益陽市小尖悅電子科技有限公司費(fèi)用報(bào)銷制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1公司簡(jiǎn)介 益陽市小尖悅電子科技有限公司費(fèi)用報(bào)銷制度優(yōu)化設(shè)計(jì)1公司簡(jiǎn)介益陽市小尖悅電子科技有限公司成立于2016年7月，坐落于益陽市，是經(jīng)益陽工商局注冊(cè)，公司注冊(cè)資本500萬人民幣，主要從事電子產(chǎn)品的研發(fā)、生產(chǎn)與批發(fā)，為客戶提供好的產(chǎn)品、良好的技術(shù)支持、健全的售后服務(wù)承諾的公司，員工幾十個(gè)人，員工們?cè)诠ぷ魃戏e極肯干，給公司帶來了不少經(jīng)濟(jì)效益；在生活上，積極參加體育鍛煉和合理的作息，使上班期間精力充沛。經(jīng)過了短短幾年的努力和發(fā)展，已經(jīng)具有一定的規(guī)模，成為益陽市電子行業(yè)中較為有名的企業(yè)。2益陽市小尖悅電子科技有限公司目前費(fèi)用報(bào)銷存在的問題2.1費(fèi)用報(bào)銷制度不完善本公司費(fèi)用主要包括電話費(fèi)、交通費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等。公司由于某些業(yè)務(wù)的需要，如：?jiǎn)T工需加班，加班的交通費(fèi)是以車票認(rèn)定然后報(bào)銷的。，當(dāng)經(jīng)辦人員審核員工的交通費(fèi)時(shí)，由于對(duì)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的制度不是很上心且費(fèi)用報(bào)銷制度不夠完善，故要用許多的時(shí)間和精力根據(jù)出差類型的不同去進(jìn)行判斷。雖然小尖悅電子科技有限公司制定了費(fèi)用報(bào)銷管理制度，但有些報(bào)銷的費(fèi)用類型有些許復(fù)雜，部分費(fèi)用能否可以得到無誤合理的報(bào)銷，導(dǎo)致在每一種費(fèi)用報(bào)銷時(shí)并沒有與其相對(duì)應(yīng)的制度類型，沒有明確。還有不同崗位上的員工，其費(fèi)用報(bào)銷也不相同；再比如在車輛使用費(fèi)報(bào)銷時(shí)，并沒有明確是公司自己的車輛還是租用的車輛可以報(bào)銷。報(bào)銷制度不完善，所以應(yīng)該優(yōu)化其報(bào)銷制度。2.2報(bào)銷流程太長，造成審核人沒有盡審核責(zé)任益陽市小尖悅電子科技有限公司的費(fèi)用報(bào)銷審核流程還應(yīng)該進(jìn)一步完整，由于信息化辦公水平低，所以報(bào)銷過程必須有紙質(zhì)文件的保存和現(xiàn)場(chǎng)審批的簽字，報(bào)銷速度因此降低了，而且容易在財(cái)務(wù)審批中出錯(cuò)，這個(gè)公司由于部門較多，一筆費(fèi)用要五個(gè)領(lǐng)導(dǎo)來進(jìn)行審批，報(bào)銷流程太長，申請(qǐng)人需要一些時(shí)間才能收到報(bào)銷單，報(bào)銷人員的體驗(yàn)感差，這樣就耽誤了報(bào)銷時(shí)間，有些費(fèi)用不能按時(shí)報(bào)銷，而且還會(huì)降低工作效率。審核人員一旦增加，難免就會(huì)出現(xiàn)相互推諉的行為，一個(gè)人把責(zé)任推給另外一個(gè)人的情況，或者發(fā)生敷衍了事的情況，最后反而許多審核人員并沒有真正意義上盡到各自應(yīng)有的負(fù)責(zé)審批，從而導(dǎo)致不能真正徹底完成在費(fèi)用報(bào)銷時(shí)所有的事前審核工作，費(fèi)用的開支管理往往流于形式。2.3費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)管理不夠健全益陽市小尖悅電子科技有限公司根據(jù)自已的經(jīng)營特點(diǎn)制定了一套費(fèi)用分類報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，而對(duì)于公司的具體經(jīng)辦人員來說，他們對(duì)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的理解不是很用心，平時(shí)不會(huì)鉆研，只有等到報(bào)銷時(shí)出現(xiàn)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)不了解、報(bào)銷單據(jù)不規(guī)范、報(bào)銷金額超過規(guī)定等問題才會(huì)去解決。費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)管理不夠健全，對(duì)一些業(yè)務(wù)對(duì)報(bào)銷的單據(jù)，只檢查報(bào)銷單據(jù)的表面，而沒有真正的逐項(xiàng)檢查，導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)銷的工作真實(shí)性偏低，從而使公司財(cái)務(wù)部門損失了大量資金。財(cái)務(wù)部門對(duì)費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的通知下達(dá)沒有做好必要的說明，相關(guān)要求沒有相應(yīng)的落實(shí)，導(dǎo)致費(fèi)用報(bào)銷傳遞的信息不暢。3對(duì)益陽市小尖悅電子科技有限公司費(fèi)用報(bào)銷問題的分析3.1公司對(duì)費(fèi)用管理控制不重視公司在制定管理制度時(shí)，對(duì)費(fèi)用管理控制方面不夠重視，缺乏具體可行的條款和控制標(biāo)準(zhǔn)，它為員工提供了獲取個(gè)人利益的機(jī)會(huì)。益陽市小尖悅電子科技有限公司內(nèi)部的費(fèi)用報(bào)銷制度不夠健全，這樣的話很容易造成報(bào)銷業(yè)務(wù)的錯(cuò)亂，導(dǎo)致其公司有一些報(bào)銷與真實(shí)情況不相符的狀況，信息虛假化的現(xiàn)象日益嚴(yán)重，開虛假的發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷，忽視了對(duì)整個(gè)公司所帶來的不利影響。3.2費(fèi)用報(bào)銷流程制度管理質(zhì)量欠佳費(fèi)用報(bào)銷作為公司的一項(xiàng)重要工作，費(fèi)用報(bào)銷流程需要根據(jù)實(shí)際管理有序進(jìn)行，因此需推行整套制度來進(jìn)行加強(qiáng)管理。相比于大型公司，這家公司費(fèi)用報(bào)銷程序有些許隨意，不夠嚴(yán)謹(jǐn)，一般情形下由部門經(jīng)理確定報(bào)銷事宜，部門經(jīng)理能做到心中有底，一旦部門經(jīng)理出現(xiàn)一些違反公司利益規(guī)則等現(xiàn)象會(huì)直接影響到費(fèi)用報(bào)銷的效果。這就需要公司有配套制度來進(jìn)行管理，從而保證費(fèi)用報(bào)銷的流程高效管理。4益陽市小尖悅電子科技有限公司優(yōu)化方案的設(shè)計(jì)4.1建立健全的費(fèi)用報(bào)銷制度作為一個(gè)發(fā)展公司，每個(gè)環(huán)節(jié)度離不開制度這一項(xiàng)基本內(nèi)容，要使用制度來明確應(yīng)有的責(zé)任，從自身日常的實(shí)際情況著手。益陽市小尖悅電子科技有限公司根據(jù)自身情況將有些內(nèi)容能夠合而為一，建立健全電子公司的費(fèi)用報(bào)銷制度，此公司的費(fèi)用報(bào)銷明細(xì)表如下表4-1：表4-1益陽市小尖悅電子科技有限公司費(fèi)用報(bào)銷明細(xì)表項(xiàng)目基本內(nèi)容辦公費(fèi)行政部門在辦公過程的支出，如文具、紙張、辦公用品等工資給員工的勞動(dòng)報(bào)酬，如月薪酬、季度獎(jiǎng)、半年獎(jiǎng)、年終獎(jiǎng)交通費(fèi)所有的公交車、打的費(fèi)、飛機(jī)票、火車票等電話費(fèi)手機(jī)、固定電話等按公司規(guī)定可以報(bào)銷的金額差旅費(fèi)用于出差旅途中的費(fèi)用支出，包括購買車、船、火車、飛機(jī)的票費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食補(bǔ)助費(fèi)及其他方面的支出。福利費(fèi)職工醫(yī)藥費(fèi)、生活困難補(bǔ)助、集體福利設(shè)施等支出招待費(fèi)餐飲、住宿費(fèi)（差旅費(fèi)除外）、香煙、食品、茶葉、禮品、正常的娛樂活動(dòng)、安排客戶旅游產(chǎn)生的費(fèi)用等其他支出。培訓(xùn)費(fèi)專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育、崗位培訓(xùn)等支出汽車費(fèi)辦公用車的加油費(fèi)、過路過橋費(fèi)、車輛保險(xiǎn)、維修等費(fèi)用重點(diǎn)是重視其公司的報(bào)銷制度并有完善的管理制度。設(shè)定小尖悅電子科技有限公司的費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)后，并不是不能改變，我們必須與時(shí)俱進(jìn)。在過程中，實(shí)施財(cái)務(wù)條例；另一方面，我們必須善于發(fā)現(xiàn)問題和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，與報(bào)銷人員進(jìn)行更多探討，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題整理反饋意見，并在形成意見后報(bào)告其費(fèi)用報(bào)銷制度。要管理層修改規(guī)章制度，在實(shí)際操作過程中，應(yīng)該充分根據(jù)公司實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，對(duì)某些內(nèi)容進(jìn)行突出，通過結(jié)合公司實(shí)際特點(diǎn)的費(fèi)用報(bào)銷制度來進(jìn)行設(shè)計(jì)，提高公司費(fèi)用報(bào)銷的監(jiān)督管理，大大滿足公司的話，在費(fèi)用報(bào)銷的過程中，也應(yīng)當(dāng)按照完整的流程包括：報(bào)銷人到財(cái)務(wù)處領(lǐng)取報(bào)銷單、填制費(fèi)用報(bào)銷單、部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字、交財(cái)務(wù)部審核、通過了財(cái)務(wù)人員制單并復(fù)核、最后由出納辦理。使需要報(bào)銷的相關(guān)工作人員可以直觀一整套報(bào)銷流程，應(yīng)嚴(yán)格按照下述操作如圖4-1所示：到財(cái)務(wù)處領(lǐng)取報(bào)銷單到財(cái)務(wù)處領(lǐng)取報(bào)銷單在報(bào)銷單后面正確粘貼原始單據(jù)在報(bào)銷單后面正確粘貼原始單據(jù)在報(bào)銷單準(zhǔn)確無誤填寫相關(guān)內(nèi)容在報(bào)銷單準(zhǔn)確無誤填寫相關(guān)內(nèi)容部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批簽字部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批簽字不通過將報(bào)銷單及相關(guān)附件交財(cái)務(wù)人員審核不通過將報(bào)銷單及相關(guān)附件交財(cái)務(wù)人員審核審核 審核不通過通過不通過通過報(bào)銷完畢報(bào)銷完畢財(cái)務(wù)人員制單 財(cái)務(wù)人員制單出納辦理轉(zhuǎn)賬或支付財(cái)務(wù)人員復(fù)核出納辦理轉(zhuǎn)賬或支付財(cái)務(wù)人員復(fù)核通過復(fù)核通過復(fù)核圖4-1益陽市小尖悅電子有限公司報(bào)銷流程圖4.2樹立公司費(fèi)用報(bào)銷的流程化意識(shí)財(cái)務(wù)管理人員和相關(guān)工作人員應(yīng)樹立公司費(fèi)用報(bào)銷的流程化意識(shí)，確保是合理合法的發(fā)票，根據(jù)公司的管理規(guī)定個(gè)人的費(fèi)用報(bào)銷行為，避免打亂費(fèi)用報(bào)銷規(guī)則，為費(fèi)用報(bào)銷管理制度的高效奠定了一定基礎(chǔ)。一個(gè)方面，通過培訓(xùn)提高公司費(fèi)用報(bào)銷的流程效率；另一方面，給工作人員貫徹大量合規(guī)的費(fèi)用報(bào)銷思想，明白報(bào)銷和企業(yè)效益，然后積極參加費(fèi)用報(bào)銷流程的優(yōu)化活動(dòng)，從而達(dá)到加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)管理目標(biāo)。當(dāng)前傳統(tǒng)的公司費(fèi)用報(bào)銷有點(diǎn)落后，可以積極研究自動(dòng)化費(fèi)用報(bào)銷管理，將財(cái)務(wù)系統(tǒng)、費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)及網(wǎng)上系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，在系統(tǒng)中發(fā)出申請(qǐng)自動(dòng)化費(fèi)用如下圖4-2所示。隨著電子發(fā)票和大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷成熟，節(jié)省了大量有效工作時(shí)間，先進(jìn)的技術(shù)會(huì)提高報(bào)銷效率，這將會(huì)使費(fèi)用的流程化報(bào)銷不斷改善并創(chuàng)新，為公司的戰(zhàn)略管理提供有力有效的數(shù)據(jù)支撐，使公司在未來更快適應(yīng)新時(shí)代。通過多層次的把關(guān)方式，以確保業(yè)務(wù)內(nèi)容清晰合規(guī)性。電子申批系統(tǒng)發(fā)起申請(qǐng)報(bào)銷需求電子申批系統(tǒng)發(fā)起申請(qǐng)報(bào)銷需求部門審批部門審批 打印報(bào)銷單附相關(guān)發(fā)票交至財(cái)務(wù) 打印報(bào)銷單附相關(guān)發(fā)票交至財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)收到單據(jù)審核，無誤出納支付財(cái)務(wù)收到單據(jù)審核，無誤出納支付銀行支付 銀行支付收到報(bào)銷金額收到報(bào)銷金額圖4-2益陽市小尖悅電子科技有限公司自動(dòng)化費(fèi)用報(bào)銷圖4.3加強(qiáng)費(fèi)用報(bào)銷人員的培訓(xùn)在費(fèi)用報(bào)銷過程中，報(bào)銷人員的業(yè)務(wù)水平與報(bào)銷工作的效率有著及其大的影響。注重對(duì)相關(guān)工作人員的管理培訓(xùn)，相關(guān)工作人員應(yīng)該有較先進(jìn)的知識(shí)和較高的職業(yè)素養(yǎng)，所以還應(yīng)當(dāng)定期及不定期地組織相關(guān)聯(lián)的培訓(xùn)，讓他們更新學(xué)習(xí)最新的財(cái)務(wù)制度和票據(jù)法規(guī)，掌握本公司所制定的報(bào)銷細(xì)則，提高報(bào)銷人員的專業(yè)素養(yǎng)和執(zhí)行力，讓他們可以對(duì)相關(guān)報(bào)銷步驟有著更加的了解和更好的把握，也大大的提高了報(bào)銷工作的效率。但公司內(nèi)員工的素質(zhì)不高，職業(yè)道德淪喪的現(xiàn)象較為常見，影響到整個(gè)公司的發(fā)展，應(yīng)該更深一步培訓(xùn)報(bào)銷人員明白并能分析事情利弊，報(bào)銷不能只看表面，讓他們明確虛假報(bào)銷憑證和錯(cuò)誤報(bào)銷的嚴(yán)重后果。為了提高報(bào)銷人員對(duì)培訓(xùn)的積極性，可以將其組織培訓(xùn)的經(jīng)歷計(jì)入他們自己的個(gè)人檔案中，作為以后重要的依據(jù)。這樣通過工作人員的不斷努力與積極配合，對(duì)企業(yè)未來的發(fā)展及其重要的。5小結(jié)總而言之，費(fèi)用報(bào)銷制度對(duì)于電子公司的日常運(yùn)行及發(fā)展意義重大。我相信只要注重費(fèi)用報(bào)銷制度的構(gòu)建、嚴(yán)格遵守公司的費(fèi)用報(bào)銷流程和改進(jìn)費(fèi)用報(bào)銷制度出現(xiàn)的問題，才能進(jìn)一步強(qiáng)化益陽市小尖悅電子科技有限公司的內(nèi)部管理，來保障公司穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)與可持續(xù)健康發(fā)展!參考資料[1]邢迎.企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷問題及對(duì)策探討[J].中國商論,2017(9)[2]鐘琴.試析企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷監(jiān)管問題及對(duì)策[J].財(cái)經(jīng)界(學(xué)術(shù)版)，2015(03)[3]李瓊.企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷中存在的問題及應(yīng)對(duì)策略[J].時(shí)代經(jīng)貿(mào)，2019