審計案例!機關(guān)食堂的秘密【會計實務(wù)經(jīng)驗之談】

從業(yè)二十年的老會計經(jīng)驗之談，如果覺得有幫助請您打賞支持，謝謝!審計案例!機關(guān)食堂的秘密【會計實務(wù)經(jīng)驗之談】自中央出臺八項規(guī)定以來,一些明目張膽的公款吃喝、公款送請大幅減少,但這些現(xiàn)象并未得到根除,只是形式越來越隱蔽.2015年,西塞縣審計局在對C局局長任期經(jīng)濟責(zé)任審計項目中,審計人員精心梳理,認(rèn)真分析,挖出一起利用機關(guān)自辦食堂違規(guī)使用公款的案件線索.

尋常報銷露疑點

根據(jù)分工,審計組成員閆麗負(fù)責(zé)機關(guān)經(jīng)費賬簿審計工作,她在翻閱2013年經(jīng)費賬戶憑證時發(fā)現(xiàn),7月份食堂材料費補助費中,職工1至6月份就餐按月22天、每人10元補助的標(biāo)準(zhǔn),列表報銷12.8萬元.后面緊接著以打報告形式報銷1至6月份食堂材料費7.9萬元,其中:按科室就餐桌數(shù)報銷加工費0.8萬元,報銷桌餐材料費7.1萬元.但是,既然是報銷材料費和加工費,為何沒有出現(xiàn)食堂承包費或者食堂雇傭人員工資的項目呢?閆麗繼續(xù)仔細(xì)翻閱2013年報銷食堂材料費的情況.她很快發(fā)現(xiàn),9月、10月和12月各有一筆報銷食堂材料費補助費,經(jīng)統(tǒng)計,2013年全年列表報銷人員就餐補助19.5萬元、科室桌餐材料費20.2萬元、桌餐加工費2.4萬元以及就餐不足補助3萬元,累計報銷食堂材料費補助費45.1萬元,這些食堂材料費補助費報銷的資金全部轉(zhuǎn)入經(jīng)費賬戶的備用金中.

另外,從人員就餐情況來看,賬面是按照全員列支食堂材料費補助費的,那實際就餐人數(shù)又是什么情況呢?

閆麗立即找陶會計了解情況.

“每天大約有多少人在食堂就餐呢?”閆麗問道.她找出憑證,翻出工資發(fā)放表,查看人員數(shù),試圖通過工資表中人員數(shù)來推算每月食堂材料費補助費金額的大概情況.

“平均每天50人左右.局里是按每人10元標(biāo)準(zhǔn),跟縣政府規(guī)定一樣,所以有人員補助報銷.”陶會計小心翼翼地回答.

“按50人平均每月22天計算,每月也只有1.1萬元左右,半年基本上有6.6萬元,這可比憑證上反映的金額要小得多啊.”閆麗翻出憑證,指給陶會計看.

“物價上漲,食堂材料費高,多出來的金額是按全員人數(shù)補助,用以彌補物價差異,這樣才能收支平衡.”陶會計回答道.

陶會計的回答聽上去似乎很有道理,從目前的市場價格來看,當(dāng)前早中餐補助10元的標(biāo)準(zhǔn)的確低了.

“那食堂是如何運作的呢?”閆麗又問道.

“日常有事務(wù)長安排職工輪流管理食堂材料采購,確保原材料干凈衛(wèi)生,防止發(fā)生意外.”陶會計回答道.

“哦,那采取的是發(fā)包方式,還是雇傭人員支付工資方式呢?”閆麗接著追問.

“這個我就不清楚了.我只負(fù)責(zé)單位出納,關(guān)于食堂的詳細(xì)情況,您得問辦公室劉主任.”陶會計答道.

“可是,為什么每次食堂材料費補助費報銷都是通過備用金賬戶,而不是直接轉(zhuǎn)賬呢?”閆麗轉(zhuǎn)換話題追問.

“食堂沒有開設(shè)銀行賬戶,平時都是從菜市場的小攤小販那里買菜,他們沒有正式發(fā)票.辦公室劉主任從現(xiàn)金賬戶中借支資金,一段時間后再來列人員表報銷,報賬后從備用金中提取賬款歸還現(xiàn)金賬戶.”陶會計解釋道.

在約談陶會計后的第三天,劉主任走進了審計組駐點辦公室.

“不好意思啊,閆科長,最近事情比較多,沒來得及到你們審計組來.你們看啊,局每月按人均10元補助給食堂,就列張人員表做報銷,有經(jīng)辦人員簽字,有領(lǐng)導(dǎo)簽批.”劉主任開門見山道.

“中央八項規(guī)定出臺后,一些必要的公務(wù)接待,在外面飯店的話影響比較大,所以都安排在食堂,分科室接待.這樣就減少在外招待費,節(jié)約政府資金.”劉主任解釋道.

“請問,食堂工作人員是按聘用人員支付工資嗎?還是將食堂承包給別人呢?”閆麗直奔主題地問道.

“承包給別人的,我們派人監(jiān)督管理衛(wèi)生情況.”劉主任答道.

“那你們的承包費是如何解決的呢?”閆麗拋出心中的疑惑.

“我們承包給正規(guī)的詩麗餐飲公司,這有利于機關(guān)食堂的安全衛(wèi)生.”劉主任似乎有意規(guī)避承包費問題回答道.

“哦,那承包費如何支付的呢?”閆麗直截了當(dāng)?shù)刈穯?

“賬上有,閆科長.”劉主任回答道.”您看,現(xiàn)在下班時間早過了,今晚就朱局長特意交代,邀請審計組吃個工作餐.”他轉(zhuǎn)移了話題.

“既然這樣,食堂一定有賬,對吧?因為我在機關(guān)經(jīng)費賬簿中沒有看到支付詩麗餐飲公司承包費.”閆麗沒有接他的話茬兒.

“閆科長,下班時間早過了,我們先不談工作,先去食堂看看,明天專程給您匯報食堂的情況.”劉主任熱情地對閆麗說.

收據(jù)存根無蹤影

在隨后的幾天,盡管C局人員通過各種方式試圖阻止審計組查閱食堂賬簿,但在閆麗的堅持下,劉主任最終還是提供了食堂的賬簿資料.

在翻閱憑證的過程中,細(xì)心的閆麗發(fā)現(xiàn),憑證中的確有用收據(jù)報銷的,數(shù)額不大,還有零頭.她心想,有些單位管理較為松散,機關(guān)食堂也許是為了少交稅,才這么做的吧.

在隨后的檢查中,閆麗注意到每個月中都有兩至三筆金額較大的報銷食堂材料費補助費的收據(jù),且沒有附菜單明細(xì).

她立即找來食堂事務(wù)長了解情況.”您看,這個月還有一張報銷食堂材料費的收據(jù),具體內(nèi)容是什么呢?”

“以前我們一直都把三單明細(xì)附在后面,后來市局來人檢查說,招待什么人,吃哪些菜都能看到,這樣不太好.叫我們不要附三單明細(xì),所以后來報銷都沒附.”事務(wù)長說.

“但是,為什么每個月都有小額的收據(jù)報銷呢?”閆麗又追問了一句.

“噢,那是單位職工的加班工作餐!金額都不大.我們工作餐可是控制得非常嚴(yán)格的!”事務(wù)長故作輕松地回答.

“那么,你們用完的三聯(lián)收據(jù)存根呢?”

“這個我不清楚,是辦公室劉主任經(jīng)手的.”事務(wù)長遲疑了一下道.

閆麗心里一驚,事務(wù)長竟然不知道使用收據(jù)報銷的情況,問題又指向了辦公室劉主任.

峰回路轉(zhuǎn)疑無路

通常情況下,如果食堂是單獨核算的話,應(yīng)該直接轉(zhuǎn)賬,而不應(yīng)通過備用金支付,少見有用開收據(jù)報銷的方法.劉主任不提供收據(jù)存根,是不是刻意回避收據(jù)存根呢?有沒有其他方法進一步追查到收據(jù)存根呢?閆麗心里暗自轉(zhuǎn)忖.

閆麗重新審核報銷的食堂材料費收據(jù),這是普通常見的三聯(lián)收據(jù),沒有特別之處,蓋的是C局服務(wù)部的公章.她立即找來C局人員花名冊,得知服務(wù)部的負(fù)責(zé)人是李文忠,看來有必要約談服務(wù)部李主任了.

服務(wù)部李主任很快被請到審計組,閆麗和同事出示審計通知書后,請他介紹服務(wù)部的管理情況.

“服務(wù)部成立就是為了搞機關(guān)職工食堂,別的什么都沒搞.”李主任人高馬大,聲音洪亮,說話直爽.

“那服務(wù)部用收據(jù)報銷食堂材料費是怎么回事?”閆麗一邊直截了當(dāng)?shù)貑?一邊從憑證中找出一張報銷食堂材料費的收據(jù),指給李主任看.

“這我不知道.”李主任看了看收據(jù)說.

“李主任,你既然不知道這件事,為什么這些收據(jù)都蓋有服務(wù)部的公章?這些收據(jù)用完之后的存根在哪兒?”閆麗追問道.

“噢,那是辦公室劉主任搞的,具體搞的是什么我也不知道,我這兒也沒有收據(jù)存根.”李主任毫不遮掩地說.

收據(jù)存根又指向劉主任,線索再次回轉(zhuǎn)到他身上.

閆麗著手從這些憑證中分析報銷人員情況,很快有了新發(fā)現(xiàn).小額帶有尾數(shù)有清單明細(xì)的報銷憑證基本上可以確定是食堂工作人員楊年華開具并簽名的,而那些金額較整較大沒有清單附件的報銷憑證,除了涉及劉主任之外,還有蘇某、馬某和張某.

蘇某、馬某和張某很快被請到審計組辦公室.通過審計約談,閆麗所得到的信息均指向劉主任,三人的回答很一致,都是劉主任要求他們簽的字,對于具體內(nèi)容是什么、錢用到哪兒并不知情.看來很有必要再次會會這位劉主任.

“對不起,閆科長.最近好忙,讓你們久等了!”劉主任推開門,還是同樣的理由.

“你們講的收據(jù)報銷情況是這樣的,2007年單位成立服務(wù)部,后來實際上沒運行.2009年搞職工食堂的時候,就用這個服務(wù)部的公章.當(dāng)時領(lǐng)不到正式的票據(jù),所以就從市場上買來幾本.因為不是正式的票據(jù),所以用完之后就沒有保留,現(xiàn)在也找不到了.”劉主任解釋說.

“跟你們講實話,單位搞職工食堂,主要是方便職工就餐,還有一部分是職工加班用餐,另外一部分是接待上級和兄弟單位.現(xiàn)在不是在控制公款消費嘛!有些必要的招待又必須開支,就改在食堂就餐,通過食堂材料費在賬面上報銷,這樣就減少機關(guān)經(jīng)費賬簿中的招待費數(shù)額.以前也附有三單明細(xì),后來市局來檢查財務(wù)情況時,要求我們不要附三單明細(xì),比如就餐人員,吃了哪些菜,喝了什么酒等.”劉主任滔滔不絕地說,閆麗很難插上話.

“那用食堂材料費從食堂賬簿上報銷出來后的這部分資金又如何使用的呢?”閆麗最關(guān)注的是資金去向,問道.

“噢,給了食堂楊年華,食堂要買菜買米買油啊!”劉主任回答.

閆麗陷入沉思中,如果真如劉主任所說的這樣,也比較符合基層單位的一些做法,C局和他的下屬單位——服務(wù)部每年的招待費在賬面上反映的確不多,看來收據(jù)問題最多是使用不規(guī)范票據(jù)報銷問題.對收據(jù)存根的追查似乎顯得并不那么重要,但對于劉主任這種看似”天衣無縫”的回答,閆麗心里總有疑問縈繞.

緊盯疑點再追查

既然是食堂材料費報銷,為什么經(jīng)辦人又不是楊年華一個人?在收據(jù)使用方面,小金額的食堂材料費報銷都是楊年華開具的,而相對金額較大的食堂材料費報銷又為什么由另外的人開具呢?而且這些金額較大的收據(jù)開具筆跡一致,應(yīng)該為同一人開具的,但開具收據(jù)時并未簽名,是否有意規(guī)避而為之呢?那么這個開具收據(jù)的”隱形人”又是誰呢?又有哪些細(xì)節(jié)被疏忽了呢?閆麗在心里問自己,埋頭在報銷憑證中仔細(xì)地尋找”隱形人”的蛛絲馬跡.

通過憑證中的筆跡分析和判斷,財務(wù)科的韓副科長進入閆麗的視線,這清秀有力的字體和收據(jù)上的筆跡一模一樣,這個”隱形人”應(yīng)該就是她.

閆麗心里一亮,既然是這位韓副科長開具的收據(jù),那么她一定知道報銷收據(jù)的具體情況.

窗外,華燈初上,三兩個職工陸續(xù)走出了C局的大門,灰黃的燈光拉長了行人的身影.閆麗抬起頭,準(zhǔn)備下班,這時手機又響了起來,是某同學(xué)的來電,閆麗已經(jīng)習(xí)慣這種關(guān)鍵時刻來說情的電話,婉言拒絕了.

第二天,韓副科長被請到審計現(xiàn)場,閆麗拿出開具食堂材料費報銷的收據(jù)和其他報銷的單據(jù)請她過目.

“這些食堂材料費收據(jù)是您開具的嗎?”閆麗問.

“是我開的,當(dāng)時是劉主任叫我開的.”韓副科長在證據(jù)面前不假思索地回答.

“您可知道報銷這些收據(jù)的資金用在了哪里?還有這些收據(jù)的存根呢?”閆麗問.

“不知道,當(dāng)時劉主任吩咐開具的,但我不知道用這些收據(jù)報銷的來由,所以我開收據(jù)時都沒簽名,具體情況你問問劉主任.”韓副科長回答.很顯然,收據(jù)存根線索又一次回到劉主任身上.

既然劉主任所說資金從食堂賬簿中報銷出來后都給了楊年華,應(yīng)該立即約談食堂的楊年華.

C局食堂位于該局機關(guān)大樓六樓,推開食堂的大門,偌大的空間里一排排簡易藍黃色就餐桌椅,分色排列有序,顯得簡樸整潔而又空曠,目測最多也就容納50人就餐.墻壁四周掛滿了警語.

“請問這是您報銷的食堂材料費嗎?”閆麗拿出楊年華的簽字報銷食堂材料費憑證問.

“是的,有我的簽字.”身材矮瘦的楊年華肯定地回答.

“這是您報銷的食堂材料費嗎?”閆麗又翻出收據(jù)中不是楊年華簽字食堂材料費收據(jù)問道.

“我報銷的都是我開的收據(jù),也有簽字,這不是我開的,也不是我報銷的.”楊年華仔細(xì)看了一下閆麗手中的憑證說.

“那,這些報銷食堂材料費的資金,都給您了嗎?”閆麗追問了一句,這是她最想知道的.

“沒有,有我簽字的我就能拿到錢,沒有我簽字的拿不到錢.”楊年華非?？隙ǖ卣f.

閆麗心里一驚,這么說,只有楊年華簽字報銷的食堂材料費才是真實的食堂材料費,那么,其他人報銷的機關(guān)食堂材料費又是什么?這些以機關(guān)食堂材料費名義報銷出來的資金又去哪兒了?

關(guān)聯(lián)分析現(xiàn)真容

閆麗加緊對C局2014年度食堂財務(wù)的核查,同時重新梳理分析食堂賬簿2013和2014年收入整體情況,2013年食堂賬簿反映撥入經(jīng)費54萬元,其他收入45.1萬元;2014年食堂賬簿反映撥入經(jīng)費69萬元,其他收入37.6萬元.通過對比機關(guān)經(jīng)費賬戶中伙食費報銷情況發(fā)現(xiàn),食堂賬簿中的其他收入科目45.1萬元和37.6萬元剛好與機關(guān)經(jīng)費賬戶中列支的食堂材料費補助費總額相同.那么撥入經(jīng)費又會是什么呢?會不會與食堂賬簿中的報銷有關(guān)呢?

經(jīng)統(tǒng)計,兩年內(nèi)機關(guān)食堂賬簿中沒有簽名收據(jù)報銷金額正好與財政撥入經(jīng)費總額相同,這是巧合嗎?還是專門為套取資金開具的收據(jù)呢?閆麗回想起來,2013年機關(guān)經(jīng)費賬簿中9月份有一筆資金撥入備用金,而撥入備用金的金額剛好就是54萬元,會不會就是為了報銷虛假伙食費而專門轉(zhuǎn)入備用金的呢?

進一步分析,食堂資金收支均通過機關(guān)經(jīng)費賬簿中備用金科目,C局機關(guān)經(jīng)費戶的備用金余額為100多萬元,大大超過一般預(yù)算單位的限額.顯然,正是這超額備用金存在,C局有了可乘之機,在食堂賬簿中以虛列食堂材料費補助費名義大肆報銷,且相關(guān)人員拒不提供套取資金的使用去向.

審計組經(jīng)過討論,決定將C局機關(guān)食堂賬簿中用收據(jù)套取資金,且一直未提供資金使用去向,涉嫌違規(guī)違紀(jì)的案件線索,向相關(guān)部門移送.

經(jīng)進一步核實,在C局某局長任期3年內(nèi),在食堂賬簿中通過撥入經(jīng)費科目轉(zhuǎn)入預(yù)算資金,用三聯(lián)收據(jù)在食堂賬簿套取資金,累計發(fā)放職工福利費87.2萬元,公款送請費用97.3萬元.

審計人員由普通的收據(jù)入賬開始,順藤摸瓜,步步推進,最終揭開了C局隱藏在機關(guān)食堂中的秘密,揭露了該局利用自辦機關(guān)食堂,通過列支人員補助表和打報告形式,在機關(guān)經(jīng)費賬戶中報銷接待費,更為惡劣的是,還存在通過機關(guān)經(jīng)費賬戶備用金科目,把預(yù)算資金轉(zhuǎn)入食堂賬