DB11∕T3008.8-2024人力資源服務規(guī)范 第8部分：流動人員人事檔案管理服務

人力資源服務規(guī)范第8部分：流動人員人事檔案管理服務Specificationforhuman2024-07-15發(fā)布2024-10-01實施北京市市場監(jiān)督管理局發(fā)布I前言 引言 1范圍 12規(guī)范性引用文件 13術語和定義 14機構和從業(yè)人員 15檔案管理范圍 16服務內容及要求 2 48檔案管理服務信息化 49服務評價與改進 4附錄A(規(guī)范性)人事檔案材料的分類 5附錄B(規(guī)范性)人事檔案材料、檔案卷盒、檔案袋的樣式和規(guī)格 6參考文獻 7為推進京津冀協(xié)同發(fā)展戰(zhàn)略實施，北京市市場監(jiān)督管理局、天津市市場監(jiān)督管理委員會、河北省市場監(jiān)督管理局共同組織制定本地方標準，在京津冀區(qū)域內適用，現(xiàn)予發(fā)布。本文件按照GB/T1.1—2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結構和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。本部分是DB11/T3008的第8部分。DB11/T3008已經(jīng)發(fā)布了以下部分：——第1部分：基本要求；——第2部分：招聘服務；——第3部分：高級人才尋訪服務；——第4部分：職業(yè)指導服務；——第5部分：人力資源測評服務；——第6部分：人力資源培訓服務；——第7部分：人力資源管理咨詢服務；——第8部分：流動人員人事檔案管理服務；——第9部分：人力資源服務外包；——第10部分：勞務派遣服務。本文件代替DB11/T3008.10—2018《人力資源服務規(guī)范第10部分：流動人員人事檔案管理服務》,與DB11/T3008.10—2018相比，除結構調整和編輯性修改外，主要技術變化如下：——增加了“術語和定義”(見第3章);——更改了“機構和從業(yè)人員”的部分內容(見第4章，2018年版的3.1、3.2);——更改了“檔案管理范圍”的部分內容(見第5章，2018年版的第4章);——更改了“檔案的接收”的部分內容(見6.1.1.1.2,2018年版的5.1.1.1.2)——更改了“檔案材料收集鑒別與歸檔”的部分內容(見6.2.2,2018年版的5.2.2)——更改了“檔案保管”的部分內容(見6.3.2,2018年版的5.3.2.1);——更改了“附錄A”的部分內容(見附錄A,2018年版的附錄A);——更改了“附錄B”的部分內容(見附錄B,2018年版的附錄B);——更改了“參考文獻”的部分內容(見參考文獻，2018年版的參考文獻)。本文件由北京市人力資源和社會保障局提出并歸口。本文件由北京市人力資源和社會保障局組織實施。本文件起草單位：北京市人力資源和社會保障局、天津市人力資源和社會保障局、河北省人力資源和社會保障廳、北京市公共人力資源服務中心、中國北方人才市場、河北省人才服務中心、北京人力資源服務行業(yè)協(xié)會、河北冀聯(lián)人力資源服務集團有限公司、誠通人力資源有限公司。本文件主要起草人：張宇泉、石曉明、巫婚、周啟陽、郭文波、王守成、劉芳、范小虎、王新文、吳鎖柱、張望紅、謝琳、于麗、陳麗、李青、任巍、辛彤、沈志飲、閆華、丁國杰、吳曉軍。本文件所代替的文件歷次版本發(fā)布情況為：——2007年首次發(fā)布為DB11/T494.10—2007,2013年為第一次修訂，2018年為第二次修訂；——2018年第二次修訂時，為京津冀區(qū)域協(xié)同標準；——本次為第三次修訂。為了更好貫徹落實《京津冀協(xié)同發(fā)展規(guī)劃綱要》,推動京津冀人力資源市場協(xié)同發(fā)展，完善人力資源服務標準體系，促進三地人力資源服務業(yè)標準化建設，提升人力資源服務機構服務質量和效率，獲得人力資源服務業(yè)最佳秩序，按照國家法律法規(guī)的有關規(guī)定，遵循人力資源服務國家標準的相關內容，在調查和測試驗證的基礎上，針對近幾年貫標中出現(xiàn)的實際問題進行了修訂。DB11/T3008擬由10個部分構成?！?部分：基本要求。目的在于規(guī)范人力資源服務機構開展人力資源服務的服務場所、從業(yè)人員、規(guī)章制度、服務內容、服務要求、數(shù)字化建設及服務評價與改進；——第2部分：招聘服務。目的在于規(guī)范人力資源服務機構開展招聘服務的基本要求、服務流程、服務評價與改進；——第3部分：高級人才尋訪服務。目的在于規(guī)范人力資源服務機構開展高級人才尋訪服務的基本要求、服務流程、服務評價與改進；——第4部分：職業(yè)指導服務。目的在于規(guī)范人力資源服務機構開展職業(yè)指導服務的基本要求、服務內容、服務流程、服務評價與改進；——第5部分：人力資源測評服務。目的在于規(guī)范人力資源服務機構開展人力資源測評服務的基本要求、服務內容、服務流程、服務要求、服務評價與改進；——第6部分：人力資源培訓服務。目的在于規(guī)范人力資源服務機構開展人力資源培訓服務的基本要求、培訓內容、服務流程、服務評價與改進；——第7部分：人力資源管理咨詢服務。目的在于規(guī)范人力資源服務機構開展人力資源管理咨詢服務的基本要求、服務內容、服務流程、服務評價與改進；——第8部分：流動人員人事檔案管理服務。目的在于規(guī)范從事流動人員人事檔案管理服務的人力資源服務機構開展流動人員人事檔案管理服務的機構和從業(yè)人員、檔案管理范圍、服務內容及要求、檔案統(tǒng)計、檔案管理服務信息化、服務評價與改進；——第9部分：人力資源服務外包。目的在于規(guī)范人力資源服務機構開展人力資源服務外包的基本要求、服務內容、服務流程、服務評價與改進；——第10部分：勞務派遣服務。目的在于規(guī)范人力資源服務機構開展勞務派遣服務的基本要求、服務內容、服務流程、時點控制、競業(yè)限制、執(zhí)行安全保密要求、服務評價與改進。1人力資源服務規(guī)范第8部分：流動人員人事檔案管理服務本文件規(guī)定了流動人員人事檔案管理服務的機構和從業(yè)人員、檔案管理范圍、服務內容及要求、檔案統(tǒng)計、檔案管理服務信息化、服務評價與改進。本文件適用于從事流動人員人事檔案管理服務的人力資源服務機構(以下簡稱“服務機構”)開展的流動人員人事檔案管理服務。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內容通過文中的規(guī)范性引用而構成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GB/T32623流動人員人事檔案管理服務規(guī)范GB/T33529人力資源服務術語DB11/T3008.1人力資源服務規(guī)范第1部分：基本要求3術語和定義GB/T32623、GB/T33529界定的術語和定義適用于本文件。4機構和從業(yè)人員4.1流動人員人事檔案由縣級以上(含縣級)人民政府設立的公共就業(yè)和人才服務機構以及經(jīng)省級人力資源社會保障行政部門授權的單位管理。4.2從業(yè)人員應具備下列條件：a)政治素質好、專業(yè)能力強、作風正派，關鍵核心崗位選配中共黨員；b)熟悉人力資源、社會保障、檔案管理等法律法規(guī)、規(guī)章制度、政策文件；c)嚴格遵守流動人員人事檔案管理規(guī)定和保密制度；d)具有檔案管理專業(yè)知識和技能。5檔案管理范圍具有從事流動人員人事檔案管理資質的服務機構，受用人單位或個人委托可管理下列人員人事檔a)非公有制經(jīng)濟組織和社會組織聘用人員的人事檔案；b)辭職辭退、解除(終止)聘用(勞動)合同、取消錄(聘)用、被開除等與用人單位解除或終止人事(勞動)關系的未就業(yè)的原機關公務員、國有企事業(yè)單位的管理人員和專業(yè)技術人員、軍隊文職人員的人事檔案；2c)未就業(yè)的高校畢業(yè)生及中專畢業(yè)生的人事檔案；e)外國企業(yè)常駐代表機構的中方雇員的人事檔案；f)自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員的人事檔案；g)其他流動人員的人事檔案。6服務內容及要求6.1檔案接收與轉遞6.1.1檔案接收6.1.1.1單位委托檔案的接收6.1.1.1.1建立單位委托檔案管理服務關系應符合下列要求：a)查驗委托存檔單位提交的證明材料和其他可供參考的材料；b)與委托存檔單位簽訂檔案管理服務協(xié)議。內容包括但不限于雙方權利和義務、違約責任及爭議處理辦法。6.1.1.1.2單位委托檔案的接收程序：a)審核委托存檔單位同意接收檔案的證明材料及經(jīng)辦人、擬調人員的身份證明；b)審核提交材料無誤后，向擬調人員的原存檔單位出具商調函；c)按照國家有關規(guī)定審核檔案材料，接收檔案時實行告知承諾制。擬接收的檔案管理服務機構應對照材料目錄清單認真審核甄別，對缺少關鍵材料的，一次性告知所缺材料及其可能造成的影響，經(jīng)本人作出書面知情說明、承諾補充材料后予以接收，或與原工作單位協(xié)商退回并補充材料；對缺少非關鍵材料的，應采取先存后補方式予以接收，并督促指導流動人員補充相關缺失材料；注：關鍵材料一般是指用于核定流動人員的出生日期、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、d)審核合格辦理檔案接收手續(xù)，并登記備案，編號入庫；e)本著誠信真實的原則，單位宜提供信用證明。6.1.1.2個人委托檔案的接收個人委托檔案的接收程序：a)審核調檔申請人的身份證明；b)審核提交材料無誤后，向調檔申請人的原存檔單位出具商調函；c)按照國家有關規(guī)定審核檔案材料，接收檔案時實行告知承諾制。擬接收的檔案管理服務機構應對照材料目錄清單認真審核甄別，對缺少關鍵材料的，一次性告知所缺材料及其可能造成的影響，經(jīng)本人作出書面知情說明、承諾補充材料后予以接收，或與原工作單位協(xié)商退回并補充材料；對缺少非關鍵材料的，應采取先存后補方式予以接收，并督促指導流動人員補充相關缺失材料；注：關鍵材料一般是指用于核定流動人員的出生日期、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、d)審核合格后，與個人簽訂檔案管理服務協(xié)議，辦理檔案接收手續(xù)；e)對接收檔案登記備案，編號入庫；3f)本著誠信真實的原則，個人宜提供信用證明。6.1.2檔案轉出檔案轉出應按下列程序辦理：a)確認檔案接收單位檔案管理資質、審核調檔手續(xù)、核實經(jīng)辦人身份；b)檢查核對檔案材料，解除委托存檔關系，辦理檔案轉出手續(xù)；c)及時辦理檔案轉接的簽收和交接登記；d)查收檔案轉遞通知單回執(zhí)，對商調函、回執(zhí)等資料及時整理歸檔。6.2檔案材料收集鑒別與歸檔6.2.1收集鑒別檔案材料應符合下列要求：a)歸檔材料對象明確、齊全完整、文字清楚、內容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備；b)歸檔材料一般為原件。證書、證件等特殊情況需用復印件存檔的，注明復制時間，并加蓋材料制作單位公章或人事關系所在單位組織(人事)部門公章。6.2.2對收集的檔案材料應按照附錄A的要求進行分類并歸檔。對符合要求的材料，應在接收后2個月內將材料歸入本人檔案并做好登記備案。不符合歸檔要求的材料退還并說明原因。6.3檔案整理與保管6.3.1檔案整理6.3.1.1整理檔案材料應按附錄A進行分類，依檔案材料形成的時間、材料內容的主次關系排列，分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，對裝訂成卷的檔案驗收后入庫保存。6.3.1.2檔案材料、檔案卷盒、檔案袋的樣式和規(guī)格應符合附錄B的要求。6.3.1.3應對檔案材料進行編目，著錄類號、材料名稱、時間、份數(shù)、頁數(shù)等項目。6.3.1.4檔案材料按照一人一檔的方法整理。6.3.2檔案保管檔案保管應符合下列要求：a)建立與檔案工作發(fā)展相適應的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜或檔案密集架；b)檔案庫房滿足防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等要求，按照GB/T32623—20168.2c)檔案庫房、閱檔場所(室)、整理場所、辦公場所分開；d)建立檔案保管、保密、安全、借閱、轉遞等管理制度和辦事流程；e)定期將檔案實物與檔案名冊、檔案信息數(shù)據(jù)庫進行核對。6.4檔案利用與服務6.4.1檔案查借閱檔案查借閱應遵守下列要求：a)查閱人事檔案按照查閱檔案的規(guī)定辦理審批手續(xù)；b)做好檔案查閱登記備案以及催還核對入庫手續(xù)；c)檔案外借時，由借閱單位以書面形式說明理由，經(jīng)批準并辦理登記手續(xù)后，方可借出并限期歸d)查借閱檔案遵守保密和閱檔規(guī)定。4b)審核個人委托存檔人員的身份證件、經(jīng)辦人c)依據(jù)檔案記載出具政審復函并加蓋公章。e)將中共黨員組織關系介紹信、登記c)查收中共黨員組織關系介紹信回執(zhí)，將回執(zhí)等資料及時整理歸9服務評價與改進5(規(guī)范性)人事檔案材料的分類A.1檔案材料分類A.1.1履歷材料。A.1.2自傳材料。A.1.3鑒定、考核、考察材料。A.1.4學歷學位、職業(yè)(任職)資格和評聘專業(yè)技術職務材料。A.1.5政治歷史情況的審查材料。A.1.6參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料。A.1.7獎勵材料。A.1.8涉紀涉法材料。A.1.9錄用、任免、招工、調動、聘用、轉業(yè)、復員退伍、工資、待遇、出國(境)、退(離)休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料。A.1.10其他可供參考有保存價值的材料。6(規(guī)范性)人事檔案材料、檔案卷盒、檔案袋的樣式和規(guī)格B.1檔案材料和目錄人事檔案材料和目錄采用國際標準A4紙型(297mm×210mm)。材料左邊應當留有25mm的裝訂邊，字跡材料應當符合檔案保護要求。A4紙型的人事檔案材料和目錄按照靠左下對齊的方式打3孔裝訂，中間孔距上、下孔(從孔中心算起)83mm,下孔距材料底邊54mm,孔中心距左邊沿12mm,孔直徑為5mm。檔案中原有小于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊。B.2檔案卷盒人事檔案卷盒規(guī)格按照A4紙型相應調整，分為310mm×225mm×25mm、310mm×225mm×35mm和310mm×225mm×45mm三種。卷盒設3個裝訂立柱，裝訂立柱中心距左邊內沿15mm,下裝訂立柱距卷盒底邊54mm,中間裝訂立柱距上、下裝訂立柱(從裝訂立柱中心算起)83mm,裝訂立柱直徑為4mm。卷盒背脊標簽規(guī)格相應調整為310mm×22mm、310mm×32mm和3