電子郵件與通信工具使用規(guī)定表

郵件與通信工具使用規(guī)定表序號(hào)規(guī)定內(nèi)容具體要求備注1郵件主題必須簡(jiǎn)潔明了，概括郵件內(nèi)容不得使用特殊符號(hào)或表情，避免誤解2郵件正文語(yǔ)言規(guī)范，避免使用口語(yǔ)化、不禮貌的詞匯遵循公司文化，保持專(zhuān)業(yè)形象3附件格式優(yōu)先使用PDF、Word等通用格式避免使用不兼容格式，保證接收方能正常打開(kāi)4郵件發(fā)送時(shí)間避免在工作時(shí)間發(fā)送非工作相關(guān)的郵件重視郵件接收時(shí)間，保證及時(shí)回復(fù)5郵件接收處理及時(shí)閱讀并回復(fù)郵件，避免長(zhǎng)時(shí)間未回復(fù)對(duì)重要郵件進(jìn)行標(biāo)注，保證重點(diǎn)關(guān)注6內(nèi)部郵件優(yōu)先使用公司內(nèi)部郵箱，保證信息安全避免使用個(gè)人郵箱處理公司事務(wù)7外部郵件嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露公司機(jī)密郵件內(nèi)容不得包含敏感信息，如客戶(hù)信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等8通信工具使用公司指定的通信工具，如企業(yè)釘釘?shù)缺苊馐褂梅枪俜角肋M(jìn)行溝通9溝通記錄保存溝通記錄，以便日后查詢(xún)避免重要溝通內(nèi)容丟失10違規(guī)處理對(duì)違反規(guī)定的員工進(jìn)行警告、處罰保障公司通信秩序，維護(hù)企業(yè)形象序號(hào)規(guī)定項(xiàng)目具體要求例外情況處理方式1郵件標(biāo)題規(guī)范標(biāo)題需簡(jiǎn)潔、明確，不超過(guò)50字符對(duì)外宣傳郵件標(biāo)題可包含活動(dòng)名稱(chēng)或關(guān)鍵信息2郵件內(nèi)容格式使用正式語(yǔ)言，避免表情符號(hào)和縮寫(xiě)技術(shù)交流郵件允許使用特定技術(shù)術(shù)語(yǔ)3附件要求附件格式限于PDF、Word、Excel客戶(hù)資料郵件可接受PPT、圖片格式4郵件發(fā)送時(shí)間避免工作日晚間發(fā)送非緊急郵件緊急事務(wù)可發(fā)送緊急郵件5郵件回復(fù)時(shí)限一般郵件24小時(shí)內(nèi)回復(fù)高優(yōu)先級(jí)郵件立即回復(fù)6內(nèi)部溝通首選使用公司官方郵件系統(tǒng)協(xié)作頻繁的團(tuán)隊(duì)可使用即時(shí)通訊工具7外部郵件發(fā)送使用公司統(tǒng)一對(duì)外郵箱客戶(hù)服務(wù)可使用客戶(hù)專(zhuān)用郵箱8通信內(nèi)容保密保護(hù)公司及客戶(hù)信息商業(yè)機(jī)密郵件必須加密發(fā)送9通信工具使用不得在工作時(shí)間使用非工作相關(guān)通信工具個(gè)人緊急情況有限次數(shù)允許10違規(guī)后果一經(jīng)發(fā)覺(jué)違規(guī)，將進(jìn)行記錄并視情況處罰重復(fù)違規(guī)加重處罰11表格備注本表格僅供參考，具體規(guī)定請(qǐng)參照公司最新通信政策序號(hào)規(guī)定項(xiàng)目具體要求適用范圍注意事項(xiàng)1郵件主題格式使用清晰的主題，避免使用模糊或無(wú)主題的郵件所有內(nèi)部和外部郵件主題長(zhǎng)度建議不超過(guò)50字符2郵件內(nèi)容規(guī)范使用正式、禮貌的語(yǔ)言所有正式郵件避免使用俚語(yǔ)和口語(yǔ)化表達(dá)3附件管理附件文件應(yīng)命名清晰，便于識(shí)別所有郵件限制附件大小，超過(guò)限制需壓縮4郵件發(fā)送時(shí)間避免在工作日晚上發(fā)送非緊急郵件所有郵件緊急情況除外5郵件回復(fù)時(shí)效保證在24小時(shí)內(nèi)回復(fù)所有郵件所有郵件對(duì)于重要郵件，應(yīng)即時(shí)回復(fù)6內(nèi)部通信工具使用公司指定的內(nèi)部通信平臺(tái)內(nèi)部溝通避免使用個(gè)人郵箱或社交媒體7外部通信工具使用公司官方郵箱進(jìn)行外部溝通外部溝通保持專(zhuān)業(yè)形象，避免泄露敏感信息8保密信息處理所有涉及保密信息的內(nèi)容必須加密所有郵件嚴(yán)格遵循公司保密規(guī)定9郵件存檔所有重要郵件應(yīng)進(jìn)行存檔所有郵件按照公司檔案管理政策執(zhí)行10違規(guī)行為處理對(duì)違規(guī)行