種單據(jù)、帳冊報表等系統(tǒng)自動生成統(tǒng)一格式，一律由計算機打印和管理。第二章系統(tǒng)維護管理第五條“CQ物資管理信息系統(tǒng)”由器材供應處統(tǒng)一維護，各二級單位可根據(jù)具體業(yè)務需要，由其系統(tǒng)管理員管理其用戶、用戶權(quán)限等信息。器材供應處系統(tǒng)維護工作由電子商務部負責，二級單位系統(tǒng)維護由其指定負責部門或人員。第六條收發(fā)料單位注冊和維護，器材供應處負責對所有供應商及所屬的一級用戶維護，二級單位可自己負責對其所服務的二級用戶或三級用戶進行維護，也可書面委托器材供應處維護。第七條器材供應處負責對物資系統(tǒng)涉及的用戶管理、報表紙張設置、系統(tǒng)參數(shù)設置、審批管理、編碼方案管理、計量單位管理、主要物資目錄、下放物資目錄等全局共性化的參數(shù)進行授權(quán)和設置，并對器材供應處內(nèi)部業(yè)務運行相關(guān)參數(shù)授權(quán)；二級單位負責本單位內(nèi)部用戶管理、報表紙張設置、系統(tǒng)參數(shù)設置、審批管理等個性化的相關(guān)參數(shù)進行授權(quán)。第八條器材供應處內(nèi)部所有授權(quán)及參數(shù)設置必須依據(jù)本運行程序規(guī)定或相關(guān)物資管理制度進行，用戶維護管理必須依據(jù)相關(guān)科室、站庫出具的書面證明文件（書面文件必須明確被授權(quán)用戶的崗位及分管物資大類），器材供應處系統(tǒng)維護人員應當妥善保存這些原始書面文件。業(yè)務、保管等人員崗位變動時，相關(guān)科室、站庫應及時書面通知系統(tǒng)維護員。第九條器材供應處內(nèi)部系統(tǒng)業(yè)務運行程序變更、用戶需特殊授權(quán)、系統(tǒng)參數(shù)調(diào)整、內(nèi)部審批程序調(diào)整等，必須依據(jù)相關(guān)文件、規(guī)定或物資管理部門的書面通知。第三章物資編碼管理第十條編碼管理包括編碼申請、新建編碼、編碼審核及編碼查詢功能。第十一條CQ物資分類編碼遵循SY/T5497-2000《石油工業(yè)物資分類與代碼》（以下簡稱《標準》）及《應用指南》之規(guī)定。第十二條編碼結(jié)構(gòu)一律采用5層14位等長的數(shù)字結(jié)構(gòu)，分別標識物資的大類（2位）、中類（2位）、小類（2位）、品名（2位）、型號規(guī)格。第十三條編碼層次結(jié)構(gòu)的前八位代碼（即大類、中類、小類、品名代碼）或前六位代碼（即大類、中類、小類）為行業(yè)共享碼，《標準》中已編到的必須嚴格按標準執(zhí)行，任何單位不得自行變動。代表型號規(guī)格的后六位代碼，應按照物資的型號規(guī)格排序，自行編碼（參照《標準》、《應用指南》說明列出的方法，確定型號規(guī)格的排序）。第十四條CQ物資管理信息系統(tǒng)的物資分類及編碼必須統(tǒng)一，遵循科學性、系統(tǒng)性、唯一性、實用性和可擴充性的原則，將石油工業(yè)物資劃分為60個大類。第十五條物資的名稱以相關(guān)的國家標準、行業(yè)標準為依據(jù)，無國家標準和行業(yè)標準的，則采用企業(yè)標準或習慣的商業(yè)名稱，物資名稱以中文名稱為主，物資名稱同樣應遵循唯一性的原則，任何單位和個人不得以任何借口用虛增的物資名稱申報新編碼，逃避檢查與監(jiān)督。第十六條器材供應處負責全局物資編碼的審核與管理。新增的物資編碼由使用單位申請或器材處業(yè)務人員新建后提交，器材供應處電子商務部編碼審核人員可以查詢“待審”、“已審”和“禁用”的物資編碼信息，并對“待審”編碼進行審核。第十七條用戶可以查詢編碼庫中的所有編碼，上報物資需求計劃時發(fā)現(xiàn)編碼庫中無編碼的，應及時申請。第十八條器材供應處科室業(yè)務人員收到用戶提交的物資編碼后，首先對照《標準》審查申請新增編碼的物資大、中、小類及品名劃分是否準確，避免“同物異名”現(xiàn)象，并在自接到申請之時起1個工作日內(nèi)完成新建或退回工作，退回的編碼申請必須在審批意見中注明詳實的理由（如同物異名的物資應注明正確的物資名稱）。第十九條屬下列情況之一者由科室業(yè)務人員重新新建并將原申請退回：㈠大類、中類、小類、品名歸類錯誤；㈡物資名稱不規(guī)范；㈢計量單位不科學、不規(guī)范；㈣物資名稱、計量單位錄入不規(guī)范等。對此類退回的編碼申請，除在審批理由中注明退回原因外，還需標明新建的正確編碼。第二十條器材供應處物資編碼審核人員收到科室業(yè)務提交的新建的物資編碼后，首先對照《標準》審查申請新增編碼的物資大、中、小類及品名劃分是否準確、避免“同物異碼”現(xiàn)象，并在自接到新建之時起1個工作日內(nèi)完成審核工作，對審核不符合規(guī)范的注明理由退回上一級新建人員。第二十一條器材供應處物資編碼新建及審核人員應嚴格按照《標準》及《應用指南》做好編碼的新建、審核工作，物資的分類必須以《標準》為依據(jù)，物資及其編碼必須做到一一對應，不得出現(xiàn)重碼。第二十二條編碼審核人員發(fā)現(xiàn)原編碼庫中已有的重碼應及時將庫存予以合并，并將重碼禁用；對于原編碼庫中點件記數(shù)的物資因名稱相同而計量單位不同出現(xiàn)的重碼應及時予以規(guī)范，執(zhí)行法定計量單位，視為同一物資對其庫存予以合并，并對重碼禁用。第四章供應商管理第二十三條凡進入勘探局器材供貨網(wǎng)絡的供應商，由器材供應處建立供應商檔案，供貨網(wǎng)絡由器材供應處統(tǒng)一管理。各二級單位對專業(yè)性強的物資可以向器材供應處推薦質(zhì)量優(yōu)、信譽好、供貨及時、價格合理的生產(chǎn)廠家。第二十四條凡向勘探局各單位銷售物資的供應商，實行市場準入制度，均需向器材供應處申請辦理《CQ石油勘探局器材供貨網(wǎng)絡準入資格證》（以下簡稱“準入證”）?！皽嗜胱C”旨在證明生產(chǎn)廠家、經(jīng)銷公司具備生產(chǎn)或經(jīng)銷產(chǎn)品的技術(shù)能力、質(zhì)量控制能力和售后服務能力，作為勘探局各單位采購物資的先決條件之一，無“準入證”的物資原則上不得采購。第二十五條勘探局各單位的物資采購必須在供貨網(wǎng)絡內(nèi)進行，對非網(wǎng)絡供應商的物資一般不予采購，因特殊情況需向非網(wǎng)絡供應商采購物資時，由單位主管領(lǐng)導審批同意后方可進行，交易時按合同標的金額收取網(wǎng)絡使用費，但只能作為一次性供應商交易一次，交易完成后該供應商即被禁用，如發(fā)生第二次業(yè)務必須辦理市場準入證。第二十六條對入網(wǎng)供應商實行動態(tài)管理。根據(jù)勘探局生產(chǎn)實際需要，每年由器材供應處和各主要用戶對入網(wǎng)供應商進行評價和考核，評比與考核內(nèi)容主要包括：企業(yè)資質(zhì)、業(yè)績、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務等，合格的繼續(xù)作為網(wǎng)絡供應商，不合格的取消網(wǎng)絡供應商資格。第二十七條入網(wǎng)供應商信息由器材供應處電子商務部進行維護，在辦理“準入證”時將相關(guān)信息錄入供應商數(shù)據(jù)庫，并將營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、增值稅一般納稅人資格證書、生產(chǎn)許可證（列入“工業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)許可證目錄”的產(chǎn)品）、外部產(chǎn)品質(zhì)量認可證等及企業(yè)取得的相關(guān)資質(zhì)證書掃描存入數(shù)據(jù)庫（一律用原件掃描）；入網(wǎng)供應商提供的主要產(chǎn)品信息（含物資名稱規(guī)格型號、計量單位、材質(zhì)性能、主要用途、價格等）由業(yè)務科室維護。第二十八條入網(wǎng)供應商及其主要產(chǎn)品信息發(fā)生變化時，供應商應及時提供相關(guān)變化信息資料原件，同時器材處業(yè)務部門應主動收集相關(guān)信息，尤其是產(chǎn)品價格信息等，要做到時時更新。第二十九條供應商及產(chǎn)品信息數(shù)據(jù)庫，用戶根據(jù)授權(quán)查詢供應商及產(chǎn)品信息數(shù)據(jù)庫的相關(guān)信息。第五章計劃管理第三十條計劃管理包括“計劃制作”、“計劃查詢”、“計劃平庫”、及“計劃上報”等功能。利用計劃管理，用戶能夠制作計劃、對計劃進行平庫、審批、查看計劃的運行狀況，同時，用戶還可以查詢所有網(wǎng)絡單位的物資庫存信息。第三十一條物資需求實行計劃管理，物資需求計劃是平庫、采購、發(fā)料、配送的依據(jù)，是各單位成本預算及經(jīng)營活動分析的依據(jù)之一。各使用單位負責物資需求計劃的編制，器材供應處負責物資需求計劃的執(zhí)行、檢查、分析和控制考核工作。第三十二條物資需求計劃的編制：㈠消耗定額是編制物資需求計劃和進行核銷的基礎(chǔ)，物資需求計劃必須以物資消耗定額為編制依據(jù)，暫時無消耗定額的應以歷史先進的消耗水平測算，不得粗估冒算；㈡各類物資（含油田內(nèi)部產(chǎn)品）需求計劃由使用單位依據(jù)物資消耗定額、工程預算定額、生產(chǎn)維修及歷年消耗規(guī)律為依據(jù)，嚴格按《石油工業(yè)物資分類與代碼》60個大類進行分類編制；㈢一份計劃只能編制同一大類的物資，每一項物資必須有物資編碼（原編碼庫中無編碼的急用料除外）；㈣使用單位根據(jù)各類定額編制的原始需求計劃應首先在單位內(nèi)部實行“六平一代”（平庫存、平積壓、平閑置、平修舊、平自制、平期貨和代用）后，形成正式上報的物資需求計劃，在進行綜合平衡的同時要落實處理積壓物資和降低庫存儲備兩項經(jīng)濟指標；㈤物資需求計劃中物資名稱、規(guī)格型號、技術(shù)要求、需用時間、到貨地點等應明確、具體、準確；㈥各二級單位編報的生產(chǎn)維修計劃，是勘探局生產(chǎn)維修分配物資的主要依據(jù)，亦是器材供應處組織生產(chǎn)維修物資采購和加工訂制等工作的依據(jù)，二級單位要根據(jù)本單位生產(chǎn)維修任務，詳細核算，綜合平衡后按照規(guī)定程序提出準確、齊全、合理的年度、季度、和月度物資需求計劃；㈦技術(shù)性強的專用物資使用單位可以推薦生產(chǎn)廠家，但推薦的生產(chǎn)廠家不得少于3家。第三十三條物資需求計劃審批：各二級單位可根據(jù)本單位的實際情況，擬定上傳器材供應處的物資需求計劃的審批流程。第三十四條物資需求計劃報送：㈠勘探局各單位所有物資需求計劃必須按時上報器材供應處。每年11月底之前上報下一年物資需求年度計劃、季度計劃需提前30日、月度計劃提前15日、零星計劃需提前10日上報；㈡禁止任何單位先用料后報物資需求計劃，尤其是強檢物資一律要進入一級站庫檢驗后方可出庫；㈢物資需求年度計劃、季度計劃、月度計劃及零星計劃一律通過“CQ物資管理信息系統(tǒng)”報送。第三十五條物資采購計劃的編制及審批：㈠器材供應處業(yè)務科室接到使用單位上傳的需求計劃，應及時利用物資管理信息系統(tǒng)進行平庫，調(diào)劑余缺，平庫后的缺口編制物資采購計劃，整個過程在1個工作日內(nèi)完成；㈡物資采購計劃必須提交業(yè)務科室長、主管供應副處長審批后生效，各審批環(huán)節(jié)不得超過1個工作日；采購部門必須依據(jù)采購計劃實施采購，無采購計劃的一律不得實施采購，合同審查部門不得加蓋合同專用章；㈢業(yè)務人員要隨時主動掌握計劃執(zhí)行情況。急用料采購計劃由崗位業(yè)務人員督促各審批環(huán)節(jié)加快審批速度，縮短計劃處理時間；㈣屬于委托采購范圍內(nèi)的物資，由業(yè)務科室長審批同意后，下達“物資委托采購通知單”執(zhí)行。第六章采購管理第三十六條物資采購的原則是：按質(zhì)、按量、按時、經(jīng)濟、高效地保證油田生產(chǎn)建設所需的各項物資，貫徹公開、公平、公正、擇優(yōu)的原則。第三十七條采購數(shù)量及到貨時間：器材供應處以最終形成的物資采購計劃為依據(jù)確定物資采購數(shù)量及到貨時間，合同審查人員與合同審查部門除對合同采購價格及合同條款進行審查外，必須加大對合同物資采購數(shù)量及到貨時間的審查力度，對無采購依據(jù)的合同，合同物價部門不得審批。第三十八條器材供應處業(yè)務科室、電子商務部嚴格按照物資采購計劃確定批準的采購方式組織采購。㈠招標采購：招標采購物資采購計劃完成審批程序后，電子商務部應在1個工作日內(nèi)完成招標文件的編訂工作，經(jīng)招標辦主任審查后發(fā)布招標公告，組織網(wǎng)上招標采購工作；招標工作結(jié)束后電子商務部應在自評標后1個工作日內(nèi)發(fā)布中標通知書，金額在100萬元以下的中標通知書由招標辦主任簽發(fā)，金額在100萬元及以上的中標通知書由主管副處長簽發(fā)；㈡議標采購：議標采購的物資在采購計劃完成審批程序后，由電子商務部牽頭，業(yè)務科室、招標辦、器材供應處相關(guān)領(lǐng)導及局相關(guān)部門參加進行商務談判，商務談判應在2個工作日內(nèi)完成，談判結(jié)束后由業(yè)務科室將商談內(nèi)容錄入“商務談判信息記錄”中；㈢業(yè)務主管領(lǐng)導批準供應的小額、零星、急用物資，由科室業(yè)務人員、科室長組織商談，應錄入商談記錄備查。第三十九條成品油、石油專用管材、成套設備（不包括非安裝設備）、局內(nèi)部產(chǎn)品、引進物資及部分特殊物資，必須嚴格按照程序?qū)徟?，組織好商務和技術(shù)談判，并應有商談記錄備查。技術(shù)談判由器材供應處與用戶雙方組成專家組共同完成，商務談判以器材供應處為主，主要依托物資招投標網(wǎng)組織實施。委托二級單位采購的物資，各單位嚴格按照勘探局及器材供應處物資采購有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，采購程序完成后，錄入“委托采購物資結(jié)算通知單”，按程序?qū)徟筇峤黄鞑墓幾鳛檗k理合同的依據(jù)。第四十條凡供貨網(wǎng)絡內(nèi)供應商能夠提供的物資不得網(wǎng)外采購，成套設備的易損件堅持以設備原廠家生產(chǎn)或配套優(yōu)先的原則，邀請招標采購的原則是：生產(chǎn)廠家優(yōu)先、一級代理服務商優(yōu)先。第四十一條采購物資的價格應根據(jù)采購物資的質(zhì)量、批量、包裝要求、季節(jié)差價、供求關(guān)系等因素通過招標的方式確定。任何單位和個人無權(quán)擅自變更招標采購物資的中標價格。第七章合同管理第四十二條主要實現(xiàn)合同的編訂、提交、審批、查詢等功能，包括合同編訂、合同上報、合同審批、合同變更、合同價查詢、合同查詢、合同明細查詢、合同履約分析、求援卡編訂、求援卡審批、代儲代銷協(xié)議、商談信息、商談信息查詢及合同報表管理等模塊。買賣合同分為采購合同和銷售合同兩類，器材供應處采購物資一律要簽訂買賣合同，對外銷售物資需簽訂買賣合同的，參照采購物資買賣合同業(yè)務流程執(zhí)行，對外銷售買賣合同審批按照銷售管理規(guī)定由系統(tǒng)管理員設定。采購合同和銷售合同在合同管理中分別管理。第四十三條買賣合同（指采購合同，以下同）簽約人應經(jīng)過《中華人民共和國合同法》和物資管理業(yè)務知識的培訓，經(jīng)勘探局考核合格，取得“簽約資格證”后方有合同編訂資格。第四十四條簽訂買賣合同必須符合《中華人民共和國合同法》的規(guī)定，合同的內(nèi)容通過招標或商談的方式由雙方當事人約定，買賣合同、臨時求援卡、代儲代銷協(xié)議等統(tǒng)一文本格式，買賣合同使用器材供應處在陜西省工商局登記備案的合同文本。第四十五條買賣合同、臨時求援卡、代儲代銷協(xié)議除格式條款內(nèi)容外，合同編訂人員必須錄入到站、運輸方式、運費結(jié)算方式、包裝方式、檢驗標準和方法、貨款結(jié)算方式、合同使用的文字及效力、發(fā)生爭議處理方式等條款外，同時出賣人和買受人相關(guān)信息必須齊全、準確，否則系統(tǒng)將限制向下一級提交。第四十六條買賣合同、臨時求援卡、代儲代銷協(xié)議供需雙方權(quán)責必須平等，文字表述要明確、肯定，不能含糊不清，不得有不合理的附加條件。買賣合同原則上不得附有預付款的條款。如確需預付部分貨款時，必須事先征得有關(guān)部門和領(lǐng)導同意。第四十七條買賣合同、臨時求援卡的編訂必須依據(jù)中標公告、商務談判記錄、物資采購計劃，缺損的將無法編訂。委托采購物資合同以“物資委托采購通知單”和“委托采購物資結(jié)算通知單”為依據(jù)。第四十八條買賣合同、臨時求援卡、代儲代銷協(xié)議由采購部門人員在自中標公告發(fā)出或商務談判結(jié)束后3個工作日內(nèi)編訂完成，并提交下一審批環(huán)節(jié)審查。第四十九條買賣合同、臨時求援卡、代儲代銷協(xié)議實行統(tǒng)一管理、分級負責的辦法，審批程序為：一、買賣合同㈠標的金額在20萬元以下的合同，實行業(yè)務科室長、電子商務部、副總3級審批制；㈡標的金額在20萬元以上100萬元以下的合同，實行業(yè)務科室長、電子商務部、副總、主管副處長4級審批制；㈢標的金額在100萬元以上的合同，實行業(yè)務科室長、電子商務部、副總、主管副處長、處長、局法律事務處6級審批制。各審批環(huán)節(jié)對合同的審批意見等信息記錄入合同審批表備查。㈣勘探局內(nèi)部產(chǎn)品及非安裝設備的購置執(zhí)行局相關(guān)文件規(guī)定；引進設備、物資執(zhí)行CNPC及勘探局相關(guān)規(guī)定。㈤各審批環(huán)節(jié)應在1個工作日內(nèi)完成審批工作，最長不得超過3個工作日，否則系統(tǒng)自動視為審批通過。㈥合同在未實施電子簽名前，提供給供應商的合同、送交財務的合同及存檔的合同，執(zhí)行雙軌審批制，除履行網(wǎng)上審批程序外，器材供應處還需履行手工簽字程序，按照審批權(quán)限由業(yè)務科室長、分管領(lǐng)導審查簽字后送合同部門及供方簽字蓋章后生效。合同部門審查蓋章前應首先從物資系統(tǒng)確認合同是否有效。二、臨時求援卡臨時求援卡實行業(yè)務科室長、電子商務部、主管副處長三級審批制，各環(huán)節(jié)應在1個工作日內(nèi)完成。未實施電子簽名前，提供給供應商的求援卡、送交財務的求援卡及存檔的求援卡，需參照買賣合同實行雙軌審批制，供需雙方簽字蓋章后生效。三、代儲代銷協(xié)議代儲代銷協(xié)議實行業(yè)務科室長、電子商務部、主管副處長三級審批制，各環(huán)節(jié)應在1個工作日內(nèi)完成。未實施電子簽名前，提供給供應商的代儲代銷協(xié)議及存檔的代儲代銷協(xié)議，需參照買賣合同實行雙軌審批制，供需雙方簽字蓋章后生效。四、買賣合同、臨時求援卡、代儲代銷協(xié)議某審批環(huán)節(jié)若有疑義需發(fā)回重審時，必須注明理由，理由應充分、明確、具體。第五十條買賣合同、臨時求援卡、代儲代銷協(xié)議必須妥善保管，及時確認上網(wǎng)運行，避免貨到收料站庫后，網(wǎng)上查無收貨依據(jù)的情況發(fā)生，影響物資的及時驗收入庫。第五十一條已生效的合同若需變更，可在本系統(tǒng)的合同變更模塊中編定變更合同，凡合同變更的一律按照審批程序進行審批。第五十二條合同管理部門應定期清理和檢查合同的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，并將執(zhí)行情況反饋給有關(guān)領(lǐng)導。第八章物資到庫及驗收第五十三條物資驗收模塊主要包括到貨記錄管理、商檢報告、實物驗收管理、不合格物資處理、驗收制單、直達料通知單、單據(jù)管理、驗收明細查詢等。第五十四條采購物資到庫處理：㈠鐵路運輸?shù)綆煳镔Y，由站庫接運人員在到貨的當日錄入到貨登記記錄，并提交站庫保管人員在1個工作日內(nèi)確認完畢，到貨記錄必須填寫齊全，否則系統(tǒng)限制提交下一環(huán)節(jié)；㈡公路運輸?shù)綆煳镔Y，由保管人員在到貨的當日錄入到貨登記記錄，到貨記錄必須填寫齊全。第五十五條移庫物資到庫后由保管員依據(jù)《移庫單》（發(fā)料）和《運料單》在到貨的當日錄入到貨登記記錄，到貨記錄必須填寫齊全。同時保管員填寫隨貨同行運料單和在物資系統(tǒng)中調(diào)出運料單錄入相關(guān)信息，作為運費結(jié)算的依據(jù)。運料單上手工填寫和在系統(tǒng)中錄入的信息必須一致，否則造成的后果由收料站庫負責。委托采購物資由采購單位負責驗收，并錄制“委托采購物資入庫驗收單”，提交器材供應處作為內(nèi)部料款結(jié)算及對外付款的依據(jù)之一。第五十六條強檢物資目錄內(nèi)的物資到庫后，保管員應自到庫時起1個工作日內(nèi)在網(wǎng)上填寫報檢申請單報檢完畢，檢驗機構(gòu)自接到報檢申請起，零星及小批量物資必須在3個工作日內(nèi)、批量較大的物資必須在5個工作日內(nèi)完成檢驗任務，需送外進行理化分析試驗的必須在7個工作日內(nèi)完成，進口物資檢驗周期執(zhí)行國家相關(guān)規(guī)定，檢驗完后通過物資管理信息系統(tǒng)在規(guī)定的檢驗期內(nèi)出具檢驗報告。第五十七條檢驗合格的物資，保管或驗收人員應及時從網(wǎng)上調(diào)取工業(yè)品買賣合同或臨時求援卡、檢驗報告、到貨記錄等資料，嚴格按照合同條款及《CQ石油勘探局物資驗收暫行規(guī)定》組織驗收入庫，錄入《物資入庫驗收單》并提交稽核，此項工作保管或驗收人員應自收到檢驗報告起1個工作日內(nèi)完成，稽核人員應自收到《物資入庫驗收單》起1個工作日內(nèi)完成稽核，驗收單生效。點件記數(shù)的物資，《物資入庫驗收單》累計實收數(shù)量不得大于合同數(shù)量；檢尺過磅的物資《物資入庫驗收單》累計實收數(shù)量不得超過合同數(shù)量的103%。否則系統(tǒng)提示《物資入庫驗收單》累計實收數(shù)量超過合同數(shù)量，驗收單無法保存。第五十八條檢驗不合格的物資，保管或驗收人員應自收到檢驗報告起1個工作日內(nèi)，完成《不合格物資處理意見單》的錄入和提交，采購部門、物資管理部門應自收到《不合格物資處理意見單》起1個工作日內(nèi)提出處理意見，返回物資采購部門按照批準后的處理意見實施，并將處理結(jié)果錄入處理意見中。第五十九條物資移庫收料程序：1、對移庫物資，收料站庫保管員要嚴格按照《CQ石油勘探局物資驗收暫行規(guī)定》進行驗收。出現(xiàn)數(shù)量或質(zhì)量問題，應及時查清原因，屬承運方責任的，由承運人賠償；屬發(fā)料庫責任的，向發(fā)出庫查詢，由發(fā)料庫賠償。2、移庫物資收料站庫應自接到實物起1個工作日內(nèi)驗收完畢，并錄入移庫收料單實收數(shù)量，提交稽核在1個工作日內(nèi)確認生效。3、移庫物資實收與實發(fā)數(shù)量存在差異時，依據(jù)《CQ石油勘探局物資運耗、儲耗和計量誤差暫行規(guī)定》（長局發(fā)[1997]259號），對存在運耗和計量誤差的物資，定額內(nèi)合理計量誤差和運耗由收料庫保管員在系統(tǒng)中于收料的當日錄制計量誤差核銷單或運輸損耗單；除此之外的差異，由責任方賠付。4、保管員確認計量誤差核銷單或運輸損耗單后，自動提交稽核人員稽核，稽核在1個工作日內(nèi)完成。計量誤差核銷單、運輸損耗單需經(jīng)處物資管理部門審批后生效，審批應在3個工作日內(nèi)完成。5、移庫收料單中的實收數(shù)量應包含計入合理運耗和合理計量誤差的核銷數(shù)量。第六十條驗收工作結(jié)束后，保管員應于驗收當日錄入驗收計量質(zhì)檢記錄，記錄內(nèi)容必須齊全，并提交稽核確認。第六十一條生效后的《物資入庫驗收單》，物資采購部門人員可以打印，辦理內(nèi)部結(jié)算及對外付款等業(yè)務。第六十二條對確存在價差的暫估料，可在準確的入庫價確定后，在本系統(tǒng)中開價差調(diào)整單，以沖銷暫估。第六十三條局內(nèi)各站庫之間移撥及移庫物資的驗收，收料站庫依據(jù)發(fā)料單或移庫發(fā)料單驗收入庫，并錄制相應單位的收料單或移庫收料單。第六十四條代儲代銷物資收料管理程序執(zhí)行《器材供應處物資代儲代銷管理辦法》（長供發(fā)[2004]12號）。第六十五條直達物資驗收管理按照《CQ石油勘探局關(guān)于物資供應結(jié)算有關(guān)問題的通知》（長局發(fā)[2004]29號）相關(guān)規(guī)定。用戶收料后現(xiàn)場簽認隨貨同行的《直達料通知單》，一聯(lián)收料單位留存，若收料單位非供應部門的，由收料單位及時將《直達料通知單》轉(zhuǎn)交或電傳本單位供應部門（1個工作日內(nèi)完成），供應部門以此為依據(jù)從系統(tǒng)中調(diào)出《直達料通知單》（代驗收單），錄入實收數(shù)量，應自實物簽收之日起3個工作日內(nèi)完成網(wǎng)上確認；其余兩聯(lián)由供應商送交器材供應處相關(guān)業(yè)務科室，作為考核二級單位網(wǎng)上簽收確認及時性的依據(jù)。為不影響結(jié)算，收料單位供應部門未按時從網(wǎng)上確認《直達料通知單》的，器材供應處可依據(jù)收料人簽收的《直達料通知單》辦理結(jié)算。第九章發(fā)料管理第六十六條發(fā)料管理子系統(tǒng)包括普通發(fā)料、特殊發(fā)料、退料、運輸信息管理、單據(jù)處理、單據(jù)查詢、發(fā)料科目修改、發(fā)料明細查詢等功能。普通發(fā)料是指系統(tǒng)在給用料單位發(fā)料時，遵守“先進先出”的原則，器材供應處各站庫物資出庫一律執(zhí)行此發(fā)料方式。特殊發(fā)料由用戶自己選擇某筆驗收單記錄進行指定發(fā)料。第六十七條物資出庫必須有手續(xù)齊備的正式憑證，物資出庫憑證有發(fā)料單、移庫單和銷售單，發(fā)料單和移庫單（發(fā)料）由發(fā)料站庫業(yè)務人員錄制，站庫保管員發(fā)完料后立即錄入實發(fā)數(shù)量，確認并提交稽核人員稽核；銷售單可由業(yè)務科室業(yè)務人員或站庫業(yè)務員錄制，保管員發(fā)料并錄入實發(fā)數(shù)量，確認并提交稽核人員稽核。所有出庫單據(jù)稽核確認后生效，稽核時限自收到相關(guān)單據(jù)起1個工作日完成。第六十八條發(fā)料單、移庫單等出庫憑證必須做到一車一單或一車多單，便于收料單位（站庫）入庫驗收。第六十九條勘探局各單位領(lǐng)料實行領(lǐng)料人備案制度，器材供應處各站庫填制發(fā)料單和發(fā)料時必須確認領(lǐng)料人身份。第七十條器材供應處通過平庫調(diào)撥二級單位的庫存物資，由業(yè)務科室通知二級單位制單發(fā)料；二級單位供應部門原則上只能對本單位所屬的主業(yè)單位供料，不得對外銷售，物資出庫時填制有本單位署名的物資發(fā)料單，如：鉆井總公司物資發(fā)料單（其它單據(jù)同此）。第七十一條保管員依據(jù)發(fā)料憑證辦理發(fā)料手續(xù)。發(fā)料應遵循“先進先出，推陳儲新”的原則，防止部分物資因儲存時間過長而老化變質(zhì)。發(fā)料時應將隨機附件及合格證、質(zhì)檢報告、材質(zhì)證明書等資料附帶齊全。發(fā)料結(jié)束，保管員在系統(tǒng)中錄入運料單，并打印隨貨同行聯(lián)及發(fā)料庫留存聯(lián)交承運司機簽認。運料單加蓋業(yè)務專用章，經(jīng)門崗核對無誤后，即可出庫。收料單位收料后1個工作日內(nèi)在網(wǎng)上確認運料單。第七十二條以直達方式供應的物資，由器材供應處業(yè)務科室依據(jù)用戶簽收的《直達料通知單》（代驗收單），從網(wǎng)上打印用戶錄入實收數(shù)量并確認的《直達料通知單》，作為直達料發(fā)料及結(jié)算憑證。第七十三條物資移庫發(fā)料程序：物資移庫是指各一級站庫之間的物資轉(zhuǎn)移。物資移庫必須由器材供應處業(yè)務科室同意，站庫開據(jù)移庫發(fā)料單（移庫發(fā)料單必須一車一單），計算機自動生成移庫收料單。保管員依據(jù)移庫單(發(fā)料)發(fā)料。發(fā)料后，移庫單(發(fā)料)無實發(fā)數(shù)量的，填寫實發(fā)數(shù)量；打印移庫單(發(fā)料)，承運人簽字后，隨貨同行聯(lián)連同運料單交由承運人交收料站庫。發(fā)料結(jié)束，保管員在系統(tǒng)中錄入運料單，并打印隨貨同行聯(lián)及發(fā)料庫留存聯(lián)交承運司機簽認。運料單加蓋業(yè)務專用章，經(jīng)門崗核對無誤后，即可出庫。移庫收料單位收料后1個工作日內(nèi)在網(wǎng)上確認運料單。第七十四條對外銷售發(fā)料程序器材供應處業(yè)務科室或站庫業(yè)務人員，根據(jù)用戶購買的品種，按實際銷售數(shù)量開具《CQ石油勘探局物資銷售單》，打印并加蓋業(yè)務專用章。用戶持銷售單到財務部門辦理交款手續(xù)，財務部門從網(wǎng)上核實無誤后，收款并確認，在用戶所持的銷售單上加蓋財務收款專用章并按發(fā)票管理規(guī)定給用戶開具發(fā)票。用戶交款后憑交款憑證提貨，發(fā)料庫依據(jù)財務科在網(wǎng)上確認的銷售單發(fā)料。第十章倉儲管理第七十五條倉儲管理子系統(tǒng)包括倉儲管理單據(jù)填制、庫存調(diào)整、盤庫處理、積壓物資處理、庫存查詢、庫存分布查詢、報表統(tǒng)計等功能。第七十六條倉儲管理單據(jù)一、倉儲站庫應定期或不定期對庫存實物進行盤點，盤點發(fā)現(xiàn)帳實不符的應及時查明原因，分別處理：㈠依據(jù)《CQ石油勘探局物資運耗、儲耗和計量誤差暫行規(guī)定》（長局發(fā)[1997]259號），對存在儲耗的物資，定額內(nèi)合理儲耗由站庫保管員在系統(tǒng)中錄制物資儲存損耗單。站庫稽核、站庫分管領(lǐng)導審查（各一個工作日），處物資管理部門審批同意后生效（3個工作日）。㈡合理儲耗以外的差異按照盈虧或事故處理：《盈虧報告單》由站庫保管員錄制，盈虧原因必須清楚、準確，稽核、站庫分管領(lǐng)導審查并簽注意見（各一個工作日），處物資管理部門、業(yè)務分管領(lǐng)導審批后生效（各3個工作日）。《器材事故報告單》由站庫保管員錄制，事故原因必須清楚、詳實、準確，庫（隊）負責人、站庫分管領(lǐng)導審查并簽注意見（各一個工作日），處綜合治理部門、業(yè)務科室、物資管理部門、業(yè)務分管領(lǐng)導審批后生效（各3個工作日）。二、《價格調(diào)整單》由業(yè)務科室崗位人員填制，業(yè)務科長審查（1個工作日）后提交處價格管理領(lǐng)導小組審批（提交時系統(tǒng)自動生成“物資價格調(diào)整審批表”，各環(huán)節(jié)1個工作日），審批結(jié)束后生效。三、《規(guī)格調(diào)整單》由站庫保管員填制，站庫業(yè)務、稽核及分管領(lǐng)導審查（各1個工作日），報經(jīng)處業(yè)務科長、管理部門審批后生效（各1個工作日）。四、《報廢物資處理單》由站庫業(yè)務人員依據(jù)處管理部門及業(yè)務科室的通知填制，站庫保管、稽核審查確認后生效（各1個工作日）。報廢物資下正式帳套后自動轉(zhuǎn)入報廢帳套管理。第七十七條庫存調(diào)整權(quán)限嚴格控制使用，確因系統(tǒng)原因造成系統(tǒng)商品明細帳與庫存實物不符的由倉儲站庫填制格式表格，業(yè)務、稽核、站庫分管領(lǐng)導審查加蓋單位公章，報經(jīng)單位業(yè)務部門、管理部門核實批準后，由系統(tǒng)維護人員調(diào)整，系統(tǒng)維護人員必須妥善保存庫存調(diào)整審批原件備查。單位物資管理部門定期抽查調(diào)整庫存物資明細，生成調(diào)整報表。第七十八條盤庫功能授權(quán)各站庫對所管物資進行清查盤點，生成報表，并按要求對儲耗、盈虧及倉儲事故進行處理；站庫、業(yè)務科室生成本單位、科室的清倉報表，物資管理部門有權(quán)生成本單位的清倉報表（明細及匯總表）。第七十九條積壓物資統(tǒng)計功能按照所分管和儲存的物資，分別授權(quán)給業(yè)務科室及站庫，根據(jù)授權(quán)標識和統(tǒng)計，生成積壓物資統(tǒng)計報表；物資管理部門有權(quán)對本單位庫存積壓物資進行標示和統(tǒng)計，并生成積壓物資明細及匯總表。第八十條庫存查詢及庫存分布查詢，業(yè)務科室、合同物價部門授權(quán)查詢本科室（崗位）所分管大類的全局庫存；站庫只能查詢本站庫所儲存的物資；處物資管理部門、生產(chǎn)管理部門及相關(guān)領(lǐng)導可查詢?nèi)炙袔齑媲闆r。第八十一條報表統(tǒng)計管理。各單位、部門根據(jù)所分管物資大類及所負責的業(yè)務授權(quán)相關(guān)報表的統(tǒng)計和查詢。器材供應處分類物資收、發(fā)、存統(tǒng)計報表分兩類：一類是財務商品帳統(tǒng)計表、一類是業(yè)務商品帳統(tǒng)計表，同時生成財務、業(yè)務存貨商品帳差異統(tǒng)計表。第八十二條器材供應處各業(yè)務科室、站庫，根據(jù)其分管物資大類及業(yè)務范圍授予相關(guān)報表的統(tǒng)計及查詢權(quán)限；科室（站庫）之間除統(tǒng)計、查詢大類不同外，可以統(tǒng)計、查詢的報表應相同；器材供應處物資管理部門可以對所有報表進行統(tǒng)計和查詢。第八十三條加強統(tǒng)計報表分析工作。二級單位負責對本單位物資收、發(fā)、存等各類報表信息進行定期統(tǒng)計分析；器材供應處除對本處物資收、發(fā)、存等各類報表信息進行統(tǒng)計分析外，還應對全局收、發(fā)、存信息進行統(tǒng)計分析。第八十四條勘探局定期收、發(fā)、存統(tǒng)計報表調(diào)查時間為每個月的25日24時（季、半年、年報依此類推）；各單位自行安排的各類統(tǒng)計報表時間以調(diào)查需要而定。第十一章結(jié)算管理第八十五條結(jié)算管理包括：發(fā)票支票管理、運雜費管理、支票送交財務、財務簽認、調(diào)撥運費結(jié)算憑單處理、單據(jù)管理、合同結(jié)算申請、合同結(jié)算查詢、合同結(jié)算上報、付款申請編訂、付款申請查詢、付款申請上報等。第八十六條按照四單付款的原則，付款手續(xù)準確無誤后，業(yè)務科室錄入增值稅發(fā)票相關(guān)信息、掃描增值稅發(fā)票、編訂《付款申請表》，《付款申請表》提交業(yè)務科長、業(yè)務分管領(lǐng)導審批（各1個工作日）后生效，返回科室編訂申請表的業(yè)務崗位，打印合同、驗收單、強檢物資質(zhì)檢報告等送交財務科（送交財務科的資料需加蓋科室業(yè)務專用章或合同專用章），同時將付款申請表的相關(guān)信息提交財務科核對審查（審批表生效后1個工作日內(nèi)完成）。在未實施電子簽名前，《付款申請表》執(zhí)行原手工審批簽字程序。第八十七條財務科收到業(yè)務科室送交的付款資料后，從物資系統(tǒng)中調(diào)取合同、驗收單、增值稅發(fā)票、付款審批表等資料核對無誤后確認掛帳（暫估掛帳只提交合同及驗收單）。核對不一致的退回業(yè)務崗位核查重新處理（自收到資料起1個工作日完成）。第八十八條發(fā)料結(jié)算由科室業(yè)務人員錄入支票號（勘探局內(nèi)部單位從一級倉庫領(lǐng)料結(jié)算），將支票、發(fā)料單一并送交財務科，同時將相關(guān)信息提交財務科核對審查。財務科收到業(yè)務科室送交的結(jié)算資料后，從物資系統(tǒng)中調(diào)取發(fā)料單等資料核對無誤后確認結(jié)算。核對不一致的退回業(yè)務崗位核查重新處理（自收到資料起1個工作日完成）。第八十九條直達料或委托采購物資結(jié)算由業(yè)務科室將《直達料通知委單》或《托采購物資入庫驗收單》及對應的付款資料送交財務科，同時將系統(tǒng)中相關(guān)信息提交財務科核對審查。財務科收到業(yè)務科室送交的結(jié)算及付款資料后，從物資系統(tǒng)中調(diào)取直達單、直達料通知單等相關(guān)資料核對無誤后確認結(jié)算。核對不一致的退回業(yè)務崗位核查重新處理（自收到資料起1個工作日完成）。第九十條物資銷售結(jié)算，科室（站庫）制單后提交財務審查，由買受人持物資銷售單到財務科交款。財務科收到物資銷售單后，從物資系統(tǒng)中調(diào)取物資銷售單，核對無誤后確認收款結(jié)算。核對不一致的退回業(yè)務崗位核查重新處理。第九十一條移庫料帳務處理，物資移庫業(yè)務結(jié)束后，存在移庫差異的，業(yè)務科室打印《移庫發(fā)料單》、《移庫收料單》、《物資運輸損耗單》、《計量誤差核銷單》等帳務處理憑證送交財務科，財務科收到業(yè)務科室送交的移庫單、損耗單等帳務處理憑證后，從物資系統(tǒng)中調(diào)取相關(guān)資料核對無誤后確認并進行帳務處理（目前財務按業(yè)務科室設帳，移庫收發(fā)財務不作處理）。核對不一致的退回業(yè)務崗位核查重新處理（自收到資料起1個工作日完成）。第九十二條規(guī)格調(diào)整單、價格調(diào)整單、盈虧處理單、事故處理單以及其它增減庫